PROGRAM KREATIVITAS MAHASISWA
SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT
di MAIL PROCESSING CENTER BANDUNG
BIDANG KEGIATAN:
PKM-AI
Diusulkan oleh:
Dannis Cletnandra Hartas 103040097 / 2010
Yogi Nur Fadilah 103040149 / 2010
Ketut Muammar Achmadi D. 103040185 /2010
Rubi Marjalis 093040050 /2009
UNIVERSITAS PASUNDAN
BANDUNG
2013
i
HALAMAN PENGESAHAN
USUL PROGRAM KREATIVITAS MAHASISWA
1. Judul Kegiatan : Sistem Informasi Pengolahan Surat di
Mail Processing Center Bandung
2. Bidang Kegiatan : PKM-AI
3. Ketua Pelaksana Kegiatan :
a. Nama Lengkap : Dannis Cletnandra Hartas
b. NIM : 103040097
c. Jurusan : Teknik Informatika
d. Universitas : Pasundan Bandung
e. Alamat Rumah / Telp : Jalan Kartika Raya no. 252b Bandung
f. Alamat Email : [email protected]
4. Anggota Pelaksana Kegiatan : 3 Orang
5. Dosen Pendamping :
a. Nama Lengkap dan Gelar : R. Sandhika Galih Amalga, ST., MT.
b. NIDN : 0425098502
c. Alamat Rumah / Telp : Jl. Lele No. 21A/B, Bandung
081320486862
Bandung, 25 Maret 2013
Menyetujui
Ketua Jurusan Teknik Informatika
Ririn Dwi Agustin, ST., MT.
NIDN : 0431087101
Ketua Pelaksana
Dannis Cletnandra Hartas
NIM : 103040097
Wakil Dekan III
Bagian Kemahasiswaan
Agus Sentana, IR., MT.
NIDN : 0418086901
Dosen Pendamping
R. Sandhika Galih Amalga,ST.,MT.
NIDN : 0425098502
ii
SURAT PERNYATAAN SUMBER TULISAN PKM-AI
Saya yang menandatangani Surat Pernyataan ini:
- Nama : Dannis Cletnandra Hartas
- NIM : 103040097
1) Menyatakan bahwa PKM-AI yang saya tuliskan bersama anggota tim
lainnya benar bersumber dari kegiatan yang telah dilakukan:
- Kegiatan survey selama satu semester untuk memenuhi salah satu
tugas besar mata kuliah Sistem Informasi.
- Topik Kegiatan : Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail
Processing Center Bandung.
- Tahun dan Tempat Pelaksanaan : Bandung 2012.
2) Naskah ini belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dalam bentuk
prosiding maupun jurnal sebelumnya.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran
tanpa paksaan pihak manapun juga untuk dapat digunakan sebagaimana
mestinya.
Bandung, 21 Maret 2013
Yang Membuat Pernyataan
Dannis Cletnandra Hartas
NIM : 103040097
Mengetahui / Menyetujui
Ketua Jurusan / Prodi
Ririn Dwi Agustin, ST., MT.
NIDN : 0431087101
1
SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT
di MAIL PROCESSING CENTER BANDUNG
Dannis Cletnandra Hartas
Yogi Nur Fadilah
Ketut Muammar Achmadi Dimyati
Rubi Marjalis
Jurusan Teknik Informatika, Universitas Pasundan
ABSTRAK
Pengiriman surat merupakan salah satu proses bisnis yang ada di PT.
POS Indonesia. Pengiriman surat sendiri memiliki banyak kriteria yaitu suratpos
biasa, poskilat khusus, posexpress dan Express Mail Service (EMS), diantara
layanan tersebut yang paling sering digunakan oleh mayarakat adalah poskilat
khusus. Pada poskilat khusus, surat yang akan dikirim akan dipastikan sampai ke
tempat tujuan paling lambat 2 hari [3]. Oleh karena itu poskilat khusus memiliki
proses-proses yang menjamin surat tersebut sampai tujuan dan tepat waktu.
Salah satu proses yang paling penting yaitu pengolahan surat. Dalam
pelaksanaannya pengolahan surat memiliki proses utama yaitu penerimaan surat,
pengkategorian surat, dan penutupan pengiriman, serta proses pendukung
penanganan kesalahan. Sehingga dengan adanya proses-proses tersebut poskilat
khusus dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada pada PT. POS
Indonesia. Tujuan kami melakukan penelitian ini untuk menganalisis sistem
informasi dan mengusulkan perbaikan sistem informasi yang ada.
Kata kunci : proses, poskilat khusus, penglolaan surat
ABSTRACT
Mail delivery is one of the business processes in PT. POS Indonesia. Mail
delivery has a lot of criteria that suratpos biasa, poskilat khusus, posexpress and
Express Mail Service (EMS), between the services most commonly used by the
society is poskilat khusus. In poskilat khusus, a mail that will be sent will certainly
get to their destination at the latest than 2 days. Therefore poskilat khusus have
processes that ensure the mail must be on time in mail destination. One of the
most important processes in poskilat khusus is mail processing. In a mail
processing implementation has main process of acceptance main, main
categorizing, and closing deliveries, and supporting the error handling. So with of
these processes can be made poskilat khusus run in accordance with the existing
procedures in the PT. POS Indonesia.our purpose doing this research is for
analyzing about information system and suggest to repair the current information
system.
Keyword :process, poskilat khusus, mail processing.
| 2
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
PENDAHULUAN
Jasa kurir merupakan salah satu bidang bisnis yang sudah ada dari jaman
dahulu. Dimana jasa kurir berkembang begitu pesat sampai saat ini. Salah satu
sistem dari bidang jasa kurir yang ada di Indonesia adalah POS. POS merupakan
bagian dari sistem pos yaitu sebuah metode yang digunakan untuk mengirimkan
informasi atau suatu objek, dimana untuk tertulis biasanya dikirimkan dengan
amplop tertutup atau berupa paket untuk benda-benda yang lain, pengirimannya
mampu manjangkau seluruh wilayah di dunia. Dengan perkembangan teknologi
sekarang jasa kurir mulai terkikis lahan bisnisnya karena kemudahan
menggunakan teknologi, masyarakat jauh lebih mudah dengan menggunakan
teknologi tersebut.
Perusahaan POS di Indonesia adalah POS Indonesia dan menjadi satu-
satunya perusahan milik negara yang bergerak pada bidang POS, sampai saat ini
Pos Indonesia masih dapat bertahan dengan perkembangan teknologi yang ada.
Pos Indonesia mulai memanfaatkan teknologi yang ada agar bisa tetap bertahan.
Selain itu, Pos Indonesia menyediakan layanan-layanan yang sangat membantu
masyarakat. Contohnya, layanan poskilat khusus.
Poskilat khusus merupakan salah satu layanan yang ditawarkan oleh Pos
Indonesia. Poskilat khusus biasanya digunakan oleh masyarakat karena poskilat
khusus jauh lebih aman dibandingkan dengan pos standar dan kiriman di jamin
sampai serta paling lambat 2 hari[2]. Layanan poskilat khusus sudah
memanfaatkan oleh teknologi yang ada. Tapi dalam pelaksanaannya masih
banyak proses yang tidak sesuai dengan prosedur, yang mengakibatkan proses
pengolahan surat tidak efektif dan efisien.
METODE
Adapun metode yang digunakan untuk menyusun PKM-AI adalah :
1. Metode survei, yaitu metode peninjauan langsung ke tempat survei dengan
memberikan batasan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan ditempat survei.
Adapun teknik yang digunakan pada metode survei ini ialah wawancara dan
obeservasi. Wawancara sendiri digunakan untuk mengetahui informasi sistem
yang terdapat pada sistem tersebut, dan observasi sendiri digunakan untuk
mengetahui fakta sebenarnya yang terjadi pada sistem tesebut.
2. Metode kajian pustaka, yaitu metode yang digunakan untuk merepresentasikan
keterkaitan antara sistem dengan sistem lain.
3. Metode konsultasi pembimbing, yaitu metode konsultasi dengan pembimbing
atas apa yang telah dibuat dan melakukan revisi berdasarkan kritik dan saran
dari pembimbing.
HASIL DAN PEMBAHASAN
SISTEM INFORMASI
[4]Pengolahan adalah sebuah cara atau proses untuk merubah sesuatu
menjadi lain atau menjadi lebih sempurna. Sistem informasi pengolahan surat
merupakan sistem informasi yang menangani pengolahan surat yang dilakukan
| 3
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
oleh petugas puri terima dan petugas puri kirim. Di mulai dari penerimaan surat
dari kantor pos cabang berupa kantong-kantong surat yang didalamnya terdapat
surat-surat dengan tujuan yang berbeda-beda, lalu dilakukan pengkategorian
berdasarkan kantor tujuannya hingga surat tersebut selesai dikategorikan dan
dikantongi perkantor tujuannya. Produk dari sistem informasi pengolahan surat ini
menghasilkan laporan pengiriman yang berbentuk sebuah neraca pengiriman
sebagai informasi kepada manager.
Pada sistem informasi pengolahan surat ini terdapat tiga proses utama
yaitu proses penerimaan surat dari kantor pos cabang, proses pengkategorian surat
dan proses penyerahan hasil pengolahan ke bagian distribusi.
LINGKUP SISTEM INFORMASI
Sistem informasi kami hanya menangani :
1. Pengelolaan surat kilat khusus
2. Penerimaan surat dari kantor cabang
3. Pengkategorian surat
4. Penyerahan hasil pengolahan ke bagian distribusi.
DIAGRAM KONTEKS
Berdasarkan hasil survei, kami membuat diagram konteks untuk
menggambarkan interaksi sistem informasi pengolahan surat dengan pelaku
luar sistem atau sistem informasi lain. Berikut ini gambar diagram konteks,
Gambar III. 1 Diagram Konteks
Diagram konteks ini menggambarkan keberadaan sistem informasi
pengelolahan surat di Mail Processing Center Bandung pada lingkungannya.
Sistem ini berhubungan dengan 6 entitas luar (external entity), yaitu sistem
informasi penanganan surat salah kirim, petugas pengawal pos, kantor pos cabang
| 4
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
lain, asisten manajer pengawal pos, manajer processing, dan sistem informasi
distribusi.
PRODUK SISTEM INFORMASI
Berikut adalah produk dari sistem informasi pengolahan surat :
No. Nama Informasi Deskripsi Informasi
1. Bukti terima yang
telah disahkan
Merupakan informasi berupa sebuah daftar identitas
kantong yang didalamnya terdapat informasi
mengenai kantong kantong surat yang diterima dari
kantor pos cabang
2. Bukti serah yang
telah disahkan
Merupakan informasi berupa sebuah daftar identitas
kantong yang didalamnya terdapat informasi
mengenai kantong kantong surat yang akan diberikan
kepada distribusi
3.
Daftar identitas
surat yang telah
disahkan
Merupakan informasi berupa sebuah daftar identitas
surat yang didalamnya terdapat informasi mengenai
surat-surat yang akan dikirim.
4.
Daftar identitas
surat terima yang
telah disahkan
Merupakan informasi berupa sebuah daftar identitas
surat yang didalamnya terdapat informasi mengenai
surat-surat yang diterima dari kantor pos cabang.
5.
Konfirmasi
kesalahan yang
telah disahkan
Merupakan informasi yang berupa sebuah konfirmasi
mengenai kesalahan / ketidak sesuaian yang terjadi
atas surat yang dikirimkan oleh kantor pos tersebut.
6.
Status
Ketidaksesuaian
jumlah kantong
surat
Merupakan informasi yang berupa sebuah konfirmasi
mengenai ketidaksesuaian jumlah kantong surat yang
dikirimkan oleh petugas pengawal pos.
7.
Laporan
pengiriman pos
kilat khusus
Merupakan informasi yang berupa sebuah laporan
dari hasil pengolahan surat pos kilat khusus
8.
Bukti serah surat
yang telah
disahkan
Merupakan informasi berupa sebuah daftar identitas
kantong yang didalamnya terdapat informasi
mengenai kantong kantong surat.
DATA FLOW DIAGRAM
Berdasarkan hasil survei, kami menggambarkan alur data dan informasi
yang digunakan pada proses-proses dalam sistem informasi pengolahan surat,
| 5
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
LOGICAL DATA STRUCTURE (LDS)
Dari hasil pengamatan, kami menemukan beberapa entitas yang terlibat
pada sistem inform asi pengolahan surat di Mail Processing Centre Bandung.
Berikut adalah tabel deskripsi dari entitas yang terlibat.
| 6
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
DESKRIPSI ENTITAS
Entitas-entitas yang Terlibat
No Nama Entity Deskripsi
1. Surat Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai
identitas dari surat.
2. Kantong Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai
identitas dari kantong.
3. Advis Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai
surat surat yang akan dikirimkan.
4. Bukti serah Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai
kantong-kantong surat yang akan dikirimkan.
5. Bukti terima Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai
kantong-kantong surat yang diterima.
6. Nota dinas Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai
surat yang bermasalah dan permasalahannya.
ANALISIS SISTEM INFORMASI
FOKUS ANALISIS
Berikut ini merupakan focus analisis dari sistem informasi yang diamati.
No Fokus
Analisis Penilaian Alasan
1. Prosedur
Kerja
Kurang baik - Ada beberapa prosedur kerja yang masih
tidak efisien. Contohnya pada prosedur
penerimaan surat ada kegiatan yang
dilakukan secara berulang. Lalu pada
prosedur pembuatan laporan masih
dilakukan secara manual yang
dampaknya akan memperbesar
kemungkinan terjadinya kesalahan, dan
memperlambat waktu pembuatan
laporan.
- Ada prosedur kerja yang tidak sesuai
dengan SOP (Standard Operating
Procedure).
2. Pelaku Kurang baik Petugas puri terima dan puri kirim tidak
mempunyai posisi yang tetap. Sehingga
apabila ada kesalahan, terkadang masih suka
kebingungan dalam mencari petugas mana
yang bekerja pada saat kesalahan itu
dilakukan.
| 7
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
No Fokus
Analisis Penilaian Alasan
3. Data Kurang baik Tidak lengkapnya isi data. Contohnya pada
advis terima yang tidak ditandatangani oleh
pengirim.
4. Proses Baik Karena dapat menghasilkan informasi yang
sesuai dengan kebutuhan. Karena setiap
proses telah memiliki tujuan atau goal yang
harus dicapai dan setiap tujuan tersebut
selalu tercapai dengan baik.
5. Informasi Baik Informasi yang dihasilkan sudah
bermanfaat, relevan, mudah dipahami, real
time, selalu tersedia dan akurat.
6. Dokumen Kurang baik Kelengkapan isi dari dokumen tidak
lengkap, karena sering kali terdapat item-
item pada dokumen yang seharusnya diisi
tetapi tidak diisi. Contohnya pada item tanda
tangan petugas.
IDENTIFIKASI MASALAH
- Prosedur kerja masih ada yang tidak efisien dan tidak sesuai dengan SOP
- Petugas puri terima dan puri kirim tidak mempunyai posisi yang tetap
- Kurangnya pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh bidang
manajerial kepada bidang operasi yang mengakibatkan munculnya
permasalahan seperti SOP yang tidak dijalankan sepenuhnya,
ketidaklengkapan data, dan ketidaklengkapan dokumen.
USULAN PERBAIKAN
- Harus adanya pengawasan dan evaluasi yang rutin dilakukan oleh
manajerial terhadap bidang operasi.
- Petugas puri terima dan puri kirim mempunyai posisi yang tetap.
- Penerapan tekhnologi yaitu pengiriman data surat yang dikirim dari kantor
cabang bisa otomatis masuk kedalam database sehingga pada proses
penerimaan bisa di efisienkan.
- Perbaiki SOP yang sudah ada agar prosedur-prosedur yang ada bisa lebih
efisien
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis, keseluruhan sistem tidak baik. Kami
mengusulkan beberapa hal yang harus diperbaiki yaitu, prosedur yang tidak sesuai
dengan SOP (Standard Operating Procedure), pelaku yang memiliki jabatan
ganda, dan ketidaklengkapan data serta dokumen. Dimana itu semua akan
berpengaruh kepada kinejra sistem informasi. Maka hasil sistem barunya berupa :
1. Prosedur yang telah diperbaiki akan bisa membuat sistem bisa lebih
efisien dan efektif serta tidak akan terjadi ketidak sesuaian sistem
dengan SOP
| 8
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
2. Dari segi pelaku akan adanya kejelasan tanggung jawab dari apa yang
pelaku kerjakan.
3. Kelengkapan isi dokumen bisa menjadi bukti siapa yang bertanggung
jawab atas transaksi.
Dengan demikian, sistem informasi pengolahan surat akan berjalan lebih
baik dalam proses pengolahan surat.
| 9
Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung
DAFTAR PUSTAKA
[1] Goodland, Mike, with Carolin, Slater.1995.SSADM Version 4 : A
Practical Approach. London : The MCGraw.
[2] Nur.Anisa.Hidayati, Zamhur.Triadynata, Nur.Yogi.Fadilah.2012.Laporan
Akhir Tugas Besar Sistem Informasi : Sistem Informasi Pengolahan Surat
di Mail Processing Center Bandung. Bandung : Teknik Informatika.
[3] SuperUser, (2011), “PosKilat Khusus”, from
http://www.posindonesia.co.id/index.php/produk/surat-dan-paket/poskilat-
khusus, 8 Juni.
[4] Septiawan, Ebta. KBBI Offline. 2010-2011. versi 1.2, “Pengolahan” .