BAB II

LANDASAN TEORI

1. TINJAUAN TEORITIS

Telah banyak dibuat pembahasan mengenai Sistem Informasi Manajemen

yang berupa journal maupun skipsi ataupun tugas akhir. Dalam setiap tulisan

journal maupun skipsi ataupun tugas akhir tersebut membahas Sistem Informasi

Manajemen dari sisi yang berbeda-beda baik menyangkut personel kontraktor,

siklus pengambilan keputusan atau diagram alur informasi antar personel

kontraktor yang dapat dirangkum sebagai berikut ini:

1. Bagi personel kontraktor di lapangan telah dibuat suatu diagram alur

informasi untuk mendukung kebutuhan proses pengambilan keputusan di

dalam setiap proses manajemen perusahaan. Diagram tersebut berfokus pada

informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses tersebut,

bukan teknik mendesign informasi yang berkaitan dengan masalah yang

sedang dihadapi. Sistem informasi personel konstraktor lapangan dibuat

berdasar teori pengambilan keputusan dan pengertian umum dari proses

konstruksi. (Sanvido dan Paulson, 1992)

2. Bagi perusahaan kontraktor telah dibuat beberapa usulan sistem informasi dan

prosedur manajemen proyek sepanjang siklus proyek mulai dari tahap

perencanaan hingga penyelesaian proyek. (Soewanto dan Tjhin Joen Sen,

1996)

6

Dari dua tinjauan di atas tidak dijelaskan Iangkah-langkah pembuatan

Sistem Informasi Manajemen dan peran komputer sebagai sarana penunjang

pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen. Jadi dalam penyusunan skripsi ini

akan dibahas mengenai pembuatan design Sistem Informasi Manajemen dan

peran komputer untuk mengendalikan biaya proyek.

2. LANDASAN TEORI

Untuk mengendalikan biaya proyek diperlukan suatu sistem yang mengatur

jalur-jalur informasi dari setiap bagian perusahaan. Sistem adalah suatu kesatuan

yang terdiri dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan

atau bagian-bagian yang saling mempengaruhi untuk mencapai tujuan (Cushing

danRomney,1994:5).

Informasi penting artinya untuk menciptakan pengertian, menetapkan

tujuan proyek, sasaran dan strategi-strategi, membangun kontrol mekanisme,

membicarakan status, meramalkan hasil dan sumber daya, memahami

perubahan-perubahan yang terjadi dan menciptakan strategi-strategi proyek

(Cleland, 1994 : 271). Informasi adalah hasil dari suatu proses yang dapat

mengorganisir, memberi arti dan berguna bagi orang yang menerimanya

(Cushing dan Romney, 1994 : 2). Agar dapat berguna, maka informasi harus

memenuhi beberapa karakteristik yaitu dapat dipercaya, berhubungan, tepat

waktu, lengkap, dapat dimengerti dan dapat dibuktikan (Cushing dan Romney,

1994 : 3).

7

Penggunaan sistem informasi di dalam suatu perusahaan dapat memberi

nilai tambah dalam beberapa hal, antara lain :

a. Sistem informasi dapat memperbaiki produk-produk yang dihasilkan atau

pelayanan yang diberikan.

b. Sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi.

c. Sistem informasi dapat memperbaiki proses manajemen.

(Cushing danRomney, 1994 : 28-29)

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin,

mengendalikan dan mengevaluasi kegiatan anggota serta sumber daya yang lain

untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan (Koonts,

1982). Bila kegiatan anggota dan sumber-sumber daya tersebut dijalankan

dengan semestinya, maka sasaran proyek akan tercapai tanpa banyak mengalami

kesulitan. Dalam hubungan ini, terdapat suatu aspek yang penting yaitu perlunya

suatu sistem pendukung yang memungkinkan semua fungsi pengelolaan,

khususnya perencanaan dan pengendalian berjalan dengan baik, artinya tercipta

sinkronisasi antara satu dan lain tindakan. Sistem pendukung yang dimaksud

adalah Sistem Informasi Manajemen.

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem terintegrasi yang

menyediakan informasi untuk menunjang operasi-operasi manajemen dan fungsi-

fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi (Davis dan Olson,

1985 : 6). Sistem Informasi Manajemen di dalam proyek adalah kombinasi

personel, kebijakan, prosedur dan sistem (manual atau komputer) yang

memungkinkan terlaksananya kegiatan merencanakan, mengorganisir,

s

mengarahkan dan mengendalikan biaya, jadwal, mutu dan kinerja proyek

(Soeharto, 1995 : 568). Semakin besar dan kompleks lingkup kerja suatu proyek,

semakin dirasa perlunya sistem pendukung tersebut agar pengelolaan proyek

dapat berlangsung secara efektif dan efisien sehingga biaya proyek dapat ditekan.

Sistem Informasi Manajemen akan terwujud dan berfungsi sesuai dengan

yang diharapkan bilamana tersedia peralatan yang dapat menunjang, yaitu

komputer dengan perangkat lunaknya. Penggunaan komputer diperlukan karena

kemampuannya untuk :

a. Memproses data dengan cepat, tepat dan akurat.

b. Berfungsi sebagai perpustakaan dalam hal mengumpulkan dan menyimpan

data, serta mengeluarkan kembali sesuai permintaan.

c. Menangani pekerjaan rutin dalam jumlah besar, yang seringkali bersifat

melelahkan dan membosankan, seperti pekerjaan tertentu di bidang

administrasi dan akuntansi atau keuangan.

d. Diprogram untuk memecahkan masalah atau perhitungan khusus.

Dengan latar belakang kemampuan seperti diatas, maka lingkup

penggunaan komputer sebagai tulang punggung Sistem Informasi Manajemen

dan tugas-tugas lain bagi penyelenggaraan proyek secara spesifik meliputi hal-

hal sebagai berikut:

a. Menyusun perencanaan anggaran dan j adwal.

b. Mengatur dan mempersiapkan arsip, dokumen dan data base.

c. Penggunaan sumber daya, terutama yang berupa tenaga kerja.

d. Kegiatan pemantauan dan pengendalian biaya dan jadwal.

9

e. Memberikan dan menghitung kemajuan dan kinerja kegiatan.

f. Operasi keuangan, akuntansi dan administrasi.

g. Evaluasi dan perhitungan yang spesifik.

(Soeharto, 195 : 571-572)

Melihat pentingnya pemakaian Sistem Informasi Manajemen yang baik di

dalam penisahaan konstmksi akan sangat membantu proses pengendalian biaya

proyek. Pengendalian adalah suatu usaha untuk menentukan standar yang sesuai

dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan

pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan

antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang

diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dalam rangka mencapai

sasaran (Mockler, 1972).

Pada proyek-proyek konstruksi, Sistem Informasi Manajemen dapat

diterapkan melalui tahap-tahap pengelolaan sebagai berikut:

Tahap 1 Definisi

— •

Tahap II Definisi Paket

Pekerjaan

Tahap III Proses Pemasukan

Data

1 — •

Tahap IV Pengolahan dan Pelaporan Data

— •

Tahap V Laporan dan

Analisa

Gambar 2.1.

Tahap-tahap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen

Sumber : Meredith dan Mantel, 1996 : 468

10

2.1.TahapI : Definisi

Tahap definisi adalah tahapan di mana spesifikasi dari elemen-

elemen design dibuat, spesifikasi yang dibuat mencerminkan tujuan dari

keseluruhan proyek (Badiru, 1988 : 107). Usaha pembuatan elemen-elemen

design ditujukan untuk mengidentifikasi dan merumuskan gagasan,

mengembangkan menjadi alternatif, yang terdiri dari lingkup proyek,

jadwal proyek dan biaya proyek.

2.1.1. Lingkup Kerja Proyek

Lingkup kerja proyek adalah total jumlah kegiatan atau

pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang

diinginkan oleh proyek tersebut (Soeharto, 1995 : 49). Pengendalian

lingkup kerja erat hubungannya dengan aspek biaya sehingga

dokumen yang berisi batasan lingkup proyek yang memuat kuantitas,

kualitas, spesifikasi dan kriteria amat penting artinya. Dokumen-

dokumen tersebut akan menerangkan status proyek yang

mengandung suatu uraian singkat mengenai status dari setiap tahap

utama, memberikan informasi kuantitatif seperti presentasi yang telah

diselesaikan secara fisik yang dibandingkan dengan penyelesaian

yang direncanakan dan meramalkan biaya "penyelesaian sebenarnya"

terhadap anggarannya (Barrie dan Paulson, 1984 : 123).

2.1.2. Jadwal Proyek

Jadwal adalah penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan

langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai sasaran

11

(Soeharto, 1995 : 114). Jika jadwal proyek ditentukan secara

sembarang atau oleh faktor-faktor luar saja maka akan membuat

jangka waktu yang tersedia bisa menjadi terlalu panjang, jadwal-

jadwal yang bertambah panjang adalah merupakan sumber

melonjaknya anggaran proyek (Lock, 1984 : 46). Oleh sebab itu

jadwal proyek perlu dijadikan dasar penyusunan Sistem Informasi

Manajemen untuk pengendalian biaya proyek.

2.1.3. Biaya Proyek

Biaya adalah jumlah segala usaha dan pengeluaran yang

dilakukan dalam mengembangkan, memproduksi dan aplikasi produk

(Soeharto, 1995 : 313). Perencanaan biaya penting di dalam suatu

proyek agar Sistem Informasi Manajemen yang dibuat dapat

digunakan untuk mengendalikan dan mengontrol biaya proyek agar

biaya proyek menjadi efisien serta sebagai tolok ukur keberhasilan

proyek.

2.2. Tahap II : Definisi Paket Pekerjaan

Definisi paket pekerjaan atau Work Package Definition adalah point-

point khusus yang mendukung pekerjaan-pekerjaan yang sudah

terdefinisikan dengan jelas dalam menyelesaikan tujuan proyek (Cleland

dan King, 1983 : 389).

2.2.1. Uraian Pekerjaan Proyek - What

Pelaksanaan pekerjaan proyek dapat diuraikan menjadi

pekerjaan-pekerjaan yang lebih rinci yang lebih dikenal dengan

12

Struktur Rincian Pekerjaan atau Work Breakdown Structure. Work

Breakdown Structure adalah suatu teknik untuk menjabarkan

keseluruhan pekerjaan raenjadi elemen-elemen yang dapat

ditampilkan untuk menunjukan hubungan antara elemen-elemen satu

dengan elemen lain dan dengan keseluruhan proyek (Cleland dan

King, 1983 : 388). Tujuan dari uraian pekerjaan proyek dengan Work

Breakdown Structure adalah menyediakan kerangka kerja untuk

setiap tahap manajemen proyek diawali dari tingkat yang paling

tinggi dan pada tiap kemajuan proyek diuraikan lagi menjadi

pekerjaan-pekerjaan yang lebih detail untuk memudahkan

pengawasan tiap tahap (Deatherage, 1965 : 3). Work Breakdown

Structure adalah elemen penting karena menyediakan kerangka kerja

yang memperlihatkan:

a. Keseluruhan program dapat dijabarkan sebagai ringkasan dari

elemen-elemen.

b. Perencanaan dapat ditampilkan

c. Biaya dan anggaran dapat ditetapkan.

d. Waktu, biaya dan penampilan fisik dapat dilacak.

e. Tujuan-tujuan dapat dibentuk dari sumber daya perusahaan dengan

penalaran logika.

f. Jadwal dan prosedur pelaporan status dapat ditetapkan.

g. Jaringan konstruksi dan kontrol rencana dapat dibuat.

13

h. Tugas-tugas yang memerlukan tanggung jawab dapat

ditetapkan. (Kezner, 1995 : 592)

2.2.2. Jadwal Program Induk - When

Jadwal program induk adalah dokumen manajemen yang

memberikan tanggal kalender untuk tonggak ukur bagi tugas-tugas di

dalam proyek, sehingga memberikan titik-titik pengendalian guna

peninjauan manajemen (Murdick, Ross, et al, 1984 : 250). Jadwal

harus berlandaskan skala waktu yang logis dan dapat dilaksanakan

dan sebaiknya diturunkan dari diagram jaringan kerja atau uraian

pekerjaan proyek (Lock, 1984).

Jadwal induk dijabarkan menjadi milestone-milestone atau

tonggak kemajuan yaitu event yang mempunyai fungsi kunci dilihat

dari pencapaian keberhasilan proyek dari segi jadwal, tonggak

kemajuan menandai waktu mulai dan akhir dari suatu kegiatan

proyek, yang bila terlambat akan mempunyai dampak negatif yang

cukup besar (Soeharto, 1995 : 179).

2.2.3. Organisasi Proyek - Who

Guna menjamin tercapainya semua sasaran proyek, termasuk

sasaran teknik, anggaran atau skala waktu, kontraktor perlu

menyusun suatu organisasi proyek, dimana setiap peserta proyek

harus benar-benar mengerti peranannya masing-masing dalam proyek

itu (Lock, 1984). Keberadaan struktur organisasi di dalam proyek

adalah untuk menunjukan siapa yang memegang kekuasaan atau

14

autoritas di dalam proyek artinya orang yang tepat untuk membuat

keputusan-keputusan yang diperlukan dalam mencapai tujuan-tujuan

atau pertanggungjawaban (Kezner, 1995 : 244).

Sistem informasi yang digunakan harus selaras dengan struktur

organisasi dan pelimpahan wewenang dalam perusahaan (Murdick,

Ross, et al, 1984 : 83). Jadi struktur organisasi proyek harus

sesederhana mungkin agar efektif artinya Sistem Informasi

Manajemen yang dihasilkan dapat berlangsung dengan cepat dan

tidak mengganggu berlangsungnya proyek.

Tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat di

dalam proyek dapat dijabarkan sebagai berikut:

Tabel2.1

Tugas dan Wewenang Personel Proyek

Personel Proyek

Konsultan

Manager Proyek

Tugas dan Wewenang

• Sebagai penghubung antara manager proyek dan pemilik. • Mcncniukan material-material yang akan dipergunakan di dalam

proyek. • Melakukan pengontrolan terhadap pelaksanaan pembangunan

proyek.

* Bertanggung javvab alas kcseluruhan pelaksanaan pekcrjaan proyek. • Membcnkan laporan pcrkcmbangan proyek kepada konsultan sccara

berkala. • Memenksa dan menandatangani surat-surat pcrjanjian kerja dengan

subkontraktor. • Memeriksa dan menandatangani laporan-laporan pekcrjaan

subkontraktor. * Memeriksa laporan-laporan yang bcrkaitan dengan perkembangan

proyek segi fisik dan biaya proyek, serta mengambil tindakan yang diperlukan demi kelangsungan proyek

15

Manager Lapangan

Bagian Akuntansi

Bagian Keuangan

Bagian Pembelian

Bagian logistik

Supervisor

, . . j

• Bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan pekerjaan proyek di lapangan setiap hari.

• Membuat Surat Persetujuan Material yang diberikan pada konsultan. • Membuat Laporan Kebutuhan Material Per Bulan. • Memeriksa dan menandatangani Surat Order Pembelian setelah

mclakukan cross check dengan Surat Penawaran Harga. • Memeriksa dan menandatangani Surat Perintah Kerja untuk mandor. • Memeriksa dan menandatangani Data Kebutuhan Material Tiap

Mandor yang dibuat oleh pelaksana. • Memeriksa dan menandatangani Surat Permintaan Tambahan

Material yang dibuat oleh pelaksana. • Memeriksa dan membandingkan Laporan Pekerjaan Subkontrak

yang dibuat oleh subkontraktor dengan Laporan Opname Pekerjaan Subkontrak yang dibuat oleh supervisor.

• Membuat Analisa Pekerjaan Subkontrak dan memilih subkontraktor yang kompeten.

• Mencatat dan mengarsip dokumen-dokumen proyek. • Membuat laporan perbandingan antara laporan pembelian

keseluruhan dengan perencanaan biaya kepada manager proyek. • Membuat laporan perbandingan antara Surat Order Pembelian, Surat

Bukti Penerimaan Material dan Surat Jalan Proyek dengan sisa material di gudang.

" Pada akhir periode memeriksa antara permintaan material per mandor sesuai dengan Data Kebutuhan Material Tiap Mandor.

• Memeriksa antara Slip Gaji Karyawan dengan Daftar AbsensL • Memeriksa antara Bukti Kas Keiuar dengan Tanda Terima Uang. • Memeriksa antara Bukti Kas Keiuar, rekening tagihan dan Laporan

Mingguan Kas.

• Mencatat cash flow proyek. * Membuat Slip Gaji Karyawan • Membuat Tanda Terima Uang, Bukti Kas Keiuar, Bukti Kas Kecil

dan retensi mandor. • Membuat Laporan Mingguan Kas, Buku Kas dan Buku Besar Biaya. • Melakukan pembayaran gaji karyawan, mandor, hutang perusahaan.

• Mencari supplicr.mcmbuat Surat Permintaan Penawaran Harga dan Laporan Perbandingan Harga.

• Membuat Surat Order Pembelian. • Memberikan Laporan Pembelian secara berkala kepada manager

proyek dan manager lapangan.

* Menerima, mcmerikasa, menempatkan dan mencatat material yang keiuar dan masuk gudang.

• Membuat Laporan Stok Material secara berkala

• Bertanggung jawab kepada manager lapangan bcrdasarkan area tugasnya.

• Membuat Kebutuhan Material Proyek. " Memeriksa permintaan pembelian material.

lb

Pelaksana

Mandor

Subkontraktor

• Memeriksa dan menadatangani Sural Perintah Kerja kepada mandor. • Membuat Surat JaJan Proyek. • Mengawasi pekerjaan subkontraktor di areanya dan membuat

opname pekerjaan subkontrak. • Memeriksa dan menandatangani opname mingguan mandor.

• Bertanggung jawab kepada supervisor berdasarkan area tugasnya. • Membuat Data Kebutuhan Material Tiap Mandor. • Meminta pembeiian material sesuai dengan kebutuhan. • Membuat Surat Perintah Kerja untuk mandor. * Memeriksa hasil kerja mandor dengan Opname Mingguan Mandor. • Memberikan laporan kerja mandor secara berkala.

• Bertanggung jawab kepada pelaksana berdasarkan area tugasnya. • Mengatur kerja tukang untuk menyelesaikan bangunan proyek yang

diborongkan kepadanva • Meminta material untuk pelaksanaan pembangunan proyek . • Menyelesaikan pembangunan proyek sesuai dengan Surat Perintah

Kerja.

• Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perjanjian kontrak. • Memberikan Laporan Pekerjaan Subkontrak secara berkala kepada

manager lapangan.

2.2.4. Estimasi Biaya - How Much

Proses membuat estimasi biaya, metode yang efektif adalah

memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponennya {Work

Breakdown Structure) kemudian diperkirakan berapa besar biaya

masing-masing komponen tersebut, lalu dijumlahkan menjadi total

biaya proyek (Soeharto, 1995 : 185). Dalam perencanaan anggaran,

harus diperkirakan sumber-sumber daya yang diperlukan proyek,

jumlah tiap elemen-elemennya, kapan diperlukan dan berapa biaya

yang dikeluarkan termasuk segala akibatnya bila terjadi inflasi harga

(Meredith dan Mantel, 1995 : 289). Kenaikan biaya (ekskalasi) dapat

terjadi karena kenaikan gaji atau upah, harga bahan baku dan

17

komponen, biaya transport, serta bangunan dan pabrik meminta biaya

yang lebih besar (Lock, 1984).

Untuk membuat estimasi biaya proyek secara tepat, elemen-

elemen biaya yang harus diperhitungkan adalah :

a. Biaya langsung (Direct Costs), terdiri dari material, peralatan

dan subkontrak.

b. Biaya tidak langsung (Indirect Costs), terdiri dari fasilitas

sementara, misal kantor direksi, gudang, jalan proyek, saluran,

pagar, dan Iain-lain, honorarium staf proyek, peralatan kantor dan

peralatan kecil (handtools), biaya utilitas proyek, seperti telepon,

air, listrik dan Iain-lain, keselamatan dan keamanan proyek,

manajemen material dan gudang, kendaraan dan peralatan

konstruksi, akomodasi dan mobilitas proyek, asuransi, test

laboratorium serta biaya untuk instansi pemerintah.

c. Biaya tidak terduga (Contingency Costs)

Sebesar ± 15% dari total biaya proyek (Lock, 1984)

2.3. Tahap III : Proses Pemasukan Database

Data adalah bahan mentah bagi informasi, yang harus mengalami

berbagai macam pengerjaan sebelum bermanfaat sebagai informasi yang

berguna atau yang mempunyai arti bagi pihak yang menerimanya.

Database adalah suatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara logis

dan dikendalikan secara sentral (Murdick, Ross, et al, 1984 : 151). Karena

18

database merupakan arsip yang integratif, maka informasi yang ada

padanya dengan mudah dapat dipakai untuk mendukung modul-modul lain

artinya setiap elemen data yang tersirnpan dapat dikaitkan (cross reference)

dengan elemen data yang lain (Soeharto, 1995 : 572).

Konsep yang tnelandasi sebuah database adalah bahwa data perlu

dikelola agar tersedia untuk pemrosesan dan agar mereka memiliki kualitas

yang tepat (Davis dan Olson, 1984 : 9). Pada tahap ini dilakukan proses

pemasukan data yang sudah dipilih, diidentifikasi, dikategorikan dan

disimpan di dalam komputer dalam bentuk file-file.

Database yang diperlukan dalam Sistem Informasi Manajemen ini

adalah mengenai:

• Kode Akuntansi

Pemecahan lingkup proyek yang dibuat secara rinci dan dikelompokan

berdasarkan area pengerjaan, tenaga kerja, material, karyawan, supplier

dan utang. Pengelompokan ini terutama diperlukan untuk pengendalian.

• Jadwal Induk

Jadvval induk proyek dengan milestone yang penting hendaknya telah

tersedia pada saat membuat database. Hal ini dibutuhkan untuk

mengkaitkan unsur biaya dan waktu pelaksanaan, serta memperkirakan

eskalasi dan rencana penggunaan kontigensi.

19

• Pengecekan dan Update Harga Satuan

Harga satuan yang digunakan hendaknya selalu di-review agar

mencerminkan situasi terakhir. Demikian pula sumber-sumber material

dan tenaga kerja.

(Soeharto, 1995 : 147)

2.4. Tahap IV : Pengolahan Dan Pelaporan Data

Sebelum data diterima oleh komputer dan diolah menjadi informasi, data

tersebut harus melewati suatu sistem pengolahan, melalui tahapan-tahapan

sebagai berikut:

2.4.1. Analisa sistem

Analisa sistem adalah uraian-uraian dari masalah yang sedang

dihadapi oleh organisasi yang akan dicari penyelesaiannya melalui

sistem informasi (Laudon dan Laudon, 1995 : 311).

a. Menganalisa permintaan informasi

Adalah pemyataan dari kebutuhan-kebutuhan akan informasi yang

harus dipenuhi oleh sistem yang baru; mengidentifikasikan siapa

yang membutuhkan informasi tersebut, kapan, dimana dan

bagaimana informasi tersebut dapat dimafaatkan (Laudon dan

Laudon, 1995 : 313). Permintaan-permintaan tersebut harus

mempertimbangkan segi ekonomi, teknik dan batasan waktu

sesuai dengan tujuan, prosedurdan proses pengambilan keputusan

dalam organisasi (Laudon dan Laudon, 1995 : 313).

20

b. Analisa sistem yang ada

Dalam hal ini dapat terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut:

• Perusahaan memiliki sistem informasi manajemen yang telah

ada atau berfungsi untuk mendukung operasi rutin sehari-hari.

Jadi dalam tahap awal adalah dengan melakukan inventori yaitu

melakukan studi dan menganalisis sistem yang sedang berjalan,

yang kemudian dianalisa bagaimana mengkaitkan dengan

keperluan baru yang sesuai dengan kebutuhan.

• Perusahaan belum memiliki sistem informasi.

Maka pengkajian langsung dengan mengidentifikasi keperluan

yang berhubungan dengan adanya kegiatan proyek.

(Soeharto, 1995 :580)

c. Menentukan fungsi-fungsi dari sistem yang baru

Fungsi dari sistem yang baru adalah bahwa sistem tersebut harus

dapat mengendalikan biaya proyek selama proyek tersebut

berlangsung.

2.4.2. Design Sistem

Membuat design sistem informasi untuk memperbaiki sistem

yang sudah ada, yaitu pada sistem pembelian, permintaan material,

pekerjaan tambah kurang, pekerjaan subkontrak, pembayaran kepada

mandor, pembayaran gaji karyawan, pembayaran utang dan

pembayaran kas kecil.

21

2.4.3. Pelaksanaan Sistem

Pelaksanaan sistem secara umum diterangkan sebagai berbagai

aktifitas antara lain perencanaan dan penjadwalan proses

pemasangan, pengembangan dan mencoba program perangkat lunak,

mempersiapkan tempat dan pemasangan serta mencoba perangkat

keras, memilih dan melatih personel, melengkapi dokumentasi,

mencoba sistem secara keseluruhan, dan membandingkan sistem

yang lama dengan sistem yang baru (Cushing dan Romney, 1994 :

440-441).

2.5. Tahap V : Laporan dan Analisa

Laporan-laporan merupakan produk penting dari sebuah sistem

informasi (Winardi, 1987 : 113). Laporan-laporan yang dihasilkan oleh

Sistem Informasi Manajemen untuk mengendalikan dan mengefisiensikan

biaya proyek, secara garis besar meliputi :

2.5.1. Kemajuan proyek

Kemajuan proyek dapat diuraikan secara singkat mengenai status dari

setiap tahap utama, memberikan informasi kuantitatif seperti

presentase antara yang telah diselesaikan secara fisik dengan

penyelesaian yang direncanakan dan meramalkan biaya-biaya

"penyelesaian sebenarnya" terhadap anggaran.

Kemajuan proyek dinilai berdasarkan :

• Waktu yang telah berlangsung dapat dibandingkan dengan

lamanya kegiatan yang diperkirakan atau lamanya waktu proyek.

22

• Uang yang diperjanjikan atau dikeluarkan dapat dibandingkan

dengan anggaran yang diperkirakan.

• Penggunaan sumber daya dapat digambarkan sesuai dengan

kebutuhan yang diperkirakan mengenai tenaga kerja dan material.

(Sudinarto, 1984: 123)

2.5.2. Varian

Varian adalah suatu deviasi dari suatu pokok yang direncanakan atau

dari anggaran yang telah ditetapkan, selanjutnya varian itu harus

dapat dinyatakan baik menurut istilah relatif yaitu presentase,

maupun mutlak seperti kuantitatif, rupiah dan sebagainya (Sudinarto,

1984 : 165).