1. rundown int symposium
TRANSCRIPT
JAM DURASI
ACARA PENGISI
PJ KETERANGAN ALAT YG DIBUTUHKAN
TEMPAT
STAFF
06.00-
06.30
30
menit
Panitia
berkumpul
- - Panitia sudah sarapan - Balai
Sidang
STAFF CSPO (2)
06.30-
07.00
30
menit
Briefing
panitia dan
pengecekan
plotting staff
Chief Chief Chief berkoordinasi dengan semua panitia
untuk kelancaran simposium
Chief mengecek kehadiran panitia dan
plotting staffnya
Mic Balai
sidang
Edberg
07.00-
08.00
60
menit
Persiapan
panitia
- SRO
BO
BS
OS
CHIEF
Tim registrasi sudah siap dengan semua
perlengkapannya + goodie bag + seminar kit
Tim Konsumsi menyiapkan snack peserta
Tim Pembukaan utk grand opening bersiap2
Tim LTAO sudah menyiapkan semua
perlengkapan yang dibutuhkan selama hari
H (Koordinasi dgn BS) di gladiresik sdh
slesai dipersiapkan
Tim LTAO dan LO masing2 pembicara
serta tamu undangan sudah menjemput
pembicara/tamu di penginapan maksimal
datang jam 09.00
Tim penyambut VIP sudah siap di sebelah
2 Meja Registrasi
8 tempat duduk
Balai
sidang
STAFF SRO and Kestari (8)
Sesuai abjad peserta :
A-E : Verika Astriana
F-J : Steven Sastradi
K-O : Mutiara Jeany
P-T : Yuriani Joe
U-Z : Kartika Runi
Claim : Marita Kurniati
Penjaga goody bag : Raja
Putra, Anip Manfaatun, Cicilia
Marina
meja registrasi
Tim Sponsor membantu persiapan stand
sponsor.
Tim FO mempersiapkan stand danus
08.00-
09.10
70
menit
Registrasi
peserta
- SRO
SO
LTAO
LO,BS
Registrasi Peserta:
Peserta Simposium menyerahkan bukti
pendaftaran (mencakup formulir
pendaftaran dan bukti pembayaran) ke meja
registrasi dan menandatangani list peserta.
Peserta akan mendapat goodie bag+seminar
kit, kupon makan siang, rundown acara, dan
snack.
Tim Konsumsi menyiapkan snack,
minuman meja VIP dan podium selama
proses registrasi
Pengisi acara yang akan memberikan
sambutan dan yang mengisi acara sudah
siap maksimal datang jam 09.00 di ruang
tunggu.
Utk peserta yg sdh mendaftar dan
menunggu di dalam ruang, diputar lagu
Meja registrasi
Laptop, dengan data
peserta lengkap
(formulir
pendaftaran
lengkap).
List peserta yang
akan ditandatangani
oleh peserta.
Seminar kit (materi
presentasi
pembicara
symposium) dan
goodie bag.
Nametag peserta.
Kupon makan siang.
booklet yg isinya
Balai
sidang
STAFF SRO and Kestari (8)
-Dari SRO Sesuai abjad
peserta :
A-E : Verika Astriana
F-J : Steven Sastradi
K-O : Mutiara Jeany
P-T : Yuriani Joe
U-Z : Kartika Runi
Claim : Marita Kurniati
*Penjaga goody bag : Raja
Putra, Anip Manfaatun, Cicilia
Marina
-Dari SO utk tiket on the spot
(3)
-STAFF Keamanan + Info utk
BO,OS
CO
jazz/instrumental
Diputar slide FOODHALL
Tamu undagan yg sdh dtg dipersilakan
duduk di kursi VIP
Pukul 09.00 Speaker duduk di kursi VIP
jadwal dan
Rundown acara
untuk peserta
selama International
Symposium serta
materi acara
pharweek (u/
promosi).
Snack.
ATK (pulpen).
Ruang tunggu
pembicara
giliran jaga ruang panitia dan
mengawasi pintu+ruang dan
memberi info mengenai int
symposium (7) CO,WO,
CSCO, FO, dll
- Medis (3) dari CT + BPH
HMD
09.10-
9.45
35
menit
Grand
Opening
International
Symposium
Day 1
Seluruh
pengisi
acara
OS,BO Rinci acara ada di BO
- Tarian
- Lagu Indonesia Raya
- Salam ke tamu VIP
- MC memperkenalkan diri
- Menyanyikan lagu Indonesia Raya (dirijen
oleh ??), hadirin dipersilakan berdiri.
- MC basa-basi latar belakang int symp + ADLIB
SPONSOR.
- Sambutan : tamu 1 – tamu 2 – nanda - PO
Panggung, dengan:
Meja kursi
pembicara (5
kursi = 1 general
speaker, 3
keynote speaker,
1 moderator)
Laptop
LCD
Taplak dan vas
Balai
sidang
OS (2)
STAFF BO (2)
bunga
Pointer
Kursi peserta (target
300 orang)
Sound system = 2
microphone,
wireless.
Moderator
Pembawa acara
CV semua speakers.
9.45-
10.00
15
menit
Pembukaan
Triggering
MC,Mode
rator
OS,BO MC memperkenalkan moderator + CV
singkat.
MC mempersilahkan moderator untuk
mengambil alih selama triggering
Moderator : Perkenalan speakers
(pembacaan jabatan + current research
+ ?? ) semua speakers
Pembicara yg lain tetap di tempat
(tentatif)
Moderator membacakan ketentuan
triggering
OS (2)
STAFF BO (2)
10.00-
11.15
75
menit
Triggering
(Pembacaan
Materi)
Prof Yahdi Chief
OS
The Obstacle of the Existing
Cancer Treatment in Indonesia” Sama diatas
Sound system
Keperluan
pembicara
tambahan harus
dikoordinasikan
dengan LO
Balai
Sidang
OS (2)
STAFF MDO (1)
LO (1)
11.15-
11.30
15
menit
Triggering
(Sesi Tanya
Jawab)
Prof Yahdi
Peserta
Moderato
OS - Sama diatas
Sound system
Keperluan
Balai
Sidang
OS (2)
STAFF MDO (1)
LO (1)
r pembicara
tambahan harus
dikoordinasikan
dengan LO
BS (3)
Tim Konsumsi sdh
menyiapkan konsumsi di
FG + panitia
11.30-
11.35
5
menit
Penutupan
triggering
Moderato
r
OS Moderator menutup triggering.
*MC bilang :
- Peserta yg salat jumat akan dipandu ke MUI
- Peserta yg tdk salat jumat bisa ISHOMA
(salat ce sebagian pas jam 12.00 di FIB +
jalan2 di depan PSJ u/ mengunjungi stand
sponsor). Harus berkumpul kembali pukul
12.30 di PSJ utk mobilisasi bikun ke UPP.
- Peserta diberitahu adanya konsumsi di msg2
ruang FG.
Sound system
Peta Lokasi ketiga
tempat FGD
Balai
Sidang
OS (2)
STAFF BO (2)
11.35-
12.30
55
menit
- ISHOMA
Pengunjungan
stand sponsor
- Salat jumat cowo : mobilisasi dr PSJ – MUI –
UPP
- Salat ce sebagian pas jam 12.00 di FIB
- Pengunjungan stand sponsor dpn PSJ
Panitia juga harus sudah
makan siang dan shalat
Tim SRO : persiapan reg
ulang di FG + materi
Tim CSPO : konsumsi
peserta di FG
12.30-
13.30
- ISHOMA
- MAKAN
Chief
OS
- Peserta tdk salat jumat sampai di UPP (lgsg
reg + dpt konsumsi + materi)
- Ce yg belum salat bisa di MII
- Pukul 12.45-13.00 peserta salat jumat sdh
balik ke UPP (lgsg reg + dpt konsumsi + materi)
*peserta dipastikan akan masuk ke ruang
tempat FGD nya + saat masuk dibagikan
konsumsi (bring cupon/conteng absen
peserta) dan materi FGD
*Bagi peserta yg shalat d MIPA, ada petunjuk
arah dan panitia yang berjaga untuk penunjuk
jalan.
* Di dalam Ruangan FG = ruang trigerring
diputarkan musik jazz/instrumental, layar LCD
mnampilkan background pharweek
Perlengkapan reg
+ konsumsi +
materi FG
STAFF CSPO
STAFF MDO (1)
Staff PRO
13.30-
13.40
10
menit
Pembukaan
FGD
Modera
tor
Pembic
ara
Notulen
OS Moderator memperkenalkan pembicara +
CV singkat
Moderator memberitahukan mekanisme
FGD.
Moderator memberitahukan di setiap FGD
harus ada presentator dari peserta dan
1 Laptop
1 LCD
1 set ATK (pulpen)
1 Whiteboard
1 set spidol
2 Microphone
UPP 2
UPP 1
Ruang
UPP 3
OS (1)
notulen (dari panitia). 2 wireless
1 Pointer
13.40-
15.20
100
menit
Focus Group
1 : “Ayurveda
as Cancer
Treatment”
“Herbal Drug
Potential as
Cancer
Treatment”
Dr
Gauran
g Joshi
Dr.
Abdul
Mun’im
M.Si.,
Apt.
Modera
tor (Kak
vero)
Notulen
OS
Secretaria
l
Durasi untuk pembicara dibagi dua untuk
FG 1 (Setiap pembicara diberikan alokasi
waktu 50 menit)
1 Laptop
1 LCD
1 set ATK (pulpen)
1 Whiteboard
1 set spidol
2 Microphone
2 wireless
1 Pointer
UPP 1 -STAFF Secretarial (1)
- STAFF PWDO (1)
- OS (1)
- STAFF MDO (1)
-STAFF CSPO (2)
- BS (3)
- LO(1)
-STAFF SRO (2)
- STAFF SO (1)
- STAFF PRO (1)
-STAFF Keamanan (2)
- PJ tempat
Focus Group
2 : Molecular
Targeted
Therapy for
Cancer
Greg
Monteit
h
(B.Phar
m, PhD)
Modera
tor (Kak
wulan)
OS
Secretaria
l
1 Laptop
1 LCD
1 set ATK (pulpen)
1 Whiteboard
1 set spidol
2 Microphone
2 wireless
1 Pointer
Ruang
UPP 2
-STAFF Secretarial (1)
- STAFF PWDO (1)
- OS (1)
- STAFF MDO (1)
-STAFF CSPO (2)
- BS (3)
- LO(1)
-STAFF SRO (2)
Notulen - STAFF SO (1)
- STAFF PRO (1)
-STAFF Keamanan (2)
- PJ tempat
Focus Group
3 : Chemically
Synthesized
drugs
Prof.
Paul W
Ground
water
Modera
tor
(Kak
Irfan)
Notule
n
OS
Secretaria
l
1 Laptop
1 LCD
1 set ATK (pulpen)
1 Whiteboard
1 set spidol
2 Microphone
2 wireless
1 Pointer
Ruang
UPP 3
-STAFF Secretarial (1)
- STAFF PWDO (1)
- OS (1)
- STAFF MDO (1)
-STAFF CSPO (2)
- BS (3)
- LO(1)
-STAFF SRO (2)
- STAFF SO (1)
- STAFF PRO (1)
-STAFF Keamanan (2)
- PJ tempat
Pk 14.30 tim CSPO +
sponsor siapkan coffee
break peserta di FG
15.20- 25 Coffee Break - OS,BO - SPG Sponsor boleh masuk ke dalam dkt meja Konsumsi Coffee Ketiga OS (1)
15.45 menit coffee break utk mendekati peserta agar
membeli produk
tempat
FGD
STAFF CSPO (2)
15.45-
16.45
60
menit
Discussion
Session FG 1
Peserta
FGD 1
OS Moderator Sound system UPP 1 OS (1)
Discussion
Session FG 2
Peserta
FGD 2
OS Moderator Sound system Ruang
UPP 2
OS (1)
Discussion
Session FG 3
Peserta
FGD 3
OS Moderator Sound system Ruang
UPP 3
OS (1)
16.45-
17.00
15
menit
Penutupan
Internasional
Symposium
Moderato
r
OS - Pembacaaan Kesimpulan diskusi oleh
moderator
- Moderator mengingatkan rundown hari
kedua
Sound system UPP 2
UPP 1
Ruang
UPP 3
OS (1)
17.00-
17.30
30
menit
- Briefing
Panitia
- Bersih2
Chief Chief Chief mengevaluasi kejadian hari ini MIC tentatif Edberg
HARI KEDUA TGL 11
JAM DURASI
ACARA PENGISI PJ KETERANGAN ALAT YG DIBUTUHKAN
TEMPAT STAFF
06.00-
06.30
30
menit
Panitia
berkumpul
- - Panitia sudah sarapan - Balai Sidang STAFF CSPO (2)
06.30-
07.00
30
menit
Briefing
panitia hari
ke2 (skalian
dgn workshop
dan
competition) +
pengecekan
plotting staf
Chief Chief Chief berkoordinasi dengan
semua panitia untuk
kelancaran simposium
Chief mengecek kehadiran
panitia dan plotting staffnya
Mic Balai sidang Edberg
07.00-
07.30
30
menit
Persiapan
panitia
- SRO
BO
BS
OS
CHIEF
Tim registrasi sudah siap
dengan semua
perlengkapannya
Perlap sudah menyiapkan
semua perlengkapan yang
dibutuhkan selama hari H
(Koordinasi dgn BS)
Tim penyambut VIP sudah
2 Meja Registrasi
4 tempat duduk
Tentatif tergantung
list BS nantinya
Balai sidang STAFF SRO (4)
siap di sebelah meja registrasi
07.30-
08.15
45
menit
Registrasi
Peserta hari 2
- SRO
CO
Registrasi Peserta:
Peserta Simposium
menandatangani list peserta.
Presentator sdh dtg pk7.30
plg lambat membawa ppt
diberikan pada panitia.
Meja registrasi
Laptop, dengan
data peserta
lengkap (formulir
pendaftaran
lengkap).
List peserta yang
akan
ditandatangani oleh
peserta.
Rundown acara
untuk peserta
selama
International
Symposium.
Snack peserta.
ATK (pulpen).
Balai Sidang STAFF SRO (4)
STAFF CSPO (2)
STAFF Keamanan (5) CO,WO,
CSCO,FO,dll
STAFF SO (1)
08.15-
08.20
5
menit
Pembukaan
International
symposium
hari-2
Moderator,
MC
OS Pembukaan hari 2 oleh MC +
ADLIBS SPONSOR
Pembukaan sesi oleh
moderator + ketentuan utk
Mic Balai Sidang STAFF BO (2)
OS (2)
plennary.
Sebelumnya peserta
diingatkan untuk mencatat
pertanyaan yang akan
diajukan saat sesi tanya
jawab.
Pemanggilan Semua
Presentator untuk maju
kedepan
08.20-
08.35
15
menit
Presentasi FG
1
Perwakilan
FG 1
OS Tidak ada sesi tanya jawab.
Sebelumnya peserta
diingatkan untuk mencatat
pertanyaan yang akan
diajukan saat sesi tanya
jawab.
Panggung, dengan:
Meja kursi
pembicara (5
kursi = 1 general
speaker, 3
keynote speaker,
1 moderator)
Laptop
LCD
Taplak dan vas
bunga
Kursi peserta
(target 300 orang)
Balai Sidang OS (2)
Balai Sidang STAFF BO (2)
OS (2)
STAFF MDO (1)
Pk 14.30 tim CSPO + sponsor
siapkan coffee break peserta di FG
08.35-
08.36
1
menit
Estimasi waktu
perpindahan
dari FG1-FG2
- OS Balai Sidang OS (2)
08.36-
08.51
15
menit
Presentasi FG
2
Perwakilan
FG 2
OS Balai Sidang STAFF BO (2)
OS (2)
STAFF MDO (1)
Sound system = 2
microphone,
wireless.
Moderator
Pembawa acara
08.51-
08.52
1
menit
Estimasi waktu
perpindahan
FG2-FG3
- OS Balai Sidang OS (2)
08.52-
09.07
15
menit
Presentasi FG
3
Perwakilan
FG 3
OS Balai Sidang STAFF BO (2)
OS (2)
STAFF MDO (1)
09.07-
09.30
23
menit
Coffee Break - SPG Sponsor boleh masuk ke
dalam dkt meja coffee break utk
mendekati peserta agar
membeli produk
09.30-
11.10
100
menit
Tanya jawab
dilanjutkan
Plenary
1 General
speaker
3 keynote
speakers
Moderator
OS Diskusi skala besar.
Peserta bertanya dipandu
moderator kepada 1 general
speaker dan 4 keynote
speaker berdiskusi untuk
menentukan solusi terbaik
dari carcinogenesis.
Moderator mencatat setiap
diskusi dibantu oleh notulen.
Moderator merumuskan
solusi dari diskusi yang ada.
Moderator menawarkan
Sama dengan atas
Mungkin perlu
seorang
penerjemah
bahasa.
Mungkin perlu
seorang notulen
untuk membantu
moderator.
Siap printer dan
kertas untuk
mengetik hasil
Balai Sidang OS (2)
MODERATOR???
STAFF SECRETARIAL (1)
STAFF MDO (1)
SRO siap dgn sertifikat
CSPO siap dgn konsumsi
kepada peserta dan para
speaker tentang solusi dari
diskusi. Setelah disetujui,
notulen mengetikkannya agar
tampak di LCD.
Pembacaan hasil symposium
oleh moderator.
Setelah ini diambil alih oleh
MC
simposium.
11.10-
11.20
10
menit
Pemberian
hadiah/produk
parsel dr
FOODHALL
kepada 4
penanya
teraktif selama
3 FG +
plennary
MC mengumumkan pemberian
hadiah kepada 4 penanya
teraktif dgn hadiah yg
dipersembahkan oleh
FOODHALL :
Pemberian hadiah dilakukan
oleh pembicara
Difoto tiap pemberian
Penilaian 4 penanya teraktif
berdasarkan penilaian
moderator FG + moderator
plennary
Sponsor (hadiah), OS??
PWDO
11.20-
11.30
10
menit
Pemberian
plakat,
sertifikat, dan
souvenir pada
speakers.
Ketua Panitia
Pharweek
dan speakers
OS Pemberian dilakukan oleh
ketua panitia Pharweek
Setiap pemberian kepada
salah satu pembicara ada
jeda untuk foto
PLAKAT
SERTIFIKAT
SOUVENIR
TIM HPD
Balai Sidang OS (2)
STAFF BO (2)
STAFF PWDO (2)
STAFF SRO (2)
11.30-
11.35
5
menit
Foto bersama
para speakers,
presentators,
moderator
Ketua
Panitia
All
speakers
Moderator
Perwakilan
FG yg
presentasi
Peserta yg
diberi
sertifikat
OS Sesi foto dibagi menjadi :
Semua pembicara dan
moderator
Semua
pembicara,moderator dan
ketua panitia
Semua
pembicara,moderator,ketua
panitia, presentator FG
TIM HPD Balai Sidang OS (2)
STAFF BO (2)
STAFF PWDO (2)
STAFF SRO (2)
11.35-
11.45
10
menit
Penutupan
international
symposium
Moderator &
MC
OS,BO Rinci ada di BO ;
- terima kasih kepada bla2
- adlibs
- pengumuman slanjutnya :
Balai Sidang STAFF BO (2)
OS (2)
Chief
PJ Tempat FG 1
STAFF FG 1
PJ Tempat FG 2
STAFF FG 2
PJ Tempat FG 3
STAFF FG 3
sertifikat, ada competition,
konsumsi
11.45-
12.15
30
menit
Pembagian
sertifikat +
konsumsi +
jalan2 k stand
sponsor
SRO,
CSPO
Pembagian sertifikat+ konsumsi
+ jalan2 ke stand sponsor :
mekanisme bgmn?? kalo mrk klr
trs nonton competition nya
bgmn?
PLOTTING STAFF
Job Descriptions
PJ Tempat Penanggung jawab yang memastikan kelengkapan tempat acara hingga siap dipakai
OS Time keeper dan memastikan semua peralatan yang dibutuhkan untuk stage sudah tersedia
BS Membantu OS mempersiapkan yang akan tampil naik ke stage dan memastikan mereka sudah siap sebelum
dipanggil oleh OS
Notulen Mencatat jalannya pemberian materi dan diskusi
Operator Mengoperasikan presentasi pembicara
SRO/Registrasi Mengurus registrasi peserta dan penyediaan souvenir untuk pembicara dan moderator
CSPO/Konsumsi Mendistribusikan konsumsi untuk peserta,pembicara,moderator dan panitia
SO/Sponsorship Mendampingi pihak sponsor
BO/MC Menyusun hiburan selama acara
PWDO/Dokumentasi Mengabadikan momen-monen dalam symposium
Keamanan Menjaga ketertiban dan kelancaran symposium,serta menegur peserta yang dianggap mengganggu jalannya
symposium
Medical Merawat peserta yang mengalami gangguan kesehatan
Plotting Balai Sidang FG 1 FG 2 FG 3
PJ Tempat Edberg Kiki Rina Uqie
OS Time Keeper + Tour Guide + Shalat ce
Marissa Nazul Ester Sesha
BS Agung - - -
Diah Secretarial/Notulen Laily Joseph Retno Rela Agus Operator / CSCO ela nurlaela aka fatimah ela nurlaela
SRO/Registrasi verika, steven, marita, runi, jeany, yuriani Runi, yuriani Verika, jeany marita steven
Lidia *goodie bag+ seminar kit : anip, raja, cici raja anip cici CSPO/Konsumsi CSPO Khalisa Nur Azizah MandaMarchen Keamanan CT + BPH HMD Lady Trophy Ncess, Nopi Medical CT + BPH HMD MDO/ Lucky diperbantukan ke LTAO Sponsorship/Tale Sponsor Officer - - - BO/ NIsa BO - - -
FO FO - - -
PWDO/Dokumentasi PWDO Bagus Azizah Yunita Herlina Indah Raymond Fakhri Pica Titis
Shalat cowo adhiyasa, fadly, rindi Rindi Adhiyasa Fadly