05 prosedur tindakan korektif

7/23/2019 05 Prosedur Tindakan Korektif

1/14

SISTEM MANAJEMEN MUTU

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T

D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )

DJSDAPTK-005/REV.01


2/14

No. Dokumen DJSDA- PTK- 005 / Rev.01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIFHalaman i / iv

Paraf

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DAN PERUMAHAN RAKYAT


LEMBAR PENGESAHAN

JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH UNIT JAMINAN MUTUDITJEN.SDA

DIPERIKSA OLEHSES.DITJEN. SUMBER DAYA AIRWAKIL MANAJEMEN

DISAHKAN OLEH DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIRPIMPINAN PUNCAK

STATUS DOKUMEN

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI

TANGGAL

TERKENDALI


3/14


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIFHalaman ii / iv

Paraf




DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

NOMOR

UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

013

014

015

016

017

018

019

020021

022

023

024

025

026

027

028

029

030

031

032

033

034

035

036

037

038

039

040


4/14


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIFHalaman iii / iv

Paraf




SEJARAH DOKUMEN

No TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

1

2

25-10-05

25-10-12

Revisi 0 :

Terbit perdana sebagai Prosedur Aksi Koreksi (DJSDA-

AKR-005/Rev.0)

Revisi 01 :

Menjadi Prosedur Tindakan Korektif (DJSDA-PTK-

005/ Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian dengan

standar dan peraturan perundangan yang menjadi

acuan normatif yaitu :

o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008

o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem

Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum

o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang Organi-

sasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum.


5/14

No. Dokumen DJSDA- TK- 005 / Rev.01

Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIFHalaman 1 / 5

Paraf




DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... . i

Daftar Distribusi Dokumen ii

Sejarah Dokumen iii

Daftar Isi iv

1. RUANG LINGKUP 1

2. TUJUAN DAN SASARAN ... ... 1

3. DEFINISI .... 1

4. ACUAN .. 2

5. KETENTUAN UMUM .. 3

6. PROSEDUR .. 4

7. TANGGUNG JAWAB .. 4

8. KONDISI KHUSUS .. 5

9. REKAMAN .. 5

10. LAMPIRAN .. 5


6/14


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk melaksanakan tindakan korektif terhadap penyebab

terjadinya hasil pekerjaan tidak sesuai atau jasa yang tidak sesuai, serta keluhan dari

pihak-pihak yang berkepentingan / terkait, dilingkungan Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air, baik di tingkat pusat maupun pada BBWS/BWS serta SKPD Propinsi & Kabup

aten/Kota

2. TUJUAN & SASARAN

Tujuan:

Memberikan panduan dalam melakukan tindakan korektif terhadap penyebab terjadinya

hasil pekerjaan tidak sesuai atau jasa tidak sesuai atau keluhan pihak-pihak yang

berkepentingan / terkait.

Sasaran:Menghilangkan agar hasil pekerjaan tidak sesuai ataupun keluhan pihak-pihak

berkepentingan / terkait, tidak terjadi lagi.

3. DEFINISI

1.1. Tindakan Korektif : adalah tindakan yang dilakukan untuk

menghilangkan penyebab terjadinya hasil

pekerjaan tidak sesuai atau jasa tidak sesuai

serta keluhan pihak - pihak yang berkepentingan

/ terkait, agar tidak terjadi berulang.

1.2. Pelaksana : adalah pejabat / petugas yang ditunjuk untuk

menangani pelaksanaan tindakan korektif.

1.3. Atasan Langsung : adalah pejabat yang merupakan atasan dari

pelaksana yang menangani tindakan korektif.


7/14


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




1.4. Auditor : adalah auditor internal Direktorat Jenderal SDA,

baik di tingkat pusat maupun pada BBWS/BWS

serta SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota yang

ditunjuk untuk melakukan verifikasi atas tindakan

korektif yang telah dilakukan .

1.5. Wakil Manajemen : adalah pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan

Puncak suatu organisasi / unit kerja yang

bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

proses yang dibutuhkan untuk Sistem

Manajemen Mutu, ditetapkan, diterapkan dan

dipelihara.

1.6. Pengelola Sistem Manajemen Mutu : bertanggungjawab atas penyelenggaraan

dan pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen

Mutu pada masing-masing unit kerja di

lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya

Air, baik di tingkat Pusat maupun pada

BBWS/BWS serta pada SKPD Propinsi dan

Kabupaten/Kota

1.7. Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai atau Jasa Tidak Sesuai : adalah hasil pekerjaan /

jasa yang tidak memenuhi / tidak sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

1.8. Keluhan : adalah keluhan / umpan balik (feedback)dari pihak-pihak terkait tentang

mutu hasil pekerjaan maupun proses.

4. ACUAN

4.1. ISO 9001 : 2008 butir 8.5.2 tentang Tindakan Korektif

4.2. SNI 19-9001 : 2002 butir 8.5.3. tentang Tindakan Korektif

4.3 Permen PU No. 04/PRT/M/2009 butir 8.5.2 tentang Tindakan Korektif

4.4 Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air


8/14


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




5. KETENTUAN UMUM

5.1. Tindakan Korektif dilakukan :

a. Terhadap penyebab terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai atau Jasa Tidak

Sesuai atau terjadi yang berulang-ulang (dua kali atau lebih) pada tempat /

lokasi yang sama atau pada tempat / lokasi yang berbeda

b. Terhadap penyebab terjadinya keluhan / umpan balik (feedback) dari pihak-

pihak yang berkepentingan / terkait

5.2. Terhadap penyebab terjadinya Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai atau Jasa Tidak

Sesuai atau keluhan / umpan balik (feedback), harus dilakukan analisa dengan

menggunakan cara-cara yang lazim, misalnya dengan analisa teknik statistik atau

diagram tulang ikan atau lainnya.

5.3. Hasil analisa tersebut digunakan untuk menentukan rencana tindakan yang akan

dilakukan.

5.4. Untuk melaksanakan rencana tindakan tersebut ditunjuk pelaksana, dan tindakan

ini dibuat menggunakan formulir seperti pada Lampiran2.

5.5. Tindakan korektif yang telah selesai dilakukan harus dilaporkan untuk dapat

diverifikasi tentang hasilnya.

5.6. Tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mendukung tindakan korektif harus

direkam dan dipelihara.

5.7. Status tindakan korektif harus disampaikan pada saat Rapat Kaji Ulang

Manajemen dengan menggunakan formulir seperti pada Lampiran-3. Tindakan

korektif yang telah selesai dan telah diverifikasi, disampaikan sekali saja dalam

Rapat Kaji Ulang Manajemen.


9/14


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




6. PROSEDUR

6.1 Bagan alir Kegiatan Tindakan Korektif ditampilkan seperti pada Lampiran - 1.

6.2 Manajemen Representatif menginventarisasi Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai dan

penyebab serta keluhan / umpan balik (feedback)yang terjadi.

6.3 Manajemen Representatif melakukan analisa penyebab Hasil Pekerjaan Tidak

Sesuai serta keluhan / umpan balik (feedback) menggunakan cara-cara yang

lazim, misalnya dengan analisa teknik statistik atau diagram tulang ikan atau

lainnya.

6.4 Berdasarkan hasil analisa, Manajemen Representatif menentukan tindakan

korektif yang akan dilakukan, serta diajukan kepada Atasan untuk meminta

persetujuan, seperti pada lampiran-2

6.5 Atasan Langsung memberi persetujuan tindakan korektif yang akan dilakukan,

dan menunjukkan pelaksanaan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

6.6 Pelaksana melaksanakan tindakan korektif sesuai dengan Rencana kegiatan

seperti pada Lampiran-2.

6.7 Pelaksana melaporkan tindakan korektif bila sudah selesai.

6.8 Manajemen representatif menunjuk auditor untuk melakukan verifikasi.

6.9 Auditor melakukan verifikasi atas tindakan korektif yang telah dilakukan, bila

dianggap sesuai, tindakan ini dapat ditutup dan ditanda tangani bersama

pelaksana penanggung jawab tim tersebut.

7. TANGGUNG-JAWAB

7.1 Atasan Langsung

a. Menunjuk pelaksana untuk menangani tindakan korektif

b. Menyetujui rencana tindakan korektif

7.2 Wakil Manajemen

a. Melakukan inventarisasi penyebab Hasil Pekerjaan / Jasa Tidak Sesuai, dan

keluhan / umpan balik (feedback)


10/14


Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif


Paraf




b. Melakukan analisa penyebab Hasil Pekerjaan/Jasa Tidak Sesuai, dan

keluhan / umpan balik (feedback)

c. Mengusulkan rencana tindakan korektif

d. Menunjuk auditor untuk melakukan verifikasi terhadap hasil tindakan korektif

7.3 Pelaksana

a. Melaksanakan tindalan korektif seperti yang direncanakan

b. Melaporkan hasil tindakan korektif

7.4 Auditor

a. Melakukan verifikasi hasil tindakan korektif

b. Menutup / menyatakan selesai terhadap tindakan korektif

8. KONDISI KHUSUS

Apabila tindakan korektif yang direncanakan belum dapat direalisasikan sesuai jadwal /

rencana, maka harus dilakukan tindakan / upaya-upaya pendahuluan dalam rangka

mendukung realisasi rencana tersebut .

9. REKAMAN

9.1. Penanganan tindakan korektif

9.2. Laporan status tindakan korektif

10. LAMPIRAN

10.1. Bagan alir kegiatan Tindakan Korektif (Lampiran1).

10.2. Formulir Tindakan Korektif (Lampiran2).

10.3. Formulir Laporan Status Tindakan Korektif (Lampiran3).


11/14


12/14

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF Lampiran - 2

DJSDA-PTK-005 / Rev.01 Halaman 1 / 2

FORMULIR TINDAKAN KOREKTIF

A. Identifikasi & Evaluasi :

1. No. Tindakan Korektif : ..(1)..

2. Tanggal Tindakan Korektif : (2).....

3. Lokasi/Unit Kerja : .. (3) .....

4. Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai / Keluhan )

Uraian : .(4).....

5. Evaluasi penyebab : ...(5).

B. Tindakan Korektif :

1. Rencana Tindakan Korektifa. Rencana kegiatan : ..(6).

b. Rencana penggunaan sumber daya :

Bahan : ..(8). Peralatan : (8)..

Orang : ..(8). Dana : (8)..

c. Rencana tanggal penyelesaian : ..(9)

d. Penanggung jawab pelaksanaanNama : .(10).

Jabatan : .(11).....

Atasan langsung : Manajemen Representatif :

.(12) (14).(13). (15)

2. Penyelesaian Tindakan Korektif

Nama T.Tangan Tanggal

a. Penanggung jawab : ...(16).... .....(17). (18)

b. Verifikasi oleh auditor : ...(19)..... .....(20). (21)

c. Uraian verifikasi : .. (22).

Auditor :

(20)

...(19)....

) Coret yang tidak perlu

(7) (7)


13/14


14/14

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF Lampiran - 3

DJSDA-PTK-005 / Rev.01 Halaman 1 / 1

STATUS TINDAKAN KOREKTIF

Per : (1)..

No.Urut

No. TindakanTgl.

TindakanUraian

Tindakan Korektif

TanggalRencana

Penyelesaian

Status

KeteranganSelesai /belum

Tanggal

..(2).. (3) (4) ..(5).. (6) (7) (8) (9)

Penjelasan Cara Pengisian :

(1) diisi tanggal, bulan dan tahun status tindakan korektif

(2) diisi nomor urut tindakan korektif yang dilaporkan

(3) diisi nomor dokumen tindakan korektif

(4) diisi tanggal, bulan dan tahun dokumen tindakan korektif(5) diisi uraian tentang tindakan korektif

(6) diisi tanggal, bulan dan tahun batas waktu rencana penyelesaian tindakan korektif

(7) diisi selesai: bila tindakan korektif telah selesai dan telah diverifikasi

belum : bila tindakan korektif belum selesai

(8) diisi tanggal, bulan dan tahun tindakan korektif diselesaikan;

biarkan kosong bila belum diselesaikan

(9) diisi keterangan yang diperlukan;

biarkan kosong bila tidak diperlukan.(10) diisi tempat/lokasi laporan dibuat

(11) diisi tanggal, bulan dan tahun laporan dibuat

(12) diisi tanda tangan Manajemen Representatif yang membuat laporan

(13) diisi nama Manajemen Representatif yang membuat laporan

05 prosedur tindakan korektif

Documents