prosedur tindakan korektif

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUMD I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF

No. Dok. : DJBM/SMM/PR/05No. Rev. : 00

Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013

Hal : 1/13Paraf :

Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

PENGESAHAN

URAIAN NAMA & JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH IR. PURNOMOKETUA TIM TEKNIS POKJA SMM

DIPERIKSA OLEH IR. CHAERUL TAHER, M.ScSESDITJEN BINA MARGA

DISAHKAN OLEHIR. DJOKO MURJANTO, M.Sc

DIREKTUR JENDERAL BINA MARGA

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI

TANGGAL





Hal : 2/13Paraf :


SEJARAH DOKUMEN

TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

21 Maret 2011 Prosedur Pengendalian Korektif ini diterbitkan perdana





Hal : 3/13Paraf :


DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI

NOMORUNIT KERJA

UNIT KERJA NOTASI

001 Sekretariat Ditjen BM SDBM

002 Direktorat Bina Program DITBP

003 Direktorat Bina Teknik DITBT

004 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I DITBPW-I

005 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II DITBPW-II

006 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III DITBPW-III

007 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional I BBPJN I

008 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional II BBPJN II

009 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional III BBPJN III

010 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional IV BBPJN IV

011 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V

012 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VI BBPJN VI

013 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII BBPJN VII

014 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional VIII BPJN VIII

015 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX BPJN IX

016 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional X BBPJN X

017 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI BBPJN XI

Catatan :

Masing masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi pada unit unit yang berada dibawah koordinasinya.





Hal : 4/13Paraf :


1. Ruang Lingkup :

Prosedur ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

2. Tujuan :

2.1 Memberikan panduan pengelolaan Pengendalian Tindakan Korektif kepada seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

2.2 Agar tidak terjadi kegagalan berulang pada kegiatan yang sama, yang dilaksanakan dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

3. A c u a n :

Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum.

4. Definisi :

Tindakan Korektif.

Tindakan menghilangkan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan atas situasi yang tidak dikehendaki.

5. Ketentuan Umum :

5.1 Pelaksanaan Tindakan Korektif

Kegiatan Tindakan Korektif mengacu kepada Bagan Alir Butir 7.1 dokumen ini.

5.2 Sumber Informasi untuk Tindakan Korektif .

a. Sumber informasi dapat diperoleh dari hasil kegiatan pada Pengendalian HPTS, prosedur DJBM/SMM/PR/04 Rev. : 00).

b. Laporan bulanan kinerja Unit Kerja dan Unit Pelaksana.

5.3 Lingkup Tindakan Korektif.

5.3.1 Penerapan Tindakan Korektif.





Hal : 5/13Paraf :


Penerapan Tindakan Korektif meliputi kegiatan kegiatan sebagai berikut :

a. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan

b. Menentukan penyebab ketidaksesuaian.

c. Mengevaluasi tindakan yang diperlukan untuk memastikan agar HPTS tidak terjadi lagi.

d. Menetapkan tindakan korektif yang diperlukan dan petugas yang melaksanakan.

e. Menerapkan/melaksanakan tindakan korektif.

f. Meninjau/menilai keefektifan tindakan korektif yang diambil.

5.3.2 Meninjau Ketidaksesuaian.

Ketidak sesuaian termasuk keluhan pelanggan harus ditinjau dengan seksama, data sebagai bahan analisis diperoleh dari hasil kegiatan pada Pengendalian HPTS, prosedur DJBM/SMM/PR/04 Rev. : 00), atau kegiatan lain yang dianggap memadai.

5.3.3 Menentukan Penyebab Ketidaksesuaian.

a. Penyebab ketidak sesuaian harus dianalisa dengan cara yang sesuai dan memadai serta ditentukan penyebabnya, faktor penyebab dapat ditetapkan satu atau lebih dari kriteria unsur penyebab yakni BOCAL (Bahan, Orang, Cara, Alat dan Lingkungan).

b. Uraikan dengan jelas atas kriteria masing masing faktor penyebab yang ditemukan.

c. Pastikan bahwa faktor penyebab yang ditetapkan akan menjamin ketidaksesuaian tidak akan terulang lagi.

5.3.4 Penetapan Tindakan Korektif.

Tindakan korektif dapat meliputi tindakan tindakan antara lain :

a. Memperbaiki/merubah atau menambahkan Prosedur/Petunjuk Pelaksanaan/Instruksi Kerja kegiatan bersangkutan karena adanya kekurangan dalam Prosedur/Petunjuk Pelaksanaan/Instruksi yang digunakan.

b. Memperbaiki/merubah atau menambah persyaratan bahan, kompetensi pelaku kegiatan, kriteria penggunaan peralatan dan cara melaksanakan kegiatan.





Hal : 6/13Paraf :


Penetapan Tindakan Korektif harus termasuk menetapkan petugas yang bertanggung jawab untuk melaksanakan dan persetujuan waktu penyelesaian.

5.3.5 Menerapkan/Melaksanakan Tindakan Korektif.

Pengamatan harus dilakukan saat Tindakan Korektif diterapkan. Pelaksanaan atau penerapan harus mengacu kepada Tindakan Korektif yang telah ditetapkan. Penanggung jawab penetapan tindakan korektif harus melihat kesesuaian antara rencana dan pelaksanaannya.

5.3.6 Evaluasi dan Tinjauan Terhadap Tindakan Korektif.

Hasil kegiatan yang telah dilakukan dengan tindakan korektif harus ditinjau dan dievaluasi apakah telah memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Jika tidak sesuai, maka harus dilakukan evaluasi terhadap Tindakan Korektif dan bilamana perlu harus dibuat Tindakan Korektif ulang.

5.4 Ketentuan Penanggung Jawab pada Tindakan Korektif.

Untuk penyelenggaraan Tindakan Korektif yang efektif dan efisien maka penanggung jawab pada Tindakan Korektif diatur sebagai berikut :

TINGKATANPENANGGUNG JAWAB YANG MENETAPKAN, PADA

Aspek 1 & 2 Aspek 3 & 4

Sekditjen : Pejabat Eselon IV ybs. Pejabat Eselon III ybs.

Direktorat : Pejabat Eselon IV ybs. Pejabat Eselon III ybs.

Balai Besar/Balai : Pejabat Eselon IV ybs. Pejabat Eselon III ybs.

Satuan Kerja : Asisten Teknik Ka. SNVT

PPK : PPK Ka. SNVT

Keterangan : Aspek 1 – Uraian Ketidaksesuaian.

Aspek 2 – Analisa Faktor Penyebab.

Aspek 3 – Jenis Tindakan Korektif dan Petugas Pelaksana





Hal : 7/13Paraf :


Aspek 4 – Verifikasi Tindakan Korektif.

5.5 Pelaporan Tindakan Korektif.

Tindakan korektif harus dilaporkan setiap triwulan dengan ketentuan, sebagai berikut :

Tingkatan Dilaporkan Oleh Disampaikan melalui Wakil Manajemen

kepada

Setditjen : Pejabat Eselon III ybs. Sesditjen

Direktorat : Pejabat Eselon III ybs. Direktur

Balai Besar/Balai : Pejabat Eselon III/IV ybs. Ka. Balai Besar/Balai

Satuan Kerja : Ka. SNVT Ka. Balai Besar/Balai

PPK : Ka. SNVT Ka. Balai Besar/Balai

6. Kondisi Khusus :

Tidak ada.





Hal : 8/13Paraf :


7. Tata cara/Bagan Alir

7.1 BAGAN ALIR

PELAKSANA KEGIATAN

WAKIL Manajemen/

Penjamin Mutu

PIMPINANPUNCAK

PEJABAT (KETENTUAN BUTIR 5.4)

PEJABAT (KETENTUAN BUTIR 5.4) KETERANGAN

ASPEK 3 & 4 ASPEK 1 & 2

5

4

2

10

8

LAPORAN BULANANHPTS

Ya

1IDENTIFIKASI Ketidaksesuaian

Ada HPTSBerulang ?

USULAN PEMBAHASAN

UNDANGAN Rapat Koordinasi

RAPAT KOORDINASI + PEMBAHASAN TINDAKAN KOREKTIF

3

URAIAN Ketidaksesuaian

ANALISAFaktor Penyebab

PENETAPAN TINDAKAN

PELAKSANAAN TIND..KOREKSI

MONITORING

6

7

SESUAI?

Ya

CATATAN Tin dakan Korektif

Evaluasi Efektifi tas Tind. Korektif

LAPORAN TINDAKANKOREKTIF

Catatan & Rekomendasi

11 12

9





Hal : 9/13Paraf :


7.2 Tugas dan tanggung jawab.

7.2.1 Wakil Manajemen/Unit Penjamin Mutu, Kegiatan 1 (Identifikasi Ketidaksesuaian),

Wakil Manajemen/Unit Penjamin Mutu mengidentifikasi dan mengevaluasi pengelolaan HPTS, bilamana ditemukan HPTS berulang atau bila ada informasi HPTS yang memerlukan tindakan korektif, maka :

Kegiatan 2 (Usulan Pembahasan).

Mengusulkan kepada Pimpinan Puncak untuk membahas Tindakan Korektif dalam agenda Rapat Koordinasi.

Kegiatan 4 (Rapat Koordinasi).

Mengajukan materi pembahasan kepada Pemimpin Rapat untuk pembahasan Tindakan Korektif.

Kegiatan 11 (Evaluasi Efektifitas Tindakan Korektif).

a. Meneriman Laporan Tindakan Korektif dari Pejabat sebagaimana ketentuan butir 5.4, membuat penggandaan dan meneruskan Laporan Bulanan Tindakan Korektif kepada Pimpinan Puncak.

b. Mengakomodir tanggapan dari Pimpinan Puncak dan membahas materi Tindakan Korektif dengan Pimpinan Puncak.

7.2.2 Pimpinan Puncak, Kegiatan 3 (Undangan Rapat Koordinasi).

a. Menerima dan mempelajari materi usulan Tindakan Korektif.

b. Mengundang pihak pihak yang terlibat dalam substansi, untuk Rapat Koordinasi.

Kegiatan 4 (Rapat Koordinasi).

Memimpin Rapat Koordinasi dan pembahasan Tindakan Korektif.

Kegiatan 12 (Catatan dan Rekomendasi untuk Tindak Lanjut).

a. Menerima Laporan Bulanan Tindakan Korektif.

b. Memberikan tanggapan dan komentar serta catatan penting atas penanganan





Hal : 10/13Paraf :


Tindakan Korektif, dan disampaikan kepada Wakil Manajemen.

c. Mengakomodir penyelenggaraan penanganan Tindakan Korektif jika terdapat Tindakan Korektif yang memerlukan kewenangan Pimpinan Puncak untuk menyelesaikannya.

7.2.3 Pejabat Dalam Ketentuan Butir 5.4 (Aspek 1& 2), Kegiatan 4.

Menghadiri rapat pembahasan Tindakan Korektif

Kegiatan 5 (Identifikasi Ketidaksesuaian & Analisa Faktor Penyebab).

a. Memeriksan substansi HPTS berulang.

b. Mengidentifikasi dan menentukan faktor penyebab timbulnya ketidaksesuaian

c. Memastikan bahwa ditetapkannya faktor penyebab untuk diatasi, akan menghilangkan unsur kegagalan dalam kegiatan.

d. Membubuhkan tanda tangan pada aspek kegiatan 1 &2 (F : 01/DJBM/SMM/ PR/05).

7.2.4 Pejabat Dalam Ketentuan Butir 5.4 (Aspek 3 & 4), Kegiatan 4.

Menghadiri rapat pembahasan Tindakan Korektif

Kegiatan 6 (Penetapan Tindakan Korektif dan Petugas Pelaksana).

a. Dibantu oleh pejabat sebagaimana butir 7.2.3 menetapkan Tindakan Korektif.

b. Menyetujui penugasan petugas yang melaksanakan Tindakan Korektif dan waktu penyelesaiannya.

c. Membubuhkan tanda tangan pada aspek kegiatan 3 (F : 01/DJBM/SMM/ PR/05).

Kegiatan 8 (Monitoring).

Monitoring pada saat Tindakan Koreksi diimplementasikan.

Kegiatan 9 (Evaluasi)

a. Mengevaluasi Hasil kegiatan Tindakan Koreksi terhadap persyaratan yang





Hal : 11/13Paraf :


ditetapkan.

b. Jika masih belum sesuai, maka memerintahkan Pejabat sebagaimana ketentuan butir 5.4 (aspek kegiatan 1 & 2) untuk melakukan analisa ulang.

c. Jika sesuai bubuhkan verifikasi pada kolom yang telah disediakan dan :

Kegiatan 10 (Catatan Tindakan Korektif)

a. Mencatat Tindakan Korektif dalam formulir Catatan Tindakan Korektif (F:02/ DJBM/SMM/PR/05 Rev. : 00).

b. Melaporkan hasil Tindakan Korektif setiap periode 3 (tiga) bulan sekali/ triwulan kepada Pimpinan Puncak melalui Wakil Manajemen.

7.2.5 Pelaksana Kegiatan, Kegiatan 7 (Pelaksanaan Tindakan Korektif)

a. Melaksanakan kegiatan penanganan Tindakan Korektif sesuai petunjuk dan ketentuan dalam formulir Tindakan Korektif yang telah ditetapkan melalui formulir (F : 01/DJBM/ SMM/PR/05 Rev. : 00).

b. Melaporkan kepada pejabat yang ditunjuk sebagai verifikator, bilamanakegiatan telah selesai dilaksanakan (dengan atau tanpa verifikasi/validasi pada kegiatan yang relevan).

a. Melakukan kegiatan penanganan ulang bilamana pekerjaan yang dilakukan, menurut pertimbangan pejabat yang berwenang melakukan verifikasi hasil penanganan belum memenuhi kesesuaian.

8. Bukti Kerja :

8.1 Tindakan Korektif.

8.2 Catatan Tindakan Korektif.

9. Lampiran :

9.1 Tindakan Korektif, F : 01/DJBM/ SMM/PR/05 Rev. : 00.

9.2 Catatan Tindakan Korektif, F : 02/DJBM/ SMM/PR/05 Rev. : 00.





Hal : 12/13Paraf :


Lampiran 9.1TINDAKAN KOREKTIF

(F : 01/.../SMM/PR/05 Rev. : 00)

Nomor Tindakan Korektif :

Tanggal :Unit Kerja : (Tulis unit kerja dimana HPTS terjadi, bisa lebih dari satu)Tanggal Kejadian HPTS : (Tanggal bisa terjadi lebih dari satu kali)Informasi/data dari :

URAIAN KETIDAKSESUAIAN YANG TERJADI(Aspek 1)

Nama : .........(Lihat ketentuan butir 5.4) Tanda tangan :

ANALISA FAKTOR PENYEBAB(Aspek 2)

Nama : .........(Lihat ketentuan butir 5.4) Tanda tangan :

PENETAPAN TINDAKAN KOREKTIF & PETUGAS PELAKSANA(Aspek 3)

Nama Petugas Pelaksana :

Target Waktu Penyelesaian :

Ditetapkan Oleh (Nama/Jabatan) : (Lihat ketentuan butir 5.4)Tanda tangan :

VERIFIKASI TINDAKAN KOREKTIF(Aspek 4)

Tanggal verifikasi : Nama/Jabatan :

Tanda Tangan :

Catatan : Jika Penjelasan tidak cukup dimuat dalam kolom yang telah disediakan, dapat digunakan lembar tambahan.





Hal : 13/13Paraf :


Lampiran 9.2

CATATAN TINDAKAN KOREKTIF(F : 02/.../SMM/PR/05 Rev. : 00)

Periode : Bulanan

NO NO TK PERIHAL PELAKSANATARGET WAKTU

STATUS KET.MULAI SELESAI

..................., ..............................20...

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . )

Pejabat Eselon III/Ka SNVT

prosedur tindakan korektif

Documents