penyusunan dokumen spmi-pt · pdf filemanual (prosedur kerja/sop, instr. kerja, ssd isi...

PENYUSUNAN DOKUMEN SPMI-PT

1. KEBIJAKAN SPMI-PT, 2. MANUAL SPMI-PT, 3. STANDAR Dikti, 4. FORMULIR

1. DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI - PT /KEBIJAKAN MUTU (Quality Policy)

Dokumentasi tertulis berisi uraian secara garis besar tentang: bagaimana suatu PT memahami,

merancang, dan menerapkan SPMI PT dalam memberikan pelayananpendidikan tinggi kepada masyarakat

sehingga terwujud budaya mutu padaPT tersebut

DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI - PT /KEBIJAKAN MUTU (Quality Policy)

Kebijakan SPMI PT dibuat oleh Tim yang ditunjuk dan ditetapkan oleh pimpinan PT.

Dokumen Kebijakan SPMI PT bisa terpisah, bisa juga jadi satu dengan Manual Mutu SPMI (Quality Prosedure)

Jumlah halaman sebaiknya tidak melebihi 20 halaman (ringkas dan padat)

DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI PT /KEBIJAKAN MUTU (Quality Policy)

Bermanfaat untuk:

1. Menjelaskan kepada para pemangku kepentingan PT (internal dan eksternal) tentang SPMI-PT yang bersangkutan secara ringkas padat namun utuh danmenyeluruh;

2. Menjadi dasar atau “payung”bagi pelaksanaan SPMIsecara sitemik dan terstruktur

3. Membuktikan bahwa PT telah memiliki dan mengimplementasikan SPMI sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan

ISI DOKUMEN KEBIJAKAN SPMI

1. Pernyataan Visi, Misi dan Tujuan PT2. Tujuan Dokumen Kebijakan SPMI-PT3. Luas Lingkup Kebijakan SPMI-PT4. Pihak yang wajib menerapkan Kebijakan dalam

SPMI PT (Keberlakuan)5. Definisi/istilah6. Rincian Kebijakan SPMI-PT7. Daftar Standar (SN Dikti + SPT)8. Daftar Manual (PPEPP)9. Referensi

Rincian Kebijakan SPMI (inspirasi...)

1. Tujuan SPMI-PT:Menjamin bahwa setiap layanan Dikti kepada

mahasiswa dilakukan sesuai Standar SPMI sehingga apabila terjadi penyimpangan, dapat segera dilakukan koreksi

Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas publik

Mengajak semua pihak PT untuk bekerja mencapai tujuan PT berdasarkan standar dan secara berkelanjutan


2. Prinsip dalam melaksanakan SPMI-PT berorientasi pd stakeholder (PT dan luar PT) mengutamakan kebenaran Pengembangan kompetensi personil Partisipatif dan kolegial Keseragaman metode Inovasi dan berkelanjutan

3. Uraian Model Manajemen SPMI-PT: PPEPPBalanced Score Card, Six Sigma serta ilustrasi, dan diagram


4. Strategi dalam melaksanakan SPMI-PTmenetapkan UPM dan Personilnya melibatkan seluruh civitas akademika mulai dari

perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan (PPEPP)

melibatkan alumni, organisasi profesi, dunia usaha dan pemerintah

melaksanakan Sosialisasi dan Pelatihan SPMI Melaksanakan monev dan audit secara rutin

5. Uraian tentang Strukur Organisasi Unit SPMI, Uraian Tupoksi, dan siklus SPMI

Struktur Organisasi dan Tupoksi SPMI

Sajikan Struktur Organisasi PT termasuk UPM di dalamnya

Sajikan Struktur Organisasi UPM Uraikan Tujuan dan Fungsi UPM Uraikan Tugas Pokok UPM Uraikan siklus PPEPP SPMI

2. MANUAL SPMI-PT atau MANUAL MUTU (Quality Manual)

Dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis ttg:

Cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana perencanaan, pelaksanaan, evaluasi (audit), pengendalian dan peningkatan SPMI-PT secaraberkelanjutan oleh yang bertanggungjawabmelaksanakannya pada semua aras di dlm PT.

Panduan bagi para pejabat struktural dan/atau unit khusus SPMI, maupun dosen serta non-dosen, dalammelaksanakan SPMI untuk mewujudkan budaya mutu

MANUAL SPMI PT atau MANUALMUTU (QUALITY MANUAL)

Petunjuk pencapaian dan peningkatan kriteria, standar, tujuan, atau cita-cita PT secara berkelanjutan

Bukti tertulis bahwa SPMI pada PT yang bersangkutan memang benar dapat (telah siap) dilaksanakan

Contoh manual SPMI-PT lihat Materi PanduanSPMI

Manual Mutu Tahap penetapan standar Tahap pelaksanaan

standar Tahap evaluasi

pelaksanaan standar Tahap pengendalian

pelaksanaan standar Peningkatan standar

P

P

EP

P

Dokumen Manual SPMI PTAkan dimuat pula petunjuk praktis tentang bagaimana melakukansesuatu, yang tertuang dalam format dengan bermacamsebutan, antara lain:

a. Prosedur kerja, yaitu uraian tentang langkah/prosedur yang harus dilalui atau dilakukan seseorang untuk mencapai ataumenghasilkan sesuatu. Urutan langkah tersebutmenggambarkan adanya suatu proses yang berurutan, sistematis, logis, dan koheren;

b. Instruksi kerja, yaitu prosedur kerja tetapi dalam bentuklebih rinci dan teknis;

c. Prosedur (Standard Operating Procedure/SOP) atauprotocols, instructions, dan worksheets. Prosedur lazim digunakanuntuk sesuatu kegiatan yang bersifat rutin dan berulang;

d. Prosedur yang perlu dilakukan agar dihasilkan capaian mutuyang sama walaupun dilakukan oleh pelaku kegiatan yang berbeda.

Isi Manual Penetapan Standar (1)

1. Visi dan Misi PT

2. Tujuan Manual

3. Luas lingkup manual dan penggunaannya

4. Definisi istilah

5. Langkahlangkah/Prosedur Penetapan Standar

Pimpinan menunjuk tim yang mengkoordinir kegiatan

Jadikan visi misi PT sbg titik tolak dan tujuan akhir penetapan standar

Kumpulkan dan pelajari semua aturan UU yg relevan dg kegiatan yg akan dibuat standarnya

Pelajari norma hukum atau syarat yg tdk dpt disimpangi

Lakukan evaluasi diri dengan analisis SWOT


Lakukan pelacakan thd aspek yg akan dibuat standarnya kpd stakeholder

Rumuskan konsep awal standar dgn rumus ABCD/KPIs

Lakukan uji publik atau sosialisasi konsep standar untuk mendapat masukan

Rumuskan kembali konsep standar dan editing Sahkan dan berlakukan standar melalui

penetapan dalam bentuk keputusan Pimpinan PT

6. Kualifikasi pejabat/petugas yg menjalankan prosedur


7. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan manual ini (peraturan perundangan, kuesioner,formulir tracer study dll)

8. Referensi

Isi Manual Pelaksanaan Standar (1)

1. Visi dan Misi PT

2. Tujuan Manual

3. Luas lingkup dan penggunaannya manual pelaksanaan std

4. Definisi istilah

5. Langkah langkah atau Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI

6. Pejabat/Petugas yang melaksanakan Standar SPMI

Unit khusus SPMI sesuai dengan tupoksi

Pejabat struktural dgn bidang yg diatur dlm SPMI

Audience yang disebut dalam rumusan standar

7. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan manual (prosedur kerja/SOP, instr. kerja, ssd isi standar)

8. Referensi

Isi Manual Evaluasi Pelaksanan Standar (1)

1. Visi dan Misi PT2. Tujuan Manual3. Luas lingkup manual dan penggunaan manual4. Definisi istilah5. Prosedur evaluasi pelaksanaa standar

Lakukan pengukuran secara periodik, misal harian, mingguan, bulanan, atau semesteran thd ketercapaian isi semua standar

Catat atau rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yg tdk ssd isi standar

Catat pula bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir, dari setiap standar yang telah dilaksanakan

Isi Manual Evaluasi Pelaksanan Standar (2)

Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai

Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hasil pengukuran

Laporkan hasil pengukuran ketercapaian isi semua standar kepada pimpinan PT disertai saran atau rekomendasi pengendalian


8. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan prosedur

9. Referensi

Isi Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar (1)

1. Visi dan Misi PT2. Tujuan Manual3. Luas lingkup manual dan penggunaannya4. Definisi istilah5. Prosedur pengendalian standar

Periksa dan pelajari hasil evaluasi yang dilakukan pada tahap sebelumnya, dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi Standar SPMI atau apabila isi standar gagal dicapai

Ambil tindakan korektif terhadap setiap penyimpangan atau kegagalan ketercapaian isi standar SPMI

Isi Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar (2)

Catat atau rekam semua tindakan korektif yang diambil Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif tsb Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal

yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan di atas

Laporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan PT disertai saran atau rekomendasi

7. Kualifikasi pejabat/petugas yg menjalankan prosedur8. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan

prosedur9. Referensi

Isi Manual Peningkatan Standar (1)

1. Visi dan Misi PT2. Tujuan Manual3. Luas lingkup manual dan penggunaannya4. Definisi istilah5. Prosedur peningkatan standar Pelajari laporan hasil pengendalian standar SPMI Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk

mendiskusikan lasil laporan pengendalian yang terkait dan dosen

Evaluasi isi standar SPMI

Isi Manual Peningkatan Standar (3)

Lakukan revisi isi standar SPMI sehingga menjadi Standar SPMI baru yang lebih tinggi dari Standar SPMI sebelumnya

Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan Standar SPMI yang lebih tinggi tersebut sebagai standar SPMI yang baru


8. Dokumen tertulis lain yg dibutuhkan utk melaksanakan prosedur

9. Referensi

3. Dokumen STANDAR SPMI-PT/ STANDARMUTU (QUALITY STANDARD)

a. Standar adalah pernyataan tertulis yang berisi satu ataukedua hal berikut ini:1. Spesifikasi atau rincian tentang sesuatu hal

khusus, yang memperlihatkan sebuah tujuan, cita2, keinginan, kriteria, ukuran, patokan, pedoman

2. Perintah agar melakukan sesuatu untuk mencapaiatau memenuhi spesifikasi dalam butir 1;

b. Standar adalah penjabaran Standar Nasional Pendidikanmenjadi berbagai standar dalam SPMI-PT

FUNGSI STANDAR SPMI-PT

Alat utk mewujudkan visi, misi, tujuan PT

Isi standar dapat berupa sesuatu yang bersifat input, proses, prosedur, atau hasil akhir

Indikator utk menunjukkan tingkat mutu PT

Tolok ukur yang harus dicapai oleh semua pihak di dalam PT sehingga menjadi faktor pendorong untuk bekerja dengan, atau bahkan melebihi, standar

Bukti otentik kepatuhan PT terhadap peraturan perundang-undangan dan bukti kepada publik bahwa PT yang bersangkutan benar memiliki dan memberikan layanan pendidikan dengan menggunakan standar.

Isi Dokumen Standar

1. Visi dan misi PT2. Rasional standar3. Pihak yang bertanggungjawab memenuhi standar4. Definisi Istilah5. Pernyataan isi standar

Dosen Pj m.k (A) wajib melaksanakan evaluasi (B) untuk mengukur ketercapaian kompetensi mata kuliah (C) paling sedikit 3 kali dalam satu semester (D)

6. Strategi pemenuhan standar7. Indikator pemenuhan standar8. Dokumen terkait9. Referensi

4. Formulir/Borang SPMI(Quality Documents)

1. Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat atau merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentusebagai bagian tak terpisahkan dari Standar Mutu danManual Mutu atau Prosedur Mutu.

2. Formulir/Borang/Proforma SPMI-PT berfungsi, antaralain, sebagai: 1. alat utk mencapai/memenuhi atau mewujudkan

isi standar mutu; 2. alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan,

mengkoreksi, dan mengevaluasi pelaksanaan SPMI-

Formulir/Borang/Proforma SPMI(Quality Documents)

3. bukti otentik untuk mencatat/merekampelaksanaan SPMI-PT secara periodik.

4. Setiap standar membutuhkan paling sedikitsatu macam formulir, sehingga akan terdapatberbagai macam formulir SPMI-PT denganperuntukan yang berbeda-beda sesuaidengan berbagai macam standar dalamSPMI-PT.

Contoh formulir

Contoh Formulir standar proses pembelajaran

Formulir Rencana studi mahasiswa Rencana kegiatan pembelajaran semester Hasil studi mahasiswa Daftar hadir kuliah Berita acara pembelajaran Daftar nilai ujian Pembimbingan akademik Penugasan mengajar dosen Kuesioner penilaian kinerja dosen Evaluasi dosen

Contoh Formulir Ceklist Kurikulum

No Pertanyaan Ya Tidak

1 Apakah std kurikulum telah sesuai dengan UU/peraturan yg ada

2 Apakah penyusunan telah melibatkan stakeholder

3 Apakah struktur kurikulum telah disusun berdasarkan elemen kompetensi

4 Apakah telah mencantumkan m.k wajib nasional

5 Apakah beban kredit telah mengikuti SNP

6 Apkh kurikulum telah sesuai dgn visi dan misi PT

7 Apakah kurikulum tlh dilengkapi peta kurikulum

8 Apakah peninjauan kurikulum sdh ditetapkan

9 Apakah rencana pelaksanaan kurikulum tlh dituangkan dalam kalender akademik

10 Apkh kurikulum tlh sesuai dengan keahlian dosen

DOKUMEN STANDAR

KEGIATAN PEMBELAJARAN PT YANG MEMERLUKAN STANDAR

Pendaftaran dan Penerimaan Mahasiswa Regristasi Mahasiswa (Baru/Lama) Orientasi Akademik Mahasiswa Baru Penugasan Dosen (Pengasuh MK) Penyusunan Jadwal Rencana Studi Mahasiswa Pelaksanaan Kuliah dan Praktikum Evaluasi/Ujian Mata Kuliah (Quiz, UTS, UAS) Evaluasi Hasil Belajar Semester

KEGIATAN PEMBELAJARAN PT YANG MEMERLUKAN STANDAR

Evaluasi Proses Pembelajaran Penyerahan LK dan Pembetulan Nilai Praktek Lapang Tugas Akhir/Skripsi Seminar Mahasiswa Ujian Akhir/ Komprehensif Umpan Balik Proses Pendidikan Peninjauan Kurikulum

STANDAR KOMPETENSI LULUSAN

Pimpinan PT melaksanakan kegiatan pendidikan untuk memenuhi standar kompetensi lulusan:

Memiliki kemampuan yang mencakup sikap, ipteks dan skill

Kompetensi lulusan terdiri atas kompetensi karakter, ketampilan umum dan khusus dan penguasaan IPTEKS

Standar kompetensi lulusan digunakan sebagai pedoman penilaian dalam penentuan kelulusan peserta didik dari satuan pendidikan

Standar kompetensi lulusan meliputi kompetensi untuk seluruh mata kuliah atau kelompok mata kuliah

STANDAR SDM

1. Tenaga Pendidik hrs memiliki kualifikasi akademikdan kompetensi pedagogik, kepribadian, profesional, sosial yg ditunjukkan oleh ijazah, sertifikat, piagam

2. PT memiliki pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, pengembangan, dan pemberhentian dosen (tetap & tidak tetap) dan tenaga kependidikan yang dilaksanakan secara konsisten

3. PT memiliki Pedoman tertulis tentang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen (tetap dan tidak tetap) dan tenaga kependidikan yang dilaksanakan secara konsisten

4. PT melaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja dosen (tetap dan tidak tetap) di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.

STANDAR SDM Lanjutan

5. Pimpinan PT menetapkan jumlah, kualifikasi, dan pelaksanaan tugas dosen tdk tetap

6. Pimpinan PT menetapkan jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analis, teknisi, operator, programer, staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan PS

7. Pimpinan PT menfasilitasi kegiatan tenagaahli/pakar sbg pembicara dlm seminar ataupelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri


8. Pimpinan PT menfasilitasi kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dgn PS dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/ workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri.

9. Pimpinan PT melakukan rekruitmen agar Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang PS 17-23, Rata-rata beban kerja dosen per semester dalam SKS (=RFTE) 11-13 sks


10. Pimpinan PT memfasilitasi usaha dlm mendapatkan penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi.

11. Pimpinan PT menfasilitasi keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi


12. Pimpinan PT melakukan pengembangan dosen untuk mencapai jumlah dosen tetap berpendidikan (terakhir) minimal S2 yang bidang keahliannya sesuai dgn kompetensi PSminimal 90%, jabatan lektor kepala yang bidang keahliannya sesuai dgn kompetensi PS minimal 40%, Persentase dosen tetap yang memiliki Sertifikat Pendidik Profesional minimal 40%, dan sartifikat kompetensi profesi minimal 80%

STANDAR SARANA PRASARANA

Meliputi: Sarana pendidikan yaitu perabot, peralatan,

pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar, bahan habis pakai

Prasarana yg mencakup lahan, ruang kelas, ruang pimpinan, ruang pendidik, ruang tatausaha, ruang perpustakaan, ….

Keragaman jenis dan jumlah peralatan labor Keragaman dan jumlah buku perpustakaan

STANDAR SARANA PRASARANA (SN Dikti No 44 tahun 2015

Pimpinan PT membuat perencanaan dan pendanaan agar pada tahun xxx tercapai kondisi: Rasio luas ruang kelas per mhs: Rasio luas bangunan per mhs: Rasio luas lahan per mhs: Luas dan letak lahan: Terdapat akses khusus utk mhs

berkebutuhan khusus. Pemeliharaan

STANDAR TATAPAMONG (BANPT)PENGELOLAAN (PP19)

Program studi memiliki tatapamong yang memungkinkan terlaksananya prinsip tatapamong secara konsisten, dan menjamin penyelenggaraan program studi yang memenuhi aspek kredibel, transparanakuntabel, bertanggung jawab dan adil

STANDAR TATAPAMONG Lanjutan

Kepemimpinan Program Studimemiliki karakteristik: kepemimpinanoperasional, kepemimpinan organisasi, kepemimpinan publik.

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi berjalansesuai dengan SOP, yang didukungdokumen yang lengkap.

STANDAR VISI (BAN PT)

PT memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran yang sangat jelas dan sangat realistik

PT memiliki strategi pencapaian sasaran dengan tahapan waktu yang jelas dan sangat realistik; didukung dokumen yang sangat lengkap.

Visi dipahami dengan baik oleh seluruh sivitas akademika, tenaga kependidikandan karyawan

STANDAR PENJAMINAN MUTU Lanjutan

Sistem penjaminan mutu berjalansesuai dengan standar penjaminanmutu yaitu ada standar, umpan balik dan tindak lanjutnya, yang didukungdokumen yang lengkap.

Umpan balik diperoleh dari dosen, mahasiswa, alumni dan pengguna serta ditindaklanjuti secara berkelanjutan

STANDAR PENJAMINAN MUTU Lanjutan

Pimpinan PT melakukan upaya upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi mencakup: Upaya untuk peningkatan animo calon

mahasiswa Upaya peningkatan mutu manajemen Upaya untuk peningkatan mutu lulusan Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama

kemitraan Upaya dan prestasi memperoleh dana dari

sumber selain dari mahasiswa.

STANDAR KERJASAMA

PT bekerjasama atas dasar kerjasama yang efektif yang mendukung pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan program studi

PTbekerjasama dengan lebih dari satu institusi di dalam/luar negeri yang semuanya relevan dg bidang keahlian PS.

STANDAR PEMBIAYAAN

Mencakup: Biaya investasi Biaya operasional Biaya personal yang dibayarkan mhs

STANDAR MAHASISWA DAN LULUSAN (BAN PT)

1. Pimpinan PT mengimplementasikansistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu.

2. PT memiliki prosedur tertulis ttg sistem rekrutmen dan seleksi calon mhs

3. Pimpinan PT menetapkan ratio pendaftarthd yang diterima ≥ 4 dan mhs baru ygmendaftar 90%

4. Pimpinan PT menetapkan rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) selama lima tahun terakhir.......

STANDAR MAHASISWA DAN LULUSAN Lanjutan

5. Mhs mendapat penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang nalar, bakat dan minat.

6. Tingkat kelulusan tepat waktu 50% dan persentase drop out (DO)/mengundurkan diri 6%

7. PT memberikan pelayanan kepada mahasiswa antara lain: Bimbingan dan konseling, Minat dan bakat (ekstra kurikuler),Pembinaan soft skill, Layanan beasiswa, Layanan kesehatan

STANDAR MAHASISWA DAN LULUSAN Lanjutan

8. Pimpinan PT berusaha mencarikan tempat kerja bagi lulusannya.

9. Prodi berupaya melacak dan merekam data lulusan.

10. Prodi menggunakan data pelacakan untuk perbaikan (1) proses pembelajaran, (2) penggalangan dana, (3) informasi pekerjaan, (4) membangun jejaring.