5/16/2008

1

ENTERPRISE RESOURCEPLANNING

03 – ERP: Sales, Marketing & CRM

MODUL-MODUL PAKET ERPSistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan prosespada perusahaanSistem ERP yang baik, bisa juga berisikan modul untukproses SCM dan CRMAlur proses bisnis yang terjadi pada perusahaan komersialbaik yang menghasilkan produk, jasa secara umummerupakan satu siklus kontinu mulai dari:

Permintaan konsumenPembuatan produkPenyerahan produkPenagihanPembayaran danLayanan purna jual

5/16/2008

2

SIKLUS UMUM PROSES BISNISPERUSAHAAN PRODUK DAN JASA

TUJUAN RANCANGAN MODUL ERPDirancangnya Modul-modul ERP untukmendukung proses ini dengan caramendukung proses ini dengan caramengintegrasikan data pada setiap tahapanproses bisnis yang ada pada masing-masingfungsi bisnisMampu memenuhi dukungan atas proses-prosesbisnis utama dan proses pendukungnyaUntuk mewujudkan terintegrasinya modul satuUntuk mewujudkan terintegrasinya modul satusama lain, walaupun tidak semua modul tersediapada paket aplikasi ERP

5/16/2008

3

MODUL PENJUALAN DAN DISTRIBUSI

Kelompok modul ini terdiri atas serangkaianmodul2 yang ditujukan untuk mendukungmodul2 yang ditujukan untuk mendukungaktivitas penjualan dan distribusiAktivitas yang terjadi dalam penjualan meliputi:

Permintaan penjualan seperti quatation atau inquiryOrder penjualanPerjanjian seperti kontrak atau persetujuan jadwalPengirimanPengirimanPenagihanDukungan purnajual

AKTIVITAS PENDUKUNGPenanganan permintaan (inquiry handling)Penyiapan dan pembuatan penawarany p p p(quotation)Manajemen kontrak (order management)Monitor hasil penjualanPemeriksaan ketersediaanTransfer kebutuhan ke perencanaan material(MRP)(MRP)Penjadwalan pengirimanPerhitungan harga dan pajakPemeriksaan batas kreditpenagihan

5/16/2008

4

SUB MODUL PENJUALAN DAN DISTRIBUSI

Master data managementOrder managementOrder managementWarehouse managementShippingBillingPricingSales supportSales supportTransportationForeign trade

ALUR PROSES PENJUALAN DANDISTRIBUSI

5/16/2008

5

MASTER DATA MANAGEMENT

Tugas Utama:Mencatat informasi semua bahan baku yangMencatat informasi semua bahan baku yangdiperlukan dan para pemasoknya, sehinggainformasinya dapat digunakan untukpengambilan keputusan dan untuk pembuatanlaporan, kontrak, penagihan, dan dokumen lainsecara OTOMATIS

ORDER MANAGEMENT

Modul ini digunakan untuk mendukung prosespenjualan dan pembelian dari awal hingga akhirpenjualan dan pembelian dari awal hingga akhirTerdiri dari sub-modul:

Sales Order ManagementPurchase Order Management

5/16/2008

6

SALES ORDER MANAGEMENT

Mengambarkan siklus interaksi yang sangat penting antara perusahaandengan konsumenDi k t k l l i j l d t d fi iDigunakan untuk mengelola operasi penjualan dengan cepat dan efisiendan menyediakan solusi yang konfrehensif untuk mengelola:

PenawaranOrderKontrakHargaDiskon

Dilengkapi dengan Sales Force Automation (SFA) dan layanan konsumen,t di i d iterdiri dari:

Pelacakan perjanjianPenjadwalanFollow upInformasi produkKelayakan penjualan

PURCHASE ORDER MANAGEMENT

Proses dalam sub-modul ini adalah:Pembuatan permintaan secara onlinePembuatan permintaan secara onlineManajemen kontrak terpusatPenjadwalan just in timeManajemen pemasok

Sistem menyediakan daftar pemasok yang sudahdisetujui dan setiap kali penawaran dibukaSi t d t i i k k dSistem dapat mengirimkan penawaran kepadabeberapa pemasok sekaligus

5/16/2008

7

WAREHOUSE MANAGEMENT (WM)Pergudangan merupakan salah satu unit yangmenyita ruang dan biaya tinggi, sehingga untukmenyita ruang dan biaya tinggi, sehingga untukmengatasi hal tersebut maka ERP menyedikanmodul ini.Modul-modul dalam Warehouse Management

Inventory PlanningInventory HandlingIntelligent Location AssignmentIntelligent Location AssignmentInventory ReportingInventory AnalysisLot ControlDistribution Data Collection

WM:INVENTORY PLANNING

Menyediakan fasilitas agar inventory komitmenpada order konsumen tertentu sehinggapada order konsumen tertentu sehinggakonsumen akan menerima order yang cepatdengan jumlah yang tepat dan pada waktu yangtepatMeliputi semua perencanaan perpindahaninventory yang informasinya diperlukan untukmembuat prediksi tren yang akurat danmembuat prediksi tren yang akurat dankonsekwensi penyesuaian pada titik

ReorderingSafety stockLead time untuk orderService level

5/16/2008

8

WM:INVENTORY HANDLING

Digunakan untuk memonitor semua skenarioorder di pergudangan yang meliputi penerimaanorder di pergudangan yang meliputi penerimaandan transfer inventoryFungsi bisa saja diperluas menjadi cross docking,penerimaan material, optimasi picking dan wave-picking serta perakitan dan multilevel packagingMenggunakan fasilitas EDI (electronic datainterchange) dalam mengirim dokumen shippinginterchange) dalam mengirim dokumen shippingyang memungkinkan pengiriman diterimasebelum waktunya

WM:INTELLIGENT LOCATIONASSIGNMENT

Digunakan untuk membuat intelligent storagelist yang memungkinkan pemeriksaan kualitaslist yang memungkinkan pemeriksaan kualitaspenyimpanan barang secara otomatis dandeteksi lokasi penyimpananDengan kriteria yang meliputi:

Jumlah itemKondisi penyimpananDefinisi packagingDefinisi packagingPembatasan ukuranKetersediaan lokasi

5/16/2008

9

WM:INVENTORY REPORTING

Fungsi ini digunakan untuk memonitorinventory diberbagai lokasi dan membantuinventory diberbagai lokasi dan membantuperusahaan untuk memperkirakan waktupengiriman yang tepat pada konsumen

WM:INVENTORY ANALYSIS

Modul ini digunakan untuk menganalisisinformasi yang dihasilkan dari aktivitasinformasi yang dihasilkan dari aktivitaswarehousing dan menggunakan umpan balikdari optimasi prosesDukungan lain dalam modul ini adalah:

Prediksi inventoryPenilaian inventoryAnalisis ABC (activity based costing)Analisis ABC (activity-based-costing)Analisis slow moving

5/16/2008

10

WM:LOT CONTROL

Fasilitas ini digunakan untuk pelacakan danpenelusuran lot, sehingga perusahaan dapatpenelusuran lot, sehingga perusahaan dapatmenelusuri semua bahan baku dan barang jadiyang menggunakan material tersebut.Membantu dalam mengumpulkan data kualitasproduk dan proses sertifikasi standar produksi

WM:DISTRIBUTION DATA COLLECTION

Elemen ini mendukung proses warehousing yangbersifat paperless dengan menyediakan jalurbersifat paperless dengan menyediakan jalurkomunikasi antara sistem pengiriman danpenyimpanan, dan peralatan warehousingseperti sistem scanner bar-code

5/16/2008

11

SHIPPING

Modul Shipping mendukung fungsi:Memonitor tanggal order dan tanggal pengiriman yanggg gg p g y gditetapkanMembuat dan melaksanakan pengiriman barangMerencanakan dan monitoring aktivitas pengirimanMemonitor ketersediaan material dan pengelolaan oderskala besarPenjemputan (dapat diintegrasikan denganwarehousing management system)warehousing management system)Pengemasan pengirimanDukungan informasi untuk perencanaan transportasiDukungan transaksi mata uang asingPencetakan dan pengiriman dokumenPembaruan data

BILLING

Sistem ERP mendukung sistem penagihandengan cara membuat invoice (penagihan)dengan cara membuat invoice (penagihan)berdasarkan:

Barang atau layanan yang dijualMembuat catatan kredit dan debet berdasarkandokumen tagihan yang terkaitMembatalkan transaksi penagihanMengembalikan sebagian nilai tagihan (rebate)g g g ( )Mentransfer data penagihan ke akuntansi keuanganPembelian, dll

Sistem ini terintegrasi dengan modul lain sepertiakuntansi keuangan sehingga semua dokumendan data dapat dibuat secara otomatis

5/16/2008

12

PRICING

Digunakan untuk mendefinisikan aktivitas:Perhitungan harga (untuk ditawarkan kepada pihak Perhitungan harga (untuk ditawarkan kepada pihak luar baik konsumen maupun pemasok)Biaya (untuk kepentingan pihak internal perusahaan, misalnya akuntansi biaya)

Modul Pricing menyimpan informasi mengenai harga berbagai jenis barang (item), informasi rinci mengenai jumlah diskong jInformasi pricing tersebut dapat diakses oleh seluruh staff penjualan sehingga memudahkan dalam mengambil keputusan dan meningkatkan kinerja penjualan secara keseluruhan

SALES SUPPORT

Membantu departemen penjualan dan pemasaranmelaksanakan aktivitasnya baik dalam menghadapikonsumen yang sudah ada maupun membangun bisnisbaruMemungkinkan semua staf penjualan untuk berkontribusidan mengakses informasi mengenai:

KonsumenProspek penjualanKompetitor dan produknyaKompetitor dan produknyaKontak bisnis

Modul ini juga dilengkapi dengan alat promosi baru sertakonsolidasi pada konsumen yang sudah ada

5/16/2008

13

TRANSPORTASI

Fungsi-fungsi yang didukung dengan modul ini:Perencanaan dan pelaksanaan transportasiPerencanaan dan pelaksanaan transportasiPengiriman internal maupun eksternalMemonitor proses transportasi secara keseluruhan dari perencanaan hingga kesasaran pengiriman atau lokasi pemasok serta kedatangan produk pada lokasi konsumen atau kelokasi pabrik

FOREIGN TRADE

Mendukung pengolahan data transaksi menggunakan sistem perdagangan antarnegara menggunakan sistem perdagangan antarnegara dengan fasilitas perhitungan beberapa mata uangSistem pembayaran yang melibatkan beberapa mata uang yang berbeda-beda

5/16/2008

14

SOLUSI INTEGRASI CRM DALAM SISTEMERP

Konsep utama dari Sales & Marketing adalah:Mencari prospek, kunsumer, membangunMencari prospek, kunsumer, membangunhubungan yang erat dan mempertahankanconsumer, dengan satu goal (tujuan) untukmeningkatkan penjualan.Tetapi saat ini, pelaku sales dan marketingmenemukan dirinya pada satu masalah.

Semakin banyak tuntutan dari konsumerSemakin banyak tuntutan dari konsumerTerfokus pada pendekatan lebih pada marketing dansellingKeadaan ekonomi memaksakan pelaku bisnis untukmenekan biaya.

ERP:CRM (APLIKASI UTAMA CRM)

5/16/2008

15

LATAR BELAKANG INTEGRASI CRM DALAM SISTEM ERP

Menyatukan point of sales dengan informasi yang didapatdari production, inventory, delivery dan accountingMemberikan cara bagi seorang sales untuk membangunhubungan konsumer yang baik – informasi yang akuratdan dapat dipercayaMenyederhanakan proses dari pencarian prospek hinggalayanan purna jual. Dengan cara ini perusahaanmempunyai cara lebih baik dan cepat untuk memberikan:Informasi dan layanan terhadap konsumernya yangf y p y y glebih efektif untuk mengetahui pilihan konsumer yangdatang berdasarkan kepuasan dan loyalitas terhadapperusahaan

DEFINISI CRMCRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi,strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasiberbasis web lainnya yang mampu membantu sebuahperusahaan (enterprise, kalau besar ukurannya) untukmengelola hubungannya dengan para pelangganCRM adalah usaha sebuah perusahaan untukberkonsentrasi menjaga pelanggan (supaya tidak lari kepesaing) dengan mengumpulkan segala bentuk interaksipelanggan baik itu lewat telepon, email, masukan di situs

t h il bi d t f l d k tiatau hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketingCRM adalah sebuah strategi bisnis menyeluruh dari suatuperusahaan yang memungkinkan perusahaan tersebutsecara efektif bisa mengelola hubungan dengan parapelanggan

5/16/2008

16

3 PILAR CRM

IMPLEMENTASI CRM DALAM ERPUntuk mengimplementasikan sebuah strategiCRM, diperlukan paling tidak 3 (tiga) faktorCRM, diperlukan paling tidak 3 (tiga) faktorkunci yaitu :

Orang-orang yang profesional (kualifikasi memadai);Proses yang didesain dengan baik dan ;Teknologi yang memadai (leading-edge technology);

Perusahaan pengguna CRM harus sudahmengetahui tujuan (business objectives) danmengetahui tujuan (business objectives) dantuntutan bisnis (business requirements) yangdiinginkan dari implementasi CRM

5/16/2008

17

TEKNOLOGI CRMTeknologi CRM paling tidak harus memiliki elemen-elemen berikut:elemen elemen berikut:

Aturan-aturan BisnisPergudangan Data (Data Warehouse)Situs (WEB)Pelaporan (Reporting)Help Desk

ATURAN-ATURAN BISNIS

Tergantung dari kompleksitas transaksi, aturan-aturan bisnis harus dibuat untuk memastikanaturan bisnis harus dibuat untuk memastikanbahwa transaksi dengan pelanggan dilakukandengan efisien. Misalnya pelanggan denganpembelian besar yang mendatangkankeuntungan besar harus dilayani oleh stafpenjualan senior dan berpengalaman, dst

5/16/2008

18

DATA WAREHOUSING

Konsolidasi dari informasi tentang pelangganharus dilakukan dalam satu sistem terpaduharus dilakukan dalam satu sistem terpadu(Integrasi).Hasil analisa pelanggan harus mampumenampilkan petunjuk-petunjuk tertentutentang pelanggan sehingga staf penjualan danmarketing mampu melakukan kampanyeterfokus terhadap grup pelanggan tertentu.terfokus terhadap grup pelanggan tertentu.Gudang data ini juga harus mampu menaikkanvolume penjualan dengan cross-selling atau up-selling

CONTOH INTEGRASI PELANGGAN

5/16/2008

19

SITUS (WEB)CRM harus memiliki kemampuan swalayan.Hanya aplikasi berbasis situs (web based) yangHanya aplikasi berbasis situs (web based) yangbisa mendukung iniPelanggan bisa melakukan transaksi sendiri,tahu berapa yang harus dibayar, dsb

PELAPORAN (REPORTING)Teknologi CRM harus mampu menghasilkanlaporan yang akurat dan komprehensif, nantinyalaporan yang akurat dan komprehensif, nantinyaberguna untuk menganalisa kelakuanpelanggan, dll

5/16/2008

20

HELP DESK

Merupakan teknologi yang mampumengintegrasikan informasi pelanggan denganmengintegrasikan informasi pelanggan denganaplikasi yang digunakan perusahaan dan untukmenunjukkan ke pelanggan seberapa seriussebuah enterprise menangani pelanggannya.

KEUNTUNGAN CRM DALAM ERP (1…)CRM membantu perusahaan untukmengembangkan produk baru berdasarkanmengembangkan produk baru berdasarkanpengetahuan yang lengkap tentang keinginanpelanggan, dinamika pasar dan pesaing dengancara:

Menjaga pelanggan yang sudah adaMenarik pelanggan baruCross Selling: menjual produk lain yang mungkinC oss Se g: e j a p o a ya g gdibutuhkan pelanggan berdasarkan pembeliannyaUpgrading: menawarkan status pelanggan yanglebih tinggi (gold card vs. silver card)Identifikasi kebiasaan pelanggan untuk menghindaripenipuan

5/16/2008

21

KEUNTUNGAN CRM DALAM ERP (…2)Mengurangi resiko operasional karena datapelanggan tersimpan dalam satu sistempelanggan tersimpan dalam satu sistemRespon yang lebih cepat ke pelangganMeningkatkan efisiensi karena otomasi prosesMeningkatkan kemampuan melihat danmendapatkan peluangDan lain sebagainya

STUDI KASUS

5/16/2008

22

SUNFISH ERP:CRM

FITUR : SUNFISH ERP: CRMAccount & Contact ManagementOpportunity ManagementOpportunity ManagementActivity ManagementExpense ManagementDocument Management & Letter TemplatesQuotation & OrderSales Report & AnalysisSales Report & Analysis

5/16/2008

23

ACCOUNT & CONTACT MANAGEMENT

Dengan CRM modul pada SunFish ERP pelaku sales dapatmenyimpan, monitor dan menelusuri semua informasipenting about konsumer dan prospek termasuk profil,kontak, status, dokumen terkait dengan sales, aktifitasdan kesempatan pada setiap daftar.Selain itu, semua informasi dapat dibagi kepada penggunayang sudah diberikan aksesnya untuk waktu yang bisaditentukan dari departemen lain untuk memaksimalkanpotensi penjualan atau layanan konsumen lainnya.Fitur ini untuk menelusuri data pembelian dan untukmenganalisa promosi produk/jasa diakan datang atauuntuk potensi up-selling dan cross-selling.

OPPORTUNITY MANAGEMENT

Dengan fitur ini pengguna dapat mengelola jalurpenjualannya dengan menelusuri danpenjualannya dengan menelusuri danmendeteksi prospek menjadi peluang.Daftar peluang detailnya antara lain yangterkait dengan daftar prospek, kontak, jenisproduk/jasa yang diminta, dan anggaran.Jarak pandang untuk step penjualan dankemungkinan penjualan dapat digunakan untukkemungkinan penjualan dapat digunakan untukmenevaluasi volume dan kualitas dari peluangpenjualan dan menidentifikasi peluang yangperkembangannya lamban agar dapatmengambil tindakan yang benar untukmempercepat proses penjualan.

5/16/2008

24

ACTIVITY MANAGEMENT

Dengan fungsi ini pengguna dapat menambahdan menelusuri semua aktifitas penjualan dandan menelusuri semua aktifitas penjualan daninterelasinya terkait dengan konsumernya danprospek termasuk janji, kontak, kontak person,email, percakapan telpon dan dokumen.Dengan menggunakan kalendar, pengguna dapatmemasukkan detil pertemuan dengan klien,jadwal percakapan pertelpon, presentasi danjadwal percakapan pertelpon, presentasi danmengelola tugas harian dan statusnya untukdapat tetap fokus dalam pengembangkanhubungan.

EXPENSE MANAGEMENT

Pelaku sales dapat menggunakan fitur ini untukmengelola biaya yang langsung terkait denganmengelola biaya yang langsung terkait denganpengembangan hubungan dengan konsumer danmengamankan suatu proyek, seperti biayaperjalanan dan hiburan.Biaya dapat dihubungkan dengan modulaccounting dan perusahaan dapat menelusuritodal biaya penjualan yang keluar dari mulaitodal biaya penjualan yang keluar dari mulaimencari prospek hingga pendatanganan kontrak.

5/16/2008

25

DOCUMENT MANAGEMENT & LETTERTEMPLATES

Disini, pengguna dapat menyimpan semuadokumen dengan folder yang disediakan satudokumen dengan folder yang disediakan satulokasi.Pengguna yang memiliki otorisasi dengan mudahmenakses dokumen penting seperti proposal,penawaran, permintaan, perjanjian, kontrak, dll.Kemudian, fungsi ini juga dapat digunakanuntuk pembuatan suatu template dokumenuntuk pembuatan suatu template dokumenseperti untuk surat perkenalan atau proposaldan dengan hanya mengubah detil kliennyasehingga mempersingkat waktu untukberinteraksi dengan kliennya.

QUOTATION & ORDER

Supaya dapat melayani klien secara konsisten,pelaku sales perlu menakses data harga secarapelaku sales perlu menakses data harga secaraakurat, inventaris produknya, waktupengiriman, detil invoice dan menelusuri prosespengiriman pesanan klien.Interface modul CRM dengan modul-modulrelevan lainnya seperti dari sales order keekspedisi dan invoicing memastikan seorangekspedisi dan invoicing memastikan seorangsales dapat mengerjakannya semua.

5/16/2008

26

SALES REPORT & ANALYSISFitur CRM di SunFish ERP sudah termasukperalatan analitikal untuk perusahaan dapatmemmonitor statsu penjualan, pendapatan danktifit t t t i di k i t kaktifitas serta strategi yang dipakai untuk

mendekati klien yang paling tepat.Dengan mengelola baik, manajemen dapatmenestimasi pendapatan yang aka didapat padasuatu periode, sales yang mencapai target, siapaklien yang terbaik, dan prospek yangmenjanjikan etcmenjanjikan, etc.Sehingga hasilnya adalah dapat meramal targetpenjualan yang akurat, menantisipasi perubahandan kecenderungan, mengalokasikan orang danmaterial dengan tepat untuk memenuhipermintaan konsumer.

MANFAAT SUNFISH ERP:CRM (1…)Strategi yang tepat untuk setiap konsumen

Denga SunFish ERP seorang sales akan mengaksesDenga SunFish ERP seorang sales akan mengaksessatu tempat data untuk menggerakkan semuainformasi kritikal penjualan dan mendapatkan suatugambaran 360-derajat dari setiap konsumertermasuk semua interaksinya.Sehingga mereka dapat melakukan pendekatan padasetiap konsumer dengan strategi penjualan yangunik pada waktu yang tepatunik pada waktu yang tepat.

5/16/2008

27

MANFAAT SUNFISH ERP:CRM (…2)Meningkatkan efesiensi penjualan dan konsumer yang lebih senangkonsumer yang lebih senang

SunFish ERP menotomatisasi dan menyederhankan semua bisnis proses penjualan dan meningkatkan pandangan data dan aktifitas terdahulu dan sekarang. Hasilnya perusahaan akan dapat memiliki siklus waktu yang lebih singkat, meningkatkan akurasi pemesanan, mengurangi volume telpon kekonsumer,mengurangi biaya dan kesalahan dan enyelesaikan mengurangi biaya dan kesalahan, dan enyelesaikan masalah lebih cepat. Ini adalah cara untuk meningkatkan tingkat layanan konsumer dengan biaya yang lebih rendah bersamaan meningkatkan kepuasan konsumer melalui interaksi personal.

MANFAAT SUNFISH ERP:CRM (…3)Mengidentifikasi pola beli dankecendrungan untuk merencanakankecendrungan untuk merencanakanpenjualan yang lebih baik

CRM modul di SunFish ERP menjadikan pelaku salesuntuk mengerti akan kebutuhan konsumer,menganalisa perilaku konsumer dan mengenalipolanya.Mengidentifikasi pola pembelian tersebut akan dapatmenevaluasi lebih baik dan harapan konsumer akanmenevaluasi lebih baik dan harapan konsumer akandidapat.Ditambah lagi, pelaku sales akan dapat meramalkecenderungan penjualan lebih baik dan meramalvolume penjualan dengan biaya yang lebih rendahdengan regulasi inventory-nya dan merencanakananggaran lebih awal

5/16/2008

28

MANFAAT SUNFISH ERP:CRM (…4)Membangun hubungan yang panjang dengan konsumernyadengan konsumernya

Hubungan yang panjang tergantung dari kepercayaan yangharus dibangun dari banyak transaksi, mengantisipasikebutuhan dan interaksi personal.SunFish ERP menyimpan semua data consumer danpenjualan di satu tempat, sehingga pelaku sales dapatmengetahui kebutuhan unik dan pilihan konsumernya agardapat dilayani dengan efektif.M t h i k d k d id tifik iMengetahui kecenderungan konsumer, dan mengidentifikasikebutuhannya akan lebih mudah dapat menjual silangproduk-produk lainya dengan memberikan alternatif atautambahan – semua sesuai dengan kebutuhannya dan padasaat dibutuhkan.Langkah-langkah inilah yang diperlukan untuk membangunhubungan panjand dengan konsumer.

MANFAAT SUNFISH ERP:CRM (…5)Meningkatkan nilai dari hubungan jangka panjangpanjang

Perusahaan yang dihargai dapat menjaga hubunganyang panjang.Banyak mengetahui perilaku konsumer denganurain langkah proses purna jual - peningakatanhubungan.Ini dapat membuat pelaku sales untuk lebih efisien

i k i i d k lmenangani konsumer seiring dengan menekan totalbiaya penjualan serta biaya terkait lainnya.

5/16/2008

29

Q/A