PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (1)Pelaksanaan audit terdiri dari 4 tahap, yaitu :Pertemuan Awal (Opening Meeting);Pelaksanaan Audit;Penulisan Laporan;Pertemuan Penutup (Closing Meeting)

Pertemuan Awal (Opening Meeting);Tujuan Pertemuan Awal ini adalah untuk :Memberikan penjelasan bahwa tujuan audit internal untuk peningkatan mutu organisasi;Memberikan penjelasan mengenai metode yang digunakan;Memberikan informasi lain yang berkaitan dengan pelaksanaan audit; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (2)

Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Tim dan dihadiri oleh :Pimpinan dan staff unit kerja yang diaudit;Personel yang akan menjadi pendamping;Anggota tim auditor; Pihak lain yang terkait; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (3)Hal-hal yang disampaikan oleh Ketua Tim :Memperkenalkan Tim Auditor;Ruang lingkup dan tujuan audit;Metode yang digunakan;Jadual audit;

Hal-hal yang disampaikan oleh Ketua Tim :Kriteria hasil temuan;Permintaan fasilitas;Konfirmasi waktu kerja; Memberi kesempatan bertanya kepada auditee dan menjawab pertanyaan yang disampaikan;(catatan : perlu diadakan daftar hadir) PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (4)

Pelaksanaan AuditMetode Audit;Teknik Audit; Teknik Bertanya;Faktor Psikologis Dalam Audit;Taktik Auditor dan Auditee;Pencatatan Bukti Objektif; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (5)

Metode Audit;Forward Tracing;Backward Tracing;Penggunaan klausul ISO-9001;Penggunaan bukti obyektif; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (6)

PemasaranPembelianProduksiQA/QCGudangH : Horizontal AuditV : Vertical AuditF : Forward TracingB : Backward TracingBFVVH PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (7)

Horizontal Audit : Audit yang dilakukan pada tiap-tiap fungsi organisasi. Digunakan jika suatu sistem telah dikembangkan dan dilaksanakan. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (8)Vertikal Audit : Audit yang dilakukan pada fungsi organisasi yang terlibat dalam suatu persyaratan kontrak atau proyek tertentu.Digunakan untuk memeriksa kesesuaian organisasi terhadap suatu kontrak atau proyek yang telah disepakati bersama (biasa digunakan di departemen Pertahanan, Inggris)

Metode Forward Tracing;Audit yang dilakukan dengan mengikuti urutan proses yang logis :InputProses Output PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (9)Metode Backward Tracing;Kebalikan dari Forward Tracing, dimulai dari :OutputProses Input

Klarifikasi :Memperoleh kejelasan kembali atas pernyataan yang kurang di mengerti seperti istilah, definisi, atau persyaratan standar.Teknik Audit; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (10)Wawancara :Menggunakan kata kunci 5W + 1H (what, who, why, when, where) dan 1H (how).

Observasi :Pengamatan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (11)Verifikasi :Pemeriksaan terhadap catatan (records) atau dokumen yang ada.Pengambilan Contoh :Mengambil contoh data, informasi dan bukti objektif lain secara acak.

Contoh Bukti Objektif :Catatan-catatan (records) seperti Risalah Tinjauan Manajemen;Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standar teknis;Kondisi fisik peralatan, mesin, area penyimpanan produk atau komponen; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (12)Pertimbangan pengambilan ContohPengaruhnya terhadap mutu barang atau jasa;Pengaruhnya terhadap persyaratan atau kepuasan pelanggan;Peraturan Pemerintah;

Regain InformationBertanya untuk mencari informasi lebih lanjut karena ada sesuatu yang hilang atau terputus, misalnya :Teknik Bertanya;Q : Kesulitan-kesulitan apakah yang sering anda alami dalam pegadaan bahan baku ?A: Prosesnya sangat panjang kalau diceritakanQ: Panjang kalau dibandingkan dengan apa ? PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (13)

Specify NounsQ :Kenapa biaya transportasinya mahal ?A:Habis kendaraan yang dipilh tidak sesuaiQ:Kendaraan mana yang menurut anda tidak sesuai ? PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (14)Specify VerbsQ : Apa yang akan dilakukan setelah cengkih-cengkih ini selesai ditimbang ?A : Kami memindahkannya ke Gudang Antara (dalam proses)Q : Bagaimana cara anda memindahkannya?

Show Me Teknik Bertanya;Q :Bagaimana cara anda menyimpan bahan-bahan beracun ?A :Bahan-bahan itu disimpan di tempat terpisah yang aman dan dilengkapi dengan Tanda PeringatanQ :Tunjukkan kepada saya semua yang anda ceritakan itu .. ! PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (15)

Dalam mengajukan pertanyaan kepada auditee, perhatian sebaiknya :Bertanya dengan jelas;Bertanya dengan menggunakan bahasa auditee;Bertanya langsung kepada personel yang melakukan tugas;Bertanya satu persatu sesuai dengan rencana atau pedoman; Mengulangi pertanyaan jika dianggap tidak dipahami;Cari informasi kembali jika masih belum terjawab atau tersedia; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (16)

Oleh karena itu, agar audit dapat berjalan lancar auditor sebaiknya :Teknik Bertanya;Bersikap profesional;Tetap tenang;Bersikap sopan;Bersikap santai tetapi serius; Menunjukkan ketertarikan pada auditee dan pekerjaannya. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (17)

Proses audit dapat dilihat dari dua sudut pandang :Faktor Psikologis dalam AuditAuditor : Merupakan proses mencari kesalahan atau kelemahan orang lain PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (18)Auditee : Audit merupakan proses yang tidak menyenangkan karena kesalahan atau kelemahan ditemui auditor. Selanjutnya, auditee merasa tidak senang atau pekerjaannya diawasi, sehingga kebenaran kadangkala disembunyikan.

Perilaku auditor yang seyogyanya diperhatikan :Teknik Auditor & AuditeeMempelajari secara seksama unit kerja yang akan diaudit;Tepat waktu;Mempersiapkan segala sesuatu secara terencana;Menggunakan checklist sebagai alat bantu;Mendiskusikan bersama auditee ketika ada masalah;Bekerja secara teliti;Selalu mencari bukti objektif sebagai pendukung. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (19)

Sementara itu, ada beberapa sikap auditee yang secara sengaja atau tidak sengaja akan mempengaruhi proses audit, seperti :Teknik Auditor & AuditeeMenjawab secara panjang lebar, tidak to the point;Membuang-buang waktu;Senang memotong pembicaraan orang baik sengaja maupun tidak;Congkak dan sombong;Agresip;Senang berdebat;Membuang-buang waktu. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (20)

Pencatatan Bukti Objektif :Jangan mengandalkan ingatan saja, tulis informasi apa saja yang anda peroleh;Jangan kacau dengan pikiran anda;Gunakan checklist dan catatlah apa saja yang perlu.Beberapa pedoman yang Perlu di Ingat : PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (21)

Pencatatan Bukti Objektif :Kejadian itu benar-benar ada/ terjadi; Tidak dipengaruhi dengan emosi atau suatu praduga;Dapat didokumentasikan;Dapat kuantitatif atau kualitatif;Dapat diverifikasi.Dalam melakukan Audit, bukti Objektif adalah : PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (22)

Penulisan LaporanSetelah audit selesai, Tim Auditor melakukan pertemuan untuk menulis Laporan Audit;Laporan Audit dipersiapkan berdasarkan hasil catatan audit, checklist, serta pengamatan di lapangan; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (23)Jika terjadi perbedaan pendapat, maka keputusan akhir ditentukan oleh Ketua Tim Auditor.

Penulisan LaporanSebagai bagian dari Laporan Audit yang harus diserahkan kepada pihak manajemen adalah Laporan Ketidaksesuaian; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (24)Laporan Ketidaksesuaian ini memuat ketidaksesuaian yang ditemukan dan memerlukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan;Laporan Ketidaksesuaian ini harus dikonfirmasikan dan diserahkan kepada pihak auditee saat pertemuan penutup (closing meeting);

Penulisan LaporanInformasi yang ada dalam Laporan Ketidaksesuaian meliputi :Tanggal dan area yang diaudit;Nomor dokumen referensi terkait;Uraian ketidaksesuaian;Auditor yang menerbitkan ketidaksesuaian;Penjelasan rencana dan target Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang akan dilakukan oleh auditee;Verifikasi oleh auditor atas hasil Tindakan Perbaikan yang dilakukan oleh auditee; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (25)

Mana Yang Lebih Baik ? (1)ABTidak dapat ditunjukkan Certificate of Quality untuk shaft AISI-1040, tanggal 24 Des 96, 2 Jan 97, dan 26 Feb 97, seperti yang dijelaskan pada para 5.7, QP-PRO-02, Rev.01.3(tiga) Certificate of Quality untuk shaft AISI-1040 tidak ada.Ada beberapa prosedur TERKENDALI digandakan.Ditemukan salinan prosedur TERKENDALI : PM-LOG-03, Rev. 01, PM-PRO-04, Rev. 02, dan PM-PMS-01, Rev. 01 digandakan tidak sesuai dengan para 5.4, PM-MJN-02, Rev. 01. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (26)

ABPerubahan QP-PUR-01, Rev. 00 tidak mengikuti prosedur QP-MGT-02, Rev. 01, klausul 5.7. Paragraf 5.7 tidak dilaksanakan untuk mengubah Prosedur QP-PUR-01, Rev. 01.Agar Audit Internal di Divisi Pemasaran mencapai sasaran, maka seyogyanya setiap tahun dilaksanakan pada bulan Januari dan Juni. Hal ini tentunya harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu sebelumnya dari Wakil Manajemen.Sebaiknya Audit Internal di Divisi Pemasaran dilakukan pada bulan Januari dan Juni setiap tahunnya. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (27)Mana Yang Lebih Baik ? (2)

Penulisan LaporanInformasi yang ada dalam Laporan Audit dapat meliputi :Ruang lingkup dan tujuan audit;Tanggal pelaksanaan audit;Nama tim auditor;Fungsi organisasi yang diaudit;Ketidaksesuaian hasil temuan audit;Kesimpulan hasil audit;Daftar distribusi laporan;Rekomendasi tindak lanjut atau verifikasi yang belum diselesaikan untuk diaudit berikutnya; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (28)

Suatu Contoh : SUMMARY AUDIT

Contoh Ketidaksesuaian :Tidak adanya evaluasi terhadap pemasok barang;Tidak adanya pengendalian dokumen;Tidak adanya peninjauan terhadap kontrak yang diterima;Pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan organisasi; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (29)

Penulisan LaporanKetidaksesuaian :Tidak dipenuhinya ketentuan dalam prosedur/standar/kontrak yang telah ditetapkan dan diperkuat dengan bukti obyektifObservasi :Temuan yang diperoleh selama audit yang diperkuat bukti obyektif PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (30)Bukti Objektif :Informasi yang dapat membuktikan kebenaran berdasarkan fakta obyektif

Major, Contoh :Tidak adanya aturan untuk mengevaluasi pemasok;Tidak adanya ketentuan dalam Peninjauan Kontrak yang diterima;Tidak adanya prosedur Pengendalian Dokumen. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (31)Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sebenarnya atau terhadap persyaratan lain;Penyimpangan dalam penerapan bagian dari prosedur atau instruksi kerja atau aturan atau ketentuan lain.

Pertemuan Penutup (Closing Meeting)Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Tim Auditor dan dihadiri oleh :Pimpinan unit kerja terkait;Personel yang menjadi pendamping;Anggota Tim Auditor; Pihak lain yang terkait; PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (32)

Hal-hal yang disampaikan oleh Ketua Tim Auditor :Ucapan terima kasih atas kerja sama yang telah diberikan;Menjelaskan bahwa audit menggunakan metode sampling;Hasil temuan audit;Membuka forum tanya jawab;Meminta persetujuan dari auditee atas hasil temuan auditor;Meminta rencana tindak lanjut dari auditee. PELAKSANAAN AUDIT (TIM AUDITOR) (33)

PEMILIHAN AUDITOR (1)Jumah auditor yang dibutuhkan bergantung kepada :Ukuran dan ruang lingkup aktivitas bisnis perusahaan; Jumlah sumber daya yang dimiliki; Jenis usaha perusahaan;Tim auditor terdiri dari wakil setiap unit kerja yang ada di dalam organisasi perusahaan

Pertimbangan yang perlu diperhatikan dalam menentukan auditor internal :Unjuk kerja yang baik dalam pelaksanaan tugas sehari-hari; Pengalaman kerja; Kemampuan untuk bekerja kelompok;Kecakapan dalam memimpin/ mengorganisasi kelompok;Kemampuan berkomunikasi, membaca, mendengar, serta menulis (membuat laporan). PEMILIHAN AUDITOR (2)Tim auditor harus dilatih terlebih dahulu mengenai Pelatihan Audit Internal