1

1.4 PENGORGANISASIAN

Definisi PengorganisasianSatu proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan pelan tindakan bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan organisasi.

Kepentingan Pengorganisasiana) Supaya organisasi dapat beroperasi dan diuruskan dengan lebih licin dan teraturb) Kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesanc) Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja (cth: pertindihan tugas)d) Dapat membantu memudahkan pengawalan.e) Dapat menjelaskan peranan, tanggungjawab dan hubungan antara pekerja atau unit kerja.

Reka Bentuk Organisasi

Carta Organisasi1. Rajah yang menunjukkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan kedudukan

petugas dalam organisasi2. Merupakan diagram yang memaparkan pembahagian dan susunan kerja, jenis jabatan,

hubungan autoriti, rantaian arahan dan kedudukan individu dalam organisasi3. Maklumat yang ditunjukkan dalam carta organisasi:-

a) Tugas –tugas (pengkhususan)Menunjukkan tugas atau fungsi yang berbeza antara satu bahagian dengan bahagian yang lain. Contohnya: penyelia pemasaran, penyelia akaun

b) Pembahagian kerjaKerja dikumpulkan dan dibahagikan mengikut bidang atau fungsi tertentu. Satu kotak mewakili satu posisi kerja.

c) Peringkat pengurusanMenggambarkan hierarki pengurusan di mana presiden merupakan pengurusan peringkat atasan, pengurus fungsi (pengurus pertengahan) dan penyelia (pengurus bawahan).

d) Autoriti liniGaris menegak dalam carta menyambung antara kotak menunjukkan kedudukan autoriti seseorang ke atas pihak lain.

e) Rantaian ArahanGaris menegak juga menunjukkan aliran arahan daripada pengurus atasan kepada pengurus pertengahan dan seterusnya kepada pengurus bawahan.

f) Jangkauan KawalanMenunjukkan tanggungjawab pengurus menyelia sebilangan pekerja di bawahnya dan pekerja tersebut secara terus melaporkan kerja mereka kepada pengurus tersebut.

2

Contoh carta organisasi

Penjabatanan Organisasi1. Mengelompokkan manusia dan kerja-kerja dalam satu unit sahaja2. Mengumpulkan petugas-petugas mengikut aktiviti yang sama atau berkaitan dalam satu

kelompok3. Jenis-jenis penjabatanan, iaitu

(a) Mengikut fungsiMengelompokkan pekerja yang mempunyai kemahiran yang sama ke dalam fungsi khusus yang berkaitan dengan kemahiran mereka. Sesuai untuk organisasi kecil dengan sumber yang terhad

Kelebihan: i. Menggalakkan perkembangan kemahiran dalam satu bidang khusus sahaja

ii. Kerja yang dilakukan lebih cekap kerana bertumpu pada satu bidang sahajaiii. Pekerja lebih mahir dan dapat menyelesaikan masalah dengan cekap

Kelemahan:i. Pekerja tidak mempunyai bidang kemahiran yang lain kerana bertumpu

pada bidang mereka sahajaii. Komunikasi antara jabatan lain adalah kurang

iii. Boleh mewujudkan konflik antara jabatan atau fungsi yang berbeza

Contoh penjabatanan mengikut fungsi:

PengurusPengeluaran

Pengurus Besar

PengurusPemasaran

PengurusKewangan

3

(b) Mengikut divisyenMengelompokkan pekerja dalam satu jabatan bagi menghasilkan produk yang sama, atau melayan pelanggan yang sama, atau bekerja di kawasan yang sama. Biasa digunakan oleh syarikat besar, syarikat yang mempunyai pelbagai produk, pelbagai kawasan yang berbeza dan pelanggan yang berbagai-bagai.

Kelebihan:i. Fokus kepada satu produk/ pelanggan/ kawasan (mudah)

ii. Maklumat mudah diperoleh dan diurusiii. Pekerja lebih bersungguh-sungguh untuk memajukan jabatan atau divisyen

masing-masingKelemahan:

i. Kerjasama dengan divisyen yang berlainan agak sukarii. Berlaku duplikasi kerja, kerja dibuat oleh satu divisyen akan dibuat juga oleh

divisyen lain.iii. Perebutan sumber organisasi oleh divisyen yang berlainan

Tiga jenis penjabatan divisyen

1. Penjabatanan berasaskan divisyen produk Sesuai untuk organisasi mengeluarkan beberapa lini produk atau produk yang saling

berkaitan Keputusan dapat dibuat dengan cepat dan maklumat juga mudah diperoleh. Contoh penjabatan mengikut produk

2. Penjabatan berasakan divisyen pelanggan Dapat memberi perhatian yang khusus kepada keperluan pelanggan yang berlainan Dapat meningkatkan kepuasan dan keyakinan pelanggan Contoh penjabatan mengikut pelanggan

PengurusMajalah

Pengurus Besar

PengurusBuku rujukan

PengurusBuku teks

Pengurus BesarBarangan industri

Ketua Pegawai Eksekutif

Pengurus BesarBarangan konsumer

Pengurus Besarperkhidmatan

4

3. Penjabatan berasaskan divisyen geografi Merujuk kepada aktiviti kerja dan pekerja dikumpulkan bagi melakukan kerja pada

satu lokasi tertentu Dapat mengenal pasti kehendak pasaran di kawasan geografi yang berlainan. Syarikat yang berorientasikan perkhidmatan seperti bank, insurans dan pendidikan

biasanya mempunyai struktur divisyen berasaskan geografi. Contoh penjabatan mengikut geografi

(c) Mengikut Matriks

Merupakan kombinasi penjabatan mengikut fungsi dan penjabatanan mengikut divisyen. Pekerja dalam organisasi ini dimiliki oleh dua kumpulan formal. Pengurus akan melaporkan kerjanya kepada dua orang ketua iaitu ketua fungsi dan ketua divisyen.

Kelebihan:i. Dapat menggalakkan kerjasama antara jabatan

ii. Pengkhususan pengetahuan bagi semua projekiii. Penggunaan kepakaran pekerja mahir dengan cekap.

Kelemahan:i. Pekerja akan keliru dan kecewa kerana terpaksa melaporkan kerja kepada

dua orang ketuaii. Berlakunya konflik di antara pengurus fungsi dan pengurus divisyen

iii. Terlalu banyak masa digunakan untuk mengkoordinasi keputusaniv. Memerlukan kos yang tinggi

Contoh organisasi matriks

PengurusAsia

Pengurus Besar

PengurusEropah

PengurusAustraliasia

5

NOTA TAMBAHAN:

Bentuk-bentuk lain organisasi

1. Struktur Berdasarkan Pasukan Terdiri daripada pasukan kerja, setiap pasukan kerja menuju ke arah mencapai satu

matlamat yang sama Tidak mempunyai hierarki atau rantaian arahan. Dibentuk berdasarkan kepercayaan bahawa

matlamat organisasi tidak dapat dicapai melalui individu, melainkan dengan kerja berpasukan.

Setiap pasukan akan mempunyai akauntabiliti terhadap prestasi syarikat. (kebertanggungjawaban)

Dapat meningkatkan kualiti, produktiviti.

2. Projek Pekerja diberi projek secara kekal. Mirip kepada struktur matriks, apa yang berbeza ialah

apabila sesuatu projek siap pekerja tidak kembali ke jabatan asal, tetapi akan terus sambung dengan projek baru.

3. Unit Perniagaan Strategik (SBU) Merangkumi keseluruhan syarikat atau sebahagian kecil syarikat sahaja Mempunyai strategi dan objektif yang berbeza enggan syarikat induk Kos yang tinggi kerana syarikat mempunyai banyak SBU yang memerlukan kos pengurusan

yang berbeza

6

4. Organisasi tanpa sepadan Merupakan organisasi yang tidak berstruktur kerana dalam struktur ini rantaian arahan

dihapuskan, tiada had dalam jangkauan kawalan dan penjabatanan digantikan dengan autoriti pasukan.

Struktur ini menghapuskan segala halangan menegak, mendatar dan juga sempadan persekitaran dalaman dan luaran.

Pengurus dan pekerja bawahan masih melaporkan kepada pihak atasan. Struktur ini menekankan kepada fleksibiliti dan tindak balas yang cepat

Proses Pengorganisasian

Penentuan objektif i. Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit.

ii. Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja dalam setiap jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.

iii. Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untuk mengenal pasti jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau unit berkenaan.

iv. Contohnya, sesebuah organisasi yang menjalankan perniagaan perabot boleh menentukan objektif perniagaan seperti meningkatkan keuntungan, memenuhi cita rasa pembeli dan menepati masa penghantaran.

Pengenalpastian aktiviti i. Apabila objektif jabatan telah ditentukan, maka langkah yang seterusnya ialah mengenal

pasti aktiviti-aktiviti yang akan mendokong fungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan. ii. Hal ini penting bagi memastikan aktiviti-aktiviti yang ditentukan selaras dengan fungsi

jabatan dan tidak bertindih dengan jabatan yang lain.

7

iii. Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi perniagaan perabot ialah menempah perabot daripada pembekal, memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan.

Pengelasan aktiviti i. Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan disusun mengikut

kemahiran, kecekapan dan kriteria-kriteria tertentu. ii. Contohnya, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima bayaran

daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan boleh dikelaskan di bawah satu kategori.

Pengelompokan aktiviti i. Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi dan sifatnya,

aktiviti-aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut unit-unit tertentu.ii. Setiap unit bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang dikelaskan dalam kategori

tersebut. iii. Maka suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan aktiviti yang dikelompokkan. iv. Nama jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang

dipertanggungjawabkan. e. Contohnya Jabatan Khidmat Pelanggan akan melayan pelanggan dengan memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima tempahan, dan menerima bayaran daripada pelanggan.

Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab i. Selepas unit-unit tertentu dibentuk, langkah yang seterusnya ialah menentukan bilangan

pekerja yang diperlukan di setiap unit, pihak yang akan melakukan tugas, bidang tugas dan tanggungjawab pekerja, serta rantaian arahan.

ii. Pihak pengurusan atasan akan membuat pengagihan tugas-tugas kepada ketua-ketua jabatan dan memaklumkan kepada mereka tentang objektif yang perlu dicapai.

iii. Pengurus di setiap jabatan akan mengagihkan tugas kepada individu-individu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik.

iv. Tugas-tugas yang diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran yang dimiliki oleh seseorang pekerja.

v. Contohnya, pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar berdasarkan dokumen urus niaga. Seseorang pekerja juga akan diberikan autoriti, iaitu hak atau kebenaran untuk mengambil sesuatu keputusan.

Manual organisasi Manual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan tatacara yang

meliputi semua aspek pengurusan. Manual organisasi termasuk fail meja, manual prosedur kerja, dan prosedur kualiti.

Fail meja Fail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu jawatan. Dokumen ini mengandungi carta organisasi atau jabatan yang menunjukkan kedudukan

sesuatu jawatan dalam organisasi atau jabatan berkenaan, objektif jabatan berkenaan, dan prosedur kerja yang berkaitan dengan jawatan tersebut.

8

Manual prosedur kerja Manual prosedur kerja ialah dokumen rujukan utama bagi melakukan sesuatu tugas

dalam organisasi atau jabatan tertentu. Antara kandungan penting dalam manual prosedur kerja :

a) Fungsi dan objektif rasmi organisasi atau jabatanb) Prosedur-prosedur yang harus diikuti oleh pekerjac) Pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap aktiviti

Prosedur kualiti Dokumen yang disediakan oleh organisasi untuk memastikan rekod kualiti diwujudkan

dan di selenggara sebagai bukti pematuhan standard dan pelaksanaan sistem kualiti. Manual organisasi penting bagi membantu pekerja melaksanakan tugas dan

tanggungjawab mereka dengan cekap dan berkesan mengikut standard dan langkah-langkah yang telah ditetapkan.

Konsep-konsep Pengorganisasian

1. Autoriti Hak untuk membuat keputusan dan mengarah. Hak membuat keputusan ini ditentukan melalui struktur organisasi yang formal. Seseorang pengurus mempunyai autoriti disebabkan oleh kedudukannya dalam

struktur organisasi (jawatan)

2. Tanggungjawab Kewajipan petugas untuk melaksanakan tugas yang diberi kepadanya Tanggungjawab wujud apabila seseorang pekerja menerima satu-satu

tugas/pekerjaan daripada ketuanya atau pengurusnya

3. Akauntabiliti Bertanggungjawab atas hasil kerjanya Seseorang pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan dipertanggungjawab penuh

ke atas apa yang dihasilkannya. Jika suatu tugas tidak berhasil, maka individu tidak akan meletakkan kesalahan pada

bahu orang lain. Manakala jika suatu tugas itu berhasil, maka individu itu tidak akan menganggap

bahawa kejayaan tersebut adalah hasil usaha individu berkenaan semata-mata

4. Pemusatan autoriti Tumpuan autoriti kepada peringkat atasan Hal ini bermakna keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan. Amalan ini juga dikenali sebagai pendekatan dari atas ke bawah .

9

Kelebihan Pemusatan Autoriti.- Menjimatkan kos pentadbiran

Tatacara & prosedur yang standard membantu organisasi mengurangkan kos terutamanya dari segi overhed & staf.

- Keseragaman tindakanKeseragaman tindakan dapat dicapai dalam organisasi kerana kawalan pentadbiran berpusat. Pemusatan juga dapat memastikan budaya korporat yang sama diterima pakai oleh semua pihak.

- Kepimpinan peribadi. Pemusatan menggalakkan & membenarkan kepimpinan peribadi terserlah. Kepimpinan peribadi memudahkan tindakan pantas,pemasaran agresif, & pencapaian matlamat/tujuan yang jelas.

- KeanjalanPemusatan membenarkan organisasi lebih anjal & dpt menyesuaikan dgn perubahan persekitaran.

- Kualiti kerja lebih baikKualiti kerja yang lebih baik dapat tercapai kerana tatacara yang standard, penyeliaan yang lebih baik, dan penggunaan peralatan yang lebih baik.

- Penyelarasan yang lebih baik.Pemusatan memudahkan penyelarasan pelbagai operasi dalam organisasi. Kawalan langsung & penyeliaan dapat dimudahkan kerana kurangnya konflik & pertindihan kerja.

Kelemahan Pemusatan Autoriti- Kelewatan kerja.

Pemusatan menyebabkan kehilangan masa bekerja & kemerosotan prestasi kerja jika semua rekod & arahan lambat datang dari pihak atasan.

- Beban kerja yang berat. Pembuat keputusan mungkin menghadapi beban yang terlalu banyak kerana terdapat pelbagai jenis keputusan yang perlu dibuat pada setiap hari dalam perniagaan.

- Kawalan jarak jauh.Penyeliaan yang lebih baik tidak dapat dilakukan kerana pengurus tertekan dengan kerja yang diberikan oleh pengurusan atasan. Kelalaian kerja terjadi kerana tiada kawalan & penyeliaan yang baik

- Tiada kesetiaan & motivasi. Tiada pekerja yang akan berinisiatif dalam kerja kerana mereka hanya menjalankan tugas yang disuruh sahaja. Pekerja bekerja umpama mesin & tiada semangat kerana tidak dilibatkan dalam kerja pembuatan keputusan. Semua faktor ini menghalang pekerja untuk setia dengan organisasi

- Pekerja tidak terlatih. Kaedah membuat keputusan ini akan menyebabkan para pekerja tidak terlatih dalam proses membuat keputusan. Hal ini akan membawa masalah jika mereka menjawat jawatan yang lebih tinggi, kerana mereka akan bergantung kepada orang lain.

10

5. Pemencaran autoriti Pemencaran autoriti merujuk kepada proses membuat keputusan yang diagihkan ke

semua peringkat organisasi Pengurus di setiap peringkat organisasi diberi kuasa untuk membuat keputusan.

Kelebihan pemencaran autoriti- Kurang beban kerja.

Beban kerja pihak pembuat keputusan dapat dikurangkan kerana mendapat bantuan daripada pekerja bawahannya. Dengan cara ini, pengurus atasan dapat memberikan tumpuan pada pencapaian strategi organisasi.

- Kelancaran kerja. Kehilangan masa bekerja & kelewatan kerja dapat dielakkan kerana pembuatan keputusan tidak perlu datang dari pihak atasan.

- Pekerja terlatih. Pengurus bawahan akan mendapat pengalaman membuat keputusan. Kemahiran membuat keputusan ini penting sekiranya mereka dinaikkan pangkat kelak.

- Kepuasan & motivasi pekerja. Kepuasan kerja dapat ditingkatkan kerana pekerja & pengurus bawahan diberikan peluang membuat keputusan terutama jika keputusan tersebut diterima. Hal ini kerana mereka berasa dihargai melalui peluang yang diberikan.

- Kerja lebih berkesan. Pengurus bawahan dan pekerja biasanya mempunyai maklumat terperinci tentang operasi organisasi.Ini membolehkan mereka membuat keputusan yang lebih berkesan

Kelemahan Pemencaran Autoriti - Kurang keseragaman tindakan. - Pengurus bawahan mungkin akan membuat keputusan tanpa mengetahui gambaran

besar/menyeluruh tentang apa yang diinginkan oleh organisasi. Walaupun pengurus bawahan mempunyai maklumat terperinci tentang operasi syarikat, namun mereka mungkin tidak mempunyai maklumat tentang strategi menyeluruh organisasi.

- Kurang penyelarasan antara pengurus.Contohnya, sesetengah pengurus mungkin akan lebih mementingkan jabatan masing-masing tanpa memikirkan kesannya terhadap keberkesanan organisasi.

- Perbezaan pendapat. Inovasi/ idea yang tercetus dari satu-satu jabatan sukar untuk diterima oleh jabatan lain kerana kurangnya komunikasi antara pengurus jabatan.

11

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pemusatan & Pemencaran Autoriti : a) Beban tugas pengurus. Jika beban pengurus adalah banyak, maka organisasi boleh melakukan pemencaran kuasa. b) Kepentingan keputusan. Jika sesuatu pembuatan keputusan adalah sangat penting, maka organisasi perlu melakukan pemusatan kuasa.c) Kepantasan keputusan. Jika sesuatu keputusan perlu dibuat dengan cepat, maka pemusatan kuasa harus dilakukan. d) Faktor kerahsiaan. Jika organisasi mempunyai maklumat yang rahsia dan sulit, maka suatu tugas tersebut mestilah dipusatkan kepada seseorang (pemusatan autoriti)e) Kemampuan & kebolehan pekerja. Sekiranya pekerja dianggap berkemahiran tentang kerja yang dilakukan , maka kuasa boleh diagihkan kepada mereka (pemencaran autoriti)

NOTA TAMBAHAN:

6. Penugasan autoriti Pemberian hak untuk bertindak dalam bidang tertentu kepada subordinat Pengurus memberikan hak kepada staf bawahan untuk membuat keputusan &

bertindak dalam bidang tertentu. Pekerja bawahan boleh melakukan kerja dengan berkesan Penugasan penting sebab seseorang pengurus tidak dapat melakukan semua tugas

yang ada dengan sendiri tanpa bantuan daripada staf bawahannya. Walaupun staf bawahan diberikan kuasa untuk membuat keputusan dan ambil

tindakan seperti yang diarahkan ketuanya, namun kesan keputusan yang dibuat oleh staf bawahan terletak pada ketua yang memberi arahan. Akan tetapi, staf bawahan

12

perlu bertanggungjawab terhadap arahan & tanggungjawab yang diberikan oleh ketuanya.

Kebaikan penugasan autoriti - Menjimatkan masa.

Pengurusan atasan dapat memberikan tumpuan kepada perkara yang lebih penting.- Membentuk pengurus tahap bawahan. - Memberi peluang kepada pengurus bawahan memainkan peranan dalam

menjalankan tugas. - Penyesuaian. - Membolehkan pengurusan atasan mengenal pasti pegawai yang sesuai untuk

sesuatu tugas

7. Empowermen Meningkatkan kebebasan individu/ kumpulan untuk membuat pilihan Pengurus membolehkan/ memberikan kuasa kepada pekerja untuk memikirkan,

bergelagat, bertindak & membuat keputusan secara bebas. Merupakan konsep berdasarkan idea bahawa apabila pekerja diberi kemahiran,

sumber, autoriti, peluang, dan motivasi serta diminta bertanggungjawab & mempunyai akauntabiliti terhadap kesan tindakan yang diambil, maka mereka akan lebih berpuas hati, bermotivasi, dan lebih mahir dalam melakukan kerja.

8. Autoriti lini Hak untuk mengarah staf bawahan Merupakan hak yang ada pada seseorang pengurus untuk membuat keputusan yang

melibatkan aktiviti utama bagi mencapai matlamat organisasi.

9. Autoriti staf Hak memberi sokongan dan nasihat atas kemahiran dan kelayakan yang ada pada

petugas Merupakan hak memberi nasihat kepada fungsi lini organisasi berdasarkan

kepakaran . Bertindak memberikan nasihat & cadangan kepada pengurus lain atau staf

bawahannya atas kepakaran & ilmu yang dimiliki.

10. Jangkauan kawalan Bilangan staf bawahan yang melaporkan terus kepada seorang pengurus Jangkauan kawalan luas berlaku apabila bilangan subordinat yang ramai untuk

diselia & dipertanggungjawabkan kepada seorang pengurus kepada pekerja di bawahnya

Jangkauan kawalan sempit berlaku apabila seorang pengurus akan mengawal bilangan staf yang sedikit.

13

11. Rantaian arahan Garisan autoriti yang menghubungkan ketua dengan subordinat Merujuk kepada hubungan langsung antara ketua dengan pekerja dari segi sistem

pelaporan dalam sesebuah organisasi. Ringkasnya, rantaian arahan merujuk pada suatu rancangan tentang siapa yang

patut melapor kepada siapa. Menurut Henri Fayol, semakin jelas rantaian arahan, maka semakin berkesan proses

membuat keputusan dan kecekapan. Hal ini kerana, individu mengetahui siapa yang boleh membuat keputusan dan membuat tindakan serta siapa yang melaksanakan arahan berkenaan.

TAMAT UNTUK - 1.4 PENGORGANISASIAN