infokom.elektro.ub.ac.idinfokom.elektro.ub.ac.id/.../1_2015-manual-mutu-infokom.docx · web...

MANUAL MUTULABORATORIUM INFORMATIKA DAN

KOMPUTER

JURUSAN TEKNIK ELEKTROFAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2015

MANUAL MUTULABORATORIUM INFORMATIKA DAN

KOMPUTERJurusan Teknik Elektro

Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 00000 00008

Revisi : 0

Tanggal : 23 November 2015

Diajukan oleh : Ketua Laboratorium Informatika & Komputer

Ttd

Dr. Ir. Muhammad Aswin, MT

Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan Teknik Elektro

Ttd

Hadi Suyono, ST, MT, Ph.D

Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Elektro

Ttd

Muh. Azis Muslim, ST, MT, Ph.D

Laboratorium Informatika & Komputer

1. Visi, Misi Dan Motto Pelayanan

1.1 Visi

Menjadi pusat pengembangan pengetahuan Teknologi Informasi dan Komputer

dalam rangka menghasilkan sarjana teknik elektro yang berkualitas dan

profesional serta unggul di tingkat Asia

1.2 Misi

1. Melaksanakan kegiatan praktikum yang profesional dan berkualitas di bidang

informatika dan komputer

2. Melaksanakan upaya perbaikan dalam bidang pelatihan untuk pengembangan

ilmu dan sesuai dengan kebutuhan pengguna / masyarakat

3. Menciptakan suasana akademik yang sehat dan produktif, yang bercirikan

keterbukaan, keadilan, kebersamaan, dan kesempatan pengembangan diri

yang luas

1.3 Motto Pelayanan

“Teknologi Informasi sebagai jendela informasi dunia dan ilmu pengetahuan”

1.4 Maklumat Pelayanan

Mengutamakan pelayanan kreatif, cekatan, dan up to date dengan

memaksimalkan sumber daya yang ada untuk kepuasan pengguna.


2. Struktur Organisasi, Deskripsi Tugas Dan Tata Kerja

2.1 Struktur Organisasi

2.2 Deskripsi Tugas Pokok & Fungsi (TUPOKSI)

No Kedudukan Fungsi Tugas Pokok

1. Ketua Laboratorium

Bertindak sebagai kordinator seluruh kegiatan di laboratorium

1. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan laboratorium.

2. Melakukan perencanaan dan pengembangan laboratorium.

3. Mengelola tenaga laboratorium

4. Memantau pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada di laboratorium

5. Memberikan evaluasi terhadap hasil kinerja para anggota laboratorium.

2. Anggota Laboratorium

Bertindak sebagai kordinator kegiatan pelayanan di laboratorium, di bawah supervisi

1. Melakukan pengembangan laboratorium.

2. Membimbing praktikan yang melakukan praktikum.

3. Memberikan evaluasi kepada


Kalab praktikan di akhir periode praktikum.

4. Pranata Laboratorium

Bertindak sebagai tenaga pelaksana dan pendukung kegiatan di laboratorium di bawah supervisi Kalab

1. Melakukan pengelolaan laboratorium baik dalam bidang teknis maupun administratif.

2. Menjaga kebersihan laboratorium.3. Memelihara dan merawat semua

peralatan yang ada di laboratorium.

4. Membantu segala kegiatan yang ada di laboratorium, baik penelitian, pelayanan, maupun pengembangan.

5. Melakukan pemonitoran dan pengendalian atas sistem mutu laboratorium

5. Asisten Laboratorium

Bertindak sebagai tenaga pelaksana dan pendukung kegiatan di laboratorium

1. Membantu kepala laboratorium serta dosen pembimbing dalam proses pelaksanaan praktikum.

2. Ikut serta dalam pengembangan materi praktikum.

3. Menjaga dan merawat peralatan serta kebersihan laboratorium.

2.3 Tata Kerja

Tata kerja menggambarkan sistim aliran kegiatan dalam laboratorium, sehingga

laboratorium tersebut dapat berfungsi. Agar fungsi laboratorium dapat produktif, perlu

diterapkan beberapa prinsip, proses, dan alur kerja.

2.3.1 Prinsip Tata Kerja

No Prinsip Tata Kerja Uraian/Pengertian

1. Efektif & Efisien 1. Segala aktivitas yang dilakukan senantiasa


(Effective & Efficient) mengacu pada kaidah kebenaran yang ada2. Semua pekerjaan senantiasa diupayakan agar

dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat

2. Tanggungjawab (Responsibility)

1. Semua anggota laboratorium bertanggung jawab atas tugasnya sesuai deskripsi dan tata kerja

2. Semua anggota laboratorium bertanggung jawab atas apa yang akan dan sudah dihasilkannya

3. Kulitas (Quality) Mengutamakan kualitas daripada kuantitas dan kemasan pada setiap produknya, sesuai sumber daya yang dimiliki

4. Persamaan (Equity) Tidak membedakan gender dan strata ekonomi sesorang dalam segala bentuk pelayanannya

5. Kesederhanaan (Simplicity)

Mengupayakan kesederhaan/kemudahan prosedur dalam semua mekanisme kegiatan yang ada di laboratorium

6. Kesinambungan (Sustainability)

Berorientasi pada kegiatan yang berkelanjutan dan perbaikan terus menerus (continuous improvement)

2.3.2 Proses Tata Kerja

Proses tata kerja dalam Laboratarium Informatika dan Komputer pada prinsipnya

terdiri atas beberapa tahapan proses sebagai berikut:

a. Penetapan target/sasaran: setiap bidang menyiapkan target sasaran

selanjutnya dibahas bersama dalam rapat pleno untuk ditetapkan

sebagai target/sasaran kegiatan laboratorium.

b. Perencanaan: berdasar target/sasaran yang telah ditetapkan, masing-

masing bidang menyusun detail rencana kegiatan (termasuk anggaran

biayanya) untuk dipresentasikan dan dibahas bersama di rapat pleno

laboratorium dan ditetapkan sebagai program kerja laboratorium.


c. Pengorganisasian: untuk merealisasikan program kerja tersebut, perlu

ditetapkan PiC (Person in Charge) masing-masing kegiatan termasuk

penjadwalan dan alokasi & spesifikasi SDMnya. Penetapan PiC

disesuaikan dengan bidang yang ditangani. Mengingat masih terbatasnya

jumlah SDM di laboratorium Informatika & Komputer, sangat

dimungkinkan dilakukannya resource sharing dengan laboratorium

lainnya atau outsourcing SDM dengan merekrut mahasiswa senior yang

potensial.

d. Pelaksanaan: pelaksanaan setiap kegiatan akan dikoordinasikan oleh PiC

yang telah ditetapkan serta senantiasa melibatkan seluruh anggota

laboratorium baik secara langsung maupun tidak langsung.

e. Pengendalian dan evaluasi: PiC dan Ketua Laboratorium bersama-sama

melakukan pengendalian serta evaluasi atas setiap kegiatan, dengan

maksud agar terjadi perbaikan yang terus menerus (continues

improvement).

2.2.3 Alur Kerja

Secara umum alur kerja dalam rangka pelaksanaan kegiatan di Laboratorium

Informatika & Komputer dapat digambarakan sebagai berikut:


3. Kebijakan dan Sasaran Mutu

3.1 Kebijakan Mutu

Laboratorium Informatika & Komputer (Lab. Infokom) merupakan salah satu

laboratorium di Jurusan Teknik Elektri Fakultas Teknik UB yang menjalankan fungsi

sebagai laboratorium praktikum dan penelitian.

Sesuai dengan klausul 5.3. tentang kebijakan mutu pada ISO 9000:2008 maka seluruh

anggota Lab. Infokom telah berkomitmen untuk menerapkan Sistem Penjaminan


Mutu Internal (SPMI) secara konsisten dan meningkatkan efektivitas pelaksanaannya

secara berkesinambungan, sesuai batas kemampuan yang dimiliki.

Secara umum sasaran mutu Lab. Infokom adalah :

a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan

b. Menghasilkan produk/layanan dengan mutu yang baik dan konsisten selaras

dengan sasaran di atas

c. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 dibidang pelayanan dengan dukungan

dari seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan

asuh serta didasari oleh nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah,

credible dan accountable.

d. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan

pelayanan laboratorium di perguruan tinggi dengan tetap mempertahankan

konsistensi mutu produk atau layanan melalui SMM.

e. Manajemen, semua personil dan analis sepakat untuk memenuhi standar mutu

sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk

mendukung hubungan kerja yang sehat.

f. Meningkatkan SDM melalui program pelatihan bagi semua personil dan analis,

sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan

ketrampilan yang memadai.

g. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga dapat mendukung

peningkatan pencapaian sasaran mutu Jurusan.

h. Meningkatkan mutu pelayanan kepada pengguna.

3.2 Sasaran Mutu

Laboratorium Informatika & Komputer Jurusan Teknik Elektro FTUB memberikan

pelayanan yang mengutamakan mutu dan kepuasan pengguna serta menjamin

bahwa pekerjaan penelitian yang dilaksanakan didasarkan pada azas kejujuran

ketelitan dan kecepatan. Sasaran mutu yang akan dicapai adalah:


No Butir Mutu

1. Kegiatan Praktikum

2. Sedikitnya ada Penelitian 2 kali dalam setahun

3. Tingkat kerusakan peralatan kurang dari 30%

4. Tingkat kepuasan pengguna rata-rata lebih dari 80% yang menyatakan lebih dari cukup

3.3 Sistem Manajemen Mutu

Dalam rangka menerapkan SMM di Laboratorium Informatika & Komputer

Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik UB, diambil langkah-langkah menentukan

Manajer Mutu (MM) dan proses-proses yang dibutuhkan dalam SMM, adalah:

a. Menentukan urutan dan interaksi proses diantara beberapa aktivitas

manajemen.

b. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan

bahwa proses dan aktivitas berlangsung efektif.

c. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan

untuk mendukung kegiatan operasional serta pemantauan proses dan

aktivitas tersebut.

d. Memantau, mengukur dan menganalisis proses aktivitas tersebut secara

periodik.

e. Melakukan dokumentasi atas hasil monitoring dan evaluasi yang telah

dilakukan.

f. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan

berkesinambungan.


4. Sistem Dokumentasi

4.1 Umum

Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara

perencanaan, implementasi dan pengendalian proses kegiatan di Lab. Infokom.

Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk

menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pengguna dan peningkatan

mutu yang berkelanjutan.

4.2 Manual Mutu

Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam pengelolaan Lab. Infokom,

maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan organisasi

untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan mutu.

4.3 Pengendalian Dokumen & Rekaman

Laboratorium Infokom menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi

mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait

dengan persyaratan SMM. Tata cara pengendalian dokumen dan rekaman diatur

dalam Manual Prosedur Pengelolaan Berkas

5. Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi

5.1 Tanggungjawab dan Wewenang

Kepala laboratorium Infokom memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang

setiap pihak pelaksana kegiatan di Laboratorium telah ditetapkan serta

dikomunikasikan dalam pertemuan anggota laboratorium.

5.2 Komunikasi

Komunikasi internal yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan,

sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat

meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran


yang ditargetkan. Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam

dan luar organisasi. Komunikasi dapat dilakukan secara langsung maupun melalui

media telekominikasi, baik formal maupun informal.

Sedangkan komunikasi eksternal lebih banyak dilakukan dengan memanfaatkan

media telekomunikasi yang ada, karena lebih efisien. Hanya jika diperlukan

pembicaraan yang lebih intensif, maka diadakan pertemauan tatap muka secara

langsung.

5.3 Tinjauan Manajemen

Manajemen laboratorium Infokom meninjau sistem manajemen mutu organisasi

secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas yang

berkelanjutan. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan dan

perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan

sasaran mutu. Rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik.

Rekaman hasil dari tinjauan manajemen dicatat, didokumentasikan serta

ditindaklanjuti.

Input untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari

pengguna, kinerja proses dan kesesuaian produk terkait, status dari tindakan

pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya,

perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta

rekomendasi untuk peningkatan mutu.

Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang

berhubungan dengan perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan

prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pengguna dan sumber

daya yang dibutuhkan.

6. Pengelolaan Sumber Daya

6.1 Sumber Daya Manusia


Laboratorium Infokom menentukan dan menjamin ketersediaan sumber daya

yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara sistem manajemen

mutu dan terus menerus mengembangkan dan memperbaiki efektivitasnya. Hal ini

termasuk sumber daya yang digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan

sistem manajemen, kepuasan pengguna dan pihak lain yang terkait. Laboratorium

Infokom telah membuat rencana pengembangan sumber daya sesuai dengan

visinya

6.2 . Sarana Prasarana

Laboratorium Infokom menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang

diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian sistem manajemen

mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya

diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Sarana yang

dibutuhkan meliputi ruang laboratorium, ruang staf, ruang pertemuan. Sementara

itu, prasarana yang disediakan meliputi peralatan laboratorium, alat komunikasi

(telepon, fax, internet), komputer, scanner, printer, papan tulis, kamera, software,

meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil Lab. Infokom bertanggung

jawab untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, kondusif, dinamis, dan

produktif.

6.3 Sarana Prasarana

Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja yang kondusif, digunakan

pertimbangan sebagai berikut:

1. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan dan yang sudah tersedia di

dalam laboratorium atau di Jurusan, untuk mendukung keberlangsungan

kinerja.

2. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran,

kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional,

keamanan dan pembaharuan.


7. Produk dan Layanan

7.1 Perencanaan Produk

Laboratorium Infokom dapat memproduksi berupa layanan praktikum dan

penelitian. Tahap awal dari perencanaan produk adalah merancang spesifikasi

produk dan merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya.

Perencanaan realisasi produk berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya

dari sistem manajemen mutu. Dalam perencanaan realisasi produk, Lab. Infokom

telah menetapkan hal-hal sebagai berikut:

a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.

b. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan

sumber daya untuk menghasilkan produk.

c. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan

pengujian khusus dan kriteria untuk penerimaan produk.

d. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa

proses menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan.

7.2 Penetapan Persyaratan Produk

Laboratorium Infokom telah menentukan mekanisme dan standar realisasi produk

dan meninjau ulang mekanisme dan standar tersebut secara periodik. Untuk itu,

Lab. Infokom menentukan:

a. Mekanisme dan standar yang dilaksanakan, mencakup ketersediaan,

kecepatan, ketepatan waktu proses, mutu layanan, kuantitas dan

akuntabilitas.

b. Mekanisme dan standar yang tidak ditentukan tetapi dibutuhkan pada

realisasi produk.

c. Mekanisme dan standar dari undang-undang dan peraturan yang

berhubungan dengan produk.


d. Lab. Infokom menentukan mekanisme dan standar lainnya

7.3 Prosedur Layanan

Agar pelayanan kepada pengguna dapat dilakukan secara optimal dengan tetap

mengacu pada prosedur yang benar, maka Lab. Infokom telah menyusun prosedur

layanan sebagai berikut.


7.4 Pengadaan Kebutuhan

Untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi kepuasan pengguna,

faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin

bahwa semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan

spesifikasi mutu yang ditetapkan Lab. Infokom termasuk didalamnya informasi

produk dan verifikasi produk yang diadakan.


8. Pengukuran Dan Pemantauan Kinerja

8.1 Umum

Laboratorium Infokom merencanakan dan menerapkan proses pemantauan,

pengukuran, analisis dan pengembangan untuk menjamin kesesuaian produk,

kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang

efektif. Lab. Infokom menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai

efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.

Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan

efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran

pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi

kerja dan inovasi secara berkelanjutan.

Lab Infokom memantau tindakan peningkatan dan penerapannya sebagai input

melalui tinjauan manajemen untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran

kinerja organisasi mencakup:

a. Pengukuran dan evaluasi produk.

b. Kemampuan proses.

c. Kepuasan pengguna.

d. Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu.

e. Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.


8.2 Kepuasan Pengguna

Laboratorium Infokom menentukan metode yang diperlukan dan digunakan untuk

melakukan pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dalam organisasi yang

menjadi variabel terikat adalah kepuasan customer. Kepuasan customer dapat

dipantau melalui kuisioner tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada

pengguna.

8.3 Audit Internal

Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang tepat sesuai

lingkup audit, termasuk mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Kriteria,

lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditentukan, seleksi auditor dan

pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan kejujuran dari proses

tersebut. Audit internal dilakukan oleh PJM minimal 1 kali dalam setahun. Auditor

tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat dalam prosedur

yang terdokumentasi. Personil yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit

harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini

menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya.

8.4 Perbaikan Dan Koreksi

Laboratorium Infokom melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas

SMM melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data,

tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen.

Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi kemungkinan

ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan

korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar

penyebab masalah yang ditemukan. Hasil tindakan korektif dan pencegahan

dicatat dan ditinjau untuk menjamin kesesuaian produk yang dihasilkan.


infokom.elektro.ub.ac.idinfokom.elektro.ub.ac.id/.../1_2015-manual-mutu-infokom.docx · web...

Documents