E-MAIL UNTUK KEPERLUAN INFORMASI DAN KOMUNIKASI

STANDAR KOMPETENSIMenggunakan Internet untuk keperluan informasi dan komunikasi

KOMPETENSI DASARMenggunakan e-mail untuk keperluan informasi dan komunikasi

A. E-mail sebagai alat komunikasi

E-mail merupakan kependekan dari electronic mail atau surat elektronik. E-mail dikirim kepada penerima pesan terakhir melewati komputer yang ada di ISP, kemudian menuju ke Internet dan baru menuju ke komputer si penerima e-mail. E-mail merupakan cara baru dalam mengirimkan informasi, yang mempengaruhi orang dalam berkirim surat. Keunggulan e-mail tidak hanya dalam kecepatan, tetapi juga dalam penghematan biaya. Sebenarnya, e-mail tidak bisa mengungguli tata cara dalam surat-menyurat konvensional, terutama yang membutuhkan stempel dan tanda tangan. Namun, e-mail tetap dijadikan alternatif untuk surat menyurat.

Secara garis besar, e-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu e-mail berbasis SMTP/POP dan e-mail berbasis webmail.

1. E-mail Berbasis SMTP/POP

E-mail berbasis SMTP/POP adalah e-mail yang menggunakan server SMTP/POP (simple mail transfer protocol/post office protocol), yaitu komputer server yang dapat mengirimkan e-mail yang dituju dan sebaliknya. Agar dapat menggunakan fasilitas e-mail pada server SMTP/POP, pemakai harus mempunyai account di server SMTP/POP. Selain itu, pemakai juga harus menggunakan software mail client untuk membaca dan mengirim e-mail dari dan ke server SMTP/POP. Apabila server telah menyediakan layanan Telnet, maka pengguna dapat masuk ke mesin server, kemudian menjalankan software mail client pada server. Terdapat beberapa software mail client yang bisa dipilih pada windows, diantaranya MS OUTLOOK, MS OUTLOOK EXPRESS, PEGASUS, dan Netscape Communicator.

Pada server SMTP/POP, semua e-mail yang dikirim ke pengguna dan telah memiliki account di server akan disimpan dalam sebuah direktori. Kemudian, saat pengguna menghubungi server, semua e-mail yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke komputer client. Sebaliknya, saat pengguna ingin mengirimkan e-mail ke suatu alamat e-mail, maka e-mail tersebut akan dikirim ke server SMTP/POP dan selanjutnya diteruskan ke alamat yang dituju.

Agar dapat menggunakan software mail client, pengguna harus melakukan setting atau pengaturan beberapa informasi, seperti nama (alamat IP) server SMTP/POP, nama user (username/user ID), dan password pada server e-mail.

Kelebihan dari POP mail adalah e-mail jenis ini dapat dibaca dalam kondisi offline (tidak terhubung ke Internet). Kekurangan POP mail adalah kita tidak bisa membuka e-mail di sembarang tempat.

2. E-mail berbasis web

E-mail berbasis web berbeda dengan e-mail berbasis POP. Pada e-mail berbasis web, pengguna tidak perlu memiliki account POP pada server SMTP/POP karena akses e-mail dilakukan melalui web dengan menggunakan salah satu program browser di Internet. Di Internet, kita dapat menggunakan situs yang menyediakan layanan e-mail gratis. Beberapa

Page | 33

contoh web browser yang menyediakan layanan e-mail gratis di antaranya Yahoo (mailyahoo.com), google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com), dan BlueBottle (www .bluebottle.com). Saat ini terdapat e-mail gratis (free e-mail), misalnya yahoo.com, hotmail.com, eudoramail.com, plasa.com, dan lain-lain. Selain itu, juga terdapat e-mail layanan melalui ISP, misalnya indonet.com, wasantara.com, elganet.com dan lain-lain.

Kelebihan e-mail berbasis web adalah biasanya diberikan secara gratis. Selain itu kita dapat mengecek e-mail dari mana saja. Kekurangan e-mail berbasis web adalah kita hanya bisa membaca e-mail dalam keadaan online, sehingga membutuhkan biaya koneksi ke Internet yang lebih besar.

Berikut ini perbedaan antara web mail dan POP mail

Web mail POP mail

Harus diakses melalui web Diakses menggunakan Outlook

Dapat dibaca secara online atau offline Hanya dapat dibaca secara offline

dapat diakses dimana saja, baik di warnet, rumah, maupun kantor

Hanya dapat diakses dari komputer tertentu

Dapat digunakan secara gratis atau bayar

Harus mempunyai account

Memerlukan web browser Tidak memerlukan web browser

Kapasitas penyimpanan terbatas sesuai layanan dari web browser, misalnya Plasa 10 MB, Yahoo 6MB, dan Hotmail 2 MB

Ruang penyimpanan relatif tidak terbatas

FUNGSI E-MAIL SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Salah satu fasilitas komunikasi dengan Internet yang sangat popular dan digemari oleh seluruh pengguna Internet di pelosok dunia adalah e-mail.

Layaknya sebuah surat, saat dikirimkan harus mempunyai alamat yang jelas agar sampai ke tujuan, demikian juga dengan e-mail. Dengan membuat e-mail berarti kita sekaligus membuat alamat e-mail kita, misal nita@yahoo.com. Untuk memudahkan dalam identifikasi, alamat e-mail dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:

1. Identitas pengguna, disebut dengan user ID atau user account.

2. Tanda @ (dibaca at), yang berarti berlokasi di.

3. Nama domain, yaitu nama domain di mana pengguna memperoleh e-mail, misalnya yahoo.com dan hotmail.com.

Sebagai contoh, e-mail nita@yahoo.com, dibaca nita berlokasi di yahoo.com (nita at yahoo.com). identitas e-mail adalah nita, server domainnya yahoo.com, atau dapat juga dibaca nita di server yahoo.com

Fungsi e-mail sebagai alat komunikasi antara lain sebagai:

1. Sarana surat-menyurat2. Sarana komunitas diskusi (groups)3. Sarana komunikasi online (chat)

KEUNGGULAN, KELEMAHAN DAN ETIKA DALAM E-MAIL

Keunggulan e-mail :Page | 34

1. Nyaman : karena tidak perlu pergi ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer anda yg sudah terhubung dengan Internet.

2. Cepat : pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat asal saluran Internet yg digunakan tidak bermasalah.

3. Murah : sekali anda terhubung ke Internet, biaya pengirimana e-mail relatif sangat murah dibandingkan dengan menggukan perangko.

4. Hemat sumber daya :  tidak perlu beli kertas, pulpen, perangko.

5. Aman :  karena ada passwordnya.

6. Reliabel : e-mail dapat disimpan di e-mail server, e-mail tidak akan hilang kecuali bila dihapus.

7. Global :  e-mail dapat dikirim ke seluruh dunia.

8. Memungkinkan pengiriman pesan berformat multimedia :  e-mail yg dikirim dpt berupa teks, gambar, video, program, suara dll.

Kelemahan e-mail :

1. Salah Kirim :  karena salah menulis alamat e-mail yang dituju.

2. Rawan Penyadapan :  Password yg diketahui oleh orang lain, atau karena menggunaka web e-mail gratis.

3. Adanya kemungkinan pemalsuan identitas.

4. Kebanjiran e-mail/ spam/ mailboxnya penuh.

5. Respon terlambat.

Ada beberapa etika yang dapat digunakan dalam membuat e-mail, yaitu :

1. Gunakan subjek e-mail yang singkat dan menggambarkan isi e-mail.

2. Hindari penggunaan huruf besar dengan berlebihan. Penggunaan huruf besar cenderung menggambarkan tekanan rasa marah, emosi dan mengejek penerima e-mail. Gunakan huruf besar untuk penekanan terhadap sesuatu.

3. Hindari kesalahan ketik dan struktur kalimat yang tidak baik.

4. Mintalah persetujuan kepada penerima e-mail, bila ingin mengirim attachment berukuran besar. Jika penerima e-mail memilih kapasitas memori e-mail yang kecil dengan akses intenet lambat, hal tiu akan menghambat masuknya e-mail lain.

B. PENDAFTARAN E-MAIL

Memperoleh layanan e-mail

Untuk memperoleh layanan e-mail, ada beberapa cara pendaftaran yang dapat dilakukan.

1. Melalui penyedia e-mail gratis

Beberapa layanan e-mail gratis yang popular adalah

Yahoo

Hotmail

Page | 35

Plasa

Telkom

Gmail

2. Melalui undangan

Bagi yang sering menggunakan Internet dan menggunakan e-mail, suatu saat akan menemukan layanan e-mail dari undangan. Cara ini melalui undangan dari teman yang memiliki account pada penyedia jasa layanan e-mail tersebut. Pendaftaran e-mail ini tidak dapat dilakukan dengan sendiri, hanya yang mendapat undangan yang dapat melakukan pendaftaran. Contohnya, layanan e-mail Gmail.google.com dari google. Pada layanan e-mail ini tidak dikenakan biaya.

3. Melalui ISP

Layanan e-mail ini disediakan oleh ISP yang digunakan. ISP akan memberikan e-mail sebagai fasilitas untuk berkomunikasi antara ISP dan pelanggan. ISP dengan mudah akan dapat memberikan informasi-informasi yang menyangkut pembayaran billing dan informasi lainnya untuk pelanggan. Contohnya, ISP CBN yang memberikan layanan e-mail kepada pelanggannya SMA 47, dengan memberikan e-mail gratis yang beralamat di smun47@cbn.net.id.

4. Dari tempat bekerja (perusahaan)

Layanan ini bersifat kedinasan. Beberapa perusahaan, instansi, dan lembaga pendidikan sudah memanfaatkan layanan e-mail ini. Pendaftaran hanya dibatasi untuk kelompok atau anggota organisasi mereka.

5. Dengan membeli (menyewa)

Pada layanan ini, Anda akan membayar penggunaan e-mail untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan dalam e-mail ini adalah kapasitas ruang penyimpanan data yang besar, misalnya 40 GB. Dengan kapasitas penyimpanan yang besar, informasi atau data-data yang berukuran besar dapat diterima atau dikirim dengan baik.

Faktor dalam memilih layanan e-mail

1. Kredibilitas domain

2. Stabilitas layanan

3. Kapasitas penyimpanan data

4. Waktu aktif account

5. Fasilitas layanan

6. Iklan

7. Kemampuan akses POP

Melakukan pendaftaran e-mail

Kita akan melakukan pendaftaran e-mail melalui layanan e-mail dari mail.yahoo.com. layanan ini banyak digunakan karena memiliki fasilitas-fasilitas layanan yang kita perlukan dalam chatting dan mailing list yang menggunakan yahoo ID

Langkah-langkah untuk membuat e-mail baru pada Yahoo! Mail

Page | 36

1. Aktifkan website pada alamat www.yahoo.com, tunggu beberapa saat hingga ditampilkan halaman web yahoo sebagai berikut:

Gambar 5.1 Tampilan Sign Up pada www.yahoo.com

2. Klik Sign Up, kemudian akan ditampilkan halaman registrasi

Gambar 5.2 Formulir Pendaftaran e-mail

3. Isi identitas yang diperlukan dalam halaman registrasi.

4. Masukkan kode yang terdapat dalam kotak.

5. Centang (check list) pada Do you agree?

6. Klik tombol Create My Account

7. Jika registrasi berhasil diterima akan tampil halaman seperti di bawah ini.

Page | 37

Gambar 5.3 Halaman Konfirmasi

8. Kemudian klik tombol Continue, yang akan ditampilkan seperti di bawah ini. Tampilan akan muncul dengan tampilan Beta.

Gambar 5.4 Halaman Web Utama setelah login

9. Setelah itu Anda akan menerima sebuah surat baru dari Yahoo! Mail, seperti gambar dibawah ini. Klik tab inbox untuk membuka pesan.

Gambar 5.5 Halaman Inbox

MENGIRIM DAN MEMBACA E-MAIL

1. Melakukan login dan logout e-mail

Login ke Web Mail, ketikkan Yahoo! ID dan password. Hilangkan tanda centang pada Keep me signed in agar e-mail kita tidak terbuka secara otomatis pada saat user lain ingin membuka e-mail.

Page | 38

Gambar 5.6 Halaman Yahoo! ID dan password

Apabila Yahoo! ID dan pasword yang dimasukkan benar, maka akan tampil halaman e-mail kita. Jika kita ingin keluar dari e-mail, klik Sign Out. Perlu Anda ingat, jangan menggunakan tombol close untuk keluar dari e-mail Anda. Hal tersebut bertujuan agar proses keluar dari Yahoo Mail berlangsung sempurna sehingga pengguna Internet berikutnya tidak bisa masuk ke e-mail Anda.

Gambar 5.7 Sign Out

Logout dari web mail

Gambar 5.8 Tampilan setelah sign out

2. Mengirim e-mail

Penggunaan alamat tujuan dan subyek

Untuk dapat mengirimkan e-mail kepada orang lain, Anda harus mengetahui alamat e-mail orang yang bersangkutan. Penulisan alamat e-mail terdiri dari tiga bagian, yaitu nama ID, @, dan nama domain, misalnya tik.mutu@yahoo.co.id.

Page | 39

Kesalahan penulisan e-mail akan mengakibatkan pengiriman surat gagal atau terkirim ke alamat yang salah. Subjek surat atau judul surat harus mewakili isi surat, misalnya Tugas TIK.

Melakukan pengiriman e-mail

Login ke halaman Yahoo! Mail. Klik New Message.

Gambar 5.9 Halaman menulis surat

Kemudian akan tampil kota isian alamat e-mail dan lembar editor untuk menuliskan surat.

Gambar 5.10 Halaman editor mail.yahoo.com

Isi alamat tujuan pada kotak isian To

Isi Subject sebagai judul surat.

Isi CC (Carbon Copy) untuk memunculkan CC, klik link Add CC, dan untuk membuat BCC (Blind Carbon Copy), klik link Add BCC.

Kemudian ketik isi surat pada kotak editor

Klik Send untuk mengirimkan surat.

Keterangan:

CC : Carbon Copy sebagai salinan surat yang diisi dengan beberapa alamat e-mail tujuan yang lain dan si penerima surat dapat mengetahui kepada siapa saja surat tersebut dikirim.

BCC : Blind Carbon Copy diisi dengan alamat e-mail tujuan yang lain dan si penerima surat tidak akan mengetahui kepada siapa saja surat tersebut dikirim.

Melakukan attachment file dalam e-mail.

Page | 40

Klik attach, seperti di bawah ini kemudian akan muncul kotak dialog Choose File untuk mencari lokasi file atau folder yang kita simpan.

Gambar 5.11 E-mail dengan file lampiran (attach)

Setelah itu, akan tampil bahwa file sedang dalam proses pengambilan file (Attaching Files).

Gambar 5.12 Halaman scanning file attach

Jika proses Attaching Files telah selesai, akan muncul tampilan seperti ini:

Gambar 5.13 Halaman attachment file

Kemudian klik tombol Send

Gambar 5.14 Halaman mengirim pesan atau send

Kemudian muncul halaman konfirmasi pengiriman surat Anda, seperti tampilan, seperti di bawah ini. Klik OK. Untuk menyimpan alamat e-mail dalam daftar Contact kita, beri tanda centang pada Automatically add new recipients to my Contacts (from now on).

Page | 41

Gambar 5.15 Halaman laporan surat terkirim

3. Membaca e-mail dan download attachment file

Membaca e-mail

Aktifkan Yahoo!Mail Anda. Klik tab Inbox untuk membuka e-mail. Untuk membaca pesan (pada tampilan Beta), cukup klik salah satu pesan yang ingin dibaca, maka pesan akan tampil pada bagian bawah dari daftar pesan.

Gambar 5.16 Membaca e-mail

Download Attachment dan memindahkannya ke Media Lain.

Buka surat yang terdapat file attachment , kemudian tampil halaman surat yang diterima. Tanda ini menunjukkan bahwa dalam pesan ada file attachment-nya.

Gambar 5.17 Attachment File

Klik ikon attachment pada kotak Subject. Akan muncul kotak Download Attachment. Klik tombol Download Attachment.

Gambar 5.18 Download Attachment

Page | 42

Pesan/message

Setelah proses pengambilan file attachment selesai, maka akan muncul kotak dialog File Download, kemudian pilih Save untuk menyimpan, Open untuk membuka file dan cancel untuk membatalkan.

Gambar 5.19 Kotak konfirmasi download

Klik Save. Kemudian akan tampil kotak dialog Save As seperti tampilan di bawah ini. Tentukan direktori atau folder penyimpanan pada kotak Save In. isi nama file pada kotak Filename. Klik Save, akan ditampilkan kotak proses download file.

Gambar 5.20 Kotak dialog Save As

4. Reply dan Forward

Reply

Buka surat yang terdapat dalam inbox

Klik tombol Reply.

Gambar 5.21 Reply e-mail

Selanjutnya akan tampil halaman editor reply seperti tampilan berikut ini. Tulis surat balasan pada kotak editor surat. Klik Attachment File bila diperlukan. Klik Send.

Page | 43

Gambar 5.22 Balasan Surat

Forward

Buka surat yang terdapat dalam inbox

Klik tombol Forward. Tuliskan alamat tujuan pada kotak isian To.

Klik Send.

Gambar 5.23 Forward e-mail

E-mail Spam

Centang pesan yang akan dipilih, kemudian klik tombol move lalu pilih spam. Dengan begitu setiap alamat e-mail yang kita pilih mengirimkan e-mail ke kita, maka akan secara otomatis masuk ke dalam Spam.

Gambar 5.24 Spam e-mail

DAFTAR PUSTAKA

Hidayat, Rudi, 2008, Teknologi Informasi Dan Komunikasi Jilid 2 SMA Kelas XI, Penerbit Erlangga.

Purnomo, Andi. ST, S.Kom, 2007, Teknologi Informasi Dan Komunikasi SMA Kelas XI, Yudhistira.

Page | 44

Sadiman. S.Pd, 2006, Teknologi Informasi Dan Komunikasi Jilid 2 SMA Kelas XI, Penerbit Erlangga.

LATIHAN SOAL

A. URAIAN

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan e-mail!__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Apa kelebihan e-mail dibandingkan dengan surat biasa?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Apa yang Anda ketahui dari web mail dan POP mail?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Sebutkan perbedaan web mail dan POP mail!__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Coba uraikan secara singkat dan jelas langkah-langkah membuat e-mail pada Yahoo!__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Sebutkan minimal 5 web browser yang menyediakan fasilitas free e-mail!__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Jelaskan tentang security question pada registrasi e-mail!________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Page | 45

__________________________________________________________________________________________________

8. Jelaskan kegunaan dari fasilitas Attachment pada Yahoo Mail!__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Jelaskan langkah-langkah mendownload file yang terdapat pada e-mail!__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Jelaskan cara keluar dari e-mail yang benar!__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

B. TEKA TEKI1. Istilah lain e-mail gratis adalah . . . . e-mail2. First . . . . adalah keterangan untuk nama depan dalam

pembuatan e-mail3. Fasilitas untuk mengirim e-mail4. Langkah untuk membuat e-mail5. Fasilitas untuk menjawab e-mail

Page | 46

1

2

3

4

5