&'%

PENDAHULUAN

Pada masa sekarang,sistem informasi telahmengubah cara perusa-haan melakukan bisnisyang mengakibatkan ba-nyak hal-hal baru terjadidi dalam suatu organi-sasi. Hal ini dapat dil i-hat dari perubahan yangada di sckitar kita, mi-salnya fasi l i tas ATMyang disediakan oleh

perusahaan perbankan, fbsil i tas CD-ROM yang umum-nya terdapat di perpustakaan, scanner yang terdapat ditoko-toko swalayan, dan sebagainya. Ini menunjukkanbahwa peranan sistem infbrmasi menjadi semakrn me-ningkat mengikuti perkembangan teknologi informasr.

Secara tradisional, praktisi dan akademisi meman-dang peranan sistem infbrmasi sebagai fungsi pendu-kung dalam operasi perusahaan. Pandangan mereka inisesuai dengan definisi awal sistem informasi (Sl). Seba-gai contoh, Ein-Dor dan Segev ( I 978) ,lves et al. (1980)mendefinisikan sistem informasi sebagai fungsi pendu-kung dalam melaksanakan aktivitas dan funssi mana-jemen.

Saat ini, praktisi dan akademisi memandang peran-an sistem infbrmasi sebagai enabler bagi perusahaanuntuk mendapatkan keunggulan kompetit if. Sisteminformasi mampu mengubah bentuk organisasi, mampu

mengubah cara perusahaan dalam beroperasi, dan mam-pu mengubah cara perusahaan dalam bersaing (Alter1996, hlm. 191-193). Sistem informasi sebagai senjatastrategis untuk mendapatkan keunggulan kompetit ifdalam iklim bisnis yang baru (Ives dan Learmonth1984). Hal ini menunjukkan bahwa sistem informasrmemainkan berbagai peran di dalam suatu organisasi.

Peran sistem informasi yang berbeda-beda ini perludievaluasi oleh perusahaan sebelum membuat perenca-naan sistem informasi untuk tujuan stratejik arau untukmempertahankan kelangsungan hidup pelusahaannya.Atau dengan kata lain, perencanaan sislem infbrmasistratejik perusahaan harus sesuai dengan pcranan yangdimainkan sistem informasi dalam pcrusahaan tersebutuntuk mendapatkan keunggulan kompctiri l ' .

Makalah ini mencoba menguraikan menucnai pe-ranan sistem informasi dengan men_ggunakan rcrangkastrategic grid dan pengaruhnya terhadap Dercncilnaansistem informasi. Pertama-tama, penulis ukln rncmper-l ihatkan perubahan konsep informasi dan sistcrn infbr-masi yang menunjukkan tahap-tahap peranan sisteminformasi mulai sebagai paper tlragott hingga sebagaisumber daya stratejik. Kemudian, penulis rrrcng-uunakanstrategic grid McFarlan et al. (1993) unruk nren jclaskanperanan yang dimainkan sistem infbrntasi dalam suatuorganisasi. Dan terakhir, penulis me nguraikan pcnclit ianyang telah dilakukan dengan menggunakan reran-ukastrategic grid dan percncanaan sistem inforntasr baikdi Amerika maupun di Indonesia.

FE Universitas Hasanuddin Ujung Pandang. Saat ini. ia sedang beftugas bclajar diVrgyakarta.

* Dra. Glacc l'.

Fakultas Pasca

Pontoh, Akt. adalah dosen yuniol padaSarjirna Program Studi Akunransi UGM

PERUBAHAN KONSEPSI INFORMASIDAN SISTEM INFORMASI

Perubahan teknologi informasi yang sangat cepat me-nyebabkan sistem informasi dalam suatu organisasi ikutberubah menjadi semakin meningkat melalui beberapatahap, yaitu informasi sebagai paper dragon, informasisebagai pendukung secara umum, informasi untuk ma-najemen, informasi sebagai sumber daya stratejik (Lau-don dan Laudon 1991, hlm.'11-72\. Keempattahapper-ubahan konsepsi informasi dan sistem informasi inidapat dilihat pada Tabel L

Tabel IPerubahan Konsepsi Informasi

dan Sistem Informasi

Paper Drugn Eledronic ucs,untinll Mengurangi biaya( | 950-an-1960-an) nuchines (EAMI kerras

Pendukungsecara Manugenentinfirnr<rtion Menghasilkanlaporan

umunr slsrentr (MIS) secara umum

Mana jemen Dedsion support stslenr Meningkatkan proses(DSS) dan e\c( utitc pengantbilan

xrtrlrrrtJrJl"n.{(ESS) keputusan

mation systems). Sistem ini digunakan untuk menghasil-kan laporan berkisar informasi keuangan secara periodikuntuk semua fungsi manajemen.

Informasi untuk manajemen, sekitar tahun 1970-an sampai tahun 1980-an, sistem informasi yang diguna-kan pada masa ini disebut decision support systems(DSS) dan executive support systems (ESS), yang manainformasi dapat dimanipulasi sesuai dengan kebutuhanpemakai. Sistem ini digunakan untuk meningkatkanefektivitas proses pengambi lan keputusan manajemen.

Informasi sebagai sumber daya stratejik, sekitar ta-hun 1980-an sampai sekarang, informasi dianggap se-bagai sumber potensial dalam meningkatkan keunggul-an kompetitif, atau sebagai senjata stratejik dalam me-menangkan persaingan. Sistem informasi sebagai sum-ber daya berarti sistem informasi dapat dikelola. Sisteminformasi yang digunakan pada masa ini dikenal sebagaistrategic systems, yang mana tujuannya adalah untukkelangsungan hidup suatu organisasi.

STRATEGIC GRID DAN PERENCANAANSISTEM INFORMASI

Rerangka sfrategic gridMcFarlan et al. ( 1983) menun-jukkan bahwa sistem informasi memainkan perananyang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Rerangkaini dapat menjadi dasar bagi suatu organisasi dalam me-lakukan perencanaan sistem informasi stratejik. Karenaitu, McFarlan et al. (1983)menganjurkan bahwa sebaik-nya suatu organisasi dalam melakukan perencanaansistem informasi terlebih dahulu mengevaluasi perananapa yang dimainkan sistem informasi di clalam organt-sasi mereka. Hal ini ditekankan oleh mereka karena sua_tu organisasi mungkin tidak dapat mencapai dampakstratejik dengan memfokuskan perencanaan sisteminformasi pada masalah operasional. Dengan kata lain,suatu organisasi mungkin akan mengalami pemborosansumber daya jika penggunaan sistem informasi tidaksesuai dengan perencanaan bisnis perusahaan.

Rerangka strategic grid dapat mendefinisikan de-ngan tepat peranan sistem informasi di dalam suatu orga_nisasi, karena rerangka ini melihat melalui dua dimensi.yaitu pengaruh stratejik sistem informasi di masa seka-rang dan pengaruh stratejik penerapan sistem informasidi masa yang akan datang. Kedua dimensi tcrschut dapal

Sumber daya .ttrzl((i(. .l,Jtdn.r

Stratejik

( 1980-an-sekarang)

Kelangsungan hidup

organisasi

Pada tahap informasi sebagai paper dragon,sekitartahun 1950-an, sistem informasi berfokus pada pengu-rangan biaya yang mana pada masa sebelum itu sisteminformasi dianggap sebagai timbunan kertas. Electronicaccounting machines (EAM) digunakan untuk meng-hasilkan sistem informasi dalam bidang akuntansi. Dan,istilah electronic data proces.ring (EDP) digunakanpertama kal i pada masa in i .

Informasi sebagai pendukung secara umum, sekitartahun 1960-an sampai tahun 1970-an, sistem informasiyang digunakan pada masa ini lebih dikenal dengan isti-lah sistem informasi manajemen (nnnagentent infor-

Sunrber: l -audon dan l -audon (1991. hlm. 72)

Ja" Sll€ WDf,l ' Q,,*cT. Po'4ol Strategic Grid, dan Perencanaan Sistem Informasi

r

t5

memperlihatkan fungsi dan dampak sistem informasiyang merupakan inti dari peranan sistem informasi.

Dafam rerangka strategic grid, organisasi diklasifi-kasikan ke dalam empat lingkungan sistem informasi,y aitu strate gic, turnaround, facto ry, dan s uppo rt,sepertiterlihat pada Gambar l. Dalam kuadran strategic, orga-nisasi sangat bergantung pada sistem informasi di masasekarang maupun pada masa yang akan datang. Bank,perusahaan penerbangan, perusahaan elektronik (Cashet al. 1992) merupakan organisasi yang masuk dalamlingkungan sistem informasi strategic. Organisasi inisangat bergantung pada teknologi intbrmasi untukmendapatkan keunggulan kompetitif. Karena itu, organi-sasi yang termasuk dalam kuadran ini seharusnya meren-canakan secara matang sistem informasinya dan menye-jajarkannya dengan perencanaan bisnis perusahaan.

Pengaruh stratejik Sl saat ini

Rendah Tinggi

Support F actory

lhnrutnurtd Strutegic

Gambar IStrategic Grid

Sumber; McFarlan ( 1983. hlrn. | 50).

Daf am kuadran tuntaround, organisasi tidak ber-gantung pada sistem informasi pada rnasa sekarang. Or-ganisasi ini mencari aplikasi sistem inlbrmasi baru dimasa yang akan datang untuk mendukung posisi kompe-titif mereka di pasar. Meningkatnya terminal point-of-sale, menurunnya biaya penyimpanan. dan pesanan ba-rang yang lebth praktis oleh perusahaan dalam industriretail atau distrihutor, mengklasi l ikasikan jenis perusa-haan ini ke dalarn kuadran turnurcund. Oreanisasi ini

mungkin melihat operasional pendukung sistem infor-masi cukup dapat dipertimbangkan, tetapi secara absolutbergantung pada fungsi efektivitas biaya dari pendukungsistem ini untuk mencapai tujuan jangka pendek danjangka panjangnya. Karena itu, organisasi dalam kua-dran ini seharusnyajuga merencanakan secara matangsistem informasinya dan menyejajarkannya dengan pe-rencanaan bisnis perusahaan.

Dalam kladr an fac t ory, wal aupun organi sasi sangatbergantung pada sistem informasi untuk operasi merekasehari-hari, tetapi tidak dalam posisi di mana aplikasisistem informasi untuk mendapatkan keunggulan kom-petitif. Organisasi ini menginginkan sistem informasinyamenjadi lebih dapat diandalkan dan tersedia dengan mu-dah. Penyejajaran perencanaan sistem informasi denganperencanaan bisnis perusahaan bukan merupakan sesua-tu yang penting.

Dalam kuadran support, walaupun anggaran sisteminformasi besaq operasi organisasi ini tidak secara fun-damental bergantung pada fungsi aktivitas sistem infor-masi di masa sekarang maupun di masa yang akan da-tang. Proses informasi tidak penting untuk perusahaan,begitu pula integrasi stratejik bukan hal yang pentinguntuk sukses. Perusahaan kayu merupakan organisasiyang masuk dalam kuadran ini.

STUDI EMPIRIS MENGENAISTRATEGIC GRID DANPERENCANAAN SISTEMINFORMASI

Raghunathan dan Raghunathan ( | 990) melakukan pene-lit ian mengenai implikasi perencanaan dari sistem infor-masi strategic grid. Mereka menginvestigasi sifat kon-tinjen dari variabel perencanaan sistem informasi dalamkonteks relevansi stratejik sistem informasi suatu organi-sasi. Organisasi yang menjadi responden dalam peneli-t ian mereka diminta untuk mengidentif ikasi perbedaanperencanaan sistem informasi untuk setiap kuadran da_lam stategic grid. Hasil penelit ian mereka rnenunjuk-kan bahwa secara umum terdapat dukungan empiris un-tuk rerangka strategic grid dan terdapat perbedaan da-lam aspek perencanaan di antara organisasi, tergantungpada lingkungan sistem informasi organisasi tersebutdalant stategic gritl.

RendahPengaruh

stratejikpenerapan Sl

di masa yang

akan datang

Tinggi

l* SII€ lMlJ' C*t T. Do,'bl Strategic Grid, dan Perencanoon Siste m I nformasi

Raghunathan dan Raghunathan (1990)juga mela-

'ukan analisis lebih lanjut mengenai hasil penelitian

'r!'reka yang menunjukkan bahwa perbedaan tersebut

-'bih jelas untuk dimensi di masa yang akan datang

:.rripada untuk dimensi di masa sekarang. Interpretasi:lercka mengenai ini bahwa jika kita melakukan pene-

:tran mengenai perencanaan, sifat kontinjen perenca-

:.ran lebih baik ditekankan dalam lingkungan sistem:nttrrmasi di masa yang akan datang daripada dalam ling-rungon sistem infbrmasi di masa sekarang. Dalam re-

:.tn gka s t rat e gic g r id, lin gkungan sistem inform asi s t ra -

:r ?rc dan turnaround (yang mempunyai dampak stratejik. rng tinggi di masa yang akan datang) kemungkinan:lma satu sama lain dan berbeda dari dua lingkunganrritcm informasi lainnya (s upport danfactory). Hal inin c n unj ukkan bahwa perbedaan seharusnya lebih jelas

.rntara tinggi dan rendah dimensi di masa yang akanJrtang daripada antara tinggi dan rendah dimensi di:lrasa sekarang.

Premkumar dan King ( 1 992) juga melakukan pene-

irtian yang serupa dengan penelitian yang dilakukan Ra-

3hunathan dan Raghunathan (1990) dengan hasil yang:idak jauh,berbeda, atau dengan kata lain mendukungpenelitian yang dilakukan oleh Raghunathan dan Raghu-nathan ( 1990). Penelitian Premkumar dan King (1992)

ini menunjukkan bahwa operasionalisasi stategic gridr en-u dikembangkan dalam penelitian mereka dan hasilr ang didapat dari sebelas hipotesis menjadi dasar untuknrcmvalidasikan strategic gridsebagai alat untuk meng-lr aluasi peranan SI yang dimainkan di dalam suatu orga-nisasi .

Penelitian mereka juga menunjukkan bahwa varia-i.e I sistem perencanaan mempunyai pengaruh yang besaruntuk membedakan kelomp ok stategic dengan kelom-

tok support. Selain itu, mereka juga mengevaluasi hu-hungan antara kinerja perencanaan sistem informasiJengan '/rt" (interaksi antara proses perencanaan de-ngan peranan sistem informasi) yang menunjukkanbahwa hanya efektivitas perencanaan dan kontribusi sis-tem informasi terhadap kinerja organisasional yang

nrempunyai hubungan yang signifikan dengan "fit".

Penelit ian Raghunathan dan Raghunathan (1990)

.lan Premkumar dan King (1992) merupakan penelitany'ang dilakukan di Amerika. Untuk situasi di Indonesta,penelitian serupa telah dilakukan oleh Hartawan (1996).

Penelitian Hartawan (1996) ini menunjukkan hasil yang

tidak konsisten dengan penelitian Premkumar dan King(1992) yang mana variabel sumber-sumber perencanaan

sistem informasi tidak dapat membedakan secara signi-fikan antara kelompok strategic/turnaround dengankelompok sapp o rt/fu c t o ry.

PENUTUP

Dalam situasi usaha yang sangat kompetitif dan berori-entasi kepada konsumen sekarang ini, sistem informasi

memegang peranan yang sangat penting dalam menentu-kan kesuksesan suatu organisasi. Teknologi yang berhu-bungan dengan sistem informasi mengalami perkem-bangan yang sangat pesat terutama pada dekade terakhir,sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, baikperangkat keras maupun perangkat lunak. Perusahaan-perusahaan yang menerapkan teknologi sistem infor-masi dengan tepat akan mendapatkan keunggulan kom-petit if dibandingkan dengan perusahaan yang tidakmenerapkannya.

Rerangka s/ra te g ic g rid McF aian et al. ( I 993) me-nunjukkan bahwa sistem informasi memainkan perananyang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Karena itu,dalam membuat perencanaan sistem informasi untukmendapatkan keunggulan kompetitif atau untuk mem-pertahankan kelangsungan hidup perusahaan, seharus-nya disesuaikan dengan peranan yang dimainkan sisteminformasi tersebut dalam organisasi.

Penelitian yang telah dilakukan baik di Amerikamaupun di Indonesia dengan menggunakan rerangkastrategic grid menunjukkan bahwa para manajer sisteminformasi dapat menggunakan rerangka ini sebagai alatuntuk mengevaluasi peranan sistem informasi dalam or-ganisasi, atau sebagai alat untuk merumuskan strategi.Peranan sistem informasi yang ditunjukkan dalam s/ra-tegic grid dapat berubah-ubah dari satu kuadran ke kua-dran lainnya tergantung strategi apa yang diinginkanperusahaan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.Namun, perlu disadari bahwa perubahan tersebut me-merlukan pertimbangan yang matang dalam perenca-naan sis lem informasi , karena set iap pefanan sistem in-formasi memerlukan perencanaan yang berbeda-beda,misalnya merencanakan sistem infbrmasi untuk peranansistem informasi yang berada dalam kuadran strategic

;an STIE \KP\J ' C.z-T. P"*4o/" Strategic Grid dan Perencanaan Sistem Informasi

t7

Ja,^ ST\E \/l1PN ' Q"a*T. P'*1. Strategic Grid darr Pcren.t:onoan Sistem In.fbrnnsL

berbeda dengan rncrcncanakan sistem inf irrmasi untukperanan sistern inf 'ormasi yang berada dalam kuadran

srrpl)0t'l .

t8