BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi yang memberikan pelayanan kepada

masyarakat pengguna yang membutuhkan.Pelayanan yang diberikan adalah dalam bentuk jasa

pelayanan sumber informasi atau bahan pustaka.Sejalan dengan perkembangan ilmu

pengetahuaan dan teknologi, jenis pelayanan perpustakaan pun berkembang, tidak hanya

berfungsi umtuk menggumpulkan, menyimpan dan memelihara serta melayangkan bahan

pustaka, tetapi juga menawarkan berbagai layanan lainnya.

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan

materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya

peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa

perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling

sering digunakan pemakai.

Menurut Sjahrial-Pamuntjak, (2000:97),“Sirkulasi adalaha kegiatan pelayanan koleksi

perpustakaan, baik untuk dibaca didalam Perpustakaan maupun untuk dibawah keluar

Perpustakaan.” Perpustakaan perguruan tinggi dapat memberikan pelayanan kepada pengguna

dengan menggunakan sistem pelayanan terbuka atau dengan sistem pelayanan tertutup.Sistem

pelayanan terbuka memperbolehkan pengguna masuk keruang koleksi untuk memilih dan

menggambil sendiri bahan pustaka yang ingin dibaca atau yang dipinjamnya. Sistem pelayanan

tertutup pengguna tidak diperbolehkan untuk masuk kedalam ruang koleksi, pada sistem ini

pengguna tidak diperbolehkan mengambil bahan pustaka

Pelayanan sirkulasi memiliki jenis pekerjaan antara lain: peminjaman ,pengembalian,

penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi dan lain-lain. Peminjaman merupakan kegiatan

memberikan kesempatan kepada pengguna membawa bahan pustaka untuk dibaca diluar

Perpustakaan. Pengembalian merupakan kegiatan menerima kembali bahan pustaka yang

dipinjam. Penagihan dilakukan jika peminjam tidak mengembalikan bahan pustaka yang

dipinjam maka pihak Perpustakaan berhak untuk menggadakan penagihan. Sanksi diberikan jika

pemakai jasa perpustakaan melanggar batas waktu peminjaman, maka pustakawan berhak

memberikan sanksi kepada pelanggar yang telah dilakukan.

1

Perpustakaan STIP-AP Medan adalah salah satu perpustakaaan perguruan tinggi yang

melayani berbagai informasi yang telah disesuaikan dengan kurikulum pendidikan perguruan

tinggi. Perpustakaan STIP-AP Medan memberikan pelayanan kepada masyarakat perguruan

tinggi yang terdiri dari mahasiswa, staf pengajar dan pegawai. Dari pengamatan awal penulis ke

Perpustakaan STIP-AP Medan, dapat diketahui bahwa kegiatan sirkulasi sudah terautomasi yaitu

kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, denda,sanksi dan bebas pinjam bahan

pustaka.

Untuk memberikan pelayanan sirkulasi yang berhasil-guna dan berdaya-guna, maka perlu

dilaksanakan pelayanan sirkulasi yang tertib dan teratur. Pelayanan sirkulasi bertujuan untuk

memberikan layanan peredaran bahan pustaka, khususnya untuk peminjam keluar perpustakaan.

Dengan terlaksananya pelayanan sirkulasi yang baik dapat menyadarkan pengguna untuk lebih

mencintai perpustakaan.

Dengan demikian pelayanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting bagi

penilaian kinerja perpustakaan, karena kinerja sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra

perpustakaan.

Berdasarkan uraian di atas penulis ingin mengetahui lebih lanjut mengenai sejauhmana

kegiatan pelayanan sirkulasi yang dilakukan oleh Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan

Agrobisnis Perkebunan (STIP-AP).

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana kegiatan pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan ?

2. Bagaimana prosedur peminjaman dan pengembalian pada Perpustakaan STIPAP

Medan ?

3. Apa kendala yang dihadapi pada oleh bagian sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP

Medan ?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui secara langsung kegiatan sistem pelayanan sirkulasi pada

Perpustakaan STIP-AP Medan.

2

2. Untuk mengetahui prosedur peminjaman dan pengembalian pada Perpustakaan STIP-AP

Medan.

3. Untuk mengetahui kendala ataupun masalah yang dihadapi oleh bagian sirkulasi pada

Perpustakaan STIP-AP Medan.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan makalah ini adalah

sebagai berikut :

1. Studi Kepustakaan

Sebelum penulis melakukan penelitian dilapangan, terlebih dahulu penulis meneliti dan

mempelajari bahan-bahan pustaka yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas.

2. Observasi

Memperoleh data melalui pengamatan langsung ke Perpustakaan STIP-AP Medan.

3. Wawancara

Mengadakan wawancara langsung dengan kepala perpustakaan dan pustakawan bagian

pelayanan sirkulasi.

3

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “Circulation” yang berarti perputaran,

peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu

perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian

pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang

berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat

waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs., 1993 : 1)

Layanan sirkulasi di perpustakaan merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan

pengguna perpustakaan. Pengertian layanan sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan

dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi (Rahayuningsih (ed), 2007:95).

Layanan sirkulasi merupakan denyut dari semua kegiatan layanan perpustakaan karena pada

bagian sirkulasi merupakan jasa yang bisa dirasakan langsung oleh pengguna perpustakaan.

Kegiatan pada bagian sirkulasi meliputi pendaftaran anggota perpustakaan, peminjaman

koleksi, pengembalian dan atau perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi, waktu layanan,

sistem peminjaman, dan pembuatan statistik pengunjung. Layanan yang cepat, tepat, mudah,

akurat, dan berorientasi pada pemustaka agar mereka puas (Lasa, 2009:187). Layanan yang baik

dan optimal merupakan asset penting dalam dunia perpustakaan.

Sistem layanan sirkulasi yang diterapkan diantaranya adalah sistem manual dan sistem

terautomasi. Sistem manual merupakan sistem dalam layanan sirkulasi yang masih menggunakan

cara-cara manual. Sementara sistem layanan sirkulasi yang sudah terautomasi, keseluruhan

aktivitas layanan sirkulasi dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer.

2.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan karena

berhubungan dengan peredaran koleksi. Pelayanan sirkulasi memerlukan sistem yang efisien dan

mudah dijalankan yang bertujuan agar pengguna dapat bertransaksi dengan cepat dan maksimal

dalam layanan. Menurut Lasa Hs (2008: 213), tujuan dari pelayanan sirkulasi antara lain: (1)

4

agar para pengguna mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal, (2) agar mudah

diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan waktu pengembalian, (3) untuk

menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan, (4) untuk memperoleh data

kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan, (5) untuk mengontrol jika terdapat

pelanggaran. Tujuan pelayanan sirkulasi menurut Rusina Sjahrial Pamuntjak (2000: 99), yaitu

supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin, mudah untuk

mengetahui identitas peminjam koleksi tersebut, terjaminnya pengembalian pinjaman dalam

waktu yang jelas, diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan

pemanfaatan koleksi dan apabila terjadi pelanggaran dapat segera diketahui.

Berdasarkan pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan pelayanan sirkulasi

antara lain agar koleksi yang ada dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna, identitas

peminjam dapat diketahui secara pasti agar pengembalian pinjaman lebih terjamin, dan untuk

mengontrol jika terjadi pelanggaran oleh pengguna pelayanan sirkulasi.

2.3 Fungsi Pelayanan Sirkulasi

Fungsi pelayanan sirkulasi berkaitan erat dengan kegiatan yang dilakukan pada bagian

sirkulasi tersebut. Jika fungsi pelayanan sirkulasi berjalan dengan baik maka kegiatan yang ada

pada bagian sirkulasi menjadi semakin lancar dan baik pula.

Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Sulistyo Basuki (1991: 257), yaitu:

1. mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan,

2. endaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota

perpustakaan,

3. meminjamkan serta mengembalikan buku, dan memperpanjang waktu peminjaman,

4. menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan,

5. mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya,

6. tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak,

7. bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman,

8. membuat statistika peminjaman,

9. peminjaman antar perpustakaan,

10. mengawasi urusan penitipan tas, jas, jaket, mantel, dan sebagainya milik pengunjung

perpustakaan,

5

11. tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

2.4 Syarat Sirkulasi

Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi penggunanya. Layanan perpustakaan

yang ramah dan profesional juga ikut berperan dalam menumbuhkan kenyamanan bagi

pengguna, agar pengguna betah berkunjung ke perpustakaan. Supaya tujuan tersebut dapat

tercapai, maka perlu diperhatikan syarat-syarat sirkulasi yang baik menurut Lasa Hs (2007: 170),

yaitu sebagai berikut.

a. Mekanisme kerja dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan benar; sistem kerja manual

maupun dengan mesin (seperti komputer) sebaiknya dapat diselesaikan dengan cepat,

tepat, dan benar.

b. Dapat menjaga keamanan koleksi dan pengguna; sistem pengaturan ruangan, pintu,

dan meja kursi dapat menciptakan keamanan koleksi serta kenyamanan pengguna.

c. Administrasi sirkulasi yang tepat; sistem pencatatan sirkulasi sebaiknya dapat

dilakukan dengan benar, praktis, dan tidak menimbulkan kesalahpahaman dengan

pengguna.

Untuk itu dalam penerapan administrasi sirkulasi perlu dikerjakan seteliti mungkin.

Senada dengan pendapat di atas, Mudhoffir (1992: 57), menyatakan bahwa hal-hal pokok pada

pelayanan sirkulasi meliputi: (1) peraturan, persyaratan dan tata tertib, (2) keanggotaan dan

pendaftaran, (3) macam-macam peminjaman. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan

Tinggi (Depdiknas, 2004: 73), dinyatakan bahwa kelancaran proses layanan sirkulasi antara lain

tergantung kepada sistem peminjaman yang dipilih, petugas yang terampil, dan peraturan

peminjaman yang jelas. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa untuk

dapat menyelenggarakan pelayanan sirkulasi yang baik maka harus memperhatikan beberapa

syarat, diantaranya yaitu mekanisme kerja dan administrasi yang tepat dan benar, pemilihan dan

penerapan sistem peminjaman apakah sudah sesuai atau belum, petugas perpustakaan yang

terampil, peraturan peminjaman yang jelas, serta keamanan koleksi dan kenyamanan tempat.

2.5 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi

Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah

layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian.

Menurut Lasa Hs (2004: 18), kegiatan dalam sirkulasi meliputi: keanggotaan, pinjaman koleksi,

6

pengembalian koleksi, penagihan, sanksi, surat keterangan bebas pinjam, dan statistik. Rusina

Sjahrial Pamuntjak (2000: 98), menyatakan proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan:

keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, sanksi, dan memberikan

keterangan bebas pinjaman.

a. Keanggotaan

Salah satu tugas dibagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan

dan melayani perpanjangan keanggotaan. Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna

perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Untuk beberapa

perpustakaan tugas menerima anggota perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian

administrasi perpustakaan. Mengenai syarat dan jenis keanggotaan berbeda-beda tergantung

kepada kebijakan perpustakaan.

Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda dengan

perpustakaan yang masih tradisional. Menurut Sutarno NS (2003: 98), kegunaan dari pada

pendaftaran anggota adalah sebagai berikut.

1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan

milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan

ingin mempergunakan dengan baik.

2. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.

3. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam

oleh para pembaca.

4. Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera

yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain,

kemudian meningkatkan.

Jenis keanggotaan menurut Rahayuningsih (2007, 96) meliputi keanggotaan intern dan

ekstern. Anggota intern yaitu anggota yang terdiri dari orang yang berkaitan langsung dengan

lembaganya, sedangkan anggota ekstern yaitu anggota yang terdiri dari orang yang tidak

berkaitan langsung dengan lembaganya. Tujuan dari kegiatan keanggotaan ini adalah untuk

mengetahui identitas anggota, alamat, dan golongan, sedangkan secara psikologis bertujuan agar

anggota merasa memiliki perpustakaan dan tidak menyalahgunakan perpustakan tersebut

(Mudhoffir, 1992: 69)

7

b. Peminjaman

Peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan

peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan

dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan

adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar

koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi

mudah diketahui dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi (Syihabuddin Qalyubi, 2007:

224).

Sistem peminjaman koleksi tidak dapat lepas dari sistem pelayanan perpustakaan. Dua

sistem pelayanan perpustakaan (terbuka dan tertutup) ada hubungannya dengan bagaimana cara

perpustakaan memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam koleksi. Dalam sistem

pelayanan tertutup, petugas akan mengambilkan buku di rak dan pembaca mengisi sebuah slip

atau formulir untuk menuliskan judul buku, pengarang, dan nomor panggil buku yang dipinjam.

Pada pelayanan terbuka, pembaca secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil

sendiri bahan pustaka yang dikehendaki, baik untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa

pulang.

Sesuai dengan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 74),

prosedur peminjaman bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan.

2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna.

3. a) Pada perpustakaan yang menganut sistem tetutup, langkah ketiga berlangsung

sebagai berikut:

(1) pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi,

(2) petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.

b) Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung

sebagai berikut:

(1) pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya,

8

(2) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang

tersimpan pada katalog buku,

(3) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus

dikembalikan pada lembar tanggal kembali,

4. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali.

5. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan.

6. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna.

7. petugas menyusun kartu pada kotak sebagai berikut:

a) menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian

b) setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut

urutan kode bahan perpustakaan.

8. Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjaman menurut nama

pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

c. Pengembalian.

semua pengunjung perpustakaan senang membaca di perpustakaan sehingga harus

meminjam buku yang mereka butuhkan. Buku yang dipinjam pengguna harus dikembalikan ke

perpustakaan. Pengembalian bahan pustaka tersebut harus tepat pada waktunya, agar pengguna

yang lain dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 81), langkah

kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan

adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah

pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.

2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

3. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang

tertera pada kartu buku.

4. Membubuhkan stempel tanda “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan

kartu pinjaman.

9

5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.

6. Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu buku.

7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke rak.

8. Memilih buku

d. Penagihan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 83), prosedur

penagihan berlangsung sebagai berikut.

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan

perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari.

2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada

peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.

3. Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan

proses pengembalian.

Menurut Sutarno NS (2003: 104), apabila sudah beberapa kali dikirim surat peneguran

tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan

sebagai berikut:

1. Buku diambil dari rumah peminjam dengan biaya pengembalian dibebankan kepada

peminjam. Cara ini kebanyakan dikerjakan oleh perpustakaan umum.

2. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu.

3. Khusus di perpustakaan perguruan tinggi sanksi dapat berupa tindakan akademis,

misalnya: tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah si 38 mahasiswa yang

belum dikembalikan semua buku (bebas dari peminjaman).

e. Perpanjangan

Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada

perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja dan juga hanya

memberikan satu kali saja. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas,

2004: 24), prosedur perpanjangan masa pinjam yaitu:

10

1. petugas memeriksa formulir penempahan,

2. jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu

pinjam dan kartu buku,

3. jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan ijin perpanjangan.

f. Pemberian Sanksi

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 83), sanksi

yang diberikan bergantung kepada bobot pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada

pengguna ada tiga macam: (1) denda, (2) sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam

bahan perpustakaan dalam waktu tertentu dan (3) sanksi akademik, berupa pembatalan hak

dalam kegiatan belajarmengajar.

Pemungutan denda merupakan sanksi yang paling sering dilakukan oleh pihak

perpustakaan yang disebabkan kelalaian atau ketidakdisiplinan pengguna yang dapat merugikan

pembaca lainnya. Penggunaan sistem denda pada dasarnya merupakan pekerjaan yang

merepotkan dan dapat mengakibatkan merenggangnya hubungan antara petugas perpustakaan

dan penggunanya. Dengan adanya sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin bagi para

pembaca dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilakukan dengan adil diantara

para pengguna, terutama pada perpustakaan dengan yang koleksinya terbatas.

11

BAB III

SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN STIP-AP MEDAN

3.1 Gambaran Umum Perpustakaan STIP-AP Medan

3.1.1 Sejarah Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

Perpustakaan sebagai sumber informasi mempunyai tugas mengumpul, mengolah dan

menyebarluaskan informasi agar dapat dimanfaatkan oleh pemakai semaksimal mungkin.

Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian-Agrobisnis Perkebunan (STIPAP) LPP Kampus

Medan sebelumnya bernama Perpustakaan Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) Kampus

Medan yang berdiri sejak tahun 1985, yang lokasinya terletak di Jalan Williem Iskandar atau

Jalan Pancing No 1 Sampali Medan.

Awalnya Perpustakaan LPP Kampus Medan ini terletak di halaman depan kompleks LPP

Kampus Medan, posisinya yang kurang strategis ini menyebabkan para pengguna (user)

perpustakaan enggan untuk datang berkunjung ke perpustakaan. Pada tahun 1995 Perpustakaan

LPP Kampus Medan pindah ke gedung baru dengan luas perpustakaan ± 600 M2 dan terletak

ditengah kampus, sehingga mudah dijangkau oleh pengunjung. Kemudian seiring berjalannya

waktu, dengan berdirinya Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan (STIPAP) 

maka tahun 2006 Perpustakaan LPP Kampus Medan di ambil alih pengelolaannya oleh Sekolah

Tinggi Ilmu Pertanian-Agrobisnis Perkebunan (STIPAP) berubah nama menjadi Perpustakaan

STIPAP LPP Kampus Medan. Perpustakaan saat ini melayani lebih dari 1.117 Mahasiswa, 80

Dosen, 50 Pegawai STIPAP dan ± 135 Pegawai LPP Kampus Medan. Perpustakaan menyimpan

lebih dari 6.888 judul atau 11.343 eksemplar bahan pustaka tercetak. Koleksi tercetak

dikelompokkan dengan sistem Dewey (DDC) edisi 21. Sistem housekeeping perpustakaan

terautomasi diantaranya katalog, pelayanan sirkulasi dan pengadaan bahan pustaka. Untuk

menemukan koleksi, perpustakaan menyediakan sarana penelusuran dalam katalog online yaitu

OPAC (Online Public Access Catalogue).

12

3.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

Visi

Menjadi Unit Pelayanan yang mampu mendukung STIPAP menjadi The World

Class Plantation University.

Misi

Menjadi unit pelayanan yang mampu memberikan Servis Excellent kepada

pengguna perpustakaan. 

Tujuan

Sebagai bagian yang integral dari suatu perpustakaan perguruan tinggi, maka

perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat

menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada

masyarakat.

Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

antara lain:

1. Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran, perpustakaan bertujuan untuk

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan

informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang

diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan

literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.

3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat, maka perpustakaan melakukan

kegiatan dengan menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat

13

3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

3.1.4 Tenaga Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

Perpustakaan yang baik memiliki tenaga perpustakaan yang memadai, untuk melakukan

tugas-tugas yang ada di Perpustakaan. Tenaga perpustakaan merupakan orang yang berperan

secara langsung dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang ada di perpustakaan.

Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan memiliki 5 (lima) orang staf, yang terdiri dari

1 (satu) orang kepala Perpustakaan, dan 4 (empat) orang staf. Adapun nama staf, jabatan dan

latar belakang pendidikan yang bekerja di Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan dapat

dilihat pada tabel berikut ini :

14

KEPALA PERPUSTAKAAN Sunyianto, S.SosURUSAN LAYANAN PENGGUNA sirkulasi referensi bimbingan penggunaURUSAN PELAYANAN TEKNISpengadaanpengelolaan pemeliharaan

3.1.5 Tata tertib

Adapun Tata tertib perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna (user) Perpustakaan wajib mengisi buku pengunjung perpustakaan yang telah

disediakan oleh petugas.

2. Pengguna wajib menitipkan tas, jaket dan sejenisnya pada tempat penitipan tas sebelum

memasuki ruangan koleksi. Bagi mahasiswa yang membawa laptop, hanya laptop dan

charger saja yang boleh dibawa. Sedangkan tas dititipkan pada penitipan tas.

3. Bagi mahasiswa yang membawa handphone, mohon di silent atau ke mode diam.

4. Pengguna harus berkelakuan baik dan berpakaian rapi selama didalam perpustakaan,

serta tidak memakai sandal.

5. Meletakkan buku yang yang telah selesai dibaca dirak.

6. Pengguna/ anggota pepustakaan harus menjaga dengan baik agar bahan bacaan/ buku

yang dipinjam tidak rusak baik sampulnya maupun isinya.

7. Mengembalikan pinjaman bahan bacaan/ buku tepat waktu dan   tidak melampaui batas

tanggal kembali.

8. Membayar denda keterlambatan yaitu Rp. 500/ hari

9. Mengganti buku yang sengaja dirusak atau hilang dengan buku baru dengan judul yang

sama.

10. Koleksi referensi tidak boleh dipinjam dan hanya dibaca ditempat atau buku dapat di

fotocopy saja. Kecuali bagi tenaga professional (TP) LPP dan Dosen dalam STIPAP

koleksi dapat dipinjam maksimal 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang.

11. Buku/ bahan bacaan yang akan di fotocopy harus melalui petugas perpustakaan.

12. Menjaga KTA (Kartu Tanda Anggota) agar tidak sampai digunakan oleh orang lain yang

tidak berhak.

13. a) Bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen STIPAP (Dosen Dalam) jumlah buku

yang dapat dipinjam maksimal 6 (enam) judul buku dengan masa pinjaman selama 1

(satu) bulan. Kemudian bila ingin melakukan perpanjangan buku di berikan perpanjangan

pinjaman maksimal 1 kali (1 bulan). Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan

membawa buku pinjaman.

15

b) Bagi Mahasiswa STIPAP judul buku yang dapat di pin maksimal 4 (empat) judul

buku dengan masa pinjam 1(satu) minggu. Kemudian bila ingin melakukan

perpajangan buku   diberikan perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 minggu).

Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan membawa buku   pinjamannya.

14. Selama berada di dalam Perpustakaan, pengguna dilarang:

Merokok, membawa makanan dan minuman.

Mencoret, merobek atau merusak lembar bahan pustaka/buku

Memindahkan bahan pustaka dari rak ke rak yang lain.

Meletakkan buku yang telah selesai dibaca di atas meja.

Berkelahi dan menimbulkan suara-suara yang mengganggu Orang lain atau

pembaca lain

Membuang sampah Sembarangan. Buanglah sampah pada tempat yang telah

disediakan.

3.1.6 Ruang Perpustakaan dan Jenis Koleksi

a. Ruang Perpustakaan

Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan terdiri dari beberapa ruangan yaitu:

1.    Ruang Baca

2.    Ruang Koleksi Umum

3.    Ruang Koleksi Referensi

4.    Ruang Audio Visual

5.    Ruang Pengolahan Bahan Pustaka

6.    Ruang Kepala Perpustakaan

7.    Ruang Gudang

8.    Ruang Toilet

3.1.7 Koleksi Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

  Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan merupakan pusat pelayanan informasi yang

menyediakan berbagai macam bahan pustaka/ rujukan untuk kepentingan para pengguna (user)

perpustakaan. Jumlah Koleksi buku/ bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan STIPAP

LPP Kampus Medan sampai saat ini berjumlah 6888 judul buku dengan jumlah 11.343

eksemplar. Secara umum koleksi perpustakaan dibagi dalam beberapa kelompok antara lain :

16

1.    Koleksi Umum, Misalnya :

Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris

Psikologi

Komputer

Pertanian

Manajemen

2.    Koleksi Referensi, Misalnya :

Kamus

Vademecum

Prosiding

Ensiklopedia

Buku Pintar

Majalah/Journal

Karya Ilmiah/TA

3.    Koleksi Audio Visual, Misalnya

Kaset Video

Kaset CD

Kaser Tape Recorder

VCD

TV Plasma dan DVD

4.    Koleksi Penerbitan/Percetakan, Misalnya

Penerbitan Buku/Tulisan

Diktat Pengajar

Percetakan Booklet/Leafleat

Penerbitan Kliping

Semua bahan pustaka yang ada pada Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

diorganisasikan dengan berpedoman pada System Dewey Decimal Classification (DDC) yang

17

merupakan Standar International untuk pengatalogkan buku-buku dan bahan pustaka.

Adapun Koleksi yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi Jumlah Eksemplar

000 Karya

Umum

185 247

100 Filsafat

dan Psikologi

255 395

200 Agama 97 116

300 Ilmu

Sosial

1195 2102

400 Bahasa 189 297

500 Ilmu

Murni

482 865

600 Ilmu

Terapan

4.319 7063

700 Kesenian,

Filsafat

37 63

800

Kesusateraan

59 95

900 Geografi,

Sejarah

67 96

Jumlah

Seluruh

Koleksi

6.888 11.343

Sumber : Koleksi Perpustakaan STIPAP Tahun 2015

18

3.2 Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan STIP-AP Medan

a. Keanggotaan

Semua mahasiswa terdaftar, dosen, pegawai STIPAP dan pegawai LPP Kampus Medan

secara otomatis menjadi anggota Perpustakaan. Tetapi untuk dapat menggunakan sejumlah

pelayanan yang disediakan seperti peminjaman buku dan penggunaan koleksi referensi

diperlukan Kartu Tanda Anggota (KTA). KTA dapat diperoleh secara gratis bagi Civitas

Akademika STIPAP dan Pegawai LPP Kampus Medan.

Syarat-syarat menjadi anggota perpustakaan:

Mengisi formulir keanggotaan

Menyerahkan 2 (dua) buah pas photo berwarna ukuran 2 x 3 cm

KTA berlaku selama masa studi bagi mahasiswa

Pengguna Perpustakaan STIPAP adalah seluruh sivitas akademika yang terdiri dari:

Mahasiswa dari berbagai fakultas dan program studi yang berjumlah ± 1. 117 orang

Staf Pengajar atau Dosen yang berjumlah ± 80 orang

Pegawai Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agribisnis Perkebunan (STIPAP) ± 185 orang

Kegiatan pelayanan sirkulasi pada perpstakaan STIPAP antara lain: Peminjaman,

pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi dan mengeluarkan surat bebas

pustaka

b. Peminjaman

Layanan ini berkaitan dengan peredaran bahan pustaka untuk koleksi umum. Se

muapengguna yang telah memiliki KTA berhak meminjam bahan pustaka yang bisa

dipinjamkan.

Berikut data jumlah buku yang dipinjam selama 3 tahun terakhir :

Tahun Jumlah

Tahun 2012 717

Tahun 2013 815

Sampai Agustus Tahun 2014 729

19

Sumber: Perpustakaan STIPAP

Pelayan sirkulasi (circulation control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan

transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan

peminjaman dan pengembalian koleksi koleksi yang biasanya untuk pengguanaan di luar

perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran

koleksi perpustakaan.

Fungsi utama modul sirkulasi Perpustakaan STIPAP adalah digunakan untuk mengelola

data peminjam, pengembalian, pengembalian, dan denda keterlambatan pinjaman buku. Selain

untuk mengelola ketiga data tersebut di atas, pengawasan sirkulasi juga berfungsi untuk

mengelola kegiatan yang meliputi: Histori buku dan histori anggota. pemesanan buku, wedding

buku, perbaikan buku, pendataan buku hilang

Prosedur peminjaman buku pada Perpustakaan STIPAP secara automasi adalah:

Pengguna melakukan browsing di OPAC untuk menemukan buku yang mereka

maksud apakah tersedia di perpustakaan atau tidak dan letak koleksi tersebut.

Pengguna dapat mencari data buku berdasarkan judul, subyek, pengarang, kamus

istilah dan istilah yang biasa digunakan oleh pengguna sendiri. Pengguna juga

dapat meminta bantuan pustakawan atau petugas perpustakaan untuk mencari

buku-buku atau bahan bacaan yang diinginkan.

1. Setelah pengguna menemukan data buku yang diinginkan terlebih dahulu

pengguna mencatat nomor klasifikasi, pengarang dan judul; seteleh itu pengguna

dapat langsung ke rak untuk melihat buku tersebut.

2. Setelah mendapatkan buku yang diinginkan kemudian peminjam menyerrahkan

langsung kepada pustakawan yang bertugas di bagian sirkulasi.

3. Petugas sirkulasi kemudian memeriksa kondisi buku tersebut, apakah rusak atau

tidak. Jika buku tersebut dalam kondisi baik maka buku tersebut dapat

dipinjamkan.

4. Petugas sirkulasi meminta kartu anggota perpustakaan untuk diproses dengan

menggunakan program sirkulasi peminjaman.

5. Petugas sirkulasi memindai barcode buku berdasarkan nomor inventaris

20

6. Petugas sirkulasi memproses peminjaman berdasarkan NIM, jenis koleksi, jenis

peminjaman, tanggal kembali dan tanggal peminjaman. Bila proses peminjaman

telah selesai dilakukan petugas sirkulasi menyerahkan buku kembali kepada

pengguna yang meminjam buku tersebut. Jangka waktu peminjaman adalah 7

(tujuh) hari dengan maksimal

Tampilan menu peminjaman sirkulasi

c. Pengembalian

Untuk prosedur pengembalian buku adalah sebagai berikut:

1. Peminjam membawa buku yang ingin dikembalikan ke petugas sirkulasi.

2. Petugas sirkulasi memeriksa kondisi buku yang akan dikembalikan tersebut

3. Petugas sirkulasi membuka program pengembalian . kemudian petugas memindai

barcode buku (nomor inventaris buku) atau id pengguna.

4. Kemudian petugas melihat daftar pinjaman apakah sesuai dengan buku yang akan

dikembalikan.

5. Bila buku yang dikembalikan sesuai dengan database peminjaman maka proses

pengembalian dapat dilakukan dengan mengklik pilihan kembali pada program rkulasi

pengembalian

21

Tampilan menu pengembalian sirkulasi

Gambar diatas menunjukkan tampilan sirkulasi pengembalian atau perpanjangan. Tanda

panah menunjukkan pilihan pengembalian melalui nomor ID anggota atau melalui nomor

registrasi buku.

Tampilan Menu Perpanjangan

Pada modul sirkulasi juga tersedia apliksi dan form untuk peringatan keterlambatan bagi

pengguna yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam.

22

Tampilan Menu Keterlambatan

d. Perpanjangan

Berdasarkan peraturan Perpustakaan STIPAP perpanjangan masa pinjam bahan pustaka

yang diberikan hanya 1 (satu) kali saja. Masa perpanjangan yang diberikan kepada mahasiswa

dan staf pengajar/dosen adalah hanya boleh untuk 1 (satu) kali.

Jangka waktu peminjaman yang diberikan kepada mahasiswa adalah selama 1 (satu )

minggu. Sedangkan jangka waktu peminjaman yang diberikan kepada staf pengajar/dosen adalah

selama 1 (satu) bulan. Dengan demikian jangka waktu peminjaman yang diberikan perpustakaan

STIPAP kepada pengguna perpustakaan berbeda.

e. Pemberian sanksi

Pemberian sanksi yang sering terjadi di Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian

Agribisnis Perkebunan (STIPAP) adalah keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang

dipinjam pengguna dan kerusakan bahan pustaka.

Sanksi yang diberikan adalah sebagai berikut:

1. Bila terlanbat mengembalikan bahan pustaka diberikan sanksi yang berupa denda sebesar

Rp. 500/ buku per hari dan dihitung sejak hari pertama peminjaman bahan pustaka

sampai hari kembali.

23

2. Jika bahan pustaka yang dipinjam hilang atau rusak karena kelalaian peminjam maka si

peminjam wajib mengganti dengan buku yang baru sesuai dengan judul buku yang telah

hilang dan rusak atau dapat menggantinya dengan sejumlah uang sesuai dengan harga

buku yang telah hilang.

f. Bebas Pustaka

Pada Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agribisnis Perkebunan (STIPAP) salah satu

persyaratan untuk pendaftaran wisuda harus melampirkan surat bebas pustaka. Oleh karena itu

setiap mahasiswa pada tingkat akhir diwajibkan mengurus surat bebas pustaka pada

Perpustakaan STIPAP. Prosedur mengeluarkan surat keterangan bebas pustaka pada

Perpustakaan STIPAP adalah:

1. Petugas meminta kartu tanda anggota perpustakaan.

2. Petugas memeriksa apakah masih ada atau tidak bahan pustaka yang sedang dipinjam

atau belum dikembalikan oleh pengguna.

3. Apabila tidak terdapat petugas bahan pustaka yang dipinjam atau belum dikembalikan

pengguna maka petugas menonaktifkan pengguna dari keanggotaan perpustakaan dan

surat keterangan bebas pustaka dapat dikeluarkan oleh petugas.

Pedoman Observasi

No Pernyataan Ya Tidak

Peminjaman

1 Peminjam menunjukkan kartu anggotaterlebih dahulu sebelum meminjam buku.

2 Peminjam buku dibatasi maksimal 5 eksemplar

3 Pengguna mencari informasi sendiri lewat OPAC terlebih dahulu kemudian ke rak buku

4 Pengguna kesulitan dalam mengikuti prosedur peminjaman buku

Pengembalian1 Prosedur pengembalian harus menunjukkan buku beserta

24

kartu anggota terlebih dahulu

2 Pengguna mentaati prosedur pengembalian buku yang ditentukan oleh perpustakaan

3 Prosedur pengembalian memberikan sanksi/denda kepada yang terlambat mengembalikan buku

4 Pengguna tepat waktu dalam mengembalikan buku

Fasilitas

1 Perpustakaan memiliki Opac yang membantu dalam penelusuran koleksi

2 Perpustakaan memiliki Air Circulation (AC)

3 Perpustakaan memiliki WiFi

4 Perpustakaan memiliki beberapa unit komputer

Tata Ruang

1Tata ruangan perpustakaan memberikan rasa nyaman ketika

berada di perpustakaan

2Penerangan lampu di ruangan koleksi memberikan

keleluasaan pengguna dalam mencari koleksi

3Penataan koleksi sesuai dengan nomor kelas yang

ada di katalog maupun OPAC

4 Rak buku, meja dan kursi tersusun rapi

Sikap Pustakawan

1Petugas dapat berkomunikasi dengan bahasa yang sopan, jelas

dan mudah dipahami

2Petugas dapat menjawab pertanyaan yang saya ajukan dengan

jelas dan tepat

3Petugas perpustakaan mempunyai kemampuan dalam

mengolah dan menyajikan informasi

4 Petugas selalu bersikap ramah saat memberikan pelayanan

5 Petugas selalu berpakaian dan berpenampilan rapi

6Petugas mampu memberikan informasi tentang letak dan jenis

koleksi apa saja yang diminta pengguna dengan cepat

Daftar Pertanyaan Wawancara

25

No Pertanyaan

1 Bagaimana sejarah Perpustakaan STIP-AP Medan ?

2 Apa visi, misi, dan tujuan Perpustakaan STIP-AP Medan ?

3 Bagaimana Struktur organisasi Perpustakaan STIP-AP ?

4Berapa jumlah anggota dan apa saja syarat untuk menjadi anggota Perpustakaan STIP-AP

Medan ?

5 Apa saja peraturan dan tata tertib Perpustakaan STIP-AP Medan ?

6 Berapa jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan STIP-AP Medan ?

7 Jenis koleksi apa saja yang dimiliki ?

8 Bahan pustaka diklasifikasikan dengan menggunakan standart apa ?

9 Berapa maksimum eksemplar yang dapat dipinjam oleh setiap anggota ?

10 Apa saja kegiatan pelayanan sirkulasi pada perpustakaan STIP-AP Medan ?

11 Apakah sistem sirkulasinya sudah terautomasi ?

12 Apakah perpustakaan sudah memiliki opac ?

13 Bagaimana prosedur peminjaman dan pengembalian bahan pustaka ?

14 Bagaimana prosedur perpanjangan dan bebas bahan pustaka ?

15Apa sanksi yang yang diberikan kepada anggota apabila terlambat mengembalikan bahan

pustaka ?

BAB IV

26

PENUTUP

4.1 Simpulan

1. Kegiatan pelayanan sirkulasi pada perpustakaan STIPAP antara lain:

Peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi dan

mengeluarkan surat bebas pustaka.

2. Sistem pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan sudah terautomasi

dengan menggunakan software CDS-ISIS

3. Perpustakaan STIP-AP memiliki berbagai jenis koleksi, diantaranya: koleksi

umum, koleksi referensi, koleksi audiovisual dan terbitan berseri

4. Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan pada Perpustakaan STIP-AP

Medan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

5. Perpustakaan STIP-AP Medan memiliki tenaga pustakawan yang kompeten

dalam melayankan sumber – sumber informasi yang tersedia di perpustakaan.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, sistem pelayana sirkulasi pada perpustakaan STIP-AP

sudah baik, namunalangkah lebih baik lagi jika :

1. OPAC dapat diakses oleh pengguna melalui internet dan fitur perpanjangan,

pengemabalian dan pemesanan dapat dilayankan secara online.

DAFTAR PUSTAKA

27

Fajry,Iikhamul Dan Elvi Rahmah.2013.”Penerapan Sistem Close Acces Pada

Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Pertanian Unand Payakumbuh”.

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. Departemen Ilmu Informasi

Perpustakaan dan Kearsipan Fbs Universitas Negeri Padang :Vol 1, Nomor 2,

Maret 2013.

Dewi,Sri Terta Dan Ardoni.2012.”Sikap Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi

Di Perpustakaan Uiversitas Negeri Padang. Departemen Ilmu Informasi

Perpustakaan Dan Kearsipan Fbs Universitas Negeri Padang: Vol 1, Nomor 2,

September 2012.

Muchdlor, Sjaifullah. “Sistem Layanan Sirkulasi Perpustakaan Sekolah” 15 April

2015.http:// digilib.uinsuka.ac.id/.../1/BAB%20I,V,%20DAFTAR

%20PUSTAKA.pdf.

Badan Standarisasi Nasional “Perpustakaan Perguruan Tinggi” 20 April 2015.

http://kinerja.lib.itb.ac.id/fm/files/106000353/21413_SNI%207330-2009-perpus

%20PT.pdf

Siregar, Ridwan “ Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi” 15 April 2015.

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1792/1/08E00513.pdf

28