Sistem Informasi Manajemen Hotel

“New Garuda Singaraja”

Oleh

IDA AYU SINTA DEVI NIM. 1315011034

PENDIDIKAN KESEJAHTERAAN KELUARGA

FAKULTAS TEKNIK DAN KEJURUAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

SINGARAJA

2016

Kata PengantarPuja dan puji penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa

karena berkat rahmat beliaulah penulis dapat menyelesaikan makalah ini yang

berjudul “ Sistem Informasi Manajemen Hotel New Garuda”. Pada makalah ini

penulis membahas khusus mengenai system informasi yang ada di hotel new

garuda..

Terselesaikannya makalah ini tidak terlepas dari bantuan semua

pihak yang terlibat di dalamnya. Penulis mengucapkan rasa terimakasih kepada

semua pihak yang terlibat di dalam proses pembuatan makalah ini baik yang

terlibat langsung maupun tidak.

Penulis sebagai manusia menyadari bahwa dalam penyampaian dan

penyajian materi dalam makalah ini tidak terlepas dari kesalahan. Penulis pun

menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karenanya

Penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun agar

Penulis dapat lebih menyempurnakan lagi makalah ini.

Akhir kata penulis berharap agar makalah ini dapat berguna bagi

para pembaca sekalian.

Singaraja, 21 April 2016

Penulis ,

i

Daftar Isi

Kata Pengantar..........................................................................................................i

Daftar Isi..................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

1.1 Latar Belakang...........................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................2

1.3 Tujuan........................................................................................................2

1.4 Manfaat......................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................3

2.1 Gambaran Umum Hotel............................................................................3

2.2 Sistem Informasi Hotel New Garuda........................................................3

2.3 Fasilitas-fasilitas di Hotel New Garuda.....................................................4

2.4 Promosi Hotel New Garuda Singaraja......................................................5

BAB III PENUTUP..................................................................................................9

3.1 Simpulan....................................................................................................9

3.2 Saran..........................................................................................................9

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Hotel merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang menawarkan

suatu jasa dalam hal penyediaan tempat tinggal, yang sifatnya sementara dan

dalam waktu-waktu tertentu bagi siapa saja yang memerlukannya. Biasanya yang

ingin menginap di suatu hotel adalah orang-orang yang sedang bepergian pada

suatu daerah tertentu, dimana orang-orang tersebut berasal dari daerah yang tidak

sama dengan tempat hotel tersebut berada.

Pendataan administrasi pada reservasi perhotelan memerlukan ketepatan

mekanisme dan penataan yang terorganisir agar data dapat terkemas dan terjaga

keamanannya dengan baik, seiring pesatnya teknologi dan kemudahan-

kemudahan yang ditawarkan didalamnya, kini instansi-instansi baik swasta

maupun negeri memanfaatkan fasilitas teknologi dalam pengolahan data-data

yang dulu diolah secara manual diubah kedalam pola komputerisasi yang

mempermudah proses pengentrian dan pencarian data-data yang telah tersimpan

dalam database. Database tersebut dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih

optimal dan dapat dilakukan secara tepat dan tepat dengan tingkat kesalahan yang

sedikit.

Dalam mengelola data-data tersebut, pihak hotel tentu harus memiliki sistem

pengolahan dan pengelolaan data yang baik dan teratur, yang nantinya berguna

bagi kelancaran penyimpanan suatu data serta dapat memberikan keamanan

terhadap data tersebut. Hal tersebut di atas dapat memberikan kemudahan bagi

setiap pemilik hotel untuk memberikan dan menyediakan pelayanan yang

maksimal bagi para penginap/costumer.

New Garuda Hotel merupakan salah satu hotel yang ada di kota Singaraja yang

belum mempunyai system dan tergolong masih manual dalam pengopreasiannya

dan sudah barang tentu memerlukan suatu sistem pengelolaan proses reservasi

perhotelan yang mampu memberikan kemudahan dalam proses perkembangan

1

hotel tersebut, dalam hal ini adalah peranan antara pengguna dengan komputer

dalam menjalankan tugasnya, serta bagaimana interface yang dapat memudahkan

pengguna, dalam hal ini operator/bagian receptionist yang merupakan karyawan

dari suatu hotel untuk mengakses sistem tersebut. Serta dianggap sangat perlu

untuk pihak hotel harus memiliki pengelolaan database yang baik agar

dikemudian hari dapat melihat informasi yang dibutuhkan dari kegiatan suatu

hotel tersebut.

1.2 Rumusan Masalah1. Bagaimana Gambaran umum hotel new garuda singaraja?

2. Bagaimana Sistem informasi yang ada di hotel New Garuda Singaraja?

3. Apa saja fasilitas yang ada di Hotel New Garuda Singaraja?

4. Bagaimana promosi Hotel New Garuda Singaraja?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui Gambaran umum hotel new garuda singaraja.

2. Untuk mengetahui Sistem informasi yang ada di hotel New Garuda

Singaraja.

3. Untuk mengetahui fasilitas yang ada di Hotel New Garuda Singaraja.

4. Untuk mengetahui Bagaimana promosi Hotel New Garuda Singaraja.

1.4 Manfaat

1. Untuk hotel

Mahasiswa dapat membantu dalam pengembangan system informasi di

Hotel

2. Untuk Mahasiswa

Menambah wawasan mengenai hotel dan system informasi di hotel yang

ada di singaraja.

2

BAB II

PEMBAHASAN 2.1 Gambaran Umum Hotel

Hotel Garuda merupakan hotel yang sudah berdiri sejak tahun 1964

berlokasi di Jalan Ahmad Yani 76 Singaraja, Hotel ini di renovasi pada bulan juli

2014 dan harus finish saat kegiatan porprov bali. Karena itu pada bulan

September 2015 hotel itu sudah dibuka dan disewa guna keperluan porprov

meskipun renovasinya belum 100% selesai. Hotel new Garuda ini merupakan

jenis city hotel dan tergolong kelas melati. Tamu yang biasa menginap di hotel ini

biasanya tamu local. Tingkat hunian di hotel garuda ialah 25% perbulannya.

2.2 Sistem Informasi Hotel New Garuda

Sejauh ini system yang digunakan di hotel garuda masih sangat minim.

Karena garuda hotel belum mempunyai system untuk digunakan dalam proses

penerimaan tamu dihotel. Garuda hotel juga belum mempunyai website hotel, jadi

tamu yang datang untuk menginap ke hotel ini hanya melalui email hotel yaitu

hotelgarudasgr@yahoo.co.id , melalui telepon (0362) 3302644, dan juga tamu

langsung datang ke hotel (walk in guest). Dalam proses penerimaan tamu, hotel

garuda masih memakai cara manual dalam proses check in maupun check out.

1. Proses Check in

a. Tamu yang datang di hotel Setelah mereka memasuki lobby, maka

akan disambut oleh petugas Front office untuk membukakan pintu,

menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk membawakan

barang bawaannya.

b. Petugas Front Office mengarahkan atau mengantarkan tamu

ke reception counter atau front desk . Sampai di counter, tamu akan

disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan

menawarkan bantuan sambil tersenyum. receptionist akan menanyakan

apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum,

pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu

melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah

melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan

3

mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat

proses check-in.

c. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception

akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode

pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan

maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee

etter (GL), atau travel agent voucher

d. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu

yangdapat berupa passpor, KTP, SIM 

e. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting 

f. Reception mengucapkan selamat beristirahat.

2. Proses Check Out

a. Tamu mendatangi petugas Front Office untuk check out.

b. Petugas reception atau petugas kasir menelpon department house

keeping untuk memberikan informasi bahwa kamar nomer sekian

check out,

c. Tamu membayar tagihan dengan cash

d. Petugas reception menerima pembayaran sekaligus memberikan

kuitansi sebagai tanda terima kepada tamu

e. Setelah tamu menerima tanda terima dan sudah yakin kalau tidak ada

yang tertinggal maka tamu siap check out

f. Tamu check out.

2.3 Fasilitas-fasilitas di Hotel New Garuda

1. Coffe shop

Coffe shop yang dimiliki hotel garuda ini biasanya tempat yang disediakan

hotel untuk tamu breakfast karena hotel garuda tidak menyediakan

fasilitas restaurant. Selain itu orang diluar tamu menginap juga bisa

datang ke coffe shop yang dimiliki oleh hotel garuda ini.

2. Meeting Room

4

Meeting room yang dimiliki oleh hotel garuda ini masih memiliki

kekurangan dari segi alat-alat pendukung. Namun banya perusahaan-

perusahaan menyewa meeting room yang dimiliki oleh hotel garuda ini,

seperti halnya kemarin salah satu calon bupati buleleng membooking

meeting room milik hotel garuda selama 1 bulan penuh.

3. Laundry

Hotel garuda memiliki fasilitas laundry untuk para tamu hotel yang ingin

memakai jasa laundry hotel garuda.

4. Room

Hotel Garuda memiliki 54 kamar yang terdiri dari jenis suite room, deluxe

room, superior room dan standard room. Di kamar tersebut tersedia

fasilitas Air Conditioner kecuali standart room, air panas, dan LED.

2.4 Promosi Hotel New Garuda Singaraja

Hotel garuda merupakan hotel kelas melati yang belum memiliki website, jadi

untuk mempromosikan hotelnya, hotel garuda hanya mengandalkan lokasi hotel

garuda yang strategis yaitu berada di jantung kota singaraja. jadi tamu yang datang

kesingaraja dan ingin mencari hotel untuk menginap, akan mudah mendapatkan

hotel yang ada dikota juga murah. Selain lokasi hotel garuda juga baru mendaftar

Traveloka untuk promosi hotel. Namun belum ada tamu yang respon untuk

booking.

5

LAMPIRAN DAN BUKTI LAPANGAN.

( Coffe Shop) ( Reception)

6

( ROOM)

( AREA HOTEL)

7

(KUITANSI/TANDA TERIMA)

8

BAB III

PENUTUP

3.1 Simpulan

Hotel New Garuda merupakan jenis hotel city yang tergolong kelas melati,

hotel ini belum memiliki system informasi yang memudahkan mereka untuk

menerima tamu check in maupun melayani tamu check out. Hotel ini dalam

pengoprasiannya masih manual dalam menerima tamu. Untuk mempromosikan

hotel garuda hanya mengandalkan lokasi yang berada di jantung kota singaraja,

dan juga hotel ini baru memakai traveloka namun belum berjalan lancar. Fasilitas

yang ada di hotel garuda ialah coffe shop, meeting room, laundry dan fasilitas-

fasilitas yang ada di room. Hotel garuda memiliki 54 kamar yaitu suite room,

deluxe room, superior, dan standard room. Tamu yang sering menginap di hotel

garuda yaitu tamu local.

3.2 Saran

. Untuk Hotel

a. Untuk mempermudah dalam melayani tamu alangkah baiknya jika hotel ini

mengembangkan system informasinya.

b. Sebaiknya hotel garuda agar lebih mempromosikan hotelnya. Misalnya

melalui website atau brosur-brosur.

9