- strategi Pemecahan Masalah

a. pembuatan SOP pemesanan diet dan perubahan pemesanan diet

Masalah Penyebab Strategi kegiatan Usulan kegiatanKesalahan pemberian makan

Belum tersedianya SOP pemesanan diet dan perubahan pemesanan diet

Pembuatan SOP pemesanan diet dan perubahan pemesanan diet

Persiapan SOP

Pengembangan SOP

Integrasi SOP dalam manajemen

Monitoring Evaluasi dan Koreksi SOP

*) perlu referensi

Strategi kegiatan

Pembuatan SOP Pemesanan dan Perubahan Pemesanan Diet

Deskripsi : Proses pembuatan SOP pemesanan dan perubahan pemesanan diet adalah kegiatan yang dilakukan untuk membuat aturan-aturan terstandar dalam pemesanan dan perubahan pemesanan menu.

Tujuan :

- Kegiatan ini merupakan proses pengawasan dan pengendalian sebagai upaya efektif yang terkoordinasi dengan baik, terfokus pada titik strategis, obyektif dan menyeluruh, fleksibel, realistik secara ekonomi dan organisasi, akurat, tepat waktu dan dapat diimplementasikan oleh semua pegawai, sehingga menjaga standara mutu kinerja, mencegah pemborosan dan mencegah sisa bahan makanan. (Pedoman pelayanan gizi rumah sakit, direktorat gizi masyarakat-ditjen bina kesehatan masyarakat departemen kesehatan RI, Dr. dr. Anie Kurniawan, Agustus 2005)

- Untuk memberikan pedoman bagi seluruh pelaksana yang terlibat dalam sistem penyelenggaraan makanan rumah sakit pada tahap pemesanan dan perubahan pemesanan diet yang lebih efektif dan efisien dalam rangka menyediakan pelayanan terbaik.

Ruang lingkup : SOP melingkupi proses penyelenggaraan makanan di rumah sakit terutama untuk pasien rawat inap dan rawat jalan dalam tahap pemesanan dan perubahan pemesanan diet yang dilaksanakan oleh semua pihak yang terlibat dalam sistem penyelenggaraan makanan rumah sakit diantaranya tenaga profesi gizi (tenaga dengan latar belakang pendidikan gizi, D1 gizi dan D4 gizi serta S1/S2 gizi yang berpengalaman di bidang penyelenggaraan

makanan, tenaga profesi non-gizi (tenaga profesi lain yang dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan penyelenggaraan makanan seperti akuntan, perhotelan, administrasi, teknik, dsb) serta tenaga pelaksanan teknis (tenaga dengan latar belakang pendidikan tataboga (SMKK), SMA/SMP)

Tujuan : untuk memberikan pedoman bagi seluruh pelaksana yang terlibat dalam sistem penyelenggaraan makanan rumah sakit pada tahap pemesanan dan perubahan pemesanan diet yang lebih efektif dan efisien dalam rangka menyediakan pelayanan terbaik.

Penanggungjawab : Kepala Instalasi Gizi

Tahapan pelaksanaan :

Persiapan

Deskripsi

kegiatan pengumpulan sarana, prasarana dan pelaksana yang dibutuhkan dalam pembentukan SOP

Melakukan persiapan pembuatan SOP meliputi : pembentukan tim dan kelengkapannya, melakukan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim, memberitahukan kepada seluruh unit tentang kegiatan penyusunan SOP.

Tujuan

Membentuk tim pembuatan SOP yang terlatih beserta kelengkapannya dan tersosialisasinya kegiatan penyusunan SOP di unit terkait.

Pelaksana

divisi litbang

indikator keberhasilan- terbentuknya tim beserta kelengkapannya yang anggotanya merupakan kombinasi supervisor, karyawan, innstalasi gizi, dan orang yang kompeten dalam pembuatan SOP- tim SOP sudah menjalani pelatihan dan pembekalan- seluruh jajaran direksi rumah sakit dan elemen pekerja di Instalasi gizi mengetahui akan adanya pembuatan SOP

Pengembangan

Deskripsi

Tahap pengembangan merupakan tahap dimana tim SOP sudah mulai melakukan kegiatan nyata dalam pembuatan SOP yang meliputi pengumpulan informasi dan

identifikasi alternatif, analisis dan pemilihan alternatif, penulisan SOP, pengujian dan revisi SOP, dan pengesahan SOP.

tujuan

pelaksana

tim penyusun SOP dan kepala instalasi gizi

indikator keberhasilan-informasi telah terkumpul dan sesuai harapan-tim SOP mampu menganalisa dengan benar yang ditunjukkan dengan hasil analisa benar dijadikan sebagai acuan dalam penulisan SOP-secara format penulisan tertulis SOP yang runtun, lengkap dan mudah dipahami sesuai dengan prinsip penulisan SOP-tertulis SOP yang efektif dan efisien dalam arti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan kebingungan baik double job maupun no jobe bagi pelaksananya

Integrasi dalam Manajemen

Deskripsi

merupakan kegiatan penerapan SOP yang telah terbentuk dalam tahap pengembangan

tujuan

diketahuinya kesesuaian antara SOP dengan manajemen dalam penerapannya

pelaksana

tim pembuatan SOP dan manajemen pelayanan makanan terutama penerimaan diet dan perubahan menu diet

indikator keberhasilan-telah terlaksana tahap integrasi tanpa menggaunggu sceara nyata keberlangsungan kinerja penyelenggaraan makanan di rumah sakit-seluruh pekerja instalasi gizi telah mengetahui dan siap melakukan proses integrasi SOP-terdistribusi dan terlaksananya aksibilitas-terbentuknya pemahaman SOP melalui pelatihan

Monitoring dan Evaluasi

Deskripsi

kegiatan untuk meninjau jalannya SOP dan mengevaluasi penerapan SOP pada akhir program

tujuan

mengetahui jalannya SOP selama proses serta kesesuaian SOP dengan proses yang ada

pelaksana

divisi litbang

indikator keberhasilan pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilaksanakan rutin secara periodik sesuai

agenda isi SOP hasil monitoring evaluasi telah disesuaikan secara akurat dengan

keadaan yang ditemui seluruh jajaran pekerja di Instalasi gizi mengetahui jika terdapat perubahan

SOParsip SOP penyelenggaraan makanan tersimpan secara sistematis, lengkap, dan rapi

Usulan kegiatan Monitoring EvaluasiPersiapan SOP Proses pembentukan tim dan

sosialisasiPenilaian kualitas tim serta cakupan sosialisasi di unit

Pengembangan SOP Proses pengembangan SOP oleh tim yang telah terbentuk

Penilaian kinerja pengembangan SOP terhadap target yang telah ditetapkan

Integrasi SOP dalam manajemen

Kesesuaian dan perubahan manajemen yang terkait dengan SOP

Pengaruh SOP terhadap manajemen

Monitoring Evaluasi dan Koreksi SOP

Proses pelaksanaan monitoring SOP evaluasi dan koreksi

Penilaian kesesuaian tindakan monitoring evaluasi dan koreksi terhadap kenyataan yang ada???

Kesimpulan

Pada scenario 3 Panum Gizi Institusi 2013, teridentifikasi masalah utama yaitu tidak adanya SOP untuk pemesanan dan perubahan diet. SOP merupakan alat yang penting untuk mengatur secara detail mengenai siapa yang melakukan, alat apa yang diperlukan, dimana pekerjaan dilakukan, kapan tugas dilaksanakan, dan bagaimana seseorang melakukan tugas tersebut. Detail dalam SOP akan menstandardkan proses dan menyediakan langkah-langkah serta penjelasan yang memampukan siapapun dalam system operasi melakukan tugas dalam sikap yang konsisten. Ketiadaan dokumen SOP yang berfungsi sebagai sumber instruksi yang mampu membuat pekerja melakukan pekerjaannya tanpa perlu menanyakan petunjuk, peyakinan kembali terhadap apa yang telah dilakukan, atau panduan akan memunculkan kekacauan dan ketidakteraturan system sehingga outcome yang dihasilkan tidak maksimal. Adapun usulan kegiatan yang dirancang adalah :

1. persiapan SOP

2. pengembangan SOP

3. integrasi SOP dalam manajemen

4. monitoring evaluasi dan koreksi SOP