user manual - e-sewa bmn | beranda

2019

USER MANUAL e-SEWA BMN

Role :

1. Kuasa Pengguna Barang (KPB)

2. Penyewa

3. Perencanaan

4. Utop

1

Daftar Isi

Daftar Isi 1

Role Kuasa Pengguna Barang (KPB) 3

A. Registrasi sebagai KPB 3

B. Sewa Bulan Tahun 6

C. Minat Sewa 10

I. Proses Minat Sewa yang sudah tidak terkunci (unlock ) 10

II. Proses kelengkapan berkas sewa 11

III. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa 14

D. Inisiasi Sewa Hari / Jam PB 17

I. Inisiasi Sewa PB 17

II. Inisiasi Sewa KPB 19

i. Input Inisiasi Sewa KPB 19

ii. Proses kelengkapan berkas sewa 22

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa 25

E. Catat Sewa Berjalan – Catat Sewa Berjalan Bulanan dan Tahunan oleh user KPB 27

I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan 27

II. Proses Input PNPB 30

F. Catat Sewa Berjalan – Catat Sewa Berjalan Hari/Jam oleh user KPB 33

I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan 33

II. Proses Input PNPB 35

G. Perpanjangan Sewa oleh KPB 37

I. Perpanjangan Bulan/ Tahun 37

i. Perpanjangan Paket Sewa 37

ii. Lengkapi Perpanjangan Paket Sewa 39

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa 42

II. Perpanjangan Hari / Jam 44

i. Perpanjangan Paket Sewa 44

H. Profile Satker 46

I. Daftar Penyewa 47

i.Tambah Penyedia 47

2

ii.Ubah Penyedia 49

J. Monitoring 50

Role Penyewa 52

A. Registrasi Role Penyewa 52

B. Tambah Data Pribadi 54

C. Penyedia Minat Sewa pada BMN Periode Sewa Bulan / Tahun 57

D. Fitur Tinggalkan Pesan 60

Role Perencanaan 62

A. Publish/ Tayangkan Produk Sewa 62

B. Inisiasi Sewa Hari Jam Pengguna Barang (PB) 63

Role UTOP 67

A. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa PB 67

I. Melengkapi Usulan persetujuan hingga SK Sewa 67

II. Umumkan Paket 69

B. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa KPB 71

I. Melengkapi SK Sewa 71

II. Umumkan Paket 72

C. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Bulan / Tahun 74

D. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam 78

E. Minat Sewa - SK SEWA 82

3

Role Kuasa Pengguna Barang (KPB)

A. Registrasi sebagai KPB

Berikut langkah-langkah untuk melakukan registrasi KPB :

1. Untuk register sebagai user KPB anda pilih tombol masuk di kanan atas,

kemudian pilih Registrasi KPB

2. Anda akan diarahkan ke halaman form pengisian Registrasi KPB silahkan lengkapi

data tersebut.

Pada form isian Unit kerja ini sesuaikan dengan unit kerja dimana anda berada

saat ini.Pilih provinsi. Kemudian satuan kerja

4

Pada baris Akun form ini harus anda isi valid sesuai keinginan silahkan dicatat

username dan password beserta email yang anda isi pada form ini, agar ketika

anda lupa bisa melihat catatan tersebut.

Pada baris Profile ini anda harus terlebih dahulu mendownload form permohonan

yang sudah disiapkan templatenya silahkan isi sesuai dengan petunjuk pada form

tersebut, kemudian jadikan pdf, dan upload pada baris yang sudah disiapkan.

Pastikan data yang anda input pada form tersebut valid dan dapat dipertanggung

jawabkan.

Jika dirasa sudah di isi seluruhnya form yang disiapkan silahkan pilih Simpan.

3. Jika email anda benar maka anda akan mendapatkan pemberitahuan melalui

email status registrasi berhasil sebagai UKPB namun user tersebut butuh untuk di

verifikasi terlebih dahulu.

4. Untuk memastikan bahwa user anda sudah terdaftar anda bisa langsung login

menggunakan username dan password sesuai dengan yang anda inputkan ketika

registrasi, klik info profile di pojok kanan atas

5

Di informasi profil tersebut anda akan mendapatkan informasi status user : belum

di verifikasi atau status user belum aktif.

Jika user anda sudah di verifikasi oleh admin maka statusnya sudah aktif seperti

gambar berikut :

Silahkan lengkapi data profil anda dan sesuaikan.

6

B. Sewa Bulan Tahun

Dalam aplikasi Sewa BMN ini KPB dapat melakukan tugas menayangkan barang BMN yang

dapat disewa oleh masyarakat umum. Untuk melaksanakannya, pengguna akan

difasilitasi pada menu ini. Berikut langkah-langkah untuk mencatatkan produk BMN:

1. Login sebagai role KPB

2. Masuk ke menu Sewa Bulan/Tahun

3. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman daftar Sewa Bulan Tahun.

4. Untuk menambahkan klik , maka aplikasi akan mengarahkan apa

formulir buat paket. Lengkapilah formulir:

- Kategori : pilihlah kategori dari dropdown

- Produk : pilihlah produk dari dropdown

- Periodisasi : pilihlah satuan kerja dari dropdown (Bulan , Tahun)

- Pilihlah RP4 dengan Klik tombol maka akan keluar pop up

untuk memilih RP4 .

7

- Deskripsi : keterangan tambahan dari produk sewa

- Alamat : isi dengan informasi alamat, jika alamat sama dengan satker

dapat menggunakan fitur copy alamat satker dengan aktifkan checkbox

- Provinsi : pilihlah provinsi dari dropdown

- Kabupaten : pilihlah kabupaten / kota dari dropdown

- Detail Lokasi : isikan dengan informasi tambahan agar penyewa mudah

menemukan lokasi produk sewa.

- Koordinat GPS :isikan dengan bujur dan lintang dari lokasi

- Nama : isikan dengan nama kontak person BMN

- No telepon / HP : isikan dengan nomor telepon kantor/ nomor HP kontak

person BMN

- Email: isikan dengan email kontak person BMN

8

5. Setelah data dilengkapi maka simpanlah data dengan klik tombol

6. Setelah data berhasil disimpan maka data akan berstatus Draf.

7. Tambahkan gambar BMN dengan klik di sini kanan. Maka aplikasi akan

mengarahkan ke halaman tambah gambar.

8. Klik maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir tambah gambar

paket. Lengkapi formulir:

Deskripsi: isikan dengan deskripsi dari gambar

Gambar : pilih gambar yang akan di upload

Primary : jika di checkbox diaktifkan, maka gambar tersebut akan menjadi

thumbnail pada produk Sewa BMN.

9

9. Klik simpan untuk menyimpan. Setelah menyimpan dapat maka

produk akan dipublikasikan oleh role Perencanaan sehingga dapat dilihat oleh

masyarakat umum.

10

C. Minat Sewa

Pada aplikasi ini KPB berperan dalam memproses Minat sewa yang telah diajukan

penyewa. Untuk melaksanakan fungsi ini dapat dijelaskan pada langkah -langkah berikut

:

I.Proses Minat Sewa yang sudah tidak terkunci (unlock )

Paket terkunci ketika sebuah produk sewa mendapatkan pengajuan minat sewa dari

penyewa. Dari hari itu paket tersebut terkunci selama 1 minggu. Waktu 1 minggu yang

diberikan untuk menunggu calon penyewa lain menawar sehingga harapannya KPB

mendapatkan harga penawaran yang bagus.

Paket tidak terkunci kembali adalah setelah melewati jangka waktu 1 minggu. Aplikasi

akan melakukan sorting penawaran yang tertinggi yang masuk pada aplikasi.

Berikut langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan proses minat sewa yang

sudah tidak terkunci :


2. Masuk pada menu Minat Sewa , pengguna akan diarahkan pada halaman

Daftar Minat Sewa.

3. KPB hanya dapat memproses minat sewa yang sudah melalui masa kunci

selama seminggu.

4. Untuk memproses klik pada tombol di kolom action.

5. Maka aplikasi akan memunculkan pop up Verifikasi Minat Sewa. KPB akan

memberikan penilaian sesuai dengan hasil verifikasi sesuai hasil proses offline

kepada penyewa. Jika KPB memilih gagal maka wajib memberikan alasan gagal

verifikasi.

11

Setelah proses ini maka tombol pada kolom action akan berubah menjadi

II. Proses kelengkapan berkas sewa

Setelah proses verifikasi selesai maka pengguna akan melengkapi pencatatan berkas-

berkas sewa pada aplikasi. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

1. Masih dalam login dengan role KPB

2. Klik tombol proses maka aplikasi akan mengarahkan ke halaman untuk

melakukan kelengkapan pencatatan berkas

3. Masuk ke Tab Usulan Persetujuan

4. Tambahkan permohonan persetujuan dengan klik tombol

maka aplikasi akan mengarahkan pada halaman

Formulir Usulan Persetujuan. Lengkapilah formulir dengan informasi yang

diperlukan.

12

5. Masuk ke tab persetujuan sewa ,maka pengguna akan diarahkan ke halaman

informasi persetujuan sewa. Tambahkan persetujuan sewa

.Lengkapilah formulir dengan informasi yang diperlukan.

13

6. Masuk ke tab permohonan SK sewa ,maka pengguna akan diarahkan ke halaman

informasi permohonan sewa. Tambahkan persetujuan sewa .

Lengkapilah formulir dengan informasi permohonan SK yang diperlukan.

14

7. Langkah selanjutnya yaitu pencatatan SK yang akan dilakukan oleh role UTOP

III. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa

Dalam proses sewa BMN penyewa akan membayar di muka biaya sewa tersebut. KPB

selanjutnya memiliki fungsi untuk mencatat PNPB yang telah dibayarkan oleh

penyewa. Untuk melakukan fungsi ini langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Login sebagai KPB



3. Masuk ke Tab PNPB, maka pengguna akan diarahkan ke halaman informasi setor

PNPB.

4. Klik tombol untuk menambahkan PNPB, pengguna akan masuk pada

halaman formulir tambah PNPB, lengkapilah formulir:

- Tanggal Setor : pilih tanggal setor penyewa dengan datepicker

- Nama Bank : isikan dengan nama bank penyewa menyetor PNPB

- NTPN : isikan dengan bukti Transaksi Penerimaan Negara

- Jumlah Setoran : isikan jumlah setoran penyewa

- PNPB:unggah bukti transfer setoran PNPB

15

5. Selanjutnya pengguna melakukan pencatatan terhadap perjanjian sewa yang

sudah disepakati oleh kedua belah pihak.

6. Pengguna masuk pada tab Perjanjian Sewa, maka pengguna akan masuk pada

halaman formulir Perjanjian Sewa. Klik tombol untuk

menambahkan, pengguna akan masuk pada halaman formulir perjanjian sewa,

lengkapilah formulir:

- Nomer Perjanjian: isikan nomer perjanjian

- Tanggal perjanjian : isikan tanggal perjanjian

- Jangka Waktu : (otomatis)

- Masa berlaku sewa: isikan lama masa sewa

- File arsip : unggah dokumen perjanjian sewa yang berlaku

Lalu simpan data jika data yang diisikan sudah benar.

17

D. Inisiasi Sewa Hari / Jam PB

I. Inisiasi Sewa PB

Pada aplikasi ini KPB dapat melakukan penambahan pembayaran PNPB penyewa pada

Inisiasi Sewa Hari Jam PB yang telah diinput oleh role Perencanaan. Untuk melaksanakan

fungsi ini dapat dijelaskan pada langkah -langkah berikut :

1. Login sebagai Role KPB

2. Arahkan cursor anda ke arah kiri dan klik Inisiasi Sewa Hari/Jam.

Maka akan muncul 2 pilihan : - inisiasi Sewa PB

- inisiasi Sewa KPB

3. Lalu klik Inisiasi Sewa PB, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

18

4. Lalu untuk melakukan Proses KPB, maka anda klik icon yang ada di sebelah kanan

pada tabel action.

5. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Dimana dalam tampilan

tersebut terdapat beberapa informasi yang telah dilaksananakan oleh role UTOP.

6. Tugas KPB adalah untuk melengkapi data setoran PNPB yang telah dilakukan oleh

penyewa. Masuk ke Tab PNPB, maka pengguna akan diarahkan ke halaman

informasi setor PNPB. Klik tombol untuk menambahkan PNPB, pengguna

akan masuk pada halaman formulir tambah PNPB, lengkapilah formulir:






19

7. Setelah selesai terisi semuanya klik tombol simpan

II. Inisiasi Sewa KPB

i. Input Inisiasi Sewa KPB

Pada aplikasi ini KPB dapat melakukan Inisiasi Sewa Hari Jam yang telah terlaksana. Untuk

melaksanakan fungsi ini dapat dijelaskan pada langkah -langkah berikut :

1. Selanjutnya klik Inisiasi Sewa KPB,

maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

20

2. Dalam tampilan diatas terdapat tombol tambah inisiasi. Maka akan

tampilan halaman maka aplikasi akan mengarahkan pada formulir buat paket.

Lengkapilah formulir:



- Periodisasi : pilihlah satuan kerja dari dropdown (Jam, Hari)

- Pilihlah RP4 dengan Klik tombol maka akan keluar pop up

untuk memilih RP4 .




21


- Kabupaten : pilihlah kabupaten / kota dari dropdown






person BMN


10. Setelah data dilengkapi maka simpanlah data dengan klik tombol

11. Setelah data berhasil disimpan maka data akan berstatus Draf.

22

12. Tambahkan gambar BMN dengan klik di sini kanan. Maka aplikasi akan

mengarahkan ke halaman tambah gambar.

13. Klik maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir tambah gambar

paket. Lengkapi formulir:

Deskripsi: isikan dengan deskripsi dari gambar

Gambar : pilih gambar yang akan di upload

Primary : jika di checkbox diaktifkan, maka gambar tersebut akan menjadi

thumbnail pada produk Sewa BMN.

14. Klik simpan untuk menyimpan.

ii. Proses kelengkapan berkas sewa

Setelah proses verifikasi selesai maka pengguna akan melengkapi pencatatan berkas-

berkas sewa pada aplikasi. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

1. Masih dalam login dengan role KPB

23







diperlukan.



.Lengkapilah formulir dengan informasi yang diperlukan.

24

6. Masuk ke tab permohonan SK sewa ,maka pengguna akan diarahkan ke halaman

informasi permohonan sewa. Tambahkan persetujuan sewa .

Lengkapilah formulir dengan informasi permohonan SK yang diperlukan.

25

7. Langkah selanjutnya yaitu pencatatan SK yang akan dilakukan oleh role UTOP dan

publikasi Paket oleh UTOP.

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa

Dalam proses sewa BMN penyewa akan membayar di muka biaya sewa tersebut.

KPB selanjutnya memiliki fungsi untuk mencatat PNPB yang telah dibayarkan oleh





3. Masuk ke Tab PNPB, maka pengguna akan diarahkan ke halaman informasi

setor PNPB.







26














27

E. Catat Sewa Berjalan – Catat Sewa Berjalan Bulanan dan Tahunan oleh

user KPB

I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan

Setelah profil anda dilengkapi tahapan berikutnya adalah publikasi penyewaan BMN

silahkan klik menu Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun jika anda ingin mencatatkan

penyewaan BMN tersebut dengan durasi bulanan atau tahunan

Klik tombol anda akan disajikan Formulir Buat Paket

Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun silahkan lengkapi data formulir tersebut

Baris Detail Satker akan otomatis terisi karena anda diawal sudah melengkapi data satker

silahkan lanjutkan pada form isian berikutnya

Pada baris Detail Sewa BMN anda harus memilih kategori produk yang akan di sewakan

kira kira produk tersebut masuk kedalam kategori apa.

28

Sub kategori sesuai dengan kategori yang dipilih di kategori pertama sesuaikan dengan

barang yang ingin anda sewakan

Periodisasi ini silahkan disesuaikan kira kira produk yang akan disewakan hitungan

pembayarannya bulanan atau tahunan

Lokasi Sewa ini disiapkan feature untuk checklist jika lokasi barang yang mau disewakan

sesuai dengan alamat Satuan Kerja jika memang berbeda dengan alamat satuan kerja

silahkan diisi alamat lengkap barang yang akan disewakan tersebut

.

29

Pada rincian alamat sewa ada koordinat GPS yang harus di isi agar memudahkan

penyewa untuk melihat alamat detail untuk mempermudah mencari koordinat GPS user

dapat memanfaatkan https://maps.google.com sebagai contoh seperti gambar berikut

cari salah satu alamat dan ikuti

Pada tanda panah nomor 2 dan nomor 3 di input nilainya pada Koordinat GPS yang

sudah disiapkan maka sistem akan langsung otomatis menarik data yang sudah di input

pada koordinat GPS tersebut.

Pada baris Kontak Person silahkan diisi dengan data kontak person yang dapat di

hubungi oleh penyewa nantinya, gunakan data valid agar penewa nantinya mudah

untuk berkomunikasi, melalui jalur kontak person tersebut.

Silahkan klik simpan maka anda catat sewa bulan/tahun anda akan statusnya jadi draft,

draft ini butuh dilengkapi seperti gambar berikut :

https://maps.google.com/

30

Setelah jadi draft maka klik icon proses pada kolom action untuk melengkapi paket

yang sudah dibuat.

SK Sewa di inputkan oleh user UTOP, silahkan berkomunikasi dengan user UTOP untuk

uploadkan SK Sewa tersebut.

II. Proses Input PNPB








PNPB.








31













33

F. Catat Sewa Berjalan – Catat Sewa Berjalan Hari/Jam oleh user KPB

I. Proses Catat Sewa Berjalan Input Sewa Bulanan dan Tahunan

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB pada modul ini memiliki fungsi untuk melakukan

pencatatan sewa yang sudah berjalan periode hari atau jam. Berikut langkah -langkah KPB

dalam melaksanakan fungsinya :


2. Masuk ke menu Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam pada navigasi

menu di sebelah kiri .

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Sewa berjalan Hari / Jam. Untuk

menambahkan Klik tombol maka aplikasi akan mengarahkan

pada Formulir Buat Paket Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun silahkan lengkapi data

formulir tersebut

4. Lengkapilah formulir tersebut:

- Satuan Kerja : pilihlah satuan kerja dari dropdown





- Alamat : isi dengan informasi alamat, jika alamat sama dengan satker dapat

menggunakan fitur copy alamat satker dengan aktifkan checkbox

34


- Kabupaten : pilihlah kabukaten / kota dari dropdown






person BMN


5. Jika pengisian formulir sudah selesai maka klik tombol

6. Paket yang baru saja dibuat maka akan memiliki status Draf

7. Selanjutnya proses akan dilanjutkan oleh UTOP untuk melakukan unggah SK Sewa

dan publikasi paket.

35

II. Proses Input PNPB



penyewa. Langkah ini akan dilaksanakan oleh KPB setelah SK sudah berhasil diunggah

oleh UTOP. Untuk melakukan fungsi ini langkah-langkahnya sebagai berikut :


2. Masuk ke menu Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam pada

navigasi menu di sebelah kiri .




PNPB.








36

Lalu simpan data jika data yang diisikan sudah benar. Maka data setoran PNPB

akan tersimpan

37

G. Perpanjangan Sewa oleh KPB

I. Perpanjangan Bulan/ Tahun

i. Perpanjangan Paket Sewa

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB pada modul ini memiliki fungsi dapat melakukan

perpanjangan sewa yang sudah berjalan. Berikut langkah -langkah KPB dalam

melaksanakan fungsinya :


2. Masuk ke menu Perpanjangan – Bulan/ Tahun pada navigasi menu di sebelah kiri.

3. Pengguna akan masuk pada halaman Daftar Perpanjangan Bulan/ Tahun. Untuk

melakukan perpanjangan sewa, pengguna klik pada tombol .

Pengguna akan masuk pada halaman untuk memilih paket yang dapat

diperpanjang. Pada halaman ini akan berisi list dari paket sewa yang sedang

berjalan. Pengguna hanya dapat memilih paket yang sedang berjalan.

38

4. Untuk melihat detail paket pengguna dapat klik tombol lihat detail .

5. Jika paket yang dimaksud adalah benar akan diperpanjang maka klik tombol

Proses Perpanjangan . Aplikasi akan memeberikan notifikasi

bahwa proses perpanjangan berhasil. Paket sewa yang telah berhasil diperpanjang

akan ada pada Daftar Perpanjangan Bulan / Tahun dengan status sewa “Minat

Sewa Disampaikan ”.

39

ii. Lengkapi Perpanjangan Paket Sewa

Setelah paket sewa berhasil diperpanjang maka selanjutnya KPB harus melengkapi

informasi yang berhubungan dengan perjanjian sewa yang terbaru. Berikut langkah -

langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :


2. Masuk ke menu Perpanjangan – Bulan/ Tahun pada navigasi menu di sebelah kiri.

3. Pengguna akan masuk pada halaman Daftar Perpanjangan Bulan/ Tahun, untuk

melengkapi berkas dari perpanjangan paket sewa. Klik tombol Proses maka

pengguna akan masuk pada detail Minat sewa dari paket yang diperpanjang.


40




diperlukan.



.Lengkapilah formulir dengan informasi yang

diperlukan.

41

7. Masuk ke tab permohonan SK sewa ,maka pengguna akan diarahkan ke

halaman informasi permohonan sewa. Tambahkan persetujuan sewa

. Lengkapilah formulir dengan informasi permohonan SK

yang diperlukan.

42

8. Langkah selanjutnya yaitu pencatatan SK yang akan dilakukan oleh role UTOP

iii. Proses Input PNPB Penyewa dan Perjanjian Sewa

Dalam proses sewa BMN penyewa akan membayar di muka biaya sewa tersebut.

KPB selanjutnya memiliki fungsi untuk mencatat PNPB yang telah dibayarkan oleh





3. Masuk ke Tab PNPB, maka pengguna akan diarahkan ke halaman informasi

setor PNPB.

43




















44

II. Perpanjangan Hari / Jam

i. Perpanjangan Paket Sewa

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB pada modul ini memiliki fungsi dapat melakukan

perpanjangan sewa yang sudah berjalan. Berikut langkah -langkah KPB dalam



2. Masuk ke menu Perpanjangan – Hari/Jam pada navigasi menu di sebelah kiri.

3. Pengguna akan masuk pada halaman Daftar Perpanjangan Hari/Jam. Untuk

melakukan perpanjangan sewa, pengguna klik pada tombol .

Pengguna akan masuk pada halaman untuk memilih paket yang dapat

diperpanjang. Pada halaman ini akan berisi list dari paket sewa yang sedang

berjalan. Pengguna hanya dapat memilih paket yang sedang berjalan.

45

4. Untuk melihat detail paket pengguna dapat klik tombol lihat detail .

5. Jika paket yang dimaksud adalah benar akan diperpanjang maka klik tombol

Proses Perpanjangan . Aplikasi akan memeberikan notifikasi

bahwa proses perpanjangan berhasil. Paket sewa yang telah berhasil diperpanjang

akan ada pada Daftar Perpanjangan Hari /Jam dengan status sewa “Draf ”.

46

H. Profile Satker

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB dapat melakukan perubahan data satker yaitu

alamat satker. Berikut langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :


2. Pilih menu pada aplikasi Profile Satker

3. Maka aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Detail Satker. Untuk

melakukan pembaharuan data alamat satker klik tombol ubah satker di

kiri atas.

47

4. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman edit. Pada halaman ini pengguna dapat

melakukan pembaharuan data pada kolom Alamat. Isikan informasi alamat yang

terbaru dan klik simpan untuk menyimpan data perubahan.

I. Daftar Penyewa

i.Tambah Penyedia

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB dapat melakukan penambahan data detail

penyewa yang pernah melakukan perjanjian sewa BMN dengan Kementerian Keuangan.

Data penyewa tersebutpun akan dapat dipilih pada saat pengguna mencatat sewa

berjalan di menu Catat Sewa Berjalan . Berikut langkah -langkah KPB dalam



2. Pilih menu pada aplikasi Daftar Penyewa

48

3. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman daftar penyewa. Untuk melakukan

penambahan data, klik tombol dan aplikasi akan mengarahkan ke

halaman tambah penyewa

8. Lengkapilah informasi penyewa yang ingin disimpan.

- Nama Penyewa: lengkapilah nama lengkap penyewa yang ada pada KTP

- Alamat : lengkapilah alamat lengkap penyewa

- Provinsi : pilih provinsi dari dropdown yang disediakan

- KabKota : pilih KabKota dari dropdown yang disediakan

- Nomor Telepon : lengkapi nomor telepon

- Nomor Handphone : lengkapi nomor handphone penyewa

- KTP: lengkapi nomor KTP penyewa

- File KTP : unggah foto atau scan KTP penyewa

- NPWP: lengkapi nomor NPWP penyewa

- File NPWP: unggah foto atau scan NPWP penyewa

49

9. Jika kelengkapan data yang diisikan dirasa sudah benar maka klik simpan

untuk menambah data penyedia.

ii.Ubah Penyedia

Jika penambahan data penyedia telah dilakukan dan pengguna ingin melakukan

pengkinian data, maka modul ini yang akan memfasilitasi kebutuhan pengguna. Berikut

langkah -langkah KPB dalam melaksanakan fungsinya :


2. Pilih menu pada aplikasi Daftar Penyewa

50

3. Aplikasi akan mengarahkan pada halaman daftar penyewa. Untuk melakukan

pembaharuan data, klik tombol di kolom action sisi kanan pada data

penyedia yang ingin dilakukan pembaharuan data

4. Perbaharui data yang ingin diubah. Jika kelengkapan data yang diisikan dirasa

sudah benar maka klik simpan untuk memperbaharui data penyedia.

J. Monitoring

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role KPB dapat melakukan monitoring data sewa yang telah

dicatat dan didaftarkan melalui aplikasi Sewa BMN. Terdapat 3 hal monitoring yaitu :

1. SK Sewa

2. Perjanjian Tahun

51

3. Perjanjian Hari

Pada ke 3 monitoring ini diaharapkan pengguna lebih mudah memantau berjalannya

sewa yang berjalan di Kementerian Keuangan.

52

Role Penyewa

Dalam aplikasi Sewa BMN role penyewa akan diperankan oleh masyarakat umum yang tertarik

untuk menyewa BMN milik Kementerian Keuangan yang sudah di publish di website Sewa BMN.

A. Registrasi Role Penyewa

Untuk dapat menjadi penyewa BMN seseorang harus melakukan registrasi pada aplikasi Sewa

BMN. Untuk melakukan registrasi berikut langkah-langkahnya:

1. Pada sisi kanan aplikasi terdapat tombol , maka aplikasi akan mengarahkan ke

halaman login, seperti pada gambar di bawah ini.

2. Klik pada tombol pada sisi kanan. Aplikasi akan mengarahkan ke formulir

pendaftaran penyewa.Lengkapilah formulir tersebut dengan informasi tersebut. Untuk

formulir dengan tanda bintang (*) merupakan kolom yang tidak boleh kosong.

3. Setelah formulir dilengkapi maka pastikan klik tombol ‘Simpan’

53

4. Setelah simpan maka aplikasi akan mengirimkan email konfirmasi ke email yang sudah

diinputkan pada formulir.

54

5. Untuk melakukan aktivasi pengguna klik tombol Aktivasi yang ada pada email, maka

aplikasi akan melarikan ke aplikasi. Jika prosesnya berhasil maka penyewa dapat

melakukan login pada aplikasi dengan username dan password yang telah didaftarkan

sebelumnya.

6. Untuk melakukan pembaharuan data dapat masuk ke halaman pembaharuan dengan klik

tombol . Lakukan pembaruan data sesuai dengan kebutuhan dan lakukan

simpan untuk menyimpan pembaharuan data.

B. Tambah Data Pribadi

Data pribadi merupakan halaman untuk penyewa melengkapi berkas-berkas kebutuhan

verifikasi saat melakukan penyewaan BMN. Langkah - langkah untuk menambahkan data

adalah sebagai berikut:

1. Masuk ke halaman dengan pilih menu “Data Penyewa”.

55

2. Lengkapilah data yang ada di formulir. Data yang harus dilengkapi berdasarkan jenis

penyewa adalah sebagai berikut:

Perorangan Badan Usaha Bahan Hukum lainnya

1. KTP 2. NPWP

1. Surat Izin Usaha 2. NPWP Badan Usaha 3. NPWP Penandatangan Surat

Permohonan 4. Surat Keterangan Domisili

Perusahaan 5. Akta Pendirian Perusahaan 6. KTP Penandatangan Surat

Permohonan

1. NPWP Badan Hukum Lainnya

2. NPWP Penandatangan Surat Permohonan

3. KTP Penandatangan Surat Permohonan

4. Akta Pendirian

57

C. Penyedia Minat Sewa pada BMN Periode Sewa Bulan / Tahun

Pada website Sewa BMN seluruh masyarakat dapat melihat semua BMN yang tersedia

disewakan. Periode sewa bulan / tahun adalah barang BMN yang ditawarkan dapat

disewa dalam pilihan periode bulan atau tahun. Tetapi untuk mengajukan minat sewa

harus melakukan login sebagai penyewa. Berikut langkah - langkah penyewa mengajukan

penawaran minta sewa BMN.

1. Login pada website sebagai “Penyewa”

2. Pilih BMN yang ingin di Sewa dengan klik pada gambar BMN.

3. Pengguna akan arahkan ke halaman detail yang berisi informasi detail dari BMN

yang ditawarkan. Informasi yang dibutuhkan pengguna ada pada halaman ini.

58

4. Untuk mengajukan minat sewa pengguna klik pada tombol .

Selanjutnya pengguna akan masuk pada halaman pernyataan bahwa pengguna

akan menyetujui ketentuan yang berlaku. Pada halaman ini pula pengguna akan

memasukkan harga penawaran dari BMN yang disewa dan memilih checkbox dari

pernyataan untuk dapat melakukan simpan pengajuan. Checkbox tersebut

menjadi dasar bahwa akan menyetujui syarat dan ketentuan yang berlaku dalam

melakukan sewa BMN.

5. Status dari BMN yang telah diajukan minat sewa maka dapat di monitring di menu

Minat Sewa.

59

Setelah melaksanakan tahapan ini berikutnya proses ini akan diteruskan oleh pihak

Kementerian Keuangan, pengguna akan dihubungi oleh pihak Kementerian Keuangan

kurang lebih dalam 7 (tujuh) hari kerja berikutnya.

60

D. Fitur Tinggalkan Pesan

Fitur tinggalkan pesan adalah fitur yang disediakan agar calon penyewa dapat melakukan

komunikasi atau jika calon penyewa memiliki pertanyaan atas produk sewa BMN. Berikut

langkah-langkahnya :

1. Login sebagai role penyewa

2. Pilih BMN yang ingin di Sewa dengan klik pada gambar BMN.

3. Pengguna akan arahkan ke halaman detail yang berisi informasi detail dari BMN

yang ditawarkan. Informasi yang dibutuhkan pengguna ada pada halaman ini.

4. Untuk mengajukan pertanyaan atau melakukan komunikasi pengguna klik pada

tombol .

61

5. Maka akan muncul pop up halaman dimana pengguna dapat mengisi Subject dan

isi pesan. Lalu Klik tombol .

62

Role Perencanaan

Dalam aplikasi Sewa BMN role perencanaan akan diperankan oleh pegawai Kementerian

Keuangan. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan oleh role perencanaan adalah :

A. Publish/ Tayangkan Produk Sewa

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role perencanaan memiliki fungsi untuk melakukan

persetujuan tayangan produk sewa. Produk sewa yang akan direviu oleh perencanaan

adalah yang telah dimasukkan oleh role KPB pada menu Sewa Bulan / Tahun. Untuk

langkah melakukan reviu dan penayangan dengan langkah -langkah berikut ini:

1. Login sebagai role perencanaan

2. Masuk pada menu Sewa Bulan / Tahun pada navigasi menu di kiri

63

3. Pengguna akan diarahkan pada halaman daftar Sewa Bulan/ Tahun. Pada halaman

tersebut pengguna dapat melihat daftar produk mana yang belum dilakukan

publikasi paket. Paket yang belum dipublikasikan akan berstatus “Draf”. Untuk

melakukan publikasi pilih tombol pada kolon action dipaling kanan tabel.

4. Pengguna akan diarahkan pada pop up konfirmasi publikasi sewa BMN. Untuk

konfirmasi klik tombol . Maka produk sewa BMN akan tampil

pada beranda website dan dapat dilihat oleh masyarakat umum.

B. Inisiasi Sewa Hari Jam Pengguna Barang (PB)

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role perencanaan memiliki fungsi untuk memasukkan data

inisiasi sewa pengguna barang dengan periode hari jam. Langkah -langkah untuk

melaksanakan fungsi ini adalah sebagai berikut:

1. Login sebagai role perencanaan

2. Masuk ke menu Inisiasi Sewa Jam/ Hari - Inisiasi Sewa PB

64

3. Maka pengguna akan diarahkan ke halaman daftar pengisian Inisiasi Sewa

Pengguna Barang

4. Untuk menambahkan data inisiasi sewa maka pengguna klik tombol

5. Pengguna akan diarahkan pada halaman formulir tambah Paket Inisiasi Sewa

Pengguna Barang. Lengkapilah formulir tersebut:


65



- Periodisasi : pilihlah satuan kerja dari dropdown (jam / hari)

- RP4: pilihlah RP4 dengan Klik tombol maka akan keluar pop up

untuk memilih RP4

- Deskripsi: isi dengan informasi tambahan perihal produk BMN

- Estimasi Nilai : masukkan nilai estimasi harga sewa dari produk BMN










person BMN


66


7. Data yang telah berhasil dimasukkan pada aplikasi maka akan berstatus Draf.

Selanjutnya proses akan dilanjutkan oleh role KPB untuk melengkapi berkas -

berkas dan UTOP untuk melakukan publikasi data.

67

Role UTOP

Dalam aplikasi Sewa BMN role UTOP akan diperankan oleh pegawai Kementerian Keuangan.

Beberapa fungsi yang dapat dilakukan oleh role UTOP adalah :

A. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa PB

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki tugas untuk melakukan

pencatatan berkas - berkas administrasi dari permohonan persetujuan hingga upload SK

Sewa yang digunakan untuk sewa BMN hari / jam. Setelah berkas administrasi selesai

dicatat dalam aplikasi, UTOP juga bertugas mengumumkan paket sewa tersebut.

I. Melengkapi Usulan persetujuan hingga SK Sewa

Berikut langkah -langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya lengkapi berkas

administrasi Sewa:

1. Login sebagai role UTOP

2. Masuk ke menu Inisiasi Sewa Jam / Hari lalu pilih Inisiasi Sewa PB pada

navigasi menu di sebelah kiri

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Inisiasi Pengguna Barang. Daftar

data inisiasi pengguna barang pada halaman ini memiliki 2 jenis status :

- Draf : adalah status awal setelah paket dibuat.

68

- Terpublikasi : status yang telah diumumkan oleh UTOP.

pengumuman paket hanya bisa dilakukan setelah kelengkapan

berkas upload lengkap

4. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang masih memiliki status

Draf. Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan

mengarahkan pada halaman Usulan Persetujuan.

5. Klik tombol maka akan masuk pada formulir

pengisian. Lengkapilah formulir dan untuk file arsip adalah Usulan

Persetujuan Sewa yang format nya bisa di unduh di halaman ini. Lalu klik

tombol simpan untuk melakukan penyimpanan.

69

6. Selanjutnya Klik tombol maka akan masuk pada formulir

pengisian.

7. Lengkapilah formulir dan untuk file arsip adalah scan dari SK. Lalu klik


II. Umumkan Paket

Berikut langkah - langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya mengumumkan

paket sewa:

1. Setelah berkas administrasi terisi semua maka UTOP dapat melakukan

pengumuman paket sewa, kembali pada Halaman Inisiasi Sewa Jam / Hari

lalu pilih Inisiasi Sewa PB pilih data yang telah selesai dilengkapi, klik

tombol Umumkan Paket , maka akan muncul pop up konfirmasi

70

2. Klik tombol untuk mengkonfirmasi.

3. Selanjutnya tugas role KPB melakukan pemberkasan pembayaran PNPB.

71

B. Inisiasi Sewa Jam / Hari - Inisiasi Sewa KPB

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki tugas untuk melakukan

pencatatan berkas SK Sewa dan upload SK Sewa dari data sewa yang telah dilakukan oleh

KPB sebelumnya. yang digunakan untuk sewa BMN hari / jam. Setelah berkas administrasi

selesai dicatat dalam aplikasi, UTOP juga bertugas mengumumkan paket sewa tersebut.

I. Melengkapi SK Sewa

Berikut langkah -langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya lengkapi berkas

administrasi SK Sewa:


2. Masuk ke menu Inisiasi Sewa Jam / Hari lalu pilih Inisiasi Sewa PB pada

navigasi menu di sebelah kiri

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Inisiasi Pengguna Barang. Daftar

data inisiasi pengguna barang pada halaman ini memiliki 2 jenis status :



pengumuman paket hanya bisa dilakukan setelah kelengkapan

berkas upload lengkap

4. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang masih memiliki status

Draf. Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan

mengarahkan pada halaman SK sewa

72


pengisian.

6. Lengkapilah formulir dan untuk file arsip adalah scan dari SK. Lalu klik


II. Umumkan Paket

Berikut langkah - langkah UTOP dalam melaksanakan tugasnya mengumumkan

paket sewa:

1. Setelah berkas SK Sewa selesai maka UTOP dapat melakukan

pengumuman paket sewa, kembali pada Halaman Inisiasi Sewa Jam / Hari

73

lalu pilih Inisiasi Sewa KPB pilih data yang telah selesai dilengkapi, klik

tombol Umumkan Paket , maka akan muncul pop up konfirmasi


3. Selanjutnya tugas role KPB melakukan pemberkasan pembayaran PNPB.

74

C. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Bulan / Tahun

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki fungsi untuk melakukan

pencatatan sewa yang sudah berjalan periode bulan atau tahun. Berikut langkah -langkah

UTOP dalam melaksanakan fungsinya :


2. Masuk ke menu Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Bulan / Tahun

pada navigasi menu di sebelah kiri .

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Sewa berjalan bulan / tahun.

Untuk menambahkan Klik tombol maka aplikasi

akan mengarahkan pada Formulir Buat Paket Catat Sewa Berjalan

Bulan/Tahun silahkan lengkapi data formulir tersebut







- Alamat : isi dengan informasi alamat, jika alamat sama dengan

satker dapat menggunakan fitur copy alamat satker dengan

aktifkan checkbox


75


- Detail Lokasi : isikan dengan informasi tambahan agar penyewa

mudah menemukan lokasi produk sewa.



- No telepon / HP : isikan dengan nomor telepon kantor/ nomor HP

kontak person BMN




76

7. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang baru saja dibuat. Klik

tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada

halaman SK sewa .


pengisian.

9. Lengkapi formulir SK Sewa . Klik tombol

10. Selanjutnya klik Tab PNPB maka aplikasi akan mengarahkan ke form PNPB

berjalan Bulan / Tahun. Klik tombol

77

11. Lengkapilah formulir PNPB.Klik tombol

12. Selanjutnya klik Tab Perjanjian Sewa berjalan maka aplikasi akan

mengarahkan ke form Perjanjian Sewa berjalan. Klik tombol

13. Lengkapilah formulir Pencatatan Perjanjian Sewa. .Klik tombol

78

D. Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam

Dalam aplikasi Sewa BMN ini role UTOP pada modul ini memiliki fungsi untuk melakukan

pencatatan sewa yang sudah berjalan periode hari atau jam. Berikut langkah -langkah

UTOP dalam melaksanakan fungsinya :


2. Masuk ke menu Catat Sewa Berjalan - Catat Sewa Berjalan Hari / Jam pada

navigasi menu di sebelah kiri .

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Sewa berjalan Hari / Jam. Untuk

menambahkan Klik tombol maka aplikasi akan

mengarahkan pada Formulir Buat Paket Catat Sewa Berjalan Bulan/Tahun

silahkan lengkapi data formulir tersebut







- Alamat : isi dengan informasi alamat, jika alamat sama dengan

satker dapat menggunakan fitur copy alamat satker dengan

aktifkan checkbox


79


- Detail Lokasi : isikan dengan informasi tambahan agar penyewa

mudah menemukan lokasi produk sewa.



- No telepon / HP : isikan dengan nomor telepon kantor/ nomor HP

kontak person BMN




80

7. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang baru saja dibuat. Klik

tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada

halaman SK sewa .


pengisiaan

9. Lengkapi formulir SK Sewa . Klik tombol

81

10. Selanjutnya klik Tab PNPB maka aplikasi akan mengarahkan ke

form PNPB berjalan Bulan / Tahun. Klik tombol

11. Lengkapilah formulir PNPB.Klik tombol

12. Setelah berkas PNPB selesai maka UTOP dapat melakukan

pengumuman paket sewa, kembali pada Halaman Catat Sewa

Berjalan – Sewa Berjalan Hari/Jam, klik tombol Umumkan Paket

, maka akan muncul pop up konfirmasi


82

E. Minat Sewa - SK SEWA

Pada proses bisnis Minat Sewa, setelah melakukan proses pemohonan SK oleh KPB, maka

selanjutnya proses upload SK berapa pada role UTOP. Berikut langkah untuk

melaksanakan fungsi tersebut:

1. Login sebagai UTOP

2. Masuk ke menu Minat Sewa pada navigasi di kiri

3. Pengguna akan diarahkan ke menu Daftar Minat Sewa. Daftar Minat Sewa pada

halaman ini memiliki 2 jenis status :



4. Untuk memulai melengkapi berkas, pilih paket yang masih memiliki status Draf.

Klik tombol Proses di sisi kanan, maka aplikasi akan mengarahkan pada

halaman SK sewa

5. Selanjutnya Klik tombol maka akan masuk pada formulir pengisian.

83

6. Lengkapilah formulir dan untuk file arsip adalah scan dari SK. Lalu klik tombol

simpan untuk melakukan penyimpanan.

7. Setelah unggah SK Sewa maka UTOP dapat melakukan pengumuman paket sewa,

kembali pada Halaman Minat Sewa , klik tombol Umumkan Paket , maka akan

muncul pop up konfirmasi

8. Klik tombol untuk mengkonfirmasi. Maka paket sewa tersebut sudah

terpublikasi

user manual - e-sewa bmn | beranda

Documents