PetunjukOperasionalAplikasiDailyActivityMonitoringSystem

ModulRAPIMdanKEGIATAN

P u s i n t e k

S e k r e t a r i a t J e n d e r a l

K e m e n t e r i a n K e u a n g a n

2 0 1 1

1. DaftarIsi1. ..........................................................................................................................................1DaftarIsi

2. Pendahuluan..................................................................................................................................2

2.1 LatarBelakang................................................................................................................................2

2.2 Tujuan..............................................................................................................................................2

2.3 RuangLingkup................................................................................................................................2

3. AksesAplikasidanProsedurLogin...............................................................................................3

3.1 AksesAplikasi..................................................................................................................................3

3.2 ProsedurLogin................................................................................................................................3

4. MenuUtama...................................................................................................................................5

4.1 Dashboard.......................................................................................................................................5

4.2 DashboardManager.......................................................................................................................6

4.3 PreviewEselon2.............................................................................................................................7

5. RapimMonitoring..........................................................................................................................9

5.1 Rapat................................................................................................................................................9

6. PelaksanaanTindakLanjut..........................................................................................................26

6.1 DaftarTindakLanjutBerdasarkanStatus....................................................................................26

6.2 Komentartindaklanjut..................................................................................................................27

6.3 Usulanperpanjanganwaktu........................................................................................................28

6.4 Pencarian.......................................................................................................................................28

6.5 Statistik..........................................................................................................................................30

6.6 Cascadingtindaklanjut(khusususerexecutiveeselon2)..........................................................32

7. DashboardKegiatan....................................................................................................................34

7.1 KalenderKegiatan.........................................................................................................................34

7.2 FilterTahun....................................................................................................................................34

7.3 NavigasiMenu...............................................................................................................................34

7.4 StatistikKegiatan..........................................................................................................................34

8. KalenderKegiatan........................................................................................................................35

8.1 Kegiatan.........................................................................................................................................35

8.2 Kalender........................................................................................................................................42

8.3 StatistikKegiatan..........................................................................................................................43

1|H a l a m a n

2. Pendahuluan

2.1 LatarBelakangAdanyakebutuhanyangsangattinggiataspermintaanrapatyangberasaldariMenteriKeuangan

maupun dari Unit Eselon I lainnya di lingkungan Kementerian Keuangan, sehingga diperlukan

adanya suatu fasilitas pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingan

terhadap permintaan rapat tersebut. Untuk mendukung aktivitas dan frekuensi permintaan

agenda rapat tersebut telah disiapkan suatu dashboard untuk memudahkan dan mengelola

agendarapatyangdapatdilakukansecaraonline.

2.2 TujuanDokumen inidimaksudkanuntukmenjadipedomanbagipenggunadalammenggunakanaplikasi

DailyActivityMonitoringSystem (DAMS)KementerianKeuanganuntukmodul rapimmonitoring

dankalenderkegiatan.

2.3 RuangLingkupRuang Lingkup materi yang dibahas pada petunjuk penggunaan Daily Activity Monitoring

System(DAMS)meliputi:

a) PenjelasanmengenaifungsidarimenumenuyangadapadaAplikasiDAMS;

b) LangkahlangkahpenggunaanfituryangdisediakanpadaAplikasiDAMS;

c) Petunjukpengisianform

2|H a l a m a n

3. AksesAplikasidanProsedurLogin

3.1 AksesAplikasi

3.1.1 Browser

Pada dasarnya semua browser dapat digunakan untuk mengakses Daily Activity Monitoring

System,akantetapilebihbaikjikausermenggunakanbrowserdengantipe:

InternetExploserversi7ataulebih MozillaFirefoxversi3.5ataulebih Opera(semuaversi) GoogleChromme(semuaversi) Safari(semuaversi)

3.1.2 PetunjukAksesAplikasi

Aksesbrowser PadakolomAddressketikhttp://pushaka.depkeu.go.idlalutekantombolenter

Gambar31Ketikkanalamatdiaddressbar

3.2 ProsedurLoginTampilansetelahuserberhasilmengaksesaplikasiDailyActivityMonitoringSystemditunjukkan

padagambar2.2.HalamaninimerupakanhalamanuntukprosedurLogin.

ProsedurLogindigunakanuntukprosesauthorisasiatauprosespengenalanpengguna.Proses

AuthorisasidilakukandenganmenggunakanUsernamedanPassword.

3|H a l a m a n

Gambar32HalamanLogin

3.2.1 PetunjukLogin

a. Masukkannamapengguna(userid)padakolomUsername.

b. MasukkankatakuncipenggunapadakolomPassword.

c. Klik Tombol Login, jikanamapenggunadan kata kunci valid akan tampilhalaman

DashboardDailyActivitysepertitampakpadaGambar4.1.Apabilanamapenggunadan

katakunciyangdiisikantidakvalidmakakolomusernamedanpasswordakankembali

kosong

4|H a l a m a n

4. MenuUtama

Gambar41HalamanDashboardDAMS

4.1 DashboardDashboarddariaplikasiDAMSterdiridarifitur:

4.1.1 PelaksanaanTindakLanjut

Berisimatriksjumlahpelaksanaantindaklanjutberdasarkanstatuspelaksanaannya.Pengguna

hanyadapatmengaksestindaklanjutyangmenjadiwewenangnya.

Keteranganwarnatindaklanjut:

Hijau(ontrack) :saatinibelummelewatibatasAkhirpenyelesaiantindaklanjutyangditentukan

Kuning(alert) :saatinisudahmelewatibataswaktupenyelesaiantindaklanjuttapibelummelebihi7hari

Merah(offtrack) :saatinisudahmelewatilebihdari7haribataswaktupenyelesaiantindaklanjut

Biru(selesai) :Pelaksanaantindaklanjutselesai

4.1.2 MeterTindakLanjut

Indikator status OnTrack, Alert, OffTrack dan Selesai terbanyak bagi Unit Eselon I dalam

bentukjarumjam.

5|H a l a m a n

4.1.3 StatistikTindakLanjut

Statistikstatuspelaksanaantindak lanjutuntuksemuauniteselon1ditampilkandalamgrafik

pie(diagramlingkaran)

4.1.4 Notifikasi

Pemberitahuanmengenaiperubahandankomentartentangtindaklanjut

4.1.5 FilterTahun

Digunakanuntukmenampilkaninformasididashboardberdasarkantahunyangdiinginkan

4.1.6 ShortcutIcon

Shortcutuntukmengaksesmenurapimdankalenderkegiatanperstatus

4.1.7 PreviewEselon2

Digunakan untuk mengakses halaman eselon 2. Preview eselon 2 hanya dapat diakses oleh

penggunadenganwewenangeselon1.

4.2 DashboardManager

4.2.1 EditMyProfil

Edit my profil digunakan untuk personalisasi aplikasi. Pengguna dapat memilih user ID dan

passwordyangakandigunakan.

4.2.2 AddUser(khususexecutive)

Menuadduserdigunakanuntukmenambahkanpenggunabaru.Formadduserdapatdilihat

padagambardibawahini.

Gambar42MenuAddUser

PetunjukPengisian:

6|H a l a m a n

a. UserID:isikandengannamapenggunayangakandigunakanuntukloginaplikasi

b. MemberName:Isikandengannamalengkappengguna

c. Password:Isikandengankatakunciyangakandigunakanuntukloginaplikasi

d. MemberLevel:pilihleveldaripenggunabaru

e. Unit:pilihunit

f. Msidn:masukkannomertelepondaripenggunajikadiperlukan

g. KlikSaveuntukmencreateuserbaru

4.3 PreviewEselon2User eselon 1dapatmemantaupelaksanaan tindak lanjut unit eselon 2 dibawahnya dengan

menggunakanlinkprevieweselon2yangterdapatdidashboard.

Gambar43Dashboardexecutiveeselon2

Tampilan untuk dashboard eselon 2 ditunjukkan pada gambar dibawah ini. Secara otomatis

tampilan dashboard untuk preview eselon 2 akan disajikan dalam jendela yang berbeda.

Tampilanlinkhalamandashboardeselon2,selainmonitoringtindaklanjut,hanyamenampilkan

menu untuk pengaturan rapat dan kegiatan yang ditunjukkan oleh iconicon yang ada di

sebelahkananhalaman.Fungsidarimonitoring tindak lanjut,pengaturan rapatdankegiatan

samasepertiyangakandijelaskanpadamenuRapimMonitoringdanpelaksanaantindaklanjut

dankalenderkegiatan.

7|H a l a m a n

Gambar44TampilanHalamanLinkDashboardEselon2

8|H a l a m a n

5. RapimMonitoring

5.1 RapatSubMenurapatterbagimenjadi5bagianyaitupermintaanrapat,persiapanrapat,pelaksanaan

rapat,penundaanrapatdanpembatalanrapat.Keseluruhanbagian inimerupakanurutandari

pelaksanaanrapatpimpinan.

5.1.1 PermintaanRapat

Menu ini berfungsi untuk menampilkan dan merekam data rapat yang diajukan oleh unit

EselonI.

5.1.1.1 Daftarpermintaanrapat

Rapat yang ditampilkan pada halaman permintaan rapat dibatasi hanya untuk rapat yang

diajukan oleh unit pengguna. Pada setiap nama rapat tercantum icon preview dan edit

permintaanrapat.

Gambar51PermintaanRapat

5.1.1.2 PetunjukMerekamPermintaanRapat

Kliktomboladdpermintaanrapat,akantampilformpermintaanrapatsepertiditunjukkanpada

gambar52dibawahini

9|H a l a m a n

Gambar52FormPermintaanRapat

5.1.1.2.1 FormPermintaanRapat

PetunjukPengisian:

a. Inisiator:Pilihunityangditunjuksebagaiinisiatorrapat

b. Unitaspimpinanrapat:pilihunityangmerupakanpimpinanrapat

c. TemaRapat:isikanpadakolominidengantemadarirapat

d. TemaRapat(FormatSMS):isikanpadakolomtemarapatinidenganformatSMS

e. TglRapat : isikankolom inidengan tanggaldaripermintaan rapat, format tanggal rapat

adalahdd/mm/yyyy

f. JamMulai:isikankolominidenganjammulairapatdalamformathh:mm:ss

g. Jamselesai:isikankolominidenganjamselesairapatdalamformathh:mm:ss

h. Jenis Rapat : kolom jenis rapat ini disediakan beberapa pilihan jenis rapat, klik pada

tomboldrilldownpadakolomjenisrapat.

i. StatusRapat:pilihsalahsatustatusrapatyanginginditambahkan

j. ImageTitle:pilihnamatitledariimagefileyangadayangsesuaidengantemarapat.

k. ImagePreview:kolominisecaraotomatisakantampilpreviewimagesesuaidengannama

fileyangtelahdiisikanpadakolomimagetitle.

l. Tombol Save : klik tombol ini apabila data permintaan rapat akan disimpan, kemudian

akan muncul message pertanyaan apakah yakin akan menyimpan data rapat tersebut.

Untukmenyakinkanbahwarecordtersebutbenarakandisimpan,kliktombolOK,untuk

membatalkankegiatanrekamdatakliktombolCancel.

m. TombolReload:untukmengosongkankembalifieldyangsudahterisi

n. TombolCancel:untukkeluardariformpengisian

10|H a l a m a n

Gambar53HasilPerekamanPermintaanRapat

5.1.1.2.2 FormPesertarapat

AddPesertaRapatdigunakanuntukmenambahkandatapesertapadadatarekamanrapat.

TampilanformuntukmenambahkanPesertaRapatterlihatsepertigambar53.

Gambar54FormPesertaRapat

PetunjukPengisian:

a. Peserta:Isikandengannamapesertarapat

b. Unit:Isikandenganunitasalpesertarapat

c. Instansi:Isikandenganinstansiasalpeserta

d. StatusHadir:Isikandenganstatusaslipeserta

11|H a l a m a n

5.1.1.2.3 FormAgendaRapat

Gambar55FormAgendaRapat

PetunjukPengisian:

a. AgendaRapat:Isikandenganuraianagendarapat

b. Klik tombol OK apabila record tersebut benar akan dihapus, untuk membatalkan

kegiatandeletetersebutkliktombolCancel.

5.1.1.3 Petunjukmenanggapipermintaanrapat(khusususerexecutive)

Adaduacarayangdapatdilakukanolehuserexecutiveuntukmenanggapipermintaan rapat

yaitu menyetujui permintaan rapat dan menunda permintaan rapat. Tanggapan permintaan

rapatdapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.

Tombolditunda

Tomboldisetujui

Gambar56DaftarPermintaanRapat

12|H a l a m a n

5.1.2 PersiapanRapat

5.1.2.1 Daftarpersiapanrapat

Pelaksanaan rapat berisi rapat yang berasal dari permintaan rapat yang telah disetujui oleh

executive.Rapatyangditampilkanpadahalamanpersiapan rapatdibatasihanyauntuk rapat

yangdiajukanolehunitpengguna .Padasetiapnamarapattercantum iconpreviewdanedit

permintaanrapat.

5.1.2.2 Detailpersiapanrapat

Detail persiapan rapat dapat dilihat oleh seluruh user, tampilan dari detail persiapan rapat

untukuserregulerditunjukkanpadagambarberikutini.

Gambar57DetailPersiapanRapat(regular)

5.1.2.3 Petunjukpengisiandetailpersiapanrapat(khusususerexecutive)

User Executive dapat melengkapi detail persiapan rapat dengan mengisi formform yang

tersedia. Pada user executive halaman detail persiapan rapat yang ditampilkan seperti

ditunjukkanpadagambar58dibawahini.

13|H a l a m a n

Gambar58DetailPersiapanRapat(executive)

5.1.2.3.1 JadwalRapat

Jadwalrapatsecaraterisiberdasarkandatapermintaanrapat.Proseseditdatadapatdilakukan

denganmengaksestomboledit.

5.1.2.3.2 FormAgendaRapat

Agenda rapat secara otomatis akan terisi berdasarkan data agenda rapat pada permintaan

rapat. Untuk mengedit atau menambahkan agenda rapat dapat dilakukan dengan langkah

langkahyangtelahdijelaskanpada5.1.1.2.3.

5.1.2.3.3 FormUndanganRapat

Formundanganrapatdapatdilihatpadagambar59dibawah.

Gambar59FormUndanganRapat

Petunjukpengisian:

a. TemaRapat:Secaraotomatisterisi(editpadajadwalrapat)

b. JenisRapat:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)

14|H a l a m a n

c. Inisiator:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)

d. TglRapat:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)

e. JamMulaidanJamSelesai:SecaraOtomatisterisi(editpadajadwalrapat)

f. UndanganNo:isidengannomorundanganyangakandikirm

g. Undangantgl:isidengantanggalundanganmenggunakanformatdd/mm/yyyy

h. LokasiRapat:Isikanlokasirencanapelaksanaanrapat

5.1.2.3.4 FormPesertaRapat

Peserta Rapat secara otomatis akan terisi berdasarkan data agenda rapat pada permintaan

rapat. Untuk mengedit atau menambahkan agenda rapat dapat dilakukan dengan langkah

langkahyangtelahdijelaskanpada5.1.1.2.1FormPesertaRapat.

5.1.2.3.5 FormFileBahanRapat

Penambahan bahan rapat dapat dilakukan dengan mengakses tombol add file. Form

PenambahanFileditunjukkanpadagambarberikutini.

Gambar510FormPenambahanFile

PetunjukPengisian:

a. TBRapatID:TerisisesuaidenganrapatIDdaribahanrapatyangakandilampirkan

b. NamaFile:Pilihfileyangakandilampirkan,denganmengaksestombolbrowse,seperti

terlihatpadagambar511dibawahini.

15|H a l a m a n

Gambar511PilihFile

c. DeskripsiFile:Tuliskandeskripsifileyangakandimasukkan

d. KelompokArsip:Pilihkelompokarsiptempatpenyimpananfile.Contohdarikelompok

arsipditunjukkanpadagambar512berikutini.

Gambar512KelompokArsip

e. Subkelompok Arsip : Pilih subkelompok arsip tempat penyimpanan file. Contoh dari

subkelompokarsipditunjukkanpadagambar513berikutini.

Gambar513SubkelompokArsip

f. LokasiArsip:Isikandenganinformasilokasitempatpenyimpananarsipfileberada.

g. Sekuritasfile:Pilihjenissekuritasfilebahanrapat.

16|H a l a m a n

5.1.2.4 Petunjukmenanggapipersiapanrapat(khusususerexecutive)

Ada dua cara yang dapat dilakukan oleh user executive untuk menanggapi persiapan rapat

yaitumenyetujuipersiapan rapatdanmenundapersiapan rapat.Tanggapanpersiapan rapat

dapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.

Tomboldisetujui

Tombolditunda

Gambar514DaftarPersiapanRapat

5.1.3 PelaksanaanRapat

5.1.3.1 DaftarPelaksanaanRapat

Pelaksanaan rapat berisi rapat yang berasal dari persiapan rapat yang telah disetujui oleh

executive.Rapatyangditampilkanpadahalamanpelaksanaanrapatdibatasihanyarapatyang

diajukanolehunitpenggunadan rapatdimanaunitpenggunamenjadipeserta rapat .Pada

setiapnamarapattercantumiconpreviewrapat.

Gambar515DaftarPelaksanaanRapat

17|H a l a m a n

5.1.3.2 DetailPelaksanaanRapat

Detailpelaksanaan rapatdapatdilihatolehseluruhuser, tampilandaridetailpersiapan rapat

untukuserregulerditunjukkanpadapenjelasanpenjelasandibawahini.

5.1.3.2.1 JadwalRapat

JadwalRapatberisiinformasimengenaipelaksanaankegiatan.

Gambar516JadwalRapat

5.1.3.2.2 PelaksanaanRapat

PelaksanaanrapatberisiAgenda,kesimpulandantindaklanjutyangdihasilkandarirapat.

UntuktindaklanjutrapatterdapatinformasitindaklanjutrapatsepertiID,penanggungjawab,

target penyelesaian dan status tindakan. Pelaksanaan rapat ditunjukkan pada gambar 517

berikut.

Gambar517PelaksanaanRapat

5.1.3.2.3 UndanganRapat

Berisiinformasiundanganrapatyangdikirimkan

5.1.3.2.4 PesertaRapat

Berisidaftarnamadanunitpesertarapat

5.1.3.2.5 PerisalahRapat

Berisidaftarnotulisyangbertugasselamarapatberlangsung

18|H a l a m a n

5.1.3.2.6 FileBahandanHasilRapat

Berisidaftarfilerapat,baikbahanmaupunhasil,yangberhubungandenganrapat.Download

filedapatdilakukanolehpenggunasesuaidenganketentuanyangdijelaskanpadapenjelasan

menuefilling.

5.1.3.3 Petunjukpengisiandetailpelaksanaanrapat(khusususerexecutive)

User Executive dapat melengkapi detail pelaksanaan rapat dengan mengisi formform yang

tersedia. Pada user executive halaman detail pelaksanaan rapat yang ditampilkan seperti

ditunjukkanpadagambardibawahini.

19|H a l a m a n

5.1.3.3.1 JadwalRapat

Jadwalrapatsecaraotomatisterisiberdasarkandatapersiapanrapat.Proseseditdatadapat

dilakukandenganmengaksestomboledit.

5.1.3.3.2 FormPelaksanaanRapat

Formpelaksanaanrapatdigunakanuntukmenambahkanhasilagenda,kesimpulandantindak

lanjutdarirapat.

Petunjukpengisian:

a. Agenda rapat :Agenda rapatakan terisisesuaidengandataagenda rapatyang telah

dimasukkansebelumnya.

b. Kesimpulan: Isikandengankesimpulankesimpulandariagenda rapat.Formpengisian

kesimpulanagendarapatdapatdilihatpadagambardibawahini.

Gambar518Formpengisiankesimpulan

c. Tindak Lanjut : Isikandengan tindak lanjuttindak lanjutdari kesimpulan rapat. Form

pengisiantindaklanjutdapatdilihatpadagambardibawahini.

20|H a l a m a n

Gambar519FormTindakLanjutRapat

BatasAkhir:isikandengantanggalbatasakhirpenyelesaiantindaklanjut PenanggungJawab : isikandenganpenanggung jawabdaritindak lanjutyangdibuat.

Tindak lanjut secara otomatis akan ditambahkan pada daftar tindak lanjut di unit

penanggungjawab

TindakLanjut:Isikandenganuraiantindaklanjut

5.1.3.3.3 FormUndanganRapat

Undanganrapatsecaraotomatisakanterisiberdasarkandataundanganrapatyangtelahada

sebelumnya. Penambahan dan edit peserta rapat dapat dilakukan dengan langkahlangkah

yangtelahdijelaskansebelumnya.

5.1.3.3.4 FormPesertaRapat

Peserta Rapat secara otomatis akan terisi berdasarkan data agenda rapat pada persiapan

rapat. Untuk mengedit atau menambahkan agenda rapat dapat dilakukan dengan langkah

langkahyangtelahdijelaskansebelumnya.

5.1.3.3.5 FormPerisalah

Formperisalahrapatdiisidengannamaperisalahyangbertugassaatrapatberlangsung.

Gambar520FormPerisalah

21|H a l a m a n

Petunjukpengisian:

a. NamaPerisalah:pilihsalahsatunamaperisalahyangadadicomboboxperisalah

b. Untuk menambahkan nama perisalah baru, dapat dilakukan dengan menggunakan

langkahlangkahyangtelahdijelaskanpada3.2.2AddUser

5.1.3.3.6 FormFileBahandanHasilRapat

PenambahanfilerapatLangkah langkah untuk menambahkan dan mengedit file bahan rapat sama dengan

yangtelahdijelaskanpadaFileBahanRapat.

EditdanHapusFileRapat(khusususerexecutive)Userexecutivedapatmelakukaneditataupenghapusanfilerapatdenganmengakses

tomboleditdanhapusdisampingketerangan file, sepertidiperlihatkanpadagambar

dibawahini.

MonitoringLogFile(khusususerexecutive)Menuinidigunakanuntukmemonitoringdanmencatataksesfileolehpengguna

TombolEdit

TombolHapus

ShowLogFile

Gambar521MonitoringLogFile

5.1.3.3.7 FormKomentarTindaklanjut

Userdapatmenambahkankomentarmengenaipelaksanaantindaklanjut.Notifikasimengenai

komentar tindak lanjut akan disampaikan melalui dashboard user executive dan dashboard

userdenganunityangbertanggungjawabpadapelaksanaantindaklanjut.

Formkomentartindaklanjutdiaksesdarilinkkomentardikolomtindaklanjut,sepertidapat

dilihatpadagambardibawahini:

22|H a l a m a n

Linkdetailtindaklanjut

Gambar521AksesDetailTindaklanjut

5.1.3.3.7.1 PemberiankomentarolehUserReguler

UserRegulerdapatmemberikankomentarpadapelaksanaan tindak lanjut,berupakomentar

dan usulan perpanjangan waktu. Tampilan link komentar tindak lanjut untuk user reguler

ditunjukkanpadagambardibawahini.

Gambar522LinkKomentartindaklanjutuntukuserregular

Formkomentartindaklanjutuntukuserregulerditunjukkanpadagambardibawahini

Gambar523FormPemberianKomentar(userregular)

23|H a l a m a n

PetunjukPengisian:

a. Komentar tindak lanjut : isikan dengan komentar bebas yang berhubungan dengan

pelaksanaantindaklanjut.

b. UsulanPeranjanganwaktu:Isikandenganalasanpermintaanperpanjanganwaktu

5.1.3.3.7.2 PemberianKomentarolehUserExecutive

Userexecutivedapatmemberikankomentarpadapelaksanaantindaklanjutberupakomentar,

usulanperpanjanganwaktudanpernyataantindak lanjuttelahselesaidilaksanakan.Tampilan

linkkomentartindaklanjutuntukuserexecutiveditunjukkanpadagambardibawahini.

Gambar524LinkKomentartindaklanjutuntukuserexecutive

Formkomentartindaklanjutuntukuserexecutiveditunjukkanpadagambardibawahini

Gambar525FormPemberianKomentar(userexecutive)

24|H a l a m a n

5.1.4 PenundaanRapat

5.1.4.1 Daftarpenundaanrapat

Rapatyangditampilkanpadahalamanpenundaanrapatberasaldarirapatdipermintaandan

persiapanrapatyangditunda.Padasetiapnamarapattercantumiconpreviewrapat.

5.1.4.2 Petunjukmenanggapipenundaanrapat(khusususerexecutive)

Penundaanrapatdapatditanggapidenganduacarayaitu,penjadwalanulangdanpembatalan.

Rapat yang dijadwalkan ulang akan kembali ke daftar permintaan rapat, sedangkan yang

dibatalkanakanmasukkepembatalanrapat.

Pembatalan

Penjadwalanulang

Gambar526PenundaanRapat

5.1.5 PembatalanRapat

5.1.5.1 Daftarpembatalanrapat

Rapatyangditampilkanpadahalamanpenundaanrapatberasaldarirapatdipenundaanrapat

yangdibatalkan.Padasetiapnamarapattercantumiconpreviewrapat.

5.1.5.2 Petunjukmenanggapipembatalanrapat(khusususerexecutive)

Pembatalan rapat dapat ditanggapi dengan dua cara yaitu, penjadwalan ulang dan

penghapusan jadwalrapat.Rapatyangdijadwalkanulangakankembalikedaftarpermintaan

rapat,sedangkanyangdihapuskanakanhilangdaridaftarrapat.

25|H a l a m a n

6. PelaksanaanTindakLanjutMenu pelaksanaan tindak lanjut ini berisi daftar tindak lanjut berdasarkan status tindakan.

Status tindakan berupa offtrack, ontrack, alert dan selesai. Status tindakan ini tergantung

padatanggaljatuhtempopenyelesaiantindaklanjut.

6.1 DaftarTindakLanjutBerdasarkanStatus

6.1.1 OffTrack

Statusofftrack = saat ini sudahmelewati lebihdari 7 haribataswaktupenyelesaian tindak

lanjut

Gambar61DaftarRapatDenganStatusOffTrack

6.1.2 OnTrack

Status OnTrack = saat ini belum melewati batas Akhir penyelesaian tindak lanjut yang

ditentukan

Gambar62DaftarTindakLanjutdenganStatusOnTrack

26|H a l a m a n

6.1.3 Alert

Status Alert = saat ini sudah melewati batas waktu penyelesaian tindak lanjut tapi belum

melebihi7hari.

Gambar63DaftarTindakLanjutdenganStatusAlert

6.1.4 Selesai

StatusSelesai=Tindaklanjuttelahdinyatakanselesai

Gambar64DaftarRapatdenganStatusSelesai

6.2 KomentartindaklanjutKomentartindaklanjutiniberisikomentartindak+lanjut.

Gambar65KomentarTindakLanjut

27|H a l a m a n

6.3 UsulanperpanjanganwaktuUsulan perpanjangan waktu ini berisi daftar permintaan perpanjangan waktu untuk status

tindak lanjut baik offtrack,alert maupun ontrack. Halaman usulan perpanjangan waktu

dilengkapi dengan fasilitas pencarian tindak lanjut, dengan jenis filter sesuai kebutuhan.

Tampilanhalamaninisepertiditunjukkanpadagambardibawahini.

Gambar66FormUsulanPerpanjanganWaktu

6.3.1 Petunjukeditusulanperpanjanganwaktu(khusususerexecutive)

User Executive dapat langsung mengakses tindak lanjut yang diusulkan untuk diperpanjang

waktupelaksanaannyadenganmengaksestomboledityangadadisebelahnamatindaklanjut.

EditTindakLanjut

Gambar67Usulanperpanjanganwaktu

6.4 PencarianFasilitaspencariandigunakanuntukmelaksanakanpencarianrapat,tindaklanjutdanfile.

28|H a l a m a n

6.4.1 Carirapat

Gambar68PencarianRapat

Pilihanfilter:

Rentangwaktupelaksanaanrapat Rentangwaktujatuhtempopelaksanaantindaklanjutrapat Deskripsirapat(jenis,unitinisiator,status,ID,temadanagendarapat) Hasilrapat(kesimpulan,tindaklanjut,pendukungdanstatustindakan)

6.4.2 Caritindaklanjut

Gambar69PencarianTindakLanjut

29|H a l a m a n

6.4.3 Carifile

Gambar610PencarianFile

PilihanFilter:

Namafile Deskripsifile Kelompokarsip Subkelompokarsip Lokasiarsipdimanafiletersebutdiletakan Statusfile

6.5 Statistik

6.5.1 Statistikrapat

Statistikrapatdigunakanuntukmenampilkanstatistikrapatberdasarkanpilihantampilanyang

disediakan.

Gambar611Statistikrapat

30|H a l a m a n

PilihanFilter:

Rangewaktupelaksanaanrapat TahunPelaksanaanRapat KelompokData(jenisrapatdanstatusrapat) TipeDiagram(bar,pie,line)

6.5.2 Statistiktindaklanjut1

Statistik tindak lanjut 1 menampilkan tindak lanjut berdasarkan pilihan tampilan yang

disediakan.

Gambar612Statistiktindaklanjut1

PilihanFilter:

Rangewaktujatuhtempotindaklanjut Tahunjatuhtempotindaklanjut KelompokData(penanggungjawab,statustindakan,jenisrapat) TipeDiagram(bar,pie,line)

6.5.3 Statistiktindaklanjut2

Gambar6113StatistikTindakLanjut

31|H a l a m a n

Ketikaclickiconpadadetail

Gambar614DetailStatistiktindaklanjut

Atauketikadipilihfilterberdasarpenanggungjawabakantampilstatistikerikut

Gambar615StatistikBerdasarkanPenanggungJawab

6.6 Cascadingtindaklanjut(khusususerexecutiveeselon2)User Executive eselon 1 dapat menurunkan tindak lanjut yang menjadi tanggung jawabnya

kepadaunitdibawahnya(uniteselon2)dengancaramelakukancascadingtindak lanjut.Cara

untukmelakukancascadingtindaklanjut.

Pilihtindaklanjutyangakanditurunkan

32|H a l a m a n

Pilihtombolcascade

Isiketerangantindaklanjutturunan(hasilcascading)kemudianklikSave

Tindaklanjutturunansecaraotomatisakanditampilkanpadahalamandashboardeselon2yang

diserahkantanggungjawabolehuniteselon1.

33|H a l a m a n

7. DashboardKegiatan

Gambar71DashboardKegiatan

Dashboardkegiatanterdiridarifitur:

7.1 KalenderKegiatanKalenderkegiatanyangberisikandaftaracarasesuai tanggalyang terteradidalamkalender,

dan berisi kalender detail harian yang berisikan jam dan agenda acara, tempat dan status

kegiatantersebut.

7.2 FilterTahunFilter tahun diperlukan untuk memudahkan pencarian kegiatan untuk dimunculkan di

dashboard.

7.3 NavigasiMenuNavigasimenudipergunakanuntukmempermudahmengakses langsungkepermintaanrapat

dannonrapatsertacarikegiatan.

7.4 StatistikKegiatanStatistikKegiatanbergunauntukmelihatstatistikjumlahkegiatanpertahun.

34|H a l a m a n

8. KalenderKegiatan

8.1 KegiatanSubmenu kegiatan terdiri atas 5 bagian yaitu, permintaan Kegiatan, Persiapan Kegiatan,

pelaksanaan Kegiatan, penundaan Kegiatan, pembatalan kegiatan. Keseluruhan bagian ini

merupakanurutandaripelaksanaankegiatanpimpinan.

8.1.1 PermintaanKegiatan

Menuiniberfungsiuntukmemintadanmenampilkankegiatanperbulan.

8.1.1.1 KalenderPermintaanKegiatan

Gambar81KalenderPermintaanKegiatan

8.1.1.2 MerekamPermintaankegiatan

KlikiconAddKegiatanpadasisikanankalenderkegiatanuntukmerekampermintaankegiatan.

Gambar82PermintaanKegiatan

JikaAddKegiatandiklik,makaakanmunculformrekampermintaankegiatan.

35|H a l a m a n

Gambar83FormAddKegiatan

PetunjukPengisian:

AgendaAcara,isikankolominidenganagendaacaradarikegiatantersebut. Sms Agenda Acara, isikan dengan kolom ini dengan uraian singkat untuk dapat

dikirimkanviasms.

Contact Person, isikan dengan nama yang diberi tanggung jawab terhadap kegiatantersebut.

Tgl Kegiatan, isikan kolom ini dengan kapan tanggal kegiatan itu diselenggarakandengan caramengisipada kolom tersebut ataudengan cara klikpada icon kalender

yangada.

JamMulai,isikanpadakolominidenganwaktukapankegiatandimulai. JamSelesai,isikanpadakolominidenganwaktukapankegiatantersebutselesai. Tempat,isikanpadakolominidenganlokasitempatkegiatantersebutterselenggara. Status Informasi,pilihpada radiobutton yangadakegiatan tersebutbersifatpribadi

ataudinas.

StatusKegiatan,kolominisudahterisiotomatisdenganstatuskegiatanKonfirmasi. JenisKegiatan,kolominisudahterisiotomatisdenganjeniskegiatanNonRapim. Keterangan,isikankolominidenganketerangandarikegiatantersebut. UntukmenyimpanrecordkegiatanituklikpadatombolSaveyangada,makamuncul

message seperti dibawah ini, klik OK untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol

Canceluntukmembatalkankegiatantersebut.

8.1.1.3 PetunjukMenanggapiPermintaankegiatan(khusususerExecutive)

Adaduacarayangdapatdilakukanolehuserexecutiveuntukmenanggapipermintaankegiatan

yaitu menyetujui permintaan kegiatan dan menunda permintaan kegiatan. Tanggapan

permintaankegiatandapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.

36|H a l a m a n

Disetujui

Ditunda

Gambar84PetunjukPermintaanKegiatan(userexecutive)

8.1.2 PersiapanKegiatan

Menuiniberfungsiuntukmelihatdaftarkegiatanyangberstatuspersiapan.

Gambar85PersiapanKegiatan

8.1.2.1 PetunjukMenanggapiPersiapanKegiatan(khusususerexecutive)

Adaduacarayangdapatdilakukanolehuserexecutiveuntukmenanggapipersiapankegiatan

yaitumenyetujuipersiapankegiatandanmenundapersiapankegiatan.Tanggapanpersiapan

kegiatandapatdilakukandenganmenggunakantomboldisampingnamarapat.

Ditunda

Gambar86DetailPersiapanKegiatan

Disetujui

8.1.3 PelaksanaanKegiatan

Menuiniberfungsiuntukmelihatpelaksanaandanrealisasikegiatan.

37|H a l a m a n

Gambar87PelaksanaanKegiatan

Dalam kalender pelaksanaan kegiatan, jika tidak ada kegiatan yang terealisasi maka dalam

kalenderkegiatanakantulisan0Terealisasi.Untukmelihatdetaildaripelaksanaan,klik link

text pelaksanaan kegiatan pada kalender. Tampilan detail pelaksanaan dan terealisasi

kegiatanditunjukkanpadagambarberikutini.

Gambar88Pelaksanaandanterealisasikegiatan

8.1.4 PetunjukPengisianRealisasiKegiatan(khusususerexecutive)

Gambar89DetailPelaksanaandanTerealisasiKegiatan

Dalam detail pelaksanaan dan terealisasinya kegiatan, status pelaksanaan akan disesuaikan

dengan status kegiatan tersebut.Dalam kolom action terealisasi kegiatan, ada action untuk

menguploadgambar.Klikiconviewaddimagefileuntukmenguploadgambar.

38|H a l a m a n

Gambar810FormAddImageFile

Klikbrowseuntukmenguploadfilegambar.

Pilihsalahsatufilegambar.Jikasudah,kliktombolOpen. Isideskripsifile Pilihkelompokarsip

Kemudian, Subkelompok Arsip akan otomatis terbuka dan pengguna memilihsubkelompokarsip.

Jika semua telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan gambar, untukmengulang kembali pengisian, Klik tombol Reload, dan jika membatalkan upload

gambar,kliktombolCancel.

Jika inginmelihathasiluploadgambar,padakolomaction,pilihviewadd imagefileuntukmelihathasilgambar.

39|H a l a m a n

40|H a l a m a n

Gambar811viewimage

Penggunabisamerekam terealisasi kegiatandenganmengklik tombol "add" yang ada satu

barisdengankolomterealisasikegiatan.

Gambar812FormAddKegiatanTerealisasi

Form add kegiatan terealisasi diatas juga merupakan form untuk merekam permintaan

kegiatan.

8.1.5 PenundaanKegiatan

Menuiniberfungsiuntukmelihatdaftarkegiatanyangditunda.

Gambar813PenundaanKegiatan

Untukmelihatdetailpenundaankegiatan,kliklinktextacarapadakalenderkegiatan.

Gambar814DetailPenundaanKegiatan

Untukmelihatdetailpenundaanrapat,klikiconactiondetail.

Gambar815DetailKegiatan

Untukmembatalkankegiatan,klikiconactiondibatalkan,sedangkanuntukmenjadwalulang

kembalikegiatan,klikiconactionjadwalulang.

8.1.6 PembatalanKegiatan

Menuiniberfungsiuntukmelihatdaftarkegiatanyangdibatalkanolehexecutive.

Gambar816PembatalanKegiatan

Kliklinktextacarapadakalenderuntukmelihatdetaildibatalkannyakegiatan.

Gambar817DetailPembatalanKegiatan

41|H a l a m a n

Klikiconactiondetailuntukmelihatdetailkegiatan. KlikiconactionhapusKegiatanuntukmenghapuskegiatan. Klikiconactionjadwalulanguntukmengulangkembalijadwalkegiatantersebut.

8.2 Kalender

8.2.1 KalenderHarian

Menu iniberfungsiuntukmelihatagendakegiatanperhari.Fungsiedithanyadapatdilakukan

olehuserexecutive,halamankalenderharianditunjukanpadagambarsepertidibawahini.

Gambar818DetailKalenderHarian

8.2.1.1 PetunjukMenanggapiKalenderHarian(khusususerExecutive)

Seperti gambar diatas, user executive bisa melakukan pembatalan kegiatan dan menjadwal

ulangkegiatan.

8.2.2 KalenderBulanan

Menu iniberfungsiuntulmelihatagendakegiatandalambentukkalenderperbulan.Halaman

Kalenderbulanansepertigambardibawahini.

Gambar819KalenderBulanan

8.2.3 KalenderTahunan

Menuiniberfungsiuntukmelihatjadwalkegiatanpertahun.Sepertigambardibawahini.

42|H a l a m a n

Gambar820KalenderTahunan

8.3 StatistikKegiatan

Gambar821StatistikKegiatan

Denganmengisikanparameteryangadadiatas,makatampilanstatistikkegiatandiatasakan

sesuaidenganparameteryang telahdiisikan,adapunkolomdariparameteryangadaadalah

sbb:mulaibulan,sampaibulan,tahun,kelompokdatayangterdiridaricontactperson,status

kegiatan, jeniskegiatan, status informasi,periodekegiatan serta type chart yang terdiridari

bentukPie,BarmaupunLine.

PetunjukPengisian:

MulaiBulan,pilihbulanuntukmelihatstatistikmulaidaribulanyangdipilih. SampaiBulan,untukmelihatstatistiksampaibulanyangdipilih. TahunKe,pilihtahununtukmelihatstatistiktahunyangdipilih. KelompokData,pilihkelompokdatayangadadikolom. TipeChart,pilihchartyangakanditampilkan.

43|H a l a m a n

1. Daftar Isi2. Pendahuluan2.1 Latar Belakang2.2 Tujuan 2.3 Ruang Lingkup

3. Akses Aplikasi dan Prosedur Login3.1 Akses Aplikasi3.1.1 Browser3.1.2 Petunjuk Akses Aplikasi

3.2 Prosedur Login3.2.1 Petunjuk Login

4. Menu Utama 4.1 Dashboard4.1.1 Pelaksanaan Tindak Lanjut4.1.2 Meter Tindak Lanjut4.1.3 Statistik Tindak Lanjut4.1.4 Notifikasi4.1.5 Filter Tahun4.1.6 Shortcut Icon4.1.7 Preview Eselon 2

4.2 Dashboard Manager4.2.1 Edit My Profil4.2.2 Add User (khusus executive)

4.3 Preview Eselon 2

5. Rapim Monitoring5.1 Rapat5.1.1 Permintaan Rapat5.1.1.1 Daftar permintaan rapat5.1.1.2 Petunjuk Merekam Permintaan Rapat5.1.1.2.1 Form Permintaan Rapat 5.1.1.2.2 Form Peserta rapat5.1.1.2.3 Form Agenda Rapat

5.1.1.3 Petunjuk menanggapi permintaan rapat (khusus user executive)

5.1.2 Persiapan Rapat5.1.2.1 Daftar persiapan rapat5.1.2.2 Detail persiapan rapat 5.1.2.3 Petunjuk pengisian detail persiapan rapat (khusus user executive)5.1.2.3.1 Jadwal Rapat 5.1.2.3.2 Form Agenda Rapat 5.1.2.3.3 Form Undangan Rapat5.1.2.3.4 Form Peserta Rapat5.1.2.3.5 Form File Bahan Rapat

5.1.2.4 Petunjuk menanggapi persiapan rapat (khusus user executive)

5.1.3 Pelaksanaan Rapat5.1.3.1 Daftar Pelaksanaan Rapat 5.1.3.2 Detail Pelaksanaan Rapat5.1.3.2.1 Jadwal Rapat 5.1.3.2.2 Pelaksanaan Rapat5.1.3.2.3 Undangan Rapat5.1.3.2.4 Peserta Rapat5.1.3.2.5 Perisalah Rapat5.1.3.2.6 File Bahan dan Hasil Rapat

5.1.3.3 Petunjuk pengisian detail pelaksanaan rapat (khusus user executive)5.1.3.3.1 Jadwal Rapat 5.1.3.3.2 Form Pelaksanaan Rapat 5.1.3.3.3 Form Undangan Rapat5.1.3.3.4 Form Peserta Rapat5.1.3.3.5 Form Perisalah5.1.3.3.6 Form File Bahan dan Hasil Rapat5.1.3.3.7 Form Komentar Tindak lanjut5.1.3.3.7.1 Pemberian komentar oleh User Reguler5.1.3.3.7.2 Pemberian Komentar oleh User Executive

5.1.4 Penundaan Rapat5.1.4.1 Daftar penundaan rapat5.1.4.2 Petunjuk menanggapi penundaan rapat (khusus user executive)

5.1.5 Pembatalan Rapat5.1.5.1 Daftar pembatalan rapat5.1.5.2 Petunjuk menanggapi pembatalan rapat (khusus user executive)

6. Pelaksanaan Tindak Lanjut6.1 Daftar Tindak Lanjut Berdasarkan Status6.1.1 Off-Track6.1.2 On-Track6.1.3 Alert6.1.4 Selesai

6.2 Komentar tindak lanjut6.3 Usulan perpanjangan waktu6.3.1 Petunjuk edit usulan perpanjangan waktu (khusus user executive)

6.4 Pencarian6.4.1 Cari rapat6.4.2 Cari tindak lanjut6.4.3 Cari file

6.5 Statistik6.5.1 Statistik rapat6.5.2 Statistik tindak lanjut 16.5.3 Statistik tindak lanjut 2

6.6 Cascading tindak lanjut (khusus user executive eselon 2)

7. Dashboard Kegiatan7.1 Kalender Kegiatan7.2 Filter Tahun7.3 Navigasi Menu7.4 Statistik Kegiatan

8. Kalender Kegiatan8.1 Kegiatan8.1.1 Permintaan Kegiatan8.1.1.1 Kalender Permintaan Kegiatan8.1.1.2 Merekam Permintaan kegiatan8.1.1.3 Petunjuk Menanggapi Permintaan kegiatan(khusus user Executive)

8.1.2 Persiapan Kegiatan8.1.2.1 Petunjuk Menanggapi Persiapan Kegiatan (khusus user executive)

8.1.3 Pelaksanaan Kegiatan8.1.4 Petunjuk Pengisian Realisasi Kegiatan (khusus user executive)8.1.5 Penundaan Kegiatan8.1.6 Pembatalan Kegiatan

8.2 Kalender8.2.1 Kalender Harian8.2.1.1 Petunjuk Menanggapi Kalender Harian (khusus user Executive)

8.2.2 Kalender Bulanan8.2.3 Kalender Tahunan

8.3 Statistik Kegiatan