2018

 

 

USER MANUAL  

BAGI ADMIN DAN OPERATOR SKPD

SISTEM INFORMASI PEMESANAN RUANGAN 

(e‐pesanruangan) 

PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA

2 

DAFTARISI 

�������� ............................................................................................................................... 2 

1 USER ADMIN SKPD ............................................................................................................. 3 

1.1  Menu Operator SKPD ....................................................................................... 3 

1.2  Menu Ganti Sandi ............................................................................................. 6 

2 USER OPERATOR SKPD ....................................................................................................... 7 

2.1  Menu Permohonan Ruangan ........................................................................... 7 

2.2  Menu Dashboard ............................................................................................ 12 

2.2.1  Informasi Pemesanan Ruangan .............................................................. 12 

2.2.2  Detail Pemesanan Ruangan .................................................................... 12 

2.2.3  Perubahan Pemesanan Ruangan ............................................................ 15 

2.2.4  Pembatalan Pemesanan Ruangan .......................................................... 18 

2.2.5  Pesan Notifikasi Status Data Pemesanan Ruangan ................................ 19 

2.3  Menu Profile Ruangan .................................................................................... 23 

2.4  Menu Indeks Kepuasan .................................................................................. 26 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

3 

1 USERADMINSKPD1.1 Menu Operator SKPD

Menu  Operator  SKPD merupakan menu  yang  terdapat  pada  user  Admin  SKPD  yang  digunakan  untuk 

mendaftarkan operator pada  tiap  SKPD. Operator  SKPD merupakan petugas  yang ditunjuk oleh masing‐

masing  SKPD  untuk  melakukan  pemesanan  ruangan  melalui  sistem  informasi  pemesanan  ruangan  (e‐

pesanruangan). Untuk mendaftarkan operator SKPD, admin SKPD dapat mendaftarkannya dengan mengikuti 

langkah berikut: 

1. Admin SKPD login ke dalam aplikasi e‐pesanruangan dengan menggunakan username dan passwordnya 

masing‐masing. Username berupa kode SKPD. 

 

2. Setelah login, maka akan tampil halaman berikut, kemudian Pilih Menu Operator SKPD. 

 

 

3. Maka sistem e‐pesanruangan akan menampilkan Daftar Operator yang telah didaftarkan pada aplikasi 

e‐pesanruangan. 

  

4 

 

4. Selanjutnya klik pada Tombol Tambah    untuk mendaftarkan atau menambahkan operator 

SKPD pada sistem e‐pesanruangan, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut. 

 

5. Maka akan  tampil halaman untuk mendaftarkan Operator SKPD pada sistem e‐pesanruangan seperti 

yang ditunjukkan pada gambar berikut. 

 

  

5 

6. Lengkapi halaman/  form untuk mendaftarkan Operator SKPD seperti  field NRK, Password, Konfirmasi 

Password, dan  jenis group operator SKPD. Klik  tombol Simpan untuk menyimpan penambahan data 

operator SKPD atau pilih tombol batal untuk membatalkan pendaftaran operator SKPD. 

 

7. Maka akan tampil pesan yang menyatakan bahwa pendaftaran telah berhasil dilakukan. 

 

 

8. Untuk melakukan penghapusan data operator SKPD dapat dilakukan dengan memilih (checklist   )data 

operator SKPD yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus   pada daftar Operator SKPD. 

Sedangkan untuk melakukan pencarian dapat dilakukan dengan memilih  tombol Cari  pada 

daftar Operator SKPD dan klik tombol unduh   untuk mengunduh data operator. 

 

  

6 

9. Untuk melihat detail data tiap operator, dapat memilih tombol lihat    yang terdapat pada kolom opsi. 

Sedangkan untuk melakukan perubahan data operator dapat dilakukan dengan memilih tombol ubah 

atau edit   pada kolom opsi. 

 

1.2 Menu Ganti Sandi

Menu Ganti Sandi merupakan menu pada user Admin SKPD yang digunakan untuk mengubah kata sandi atau 

password Admin SKPD. Untuk mengganti kata sandi, admin SKPD dapat mengikuti langkah berikut: 

1. Pilih  menu  Akun  Saya  pada  pojok  kanan  atas,  kemudian  pilih  menu  Profil. 

 

2. Maka akan tampil seperti halaman seperti di bawah ini, kemudian pilih tab menu “Ganti Sandi”. 

 

3. Masukkan field kata Sandi Baru dan field kata Ulang Sandi Baru yang diinginkan kemudian klik tombol 

Simpan Perubahan. 

 

   

  

7 

2 USEROPERATORSKPD2.1 Menu Permohonan Ruangan

Menu Permohonan Ruangan merupakan salah satu menu yang terdapat pada operator SKPD yang berfungsi 

untuk  melakukan  pemesanan  ruangan  yang  dikelola  oleh  Biro  Umum,  yang  terdapat  pada  kompleks 

Balaikota. Ketentuan dalam pemesanan ruangan antara lain: 

1. Ruangan dapat dipesan memiliki jeda waktu 2 jam dengan data pemesanan lainnya 

2. Operator  SKPD  dapat  melakukan  pemesanan  apabila  telah  mengunggah  surat  permohonan  pada 

pemesanan sebelumnya. 

Untuk melakukan pemesanan dapat mengikuti langkah sebagai berikut: 

1. Login sebagai Operator SKPD dengan menggunakan user  id dan password yang telah didaftarkan oleh 

admin SKPD. 

 2. Maka akan tampil halaman dashboard seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut. 

 

3. Pilih menu Permohonan Ruangan pada menu sisi kiri, maka akan tampil seperti halaman di bawah ini. 

  

8 

 

 

4. Lakukan pemesanan ruangan dengan melakukan pencarian ruangan yang ingin dipesan terlebih dahulu, 

dengan menginputkan  jenis  ruangan,  nama  ruangan,  tanggal  pemesanan  ruangan  yang  diinginkan, 

kemudian klik tombol Cari   . 

 

5. Maka akan tampil pesan seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah  ini. Apabila belum terdapat 

pemesanan pada ruangan pada waktu dan tempat yang diinginkan, maka pemesanan dapat dilakukan 

dengan memilih tombol Pesan Ruangan   seperti yang ditunjukkan pada gambar 

berikut. 

  

9 

 

 

Akan tetapi, apabila ruangan yang diinginkan telah terpesan maka akan tampil pesan yang menunjukkan 

bahwa  telah  terdapat data pemesanan pada  ruangan dan waktu  tersebut  (yang ditunjukkan  seperti 

gambar dibawah ini) dan pemohon harus melakukan pencarian ruangan pada ruangan dan waktu yang 

lain.  

 

6. Setelah  memilih  tombol  Pesan  Ruangan  ,  maka  akan  tampil  halaman  form 

Permohonan Ruangan untuk menginputkan data pemesanan ruangan yang ditunjukkan seperti gambar 

berikut. 

  

10 

 

  

11 

7. Lengkapi  seluruh  field  data  pemesanan  ruangan,  upload  surat  permohonan  dan  masukkan  jenis 

perlengkapan yang dibutuhkan pada Form Pemesanan Ruangan.  

  

  

12 

8. Kemudian klik  tombol Simpan   untuk menyimpan data pemesanan  ruangan atau batal 

 untuk membatalkan pemesanan ruangan. 

9. Maka akan tampil pesan yang menampilkan bahwa data pemesanan telah berhasil diinputkan. 

 

2.2 Menu Dashboard

Menu Dashboard merupakan menu yang menampilkan data pemesanan yang pernah atau sedang dilakukan oleh operator SKPD tersebut. Beberapa fitur yang dapat dilakukan melalui halaman dashboard antara lain: 

1. Menampilkan informasi pemesanan ruangan  2. Melihat detail data pemesanan ruangan yang telah dilakukan termasuk melihat status pemesanan/ 

permohonan ruangan yang sedang diajukan 3. Melakukan perubahan pemesanan ruangan 4. Melakukan pembatalan pemesanan ruangan 5. Menampilkan pesan notifikasi pemesanan ruangan yang sedang dilakukan 

2.2.1 Informasi Pemesanan Ruangan 

Informasi pemesanan ruangan merupakan salah satu fitur yang dapat diakses melalui menu dashboard oleh Operator SKPD pemohon/ pemesan ruangan.  Informasi pemesanan ruangan yang ditampilkan berupa Total Pemesanan Ruangan, Total pemesanan yang telah disetujui, Total pemesanan yang sedang diproses dan total pemesanan yang telah ditolak. Informasi pemesanan ruangan ditunjukkan pada gambar berikut. 

 

 

2.2.2 Detail Pemesanan Ruangan 

Untuk melihat detail data pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan: 

1. Pilih menu Dashboard 2. Lakukan pencarian data pemesanan ruangan dengan menginputkan kata kunci yang diinginkan pada 

kotak Cari Ruangan seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut, kemudian pilih tombol Cari. 

  

13 

3. Maka  akan menampilkan  data  pemesanan  berdasarkan  pencarian  yang  dilakukan,  seperti  yang ditunjukkan pada gambar berikut. 

4. Pilih tombol   pada kolom opsi untuk melihat detail data pemesanan yang diinginkan. Maka akan tampil halaman seperti di bawah ini. 

  

14 

 

  

15 

Melalui menu detail pemesanan ruangan, maka operator SKPD dapat melihat status pemesanan ruangan yang dilakukan oleh SKPD. Setiap pemesanan ruangan yang dilakukan oleh SKPD memerlukan verifikasi oleh petugas  pada  Biro  Umum.  Alur  verifikasi  dan  validasi  yang  dilakukan  oleh  Petugas  Biro  Umum  dapat ditunjukkan pada gambar berikut. 

 

 

User SKPD Kasubbag PSS

Mengajukan Permohonan

Petugas PPG

Verifikasi 

Validasi

Terdapat Perlengkapan Tambahan

Kasubbag PPG

Tidak Terdapat Perlengkapan Tambahan

Verifikasi 

Permohonan disetujui atau tidak disetujui

Gambar 1. 1 Alur Pemesanan dan Verifikasi Pemesanan Ruangan 

2.2.3 Perubahan Pemesanan Ruangan 

Menu perubahan pemesanan ruangan merupakan menu yang dapat digunakan oleh Operator SKPD untuk mengubah data pemesanan yang telah diajukan. Perubahan pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan syarat apabila ruangan tersedia dan verifikasi permohonan pemesanan ruangan harus dimulai kembali dari awal yaitu dari Petugas PPG. Perubahan data pemesanan yang dapat dilakukan antara lain: 

1. Perubahan tanggal pemesanan ruangan.  Tanggal pemesanan ruangan dapat diubah oleh operator SKPD paling lambat H‐1 dari waktu acara berlangsung. 

2. Perubahan tempat acara atau nama ruangan 3. Perubahan surat permohonan ruangan yang diunggah 

Surat permohonan ruangan yang tidak diunggah ke dalam aplikasi e‐pesanruangan, mengakibatkan pemohon tidak dapat melakukan pemesanan berikutnya. 

4. Perubahan jumlah perlengkapan yang dibutuhkan 

   

  

16 

Untuk melakukan perubahan data pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan: 

1. Pilih menu Dashboard. 2. Pilih data pemesanan yang akan dilakukan perubahan dan lakukan perubahan pemesanan ruangan 

dengan memilih tombol  seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut 

3. Maka akan tampil halaman perubahan pemesanan ruangan. Pemohon dapat menginputkan alasan perubahan dan mengubah data pemesanan yang dapat diubah seperti tanggal pemesanan ruangan, tempat,  surat permohonan  ruangan dan  jumlah perlengkapan  yang dibutuhkan,  sementara  field lainnya  tidak  dapat  diubah  oleh  operator  SKPD  Pemohon  pemesanan  ruangan,  seperti  yang ditunjukkan pada gambar berikut. 

  

17 

  

4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data perubahan pemesanan ruangan atau klik batal untuk membatalkan perubahan data pemesanan ruangan. 

 

  

18 

2.2.4 Pembatalan Pemesanan Ruangan 

Menu pembatalan pemesanan ruangan merupakan menu yang dapat digunakan oleh Operator SKPD untuk membatalkan  data  pemesanan  yang  telah  diajukan.  Pembatalan  pemesanan  ruangan  dapat  dilakukan dengan  syarat  apabila  operator  SKPD  menginputkan  surat  pembatalan  pemesanan  ruangan.  Untuk melakukan pembatalan data pemesanan ruangan dapat dilakukan dengan: 

1. Pilih menu Dashboard. 

2. Pilih data pemesanan yang akan dilakukan pembatalan dengan memilih  tombol   seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut 

 3. Maka  akan  tampil  halaman  form  batal  seperti  yang  ditunjukkan  pada  gambar  berikut,  lengkapi 

seluruh field yang berada pada form batal dan upload surat pembatalan. 

 4. Klik  tombol  Simpan  untuk  menyimpan  pembatalan  dan  tombol  Batal  untuk  membatalkan 

pembatalan pemesanan. 5. Maka akan tampil pesan bahwa data pemesanan telah berhasil dilakukan dan status data pemesanan 

berubah menjadi “Dibatalkan” seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut. 

  

19 

 

 

2.2.5 Pesan Notifikasi Status Data Pemesanan Ruangan 

Selain fitur yang telah disebutkan sebelumnya, pada menu dashboard  juga terdapat fitur Pesan Notifikasi Status Data Pemesanan Ruangan. Pesan Notifikasi menampilkan pesan dari status pemesanan yang diajukan oleh operator SKPD yang memerlukan aksi atau tindak  lanjut dari operator SPKD, sehingga tiap operator SKPD harus memantau status pemesanan ruangan yang dilakukannya. Pesan notifikasi berada pada ujung kanan atas saat memilih menu dashboard seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.  

 

Bentuk pesan notifikasi yang memerlukan tindak lanjut dari operator SKPD antara lain: 

1. Jadwal Bentrok Pesan Notifikasi jadwal bentrok ditunjukkan pada gambar berikut. 

  Pesan notifikasi jadwal bentrok memiliki arti bahwa terdapat data pemesanan yang bentrok dengan pemesanan  ruangan  lainnya.  Apabila  terdapat  pesan  ini,  operator  SKPD  harus mengubah  data pemesanan yaitu dengan mengubah tanggal/  jam/ruangan tempat acara akan dilakukan. Langkah yang harus dilakukan apabila terdapat pesan jadwal bentrok yaitu: a. Pilih Menu Dashboard 

  

20 

b. Lakukan pencarian ruangan dengan menggunakan kata kunci status “Jadwal Bentrok”. 

  

c. Maka  akan  menampilkan  data  pemesanan  dengan  status  “Jadwal  Bentrok”  seperti  yang ditunjukkan pada gambar berikut. 

  

d. Pilih tombol edit untuk melakukan perubahan. 

 e. Ubah tanggal/ jam/ruangan tempat acara akan dilakukan. f. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan. 

   

  

21 

 2. Data Pemesanan yang ditolak permohonan perlengkapan tambahannya oleh kasubbag PSS 

 

  Pesan Notifikasi permohonan yang ditolak oleh kasubbag PSS ditunjukkan pada gambar berikut. 

   Pesan  notifikasi  permohonan  ditolak  oleh  kasubbag  PSS  memiliki  arti  bahwa  terdapat  data pemesanan  yang  perlengkapan  tambahannya  tidak  dapat  disetujui  saat melakukan  pemesanan ruangan,  sehingga memerlukan aksi dari operator SKPD apakah SKPD melanjutkan pemesanan tanpa perlengkapan tambahan yang diajukan ataukah akan melakukan pembatalan pemesanan ruangan.  Langkah yang harus dilakukan apabila terdapat pesan permohonan ditolak oleh Kasubbag PSS yaitu: a. Pilih Menu Dashboard b. Lakukan pencarian ruangan dengan menggunakan kata kunci status “Ditolak Kasubag PSS”. 

 

  

22 

 c. Maka akan menampilkan data pemesanan dengan status “Ditolak Kasubag PSS” seperti yang 

ditunjukkan pada gambar berikut. 

 

d. Apabila pemesanan akan tetap dilanjutkan, operator dapat memilih tombol Lanjut pada kolom opsi, dan pemesanan akan dilanjutkan untuk di validasi oleh petugas pada Biro Umum.   

  

  Tetapi, apabila pemesanan akan dibatalkan maka operator dapat memilih tombol Tidak Lanjut dan pemesanan akan dibatalkan atau tidak diteruskan untuk di validasi oleh petugas pada Biro Umum.  

  

23 

  

 

 

2.3 Menu Profile Ruangan

Menu  Profile  Ruangan merupakan menu  yang  digunakan  oleh Operator  SKPD  untuk melihat  informasi mengenai profile tiap ruangan. Untuk mengakses profile ruangan dapat mengikuti langkah sebagai berikut: 

1. Login sebagai operator SKPD ke dalam aplikasi e‐pesanruangan. 

2. Pilih menu “Profile Ruangan”. 

3. Maka akan tampil halaman profile ruangan seperti ditunjukkan pada gambar berikut 

 

4. Pilih nama ruangan yang akan dilihat detail profile ruangannya dengan memilih tombol Lihat  . Maka 

akan tampil detail profile tiap ruangan. 

  

24 

 

  

25 

 

 

   

  

26 

2.4 Menu Indeks Kepuasan

Menu Indeks Kepuasan merupakan menu yang digunakan oleh Operator SKPD untuk menginput penilaian terhadap pelayanan pemesanan ruangan yang telah diberikan oleh Biro Umum Setdaprov DKI Jakarta kepada SKPD selaku Penyelenggara acara/ kegiatan. Penilaian indeks kepuasan dilakukan oleh operator SKPD setelah acara  selesai  dilaksanakan.  Untuk mengakses menu  indeks  kepuasan  dapat mengikuti  langkah  sebagai berikut: 

1. Login sebagai operator SKPD ke dalam aplikasi e‐pesanruangan. 

2. Pilih menu “Indeks Kepuasan”, maka akan tampil halaman seperti di bawah ini.  

 

 

3. Untuk  melakukan  penilaian  kepuasan  dapat  dilakukan  dengan  memilih  tombol  Nilai  Kepuasan

. 

   

  

27 

4. Maka akan tampil halaman untuk melakukan penilaian kepuasan. 

 

 

5. Lengkapi form penilaian kepuasan dengan menginputkan nama penilai pada field Nama PIC Reviewer, 

Chart Penilaian, dan Saran Komentar. Kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan data penilaian 

atau tombol Batal untuk melakukan pembatalan penilaian. 

 

  

28 

6. Untuk  melihat  detail  hasil  penilaian  dapat  dilakukan  dengan  memilih  tombol  “Lihat”,  dan  untuk 

mencetak hasil penilaian dapat dilakukan dengan memilih tombol “Print” pada daftar Indeks Kepuasan. 

 

  

Setelah memilih tombol “Lihat” maka sistem akan menampilkan detail penilaian indeks kepuasan seperti 

ditunjukkan pada halaman di bawah ini. 

 

  

29