Komunikasi Staff

Komunikasi merupakan elemen esensial dalam manajemen dan menjadi penghubung

yang berarti bagi hubungan antara anda, dokter gigi, dengan staff lainnya, dan juga dengan

pasien.

Pengertian dari komunikasi adalah untuk mengerti dan dimengerti. “Komunikasi yang

berkualitas = interaksi positif” (Bob Adams, Streetwise Managing People : Lead Your Staff to

Peak Performance). Kunci sukses praktik dokter gigi diukur dari kemampuan staf untuk saling

berkomunikasi dan berkomunikasi dengan pasien.

Berkomunikasi dengan staff sama halnya berkomunikasi dengan pasien, memberikan

informasi kepada orang lain dan untuk mengerti orang tersebut.

Channel of Communications

Seiring dengan berkembangnya praktik dokter gigi, komunikasi menjadi lebih kompleks.

Terdiri dari komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal terjalin ketika berada di ruang

praktik. Komunikasi formal dapat terjadi antara atasan, bawahan, ataupun sejajar (horizontal).

Komunikasi kepada bawahan terjadi ketika dokter gigi memberikan perintah, atau

mandate, yang dapat dilakukan pada staff pada level dibawahnya. Hubungan dasar dapat dilihat

pada bagan 2.1. untuk sistem yang lebih kompleks dapat dilihat pada bagan 2.2, ilustrasi dari

sebuh praktik dokter gigi yang telah bertambah anggota staffnya, termasuk beberapa dokter gigi.

Komunikasi terhadap bawahan termasuk instruksi, penjelasan, dan komunikasi yang dapat

menunjang performa kerja staff.

Komunikasi terhadap atasan harus dilakukan secara formal. Karyawan dapat dengan

bebas menyampaikan pemikiran dan perasaan. Komunikasi tipe ini merupakan kebalikan dari

bagan 2.1 dan 2.2 dan secara umum merupakan pemberian laporan. Terdiri dari dari saran,

complain, maupun ketidaksukaan. Kurangnya komunikasi terhadap atasan dapat berakibat pada

ketidakpuasan terhadap atasan.

Bagan 2.1. Komunikasi sederhana pada praktik dokter gigi.

Komunikasi setara (horizontal) penting untuk organisasi yang lebih besar. Tipe

komunikasi ini termasuk menyampaikan informasi dari departemen yang satu ke departemen

yang lain. Komunikasi tipe ini dilakukan pada kantor yang besar, klinik, rumah sakit, dan

sekolah dokter gigi.

Dokter gigi

Asisten Administrasi

Asisten chairside

Asisten Dental Higienis

Teknisi Laboratorium

Bagan 2.2. Komunikasi pada organisasi praktik grup. Level antar dokter gigi dapat bervariasi

tergantung kepada organisasi pada tempat praktik bersama tersebut.

Dokter Gigi

Dokter Gigi Associate

Klinisi / Chairside

SupervisorKlinisi /

Chairside Assistent

Dental HygienistTeknisi

LaboratoriumAsisten teknisi

laboratorium

Asisten Bisnis

Resepsionis

Sekertaris

Konsep dalam memberikan tugas pada karyawan

Ciptakan proses komunikasi yang lengkap, konsisten, dan dapat jelas dimengerti oleh

seluruh staf.

Pastikan semua karyawan mengerti hasil apa yang diharapkan dari masing-masing tugas

yang telah diberikan.

Berikan setiap karyawan pelatihan, informasi, serta materi yang memadai untuk dapat

menyelesaikan tugas mereka dengan sukses.

Lakukan evaluasi pada setiap tanggungjawab yang telah dibebankan pada mereka.

Ciptakan control dan batasan-batasan yang fleksibel.

Berikan dorongan pada karyawan.

Tumbuhkan rasa bertanggungjawab karyawan terhadap tugas yang telah diberikan

Ciptakan kesempatan pada karwayan untuk dapat bekerja dalam tim.

Berikan pujian serta penghargaan pada karyawan yang berprestasi.

Dengarkan karyawan setiap saat. Buat system pada kantor yang dapat mendengarkan

keluhan karyawan setiap saat.

Percaya pada karyawan.

Agenda diperlukan uontuk perencaaan pada pertemuaan bersama staff lainnya. Agenda

dikombinasikan dengan daftar peraturan di bawahnya.Ingatkan anggota staf waktu dan tempat

rapat, mintakan juga absen kedatangan. Tentukan prioritas pada agenda pertemuan. Berikan kopi

agenda pada masing-masing staff. Tentukan tujuan dan kebutuhan untuk perubahan. Tentukan

juga cara-cara untuk mewujudkan tujuan tersebut. Pertahankan jadwal pertemuan yang disiplin.

Jangan biarkan salah satu orang memonopoli pertemuan. Pertemuan staff menyediakan

kesempatan untuk menentukan dan meninjau tujuan-tujuan praktik dokter gigi.