universitas pendidikan ganesha singaraja...
TRANSCRIPT
1
LAPORAN AKHIR P2M DANA DIPA UNDIKSHA 2014
SPK.PKM. NO.148/UN48.15/LPM/2014
PELATIHAN TATA KELOLA MANAJEMEN PADA KOPMA
CITRA DANA
PENANGGUNJAWAB KEGIATAN
I WAYAN SUWENDRA,SE.,M.SI (KETUA ) NIDN:0014057003
DRS. I KETUT KIRYA,M.M (ANGGOTA) NIDN:0031125010
NI NYOMAN YULIANTHINI,SE.,M.M (ANGGOTA) NIDN: 0029078205
DESAK NYOMAN SRI WERASTUTI,SE.,M.SI.,AK (ANGGOTA) NIDN.0006127903
NI LUH HENNY ANDAYANI,S.ST.PAR.,M.PAR (ANGGOTA) NIDN: 0014048306
UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
SINGARAJA
TAHUN 2014
3
Kata Pengantar
Program pengabdian kepada masyarakat (P2M) ini dilakukan dalam rangka untuk
memberikan pelatihan tentang tata kelola koperasi yang baik. Pelatihan ini mengacu pada
analisis situasi yang terjadi pada kopma “Citra Dana”Undiksha di Singaraja
Pada kesempatan ini, pelaksana P2M menyampaikan rasa terimakasih yang sedalam-
dalamnya kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan : Dana Pengabdian,
informasi dan data yang sangat berharga. Untuk itu pada kesempatan ini kami dari Tim P2M
mengucapkan banyak terimaksaih atas peran serta dukungannya kepada :
1. Ketua Lembaga pengabdian kepada Masyarakat (LPM) Undiksha
2. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
3. Pengurus dan anggota koperasi Mahasiswa (Kopma) Citra Dana
4. Rekan-rekan Tim pengabdian Masyarakat.
Besar harapan kami tim pengabdian kepada masyarakat, bahwa dengan hasil P2M
dapat bermanfaat bagi pengembangan koperasi kedepan, khusunya pada tata kelola koperasi
Mahasiswa Citra Dana Undiksha
Singaraja, September 2014
Tim P2M
4
DAFTAR ISI
Hal
Lembaran Pengesahan …………………………………… i
Kata Pengantar …………………………………... ii
Daftar Isi …………………………………... iii
Daftar Tabel …………………………………… iv
Daftar Gambar …………………………………… v
Bab I. Pendahuluan …………………………………… 1
a. Analisis Situasi …………………………………… 1
b. Indentifikasi dan Rumusan Masalah …………………………………… 2
c. Tujuan Kegiatan …………………………………… 3
d. Manfaat Kegiatan …………………………………… 3
Bab II. Metode Pelaksanaan …………………………………… 4
Bab III. Hasil dan Pembahasan …………………………………… 5
Bab IV. Penutup …………………………………… 10
a. Simpulan …………………………………… 10
b. Saran …………………………………… 10
Daftar Pustaka …………………………………… 11
Lampiran …………………………………… 12
6
BAB I
PENDAHULUAN
a. Analisis Situasi
Koperasi Mahasiswa (KOPMA) Citra Dana merupakan badan usaha yang berada di
kampus tengah Universitas Pendidikan Ganesha jalan Udayana No. 11 Singaraja, sesuai
dengan Anggaran Dasar (AD) fungsi dan peran Kopma Citra Dana adalah sebagai
organisasi ekonomi dan organisasi pendidikan yang membangun dan mengembangkan
potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya
untuk meningkatakan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya, untuk mencapai maksud
tersebut Kopma Citra Dana menyelenggarakan usaha Perdagangan dan jasa. Dibidang
perdagangan meliputi; Penyediaan Alat Tulis, makanan ringan dan secara isidental juga
menyediakan kebutuhan mahasiswa baru dalam kegiatan OKK. Sedangkan dibidang jasa,
pelayanan foto copy, print out,pulsa
Keanggotaan Kopma Citra Dana sampai saat ini berjumlah sebanyak 11.350 yang
terdiri dari anggota biasa dan anggota aktif, anggota biasa adalah mahasiswa UNDIKSHA
yang sudah membayar simpanan pokok serta mempunyai kartu simpanan pokok anggota.
Sedangkan anggota aktif adalah anggota biasa yang sudah mengikuti pendidikan dan
pelatihan (Diklat), dari jumlah tersebut yang menjadi anggota aktif sebanyak 250 orang
yang dalam perkembangannya selalu mengalami penyusutan. Besarnya kontribusi
(simpanan pokok) yang dibayar oleh anggota adalah sebesar Rp. 15.000 dan meningkat
pada tahun 2013 sebesar Rp. 20.000, sedangkan kontribusi simpanan wajib maupun
simpanan sukarela tidak ada.
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung dengan pengurusnya, dari
kegiatan usaha yang dijalankan omzet perharinya berkisar antara Rp.70.000 s.d
Rp.150.000 dengan waktu operasi pukul 07.30 s.d 17.00 wita, dengan jumlah anggota
yang begitu besar rata-rata penjualan tersebut masih terlalu kecil.
Perangkat organisasi Kopma Citra Dana terdiri dari rapat anggota, pengurus dan
pengawas, rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi di koperasi yang diselenggarakan
paling sedikit sekali dalam setahun, yang terdiri dari Rapat Anggota Tahunan (RAT),
Rapat anggota Khusus (RAK) dan Rapat Anggota Luar Biasa (RALB) namun dua bentuk
rapat terakhir selama ini belum pernah dilakukan, dan pada saat usulan proposal ini dibuat
beberapa minggunya lagi akan diadakan RAT. Selanjutnya pengurus terdiri dari 20 orang
7
yang terdiri dari Ketua umum, ketua bidang, bendahara umum, bendahara usaha dan
sekretaris, sedangkan pengawas terdiri dari 3 orang.
Karenanya, koperasi harus diberdayakan. Sejalan dengan itu, kedepan berbagai upaya
terus dilakukan untuk memberdayakan koperasi. Upaya pemberdayaan koperasi ditujukan
untuk mewujudkan lingkungan usaha yang mampu menstimulasi, mendinamisasi dan
memfasilitasi koperasi yang berkualitas dan menciptakan iklim usaha yang kondusif pada
berbagai tingkatan pemerintah agar koperasi memiliki daya saing yang tinggi baik didalam
maupun di luar negeri.
Khususnya terkait dengan salah satu program revitalisasi koperasi,yaitu peningkatan
akses koperasi terhadap sumberdaya produktif terutama sumber pembiayaan, beberapa
pihak terkait seperti pihak perbankan atau lainnya berharap dapat ikut memanfaatkan hasil
pemeringkatan/pengklasifikasian keperasi. Untuk itu diperlukan upaya
penyesuaian/penyempurnaan dan pengintegrasian terhadap metode dan instrument
klasifikasi yang selama ini telah digunakan agar mampu mengakomodasikan berbagai
kepentingan. Khususnya kepentingan pemeringkatan bagi koperasi yang bersangkutan.
b. Identifikasi Dan Perumusan Masalah
Mitra dalam kegiatan P2M ini adalah Kopma Citra Dana dengan jumlah anggota 11.350
anggota, 20 orang pengurus , 3 orang pengawas, berdasarkan observasi dan interview sebagai
langkah awal P2M ini ditemukan bahwa mitra ini menghadapi beberapa permasalahan yang
dapat dirinici sebagai berikut :
1. Anggota Kopma Citra Dana tingkat partisipasinya baik sebagai pemilik (owner) maupun
sebagai pelanggan (coustamer) masih rendah terbukti dengan anggota hanya membayar
simpan pokok saja sedangan simpanan wajib dan simpanan sukarela tidak pernah
dilakukan, demikian juga dengan peran anggota sebagai pelanggan, ini terbukti dengan
omzet penjualan dalam sehari masih rendah dibandingkan dengan jumlah anggota yang
begitu besar.
2. Promosi terhadap usaha yang dimiliki oleh Kopma Citra Dana belum dilakukan secara
optimal seperti penyebaran brosur, pamplet dan lain-lain belum dilakukan, seperti ajakan
untuk berbelanja dikoperasi dengan kata-kata “Dari Oleh dan Untuk Anggota”.
3. Pencatatan transaksi penjualan belum memiliki standar prosedur operasioanl (SOP)
sehingga sering terjadi ketidak balance antara penjualan dengan persediaan barangnya.
8
4. Transaksi penjualan masih dilakukan secara manual tidak dilakukan dengan sistem
computerisasi sehingga tidak terdeteksi anggota yang aktif dan tidak aktif dalam
melakukan transaksi
c. Tujuan Kegiatan
Kegiatan program pengabdian masyarakat dalam bentuk pelatihan Tata kelola
manajemen Koperasi sehingga mereka paham bagaimana menumbuh kembangkan
koperasinya
Kegiatan ini memiliki tujuan yakni;
1. Dipahaminya pengelolaa koperasi yang sesuai dengan prinsip identitas (kriteria identitas )
yaitu anggota sebagai pemilik dan anggota sebagai pelanggan
2. Tersusunnya promosi (propaganda) yang baik dengan kalimat ajakan untuk
memanfaatkan usaha koperasi
3. Tercatatnya setiap transaksi dengan baik sesuai dengan standar Akuntansi
4. Tercatatnya transaksi dengan sistem komputerisasi
d. Manfaat Kegiatan
Program pengabdian kepada masyarakat ini berupa pelatihan tata kelola manajemen pada
Kopma Citra Dana yang memberikan manfaat bagi anggota dan pengelolanya. Dengan tata
kelola manajemen yang baik dan partisipasi yang meningkat dapat meningkatkan keberhasiln
koperasi. Adapun manfaat dari kegiatan ini adalah
1. Meningkatnya pemahaman anggota Kopma Citra Dana baik sebagai pemiliki maupun
sebagai pelanggan
2. Terlaksananya promosi dengan baik yang bermuara kepada kemauan anggota untuk
berpartisipasi kepada koperasinya
3. Terjadinya tertib administrasi dengan pencatatan akuntansi yang baik
4. Terlaksananya sistem penjualan secara komputerisasi
9
BAB II
METODE PELAKSANAAN
Berdasarkan rumusan masalah yang diangkat dalam pelaksanaan pengabdian
masyarakat kali ini metode yang dipilih dalam pelaksanaanya adalah program pelatihan tata
kelola manajemen pada Kopma Citra Dana. Kurangnya pemahaman pengeloalaan koperasi
dan partisipasi anggota menjadi alasan kuat pelaksanaan pengabdian kali ini. Pengabdian kali
ini memiliki fungsi yang sangat penting khususnya dalam pengelolaan Koperasi sehingga
Kopma dapat berkelanjutan. Adapun tahapan – tahapan dalam pengabdian masyarakat kali ini
dimulai dengan kegiatan 1) kegiatan observasi mengenai masalah yang dihadapi oleh mitra.
2). pendataan terhadap peserta pelatihan sebanyak 57 orang yang terdiri dari pengurus
sebanyak 20 orang, pengawas sebanyak 3 orang, dan anggota sebanyak 34 orang yang berasal
dari masing – masing Himpunan Mahasiswa Jurusan. 3). pelaksanaan Kegiatan pengabdian
kepada Masyarakat. Alur kegiatan disajikan pada gambar berikut:
Gambar 2.1 Alur Kegiatan
Kurangnya Partisipasi Anggota
Lakukan Observasi dan
Wawancara dengan
Pengurus Kopma Citra
Dana
Kurangya Promosi (Propaganda)
Tidak Dilakukan Prosedur Akuntasi
Transaksi Dilakukan Secara Manual
Pengawas Pendataan Peserta
Pelatihan
Pengurus
Anggota
Pelaksanaan Pengabdian
pada Masyarakat
10
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Hasil
Pelaksanaan P2M yang diselenggarakan pada tanggal 27 Agustus 2014, pada
pengurus dan anggota aktif koperasi mahasiswa “Citra Dana” para peserta diberikan
pelatihan tentang tata kelola manajemen dan pembukuan koperasi, sebagaimana yang telah
diungkapkan dalam metode pelaksanaan dalam kegiatan P2M ini. Materi yang diberikan
pada sesi pertama adalah tentang tata kelola manajemen koperasi yang baik atau yang dikenal
dengan istilah Good Governance Cooperative yang merupakan penerapan dari Good
Corporate Governance (GCG)
Rasionalisasi pemberian materi ini pertama, karena mereka (Pengurus, Badan
Pengawas dan Anggota) Kopma ini supaya menyadari bahwa keberhasilan pengelolaan
koperasi tidak terlepas dari kondisi koperasi sebagai sebuah organisasi yang sehat,transparan,
akuntable, mandiri, responsible, dan wajar dengan tetap mengacu pada prinsip-prinsip
koperasi. Disamping itu mereka harus menyadari bawah anggota koperasi memiliki peran
yang ganda yaitu sebagai pemilik dan sebagai pelanggan.
Keadaan yang ideal tersebut mereka mulai dari mana?. Inilah pertanya yang mereka
harus mampu menjawab dan mengimplementasikannya dalam pengembangan Kopma
kedepan sebagimana diamanatkannya dalam AD/ART Kopma “Citra Dana”.
Perlu adanya komitmen untuk perubahan (change) baik dari sisi mindset orang,
organisasi serta praktek penyelenggaraan organisasi, selanjutanya mereka harus menyadari
bahwa pengelolaan koperasi itu atas dasar sistem bukan orang. Terbangunnya system dengan
baik itu diawali oleh kesiapan, kelengkapan aturan, mekanisme di internal organisasi. Aturan
tersebut berupa AD/ART, yang sejalan dengan perubahan-perubahan kondisi. Disamping itu
pula tersedianya aturan diluar itu diantaranya Standar Operasional prosedur dalam pembelian,
penjualan, dan lain sebagainya. Itulah yang dimaksud dengan system bukan orang.
Disamping itu pula Mampu mereka menangkap peluang-peluang pasar yang
ada,sehingga potensi yang besar tersebut bisa termanfaatkan, hal ini disebabkan karena ada
orientasi yang diinginkan, yaitu Profit oriented dan benefit oriented berjalan sejalan.
Selanjutna materi kedua adalah pembukuan koperasi, sebagai wujud keberhasilan
GGC ini adalah penerapan pembukuan yang baik dan benar, sehingga pengetahuan akuntasi
sangat penting. Karena dengan pengetahuan akuntansi yang dimiliki dapat mengetahui
apakah koperasi memperoleh keuntungan atau malah mengalami kerugian.
11
Kegiatan Akuntasi (pencatatan) yang dimulai dari pencatatan-pencatatan transaksi,
dari pencatatan transaksi tersebut akah mengasilkan Laporan keuangan yang berupa Neraca,
Laporan Laba/Rugi Laporan arus kas.
Selanjutnya bagimana praktek-praktek akuntansi dibuatkan sebuah skenario pelatihan
yang dibuat dalam bentuk simulasi-simulasi pencatatan trasaksi, pembuatan neraca,
pembuatan laporan Laba Rugi dan perubahan arus kas.
Diakhir pelatihan ini diadakan diskusi. Dari diskusi tersebut timbul beberapa
pertanyaan dari para peserta diantaranya :
1. Gede Bayu “Pertanyaannya apakah tata kelola koperasi yang baik terfocus pada modal
usaha saja. Narasumber menjawab, tata kelola yang baik tidak saja dipandang dari satu
sisi saja, seperti yang ungkapkan diatas tetapi harus secara menyeluruh. Mulai dari :
a. Kelembagaan koperasi adalah penting karena menentukan tujuan kegiatan, status,
hukum, manajemen, dan sumber daya manusia di dalam koperasi. Oleh karna itu,
ketika hendak mendirikan koperasi (dalam hal ini koperasi sekolah) kita harus
melihat arah dan tujuan koperasi ekonomi para pendiri.
b. Pengorganisasian menghasilkan suatu susunan tugas atau tanggung jawab yang
terdiri dari bagian – bagian yang terintegasikan melalui hubungan antar bagian
dalam koperasi. Melalui pengorganisasian terjadilah kerja antar orang, antar
kelompok, dan antar bagian. Struktur organisasi koperasi dapat ditinjau dari segi
intern organisasi koperasi dan segi ekstern organisasi koperasi.
c. Struktur intern organisasi koperasi melibatkan unsur-unsur didalam organisasi itu
sendiri. Struktur organisasi intern mengatur pembagian tugas dan wewenang orang-
orang yang bekerja didalam koperasi dan mendeskripsikan jenis hubungan dan
tanggungjawab setiap setiap jabatan. Unsur-unsur dalam organisasi intern koperasi
antara lain sebagai berikut :
Alat kelengkapan organisasi meliputi rapat anggota, pengurus dan badan
Pengawas
Pelaksana, meliputi manajer dan karyawan koperasi
Pengelolaan organisasi koperasi, agar koperasi bisa berjalan dengan baik,
koperasi perlu dijalankan secara professional dan melibatkan unsur-unsur antara
lain rapat anggota, pengurus, anggota, dan badan pengawas. Ketiga unsur itu
berkerja sama untuk mencapai tujuan koperasi.
12
2. Apakah Penggunaan Kartu Anggota aktif bisa berfungsi seperti kartu ACC (Hardys),
jawaban narasumber “Bisa” justru kartu itu harus diberdayakan atau difungsikan, sebagai
contoh kartu tersebut dipakai bukti untuk melakukan transaksi sehingga siapa anggota
koperasi yang paling banyak bertransaksi mereka yang paling banyak mendapatkan point
pada akhir tahun dalam pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), anggota ini lah
mendapatkannya paling banyak. Bagimana pencatatan persediaan yang baik untuk
Kopma citra dana, jawaban narasumber dibantu dengan kartu persediaan, kartu pembelian,
kartu penjualan dan lain lain pelaporan mengenai persediaan sangat penting bagi koperasi
dalam mengambil suatu keputusan dan persediaan merupakan salah satu dari beberapa
unsur yang paling aktif dalam operasi koperasi yang secara terus menerus diperoleh,
diproduksi, dan dijual. Oleh karena itu, sistem akuntansi itu sendiri harus dilaksanakan
sebaik mungkin sehingga tidak mengalami hal-hal yang mengganggu jalannya operasi
koperasi .Pelaporan persediaan dianggap vital untuk memberikan informasi yang berguna
bagi koperasi . Apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan persediaan, maka akan
mengakibatkan kesalahan dalam menentukan besarnya SHU. Dari penjelasan diatas,
maka dapat diketahui bahwa mengelola persediaan barang sangat penting artinya bagi
koperasi . Oleh karena itu, persediaan harus di-manage secara benar yang diterapkan
dalam suatu perusahaan agar membawa faedah yang baik dalam pencapaian laba yang
diinginkan.
3. Apakah pencatatan persediaan barang dagangan dicampur atau dipisahkan? Mengelola kartu
persediaan Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dengan tujuan dijual
kembali tanpa merubah bentuk.
1. Dokumen transaksi dan buku yang diperlukan
a) Dokumen transaksi yang diperlukan dalam pengelolaan kartu persediaan : 1) Surat permintaan pembeliaan
2) Surat order pembelian
3) Laporan penerimaan barang 4) Faktur pembelian
5) Surat order pengiriman barang
6) Faktur penjualan
7) Memo kredit b) Buku yang digunakan dalam proses pengelolaan kartu persediaan :
a. Buku jurnal pembelian
b. Buku jurnal penjualan c. Buku jurnal pengeluaran kas
d. Buku jurnal penerimaan kas
e. Buku jurnal umum
f. Kartu persediaan 2. Data transaksi persediaan barang dagang :
a. Pembelian barang dagang
b. Penjualan barang dagang
13
c. Retur penjualan dan pemotongan harga
d. Retur pembeliandan pemotongan harga e. Beban angkut pembelian
f. Beban angkut penjualan
3. Pengelolaan kartu persediaan barang dagang :
Tabel 3.1 Kartu persediaan system periodic
KARTU PERSEDIAAN
PT. …
Nama barang :
No. kode :
Satuan :
Tanggal
Diterima
Nomor
Bukti
Dibeli
Dari
Jumlah
Satuan
Harga
Satuan
Jumlah
Harga
Jumlah Harga
Persediaan Barang
Total
Tabel 3.2 Kartu persediaan barang system perpetual
Kartu persediaan
Nama barang : Metode :
Kode barang :
Satuan :
Tgl No
Bukti
Pembelian Penjualan Persediaan akhir
unit Harga Satuan
Jumlah (Rp)
unit Harga satuan
Jumlah (Rp)
Unit Harga satuan
Jumlah (Rp)
4. Laporan keuangan koperasi apa perlu di lakukan ekternal audit, jawabannya perlu. Hal
ini disebabkan laporan auditor harus menyatakan apakah laporan keuangan telah disajikan
sesuai dengan prinsip akuntansi yan berlaku umum. Laporan auditor harus menunjukkan
keadaan di mana prinsip akuntansi tidak diterapkan secara konsisten dalam penyusunan
laporan keuangan periode berjalan dibandingkan dengan prinsip akuntansi yang diterapkan
pada periode sebelumnya. Pengungkapan informative dalam laporan keuangan harus
dipandang memadai,kecuali dinyatakan lain dalam laporan auditor. Laporan audior harus
memuat suatu pernyataan pendapat mengenai laporan keuangan secara menyeluruh,atau
suatu asersi bahwa penyataan demikian tidak dapat diberikan. Sehingga laporan keuangan
koperasi perlu diaudit untuk melihat apakah penyajian laporan keuangan sudah sesuai
dengan fakta atau tidak.
14
b. Pembahasan
Penyelenggaran P2M yang diselenggarakan pada tanggal 27 Agustus 2014, pada
pengurus dan anggota aktif koperasi mahasiswa “Citra Dana” para peserta diberikan
pelatihan tentang tata kelola manajemen dan pembukuan koperasi, sebagaimana yang telah
diungkapkan dalam metode pelaksanaan dalam kegiatan P2M ini. Materi yang diberikan
pada sesi pertama adalah tentang tata kelola manajemen koperasi yang baik atau yang dikenal
dengan istilah Good Governance Cooperative yang merupakan penerapan dari Good
Corporate Governance (GCG)
Dari pelatihan tersebut menimbulkan adanya rasa keingin tahuan terhadap tata kelola
koperasi yang baik dan benar, hal ini ditunjukkan oleh antusiasme peserta untuk bertanya
sejalan pula dengan analisis situasi yang pertama kali dilakukan pada saat penyusunan
proposal ini.
Tata kelola yang baik tidak saja pada pengelolaan modal semata namun dilakukan
secara menyeluruh mulai dari Kelembagaan koperasi, Pengorganisasian menghasilkan suatu
susunan tugas atau tanggung jawab yang terdiri dari bagian – bagian yang terintegasikan
melalui hubungan antar bagian dalam koperasi. Dan Struktur intern organisasi koperasi
melibatkan unsur-unsur didalam organisasi itu sendiri.
15
BAB IV
PENUTUP
a. Simpulan
1. Tata kelola manajemen koperasi harus dimulai dari adanya sebuah komitmen untuk
berubah.
2. Penerapan akuntansi yang baik dan benar akan berdampak pada pelaporan keuangan
yang benar pula.
b. Saran
1. Kegiatan pelatihan seperti ini dilaksanakan secara berkala untuk memberikan
pengetahuan dan ketrampilan kepada para pengelola koperasinya
2. Secepat mungkin untuk menerapkan pencatatan transaski yang benar, untuk menghindari
terjadinya penyelewengan.
16
Daftar Pustaka
Hendra, Manajemen Koperasi,2010, Erlangga.Jakarta
Neddy Rafinaldy Halim,2014,Kapan Lagi.com
Muhamad Wahyudi Sarkasyi,2008,Good Corporate Governence,Alpabet Bandung
Suwendra,I Wayan, 2012 Manajemen Koperasi. Singaraja
Badan Pusat Statistik Bali, 2012, Bali dalam angka 2012, Denpasar
UU N0 12 Tahun 1992 Pokok-pokok perkoperasian