universitas islam negeri fst-umm-sop-001 syarif

UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING

PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-UMM-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2

PELAYANAN SURAT MASUK

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam penanganan Surat Masuk sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan merespon dan menangani Surat Masuk pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Tata Persuratan

4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)

6. FORMa. Form Lembar Disposisib. Form Bukti Serah Terima

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Lembar Disposisib. Bukti Serah Terima

9. DOKUMEN TERKAITa. Surat


PROCEDURE (SOP)


PELAYANAN SURAT MASUK

Diagram Alir Dokumen Keterangan

Pengadministrasi Urusan Persuratan 1 1 Surat yang tidak jelas atau salah alamat, dikembalikan.Menerima, menyortir, & mencatat surat

yang masuk, kemudian menyerahkannya ke Unit Fungsi

2 Surat disortir sesuai dengan tujuan suratTidak

Apabila surat ditujukan ke Dekan, maka surat diserahkan ke staf Dekan, apabila selain itu deserahka langsung ke tujuan surat

YaDekanat 3 3 Dekan mendisposisi surat sesuai dgn tujuan

suratMendisposisi sesuai tujuan surat

Kasubag Umum 4 4 Kasubbag Umum meneruskan surat dan meminta tanda terima dari penerima suratKasubag Umum meneruskan sesuai

disposisi dan Mengarsipkan Surat

Mulai

Surat

2Surat Dinas?

Buku Kendali Surat

Surat

Selesai

Buku Kendali Surat Masuk

Disposisi

Serahkan Langsung Ke Personal Terkait


PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-UMM-SOP-002

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2

PELAYANAN SURAT KELUAR

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam melakukan pelayanan Surat Keluar sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan menindaklanjuti disposisi pada surat masuk, nota, atau memo pimpinan dan memproses penerbitan surat

3. REFERENSIa.b.




6. FORMa. Form Lembar Disposisib. Form Bukti Serah Terimac. Form Bukti Serah Terima

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Lembar Disposisib. Bukti Serah Terimac. Buku Ekspedisi Suratd. Bukti Pengiriman

9. DOKUMEN TERKAIT a. Surat


PROCEDURE (SOP)



FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2

PELAYANAN SURAT KELUAR


Pemohon Surat/Unit Fungsi 1 1 Pemohon mengajukan surat permohonan surat ke DekanMengajukan Permhonan Surat ke Dekan

Dekanat 2 2 Semua permohonan surat keluar harus berdasarkan disposisi/memo Dekan/Wakil Dekan.

Membuat Disposisi sesuai dgn isi surat

Kabag TU 3 3 Kabag TU mendisposisi ke Kasubbag sesuai tujuan suratMenindaklanjuti disposisi pimpinan

Kasubbag 4 4 Kasubag terkait menerima memo, nota, atau disposisi Kabag TU dan membuat konsep surat.

Memproses penerbitan (pengetikan) surat sesuai petunjuk Kabag TU

Kabag TU 5 5 Kabag TU menverifikasi Draft Surat, apabila sudah sesuai kasubbag menerbitkan surat

Memverifikasi konsep surat dan memberi persetujuan

Tidak

YaKasubbag 6 6 Kasubag terkait memberi paraf

Menerbitkan serta memberi paraf pada surat

Kabag TU 7 7 Surat yang membutuhkan tanda tangan pimpinan harus terlebih dahulu diparaf oleh struktur terkait dibawahnya

Memberi paraf atau menandatangani surat

Dekan/ Wakil Dekan 8 8 Wakil Dekan dapat mewakili Dekan untuk menandatangan surat-surat sesuai bidangnya.

Menandatangani surat

Kasubbag Umum 9 9 Pengadministrasi persuratan memberi nomor, melakukan penggandaan, memberikan cap (stempel), mencatat dalam buku ekspedisi, dan mengarsipkan surat.

Memberi nomor, melakukan penggandaan, memberikan cap (stempel),dan mengirimkan, serta mengarsipkan surat

Mulai

Surat

Selesai

Sesuai?

Surat, Buku Ekspedisi

Surat/ Bukti Serah

Terima/Bukti

Surat

Surat

Draft Surat

Surat asli bercap dan

Surat Permohonan

Surat Permohonan

Kendali Surat Masuk


PROCEDURE (SOP)



FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2

PELAYANAN PEMINJAMAN ALAT DAN SARANA

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelayanan Peminjaman Alat dan Sarana sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Pelayanan Peminjaman Alat dan Sarana pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. REFERENSIa. Pedoman Mutu




6. FORMa. Form Permohonan Peminjaman Alat dan Saranab. Form Disposisic. Form Daftar Jadwal Peminjamand. Form Buku Peminjaman Peralatan/Sarana

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Rekaman mutu Permohonan Peminjaman Alat dan Saranab. Rekaman mutu Disposisic. Rekaman mutu Daftar Jadwal Peminjamand. Rekaman mutu Buku Peminjaman Peralatan/Saranae. Surat Peminjaman

9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pengendalian Ketidak Sesuaian


PROCEDURE (SOP)


PELAYANAN PEMINJAMAN PERALATAN DAN SARANA


1 Peminjam adalah civitas FST. Peminjam mengisi Form Permohonan diserahkan ke Kabag TU cq Subbag Umum minimal 1 hari sebelum pelaksanaan peminjaman

Peminjam 1

Mengisi Form Permohonan Peminjaman Peralatan dan Sarana

Kabag TU 2 2 Kabag TU akan memberikan disposisi Form Permohonan kepada Kasubbag Umum, apabila peralatan/Sarana bukan termasuk perlatan/Sarana katagori khusus. Apabila peralatan/sarana katagori khusus maka harus persetujuan PD bidang adum

Menerima Form Permohonan, dan mendisposisi ke Kasubbag Umum atau meminta persetujuan Wadek Bidang Adum

Tdk Pudek Bidang Adum 4Menyetujui dan mendisposisikan ke Kasubbag Umum

Ya

Kasubbag Umum 5 3 Form Permohonan diteruskan ke Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN

Meneruskan permohonan ke Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN

Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 6 4 Verifikasi dengan mengecek ketersediaan peralatan/sarana dan melaporkannya kepada Kasubbag Umum

Memverifikasi permohonan dengan ketersediaan barang dan melaporkan ke Kasubbag Umum

Peminjam 7

Menandatangani Surat Peminjaman dan menyerahkan jaminan berupa kartu identitas

6 Pada saat pengisian, peminjam menyerahkan KTP/KTM sebagai jaminan

Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 8 7 Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN mecatat pada buku peminjaman, menyimpan surat peminjaman dan kartu identitas peminjam.

Mencatat pada buku peminjaman Peralatan/Sarana

Peminjam 9 8 Pengembalian dilakukan oleh peminjam sendiri langsung setelah pemakaian.Mengembalikan/melaporkan Peralatan dan Sarana yang telah

selesai digunakan dan menandatangani Buku Peminjaman

Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 109 Pengecekan dilakukan di hadapan

peminjam pada saat menerima dan kemudian mengembalikan KTP/KTM kepada peminjamMenerima, memeriksa kelengkapan peralatan /Sarana, dan

menempatkan peralatan pada tempatnya serta mengembalikan jaminan/kartu identitas kepada pemiliknya

Mulai

Form Permohonan Peminjaman Alat dan

Sarana, dan Data


Selesai

Surat Peminjaman dan Daftar Jadwal

Buku Peminjaman Peralatan/Sarana


Sarana, dan Disposisi


Sarana, dan

Bukan Alat Katagori khusus?

Surat Peminjaman dan Buku

Peralatan/Sarana Peminjaman


PROCEDURE (SOP)


PEMELIHARAAN RUANGAN DAN GEDUNG

1. TUJUAN

Memberikan panduan operasional dalam pelaksanaan Pemeliharaan Ruangan dalam lingkungan pada Fakultas Sains danTeknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pemeliharaan seluruh ruangan dan gedung Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.




5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2-3 prosedur ini)

6. FORMa. Form Jadwal Pemeliharaan Ruanganb. Form Bukti Serah Terima Dokumenc. Form Daftar Periksa Pemeliharaan Ruangand. Form Daftar Satuan Tugase. Form Kartu Catatan Pemeliharaan / Perbaikan f. Form Rekaman Harian Kegiatan Individug. Form Laporan Riwayat Pemeliharaanh. Form Berita Acara Verifikasi

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Jadwal Pemeliharaan Ruanganb. Bukti Serah Terima Dokumenc. Daftar Periksa Pemeliharaan Ruangand. Daftar Satuan Tugase. Kartu Catatan Pemeliharaan / Perbaikanf. Rekaman Harian Kegiatan Individug. Laporan Riwayat Pemeliharaanh. Berita Acara Verifikasi

9. DOKUMEN TERKAIT a. SOP Perbaikan Ruanganb. SOP Pengamanan Gedung


PROCEDURE (SOP)




1 Pembuatan jadwal kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung dilakukan di awal semester, dilengkapi dengan daftar petugas, daftar pengawas/koordinator. Kegiatan pemeliharaan meliputi: kebersihan lantai, dinding, plafon; pintu, kaca/jendela penataan meubeuler dan tanaman; lampu; instalasi kabel-kabel dan peralatan elektronik. Jadwal Pemeliharaan ada yang bersifat: harian, mingguan, atau disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis objeknya.

Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung (Koordinator ) 1

Membuat dan mengajukan jadwal kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung ke Kasubbag

Umum

Kasubbag Umum 2 2 Kasubbag Umum memverifikasi jadwal yg diajukan sesuai dengan kebutuhan dan jenis obyeknyaMemverifikasi jadwal pemeliharaan ruangan dan

gedung

3 Jika disetujui, Kasubbag Umum menetapkan Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan Gedung. Jika tidak, jadwal direvisi

Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung (Koordinator ) 4

4 Koordinator menyerahkan jadwal dan form pemantauan ruang dan gedung sesuai dengan jobdesc pelaksana yang bersangkutan

Menugaskan kepada petugas pemeliharaan ruangan dan gedung untuk melaksanakan tugas sesuai

jadwal.

Petugas Pemeliharaan 5 5 Petugas melaksanakan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung sesuai jadwal serta mengisi Form Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung. Apabila menemukan kerusakan pada sarana ruangan dan gedung petugas melaporkan secara lisan ke koordinator, dan koordinator melaporkannya ke Kasubbag Umum dengan mengisi form Perbaikan/Pemeliharaan (sesuai SOP Perawatan/Perbaikan)

Melakukan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung sesuai jadwal dan mencatatnya pada form

Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung

Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung (Koordinator )

6 6 Koordinator memastikan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung telah dilaksanakan sesuai standar kebersihan ruangan dan gedung. Pengecekan dilakukan secara periodik atau berdasarkan permintaan khusus. Jika ada keluhan pelanggan, segera dilakukan pengecekan paling lambat 1 jam setelahnya.

Mengecek dan memastikan bahwa telah dilakukan kegiatan pemeliharaan

Tidak 7 Apabila sesuai, koordinator menandatangani Form Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung. Jika tidak sesuai, Koordinator memanggil Petugas Pemeliharaan yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.

YaKoordinator Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung 8 8 Koordinator melapor kepada Kasubbag Umum

setiap hari pukul 15.00 WIB.Melaporkan hasil pengecekkan kepada Kasubbag Umum

YaForm Pemantauan

Kondisi Ruang & Gedung

Bukti serah terima dokumen

3 Disetujui?

Tidak

Laporan Riwayat Pemeliharaan

Mulai

7Sesuai?

Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan gedung,

Form Pemeliharaan/ Perbaikan

Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan gedung


Form Pemantauan Kondisi Ruangan


Form Pemantauan Kondisi Ruangan

dan Gedung

BA


PROCEDURE (SOP)




Kasubbag Umum 9 9 Kasubbag Umum mengecek langsung kebenaran laporan dari KoordinatorMelaksanakan pengecekan lapangan atas laporan

Koordinator

Kasubbag Umum 11 10 Jika ya, maka dianggap selesai. Jika tidak, lanjut langkah 11Memanggil Koordinator

Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung untuk diberi arahan

tentang apa yang harus dilakukan

11 Lanjut ke langkah 5. Apabila terjadi berulang-ulang, maka secara bertahap diberikan arahan, teguran lisan, teguran tertulis, hingga surat peringatan.

Tdk

Ya Berita Acara Verifikasi

10Sesuai?

Selesai

Laporan Riwayat

BA


PROCEDURE (SOP)


SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustsu 2014

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2

PELAYANAN BARANG PERSEDIAAN DAN BMN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan pelayanan barang persediaan dan barang milik negara (BMN) pada lingkungan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pelayanan barang persediaan dan barang milik negara (BMN) pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.





6. FORMa. Form Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMNb. Form Lembar Disposisic. Form Bukti Penerimaan Barangd. Buku Kendali BMN

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Rekaman Mutu Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMNb. Rekaman Mutu Form Lembar Disposisic. Rekaman Mutu Form Bukti Penerimaan Barangd. Rekaman Mutu Buku Kendali BMN

9. DOKUMEN TERKAIT-


PROCEDURE (SOP)


SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2

PELAYANAN BARANG PERSEDIAAN DAN BMN


* Pelayanan yang diberikan terkait operasional sehari-hari, seperti ATK, konsumsi, alat kebersihan, dokumentasi dan sebagainya, serta peminjaman BMN.

Unit/Fungsi 1 1 Unit/Fungsi Pemohon mengajukan permintaan/ peminjaman barang persediaan atau BMN dengan menggunakan form permohonan dengan ditandatangani oleh Ketua/ Kepala unit/fungsi pemohon.

Mengajukan permohonan kebutuhan barang persediaan dan BMN kepada Kabag TU

Kabag. TU 2

Memberi disposisi kepada Kasubbag. Umum

2 Kabag. TU menerima permohonan dan menganalisa sesuai dengan kebutuhan dan RBA. Kemudian memberikan disposisi kepada Kasubbag. Umum setelah disetujui.

Kasubag Umum 3

Menugaskan kepada pengadministrasi umum terkait untuk mengecek ketersediaan barang yang diminta

3 Pengadministrasi umum mengecek ketersediaan barang yang diminta. Jika tersedia maka barang persediaan yang diminta bisa diberikan atau dipinjamkan, dengan memberikan tanda pengenal diri sebagai jaminan. Jika tidak, ditawarkan barang pengganti dan diusulkan pembelian barang terkait.

YaPengadministrasi Umum 5

Memfasilitasi Barang Persediaan dan BMN yang dibutuhkan dan mencatatnya dalam buku kendali

Unit/Fungsi 6 4 Pengguna bertanggung jawab atas barang yang diminta/ dipinjam. Jika barang yang dipinjam rusak atau hilang, maka pengguna wajib memperbaiki atau mengganti.

Mendapatkan Barang Persediaan dan BMN yang dibutuhkan

5 Pengadministrasi Umum mengecek ulang barang yang dipinjam saat pengembalian, dan menyerahkan kembali tanda pengenal diri peminjam jika barang utuh.

Form Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMN, Lembar Disposisi

Mulai

Selesai

4 Tersedia?

Tidak

Buku Kendali BMN dan, Form Bukti Penerimaan

Barang, Barang Persediaan

Form Bukti Penerimaan Barang

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-FR-WMM-11

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA RIWAYAT REVISI Tgl. Terbit : 1 Maret 2012

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI DOKUMEN No. Revisi : 00

Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/1

SOP IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA KEPENDIDIKAN (KARYAWAN)

No. Tanggal Catatan Revisi Keterangan

UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR (SOP)


SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01


IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA PENDIDIK (DOSEN)

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam kegiatan identifikasi kebutuhan tenaga kependidikan pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup identifikasi kebutuhan tenaga kependidikan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : Pemetaan kebutuhan tenaga kepen-didikan, menghitung jumlah kondisi saat ini, menentukan jumlah kebutuhan, dan kebijakan dekan dalampengusulan kebutuhan tenaga kependidikan.

3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta




6. FORM-

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Surat Usulan Kebutuhan Tenaga Kependidikan (Karyawan)b. Analisis Jabatanc. Database Kepegawaiand. Berkas Lamaran Lengkap

9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian


PROSEDUR (SOP)

No. Dok : FST-UMM-SOP-006SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01


IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA PENDIDIK (DOSEN)


1 Pemetaan tenaga kependidikan (karyawan) disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing fungsiJurusan/Prodi 1

Memetakan Kebutuhan & Menghitung keseluruhan jumlah dosen dan mengusulkan kebutuhan dosen

2 Kabag TU mengklasifikasi Tenaga Kependidikan menurut ijazah, jenis kelamin, jenjang kependidikan, alamat lengkap, jenis pekerjaan, dan biodata ybs

Dekanat 2

Memberikan disposisi kepada kabag.TU untuk menindaklanjuti

Kabag.TU 3 3 Tersedianya database dan matrik kebutuhan

Mengolah kebutuhan tenaga kependidikan disesuaikan dengan layanan yang dibutuhkan

Dekanat 4 4 Usulan pengangkatan kebutuhan tenaga kependidikan harus dilengkapi dengan argumentasi, data kekurangan, dan keterangan lain yang mendukung

Menetapkan kebijakan sesuaikebutuhan

Mulai

Matrik Silabus Prodi/Jurusan & Data

Base Dosen

Surat usulan + Tanda Terima

Selesai

Kebijakan

Data Base & Matrik Kebutuhan

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-KKU-KPG- SOP-009

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 1 Maret 2012FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 00


IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA KEPENDIDIKAN (KARYAWAN)


1 Pemetaan tenaga kependidikan (karyawan) disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing fungsiUnit 1

Setiap unit mengajukan kebutuhan tenaga kependidikan kepada Dekan

2 Kabag TU mengklasifikasi Tenaga Kependidikan menurut ijazah, jenis kelamin, jenjang kependidikan, alamat lengkap, jenis pekerjaan, dan biodata ybs

Kabag TU 2

Menghitung keseluruhan jumlah Tenaga Kependidikan

Kasubag Kepegawaian dan Keuangan 3 3 Pengolahan data penentuan kebutuhan tenaga kependidikan dilakukan dengan pemetahan antara kebutuhan yang diinginkan dengan jumlah yang ada

Mengolah kebutuhan tenaga kependidikan disesuaikan dengan layanan yang dibutuhkan

Dekanat 4

Menindaklanjuti setiap usulan, memproses, dan memutuskan tenaga kependidikan yang dibutuhkan

4 Usulan pengangkatan kebutuhan tenaga kependidikan harus dilengkapi dengan argumentasi, data kekurangan, dan keterangan lain yang mendukung

Kabag TU 5 Dekan menelaah setiap usulan Jurusan/Prodi dan dalam waktu 1 minggu keluar kebijakan

Menindaklanjuti hasil keputusan dekanat dan memproses secara administrasi

Kasubag. Kepegawaian dan Keuangan 6Proses pemanggilan, mempersiapkan SK Dekan dan Surat Tugas dan diusulkan ke Rektorat untuk mendapatkan SK

6 Usulan penambahan tenaga kependidikan diusulkan kepada Purek Bidang Administrasi Umum untuk kemudian ditindaklanjuti dan diputuskan dalam rapat

M

Mulai

Data Base Tenaga Kependidikan

Berkas lamaran lengkap

Surat usulan + Tanda Terima

Selesai

Kebijakan

Data Base & Matrik Kebutuhan

Surat Usulan +


PROCEDURE (SOP)



PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam proses penerimaan Dosen Tidak Tetap pada Fakultas Sains dan Teknologi(FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses penerimaan Dosen Tidak Tetap pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : penerimaan lamaran, verifikasi berkas,wawancara, pengangkatan, dan penempatan.





6. FORM- Form hasil wawancara

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Ceklist verifikasi berkasb. Daftar pertanyaan wawancarac. Hasil wawancarad. SK pengangkatan dan penempatan.

9. DOKUMEN TERKAIT - Prosedur Identifikasi Kebutuhan Tenaga Pendidik (Dosen)


PROCEDURE (SOP)



PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP


Kasubag.Umum 1 1 Penerimaan lamaran dibuka sepanjang waktu, ditampung dan ditindaklanjuti pada bulan Oktober dan April.

Menerima pengajuan/permohonan mengajar dari Calon Dosen Tidak Tetap (DTT)

Dekanat 2 2 Pada minggu ke-2 bulan Oktober dan April.

Mendisposisikan lamaran ke Jurusan/Prodi terkait

Kajur/Kaprodi 3 3 Telaah & pertimbangan dilakukan selama 7 hari.Memverifikasi berkas permohonan dengan

kebutuhan/lowongan

4 Jika ada lowongan, diteruskan ke langkah 5. Bila tidak, maka langsung ke langkah 10.

Dekanat 5 5 Diberikan maksimal 2 hari setelah mendapat pertimbangan jurusan.

Menyetujui permohonan

Bagian TU cq Subbag Umum 6 6 Pemanggilan dilakukan melalui surat, telepon, email, dan SMS.

Memanggil pelamar untuk wawancara

Wadek I, Kajur/Kaprodi & Konsorsium Terkait 7 7 Diwawancarai secara bersamaan dalam 1 hari.

Mewawancarai pelamar

8 Jika lulus, dilanjutkan ke langkah 9. Jika tidak, langsung ke langkah 10.

Subbag Umum 9 9 Ditambahkan dalam daftar DTT untuk semester yang akan datang.

Mendokumentasikan Data Pelamar

Bag TU cq Subbag Umum 10 10 Maksimal diterbitkan 2 hari setelah diputuskan, dan disampaikan melalui surat pos dan/atau email.Mengirimkan surat jawaban kepada Pelamar

Surat Lamaran, Tanda Terima/Daftar Cek

Penerimaan Berkas

Surat dan Berkas

Surat Panggilan, Tanda Terima

Disposisi, Surat

Mulai

Selesai

Ya

Disposisi, Surat

Surat Jawaban, Tanda Terima

Daftar Hadir, Berita Acara, Pedoman

Wawancara, Daftar

4

Ada lowongan?

ya

8

Lulus?

ya

Disposisi, Surat lamaran, Lembar Pertimbangan,

Daftar Distribusi

tidak

tida


PROSEDUR (SOP)



PENILAIAN DP3

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam penerbitan DP3 Dosen/Karyawan pada Fakultas Sains dan Teknologi(FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penerbitan DP3 Dosen/Karyawan pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi :penilaian, kofirmasi penilaian, dan pengesahan DP3.

3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakartac. PP No. 10 Tahun 1979




6. FORM- Form DP3

7. INSTRUKSI KERJA- Penilai mempunyai catatan aktivitas stafnya

8. REKAMAN MUTU- Nilai DP3

9. DOKUMEN TERKAIT - DP3


PROSEDUR (SOP)



PENILAIAN DP3


1 Surat Edaran diterima pada awal bulan Desember

Dekan 1 2 Dekan menilai:

Menerima Surat Edaran dari Rektor untuk melaksanakan penilaian kinerja pegawai di

lingkungan satuan kerja masing-masing (DP3)

a. Pembantu Dekanb. Kepala Bagian (Fakultas)c. Ketua Jurusan/ ProdiAtasan Pejabat Penilai: RektorPudek Bidang Akademik menilai:a. Dosen

Pejabat Penilai 2 b. Tenaga Pengajar/ Calon Dosen

Melakukan penilaian kinerja kepada PNS yang berada langsung di bawahnya

c. Sekretaris Jurusan/Prodid. Kepala Laboratorium FakultasAtasan Pejabat Penilai: DekanKepala Bagian menilai:a. Pejabat Eselon IV

Kasubbag Umum 3 b. Pejabat Fungsional yang jenjangnya setingkat dengan golongan IIIMembuat Daftar Penilaian DP3 semua pegawai

Atasan Pejabat Penilai: Dekan/Ka.BiroKepala Subbag menilai:

Kasubbag Umum 4 a. Pejabat Fungsional lainnya yang jenjangnya setingkat dengan gol.IIMengkonfirmasikan hasil penilaian DP3 kepada

semua pegawaib. PNS AdministrasiAtasan Pejabat Penilai: Kepala bagian

Tidak 3 Sesuai penilaian pejabat penilai

4 Untuk diketahui terlebih dahulu apabila ada keberatan agar dituliskan alasannya dan disertai bukti pendukung

YaPegawai, Pejabat Penilai dan Atasan Pejabat

Penilai6

Menandatangani Daftar Penilaian DP3 5 Bila disetujui langsung ditandatangani, jika tidak maka mengajukan keberatan ke pejabat penilai

Kasubbag Umum 7 6 Daftar Penilaian DP3 dibuat 3 rangkap

Menyerahkan Daftar Penilaian DP3 ke Ka.Biro AUK melalui Bagian Ortala dan Kepegawaian 7 Penyerahan dilakukan pada akhir bulan

Desember

Form Penilaian DP3

Bukti Serah Terima

Selesai

Mulai

Surat Edaran

Draft Penilaian DP3

5

Daftar Penilaian DP3


PROSEDUR (SOP)



PELAYANAN SURAT TUGAS DAN SPPD

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu serta pengurusan administrasinya pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu sertapengurusan administrasinya yang meliputi : Penunjukan dosen/pegawai yang akan ditugaskan,Pembuatan surat tugas, pembuatan SPPD, realisasi tugas bukti tangan kepala / panitia pelaksana kegiatandan pelaporan hasil tugas/kegiatan.





6. FORMa. Form Surat tugasb. Form SPPDc. Form lumpsum SPPD

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Surat tugasb. SPPD yang bertanda tangan dan stempel tmpat kegiatanc. Laporan hasil kegiatand. Undangan, bukti pendukung aslie. Kwitansi Indukf. Lumpsum SPPD

9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pembuatan DUK


PROSEDUR (SOP)



PELAYANAN SURAT TUGAS DAN SPPD


1 Dekanat menyetujui surat tugas SPPD,dan memberikan disposisi kepada kabag TU

Dekanat 1

Menerima Proposal Kegiatan & mendisposisikan ke kabag TU

Kabag.TU 2 2 Kabag TU Memberikan disposisi kepada kasubag umum untuk memproses surat SPPDMenindaklanjuti & mendisposisikan kepada Kasubag Umum

Kasubbag Umum 3 3 Subbag Umum memproses,membuat dan mengarsipkan sesuai dengan disposisi dari kabag TUMemproses,Membuat surat tugas dan SPPD serta

mengarsipkan

4 Dosen/Karyawan Menerima surat tugas dan melaksanakan tugasDosen/Karyawan 4

Melaksanakan Tugas

Selesai

Mulai

ProposalSurat Undangan Surat Disposisi

Surat Tugas dan SPPD

ProposalSurat Undangan Surat Disposisi

Surat Tugas dan SPPD


PROSEDUR (SOP)



KENAIKAN PANGKAT DOSEN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan proses kenaikan pangkat dosen pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan proses kenaikan pangkat dosen FST UIN SyarifHidayatullah Jakarta, meliputi : penghitungan angka kredit dosen, pengusulan kenaikan pangkat,dan penerimaan SK Kenaikan pangkat.

3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakartac. SKB Mendiknas dan Kep BKN No. 61409 dan No 181 Tahun 1999



5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/3 dan 3/3 prosedur ini)

6. FORMa. Form Penatapan Angka Kredit Dosenb. Form Daftar Riwayat Hidupc. Form Riwayat kepangkatan

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Penatapan Angka Kredit Dosenb. Daftar riwayat hidupc. Daftar riwayat kepangkatan

9. DOKUMEN TERKAIT - Prosedur Penerimaan Dosen/Karyawan Tetap (CPNS).


PROSEDUR (SOP)



KENAIKAN PANGKAT DOSEN


1 Unsur yang dinilai dalam Penghitungan Angka Kredit (PAK) terdiri dari Unsur utama yang mencakup: (1) Pendidikan, (2) Tridharma Perguruan Tinggi, (3) Melaksanakan Penelitian, (4) Melaksanakan Pengabdian pada Masyarakat dan Unsur Penunjang Tugas Pokok Dosen

Dosen 1

Melakukan Penghitungan Angka Kredit, Melengkapi Persyaratan SKPNS, SK Terakhir, KGB, DRH

Dosen 2

Mengusulkan kenaikan pangkat ke Prodi dan Dekanat2 Usulan disertai oleh kelengkapan data

pendukung yang mencakup: Daftar Riwayat Hidup, Foto copy SK terakhir, Foto copy Karpeg, Surat Pernyataan akan Melanjutkan Studi S3 bagi dosen yang masih S2

Kaprodi & Dekanat 3Mengecek kumulasi PAK yang diusulkan dengan data

pendukungnya dan memberikan rekomendasi3 Pengecekan PAK mengacu pada Panduan

Penghitungan Angka Kredit DosenTidak

4 Bila tidak sesuai diperbaiki atau dilengkapi dengan data penunjang lainnya

YaPengadministrasi Umum 5 5 DP3 dinilai oleh atasan langsung (Pudek I)

ditandatangani oleh Penilai, Dekan dan Dosen ybs. Nota Usul dan Surat Pengantardiparaf Kabag TU dan ditandatangani Dekan.

Membuat nota Usul / mutasi untuk ditanda tangani oleh dekan

Pengadministrasi Umum 6

Mengirim nota usul ditujukan ke Rektor 6 Penyerahan dokumen disertai bukti serah terima

Berkas usulan

Bukti Serah Terima

Mulai

Panduan Penghitungan Angka Kredit

Persetujuan PAK tingkat Fakultas

4

Selesai


PROSEDUR (SOP)



KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI/KARYAWAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan proses kenaikan pangkat pegawai/karyawan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan proses kenaikan pangkat pegawai/karyawan FSTUIN Jakarta, meliputi : Pengumpulan Berkas persyaratan, Pengusulan kenaikan pangkat,dan penerimaan SK Kenaikan pangkat.





6. FORMa. Ceklis kelengkapan Berkasb. Form Daftar Riwayat Hidupc. Form Riwayat kepangkatand. Tanda Lulus Ujian Dinas

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Daftar riwayat hidupb. Daftar riwayat kepangkatanc. Tanda Lulus Ujian Dinas

9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pembuatan DP3


PROSEDUR (SOP)



KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI/KARYAWAN


1 Pengusulan minimal 4 tahun setelah SK Kenaikan Pangkat terakhir atau kurang dari 4 tahun karena prestasi kerja karyawan

Kasubag Umum 1Mengusulkan Kenaikan pangkat ke Kabag TU biasanya 4

tahun sekali

Kabag.TU 2 2 Dibantu oleh Kasubbag Umum dalam hal ini staff kepegawaian

Memverifikasi dan memvalidasi DP3 2 tahun terakhir

3 Jika disetujui dilanjutkan pada langkah 4. kalau tidak kembali ke langkah 1 atau ditundaTidak

YaKasubag.Umum 4 4 Setelah Mendapatkan

persetujuan, kasubag Umum melalui staff kepegawaian mengajukan nota mutasi yang ditunjukan kepada Rektor melalui kepegawaian Universitas

Mengajukan nota usul mutasi ditujukan kepada Rektor dan mengarsipkan

Mulai

Surat Rekomendasi, dan Berkas PF

Surat Pengusulan Kenaikan Pangkat

3Disetujui?

Surat Pengusulan Kenaikan Pangkat

Selesai


PROSEDUR (SOP)



IZIN BELAJAR BAGI DOSEN / KARYAWAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam lpengurusan izin belajar dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi(FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara permohonan dan penerbitan izin belajar dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.



Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.a.


6. FORM

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTUa. Surat permohonan izin belajarb. Bukti diterima di PT

9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutu


PROSEDUR (SOP)



IZIN BELAJAR BAGI DOSEN / KARYAWAN


Pegawai 1 1 Dosen atau Karyawan membuat surat permohonan yang diajukan kepada kaprodi/KajurMembuat surat permohonan izin belajar ke

prodi/Jurusan

Ketua Prodi/Jurusan 2 2 Ketua Prodi Memberikan Surat permohonan belajar yang selanjutnya untuk diteruskan kepada kasubbag Umum, dalam hal ini staff kepegawaian

Membuat surat permohonan izin belajar ke prodi/Jurusan

Kasubbag Umum 3 3 Hasil surat rekomendasi yang telah diberikan kaprodi ke Kasubag umum, dibuatkan dan diteruskan kepada Dekana yang diwakili oleh Wakil Dekan Akademik, untuk memberikan rekomendasi atau izin, untuk dikirimkan ke kepegawaian universitas

Menyerahkannya ke rektor via bagian kepeg UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Mulai

Surat Permohonan rekomendasi

Selesai

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-UMM-SOP-013SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01


PENGAJUAN DAN PEMBERIAN CUTI

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pengajuan dan pemberian cuti dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara pengajuan dan pemberian cuti dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.



Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.-


6. FORM- Permohonan cuti

7. INSTRUKSI KERJA-

8. REKAMAN MUTU- Persetujuan cuti

9. DOKUMEN TERKAIT- Pengendalian Rekaman Mutu

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-UMM-SOP-013SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01


PENGAJUAN DAN PEMBERIAN CUTI


Pegawai 1 1karyawan mengajukan surat permohonan Cuti yang ditunjukkan kepada Dekan, yang diwakili oleh Wakil Dekan Adum, untuk selanjutnya diteruskan kepada Kabag TU

Mengajukan permohonan cuti kepada pejabat yang berwenang mengeluarkan cuti setelah mendapat

persetujuan dari atasan langsung

Kabag TU 2 2 Kabag TU, Mengecek dan mempertimbangkan surat permohonan tersebut, apakah bisa diproses untuk memdaptakan surat izin cuti

Mengecek, mempertimbangkan dan menyetujui / menolak permohonan

3 Apabila kabag TU menyetujui, maka memberikan note, untuk membuatkan surat izin cuti kepada Kasubag Umum

Tidak

Ya

Kabag TU Cq Kasubag Umum 4 4 Kasubag Umum melalui Staff kepegawaian membuatkan surat izin, dan ditandatangani oleh dekan yang diwakilkan kepada Wakil Dekan Adum, dan Staff kepegawaian menyinpan berkas sebagai arsip

Membuat surat cuti dan ditandatangani pejabat yang mengeluarkan cuti

Mulai

Surat permohonan cuti

Selesai

3Disetujui ?


PROSEDUR (SOP)



PELAYANAN SK DEKAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelayanan pembuatanSK Dekan serta pengurusan administrasinya pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu sertapengurusan administrasinya yang meliputi : Penunjukan dosen/pegawai yang akan ditugaskan,Pembuatan surat tugas, pembuatan SPPD, realisasi tugas bukti tangan kepala / panitia pelaksana kegiatandan pelaporan hasil tugas/kegiatan.





6. FORMa. Form SKb. Form Disposisi

7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU- SK Dekan

9. DOKUMEN TERKAIT -


PROSEDUR (SOP)



PELAYANAN SK DEKAN


1 Dekanat menerima proposal dan membuatkan disposisi untuk ditindaklanjuti oleh Kabag TU

Dekanat 1

Menerima Proposal Kegiatan & mendisposisikan ke kabag TU

Kabag.TU 2 2 Kabag TU Memberikan disposisi kepada kasubag umum untuk memproses pembuatan draf SK Dekan

Menindaklanjuti proposal kegiatan & mendisposisikan kepada Kasubag Umum

Kasubbag Umum 3 3 Subbag Umum memproses,membuat draf SK Dekan serta memparaf

Memproses, Membuat draft SK Dekan dan mamparaf SK Dekan

4 Kabag TU memeriksa memparaf draft SK Dekan Kabag TU 4

Memparaf draf SK Dekan

Dekanat 5 5 Dekanat memvalidasi dan menandatangani draft SK Dekan menjadi SK Dekan

Memvalidasi dan menandatangani draft SK Dekan, menjadi SK Dekan

Kabag TU & Kasubag.Umum 6 6 Kabag TU dan Kasubag Umum Mendistribusikan SK Dekankepada pihak terkait serta mengarsipkannyaMendistribusikan SK Dekan & Mengarsipkan

Selesai

Mulai

ProposalSurat Disposisi

Draft SK Dekan

ProposalSurat Disposisi

SK Dekan

universitas islam negeri fst-umm-sop-001 syarif

Documents