universitas indonesia sistem informasi akuntansi …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20350987-ta-arif...

UNIVERSITAS INDONESIA

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

dalam SIKLUS PENGELUARAN KAS

PT. BCD (Perusahaan Tambang Mineral)

LAPORAN MAGANG

ARIF KURNIA PUTRA H

0706164460

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

DEPOK

JULI 2013

Sistem informasi ..., Arif Kurnia Putra H, FE UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

dalam SIKLUS PENGELUARAN KAS

PT. BCD (Perusahaan Tambang Mineral)

LAPORAN MAGANG

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Ekonomi

ARIF KURNIA PUTRA H

0706164460

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

DEPOK

JULI 2013


ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Laporan Magang ini adalah hasil karya saya sendiri,

dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk

telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : Arif Kurnia Putra Hardiananda

NPM : 0706164460

Tanda Tangan :

Tanggal : 8 Juli 2013


iii

TANDA PERSETUJUAN

LAPORAN AKHIR MAGANG

Nama Mahasiswa : Arif Kurnia Putra Hardiananda

Nomor Pokok Mahasiswa : 0706164460

Judul Laporan Magang : Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran

Kas PT BCD


Pembimbing Magang : Vita Silvira, S.E., MBA.

TTD

(Vita Silvira, S.E., MBA.)


iv

HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Magang ini diajukan oleh :


NPM : 0706164460

Program Studi : S1 Reguler - Akuntansi

Judul Laporan Magang : Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas

di PT BCD

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai

bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia

DEWAN PENGUJI

Pembimbing : Vita Silvira, S.E., MBA. ( )

Ketua : Widhi Astono S.E., MM. ( )

Anggota : Vera Diyanti S.E.,M.M. . ( )

Ditetapkan di : Depok, Jawa Barat



v

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkat dan rahmat

yang diberikan hingga selesainya penulisan laporan magang ini. Laporan magang ini

dibuat dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar

Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan magang ini masih banyak terdapat

kekurangan dan keterbatasan. Namun demikian, Penulis berharap laporan ini dapat

bermanfaat untuk pembacanya.

Penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberkan

dukungan dan masukan dalam proses pengerjaan laporan magang ini.:

(1) Keluarga Penulis Bapak, Ibu dan Mbak Evrin. Terima kasih untuk semua kasih

sayang, semangat dan dorongan sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan

ini. Untuk Bapak maaf baru bisa menyelesaikan pendidikan di S1 ini di tahun ke

6. Terimakasih sudah membiayai pendidikanku selama di FEUI. Semoga hasil

kerja keras ini bisa menjadi persembahan yang indah dan membahagiakan untuk

kalian semua.

(2) Ibu Vita Silvira selaku dosen pembimbing penulis dalam pembuatan laporan

magang ini. Terima kasih atas semua bantuan, saran, masukan, dan kritikan yang

telah Ibu berikan hingga laporan ini bisa selesai. Maaf telah merepotkan ibu

dalam masa bimbingan 2 tahun ini.

(3) Bapak Widhi Astono dan Ibu Vera Diyanti selaku dosen penguji. Terimakasih

sudah memberikan banyak masukan untuk menyempurnakan laporan magang ini,

terimakasih sudah meluluskan Saya. Saran dan masukan Bapak dan Ibu sangat

berguna untuk perbaikan laporan magang ini.

(4) Hilmi dan Edwin yang bersama-sama saling menyemangati dalam pengerjaan

tugas akhir ini. Terimakasih atas dorongan dan semangatnya. Kita lulus bersama

kawan.


vi

(5) Saudara-saudara Penulis di kost Pondok Esa. Mas Dan, Mas Lukman, Ian, Mas

Agung, Aldo, Wawan, Gasa, Nikolas, Hilmi dan Edwin. Terimakasih atas

keceriaan dalam keseharian kita. Kalian harus jadi orang sukses.

(6) Partner seperjuangan bisnis Penulis, M. An’imna Husna yang harusnya bisa lulus

bersama. Aku menyusulmu kawan. Semoga kita bisa mengembangkan usaha

EurekaTour dan Mahaka Tour ini dan menciptakan lapangan pekerjaan seluas-

luasnya.

(7) Karyawan dan tim EurekaTour di Pare dan Depok. Terimakasih atas

dukungannya

(8) Teman-teman seperjuangan di FEUI angkatan 2007. Semoga sukses dalam setiap

langkah hidup kalian.

(9) Dosen-dosen pengajar FEUI. Terima kasih untuk semua ilmu yang diberikan

selama kurang lebih 4 tahun masa pendidikan di kampus ini.

(10) Seluruh staf Perpustakaan, Biro Pendidikan, Kemahasiswaan, Adfasum, dan

Departemen Akuntansi. Terima kasih untuk semua bantuan dan pelayanan yang

diberikan kepada penulis.

(11) Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis yang

tidak dapat disebutkan satu per satu.

Akhir kata, Penulis berharap semua dukungan dari pihak-pihak yang telas disebutkan

diatas mendapatkan balasan dari Yang Maha Kuasa. Penulis mohon maaf atas segala

kekurangan dan keterbatasan laporan magang ini. Semoga laporan ini dapat

bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan.

Depok, 8 Juli 2013

Penulis


vii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah

ini:


NPM : 0706164460

Program Studi : S1 Reguler

Departemen : Akuntansi

Fakultas : Ekonomi

Jenis Karya : Laporan Magang

demi pembangunan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-

Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:

Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas

Di PT BCD (perusahaan tambang Mineral)

beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti

Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/format-

kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan

memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai

penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Depok

Pada tanggal : 8 Juli 2013

Yang menyatakan

(Arif Kurnia Putra H)


viii

ABSTRAK


Program Studi : Akuntansi

Judul : Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas PT.

BCD (Perusahaan Tambang Mineral)

Pengelolaan kas dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang kompleks karena kas

merupakan aset yang paling mudah dicuri atau disalahgunakan. Sistem Informasi

Akuntansi (SIA) yang yang berjalan dengan baik dapat menjamin setiap pengeluaran

melalui prosedur dan otorisasi yang memadai. Sehingga penerapan SIA yang baik

akan memastikan pengeluaran yang terjadi wajar dan sesuai tujuan perusahaan.

Laporan magang ini bertujuan untuk memaparkan penerapan SIA dalam siklus

pengeluaran kas di PT BCD yang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

pertambangan mineral. Dengan menggunakan pendekatan analisis komponen SIA,

analisis pengendalian serta analisis output informasi, diketahui bahwa masih terdapat

kekurangan dalam penerapan SIA di PT BCD.

Kata kunci :

Sistem Informasi Akuntansi, pengeluaran kas, tambang mineral


ix

ABSTRACT

Name : Arif Kurnia Putra Hardiananda

Study Program : Accounting

Title : Accounting Information System in Cash Disbursement Cycle in PT

BCD (a minerals mining Company)

Cash management in a company is considered as complex and delicate to be handled

because cash is the most easily stolen or misused asset. Accounting Information

System (AIS) which is run properly will ensure any expenditures through each

procedures and adequate authorizations. Therefore, the implementation of good AIS

will ensure each expenditure is reasonable and appropriate with the objectives of the

company. This internship report aims to describe the application of AIS in cash

disbursement cycle in PT BCD, a company that runs and operates the business in

minerals mining. According to some analysis approaches such as AIS component

analysis, control analysis and information output analysis, it’s concluded that there

are some weakness found in aplication of AIS in PT BCD

Key words:

Accounting Information System, disbursement cash, minerals mining


x

DAFTAR ISI

Halaman Judul ......................................................................................................... i

Halaman Pernyataan Orisinalitas ............................................................................ ii

Tanda Persetujuan Laporan Akhir Magang ............................................... ............. iii

Halaman Pengesahan .............................................................................................. iv

Kata Pengantar ........................................................................................................ v

Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi Tugas Akhir Untuk

Kepentingan Akademis ........................................................................................... vii

Abstrak .................................................................................................................... viii

Abstract ................................................................................................................... ix

Daftar Isi.................................................................................................................. x

Daftar Tabel ............................................................................................................ xii

Daftar Gambar ......................................................................................................... xiii

Bab I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Program Magang ............................................................ 1

1.2 Tempat dan Waktu Magang..................................................................... 2

1.3 Pelaksanaan Kegiatan Magang ................................................................ 2

1.4 Ruang Lingkup Laporan Magang ............................................................ 4

1.5 Tujuan Laporan Magang.......................................................................... 5

1.6 Sistematika Penulisan .............................................................................. 6

Bab II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Profil Perusahaan Magang (PT BCD) ..................................................... 8

2.2 Kegiatan Bisnis PT BCD ......................................................................... 9

2.3 Anak Perusahaan PT BCD ...................................................................... 10

2.3.1 Struktur Kepemilikan .................................................................... 10

2.3.2 Kegiatan Bisnis Anak Perusahaan ................................................. 11

2.4 Struktur Organisasi PT BCD ................................................................... 14

Bab III LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi Akuntansi .................................................................... 15

3.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................................ 15

3.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ....................................... 16

3.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi .............................................. 16

3.2 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran Pembelian dan

Pengeluaran Kas ..................................................................................... 18

3.2.1 Fungsi Bisnis dalam Siklus Pengeluaran : Pembelian dan

Pengeluaran Kas ..................................................................................... 18

3.2.2 Prosedur Pengeluaran Kas ............................................................. 19

3.3 Dokumentasi ............................................................................................ 20

3.3.1 Dokumentasi dalam Siklus Pengeluaran Kas ................................ 20


xi

3.4 Pengendalian Internal COSO framework ................................................ 23

Bab IV PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik dan Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD ............. 26

4.1.1 Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD ................................ 26

4.2 Prosedur Pengeluaran Kas ....................................................................... 30

4.2.1 Pengajuan Pengakuan Hutang ..................................................... 31

4.2.2 Otorisasi Pengakuan Hutang ....................................................... 31

4.2.3 Pencatatan Pengakuan Hutang .................................................... 32

4.2.4 Otorisasi CFO atas Hutang .......................................................... 32

4.2.5 Pengajuan Permintaan Dana ........................................................ 32

4.2.6 Otorisasi Permintaan Dana .......................................................... 32

4.2.7 Pencatatan Hutang Inter Perusahaan ........................................... 32

4.2.8 Otorisasi CFO atas Permintaan Dana .......................................... 32

4.2.9 Pengajuan Pembayaran ................................................................ 33

4.2.10 Otorisasi Pembayaran .................................................................. 33

4.2.11 Pencatatan Pembayaran ............................................................... 33

4.2.12 Otorisasi CFO atas Pembayaran .................................................. 33

4.2.13 Pembayaran ................................................................................. 33

4.2.14 Dokumentasi ................................................................................ 35

4.3 Prosedur Pengeluaran Kas Berdasarkan Jenis Transaksi......................... 37

4.3.1 Prosedur Pengeluaran Kas Oleh PT BCD ..................................... 37

4.3.2 Prosedur Pengeluaran Kas Oleh Anak Perusahaan ....................... 39

4.4 Analisis Komponen Sistem Informasi Akuntansi.................................... 48

4.4.1 Sumber Daya Manusia................................................................... 48

4.4.2 Prosedur ......................................................................................... 50

4.4.3 Data ................................................................................................ 50

4.4.4 Software ......................................................................................... 51

4.4.5 Infrastruktur ................................................................................... 52

4.4.6 Pengendalian Internal .................................................................... 52

4.5 Analisis Pengendalian pada Proses Pengeluaran Kas PT BCD ............... 54

4.6 Informasi yang dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD 56

4.6.1 Analisis Informasi yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi

Akuntansi Siklus Pengeluaran Kas PT BCD .......................................... 58

4.7 Permasalahan dalam SIA Siklus Pengeluaran Kas PT BCD ................... 59

4.8 Solusi Permasalahan ................................................................................ 60

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 62

5.2 Saran ........................................................................................................ 64

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 65


xii

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Perbandingan Karakteristik Pengeluaran Kas PT BCD ......................... 30

Tabel 4.2 Perbandingan Prosedur Pengeluaran Kas PT BCD ................................ 42

Tabel 4.3 SDM dalam Siklus Pengeluaran Kas PT BCD ....................................... 49

Tabel 4.4 Analisis Komponen SIA ......................................................................... 53

Tabel 4.5 Analisis Pengendalian Proses Pengeluaran Kas PT BCD ...................... 54


xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Tahapan Kegiatan Proyek PT BCD ................................................. 10

Gambar 2.2 Struktur Kepemilikan Saham PT BCD dan Anak Perusahaan ........ 10

Gambar 2.3 Struktur Organisasi PT BCD ........................................................... 14

Gambar 4.1 Jenis Transaksi di PT BCD .............................................................. 29

Gambar 4.2 Diagram Dokumentasi Keuangan PT BCD ..................................... 36

Gambar 4.3 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh PT BCD Pembayaran

Langsung ......................................................................................... 44

Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh PT BCD Pembayaran

Ditangguhkan .................................................................................. 45

Gambar 4.5 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh Anak Perusahaan

Pembayaran Langsung..................................................................... 46

Gambar 4.6 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas oleh Anak Perusahaan

Pembayaran Ditangguhkan .............................................................. 47


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Program Magang

Perkembangan zaman yang semakin pesat membuat persaingan di dunia usaha

semakin ketat pula. Arus globalisasi yang tak terbendung juga semakin menuntut

kesiapan pelaku dunia usaha untuk mampu bersaing tidak lagi secara lokal melainkan

juga secara global. Munculnya kompetitor lokal dan global akan mendorong setiap

perusahaan untuk mempersiapkan semua aspek guna menghadapi persaingan

tersebut. Salah satu aspek yang paling penting sebagai fondasi kompetensi

perusahaan adalah aspek sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang

berkualitas akan membantu dalam meningkatkan daya saing dan nilai suatu

perusahaan.

Dengan demikian, seluruh lembaga pendidikan di Indonesia harus terus berupaya

mempersiapkan peserta didiknya untuk menjadi sumber daya manusia yang

berkualitas yang mampu bersaing baik lokal maupun internasional. Lulusan yang

dihasilkan diharapkan tidak hanya ahli dalam hal teori namun juga cakap secara

teknis. Untuk itu, selain pembelajaran teori dalam kelas, peserta didik juga perlu

diberikan kesempatan untuk terjun langsung di lapangan untuk merasakan praktik

yang terjadi di dunia usaha yang sesungguhnya.

Dilatarbelakangi hal tersebut, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia (FEUI), sebagai salah satu institusi pendidikan terbaik di

Indonesia menyelenggarakan Program Magang sebagai Mata Kuliah Pilihan untuk

prasyarat kelulusan, selain skripsi. Melalui program ini mahasiswa akan memperoleh

kesempatan untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di bangku perkuliahan

dalam praktik dunia kerja. Dengan begitu mahasiswa akan memperoleh gambaran

lebih nyata mengenai kondisi dunia kerja sehingga mereka dapat mempersiapkan diri

lebih matang untuk masuk ke persaingan dunia kerja. Manfaat lain yang bisa

diperoleh dari program magang ini adalah peningkatan kemampuan softskill.


Universitas Indonesia

2

Kemampuan softskill yang dimaksud adalah kemampuan berkomunikasi, kemampuan

bekerjasama, manajemen waktu, serta analitis dalam menyelesaikan masalah.

Kemampuan softskill ini tentunya akan sangat berguna dalam dunia kerja nantinya.

Melihat banyaknya manfaat yang diperoleh dari program magang, penulis

tertarik untuk memilih program ini sebagai salah satu syarat kelulusan. Melalui

program ini, penulis akan lebih siap untuk memasuki persaingan dunia kerja karena

telah berpengalaman dalam mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari di

perkuliahan dalam praktik sebuah perusahaan besar.

1.2 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang

Penulis mendapat kesempatan magang di PT BCD yang bertempat di Kuningan

Jakarta. PT BCD merupakan holding company yang bergerak dibidang tambang

mineral. Program magang ini dilaksanakan selama kurang lebih tiga bulan, dimulai

sejak tanggal 1 Januari 2011 hingga 31 Maret 2011. Selama tiga bulan tersebut

penulis ditempatkan sebagai anggota Staf Treasury sebagai bagian dari Finance

Division.

1.3 Pelaksanaan Kegiatan Magang

Dalam pelaksanaan program magang di PT BCD, tugas dan kewajiban penulis

adalah membantu kerja dari Superintendent dan Staf Treasury. Secara umum

aktivitas yang dilakukan di Bagian Treasury adalah berhubungan dengan transaksi

pengeluaran dan pemasukan kas baik PT BCD maupun anak perusahaan PT BCD.

Selain itu, juga mengenai pengelolaan kas yang berhubungan dengan investasi jangka

pendek seperti penempatan deposito berjangka. Namun penulis tidak banyak

berhubungan dengan kegiatan investasi tersebut.

Kegiatan penulis dalam pelaksanan program magang di Bagian Treasury dapat

dibagi menjadi dua jenis, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan non-rutin. Berikut adalah

kegiatan-kegiatan yang dilakukan penulis di Bagian Treasury:



3

a) Kegiatan Rutin

Diantara kegiatan-kegiatan rutin tersebut adalah sebagai berikut:

Membuat Slip pengakuan hutang dan input di komputer

Hampir setiap hari terjadi transaksi baik transaksi yang langsung dilakukan

oleh PT BCD maupun anak perusahaannya. Layaknya transaksi di perusahaan

besar, sebagian besar dari transaksi-transaksi tersebut sifatnya hutang. Proses

pengakuan hutang umumnya dimulai dari diterimanya faktur (invoice) dari

pemasok (vendor). Dalam faktur tersebut terdapat informasi-informasi standar

seperti nama barang/jasa yang dibeli, jumlah, tanggal diterimanya, serta harga

barang/jasa. Dari informasi-informasi tersebut kemudian penulis sebagai Bagian

Treasury menerjemahkannya ke dalam sistem informasi akuntansi PT BCD

dengan membuatkan Account Payable Slip (APS). APS ini kemudian akan

circular di beberapa divisi seperti Budget & Control, Tax, Accounting, dan

Treasury untuk tujuan verifikasi sebelum mendapatkan persetujuan dari Chief of

Financial Officer. Sebelum circular, penulis menginput data-data yang ada APS

ke dalam komputer dan diurutkan berdasarkan nomornya.

Membuat Slip pembayaran dan input di komputer

Setelah sebelumnya membuat slip pengakuan hutang, penulis juga membuat

slip pembayaran untuk hutang-hutang yang sudah jatuh tempo. Slip Pembayaran

pada PT BCD disebut sebagai Bank Payable Slip (BPS) dikeluarkan berdasarkan

2 sifat transaksi. Pertama, transaksi yang sifatnya hutang dan telah dibuatkan

APS sebelumnya. Kedua, transaksi yang dibayar tanpa berdasarkan APS atau

bukan hutang. Dalam proses pembuatan BPS penulis juga melakukan input

informasi-informasi yang ada di BPS ke komputer. Selanjutnya BPS circular ke

divisi Budget & control, Tax, Accounting dan Treasury. Terakhir diotorisasi oleh

Chief of Financial Officer.



4

Membuat Slip transfer dan cek untuk pembayaran

Tugas penulis berikutnya adalah membuat slip transfer dan cek untuk

pembayaran. Slip transfer dan cek ini dibuat berdasarkan BPS yang sudah

diotorisasi. Salinan atau Copy dari cek selanjutnya dikirim ke bank via fax.

Mendokumentasikan slip-slip transaksi

Kegiatan rutin terakhir adalah mendokumentasikan slip-slip transaksi. Slip-

slip transaksi yang digunakan untuk administrasi SIA di PT BCD telah didisain

dengan rangkap 4. Tugas penulis adalah memisah-misahkan slip tersebut dan

mendokumentasikannya ke arsip Treasury dan Accounting.

b) Kegiatan Non-Rutin

Disamping kegiatan rutin diatas, selama 3 bulan magang di PT BCD penulis juga

mengerjakan kegiatan non-rutin sebagai berikut:

Membuat slip penempatan deposito

Membuat slip penerimaan kas

Membantu persiapan pembukaan rekening di Bank

Penggandaan dokumen

Rekonsilisasi Bank

Dari penjabaran kegiatan penulis di atas terlihat bahwa secara umum tugas

utama penulis adalah bertanggung jawab atas administrasi siklus pengeluaran kas di

PT BCD. Dimulai dari pembuatan dokumen administrasi pengakuan hutang sampai

pembuatan cek untuk pembayaran. Serta memastikan semua dokumen pendukung

tersimpan dengan baik dan mudah dicari.

1.4 Ruang Lingkup Laporan Magang

PT BCD merupakan holding company yang memegang saham anak perusahaan

yang secara langsung dan tidak langsung menjalankan kegiatan bisnis di bidang

pertambangan non batubara dan mineral. Pada awal tahun 2011 PT BCD baru saja

mendapatkan dana segar dari hasil Initial Public Offering (IPO). Dana ini akan



5

digunakan untuk membiayai proyek-proyek PT BCD dan anak perusahaan sebagai

belanja modal dan pengeluaran operasional. Saat ini sebagian besar proyek masih

dalam tahap eksplorasi dan pengembangan, sehingga transaksi-transaksi bisnis yang

terjadi di PT BCD lebih banyak berupa pengeluaran kas.

Pengeluaran kas di PT BCD dilakukan berdasarkan praktek operasional sehari-

hari dan belum didokumentasikan secara terstruktur dalam bentuk Standard

Operating Procedure (SOP). Hal ini memungkinkan terjadinya inkonsistensi dalam

proses siklus pengeluaran kas yang berpotensi menimbulkan inakurasi output atau

informasi yang dihasilkan. Padahal masalah pengelolaan kas merupakan hal yang

kompleks karena kas merupakan aset yang paling mudah dicuri atau disalahgunakan.

Untuk itu terlaksananya sistem pengeluaran kas yang baik sangat dibutuhkan

perusahaan untuk menjaga dan menjamin pengeluaran yang terjadi wajar dan sesuai

tujuan perusahaan. Hal tersebut yang membuat penulis tertarik mengangkat tema

Sistem Informasi Akuntansi dalam Siklus Pengeluaran Kas PT BCD dalam

laporan magang ini. Dalam laporan ini akan dibahas mengenai siklus pengeluaran kas

di PT BCD, penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran kas,

perbandingan dengan teori yang ada, masalah-masalah yang terjadi dan berpotensi

terjadi di masa yang akan datang dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD, serta

solusi untuk masalah tersebut.

1.5 Tujuan Laporan Magang

Laporan magang ini berisi penjabaran topik bahasan berdasarkan pengalaman

penulis selama menjalani program magang di PT BCD dan dikaitkan dengan teori

yang telah dipelajari penulis di bangku kuliah. Topik bahasan yang dimaksud adalah

Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran kas PT BCD. Adapun tujuan

dari penulisan laporan magang ini adalah:

1. Menjelaskan prosedur pengeluaran kas di PT BCD

2. Menjelaskan penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran kas

di PT BCD.



6

3. Memberikan analisis atas Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran

kas yang berlaku di PT BCD.

4. Mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi berdasarkan hasil analisis.

5. Memberikan solusi atas permasalahan yang mungkin terjadi atas pelaksanaan

Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD saat ini.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan magang ini tersusun atas 5 bagian, yakni sebagai berikut:

1.6.1 Bab 1: Pendahuluan

Bab ini menjelaskan latar belakang diadakannya program magang, tempat dan

waktu pelaksanaan kegiatan magang, serta penjelasan secara umum mengenai hal-hal

yang dikerjakan selama pelaksanaan program magang. Pada bagian ini dilanjutkan

dengan latar belakang pembahasan yang akan ditulis dalam laporan magang, ruang

lingkup serta sistematika penulisan. Bab ini menjadi pengantar dari bab-bab

selanjutnya dan memberi gambaran singkat mengenai laporan magang secara

keseluruhan.

1.6.2 Bab 2: Gambaran Umum Perusahaan

Pada bab ini, penulis akan memberikan gambaran umum mengenai PT BCD

dimana penulis mendapatkan kesempatan magang. Hal-hal yang dibahas antara lain

profil perusahaan secara umum, kegiatan bisnis, keterangan mengenai anak

perusahaan dan struktur organisasi.

1.6.3 Bab 3: Landasan Teori

Bab ini menjabarkan teori-teori yang berkaitan dengan pembahasan. Teori

yang akan dijelaskan antara lain mengenai Sistem Informasi Akuntansi (selanjutnya

disingkat SIA), tujuan SIA, unsur-unsur SIA, SIA siklus pengeluaran kas dan

dokumentasi yang dibutuhkan.

1.6.4 Bab 4: Pembahasan dan Analisis

Pada bagian ini akan dijabarkan mengenai pembahasan dan analisis masalah

yang telah disinggung dalam ruang lingkup dan tujuan laporan magang.



7

1.6.5 Bab 5: Kesimpulan dan Saran

Bab ini merupakan bagian terakhir dari laporan magang yang memaparkan

mengenai kesimpulan atas pembahasan pada bab sebelumnya. Penulis juga

memberikan saran mengenai masalah yang terjadi dan kekurangan dalam penerapan

SIA di siklus pengeluaran kas PT BCD.


8

BAB 2

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Penulis mendapatkan kesempatan magang selama 3 bulan di PT BCD

sebuah perusahaan yang bergerak di bidang tambang mineral. Untuk menjaga

kerahasiaan data maka penulis menyamarkan nama perusahaan menjadi PT BCD.

PT BCD ini adalah bagian dari salah satu grup usaha terbesar di Indonesia. Lokasi

kantor PT BCD adalah di Kuningan Jakarta Selatan.

2.1 Profil Perusahaan Magang (PT BCD)

PT BCD awalnya didirikan dengan nama PT XXX, dengan kegiatan utama

di bidang perdagangan dan penyedia pelumas bagi industri pertambangan.

Perseroan kemudian diambil alih oleh PT BBB pada pertengahan tahun 2009 dan

diubah namanya menjadi PT BCD. PT BBB ini adalah perusahaan yang bergerak

dibidang pertambangan. Untuk meningkatkan performa dan fokus bisnisnya PT

BBB memisahkan lini pertambangan menjadi dua yaitu batubara dan non

batubara. Langkah yang diambil PT BBB adalah dengan menyatukan kepemilikan

di berbagai anak perusahaan dan afiliasi ke dalam perusahaan baru yaitu PT BCD.

Dengan demikian PT BCD berubah menjadi sebuah perusahaan yang bergerak

pada pengembangan, eksplorasi dan eksploitasi beragam sumber daya mineral

selain batubara baik langsung maupun melalui anak perusahaan.

PT BCD membawahi seluruh aset non batubara dengan nilai aset yang

dikelola sekitar 1,313 milyar Dollar AS atau 13 trilyun Rupiah. Aset-aset PT BCD

saat ini berupa cadangan mineral termasuk tembaga, emas, timah hitam, zinc, bijih

besi, phospate dan berlian yang tersebar di beberapa lokasi di Indonesia dan

Afrika. Dimana sebagian besar proyek anak perusahaan ini masih dalam tahap

eksplorasi dan belum masuk pada tahap produksi. Tingginya permintaan terhadap

komoditi mineral dalam jangka menengah dan panjang adalah potensi yang besar

untuk bisnis perusahaan.



9

Berperan sebagai holding company, dengan ditunjang cadangan yang solid

dan didukung tim manajemen yang berpengalaman serta dukungan dari PT BBB

sebagai pemegang saham terbesar, membuat perusahaan yakin dapat mewujudkan

visinya yaitu menjadi pemimpin pasar perusahaan penyedia logam dasar dan

mineral di Asia dengan misi menumbuhkan dan mengelola portofolio bisnis

logam dan tambang dengan satu tujuan memberikan tingkat pengembalian

tertinggi dalam industri kepada para pemegang saham

2.2 Kegiatan Bisnis PT BCD

PT BCD merupakan holding company yang memegang saham beberapa

anak perusahaan. Kegiatan utamanya adalah investasi di anak perusahaan yang

melakukan kegiatan operasional pertambangan. Dengan adanya kepemilikan

dalam jumlah yang signifikan di anak-anak perusahaan maka PT BCD memiliki

pengaruh di kegiatan bisnis anak perusahaan mereka. Dengan begitu PT BCD

dapat menentukan arah tujuan grup perusahaan dalam jangka panjang. Anak

perusahaan PT BCD adalah perusahaan investasi, perdagangan dan perusahaan

operasi yang langsung terjun dalam bidang pertambangan.

Untuk mewujudkan tujuan sebagai pemimpin pasar penyedia logam dasar

dan mineral di Asia, PT BCD membuat portofolio bisnis dengan berinvestasi di

perusahaan yang memiliki aset pertambangan yang terdiversifikasi kelas dunia.

Sebagian besar dari aset pertambangan tersebut belum berproduksi dan dapat

dimanfaatkan secara komersial. Dengan begitu pendapatan yang diperoleh PT

BCD saat ini masih terbatas pada dividen dari anak perusahaan yang proyeknya

sudah pada tahap produksi serta dari instrumen investasi jangka pendek. Sehingga

tidak banyak kegiatan yang dilakukan PT BCD yang berhubungan dengan

perolehan pendapatan. Sebagian besar kegiatan bisnis PT BCD saat ini

berhubungan dengan pengeluaran untuk menunjang proyek-proyek yang masih

dalam tahap pengembangan dan eksplorasi. Dengan dana yang diperoleh dari

penawaran saham perdana Initial Public Offering (IPO) perusahaan dapat

membiayai proyek-proyek sebagai belanja modal dan pengeluaran operasi

sementara belum ada pemasukan.



10

Berikut adalah aset pertambangan/proyek yang sedang dikerjakan PT BCD

melalui anak perusahaannya dalam berbagai tahap pengembangan.

Aset/

proyek

Th X Th X+1 Th X+2 Th X+3 Th X+4 Th X+5

1 Produksi

2 N/A Pengembangan Produksi

3 N/A Pengembangan Produksi

4 N/A Studi Kelayakan Pengembangan Produksi

5 N/A Studi Kelayakan Pengembangan Produksi

6 N/A Eksplorasi dan pengembangan

(Sumber : Prospektus Penawaran Umum Saham Perdana PT BCD, 2011)

2.3 Anak Perusahaan PT BCD

2.3.1 Struktur Kepemilikan

Saham PT BCD dimiliki oleh PT BBB sebesar 81.83%. Sisanya dimiliki

oleh PT LC dan masyarakat. PT BCD memegang kepemilikan secara langsung

pada 6 anak perusahaaan dan tidak langsung pada 9 anak perusahaan. Anak-anak

perusahaan yang berada di bawah holding company adalah perusahaan investasi

PT BBB

81.83% PT BCD

99.99% PT A

60% PT A1

99% PT A1-1

94.1% PT A2

100% PT B

80% PT B1

96.97% PT C

99.99% PT D

100% PT D1

100% PT D1-1

80% PT D1-2

99.9% PT E

75% PT E1

24% PT E1-1

100% PT F

Gambar 2.2 Struktur Kepemilikan Saham PT BCD dan Anak Perusahaan

Gambar 2.1 Tahapan Kegiatan Proyek PT BCD




11

yang didirikan khusus untuk kepentingan investasi, tidak beroperasi secara

komersial dan khusus memiliki investasi berupa kepemilikan pada anak

perusahaan yang melakukan kegiatan operasi seperti PT A, PT A1, PT B, PT D,

PT D1-1, PT E1. Selain itu, beberapa anak perusahaan yang dimiliki secara

langsung maupun tidak langsung adalah perusahaan yang beroperasi dalam bidang

pertambangan seperti PT C, PT A2, PT A1-1, PT B1, PT D1, PT D1-2 dan PT E1-

1. Serta anak perusahaan yang lain seperti PT E dan PT F bergerak dibidang

perdagangan dan pemasaran untuk menunjang bisnis dalam maupun luar grup

perusahaan.

2.3.2 Kegiatan Bisnis Anak Perusahaan

Berikut keterangan mengenai anak-anak perusahaan PT BCD beserta

kegiatan bisnisnya:

a. PT A

Didirikan pada 9 Maret 2009 dan berkedudukan di Singapura.

Kegiatan usahanya adalah menjadi perusahaan induk investasi. Saat ini

PT A memegang kepemilikan atas 60% saham PT A1 dan 94.1%

saham PT A2. Serta secara tidak langsung memegang 99% saham PT

A1-1. Berikut adalah keterangan mengenai anak perusahaan PT A:

a.1 PT A1

PT A1 adalah suatu badan hukum yang berbentuk simplified joint-

stock yang memiliki kantor di Paris, Perancis. Merupakan anak

perusahaan yang didirikan khusus untuk kepentingan investasi.

a.1.1 PT A1-1

PT A1-1 adalah badan hukum berbentuk joint-stock company yang

berkantor di Republik Islam Mauritania. Kegiatan usaha PT A1-1

saat ini dalah pertambangan bijih besi.

a.2 PT A2

PT A2 didirikan pada tanggal 5 November 2007 dan

berkedudukan di Liberia. Kegiatan usaha PT A2 adalah bergerak

dibidang pertambangan emas dan intan.



12

b. PT B

PT B adalah badan hukum yang berbentuk Limited Liability Company

yang didirikan pada tanggal 2 Desember 1985 dan berkedudukan di

Delaware, USA. Kegiatan usaha PT B adalah bergerak di bidang

investasi, tidak beroperasi secara komersial dan khusus memiliki

investasi berupa kepemilikan pada anak perusahaan yang melakukan

kegiatan operasional. PT B memegang kepemilikan atas 80% saham

PT B1. Berikut adalah keterangan mengenai anak perusahaan PT B:

b.1 PT B1

PT B1 adalah badan hukum yang berbentuk perseroan terbatas dan

didirikan pada tanggal 6 Februari 1998. Kegiatan usahanya adalah

di bidang pertambangan emas dan tembaga yang masih dalam

tahap studi kelayakan.

c. PT C

PT C adalah perseroan terbatas yang didirikan pada tanggal 11 April

1997 dan berkedudukan di Jakarta. Kegiatan usaha PT C adalah

bergerak dibidang pertambangan mineral dasar yang akan memasuki

tahap studi kelayakan.

d. PT D

PT D merupakan badan hukum yang berbentuk Private Company

Limited by Shares. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 12 Oktober

2007 dan berkedudukan di Singapura. Kegiatan usahanya adalah di

bidang investasi. Saat ini PT D memegang kepemilikan atas 100%

saham PT D1 dan secara tidak langsung juga memegang kepemilikan

atas 100% saham PT D1-1 dan 80% saham PT D1-2.

d.1 PT D1

PT D1 adalah badan hukum yang berbentuk Private Company

Limited by Shares. PT D1 didirikan pada 3 Februari 1948 dan

berkedudukan di Western Australia. Kegiatan usahanya adalah di

bidang pertambangan seng dan timah hitam.

d.1.1 PT D1-1



13

Merupakan badan hukum yang berbentuk Limited Liability

Company. Didirikan pada tanggal 10 Mei 2005 dan

berkedudukan di Singapura. Kegiatan usaha PT D1-1 saat ini

adalah invesment holding.

d.1.2 PT D1-2

PT D1-2 adalah badan hukum yang berbentuk perseroan

terbatas. Didirikan pada tanggal 9 Februari 1998 dan

berkedudukan di Jakarta. Kegiatan usahanya adalah di bidang

pertambangan seng dan timah hitam.

e. PT E

PT E adalah badan hukum yang berbentuk perseroan terbatas dan

berkedudukan di Jakarta. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 29

November 2008. PT E didirikan dengan tujuan utama perdagangan dan

jasa. Saat ini PT E memegang kepemilikan atas 75% saham PT E1 dan

secara tidak langsung memegang kepemilikan 24% saham PT E1-1.

e.1 PT E1

PT E1 adalah perseroan terbatas yang didirikan pada tanggal 23

Juli 2009 dan berkedudukan di Jakarta. Kegiatan usaha PT E1 saat

ini adalah bidang investasi pada perusahaan pertambangan.

e.1.1PT E1-1

Merupakan perseroan terbatas yang berkedudukan di Jakarta

dan bergerak dibidang pertambangan tembaga dan emas.

f. PT F

PT F adalah suatu badan hukum yang didirikan pada tanggal 30 Juni

2004 dan berkantor di Tokyo, Jepang. Kegiatan usaha utama PT F

adalah melakukan kegiatan jasa pemasaran batubara dan mineral lain

diluar batubara. Selain itu PT F juga dapat melakukan kegiatan-

kegiatan lain yang diperlukan untuk menunjang kegiatan utama

tersebut.



14

2.4 Struktur Organisasi PT BCD

Dalam struktur organisasi PT BCD terdapat 8 Direktur dibawah CEO. Penulis

mendapatkan kesempatan magang di Divisi Finance yang berada dibawah

CFO. Sebagian besar waktu penulis dialokasikan untuk magang di Bagian

Treasury. Dimana Treasury sendiri tidak terdapat dalam struktur namun

memegang tiga fungsi selain Accounting dan Budget & Control yaitu

Procurement, Payroll dan Corporate Finance.

Board of Directors

CEO

CFO

Corporate Finance

Accounting Budget & Controller PAyroll Procurement

COO Business

Development Investor Relation

Corporate Secretary

Legal Government

Relations HUman

Resources

Gambar 2.3 Struktur Organisasi PT BCD



14

BAB 3

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi Akuntansi

Informasi saat ini sudah menjadi sumber daya yang sangat vital bagi sebuah

organisasi atau perusahaan. Semakin besar ukuran suatu perusahaan dan semakin

kompleks operasi perusahaan maka semakin besar pula nilai kegunaan informasi.

Salah satu informasi yang dibutuhkan adalah informasi hasil dari proses

akuntansi. Informasi ini penting untuk mengetahui kinerja suatu perusahaan

selama periode tertentu. Untuk bisa menghasilkan informasi akuntansi yang andal

dan akurat dalam situasi yang kompleks, perusahaan membutuhkan sarana berupa

sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi yang terancang dengan

baik akan mampu mengumpulkan data, memproses dan menghasilkan informasi

dari data tersebut yang sangat berguna bagi manajemen untuk proses pengambilan

keputusan.

3.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Wilkinson dkk (2003), dalam bukunya yang berjudul Accounting

Information System mengemukakan bahwa “Sistem Informasi Akuntansi adalah

kesatuan struktur dalam sebuah entitas atau perusahaan yang terdiri dari sumber

daya fisik dan komponen lainnya untuk mengubah data ekonomi menjadi

informasi akuntansi, yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari

berbagai pengguna informasi.”

Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2004:1), “Sistem Informasi

Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti SDM dan peralatan, yang

dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi,

informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai macam pembuat keputusan.”

Kedua definisi di atas merujuk pada satu simpulan bahwa sistem informasi

akuntansi adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai macam sumber daya,

yang memproses data menjadi informasi sebagai dasar pengambilan keputusan

bagi pengguna.


15


3.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Ada enam komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi menurut

Romney dkk (2012):

1. SDM yang mengoperasikan sistem

2. Prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan

menyimpan data

3. Data mengenai perusahaan dan aktivitasnya

4. Software yang digunakan untuk memproses data

5. Infrastruktur teknologi informasi seperti komputer dan jaringan

6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menjaga data

sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntansi bisa berjalan dengan baik dengan keenam

komponen tersebut. SDM sebagai eksekutor sistem dengan menggunakan

infrastruktur teknologi informasi dan software dengan prosedur dan

pengendalian internal tertentu, akan dapat mengolah data menjadi informasi

yang bermanfaat bagi pengguna informasi.

3.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Sebuah sistem dibuat untuk mencapai tujuan tertentu. Begitu juga

dengan SIA yang terdiri dari enam komponennya dirancang sedemikian rupa

untuk mencapai tujuan diantaranya:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya

dan karyawan perusahaan. Sebuah perusahaan umumnya memiliki

proses bisnis yang beraneka macam dan dilakukan berulang-ulang.

Terkumpul dan tersimpannya data dari aktivitas bisnis tersebut dapat

digunakan oleh pihak manajemen, karyawan dan pihak lainnya untuk

meninjau ulang hal yang terjadi

2. Mengubah data menjadi informasi yang dapat digunakan oleh

manajemen untuk membuat perencanaan, mengeksekusi, mengawasi dan

mengevaluasi aktivitas, sumber daya dan karyawan.


16


3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk penjagaan aset

perusahaan termasuk data. Serta memastikan bahwa data tersebut

tersedia saat dibutuhkan.

Anastasia Diana dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2011)

menjabarkan manfaat dan tujuan Sistem Informasi Akuntansi dengan lebih

merincikan macam-macam informasi yang bisa dihasilkan. Berikut adalah

uraiannya:

1. Mengamankan harta/kekayaan perusahaan

Harta disini adalah seluruh aset perusahaan. Dengan adanya sistem yang

baik akan mencegah hilangnya aset atau penggunaan tanpa otorisasi.

2. Menghasilkan berbagai informasi untuk pengambilan keputusan

Misal informasi mengenai jumlah persediaan. Persediaan mana yang

perputarannya cepat dan lambat. Dengan informasi tersebut manajemen

dapat membuat keputusan untuk menambah stok barang yang lebih

cepat terjual dan memberikan keuntungan lebih banyak.

3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal

Salah satu informasi yang bisa dihasilkan oleh Sistem Informasi

Akuntansi adalah nilai penjualan dan keuntungan dalam periode

tertentu. Informasi ini berguna untuk pihak eksternal misal pegawai

pajak untuk menentukan besarnya pajak yang harus dibayar perusahaan.

4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi

Misalnya informasi mengenai data penjualan untuk menilai kinerja

salesman.

5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit

Data yang tersimpan dengan baik, rapi dan utuh akan mempermudah

proses audit. Auditor akan mudah mendapatkan data yang andal dan

akurat untuk mengaudit perusahaan tersebut.

6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran

perusahaan

Setiap awal tahun umumnya perusahaan membuat anggaran untuk

membatasi pengeluaran dan menetapkan prioritas pengeluaran sesuai


17


dengan tujuan perusahaan. Sistem informasi dibuat untuk memudahkan

pengawasan anggaran, apakah sudah melewati batas yang disetujui.

7. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan

dan pengendalian.

Data historis hasil proses sistem informasi dapat dimanfaatkan untuk

aktivitas perencanaan pertumbuhan penjualan atau untuk mengetahui

tren jangka panjang.

3.2 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran: Pembelian dan

Pengeluaran Kas

Dalam siklus pengeluaran sebuah sistem informasi akuntansi sangat penting

untuk menentukan barang apa yang harus dibeli, berapa jumlahnya dan berapa

harganya. Siklus pengeluaran sendiri dapat diartikan sebagai serangkaian aktivitas

bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan

pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan dari siklus pengeluaran

adalah meminimalkan biaya total dalam memperoleh dan menjaga persediaan,

perlengkapan dan jasa lainnya yang dibutuhkan perusahaan.

Siklus pengeluaran terdiri dari pembelian dan pengeluaran kas. Dalam

laporan ini penulis lebih berfokus pada siklus pengeluaran kas karena dibidang

tersebut penulis banyak terlibat.

3.2.1 Fungsi Bisnis dalam Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran

Kas

Menurut Arens (2009) terdapat 4 aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran,

diantaranya adalah:

1. Proses pemesanan pembelian

Pemesanan barang/jasa dilakukan oleh pegawai yang memiliki wewenang.

Barang dipesan umumnya berdasarkan permintaan dari divisi tertentu (misal:

bagian produksi) yang membutuhkan barang/jasa tersebut.

2. Penerimaan barang dan jasa

Proses penerimaan barang dan jasa merupakan titik kritis dalam siklus

pengeluaran. Kebanyakan perusahaan pertama kali mengakui timbulnya

kewajiban yang terkait pembelian barang dan jasa pada titik ini. Barang dan


18


jasa yang diterima dibandingkan dengan data pemesanan, jenis barang,

jumlah barang dan harganya.

3. Pengakuan kewajiban

Kewajiban dapat diakui pada saat barang dan jasa diterima. Namun beberapa

perusahaan memiliki kebijakan pengakuan kewajiban adalah pada saat

menerima faktur atau tagihan dari pemasok. Ketika tagihan diterima, bagian

keuangan bertanggung jawab mencocokkan tagihan dengan laporan

penerimaan barang untuk memastikan kewajiban yang diakui tercatat dalam

jumlah yang tepat.

4. Pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas

Dalam faktur atau tagihan dari pemasok terdapat tanggal jatuh tempo

pelunasan untuk barang dan jasa yang dibeli perusahaan. Perusahaan

kemudian melakukan pembayaran atas tagihan tersebut. Sebagian besar

perusahaan melakukan pembayaran dengan cek. Cek tersebut biasanya dibuat

dalam format multi tembusan, dimana cek asli akan dikirimkan ke penerima

dan salinan cek diarsipkan bersama dokumen lainnya seperti faktur pemasok,

keterangan barang dan jasa, dan juga dokumen pendukung lainnya.

3.2.2 Prosedur Pengeluaran Kas

Menurut Marom (2002) prosedur pengeluaran kas sebagai berikut:

1. Bagian kasir menerima kuitansi dari pemasok, kemudian mencocokkannya

dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran.

2. Menyiapkan bukti bank keluar dan cek/giro, kemudian disampaikan ke

bagian keuangan.

3. Bagian keuangan meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dan

membandingkannya dengan invoice, menandatangani cek/giro dan memberi

paraf pada bukti bank keluar, dan berkas dicap lunas.

4. Mendistribusikan cek/giro dan berkas pembayaran.

5. Bagian akuntansi membandingkan bukti bank keluar dengan invoice bila

cocok maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar.


19


6. Mencatat transaksi pengeluaran kas dan menghapus hutang di buku bank

keluar dan kartu hutang kemudian bukti bank keluar dan kuitansi digabung

dan dicatat dalam daftar kas oleh kasir.

3.3 Dokumentasi

Dalam sebuah perusahaan terjadi transaksi yang beraneka ragam dengan

frekuensi tinggi setiap harinya. Sangat tidak memungkinkan jika karyawan harus

mengingat semua transaksi tersebut. Selain itu kemungkinan lupa sehingga

transaksi tidak terekam juga rawan terhadap kecurangan dan salahnya data yang

dimasukkan. Untuk itu dibutuhkan suatu alat untuk merekam terjadinya transaksi

yaitu dokumen. Dokumen-dokumen inilah yang nantinya akan menjadi instrumen

penting dalam Sistem Informasi Akuntansi sebagai dasar pencatatan.

3.3.1 Dokumentasi dalam Siklus Pengeluaran Kas

Dokumentasi yang digunakan dalam siklus pengeluaran kas ada beberapa

macam. Di setiap perusahaan kemungkinan memiliki perbedaan dalam penamaan

dokumentasi, namun fungsi dan esensial dari penggunaan dokumentasi tersebut

tetap sama. Berikut diantara dokumen-dokumen yang digunakan dalam siklus

pengeluaran kas:

1. Invoice/Faktur

Invoice adalah dokumen yang berisi tagihan pembayaran atas barang yang

telah diterima perusahaan. Invoice dikirim oleh pemasok umumnya setelah

barang dikirim dan diterima perusahaan. Dalam invoice terdapat data-data

mengenai pembelian seperti nama dan jenis barang, jumlah barang, harga dan

tanggal terkirim. Diterimanya invoice ini maka proses pertama dalam siklus

pengeluaran kas dimulai.

2. Account Payable Slip (APS)

Account payable slip (selanjutnya disebut APS) adalah dokumen yang

disiapkan untuk mengakui kewajiban atau hutang atas pembelian barang dan

jasa. Pembuatan APS didasarkan pada invoice yang telah diverifikasi. Di dalam

APS terdapat informasi mengenai nama vendor, nomor invoice acuan,

deskripsi barang dan jasa yang dibeli, jumlah tagihan, kotak untuk perhitungan


20


pajak, kotak untuk penjurnalan, dan verifikasi tanda tangan dari bagian-bagian

yang bertanggung jawab.

Bagian bagian tersebut diantaranya adalah :

a. Eksekutor

Pelaksana atau SDM yang berkaitan dan bertanggung jawab langsung atas

pembelian barang dan jasa. SDM inilah yang menerima invoice dan

membuat APS dengan melampirkan invoice tersebut. Sebelumnya ia harus

memverifikasi bahwa invoice harus sesuai dengan barang dan jasa yang

diterima.

b. Budget Holder

Budget holder adalah bagian atau departemen yang memegang anggaran

atas pembelian barang dan jasa terkait. APS dan invoice harus melalui

proses approval dari pemegang anggaran untuk memastikan pengeluaran

yang terjadi sesuai dengan tujuan perusahaan yang tercermin dari anggaran

yang telah dibuat diawal tahun.

c. Bagian Account Payable

Bagian account payable umumnya bagian dari Treasury yang bertugas

mencatat hutang dan membuat list APS yang telah dibuat. Terkadang tidak

semua invoice langsung dibuat APS oleh pelaksana pembelian namun

langsung dikirim ke bagian account payable. Sehingga proses pembuatan

APS harus dilakukan oleh bagian account payable.

d. Budget Controller

Budget controller bertanggung jawab atas anggaran perusahaan secara

keseluruhan. Tugasnya memastikan bahwa pengeluaran yang terjadi sesuai

dengan anggaran dan jumlahnya wajar. Untuk itu budget controller perlu

memiliki informasi mengenai harga rata-rata barang dan jasa yang biasa

dibeli perusahaan.

e. Pajak

Bagian pajak bertanggung jawab melihat transaksi apakah terkait dengan

pajak tertentu. Kemudian mencantumkan di APS jumlah tagihan setelah

dikenai pajak terkait.


21


f. Akuntansi

Tugas bagian accounting adalah membuat jurnal atas pengakuan

kewajiban berdasarkan APS dan invoice yang telah diverifikasi. Kemudian

memasukkan jurnal ke dalam APS.

g. Treasury

Treasury mencatat kembali APS yang sudah kembali. Hal ini untuk

memastikan invoice yang telah dituangkan dalam APS tidak hilang setelah

disirkulasi ke beberapa departemen untuk proses verifikasi. Selanjutnya

treasury mengirimkan APS beserta invoice ke Chief of Financial Officer

(CFO).

h. Chief of Financial Officer (CFO)

Chief of Financial Officer (CFO) memegang fungsi verifikasi terakhir.

Tugasnya memeriksa kembnali dan memastikan verifikasi yang sudah

dilakukan bagian di bawahnya telah benar.

3. Cash Requirement

Cash Requirement adalah dokumen yang digunakan oleh unit untuk

mengajukan dana talangan kepada perusahaan induk atas pengeluaran yang

terjadi. Hal ini terjadi biasanya karena perusahaan unit belum memiliki

penghasilan dan belum memiliki akun bank sendiri.

4. Bank Payment Slip (BPS)

Bank Payment slip (BPS) dibuat ketika perusahaan akan melakukan

pembayaran dengan menggunakan kas yang ada di bank. Isinya hampir sama

dengan yang ada di APS. BPS juga harus melalui proses verifikasi seperi APS

sebelum sah untuk perintah pembayaran.

5. Slip Transfer

Slip transfer merupakan dokumen perintah kepada bank untuk mentransfer

sejumlah dana ke rekening tertentu. Slip transfer dibuat ketika pembayaran

yang disepakati akan dilakukan via transfer.

6. Cek/Giro

Cek adalah dokumen yang berguna untuk pembayaran secara kas. Cek dapat

dicairkan oleh pemegang cek siapapun SDM yang memegangnya. Sementara


22


giro merupakan perintah pemindahbukuan sejumlah kas ke rekening yang

ditunjuk.

7. Dokumen Pendukung Lain

Selain dokumen-dokumen di atas masih terdapat dokumen-dokumen

pendukung lain dalam siklus pengeluaran kas. Dokumen-dokumen tersebut

diantaranya laporan perjalanan, brosur atau profil pemasok, dan dokumen lain

yang sifatnya mendukung keabsahan pengeluaran.

3.4 Pengendalian Internal COSO Framework

Dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi Romney (2012) menjelaskan

kerangka pengendalian internal COSO (Committee of Sponsoring

Organization) ada lima. Diantaranya adalah lingkungan pengendalian,

kegiatan pengendalian, pemahaman resiko, informasi dan komunikasi serta

pemantauan.

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang ada di

dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan struktur

pengendalian intern yang baik. Beberapa komponen yang mempengaruhi

lingkungan pengendalian intern adalah:

a. Komitmen manajemen terhadap integritas dan nilai-nilai etika

(Commitment to integrity and ethical values).

b. Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya operasional yang

dipakai oleh manajemen (Manajement’s philosophy and operating

style).

c. Struktur organisasi (Organizational structure).

d. Komite Audit untuk Dewan Direksi (The audit committee of the board

of directors).

e. Metode pembagian tugas dan tanggung jawab (Methods of assigning

authority and responsibility).

f. Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya manusia

(Human resources policies and practices).

g. Pengaruh dari luar (External influences).


23


2. Kegiatan Pengendalian

Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya yang

dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menegakkan pengawasan

atau pengendalian operasi perusahaan. COSO mengidentifikasi

setidaknya ada lima hal yang dapat diterapan oleh perusahaan, yaitu:

a. Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan (Proper authorization

of transactions and activities).

b. Pembagian tugas dan tanggung jawab (Segregation of duties).

c. Rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik (Design

and use of adequate documents and records).

d. Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan

(Adequate safeguards of assets and records).

e. Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan (Independent

checks on performance).

3. Pemahaman Risiko

Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai risiko

yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami risiko, manajemen

dapat mengambil tindakan pencegahan, sehingga perusahaan dapat

menghindari kerugian yang besar. Ada tiga kelompok risiko yang

dihadapi perusahaan, yaitu:

a. Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara yang salah

(misalnya: harusnya dikerjakan dengan komputer ternyata dikerjakan

secara manual).

b. Risiko finansial, yaitu risiko menghadapi kerugian keuangan. Hal ini

dapat disebabkan karena uang hilang, dihambur-hamburkan, atau

dicuri.

c. Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang tidak relevan,

atau informasi yang keliru, atau bahkan sistem informasinya tidak

dapat dipercaya.


24


4. Informasi dan Komunikasi

Perancang sistem informasi perusahaan dan manajemen puncak harus

mengetahui hal-hal di bawah ini:

a. Bagaimana transaksi diawali

b. Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang siap di-input ke sistem

komputer atau langsung dikonversi ke sistem komputer.

c. Bagaimana file data di baca di organisasi dan diperbaharui isinya

d. Bagaimana data diproses agar menjadi informasi dan informasi diproses

lagi menjadi informasi yang lebih berguna bagi pembuat keputusan

e. Bagaimana informasi yang baik dilakukan

f. Bagaimana transaksi berhasil

5. Pemantauan

Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi

akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang

diharapkan, dapat diambil tindakan segera. Berbagai bentuk pemantaun di

dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan salah satu atau semua proses

berikut ini:

1. Supervisi yang efektif (effective supervision)

yaitu manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan karyawan

di bawahnya.

2. Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting)

yaitu perusahaan menerapkan suatu sistem akuntansi yang dapat

digunakan untuk menilai kinerja masing-masing manajer, masing-

masing departemen, dan masing-masing proses yang dijalankan oleh

perusahaan.

3. Audit internal (internal auditing)

yaitu pengauditan yang dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komponen pengendalian

intern terdiri dari: lingkungan pengendalian, kegiatan pengawasan,

pemahaman risiko, informasi dan komunikasi serta pemantauan.


26

BAB 4

PEMBAHASAN

4.1 Karakteristik dan Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD

PT BCD adalah Holding Company yang membawahi 15 unit perusahaan

baik secara langsung maupun tidak langsung. Kegiatan operasional yang

dilakukan oleh PT BCD dan anak perusahaan tidak akan lepas dari proses bisnis

dan siklus pembelian dan pengeluaran kas. Hal ini ditunjang pula dengan fakta

bahwa saat ini sebagian besar unit atau anak perusahaan PT BCD sedang dalam

masa eksplorasi. Sehingga transaksi yang dilakukan cenderung lebih banyak

merupakan transaksi pengeluaran dibandingkan dengan transaksi pendapatan.

Selain untuk kegiatan pembelian barang dan jasa yang sebagai belanja

operasional, transaksi pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT BCD maupun

anak perusahaan juga mencakup pengeluaran untuk investasi jangka pendek

seperti deposito.

Pada pembahasan di Bab 4 ini penulis lebih fokus pada transaksi

pengeluaran kas untuk belanja operasional baik yang dilakukan oleh PT BCD

maupun anak perusahaan. Dalam aktivitas belanja operasional, mencakup fungsi

bisnis siklus pembelian dan pengeluaran kas. Dimana dalam fungsi bisnis tersebut

terdapat empat aktivitas dasar yang meliputi proses pemesanan pembelian,

penerimaan barang dan jasa, pengakuan kewajiban serta pemrosesan dan

pencatatan pengeluaran kas. Disini penulis akan fokus pada pembahasan

transaksi-transaksi di aktivitas ketiga dan keempat, yakni pengakuan kewajiban

dan pemrosesan & pencatatan pengeluaran kas. Dimana pada aktivitas tersebut

penulis banyak terlibat selama masa magang di PT BCD.

4.1.1 Jenis Transaksi Pengeluaran Kas di PT BCD

Setiap hari terjadi transaksi pengeluaran kas baik yang dilakukan oleh

PT BCD maupun anak perusahaan. Dimana masing-masing transaksi

memiliki karakteristik dan jenis yang berbeda-beda, hal ini membuat


27


prosedur pengeluaran kasnya juga berbeda-beda. Transaksi-transaksi

pengeluaran kas yang dilakukan PT BCD dan anak perusahaan, dapat dibagi

menjadi 2 kategori. Kategori tersebut adalah berdasarkan subyek transaksi

dan berdasarkan sifat transaksinya.

Berdasarkan subyek pengeluaran kas, siklus pengeluaran kas di PT BCD

dapat dibagi menjadi 2 yaitu : :

a. Transaksi oleh PT BCD (Pusat)

Merupakan transaksi pengeluaran kas yang dilakukan untuk membiayai

usaha yang dikelola langsung PT BCD. Baik PT BCD maupun anak

perusahaan masing-masing menjalankan usaha yang terpisah. Sehingga

pengeluaran-pengeluaran untuk usaha tersebut harus dipisahkan

pengakuannya apakah merupakan usaha pusat yaitu PT BCD atau usaha

anak perusahaan. Sumber pengeluaran kas transaksi oleh PT BCD adalah

dari rekening pusat PT BCD. Sehingga untuk transaksi jenis ini otorisasi

pengeluaran kas cukup sebatas manajemen internal PT BCD.

b. Transaksi oleh Anak Perusahaan (Unit)

Merupakan transaksi pengeluaran kas yang dilakukan untuk membiayai

usaha-usaha anak perusahaan. Beberapa anak perusahaan masih belum

memiliki rekening tersendiri. Selain itu karena usahanya masih dalam tahap

eksplorasi, belum ada sumber pemasukan untuk baik PT BCD maupun anak

perusahaan. Jadi, untuk sumber pengeluarannya masih bergantung pada

rekening pusat PT BCD. Dalam hal ini, jika anak perusahaan akan

mengeluarkan kas maka harus mengajukan permohonan dana ke PT BCD.

Begitu pula untuk pengakuan hutang anak perusahaan harus melalui

otorisasi PT BCD.

Dari masing-masing pembagian jenis transaksi berdasarkan subjeknya

di atas, transaksi di PT BCD maupun anak perusahaan juga dikelompokkan

berdasarkan sifat transaksinya seperti disimpulkan pada Tabel 4.1 di

halaman 30. Siklus pengeluaran kas di PT BCD berdasarkan sifatnya dapat

dibagi menjadi 2 yaitu:


28


a. Transaksi pengeluaran kas ditangguhkan

Merupakan transaksi pengeluaran kas yang pembayarannya bisa

ditunda dan didahului dengan proses pengakuan hutang. Transaksi jenis ini

adalah yang paling umum dan banyak terjadi di siklus pengeluaran kas PT

BCD. Ciri-ciri transaksi jenis ini adalah waktunya tidak mendesak,

jumlahnya besar, dilakukan berulang-ulang, biasanya memiliki vendor

(pemasok) tetap.

Beberapa contoh transaksi pembayaran ditangguhkan adalah:

Pembayaran sewa gedung usaha

Pembayaran konsultan

Pembayaran tiket pesawat transportasi karyawan

Pembayaran Jamsostek

Pembayaran cetak media promo

Pembayaran peralatan

b. Transaksi pengeluaran kas langsung

Merupakan transaksi pengeluaran kas yang tidak didahului dengan

proses pengakuan hutang. Dalam transaksi ini kas dikeluarkan langsung

tanpa slip pengakuan hutang (APS) dan hanya dilengkapi dokumen

pendukung faktur dari vendor (pemasok). Ciri-ciri transaksi jenis ini adalah

waktunya mendesak (jangka waktu jatuh tempo singkat), jumlahnya relatif

kecil, pengeluarannya tidak direncanakan. Sebenarnya, tidak ada perbedaan

khusus mengenai tipe biaya yang masuk dalam kategori pengeluaran kas

ditangguhkan atau langsung. Sebab dalam praktiknya ada beberapa biaya

yang pembayarannya pada suatu waktu ditangguhkan, namun di waktu lain

langsung dibayarkan tunai. Kunci utama penggolongan tipe transaksi ini

adalah masa jatuh temponya. Jika masa jatuh temponya singkat, maka

transaksi akan diproses dengan pembayaran langsung. Namun jika jatuh

tempo relatif lama, maka akan ditangguhkan dan diakui sebagai hutang.

Beberapa contoh transaksi pembayaran langsung adalah :

Pembayaran peralatan kantor

Pembayaran biaya perjalanan karyawan


29


Pembayaran pajak

Pembayaran biaya konsumsi karyawan

Pembayaran karangan bunga

Dari pembahasan di atas, Gambar 4.1 menggambarkan untuk

mengkategorisasi jenis-jenis transaksi di PT BCD dimulai dengan

mengidentifikasi subjek transaksinya, apakah transaksi tersebut milik PT

BCD atau anak perusahaan. Selanjutnya dari masing-masing pembagian

transaksi dilihat sifat transaksinya, apakah pembayaran ditangguhkan atau

pembayaran langsung. Sehingga secara keseluruhan pembagian jenis

transaksi PT BCD dan anak perusahaan yang akan dibahas selanjutnya

adalah sebagai berikut:

1. Transaksi Pengeluaran Kas Pembayaran Ditangguhkan PT BCD

2. Transaksi Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung PT BCD

3. Transaksi Pengeluaran Kas Pembayaran Ditangguhkan Anak

Perusahaan

4. Transaksi Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung Anak Perusahaan

Pengeluaran kas oleh

PT BCD Pengeluaran kas oleh

anak perusahaan

Pembayaran

Ditangguhkan

Pembayaran

Langsung Pembayaran

Ditangguhkan

Pembayaran

Langsung

Jenis Transaksi

Pengeluaran kas

Gambar 4.1. Jenis Transaksi di PT BCD

Sumber : Hasil Observasi dan Diolah Sendiri oleh Penulis


30


PT BCD

Langsung

PT BCD

Ditangguhkan

Anak

Perusahaan

Langsung

Anak

Perusahaan

Ditangguhkan

Subjek

pengeluaran

PT BCD

(Induk)

PT BCD

(Induk)

Anak

Perusahaan

Anak

Perusahaan

Urgensi Mendesak Tidak

mendesak

Mendesak Tidak

mendesak

Jumlah Kecil Besar Kecil Besar

Frekuensi Jarang/hanya

sekali

Sering Jarang/hanya

sekali

Sering

Vendor Baru/tidak

tetap

Tetap Baru/tidak

tetap

Tetap

4.2 Prosedur Pengeluaran Kas PT BCD

Prosedur merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan atau aktivitas, sehingga dapat dicapai tujuan secara efektif dan

efisien. Dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2007), Azhar Susanto

mendefinisikan “prosedur sebagai rangkaian aktivitas atau kegiatan yang

dilakukan secara berulang-ulang dengan cara bersama-sama”.

Sesuai dengan definisi tersebut, dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD

juga memiliki prosedur tersendiri, melewati langkah-langkah atau tahap-tahap

tertentu dari mulai menerima tagihan, memproses otorisasi dan melakukan

pembayaran. Namun prosedur pengeluran kas ini belum tertuang dalam SOP

perusahaan. Prosedur tersebut merupakan bagian yang tak terpisahkan dari

rangkaian SIA perusahaan. Masing-masing pihak menjalankan tugas dan

tanggungjawabnya masing-masing untuk menjalankan SIA guna mencapai tujuan

yaitu menghasilkan informasi yang akurat.

Secara keseluruhan, tanpa melihat jenis transaksinya, prosedur pengeluaran

kas PT BCD ada 14 tahap dari mulai pengajuan sampai dokumentasi. Di antara 14

prosedur tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1 Perbandingan Karakteristik Pengeluaran Kas PT BCD



31


1. Pengajuan pengakuan hutang

2. Otorisasi pengakuan hutang

3. Pencatatan pengakuan hutang

4. Otorisasi CFO atas hutang

5. Pengajuan permintaan dana (untuk anak perusahaan)

6. Otorisasi permintaan dana (untuk anak perusahaan)

7. Pencatatan hutang inter perusahaan (untuk anak perusahaan)

8. Otorisasi CFO atas permintaan dana (untuk anak perusahaan)

9. Pengajuan pembayaran

10. Otorisasi pembayaran

11. Pencatatan pembayaran

12. Otorisasi CFO atas pembayaran

13. Pembayaran

14. Dokumentasi

4.2.1 Pengajuan Pengakuan Hutang

Pengajuan hutang dilakukan oleh originator atau pelaksana yang merupakan

orang yang bertanggungjawab atas pengeluaran terkait. Setiap pengajuan hutang

harus disertai dengan lampiran invoice. Informasi yang ada di invoice kemudian

dituliskan di APS. APS beserta invoice dan dokumen pendukung lain diserahkan

ke bagian treasury untuk diverifikasi dan dicatat dalam list APS. Selanjutnya,

APS siap diotorisasi.

4.2.2 Otorisasi Pengakuan Hutang

Proses otorisasi dilakukan beberpa lapis diantaranya otorisasi oleh budget

holder yaitu pemilik pos pengeluaran dan otorisasi oleh budget control. Budget

holder fungsinya untuk melihat apakah pengeluaran tersebut benar-benar

dilakukan dan masuk dalam pos anggaran divisinya. Sedangkan budget control

akan melihat apakah pengeluaran tersebut masih dalam batas anggaran yang telah

ditetapkan di awal tahun.


32


4.2.3 Pencatatan Pengakuan Hutang

Setelah diotorisasi, APS dicatatkan oleh bagian pajak dan akuntansi. Bagian

pajak melihat apakah pengeluaran memiliki pajak masukan atau keluaran

sedangkan akuntansi mencatat jurnal pengakuan hutang.

4.2.4 Otorisasi CFO atas Hutang

Setelah APS diotorisasi berdasarkan budget dan telah dicatat dalam

pembukuan, kemudian diotorisasi oleh CFO. Ini adalah proses otorisasi terakhir

atas pengakuan hutang. CFO akan mengecek kembali validitas dari mulai

pembuatan, otorisasi budget serta angka yang tertera pada APS.

4.2.5 Pengajuan Permintaan Dana (untuk anak perusahaan)

Pengajuan permintaan dana dilakukan untuk pengeluaran anak perusahaan.

Karena memang anak perusahaan PT BCD belum memiliki rekening sendiri dan

belum memiliki pendapatan, sehingga untuk pengeluaran masih mengandalkan

sumber dana dari pusat. Pengajuan permintaan dana dilakukan dengan membuat

CR. CR ini kemudian akan ikut diotorisasi dan dicatat bersamaan dengan APS

dan BPS.

4.2.6 Otorisasi Permintaan Dana (untuk anak perusahaan)

Seperti halnya APS, CR juga melalui 2 macam otorisasi. Otorisasi oleh

budget holder anak perusahaan tertentu, serta budget control. Secara umum

prosesnya sama dengan otorisasi pada APS.

4.2.7 Pencatatan Hutang Inter Perusahaan (untuk anak perusahaan)

Jika bagian akuntansi menerima slip pembayaran dengan disertai CR itu

artinya pengeluaran tersebut untuk post anak perusahaan. Sehingga pencatatannya

dilakukan dengan mengakuinya sebagai hutang inter perusahaan.

4.2.8 Otorisasi CFO atas Permintaan Dana (untuk anak perusahaan)

CR terakhir akan diotorisasi oleh CFO. Untuk melihat apakah benar

pengeluaran tersebut benar-benar dari anak perusahaan tertentu dan telah dicatat

di pos yang benar serta memeriksa jumlahnya akurat.


33


4.2.9 Pengajuan Pembayaran

Dalam transaksi pembayaran ditangguhkan, tahap setelah otorisasi APS dan

CR adalah pembayaran. Pembayaran dilakukan dengan terlebih dahulu membuat

slip pembayaran berupa BPS. Treasury membuat BPS dengan melampirkan APS

atau CR dan invoice beserta bukti pendukung. BPS ini kemudian akan kembali

berputar ke beberapa bagian untuk mendapatkan otorisasi dan pencatan. Untuk

transaksi pembayaran langsung, prosesnya dimulai dari tahap ini.

4.2.10 Otorisasi Pembayaran

BPS akan diperiksa oleh budget control dan budget holder. Prosesnya sama

dengan APS. Hal ini untuk memastikan tidak ada informasi yang berubah dari

APS yang telah diotorisasi ke BPS dalam tahap pembayaran.

4.2.11 Pencatatan Pembayaran

Bagian akuntansi mencatat pembayaran berdasarkan informasi yang ada di

BPS yang telah diotorisasi. Untuk transaksi pembayaran langsung pencatatannya

bisa langsung di catat sebagai pengeluaran kas dengan debit beban atau aset.

Sedangkan untuk pembayaran ditangguhkan, pencatatan dilakukan dengan debit

membalik akun hutang yang telah dicatat sebelumnya.

4.2.12 Otorisasi CFO atas Pembayaran

Setelah melalui otorisasi budget dan pencatatan Treasury membuatkan slip

transfer atau menuliskan cek sesuai dengan jumlah yang tertera pada BPS

terotorisasi. Slip transfer atau cek ini kemudian diserahkan bersamaan dengan

BPS ke CFO untuk mendapatkan otorisasi. Tahap otorisasi terakhir adalah

pemeriksaan oleh CFO. CFO akan melihat apakah otorisasi telah dilakukan,

apakah pajak telah dihitung, apakah jumlah yang tertera pada BPS terotorisasi

sama dengan jumlah di slip transfer atau cek.

4.2.13 Pembayaran

Pembayaran dilakukan setelah transaksi melalui beberapa langkah dan

prosedur otorisasi. Pembayaran juga merupakan tahap krusial dalam siklus

pengeluaran kas. Karena pada tahap ini dimungkinkan adanya kesalahan atau


34


bahkan kecurangan yang berakibat pada kerugian materiil bagi perusahaan. Untuk

itu, pembayaran juga harus mengikuti prosedur dan otorisasi yang memadai agar

tidak terjadi penyalahgunaan pengeluaran kas yang bisa merugikan perusahaan.

Ada beberapa cara atau metode dalam pembayaran yang digunakan di PT BCD,

diantaranya adalah:

1. Cash (Tunai)

Pembayaran cash (tunai) dilakukan untuk transaksi yang nilainya dibawah Rp

1.000.000,-. Contoh pembayaran dengan uang tunai di PT BCD adalah biaya

makan pegawai, pembelian perlengkapan kantor, gaji pegawai magang,

pembelian karangan bunga dan lain-lain.

Prosedur dalam metode pembayaran menggunakan uang tunai ini juga cukup

sederhana. Setelah BPS mendapatkan ototrisasi dari CFO, Treasury

menyiapkan uang tunai dari brankas sesuai nilai yang tertera pada BPS.

Kemudian Treasury membayarkan kepada pihak terkait (penerima

pembayaran). Penerima pembayaran kemudian menuliskan tanda tangan di

BPS sebagai tanda bahwa ia telah menerima uang senilai yang tertera di BPS.

2. Cek

Metode pembayaran kedua adalah menggunakan Cek. Cek adalah alat

pembayaran berupa perintah pencairan dana ke Bank. Pembayaran

menggunakan cek biasanya untuk pembayaran yang nominalnya di atas Rp

1.000.000,-. Perbedaan antara cek dengan pembayaran tunai adalah jika

pembayaran tunai, penerima langsung menerima uang pada saat itu juga.

Sedangkan pada pembayaran dengan alat pembayaran cek, penerima atau

pemegang cek bisa mencairkan dananya sendiri di bank dalam batas waktu

yang ditentukan.

Cek tidak bisa begitu saja dikeluarkan dan digunakan. Diperlukan spesimen

tanda tangan di Cek tersebut agar bisa digunakan sebagai alat pembayaran

yang sah. Di PT BCD spesimen tanda tangan adalah CFO dan CEO. Dalam

prosedur pembayaran di PT BCD, Cek atau Giro dibuat bersamaan dengan

pengajuan BPS ke CFO. Jika BPS disetujui maka CFO selain menandatangani

BPS juga sekaligus menandatangani Cek untuk pembayaran. Namun jika ada


35


koreksi di BPS, maka Cek dicoret dan dianggap tidak sah. Kemudian dibuatkan

Cek yang baru sesuai dengan nominal yang disetujui. Selanjutnya Treasury

meminta tanda tangan ke spesimen tanda tangan 1 yaitu CFO dan spesimen

tanda tangan 2 yaitu CEO. Kemudian Cek diserahkan ke pihak terkait.

Sebelumnya Cek difotokopi sebagai arsip internal. Pada saat Cek diserahkan

penerima menuliskan tanda tangannya di BPS dan salinan Cek sebagai bukti

pembayaran telah diterima.

3. Transfer/Giro

Selain menggunakan Cek dan pembayaran tunai, transaksi-transaksi di PT

BCD biasanya dibayarkan dengan metode transfer atau biasa disebut dengan

Giro. Giro merupakan perintah pemindahbukuan sejumlah kas ke rekening

yang ditunjuk. Prosedurnya hampir sama dengan pembayaran menggunakan

Cek. Slip transfer dan Giro dibuat dan diajukan bersamaan dengan BPS ke

CFO. Jika BPS disetujui maka CFO juga menandatangani slip transfer dan

Giro untuk kemudian dimintakan tanda tangan CEO. Namun jika BPS tidak

disetujui, maka akan dibuatkan slip transfer dan Giro yang baru. Di slip

transfer dan Giro ini juga diperlukan spesimen tanda tangan agar pembayaran

bisa diproses. Setelah mendapatkan tanda tangan kedua spesimen, kemudian

Treasury mengirimkan fax slip transfer dan Giro ke Bank. Selanjutnya pihak

Bank akan memproses keabsahan dari Giro yang dikirimkan. Jika sudah benar,

pihak Bank akan mengirimkan fax ke treasury.

4.2.14 Dokumentasi

Tingginya frekuensi transaksi membuat dokumentasi menjadi sangat penting

dalam SIA. Selain berguna untuk merekam kegiatan atau transaksi yang sudah

berjalan juga sangat berguna untuk pengecekan kembali jika suatu saat terjadi

masalah terkait dengan transaksi yang telah berlalu. Dokumentasi yang baik akan

menunjang berjalannya SIA yang baik pula. Serta menunjang tercapainya tujuan

SIA yaitu menyediakan informasi yang akurat dengan cepat.

Penerapan pelaksanaan dokumentasi di PT BCD sudah dilakukan dengan

cukup baik. Setelah transaksi selesai dibayarkan kepada pihak terkait maka slip

dan dokumen pendukung disimpan di binder khusus sesuai aturan penomoran dan


36


urutan bulan. Hal ini dilakukan agar ketika data dibutuhkan, dokumen bisa dicari

dengan cepat. Sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia hanya untuk

mencari dokumen yang tidak tersimpan dengan baik.

Dalam proses dokumentasi di PT BCD, dokumen-dokumen dipisahkan untuk

disimpan di 2 bagian berbeda yaitu Accounting & Treasury (lihat Gambar 4.2).

BPS asli bersama bukti transfer salinan disimpan di Accounting. Begitu juga

dengan APS asli dan invoice asli serta CR (jika ada) disimpan di Accounting.

Sedangkan dokumen yang disimpan di pos Treasury adalah BPS salinan, APS

salinan, CR salinan (jika ada) dan bukti transfer salinan.

1 set

BPS

1 set

BPS Bukti

Transfer 1 set

APS Invoice 1 set CR

BPS Salinan

APS Salinan

Bukti Transfer

(copy)

BPS Asli

Bukti Transfer

(copy)

APS Asli

Invoice Asli

CR Asli

CR Salinan

Dokumentasi transaksi

Gambar 4.2 Diagram Dokumentasi Keuangan PT BCD

TREASURY ACCOUNTING



37


Perbedaan fungsi dokumentasi yang disimpan di Treasury dan Accounting adalah:

Dokumentasi Treasury : untuk memeriksa jika suatu saat ada masalah dalam hal

pembayaran. Dengan dokumen yang tersimpan dengan

rapi dan teratur, data yang dibutuhkan bisa dilihat

kembali dengan cepat. Informasi yang bisa didapatkan

dari dokumentasi Treasury ini meliputi berapa jumlah

yang dibayarkan dana apakah sudah benar potongan

pajaknya, rekening penerimanya, tanggal

pembayarannya informasi lainnya.

Dokumentasi Accounting: untuk keperluan dokumentasi audit. Saat dilakukan

proses audit oleh auditor eksternal, data-data ini sangat

dibutuhkan untuk pemeriksaan beberapa akun apakah

transaksinya wajar atau tidak.

4.3. Prosedur Pengeluaran Kas Berdasarkan Jenis Transaksi

Berikut adalah prosedur pengeluaran kas di PT BCD sesuai dengan

pengelompokan masing-masing jenis transaksi.

4.3.1 Prosedur Pengeluaran Kas oleh PT BCD

4.3.1.1 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung PT BCD

Untuk jenis transaksi pembayaran langsung yang dilakukan oleh PT

BCD, prosedur pengeluaran kas paling sederhana dibandingkan jenis

transaksi lainnya. Dokumen dan slip keuangan hanya melewati satu kali

siklus dari mulai pengajuan, otorisasi sampai dengan eksekusi

pembayaran. Prosedur atau langkah-langkah pengeluaran kas

pembayaran langsung PT BCD adalah sebagai berikut :

1. Pengajuan Pembayaran

a. Treasury menerima Invoice dari vendor (pemasok), expense

report, dan dokumen pendukung lainnya

b. Treasury membuat BPS

2. Otorisasi Pembayaran


38


a. Budget Holder mengotorisasi dan memeriksa BPS

b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS

3. Pencatatan

a. Bagian Pajak Memeriksa BPS & mencatat pajak

b. Accounting mencatat transaksi

4. Otorisasi CFO atas Pembayaran

a. Treasury memverifikasi BPS

b. CFO mengototrisasi BPS

5. Pembayaran

a. Treasury melakukan pembayaran

6. Dokumentasi

a. Treasury & Accounting mendokumentasikan slip dan

dokumen pendukung

Penjelasan lebih detail mengenai alur dokumen dan slip keuangan pada

jenis transaksi pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran langsung

dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.3 halaman 44).

4.3.1.2 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Ditangguhkan PT

BCD

Berbeda dengan prosedur pengeluaran kas pembayaran langsung, pada

jenis transaksi ini pemrosesan dokumen dan slip keuangan memerlukan

dua kali siklus untuk sampai pada tahap pembayaran. Dua siklus

tersebut adalah pengajuan hutang dan pengajuan pembayaran. Prosedur

atau langkah-langkah pengeluaran kas pembayaran ditangguhkan PT

BCD adalah sebagai berikut :

1. Pengajuan Pengakuan Hutang



b. Treasury membuat APS

2. Otorisasi Pengakuan Hutang

a. Budget holder mengotorisasi APS

b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa APS


39


3. Pencatatan Hutang

a. Bagian Pajak Memeriksa BPS & mencatat pajak

b. Accounting mencatat transaksi pengakuan hutang

4. Otorisasi CFO atas Hutang

a. Treasury memverifikasi APS

b. CFO mengotorisasi APS


a. Treasury membuat Bank Payment Slip (BPS) sesuai APS

yang telah diotorisasi CFO

b. Treasury melampirkan APS di BPS yang diajukan


a. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS

b. Bagian Pajak Memeriksa BPS

7. Pencatatan Pembayaran

a. Accounting mencatat transaksi pembayaran




9. Pembayaran


10. Dokumentasi


dokumen pendukung


jenis transaksi pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran

ditangguhkan dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.4 halaman 45).

4.3.2 Prosedur Pengeluaran Kas oleh Anak Perusahaan

4.3.2.1 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Langsung Anak

Perusahaan

Hampir sama dengan prosedur pengeluaran kas oleh PT BCD

pembayaran langsung, prosedur untuk jenis transaksi ini hanya

melewati satu siklus pengajuan pembayaran. Bedanya pada jenis


40


transaksi ini pengajuan pembayaran harus disertai dengan pengajuan

permintaan dana. Hal ini dikarenakan pembayaran yang dilakukan

masuk dalam beban anak perusahaan, sementara anak perusahaan

belum memiliki rekening tersendiri dan belum memiliki saldo dana

untuk membiayai kegiatan operasional. Sehingga anak perusahaan perlu

mengajukan permintaan dana dari pusat untuk menanggung

pembayaran tersebut. Pembayaran ini nantinya akan tercatat sebagai

hutang inter perusahaan.

Prosedur atau langkah-langkah pengeluaran kas pembayaran langsung

oleh anak perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Pengajuan Pembayaran & Permintaan Dana



b. Treasury membuat BPS

c. Treasury membuat CR

2. Otorisasi Pembayaran & Permintaan Dana

a. Budget Holder mengotorisasi dan memeriksa BPS & CR

b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS & CR

3. Pencatatan Pembayaran & Hutang Inter Perusahaan

a. Bagian Pajak Memeriksa BPS & CR serta mencatat pajak

b. Accounting mencatat transaksi

4. Otorisasi CFO atas Pembayaran Dan Permintaan Dana

a. Treasury memverifikasi BPS & CR

b. CFO mengototrisasi BPS & CR

5. Pembayaran


6. Dokumentasi


dokumen pendukung


jenis transaksi pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran

langsung dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.5 halaman 46).


41


4.3.2.2 Prosedur Pengeluaran Kas Pembayaran Ditangguhkan

Anak Perusahaan

Prosedur pengeluaran kas pada jenis transaksi ini merupakan kombinasi

antara prosedur pembayaran ditangguhkan dengan pembayaran oleh

anak perusahaan. Dokumen dan slip keuangan akan melalui dua kali

siklus pemrosesan. Yang pertama adalah proses pengajuan permintaan

dana dan pengajuan hutang, selanjutnya dilakukan proses pengajuan

pembayarannya. Perbedaan prosedur ini dengan pembayaran oleh PT

BCD pembayaran ditangguhkan adalah pada jenis transaksi ini

memerlukan proses pengajuan permintaan dana untuk menyertai

pengajuan hutang. Penjelasannya sama dengan poin 4.3.2.1, dimana

anak perusahaan belum memilki dana sendiri untuk membiayai

kegiatan operasionalnya.

Prosedur atau langkah-langkah pengeluaran kas pembayaran

ditangguhkan oleh anak perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Pengajuan Pengakuan Hutang & Permintaan Dana

a. Treasury menerima Invoice dari vendor (pemasok)

b. Treasury membuat APS anak perusahaan

c. Treasury membuat Cash Requirement Slip (CR)

2. Otorisasi Pengakuan Hutang & Permintaan Dana

a. Budget holder mengotorisasi APS &CR

b. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa APS & CR

c. Bagian Pajak memeriksa APS & CR

3. Pencatatan Pengakuan Hutang & Hutang Inter Perusahaan

a. Accounting mencatat transaksi

4. Otorisasi CFO atas Hutang Dan Permintaan Dana

a. Treasury memverifikasi APS & CR

b. CFO mengotorisasi APS & CR


a. Treasury membuat BPS sesuai dengan APS & CR yang telah

diotorisasi CFO


42


b. Treasury melampirkan APS & CR di BPS yang diajukan


a. Budget Control mengotorisasi dan memeriksa BPS

b. Bagian Pajak Memeriksa BPS

7. Pencatatan Pembayaran

a. Accounting mencatat transaksi




9. Pembayaran


10. Dokumentasi


dokumen pendukung


jenis transaksi pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran

ditangguhkan dapat dilihat di Flowchart (Gambar 4.6 halaman 47).

Tabel 4.2 berikut adalah perbandingan proses dan prosedur

pengeluaran kas untuk masing-masing jenis pengeluaran kas di PT

BCD.

Tabel 4.2 Perbandingan Prosedur Pengeluaran Kas PT BCD

PT BCD

Langsung

PT BCD

Ditangguhkan

Anak

Perusahaan

Langsung

Anak

Perusahaan

Ditangguhkan

Pengajuan

pengakuan

hutang

X X

Otorisasi

pengakuan

hutang

X X


43


PT BCD

Langsung

PT BCD

Ditangguhkan

Anak

Perusahaan

Langsung

Anak

Perusahaan

Ditangguhkan

Pencatatan

pengakuan

hutang

X X

Otorisasi CFO

(hutang) X X

Pengajuan

permintaan

dana

X X

Otorisasi

permintaan

dana

X X

Pencatatan

hutang inter

perusahaan

X X

Otorisasi CFO

(permintaan

dana)

X X

Pengajuan

pembayaran

Otorisasi

pembayaran

Pencatatan

pembayaran

Otorisasi CFO

(pembayaran)

Pembayaran

Dokumentasi



44


TREASURY Budget Holder Budget control Pajak Accounting CFO

BPS CR Invoice Copy

Cek/slip

transfer

Memproses

pembayaran

Cek/ slip

transfer Memisahkan

salinan slip

Kasir

Mengotoris

asi pemb

BPS

Invoice

BPS

Invoice

Memverifikasi

& membuat

cek

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Mencatat

transaksi

Invoice

Mengoto

risasi

pembaya

ran

BPS

Invoice

Dok. pend Dok. pend

Mengotoris

asi budget

BPS

Invoice

Memerik

sa pajak

BPS

Invoice

Dok. pend Dok. pend

Mengoto

risasi BPS

BPS

Invoice

Dok. pend

Invoice

Membuat

BPS

BPS

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

Cek/slip

transfer

Dok. pend Cek/slip

transfer

BPS

Invoice Dok. pend

Cek/slip

transfer

BPS

Invoice Dok. pend

Cek/slip

transfer

BPS

Invoice Dok. pend

Cek/slip

transfer

Gambar 4.3 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas PT BCD Pembayaran Langsung

(Sumber : Hasil Observasi dan Diolah Sendiri oleh Penulis)


45


CFO

APS

Mencatat

transaksi

Invoice

Mengoto

risasi

pembaya

ran

APS

Invoice

Dok. pend Dok. pend

Mengotoris

asi budget

APS

Invoice

Memerik

sa pajak

APS

Invoice

Dok. pend Dok. pend

Mengoto

risasi APS

APS

Invoice

Dok. pend

Invoice

Membuat

APS

APS

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

APS

Invoice

Dok. pend

APS

Invoice

Dok. pend

APS

Invoice

Dok. pend

APS

Invoice

Dok. pend

APS

Invoice

Dok. pend

Ke siklus

pembayaran

langsung

Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas PT BCD Pembayaran Ditangguhkan


TREASURY Budget Holder Budget control Pajak Accounting


46


CR

CR

CR

CR


BPS CR Invoice Copy

Cek/slip

transfer

Memproses

pembayaran

Cek/ slip

transfer Memisahkan

salinan slip

Kasir

Mengotoris

asi pemb

BPS

Invoice

BPS

Invoice

Memverifikasi

& membuat

cek

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Mencatat

transaksi

Invoice

Mengoto

risasi

pembaya

ran

BPS

Invoice

Dok. pend Dok. pend

Mengotoris

asi budget

BPS

Invoice

Memerik

sa pajak

BPS

Invoice

Dok. pend Dok. pend

Mengotori

sasi BPS &

CR

BPS

Invoice

Dok. pend

Invoice

Membuat

BPS & CR

BPS

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

BPS

Invoice

Dok. pend

Dok. pend

Cek/slip

transfer

Dok. pend Cek/slip

transfer

BPS

Invoice Dok. pend

Cek/slip

transfer

BPS

Invoice Dok. pend

Cek/slip

transfer

BPS

Invoice Dok. pend

Cek/slip

transfer

CR

CR CR CR CR CR

Gambar 4.5 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas Anak Perusahaan Pembayaran Langsung



47



Membuat

APS & CR

APS

CR

Invoice

APS

CR

Invoice

mengotoris

asi

APS

CR

Invoice

APS

CR

Invoice

Mengotoris

asi budget

APS

CR

Invoice

APS

CR

Invoice

Memeriksa

pajak

APS

CR

Invoice

APS

CR

Invoice

Mencatat transaksi

APS

CR

Invoice

APS

CR

Invoice

Mengotoris

asi

APS

CR

Invoice

Ke siklus

pembayaran

langsung

Dok. pend

Invoice

Gambar 4.6 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas Anak Perusahaan Pembayaran Ditangguhkan



48


4.4 Analisis Komponen SIA

Dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2011) Anastasia Diana

menjelaskan bahwa sebuah SIA yang baik harus mampu mencapai tujuannya,

diantaranya :

1. Mengamankan Harta / Kekayaan Perusahaan.

2. Menghasilkan berbagai informasi untuk pengambilan keputusan.

3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal.

4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.

5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit.

6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran

perusahaan.

7. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan

pengendalian.

Ada 6 komponen penyusun SIA dalam perusahaan dimana masing-

masing komponen tersebut berkolaborasi dan berkerja bersama sebagai satu

kesatuan untuk menjalankan sebuah sistem yang mampu mencapai tujuan

SIA di atas. Di antara unsur atau komponen SIA tersebut adalah SDM,

prosedur, data, software, infrastuktur, dan pengendalian internal. Untuk

mengetahui apakah SIA dalam siklus pengeluaran kas di PT BCD telah

diterapkan dengan baik, akan dilihat apakah keenam komponen tersebut

sudah ada dalam SIA PT BCD.

Berikut merupakan analisis apakah keenam komponen tersebut sudah

terpenuhi dalam pelaksanaan SIA pengeluaran kas di PT BCD. Analisis

meliputi keberadaan keenam komponen dalam pelaksanan SIA pengeluaran

kas PT BCD serta penilaian peran atau kontribusinya dalam pencapaian

tujuan SIA.

4.4.1 Sumber Daya Manusia

SDM adalah faktor utama kesuksesan SIA dalam perusahaan. Sebaik

apapun prosedur yang disusun dan ditunjang dengan teknologi yang canggih,

sebuah sistem tidak akan berjalan jika tidak ada SDM yang menjalankannya.

SDM yang terlibat dalam SIA untuk siklus pengeluaran kas di PT BCD

memegang fungsi yang berbeda-beda. Masing-maisng memiliki tugas dan


49


tanggungjawab sendiri-sendiri sesuai dengan kapasitasnya. Hal ini untuk

memastikan sistem berjalan dengan baik dan menghasilkan informasi yang

handal.

Tabel 4.3 berikut adalah rincian SDM dan fungsinya dalam SIA di PT

BCD yang tertuang dalam setiap slip atau formulir keuangan :

Tabel 4.3. SDM dalam Siklus Pengeluaran Kas di PT BCD

Fungsi Posisi Tugas

Approval

Budget

Kepala

Deprtemen/Divisi

pemegang

anggaran

Memastikan

pengeluaran adalah

bagian dari rencana

anggaran di

departemennya.

Voucher

received

Treasury Mencatat APS dan

BPS yang

dikeluarkan.

Budget control Budget & Control Memastikan

pengeluaran

nominalnya wajar

sesuai anggaran.

Tax Calculation Tax Menghitung jika ada

potongan pajak untuk

masing-maisng

transaksi.

Accounting

verified

Accounting Mencatat setiap

transaksi berdasarkan

nominal terakhir

yang disetujui.

Treasury

verified

Treasury Memeriksa kembali

slip yang telah

tersirkulasi. Jika

tidak ada masalah

kemudian

membuatkan rencana

pembayaran.

Approval final CFO Mengotorisasi

pengakuan hutang

dan pembayaran.

Dengan melihat penjabaran dalam tabel di atas, dapat terlihat bahwa

SIA di PT BCD dijalankan oleh SDM dengan tugasnya masing-masing.

Pemisahan tugas untuk masing-masing SDM sangat menunjang dalam proses



50


pengendalian. Artinya mampu menjawab poin 1 dari tujuan SIA. Dengan

demikian keberadaan SDM di SIA PT BCD ini artinya komponen pertama

SIA telah terpenuhi.

4.4.2 Prosedur

Telah dijabarkan di awal Bab ini mengenai prosedur pengeluaran kas

dari masing-masing jenis transaksi di PT BCD. Setiap prosedur bekerja untuk

mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas siklus

pengeluaran kas.

Secara umum dari uraian prosedur tersebut terdapat beberapa lapis

proses otorisasi dan pemeriksaan. Dalam setiap transaksi setidaknya ada 4

otorisasi dan pemeriksaan. Yaitu oleh Budget holder, Budget control, Tax,

dan CFO. Prosedur pemeriksaan berlapis ini akan mengurangi kemungkinan

human error. Namun sayangnya prosedur yang dijabarkan di atas merupakan

hasil dari pengamatan praktek sehari-hari di PT BCD. Prosedur atau langkah-

langkah pengeluaran kas di PT BCD belum didokumentasikan dalam bentuk

SOP. Tidak adanya SOP di PT. BCD memungkinkan prosedur pemrosesan

pengeluaran kas yang dijalankan akan berbeda jika dijalankan oleh SDM

yang berbeda. Sehingga jika dilihat dari penjabaran ini, komponen kedua

yakni prosedur belum mampu menjawab tujuan SIA yaitu menyediakan

berbagai macam informasi untuk pengambilan keputusan maupun untuk

kepentingan pihak eksternal. Hal ini dikarenakan keakuratan informasi yang

dihasilkan masih diragukan konsistensinya. Sehingga komponen prosedur

dalam SIA pengeluaran kas di PT BCD belum terpenuhi.

4.4.3 Data

Input data di SIA siklus pengeluaran kas di PT BCD diperoleh dari

dokumen sumber berupa invoice. Kemudian invoice ini diterjemahkan

kedalam bahasa SIA perusahaan melalui slip APS atau BPS. Sebelum

dibuatkan APS atau BPS invoice yang masuk harus terlebih dahulu

diverifikasi oleh Departemen yang bersangkutan. Apakah benar ini informasi


51


yang tertera dalam invoice (nama barang, jumlah barang, harga barang).

Setelah diketahui data yang ada adalah benar, input data bisa dilakukan.

Setelah data selesai diproses, maka data disimpan dalam arsip

dokumentasi. Arsip dokumentasi diletakkan dalam folder-folder khusus

sesuai nomor dan bulan. Penyusunan file-file di dalam folder juga diurutkan

berdasarkan nomor sehingga mudah untuk dicari. Hal ini akan sangat berguna

terutama untuk kepentingan audit. Dalam hal ini SIA PT BCD mampu

mencapai tujuan ke 5 SIA yaitu menyediakan data masa lalu untuk

kepentingan audit. Sehingga adanya data dalam SIA PT. BCD artinya

komponen ketiga SIA terpenuhi.

4.4.4 Software

Software merupakan piranti lunak yang terinstal dalam komputer yang

digunakan untuk memudahkan kerja manusia. Dalam dunia usaha, software

yang handal sangat dibutuhkan untuk menunjang kinerja perusahaan dan

menghasilkan informasi dengan cepat dan tepat. Banyak software

pengelolaan sumber daya terintegrasi yang telah digunakan perusahaan besar.

Diantaranya SAP, ORACLE, MYOB, ACCURATE, dan lain sebagainya.

Namun terdapat beberapa perusahaan yang masih menggunakan

software sederhana seperti microsoft excel untuk proses akuntansi dan

pengolahan data keuangan. Salah satunya adalah PT BCD yang masih

memanfaatkan teknologi sederhana ini dalam SIA siklus pengeluaran kasnya.

Penggunaan microsoft excel memiliki kelemahan diantaranya tidak dapat

mendukung pengolahan data terintegrasi, mudah terhapus sehingga data

rawan hilang, mudah di-copy dan dicuri datanya, kurang relevan untuk

perusahaan dengan usaha yang semakin besar. Selain itu keberadaan software

hanya sebagai alat bantu memproses data, menyajikan laporan, sementara

pemrosesan data masih dilakukan secara manual. Keberadaan software yang

baik sebenarnya akan sangat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan

SIA penghasil informasi yang cepat dan akurat baik untuk pihak manahemen

maupun pihak eksternal. Dalam hal ini komponen software belum mampu


52


mencapai tujuan SIA. Dari uraian ini dapat disimpulkan keberadaan software

sebagai komponen SIA di PT. BCD belum terpenuhi.

4.4.5 Infrastruktur

Teknologi atau infrastruktur dalam SIA di PT BCD sudah cukup

memadai. Dalam hal ini hardware seperti device komputer, laptop dan

jaringan internet. Fasilitas berupa infrastruktur teknologi tersebut sangan

mendukung SDM terlibat di dalamnya untuk bekerja dengan maksimal.

Prosesor yang digunakan di setiap komputer sudah menggunakan minimal

intel core 2 sehingga pemrosesan data dapat lebih cepat. Selain itu di setiap

komputer sudah terinstal antivirus yang selalu diupdate oleh Bagian IT. Hal

ini membuat kinerja dari komputer lebih optimal tanpa gangguan virus.

Jaringan informasi manajemen juga sudah cukup bagus. Koneksi internet

yang terpasang sudah cukup cepat dan beberapa situs seperti blog dan sosial

media di blok pada jam kerja. Dengan teknologi dan infrastruktur yang sangat

memadai ini berarti komponen ke-lima SIA PT.BCD telah terpenuhi.

Terpenuhinya komponen ini artinya sebenarnya infrastruktur di PT BCD

sudah mendukung untuk pencapaian tujuan penghasil informasi yang andal

serta penjaga harta kekayaan jika dikombinasikan dengan terpenuhinya

komponen yang lain.

4.4.6 Pengendalian Internal

SIA tidak akan lepas dari pengendalian internal. Perusahaan

memerlukan pengendalian internal untuk melindungi aktiva perusahaan dari

penyalahgunaan atau penyelewengan. Dalam rangkaian SIA di PT BCD

terlihat beberapa upaya untuk menjamin pengendalian internal ini.

Diantaranya adalah :

1. Adanya pemisahan tugas yang jelas antar pihak yang terlibat dalam siklus

pengeluaran kas. Pemilik anggaran berbeda dengan yang memiliki otoritas

mengeluarkan uang, begitu juga bagian yang memiliki otoritas

mengeluarkan uang dipisahkan dari bagian yang mencatat transaksi.

2. Proses atau prosedur otorisasi yang berlapis.


53


Dua upaya pengendalian internal tersebut masuk dalam kategori aktivitas

pengendalian dalam Komponen pengendalian COSO. Sementara 4

komponen pengendalian lain, yakni lingkungan pengendalian, penaksiran

risiko, informasi dan komunikasi, pemantauan/monitoring, tidak

ditemukan dalam praktek sehari-hari.

Disini terlihat bahwa pengendalian internal dalam SIA PT BCD masih

lemah dan dapat dikatakan komponen pengendalian internal belum terpenuhi.

Dalam hal ini komponen pengendalian internal dalam SIA PT BCD siklus

pengeluaran tidak mampu mencapai tujuan SIA yaitu mengamankan harta

atau kekayaan. Karena masih sangat memungkinkan terjadinya

penyalahgunaan dengan melihat upaya pengendalian internal yang ada.

Tabel 4.4 berikut merupakan tabel ringkasan analisis komponen SIA di

siklus pengeluaran kas PT BCD

Tabel 4.4. Analisis Komponen SIA

Komponen Aplikasi Hasil

SDM Ada 7 SDM dalam SIA

pengeluaran kas PT BCD

Terpenuhi

Prosedur Tidak ada SOP Tidak terpenuhi

Data Invoice, dokumen pendukung,

slip keuangan

Terpenuhi

Software Menggunakan microsoft excel,

operasional manual, tidak aman

dan akurat

Tidak terpenuhi

Infrastruktur Komputer, LAN, koneksi

internet

Terpenuhi

Pengendalian

internal

Hanya ditemukan aktivitas

pengendalian dari 5 komponen

pengendalian internal COSO

Tidak

Terpenuhi


54


Dari uraian di atas terlihat bahwa SIA di siklus pengeluaran kas PT BCD

masih belum berjalan dengan baik ditinjau dari segi terpenuhinya komponen

SIA. Karena tidak semua komponen SIA terpenuhi dalam praktek sehari-hari

siklus pengeluaran kas di PT BCD.

4.5 Analisis Pengendalian pada Proses Pengeluaran Kas PT BCD

Pengendalian pada setiap pemrosesan pengeluaran kas akan membantu

sebuah sistem menghasilkan informasi yang akurat dan terbebas dari bias. Untuk

memastikan SIA pada PT BCD berjalan dengan baik maka ketiga tahap ini harus

memiliki pengendalian yang memadai dengan mengacu pada setiap ancaman yang

mungkin terjadi.

Tabel 4.5 berikut menjabarkan mengenai ancaman yang ada dalam

pemrosesan pengeluaran kas dan pengendalian yang dibutuhkan menurut Romney

(2012) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi, serta penerapan pengendalian

di PT BCD.

Tabel 4.5. Analisis Pengendalian pada Proses Pengeluaran Kas PT BCD

Ancaman Pengendalian yang

dibutuhkan

Penerapan Pengendalian di

PT. BCD

Kesalahan pada

invoice

Verifikasi akurasi invoice Dilakukan treasury

Pengecekan detil receipt

dari bagian procurement

Tidak ada pengecekan ulang.

Hanya verifikasi dari bagian

eksekutor

Pembatasan akses ke

master data supplier

Pembatasan akses masih

lemah, hanya ada password

masuk sistem operasi

komputer, tidak ada di

software

Kesalahan dalam

memposting A/P

Rekonsiliasi detil catatan

A/P dengan akun di GL

Rekonsiliasi dilakukan bagian

accounting setiap akhir pekan

Gagal mendapat

keuntungan diskon

Mengisi invoice dengan

tanggal jatuh tempo untuk

Tanggal jatuh tempo selalu

diisikan di slip pengakuan


55


diskon hutang (APS)

Membayar item

yang tidak

diterima

Semua invoice harus

dilengkapi dengan

dokumen pendukung yang

diakui oleh bagian

penerimaan barang

Tidak semua invoice

dilengkapi dengan dokumen

pendukung

Perlu adanya bukti biaya

perjalanan

Biaya perjalanan dilaporkan

dengan expense report

Menggunakan kartu kredit

untuk pembayaran biaya

perjalanan

Tidak menggunakan kartu

kredit

Pembayaran ganda Kebijakan pembayaran

hanya dilakukan untuk

invoice asli (bukan copy)

Hanya menerima invoice

dengan stempel asli supplier

Membatalkan/ Void

semua dokumen

pendukung ketika

pembayaran sudah

dilakukan

Semua dokumen pendukung

termasuk invoice di cap PAID

setelah pembayaran

dilakukan.

Pencurian kas Perlindungan fisik atas

cek kosong dan mesin

penanda cek

Tidak ada perlindungan fisik

Pengecekan secara

berkala no urut cek

Cek selalu diperiksa secara

berkala oleh manajer

Treasury

Penggunaan komputer

terdedikasi untuk online

banking

Transaksi online banking

hanya bisa diakses di dua

komputer di divisi Treasury

Pemisahan fungsi antara

pembuat cek dengan

bagian A/P

Pembuat cek (Treasury)

berbeda dengan bagian A/P

(Accounting)

Memerlukan dua tanda Butuh dua tanda tangan, CEO


56


tangan pada cek dalam

jumlah tertentu

dan CFO agar cek bisa

diproses

Rekonsiliasi secara

berkala atas akun bank

dengan catatan oleh pihak

independen diluar

prosedur pengeluaran kas

Tidak ada rekonsiliasi oleh

pihak independen

Menetapkan petty cash

sebagai dana impres

Petty cash ditetapkan sebagai

dana impres

Pembatasan akses pada

master file vendor

Pembatasan akses masih

lemah, hanya ada password

masuk sistem operasi

komputer, tidak ada di

software

Perubahan cek Perlindungan pada mesin

cek

Tidak ada perlindungan

mesin cek

Penggunaan tinta spesial Tidak menggunakan tinta

spesial

4.6 Informasi yang Dihasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD

Informasi merupakan tujuan dari dijalankannya SIA. Bukan hanya sekedar

informasi biasa namun informasi yang handal akurat dan tepat waktu adalah

acuan utama suksesnya sebuah SIA dalam sebuah perusahaan. SIA yang memadai

akan mampu menghasilkan informasi keuangan yang berguna untuk para pembuat

keputusan.

Dari pembahasan mengenai prosedur pengeluaran kas di PT BCD di atas

dapat diketahui bahwa SIA yang berjalan di PT BCD menghasilkan informasi-

informasi berikut :

1. Keperluan dana untuk pembayaran harian (Budget Cash Out Flow)

Dalam setiap pengajuan pembayaran menggunakan BPS kepada CFO,

Treasury merekap list pembayaran untuk hari tersebut dalam sebuah form


57


Budget Cash Out Flow. Budget Cash Out Flow dibuat berdasarkan BPS

yang sudah diotorisasi budget holder, budget controller dan telah dihitung

pemotongan pajaknya jika ada. Dengan adanya Budget Cash Out Flow ini

Treasury dan CFO bisa mengetahui keperluan dana untuk hari ini berapa

dan akan diambil dari rekening yang mana.

2. List data pembayaran vendor

Dari masing-masing BPS yang diajukan, ada beberapa pembayaran ke

vendor yang sama. Dalam hal ini Treasury membuat list pembayaran

untuk masing-masing vendor. Hal ini memungkinkan kroscek ke vendor

pembayaran yang dilakukan pada hari tersebut untuk invoice no berapa

saja.

3. List data pembayaran bulanan

BPS yang dibuat oleh Treasury sebelum disirkulasikan untuk

mendapatkan otorisasi, dipastikan untuk dicatat terlebih dahulu dalam

sebuah master file. Sehingga dapat diketahui masing-masing nomor BPS

untuk transaksi apa dan jumlahnya berapa serta tanggal pembayarannya

kapan. Dengan adanya informasi data pembayaran bulanan ini, akan

mempermudah penelusuran jika terjadi masalah dalam hal pembayaran di

kemudian hari. Pengecekan di soft file relatif lebih mudah jika

dibandingkan langsung mencari di dokumentasi hard file.

4. List catatan hutang bulanan

Setiap pembuatan APS juga dilakukan pencatatan dalam sebuah master

file. Sehingga dapat diketahui hutang-hutang perusahaan yang sedang

outstanding. Selain master list APS yang dipegang oleh Treasury, bagian

Accounting juga membuat Buku Pembantu Catatan Hutang saat input

jurnal transaksi.

5. Harga barang & jasa up to date

Setiap awal tahun perusahaan selalu membuat anggaran untuk

pengeluaran satu tahun kedepan. Data yang digunakan adalah data pada

tahun sebelumnya. Seringkali data harga barang & jasa yang biasa

digunakan perusahaan fluktuatif atau naik turun. Dengan pencatatan yang


58


dilakukan dalam rangkaian SIA ini, PT BCD bisa mendapatkan info harga

up to date untuk bahan membuat anggaran di tahun berikutnya.

4.6.1 Analisis Informasi yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi

Akuntansi Siklus Pengeluaran Kas PT BCD

Informasi yang baik dan berguna untuk pengguna memiliki kriteria

relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan ringkas. Untuk melihat

apakah informasi yang dihasilkan oleh SIA PT. BCD sudah baik, maka

akan dilihat berdasarkan kriteria tersebut.

1. Relevansi

Informasi yang dihasilkan seperti keperluan dana, list pembayaran

vendor, list pembayaran bulanan telah memenuhi prinsip relevansi.

Dimana informasi tersebut dapat memenuhi tujuan divisi keuangan

khususnya Treasury yakni pengelolaan kas dan aset perusahaan.

2. Ketepatan waktu

Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi pembayaran

cukup lama. Hal ini dikarenakan pembuatan informasi masih diolah

secara manual sehingga prinsip ketepatan waktu belum terpenuhi.

3. Akurasi

Dalam hal akurasi, informasi yang dihasilkan masih meragukan.

Hal ini dikarenakan lemahnya pengendalian selama pemrosesan

pembayaran. Tidak adanya software yang memadai menjadi alasan

keragu-raguan atas keakuratan informasi. Seringnya terjadi

inkonsistensi data antar bagian, lemahnya pengamanan akses ke

data keuangan, dan masih tingginya kemungkinan terjadinya human

error menjadikan informasi belum memenuhi prinsip akurasi

4. Lengkap

Informasi yang dihasilkan secara teknis masih terpisah-pisah.

Karena pembuatannya yang menggunakan program microsoft excel,

dimana masing-masing informasi disimpan dalam file berbeda.

Tidak ada akses untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan

utuh.


59


5. Keringkasan

Tampilan penyajian informasi masih belum tertata dengan ringkas

dan rapi.

4.7 Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Kas PT BCD

Sebaik apapun sebuah SIA di PT BCD pasti terdapat kekurangan. Dari

ulasan dan analisis di atas serta yang dialami secara langsung selama penulis

melaksanakan program magang di perusahaan tersebut, penulis mencatat

beberapa permasalahan atau kekurangan yang perlu diperbaiki pihak

Manajemen kedepannya terkait dengan aplikasi SIA. Berikut adalah beberapa

permasalahan dan kekurangannya:

1. Terjadi kesalahan penulisan nominal di slip/formulir keuangan

(BPS/APS).

Karena dibuat secara manual, maka rawan terjadi kesalahan penulisan

human error. Karena dalam satu hari slip transaksi cukup banyak sangat

memungkinkan kesalahan semacam ini pada satu slip terlewat dari kontrol

walaupun sudah dibuat prosedur pemeriksaan berlapis. Diperlukan

software dan teknologi yang memadai untuk mengurangi kemungkinan

human error.

2. Data list BPS dan APS yang dipegang oleh Staf Treasury tidak sama

dengan yang dipegang Manajer Treasury.

Tidak adanya sistem terintegrasi membuat file yang sedang dibuat/diedit

oleh bagian satu akan berbeda dengan yang masih disimpan di bagian lain.

Metode pemindahan data dengan menggunakan flashdish juga tidak

memadai untuk keperluan bisnis perusahaan besar seperti PT BCD.

3. Pembuatan APS dan BPS kurang efisien, karena harus dibuat satu

per satu sementara data yang harus diinput sama antara APS dan

BPS.

Seringkali waktu yang dialokasikan untuk membuat APS kemudian BPS

sangat banyak. Padahal jika bisa diefisienkan, waktu bisa dialokasikan

untuk mengerjakan hal lain. Data yang ada di APS sebenarnya tidak


60


berbeda jauh dengan yang ada di BPS. Perbedaanya mungkin hanya ada

pada nominal karena ada kemungkinan transaksi bisa dipotong pajak.

Selebihnya informasinya sama.

4. Penyimpanan dokumentasi memerlukan tempat yang cukup besar.

Penyimpanan arsip dokumen dalam bentuk hard file memang memerlukan

space yang cukup besar. Semakin lama maka akan semakin banyak

dokumen yang harus disimpan. Dengan demikian space yang dibutuhkan

juga semakin besar dan akan menimbulkan biaya baru.

5. Dokumentasi yang disimpan rawan hilang karena bebas diakses oleh

siapa saja.

Selama penulis magang di PT. BCD teridentifikasi banyak dokumen yang

hilang. Hal ini disebabkan karena banyak dokumen yang dipinjam atau

digunakan oleh beberapa pihak baik internal maupun eksternal. Namun

tidak ada pencatatan siapa yang mengambil dan dokumen nomor berapa

yang diambil. Bebasnya akses dalam mengambil dokumen yang disimpan

juga membuat kontrol atas arsip tersebut kurang memadai dan sulit

dilakukan.

4.8 Solusi Permasalahan

Dari permasalahan-permasalahan yang ada di atas, penulis mencoba

memberikan usulan solusi untuk mengatasi masalah tersebut sehingga untuk

kedepannya SIA di PT BCD dapat lebih baik :

1. Untuk permasalahan pertama memang murni human error. Walaupun

diproses dengan teknologi tinggi tidak akan ada artinya jika input awal

sudah salah. Solusinya adalah dengan mengetatkan kembali prosedur,

bahwa setiap orang harus selain melaksanakan otorisasi yang menjadi

kewajibannya juga wajib mengecek semua lampiran untuk memastikan

nominal yang tertulis benar.

2. Tidak sinkron atau sama file yang dimiliki tiap bagian disebabkan karena

tidak adanya sistem yang terintegrasi. Solusinya adalah dengan


61


mengembangkan atau menggunakan software yang lebih memadai untuk

keperluan sharing dokumen. Atau jika tetap menggunakan microsoft excel

bisa dengan mengembangkan jaringan lokal dimana data tersimpan di

server pusat. Untuk mengubah data diperlukan otorisasi berupa password.

Sehingga yang dapat mengakses dan mengubah data adalah yang benar-

benar berwenang dan data dapat terintegrasi antar satu bagian dengan

bagian yang lain.

3. Untuk membuat proses pembuatan slip atau formulir keuangan menjadi

lebih efisien, maka perusahaan perlu menggunakan software yang lebih

memadai untuk keperluan semacam ini. Jadi hanya dengan satu kali

memasukkan data di APS, kemudian dicetak dan disirkulasi untuk

mendapatkan otorisasi, setelah APS kembali ke Treasury hanya tinggal

input data tambahan yang perlu seperti potongan pajak. Kemudian BPS

yang sudah disesuaikan dapat dicetak. Hal ini akan jauh lebih efisien dari

segi tenaga dan waktu.

4. Dalam jangka pendek penyimpanan hard file memang sederhana dan

sangat relevan. Selain mudah dilakukan juga ketika ada data yang

diperlukan relatif lebih mudah dicari. Namun biaya yang perlu dikeluarkan

utnuk penyimpanan hard file dalam jangka panjang akan cukup besar.

Sehingga penulis mengajukan usulan untuk dikombinasikan penyimpanan

hard file dengan soft file. Dokumen yang masih baru 1-2 tahun disimpan

dalam bentuk hard file. Sementara dokumen yang sudah lebih dari 2 tahun

disimpan menjadi soft file.

5. Permasalahan dokumen yang sering hilang bisa di atasi dengan

menyimpan dokumen dalam lemari berkunci atau log book. Jadi tidak

semua memiliki akses untuk mengambil/meminjam dokumen. Jika ada

yang memerlukan bisa menuliskan namanya dalam sebuah formulir dan

dokumen nomor berapa yang diambil dan harus melalui otorisasi

penanggungjawab penyimpanan dokumen.


62

BAB 5

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Dari ulasan pembahasan dan analisis mengenai SIA pada siklus pengeluaran

kas di PT BCD dapat ditarik kesimpulan:

1. PT BCD memiliki 4 jenis transaksi dengan perlakuan prosedur

pengeluaran kas yang berbeda, yaitu :

a. Pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran langsung

b. Pengeluaran kas oleh PT BCD pembayaran ditangguhkan

c. Pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran langsung

d. Pengeluaran kas oleh anak perusahaan pembayaran ditangguhkan

2. Perbedaan jenis transaksi didasarkan pada subjek pengeluaran kas apakah

milik PT BCD atau anak perusahaan, dan tingkat urgensi pembayaran

apakah harus dibayar langsung atau bisa ditangguhkan.

3. Berdasarkan analisis komponen SIA, tidak semua komponen ada dan

terpenuhi dalam SIA siklus pengeluaran kas PT BCD. Di antara komponen

yang belum terpenuhi adalah tidak adanya prosedur yang tertulis dalam

bentuk SOP, software yang digunakan kurang memadai untuk proses

pengolahan data dalam hal keakuratan, kecepatan dan pengendalian, serta

pelaksanaan pengendalian internal yang masih kurang.

4. Berdasarkan analisis pengendalian pada proses pengeluaran kas PT BCD,

masih banyak terdapat kekurangan dalam hal pengendalian. Beberapa

kekurangan pengendalian tersebut adalah tidak ada standar dokumen

pendukung yang harus disertakan dalam invoice yang diajukan, tidak ada

pengecekan ulang oleh pihak independen antara data di receipt dengan

barang/jasa yang benar-benar diterima, tidak ada pembatasan akses pada

data vendor, serta tidak ada perlindungan fisik atas dokumen cek

pembayaran.


63


5. Berdasarkan analisis informasi, informasi yang dihasilkan oleh SIA siklus

pengeluaran kas PT BCD belum memenuhi prinsip ketepatan waktu,

akurasi, lengkap, dan keringkasan.

6. Beberapa kelemahan dalam SIA di PT BCD yang harus diperbaiki

diantaranya :

a. Dalam prosesnya masih rawan terjadinya human error karena

kurangnya kontrol yang memadai pada sistem.

b. Software yang digunakan tidak memadai dalam hal kontrol untuk

mengakomodasi prosedur pengeluaran kas di PT BCD.

c. Tidak adanya sistem terintegrasi. Sehingga sulit untuk berbagi

dokumen.

d. Inefisiensi dalam pembuatan slip keuangan APS dan BPS.

e. Penyimpanan dokumen memerlukan space besar.

f. Penyimpanan dokumen masih rawan hilang, belum ada kontrol

memadai.


64


5.2. Saran

Dilihat dari kesimpulan diatas kinerja Sistem Informasi Akuntansi di PT BCD

belum cukup baik dan masih ada beberapa hal yang perlu dikembangkan untuk

membuat SIA di PT BCD menjadi lebih baik lagi sehingga mampu menghasilkan

informasi lebih cepat dan tepat. Saran penulis untuk PT BCD adalah:

1. Mendokumentasikan prosedur pengeluaran kas dalam bentuk SOP untuk

menjaga konsistensi dalam pelaksanaannya.

2. Tetap mempertahankan prosedur otorisasi berlapis untuk menjaga

keakuratan data dan meningkatkan pengendalian internal.

3. Mengembangkan atau menggunakan software keuangan yang lebih

memadai untuk keperluan penggunaan bersama-sama dan memproses

transaksi dengan jumlah yang besar.

4. Mencoba mengembangkan teknik penyimpanan data dalam bentuk soft file

sehingga dapat menghemat pengeluaran untuk biaya penyimpanan. Dan

meningkatkan keamanan dokumen.


60


Daftar Pustaka

Arens, Alvin, Beasley, Elder, Amir Abadi Jusuf. (2009). Auditing and Assurance

Services an Integrated Approach-An Indonesian Adaptation. New Jersey:

Prentice Hall.

Bodnar, G.H. and W.S. Hopwood (2004) Accounting Information Systems, 9th

Edition. Edition. Upper Saddle River: Prentice-Hall, Inc.

Chairul Marom. (2002). Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Edisi ke-Dua.

Penerbit Grasindo: Jakarta

Diana, A. dan Lilis, S. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi

Offset.

Nasution, S. (2009). Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta

Sarana Cabang Medan. Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

PT Bumi Resources Minerals Tbk. (2010). Prospektus Penawaran Umum Saham

Perdana PT Bumi Resources Minerals. Jakarta.

PT Bumi Resources Minerals Tbk. (2011). Prospektus Penawaran Umum Saham

Perdana PT Bumi Resources Minerals. Jakarta.

Romney, M. and P.J. Steinbart. (2012). Accounting Information Systems, 10th

Edition. Upper Saddle River: Prentice-Hall, Inc.

Susanto, A. (2007). Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya.

Wilkinson, J.W., et al. (2003). Accounting Information Systems: Essential

Concepts and Application, 4th

Edition. New York: John Wiley & Sons.


universitas indonesia sistem informasi akuntansi …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20350987-ta-arif...

Documents