universitas indonesia penerapan jadwal retensi …

UNIVERSITAS INDONESIA

PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (LIPI)

SKRIPSI

FARAH FADHILAHNPM 0806376662

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYAPROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DEPOKJULI 2011

Penerapan jadwal ..., Farah Fadhilah, FIB UI, 2011

Library

Note

Silakan klik bookmarks untuk melihat atau link ke halaman isi

UNIVERSITAS INDONESIA

PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (LIPI)

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Humaniora

FARAH FADHILAHNPM 0806376662

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYAPROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DEPOKJULI 2011


v

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya,

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dilakukan dalam rangka

memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Humaniora Program Studi

Ekstensi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia.

Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak dari masa

perkuliahan sampai pada penyusunan skripsi ini, mustahil bagi penulis untuk

menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan

terima kasih kepada :

1. Ibu Nina Mayesti, M.Hum, sebagai dosen pembimbing yang telah menyediakan

waktu, tenaga, pikiran untuk mengarahkan penulis dalam penyusunan skripsi ini ;

2. Ibu Ir.Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec, selaku penguji dan pembaca yang telah

memberikan masukan dan arahan juga dalam penulisan skripsi ini ;

3. Ibu Ratih Surtikanti, M.Hum, selaku pembaca, terima kasih untuk semua saran serta

bantuannya selama penyusunan skripsi ini ;

4. Bapak Taufik Asmiyanto selaku pembimbing akademis

5. Bapak Ir.Agusto W.Martosoedirjo selaku Kepala Biro Umum Perlengkapan (BUP)

LIPI yang memberikan kemudahan kepada penulis pada saat penyusunan skripsi

ini;

6. Ibu Sulastri S.Sos selaku Kepala Sub. Bagian Arsip dan Dokumentasi LIPI yang

selalu memberikan dukungan selama masa perkuliahan dan penulisan skripsi ;

7. Mama dan Papa yang sebagai sumber semangat, terima kasih atas semua doa,

ketulusan, kesabaran dan segala dukungannya ;

8. Uni Bey dan Jhowi yang selalu memberikan semangat ;

9. Bukky Suwarno sebagai sahabat yang slalu mendampingi, memberikan semangat

dan bantuan pada saat penulisan skripsi ini ;


vi

10. Teman–teman seperjuangan Lana, Arti, Wiwiek, M’Isye, M’Nana, M’Ani, Bang

Tigor, Uda Faizal,Ari, Agam dan Fani. Terima kasih untuk setiap saat kita bersama

dan berbagi cerita.

11. Rekan – rekan LIPI yang membantu dalam proses penyelesaian penulisan skripsi ;

12. Semua pihak yang telah turut membantu yang tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu.

Depok, 2011


viii

ABSTRAK

Nama : Farah FadhilahProgram Studi : Ilmu PerpustakaanJudul : Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Lembaga

Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)

Penelitian ini membahas Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di lingkungan LIPI dalam rangka tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Pendekatan penelitian ini adalah menggunakan pendekatan kualitatif. Metode penelitian yang digunakan dengan cara melakukan wawancara dengan unit pengolah kearsipan di lingkungan LIPI. Hasil penelitian mengungkapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) LIPI belum di implementasikan secara merata, masih terdapat beberapa unit kerja yang melakukan penyusutan arsip dengan tidak meggunakan JRA LIPI sebagai acuannya, kekurangan Sumber Daya Manusia (SDM) khusus bidang kearsipan juga mempengaruhi lambatnya implementasi JRA LIPI dan pengelolaan arsip lainnya secara menyeluruh, kurangnya perhatian pimpinan khususnya mengenai kebijakan pengelolaan arsip dan kurangnya sarana dan prasarana yang menunjang kegiatan pengelolaan kearsipan. Hasil penelitian ini menyarankan bahwa pengelolaan kearsipan sebaiknya diserahkan kepada SDM yang memiliki latar belakang pendidikan kearsipan, diperlukan penanggungjawab khusus pengelola arsip pada setiap unit kerja, perhatian khusus dari pimpinan diperlukan dalam melakukan pengelolaan kearsipan yang baik yaitu dalam penerapan JRA LIPI serta dapat menyediakan sarana dan prasarana untuk menunjang pengelolaan kearsipan di lingkungan LIPI.

Kata kunci : Jadwal Retensi Arsip (JRA), LIPI, Penyusutan


ix

ABSTRACT

Name : Farah Fadhilah Study Program : Library Science Title : Implementation of the Archive Retention Schedule

in Indonesian Institute of Sciences (LIPI).

This research discusses the Archive Retention Schedule in Indonesian Institute of Sciences (LIPI). The purpose of this research is to determine the implementation of Archive RetentionSchedule in Indonesia Institute of Sciences in order to create management of records effectively. This research uses qualitative approach. The method of research used is to make interview with the Division of Archive in Indonesia Institute of Sciences (LIPI). The results of this research reveal that the Archive Retention Schedule in Indonesia Institute of Sciences (LIPI) is not implemented widely, there are some divisions do not use. Lack of human resources, leader’s attention, and facility in archive also influence the implementation of Archive Retention Schedule. The results of this research suggest that management of records must be given to those who have educational background in archive and in every division of archive there must be a person who is in charge and also leader’s full attention and good facility are needed to support the implementation of Archive Retention Schedule in Indonesia Institute of Sciences (LIPI).

Keywords: Archive Retention Schedule, LIPI, Disposal


x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................................. i

SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ........................................................ ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .............................................................. iii

HALAMAN PENGESAHAN............................................................................................... iv

KATA PENGANTAR ...........................................................................................................v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ....................................... vii

ABSTRAK ..........................................................................................................................viii

ABSTRACT......................................................................................................................... ix

DAFTAR ISI..........................................................................................................................x

1. PENDAHULUAN.............................................................................................................1

1.1 Latar Belakang.............................................................................................................1

1.2 Perumusan Masalah.....................................................................................................4

1.3 Tujuan Penelitian.. ......................................................................................................5

1.4 Manfaat Penelitian.......................................................................................................5

1.5 Metode Penelitian ........................................................................................................5

1.6 Definisi Istilah .............................................................................................................6

2.1 Pengertian Arsip........................................................................................................... 7

2.1.1 Peran Arsip ......................................................................................................9

2.1.2 Arsip dan Administrasi..................................................................................10

2.2 Pengertian Jadwal Retensi Arsip ...............................................................................12

2.2.1 Maksud dan Tujuan JRA ...............................................................................13

2.2.2 Manfaat dan Kegunaan JRA..........................................................................13

2.2.3 Fungsi JRA ....................................................................................................14

2.3 Nilai Guna Arsip........................................................................................................15

2.4 Jangka Waktu Penyimpanan Arsip............................................................................19

2.5 Dasar Hukum.............................................................................................................20

2. TINJAUAN LITERATUR...............................................................................................7


xi

2.6 Sistematika dan Proses Penetapan JRA.....................................................................22

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian.....................................................................................25

3.3 Objek dan Subjek Penelitian......................................................................................25

3.4 Kriteria Pemilihan Informan......................................................................................26

4.1 Profil Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI).................................................30

4.1.1 Sejarah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)..................................32

4.2 Visi dan Misi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) ....................................35

4.3 Organisasi Kearsipan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) .......................35

4.3.1 Organisasi dan Tugas Kearsipan ...................................................................37

4.3.2 Jadwal Retensi Arsip Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)............41

4.3.3 Penyusutan Arsip Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) .................42

4.4 Analisis Data..............................................................................................................43

4.4.1 Pendidikan Informan .....................................................................................43

4.4.2 Manfaat Jadwal Retensi Arsip LIPI dalam Pengelolaan Arsip .....................43

4.4.3 Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan LIPI...................................46

4.4.4 Kendala Pengelolaan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan LIPI..................50

5. PENUTUP......................................................................................................................53

5.1 Kesimpulan................................................................................................................53

5.2. Saran .......................................................................................................................54

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................55

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................................57

3. METODE PENELITIAN..............................................................................................25

3.5 Teknik Pengumpulan Data.........................................................................................26

3.6 Analisis dan Pengolahan Data ...................................................................................28

3.1 Metode Penelitian ......................................................................................................25

4. PEMBAHASAN.............................................................................................................30


xii

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.2......Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan (BUP)……………….40

Gambar 4.1......Struktur Organisasi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia……....………31

Tabel 4.2 Keterangan Pendidikan…………………………………………......………43

Tabel 4.1 Keterangan Informan………………………………………….......………..26


1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pekerjaan dan kegiatan perkantoran, baik instansi pemerintah maupun

kantor swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah

arsip. Arsip-arsip dipergunakan untuk keperluan pada unit kerja di lingkungannya

sebagai pendukung pekerjaan unit kerja itu sendiri, maupun untuk keperluan di

luar unit kerja instansi. Suatu unit kerja organisasi akan dapat melaksanakan tugas

pokok dan fungsinya dengan baik apabila di dukung dengan pengelolaan data dan

informasi yang terekam dan tertata dalam arsip yang baik dan sempurna, yang

selanjutnya dapat dipergunakan untuk melakukan pelayanan kepada unit-unit

kerja maupun instansi luar yang memerlukan agar dapat ditemukan dengan cepat

dan benar.

Maksud dan tujuan tata kearsipan adalah untuk memberikan pedoman

teknis dan prosedural pengelolaan arsip untuk meningkatan efisiensi operasional

instansi dan pelestarian arsip yang bernilai guna pertanggung-jawaban nasional,

dengan tujuan terselenggaranya kegiatan administrasi yang efisien dan

terpeliharanya akuntabilitas penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Dalam instansi pemerintah maupun swasta, arsip digunakan sebagai alat

komunikasi sekaligus bahan yang memuat informasi sesuai dengan maksud dan

tujuan pada saat penciptaannya. Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara

otomatis menciptakan arsip-arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan, Pasal 3 ayat huruf a sampai dengan h menyebutkan bahwa tujuan

arsip adalah :

a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai

penyelenggara kearsipan nasional;

b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

yang sah;


2

2

c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat

melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem

yang komprehensif dan terpadu;

f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,

budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan

arsip yang autentik dan terpercaya.

Arsip akan tercipta dengan sendirinya apabila aktivitas-aktivitas dalam

pelaksanaan fungsi instansi berjalan dan merupakan hasil rekaman dari kegiatan

organisasi atau instansi. Arsip juga digunakan oleh instansi sebagai bahan bukti.

Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan yang terdahulu hingga saat ini untuk

dipergunakan sebagai bahan pengambil keputusan oleh pimpinan saat ini. Di

dalam pelaksanaan pekerjaan, arsip yang berada pada setiap unit kerja setiap saat

dipergunakan sebagai alat bantu guna menyelesaiakan pekerjaan administrasi.

Oleh karena itu manajemen pengelolaan arsip mutlak dilakukan dalam

suatu organisasi atau instansi karena di dalamnya akan terjadi permasalahan yang

kompleks, termasuk dalam masalah manajemen kearsipannya. Semakin besar

organisasi akan semakin banyak pula permasalahan yang muncul dalam

pengelolaan arsip antara lain terjadinya penumpukan arsip, kesulitan dalam proses

temu kembali serta melacak keberadaan arsip. Untuk mencapai efisiensi dana,

efektifitas kinerja, proses temu kembali dalam permasalahan pengelolaan

kearsipan harus ditangani secara serius dan professional dengan memperhatikan

kaidah kearsipan serta berpedoman pada ketentuan peraturan perundangan-

undangan yang berlaku.


3

3

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional instansi maka

diperlukan adanya proses penyusutan, arsip harus disusutkan berdasarkan nilai

guna arsip tersebut. Sesuai dengan pemenuhan peraturan perundangan UU No.43

Tahun 2009 Tentang Kearsipan, pada pasal 47 disebutkan mengenai “Penyusutan

Arsip” sebagai berikut:

(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c

dilaksanakan oleh pencipta arsip.

(2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD

dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan

pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan

pemerintah.

Dalam melakukan penyusutan arsip organisasi harus memiliki jadwal retensi

untuk menentukan masa retensi arsip. Sesuai dengan UU No.43 Tahun 2009

mengenai “kewajiban menyusun JRA” pada pasal 48 disebutkan:

(1) Lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta

BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA

(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan

lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta

BUMN dan BUMD

Menurut Pedoman Tata Kearsipan LIPI (2001:75) manfaat penyusutan

arsip yang konsisten sesuai dengan prosedural adalah dapat menghemat ruang

penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga dan waktu, sehingga tercapainya

penghematan biaya operasional. Oleh karena itu diperlukan adanya sistem

penyusutan arsip untuk menciptakan efektifitas tersebut.

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (selanjutnya akan disebut dengan

istilah LIPI) merupakan salah satu instansi pemerintahan yang membantu dalam

menyelenggarakan penelitian dan pengembangan, membina perkembangan,

memberikan jasa, dan memberikan saran kepada Pemerintah tentang

kebijaksanaan nasional di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Salah satu pelayanan jasa yang


4

4

diberikan LIPI adalah memberikan layanan informasi serta dokumen yang cepat,

tepat dan akurat seperti dokumen hasil penelitian dan dokumen bersifat umum.

LIPI telah membuatkan kebijakan Tata Kearsipan sebagai pedoman dalam menata

arsip, agar dapat memberikan informasi dan dokumen secara cepat, tepat dan

akurat sesuai dengan kebutuhan setiap unit kerja.

Dalam usaha pembenahan tata kearsipan, LIPI membuatkan Jadwal

Retensi Arsip yang sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan arsip dalam rangka penyusutan arsip inaktif secara tertib dan

merata di seluruh unit kerja di lingkungan LIPI. Dengan adanya Jadwal Retensi

Arsip LIPI maka akan tercapai penghematan, efisiensi ruangan, biaya dan waktu

dalam pencarian dan penemuan kembali arsip yang tersimpan, serta terlaksananya

penyusutan arsip-arsip LIPI berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

1.2 Perumusan Masalah

LIPI telah memiliki Pedoman Tata Kearsipan sebagai acuan dalam

melakukan pembenahan arsip, selain itu dalam pembenahan arsipnya LIPI telah

memiliki Jadwal Retensi Arsip sebagai pegangan bagi kegiatan kearsipan dalam

rangka penyusutan arsip inaktif agar dapat dilakukan secara tertib dan merata di

seluruh unit kerja di lingkungan LIPI.

Jadwal Retensi Arsip LIPI telah ditetapkan di unit kearsipan di lingkungan

LIPI dan telah mendapatkan persetujuan dari kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI) melalui surat nomor LT.10.1/926/2001 tanggal 11 Oktober

2001. Jadwal Retensi Arsip LIPI telah disosialisasikan di setiap unit kearsipan,

namun permasalahan yang terjadi adalah belum adanya keseragaman pada

implementasinya di beberapa unit kerja di lingkungan LIPI.

Yang menjadi pertanyaan dalam penelitian ini :

1) Sejauh mana penerapan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan LIPI ?

2) Apa kendala yang terjadi dalam penerapan Jadwal Retensi Arsip pada

unit-unit kearsipan di lingkungan LIPI?


5

5

1.3 Tujuan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan tujuan :

1. Mengetahui penerapan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan LIPI

dalam rangka tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan

efisien.

2. Mengidentifikasi kendala yang terjadi pada penerapan Jadwal

Retensi Arsip.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian dari sisi akademis adalah untuk menambah khasanah

pengetahuan tentang ilmu kearsipan terutama mengenai penerapan pengelolaan

kearsipan pada instansi pemerintah khususnya di lingkungan LIPI.

Manfaat praktis adalah hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan

masukan bagi pihak pengelola maupun pengambil keputusan di lingkungan LIPI

dalam merencanakan program pengelolaan arsip.

Manfaat pribadi adalah menambah wawasan bagi penulis sendiri dalam hal

penulisan penelitian dan rangka berpikir mengenai pengolahan informasi dengan

pengolahan yang terpadu dan terencana.

1.5 Metode Penelitian

Pendekatan penelitian ini adalah menggunakan pendekatan kualitatif. Data

penelitian dikumpulkan dengan cara melakukan wawancara dengan unit pengolah

kearsipan / arsiparis di lingkungan LIPI. Teknik wawancara ini dipilih untuk

mendapatkan informasi yang lengkap dan terinci mengenai permasalahan yang

diteliti. Jenis wawancara yang digunakan melalui pendekatan dan menggunakan

petunjuk umum wawancara (Patton, 1980:197), studi kepustakaan dilakukan

untuk mendukung dan melengkapi analisis hasil penelitian.


6

6

1.6 Definisi Istilah

a) Jadwal Retensi Arsip (JRA): yaitu daftar yang berisi sekurang-

kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan

arsip (PP 34 tahun 1979).

b) Nilai Guna Arsip: adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan bagi

kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepetingan pengguna arsip,

nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai

guna skunder (Surat Edaran ANRI No. SE/02/1983).

c) Retensi: berasal dari kata retention yang berarti menyimpan. Retensi

arsip berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang berkaitan erat

dengan nilai guna arsip (Pedoman JRA LIPI : 2002).

d) Unit Kearsipan: adalah unit yang disamping bertugas untuk

mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif, juga menyimpan dan

mengolah arsip inaktif yang berasal dari Unit Pengolah sesuai dengan

kebutuhan yang ada (Pedoman Tata Kearsipan LIPI : 2001).

e) Unit Pengolah: adalah unit kerja yang melaksanakan tugas pokok dan

fungsi organisasi serta menyimpan arsip aktif sebagai berkas kerja

(Pedoman Tata Kearsipan LIPI : 2001).


7

BAB 2

TINJAUAN LITERATUR

2.1 Pengertian Arsip

Arsip adalah "rekaman informasi, tanpa memandang media atau

karakteristiknya, dibuat atau diterima organisasi yang digunakan untuk

menunjang operasional" (Ricks, 1992:3). Arsip atau records merupakan informasi

yang direkam dalam bentuk atau media apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara

oleh suatu organisasi / lembaga / badan / perorangan dalam rangka pelaksanaan

kegiatan (Walne:1988), arsip tercipta karena berjalannya suatu fungsi administrasi

dan merupakan endapan rekaman informasi pelaksanaan dari kegiatan

administrasi.

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche

yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti

bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti

kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian

tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan

itu sudah cukup akrab di dengar, di samping juga sudah cukup tua umur

kemunculannya.

Identifikasi mengenai arsip secara umum sebagai berikut:

1. Fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas /

kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.

2. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi

atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan

arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas.

3. Arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan

tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.

Pada intinya arsip membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian.

Arsip sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, berfungsi

sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi

organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain.


8

8

Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada

menajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan

penyusutan (Kennedy:1998). Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus

tetapi ia merupakan hasil dari kegiatan organisasi atau instansi. Disini terlihat

kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi penciptanya) sebagai

bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai persoalan, bukti-bukti

transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang bersangkutan.

Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi,

sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip dinamis (records

management), arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan

Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip

aktif dari unit-unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi

masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku

dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI). Manfaat penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat

menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya

akan tercapai penghematan biaya operasional. Arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam

satu tahun (standar International Council on Archives), harus disimpan di tempat

yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre)

sebagai arsip in aktif.

Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik.

Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:

a. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks

yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim

disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang

dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3

kategori:

1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.

2. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.

3. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.


9

9

c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di

dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat

memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-

records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk,

cd rom dan lain-lain.

Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunikan media

perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special

format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah

arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis

kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut

merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual

lainya.

2.1.1 Peran Arsip

Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis

pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai

sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak

berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi. Di dunia yang semakin

kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau

pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui

pengelolaan arsipnya.

Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi yaitu, alasan

pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan

simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan (Sulistyo-Basuki, 2003). Lebih dari alasan-

alasan tersebut, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis

bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada

informasi (a modern organization is an information based organization).

Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam

organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan

manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.


10

10

2.1.2 Arsip dan Administrasi

Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah

mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai

bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.

A. Proses

1. Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan

kegiatan administrasi suatu instansi / organisasi.

2. Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga

setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:

a. Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk

kepentingan operasional intansi / organisasi secara fungsional.

b. Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-

unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat

informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam

waktu yang secepat mungkin.

B. Fungsi Arsip

Menurut UU No. 43 tahun 2009, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu

arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan kita mengenal

pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip

yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas

organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam

bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan

secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-

fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan

penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan

(continuing value).


11

11

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan

menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif

berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan

dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis

inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk

penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika

tersendiri apalagi bagi instansi yang tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip, artinya

bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip

sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus

didasarkan pada kebutuhan organisasi (Ricks : 1992).

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah

satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga

informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang

tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan

demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang

proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta

dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses

manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

C. Kegunaan Arsip

Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi

instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.

a. Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:

- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari

memori kolektif instansi

- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan

- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi

- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku

- bukti eksistensi instansi


12

12

b. Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:

- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional

- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi

intelektual bangsa

- bukti sejarah

2.2 Pengertian Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “Retention” yang berarti

menyimpan. Retensi arsip berarti Jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait

erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat

sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. Sesuai

dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979. Setiap arsip

ditentukan retensinya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dituangkan dalam

bentuk Jadwal Retensi Arsip. Dalam membuat Jadwal Retensi Arsip setidak-

tidaknya berisi informasi mengenai jenis arsip, jangka simpan dan keterangan.

Penentuan model Jadwal Retensi Arsip terbuka luas, sesuai dengan kebutuhan

instansi masing-masing, dalam hal ini dapat dilakukan pembuatan Jadwal Retensi

Arsip yang lebih rinci misalnya menyangkut jangka simpan aktif, inaktif dan lain-

lain.

Jadwal Retensi Arsip merupakan hasil keputusan pimpinan instansi untuk

menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai

kebutuhan hukum yang berlaku (Pedoman JRA LIPI:2002). Dengan demikian

juga menjamin akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan dan sekaligus

perlindungan hukum bagi petugas arsip/arsiparis yang melakukan penyusutan

arsip di masing-masing instansi/perusahaan. Muara akhir dari Jadwal Retensi

Arsip ada dua (2) yaitu :

1. Memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.

2. Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI)


13

13

Persoalan yang terjadi adalah dalam menghitung frekuensi penggunaan

berkas. Sering diperdebatkan pengertian frekuensi penggunaan, antara pihak Unit

Pengolah dengan pihak petugas arsip/arsiparis. Dalam situasi seperti tersebut ada

kecenderungan anggapan di Unit Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali

digunakan dianggap masih aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja

yang disebut in aktif. Akibat langsung dan kecenderungan ini adalah bahwa Unit

Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas

arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak ada sama saja.

2.2.1 Maksud dan Tujuan JRA

Maksud dari JRA adalah sebagai pedoman para petugas arsip/arsiparis

untuk mengurus arsip aktif yang masih dipergunakan sehari-hari di lingkungan

unit kerja yang dipimpinnya, mengirim arsip inaktif ke unit-unit kerja pengolah

kearsipan untuk disimpan dan melaksanakan penyusutan arsip.

Tujuan JRA adalah untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara

teratur dan terus menerus, mempermudah penyelamatan arsip yang masih

memiliki nilai guna permanen, dan meningkatkan efisiensi administrasi dan biaya

pemeliharaan arsip, sehingga pada akhirnya dapat mewujudkan tertib arsip di

lingkungan kerja/organisasi.

2.2.2 Manfaat dan Kegunaan JRA

Menurut Sulistyo Basuki (2003), Manfaat dari Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah

:

1. Menghemat waktu pencarian informasi dengan cara mengecilkan

jumlah arsip dinamis yang disimpan.

2. Menghindari masalah hukum.

3. Lebih efisien dalam mengantur arsip dinamis yang betul-betul penting.

4. Menghemat tempat.

5. Mengidentifikasi nilai guna arsip dinamis.


14

14

Secara garis besar JRA memuat beberapa hal antara lain :

1. Jenis arsip atau dokumen adalah spesifikasi pengelompokan fisik arsip

didasarkan pada jenis informasi yang memuat, yang mencerminkan

fungsi unit kerja dalam struktur organisasi.

2. Jangka waktu simpan merupakan jangka penyimpanan arsip yang

diperlukan pada masa aktif dan inaktif.

3. Hal-hal yang menyangkut sifat nilai guna arsip dicantumkan dalam

lajur keterangan, dengan kualifikasi permanen, vital, musnah, dan

dinilai kembali.

2.2.3 Fungsi JRA

Penyusutan arsip merupakan upaya kegiatan mengurangi jumlah arsip

yang tercipta. Selama instansi melaksanakan kegiatan selama itu pula arsip akan

tercipta, maka setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah

arsip akan menjadi masalah apabila tidak diimbangi dengan adanya kegiatan

pengurangan arsip.

Dengan adanya peningkatan jumlah arsip maka permasalahan yang timbul

bukan hanya menyangkut ruang penyimpanan arsip tetapi juga menimbulkan

pemborosan, khususnya untuk biaya penggunaan peralatan, sumber daya

manusia/tenaga kerja, pemeliharaan dan perawatannya serta kesulitan dalam hal

proses temu kembali, karena akan terjadi percampuran antara arsip yang masih

diperlukan dan yang tidak, dan ini berarti penghematan dan efisiensi tidak

terpenuhi (Sulistyo-Basuki, 2003:309).

Jadwal Retensi Arsip pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya

untuk arsip yang tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya Jadwal Retensi

Arsip. Sementara itu, sebagai lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap instansi

akan memiliki arsip yang tercipta sejak sebelum berlakunya Jadwal Retensi Arsip.

Baik arsip yang tercipta sebelum berlaku Jadwal Retensi Arsip maupun setelah

berlaku Jadwal Retensi Arsip yang semuanya perlu disusutkan. Berdasarkan

kenyataan tersebut, maka dapat dinyatakan:


15

15

1. Arsip yang tercipta setelah bertaku Jadwal Retensi Arsip disusutkan

berdasarkan Jadwal Retensi Arsip instansi yang bersangkutan.

2. Arsip yang tercipta sebelum berlaku Jadwal Retensi Arsip disusutkan

sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nornor 0l/SE/1981.

3. Jadwal Retensi Arsip yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam

penyusutan dan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan

disusutkan/dimusnahkan.

4. Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dapat dilakukan

secara sistematis oleh instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut

dinyatakan dinilai kembali atau berjangka simpan 10 tahun/lebih.

5. Pemusnahan arsip sebelum terbit Jadwal Retensi Arsip dapat dilakukan

hanya setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia, setelah mendengar pertimbangan pimpinan

instansi yang berkepentingan.

2.3 Nilai Guna Arsip

Sesuai dengan surat edaran Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip,

disebutkan :

Nilai guna Arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya

bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip,

nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna

sekunder.

Nilai Guna Primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi

kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Penentuan nilai guna primer tidak

hanya didasarkan kegunaanya dalam menunjang pelaksanaan kegiatan – kegiatan

yang berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pencipta arsip

tersebut di waktu yang akan datang. Nilai guna primer meliputi :

1. Nilai Guna administratif : yaitu dokumen/arsip yang isinya merupakan

perwujudan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat

berdasarkan wewenang dan tanggung jawab karena jabatannya dalam


16

16

rangka mencapai tujuan organisasi. Di dalam nilai guna administratif

ini sudah tercakup pula nilai guna organisasi dan manajemen.

Masa berlakunya nilai administratif arsip bergantung dari tujuan dan

kegunaan masing–masing arsip. Arsip tidak lagi memiliki nilai

administratif apabila :

1) Arsip telah selesai perannya dalam menunjang pelaksanaan

kegiatan administrasi.

2) Tujuan utama arsip telah terpenuhi.

3) Transaksi masing – masing arsip telah diselesaikan.

4) Arsip disimpan hanya untuk melindungi kesalahan administratif.

5) Arsip tersedia di tempat lain.

Berlakunya masa arsip berbeda-beda, ada yang memilki masa yang

panjang, ada pula yang pendek, untuk berkas transaksi biasanya

memiliki jangka simpan yang lebih lama. Sedangkan arsip hasil

kegiatan ketatausahaan umumnya memiliki jangka simpan yang lebih

pendek. Dengan demikian untuk menetapkan jangka simpan suatu

arsip harus memperhitungkan nilai guna lainnya.

2. Nilai Guna Keuangan : yaitu arsip yang memperlihatkan bagaimana

uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan. Dengan kata lain

arsip–arsip yang mengandung informasi tentang bahan–bahan

pembuktian di bidang keuangan. Arsip yang berisikan kebijaksanaan

dibidang keuangan dengan arsip yang berisikan mengenai transaksi

keuangan hendaknya dipisahkan. Arsip yang memuat kebijaksanaan

dibidang keuangan pada umumnya mempunyai jangka waktu

penyimpanan atau retensi lebih panjang.

3. Nilai Guna Hukum : yaitu arsip yang memuat kepastian hukum, yaitu

kepastian tentang hak dan kewajiban atau sebagai alat bukti atau

sarana hukum lainnya yang otentik. Arsip–arsip yang mempunyai nilai

guna hukum antara lain adalah arsip-arsip yang berisikan keputusan

atau ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan


17

17

sebagainya. Jangka waktu penyimpanan arsip-arsip yang bernilai guna

hukum tergantung pada hal atau urusan yang diperiksa. Kegunaannya

akan berakhir apabila urusannya telah selesai, telah kadaluawarsa atau

oleh karena ketentuan peraturan perundangan. Nilai hukum akan

berakhir apabila :

1) Tindakan-tindakan hukum telah dilengkapi atau diselesaikan

2) Arsip telah menyelesaikan tujuan utamanya

3) Jika hak-hak organisasi telah dilindungi.

4) Jika hak-hak individu yang terlibat telah dilindungi.

5) Arsip berada ditempat lain.

Jika nilai hukum telah terpenuhi tidak berarti kegunaan arsip telah

selesai. Kemungkinan arsip tersebut masih memiliki nilai lainnya.

4. Nilai Guna Ilmiah : yaitu arsip yang isinya mengandung bahan

informasi yang dapat dipergunakan sebagai obyek penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan. Apabila data tersebut tidak

dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian tidak diterbitkan,

maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu penyimpanan atau

retensi yang panjang.

Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan

arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan kepentingan umum di

luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti

dan bahan pertanggungjawaban nasional.

Nilai Guna sekunder diberlakukan apabila arsip–arsip tidak lagi ada

kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang bernilai guna

sekunder diserahkan ke Arsip Nasional dan disimpan oleh Arsip Nasional,

sehingga pihak lain diluar pencipta arsip dapat memanfaatkan dan

menggunakannya. Meskipun penentuan nilai guna sekunder ini merupakan

bagian tugas dari Arsip Nasional, namun pejabat instansi pencipta arsip

mempunyai peran serta dalam memberikan keterangan – keterangan yang


18

18

berharga tentang terciptanya dan kegunaan arsip – arsip itu. Nilai guna

sekunder meliputi :

1. Nilai Guna Kebuktian : yaitu arsip tersebut mengandung fakta dan

keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang

bagaimana lembaga/intansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur,

fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil dari kegiatannya

tersebut. Arsip semacam ini diperlukan pemerintah karena dapat

digunakan sebagai panduan untuk menyelesaikan masalah–masalah

yang serupa.

2. Nilai Guna Informasional : yaitu ditentukan oleh isi atau informasi

yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai

kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan

lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang,

tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

3. Nilai Guna Sejarah : yaitu arsip–arsip yang isinya mengandung

bahan informasi tentang kejadian–kejadian atau peristiwa–

peristiwa dalam proses perkembangan penyelenggaraan sebuah

lembaga/instansi.

Berdasarkan penilaian arsip tersebut akan menghasilkan dua (2)

kategori, yaitu :

a. Arsip penting dan tidak penting.

b. Dapat ditentukan pula apakah sekelompok arsip disimpan

permanen atau sementara dalam arti arsip tersebut dapat

dimusnahkan.

Arsip penting : yang dimaksud dengan arsip penting ialah arsip–

arsip yang diperlukan untuk membantu kelancaran pekerjaan suatu

organisasi serta diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi

dengan segala usahanya dan jika arsip–arsip itu hilang akan

mempengaruhi jalannya suatu organisasi. Pada umumnya arsip–arsip

ini mempunyai nilai ilmiah dan nilai organisasi.


19

19

Arsip tidak penting : ialah arsip–arsip yang tidak memiliki nilai

guna lagi jika urusannya telah selesai, sehingga tak memerlukan

pengolahan lagi dan apabila hilangpun tidak mempengaruhi jalannya

organisasi.

2.4 Jangka Waktu Penyimpanan Arsip

Penentuan jangka simpan arsip, merupakan bagian terpenting dalam

penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan dua hal yaitu nilai

guna arsip dan pertanggungjawaban hukum dalam penyelenggaraan kehidupan

kenegaraan. Penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat

menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan perlu dilaksanakan dalam tata

kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip – arsip

ke dalam dua kategori :

1. Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus disimpan.

2. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan

segera dikemudian hari.

Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan

dan fungsi penggunaannya. Perubahan ini mempengaruhi pada perubahan nilai

arsip serta masa/jangka waktu penyimpanannya. Penilaian arsip tidak dapat

dilakukan secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan

keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi

arsip dalam berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan

penggunaannya baik diwaktu sekarang maupun dimasa datang (Pedoman Tata

Kearsipan LIPI : 2001).

Dari aspek nilai guna, sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor

02/SE/1983, dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan

operasional instansi/organisasi yang bersangkutan. Nilai guna sekunder berkaitan

dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau pelestarian budaya bangsa.

Semua arsip yang bernilai guna sekunder tersebut dalam prinsipnya adalah arsip

bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya.


20

20

Untuk arsip, bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus

di lembaga pencipta (creating agency) apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib

diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.

2.5 Dasar Hukum

Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia. Dan aspek hukum terdapat

tiga hal yang harus dipertimbangkan, yaitu :

1. Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat

disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahun 1971, Undang-

undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Pasal 47 ayat 2 : Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga

Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN

dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan

masyarakat, bangsa dan Negara. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional

RI No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983. Meskipun demikian dokumen

untuk pengertian arsip perusahaan, juga perlu diperhatikan

Undang-undang No. 8 tahun 1997.

2. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan (PP

34/1979 Pasal 2) :

- Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan

Pemerintah masing-masing.

- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

- Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip

Nasional.

3. Ketentuan yang mengatur bidang operasionaI instansi pencipta arsip

(creating agency) setiap naskah dinas sebagai unsur pokok arsip, pada

prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti ketentuan

hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi pencipta.


21

21

Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut ketentuan

bagaimana suatu naskah dinas itu harus dikelola.

4. Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun

mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya. Dalam

hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-Undang Hukum

Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan

kontrak-kontrak kerja/business yang menyangkut hal-hal khusus.

Pengertian khusus-dihubungkan dengan teknologi tinggi, operasi

intelijen, dan lain-lain.

Penyusutan arsip harus di lakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang

berlaku. Artinya penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang

mendesak, melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan

dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar

operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat diukur dan

dituntut pertanggung jawabannya.

Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah dinas

(official papers) dan bentuk konfidential. Artinya informasi di dalamnya hanya

boleh diketahui atau dilihat oleb orang yang memerlukan dan berhak. Karena itu

harus ada ketentuan hukum yang mengatur keterbukaan informasi (access),

sehingga keberadaan JRA, pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi

para petugas arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur

organisasi pencipta arsipnya. Dari aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan,

yaitu :

- Sebagai sub sistem dari manajemen peningkatan efisiensi operasional

instansi.

- Perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban nasional serta

upaya pelestarian nilai budaya bangsa.


22

22

Adanya Jadwal Retensi Arsip, maka petugas arsip/arsiparis di instansi

yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip secara

sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan

kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan,

sehingga hanya arsip yang masih benilai guna sajalah yang disimpan. Hal ini akan

bermuara untuk penemuan arsip (retrieval). Hal penting dari manajemen arsip

yang baik adalah bahwa unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen

instansi dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional.

Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi

pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan

adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan

langkah penyelamatan bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi

intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti

pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi

kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah dalam rangka pembentukan

kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan

dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan nasional.

2.6 Sistematika dan Proses Penetapan JRA

Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979,

sebuah Jadwal Retensi Arsip setidak-tidaknya harus berisi informasi tentang tiga

hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan

tersebut untuk penentuan model Jadwal Retensi Arsip terbuka luas, sesuai

kebutuhan instansi masing-masing. Artinya dapat dilakukan pembuatan lebih

rinci, misalnya menyangkut jangka simpan aktif, inaktif, dan lain-lain.

Berdasarkan pengalaman teoritis dan praktek, sebuah Jadwal Retensi Arsip

sangat tepat bila disusun dalam format yang jelas. Jenis arsip merupakan susunan

arsip dan sebuah seri kegiatan (Records Series). Sementara jangka simpan

dibedakan antara, arsip aktif dengan inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi

mengenai nasib akhir bagi setiap seri arsip.


23

23

Jadwal Retensi Arsip pada prinsipnya adalah produk hukum untuk

menjamin bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum

yang berlaku. Keberadaan Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan Ketentuan

Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979, merupakan keharusan bagi setiap

instansi Pemerintah/Perusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 8 tahun 1997 tidak

merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusutan sebagai

komitmen nasional karena setiap perusahaan wajib menyerahkan arsip statis yang

bernilai pertanggungjawaban nasional ke Badan Arsip. Dengan demikian,

diperlukan kerjasama yang baik dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara

sistematis dapat dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi/perusahaan.

Oleh karena itu, Jadwal Retensi Arsip adalah sebuah produk hukum,

sebuah keputusan pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND, Direksi

Perusahaan), untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah

dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga

merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan dan sekaligus

perlindungan hukurn bagi petugas arsip/Arsiparis yang melakukan penyusutan

arsip di masing-masing instansi/perusahaan.

Sedangkan akhir dari Jadwal Retensi Arsip ada dua, yakni memusnahkan

atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan

pertimbangan tersebut, maka diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang

JRA, mengingat tiga hal : (ANRI : 1980)

1. Aspek Efisiensi : Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip yang telah

disetujui ANRI, berarti suatu instansi dapat melakukan penyusutan

arsipnya sendiri sesuai ketentuan Jadwal Retensi Arsip.

2. Aspek Akuntabilitas : Dengan bekerjasama dengan ANRI

memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang dianggap

mewakili akuntabilitas perannya secara nasional.

3. Aspek Budaya : Dengan adanya peran ANRI dalam penunusan Jadwal

Retensi Arsip, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti

pertanggungiawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah instansinya

secara otomatis sejak arsip masih aktif


24

24

Secara hukum proses penentuan Jadwal Retensi Arsip diatur dalam

Peraturan Pemerintah Nornor 34 tahun 1979. Secara umum, dapat dikatakan

sebagai berikut :

1. Perumusan rancangan Jadwal Retensi Arsip suatu instansi/perusahaan

disusun oleh suatu tim yang dibentuk oleh pirnpinan

instansi/perusahaan.

2. Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai nara

surnber perumusan JRA instansi/Perusahaan.

3. Rancangan Jadwal Retensi Arsip harus diajukan kepada Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk memperoleh persetujuan.

Dalam hal mengenai arsip Keuangan perlu dipertimbangan

pendapatnya Ketua BPK, dan Ketua BKN untuk arsip Kepegawaian,

serta Menteri Dalam Negeri untuk Arsip Pemerintahan Daerah.

4. Pimpinan instansi/Direksi Perusahaan menetapkan Keputusan

berlakunya Jadwal Retensi Arsip dilingkungan instansinya setelah

memperoleh persetujuan Kepala ANRI.


25

BAB 3

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah kualitatif.

Penelitian dilakukan secara deskriptif, dengan tujuan memberikan gambaran

tentang sebuah kondisi yang sedang berlangsung dan memeriksa sebab-sebab

munculnya gejala tersebut. Menurut Sulistyo-Basuki (2006:110) penelitian

deskriptif mencoba mencari deskripsi yang tepat dan cukup dari semua aktivitas,

objek, proses dan manusia.

Metode yang digunakan dalam penelitian adalah metode studi kasus

dengan mencari informasi yang relevan kepada seseorang dengan fokus pada

pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip LIPI. Penelitian dilakukan dengan teknik

observasi dan wawancara untuk memperoleh fakta terhadap pelaksanaan Jadwal

Retensi Arsip LIPI yang dilakukan unit–unit kearsipan.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di instansi Pemerintah LIPI, Jalan Jend. Gatot

Subroto No. 10 Jakarta Selatan. Waktu yang diperlukan dalam melakukan

penelitian ini selama 3 (tiga) bulan mulai dari bulan Februari sampai dengan bulan

Mei 2011.

3.3 Objek dan Subjek Penelitian

Objek penelitian adalah penerapan JRA LIPI di unit-unit kearsipan,

sedangkan subjek penelitian ini adalah pengelola arsip yang bertanggung jawab

melakukan penilaian arsip di unitnya masing–masing.


26

26

3.4 Kriteria Pemilihan Informan

Informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah pengelola arsip yang

paling mengetahui tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan LIPI.

Informan berjumlah 9 (sembilan) orang yang merupakan pengelola arsip di

lingkungan LIPI, yaitu : 1 orang dari bagian Tata Usaha dan Kearsipan, 1 orang

dari bagian Arsip dan Dokumentasi, 1 orang dari bagian Penggandaan dan

Persuratan, 3 orang dari Staf Pusat Kearsipan dan 3 orang dari Tata Usaha

Pimpinan .

Keterangan dari informan mengenai penerapan Jadwal Retensi Arsip LIPI

menjadi analisis dalam penelitian ini. Untuk memudahkan analisis data, informan

tersebut diberi nomor kode informan mulai dari 1 hingga 9 :

Informan Kode Informan

Bagian Tata Usaha dan Kearsipan 1

Bagian Arsip dan Dokumentasi 2

Bagian Persuratan dan Penggandaan 3

Staf Pusat Kearsipan 4, 5, 6

Bagian Tata Usaha Pimpinan 7, 8, 9

Tabel 4.1. Keterangan Informan

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data, peneliti melakukan :

Observasi

Observasi adalah bagian dalam pengumpulan data. Observasi berarti

mengumpulkan mengumpulkan data langsung dari lapangan. Data yang

diobservasi dapat berupa interaksi dalam suatu organisasi atau pengalaman

para anggota dalam berorganisasi.

Proses observasi dimulai dengan mengidentifikasi tempat yang hendak

diteliti dilanjutkan dengan membuat pemetaan, sehingga diperoleh

gambaran umum tentang sasaran penelitian. Kemudian peneliti

mengidentifikasi siapa yang akan diobservasi, kapan, berapa lama dan

bagaimana. Lantas peneliti menetapkan dan mendesain cara merekam

observasi tersebut. (Raco, 2010:112)


27

27

Dengan observasi peneliti akan menangkap hal yang mungkin tidak

diungkapkan oleh partisipan dalam wawancara atau tidak mau

diungkapkan oleh partisipan. Maksud utama observasi adalah

menggambarkan keadaan yang diobservasi (Raco, 2010:112). Kualitas

penelitian ditentukan oleh seberapa jauh dan mendalam peneliti mengerti

tentang situasi dan konteks dan menggambarkannya sealamiah mungkin.

Observasi dilakukan peneliti selama 2 bulan secara langsung, data

yang dikumpulkan diperoleh dari para pengolah kearsipan di unit kerja.

Selain itu juga dilakukan wawancara kepada setiap pengolah kearsipan

yang dilakukan secara mendalam guna mengetahui bagaimana penerapan

Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan LIPI.

Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh dua pihak,

yaitu pewawancara (interviewer) sebagai pengaju / pemberi pertanyaan

dan yang diwawancarai (interviewee) sebagai pemberi jawaban atas

pertanyaan itu. Maksud diadakannya wawancara seperti ditegaskan oleh

Lincoln dan Guba (1985:266) antara lain : mengkonstruksi perihal orang,

kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi, tuntutan, dan

kepedulian, merekonstruksi kebetulan–kebetulan harapan pada masa yang

akan mendatang; memverifikasi, mengubah dan memperluas informasi

dari orang lain ; dan memverifikasi, mengubah, dan memperluas

konstruksi yang dikembangkan oleh peneliti sebagai pengecekan anggota.

Wawancara yang dilakukan oleh peneliti dilakukan secara semi terstruktur

artinya kalimat dan urutan yang diajukan peneliti tidak harus mengikuti

ketentuan secara ketat.

Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari dan membaca berbagai

peraturan perundangan serta bahan-bahan pustaka yang berkaitan dengan

kajian penilaian arsip. Selain berupa peraturan dan buku, sumber data juga

diambil dari internet.


28

28

3.6 Analisis dan Pengolahan Data

Analisis data penelitian kualitatif pada dasarnya sudah dilakukan sejak

awal kegiatan penelitian sampai akhir penelitian. Dengan cara ini diharapkan

terdapat konsistensi analisis data secara keseluruhan. Karena mengingat penelitian

ini bersifat deskriptif, maka digunakan analisa data filosofis atau logika yaitu

analisa induktif.

Metode induktif adalah metode berpikir dengan mengambil kesimpulan

dari data-data yang bersifat khusus. Sebagai mana yang telah dijelaskan oleh

Sutrisno, yaitu : Berfikir induktif berangkat dari fakta-fakta yang khusus,

peristiwa-peristiwa yang kongkrit, kemudian dari fakta-fakta atau peristiwa-

peristiwa yang khusus, kongkrit itu ditarik generalisasi-generalisasi yang

mempunyai sifat umum. (Sutrisno, 1986:42)

Dalam penelitian ini digunakan metode induktif untuk menarik suatu

kesimpulan terhadap hal-hal atau peristiwa-peristiwa dari data yang telah

dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi, yang bisa

digeneralisasikan (ditarik kearah kesimpulan umum), maka jelas metode induktif

ini untuk menilai fakta-fakta empiris yang ditemukan lalu dicocokan dengan teori-

teori yang ada. Proses analisis data yang telah diperolah menggunakan dua

langkah yaitu:

1. Persiapan

Dimana dalam persiapan kegiatan yang akan dilakukan oleh peneliti yaitu:

Mengenai nama dan kelengkapan interview (sumber informasi) dan benda-

benda yang merupakan sumber data yang telah dikumpulkan.

Mengecek kelengkapan data, yaitu memeriksa isi instrument pengumpul

data dan isian-sisian data yang terkumpul dari sumber informasi

penelitian, termasuk didalamnya tentang tanggal pengutipan data, tanggal

interview dan tanggal dilakukan observasi.


29

29

2. Penerapan

Dalam penyusunan penelitian ini, penerapan yang digunakan adalah penerapan

yang sesuai dengan penerapan kualitatif, yang lebih cenderung menggunakan

analisa induktif yang berangkat dari khusus ke umum, maksudnya ialah

mengungkapkan proses pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip LIPI yang diterapkan,

serta faktor-faktor yang mendukung dan menghambat pelaksanaan Jadwal Retensi

Arsip tersebut dilingkungan LIPI.


30

BAB 4

PEMBAHASAN

4.1 Profil Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)

LIPI merupakan suatu lembaga pemerintah non-departemen yang

berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden.

Dengan dukungan lebih dari 4500 SDM dari beragam disiplin ilmu

dan tingkat pendidikan yang 35% diantaranya berkualifikasi sarjana,

master dan doctor, LIPI menjalankan beraneka ragam kegiatan di berbagai

lokasi yang tersebar di pelosok Nusantara.

Tugas pokok LIPI adalah melaksanakan tugas pemerintah dibidang

penelitian ilmu pengetahuan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Untuk melaksanakan tugas tersebut LIPI mempunyai fungsi :

1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang penelitian

ilmu pengetahuan.

2. Penyelenggaraan riset keilmuan yang bersifat dasar.

3. Penyelenggaraan riset inter dan multi displin terfokus.

4. Pemantauan, evaluasi kemajuan dan penelaahan kecenderungan ilmu

pengetahuan dan teknologi.

5. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LIPI.

6. Pelancaran dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di

bidang penelitian ilmu pengetahuan.

7. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di

bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana,

kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan

dan rumah tangga.


31

31

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Keterangan:

- BPK : Biro Perencana Keuangan

- BOK : Biro Organisasi Kepegawaian

- BKPI : Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek

- BUP : Biro Umum Perlengkapan

KEPALA

WAKIL KEPALA

SEKRETARIAT UTAMA

DEPUTI BIDANG ILMU

KEBUMIAN

DEPUTI BIDANG ILMU

PENGETAHUAN HAYATI

DEPUTI BIDANG ILMU

PENGETAHUAN TEKNIK

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN

SOSIAL DAN KEMANUSIAAN

DEPUTI BIDANG JASA

ILMIAH

BPK BOK BKPI BUP

INSPEKTORATPUSLIT

PERKEMBANGAN ILMU

PENGETAHUAN DAN

TEKNOLOGI


32

32

4.1.1 Sejarah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)

Keberadaan LIPI menandai suatu babak baru dalam perjalanan

panjang kegiatan kegiatan ilmu pengetahuan di Indonesia yang telah

mengakar sejak masa prakemerdekaan. Kegiatan ilmiah di Indonesia

dimulai abad ke-16 oleh Jacob Bontius. Pada akhir abad ke-18 dibentuk

Bataviaasch Genotschap van Wetenschappen. Dalam tahun 1817,C.G.L.

Reinwardt mendirikan Kebun Raya Indonesia (S’land Plantentuin) di

Bogor.

Pada tahun 1928 Pemerintah Hindia Belanda membentuk

Natuurwetwnschappelijk Raadvoor Neder-landsch Indie kemudian pada

tahun 1948 didirikan Organisatie voor Natuurwetenschappelijk Onderzoek

(Organisasi untuk Penyeledikan dalam Ilmu Pengetahuan Alam yang

dikenal dengan OPIPA). Keberadaan organisasi ilmiah tersebut sangat

terkenal di dunia internasional yang pada tahun 1928 dipercayai sebagai

penyelenggara Pacifik Science Congress IV.

Pada tahun 1956, melalui Undang Undang No.6 tahun 1956

pemerintah Imdonesia membentuk Majelis Ilmu Pengetahuan Indonesia

(MIPI) dengan tugas pokok :

1. Membimbing perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

2. Memberi pertimbangan kepada pemerintah dalam hal kebijaksanaan

ilmu pengetahuan.

Kemudian pada tahun 1962 pemerintah membubarkan LEMRENAS

(Lembaga Riset Nasional) dan MIPI (Majelis Ilmu Pengetahuan

Indonesia) dengan surat keputusan Presiden RI No.128 tahun 1967,

kemudian berdasarkan keputusan MPRS No.18/B/1967 pemerintah

membentuk Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) dan menampung

seluruh LEMRENAS dan MIPI. LIPI melaksanakan tugas teknis

operasional penelitian dan pengembangan melalui berbagai lembaga

dilingkungannya. Tugas pokok LIPI menurut Keputusan Presiden RI tahun

1967 adalah :


33

33

(1) Membimbing perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang

berakar di Indonesia agar dapat dimanfaatkan bagi kesejahteraan umat

manusia pada umumnya, rakyat Indonesia khususnya;

(2) Mencari kebenaran ilmiah, di mana kebebasan ilmiah, kebebasan

penelitian serta kebebasan mimbar dalam LIPI diakui dan dijamin,

sepanjang tidak bertentangan dengan Pancasila dan UUD 1945.

(3) Mempersiapkan pembentukan Akademi Ilmu Pengetahuan Indonesia

(AIPI).

Pada tahun 1986, berdasarkan keputusan Presiden RI Nomor I

Tahun 1986 terjadi reorganisasi LIPI dengan tugas pokok membantu

Presiden dalam menyelenggarakan penelitian dan pengembangan,

membina perkembangan, memberikan jasa dan memberikan saran kepada

pemerintah tentang kebijakan nasional di bidang Iptek.

Reorganisasi ini didahului dengan keputusan Presiden RI Nomor

43 Tahun 1985 yang menghapus Dewan Pembina Ilmu Pengetahuan, yaitu

dewan yang keberadaannya disahkan oleh keputusan Presiden RI Nomor

128 Tahun 1967 tentang pembentukan LIPI.

Sejalan dengan perkembangan kemampuan nasional dalam bidang

ilmu pengetahuan dan teknologi., organisasi lembaga-lembaga ilmiah di

Indonesia telah pula mengalami pertumbuhan dan perkembangan. Oleh

sebab itu, dipandang perlu untuk mengadakan penyesuaian tugas pokok

dan fungsi serta susunan organisasi LIPI sesuai dengan tahap dan arah

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, maka keputusan

Presiden No.128 tahun 1967, tanggal 23 Agustus 1967 diubah dengan

keputusan Presiden No.43 tahun 1985, dan dalam rangka penyempurnaan

lebih lanjut, tanggal 13 Januari 1986 ditetapkan keputusan Presiden

Republik Indonesia No.1 Tahun 1986 tentang pembentukan Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia, dan terakhir dengan keputusan Presiden Nomor

103 tahun 2001.


34

34

Reorganisasi LIPI mutakhir secara mendasar terlaksana pada tahun

2001 dengan pemekaran organisasi dalam tingkat kedeputian, berdasarkan

Keputusan Presiden RI Nomor 178 tahun 2000 tentang susunan organisasi

dan tugas Lembaga Pemerintah Non departemen sebagaimana telah

beberapa kali diubah terakhir dengan keputusan Presiden RI Nomor 43

yahun 2001, yang telah menetapkan organisasi dan tata kerja LIPI.

Penetapan tersebut didasarkan atas persetujuan Menteri Negara

Pendayagunaan aparatur Negara RI, dalam surat nomor

138/M.PAN/5/2001 tanggal 31 Mei 2001, dan berdasarkan keputusan

Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 1151/M/2001

tersusun Organisasi dan Tata Kerja LIPI.

Pada tanggal 25 Agustus 2004, atas persetujuan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara RI dalam surat Nomor

B/1732/M.PAN/8/2004, keputusan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan

Indonesia Nomor 3212/M/2004 tentang perubahan atas keputusan Kepala

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 1151/M/2001 tentang

Organisasi dan Tata Kerja LIPI. Perubahan Organisasi dan Tata Kerja LIPI

dimaksud adalah dalam rangka lebih meningkatkan dayaguna hasil guna

penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintahan di bidang penelitian ilmu

pengetahuan.

Ilmu pengetahun dan teknologi merupakan faktor pengubah utama,

yang dapat mengubah landscape sosial politik, ekonomi, budaya dan pada

akhirnya pasar. Aspek fundamentalnya adalah mereposisi ilmu

pengetahuan dan teknologi di Indonesia dengan perhatian khusus dan

upaya memperkuat kembali penelitian dasar yang berorientasi pada

kepentingan pembangunan berkelanjutan berwajah kemanusiaan.


35

35

4.2 Visi dan Misi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI)

Dalam lingkup LIPI sebagai lembaga akademik dan perintis

kehidupan ilmiah di Indonesia, dan kiprahnya dalam kehidupan berbangsa

dan bernegara dewasa ini, dipandang perlu mempertajam dan

memperbaharui visi dengan merujuk pada dinamika lingkungan strategis

serta dengan memperhatikan faktor-faktor kunci keberhasilan dan berbagai

kekuatan pendorong, maka LIPI mencanangkan visi : “Terwujudnya

kehidupan bangsa yang adil, cerdas, kreatif, integrative dan dinamis yang

didukung oleh ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanistik. Adapun

misi dari LIPI adalah :

1. Menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi agar menjadi penggerak

utama dan acuan dalam meningkatkan kemajuan dan persatuan bangsa,

memperkuat daya saing masyarakat.

2. Ikut serta dalam usaha mencerdaskan kehidupan bangsa dan melalui

pembangunan berkelanjutan yang berwajah kemanusiaan.

3. Memperkuat landasan etika keilmuan.

4.3 Organisasi Kearsipan Lembaga Ilmu Pengetahuan

Indonesia (LIPI)

Dalam instansi pemerintah, arsip – arsip diperlukan untuk

membantu pelayanan bagi pengguna ataupun keperluan informasi internal,

sebagai pengambilan keputusan oleh pimpinan yang menggantungkan

kepada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan

oleh petugas kearsipan.

Data yang diolah menjadi informasi berasal dari berbagai informasi

yang diberikan oleh unit kerja di lingkungan organisasi, instansi

pemerintah atau swasta yang terekam pada arsip. Oleh karena itu arsip

sangat penting dalam rangka memperoleh informasi yang akurat, cepat dan

tepat.


36

36

Dalam fungsi kearsipan yang dilakukan adalah melakukan

penataan kearsipan secara teliti, cermat dan tepat dan dijaga untuk

keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, pencatatan, penerusan,

pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan

pemusnahannya. Perlakuan kearsipan ini yang tujuan akhirnya adalah

menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan

pemakaiannya dengan penekanan biaya yang murah dan efisien.

Pengorganisasian arsip LIPI menerapkan tiga (3) sistem, yaitu

sistem sentralisasi, desentralisasi dan sistem kearsipan gabungan, yaitu

sentralisasi dan desentralisasi (Pedoman Tata Kearsipan LIPI : 2001).

1. Sentralisasi

Penerapan Sistem Kearsipan Sentralisasi pada LIPI, dalam bidang

kebijakan yang mencakup kewenangan, mengenai :

a. Penetapan pembakuan sistem kearsipan.

b. Penetapan standarisasi peralatan kearsipan.

c. Pemindahan dan pemusnahan arsip.

d. Penetapan dan pembinaan personil yang menangani kearsipan.

2. Desentralisasi

Sistem desentralisasi yang dilakukan LIPI atas pertimbangan

bahwa LIPI merupakan lembaga/instansi yang besar dengan ruang

kantor serta unit kerja yang terpisah-pisah, baik letak maupun

lokasinya. Oleh karena itu sistem desentralisasi ini dianut sehubungan

dengan kegiatan kearsipan, mulai dari perencanaan, penyimpanan,

peminjaman, pengawasan, pemindahan, dilaksanakan oleh unit kerja

masing–masing dan berada pada tempat unit kerja masing–masing.

Pertimbangan lain, karena unit kerja akan mudah melakukan dan

mencari kebutuhan untuk keperluan arsip yang berada pada unit kerja

sendiri, selain karena penanganan dan penelusuran arsip lebih mudah

dilakukan, dan dikenal dengan baik. Kegiatan yang dimaksud adalah

bidang pelaksanaan, meliputi :


37

37

a. Kegiatan pengurusan surat pada unit kerja di lingkungannya.

b. Penetuan dan perlengkapan peralatan, penyimpanan arsip.

c. Kegiatan pengawasan dan pemakaian arsip.

d. Kegiatan penyimpanan dan pengolah arsip aktif.

e. Kegiatan pengurangan dan pemindahan arsip.

3. Penggabungan Sentralisasi dan Desentralisasi

Sistem penggabungan antara Sistem Sentralisasi dan Sistem

Desentralisasi (kombinasi) merupakan kegiatan kearsipan yang karena

sesuatu hal dapat saling mengisi dari kelemahan dan keuntungan pada

pemakaian kedua system tersebut untuk segera dapat diatasi.

Di dalam penanganan arsip secara penggabungan ini, arsip yang

masih aktif yang masih dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di

unit kerja masing–masing pengelola, dan arsip yang kurang dipergunakan

disebut arsip inaktif dikelola di Record Center kantor Pusat LIPI dengan

pelaksanaan penyerahan dan pemusnahannya didasarkan prosedur serta

memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku. Dengan kata lain

bahwa pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip

inaktif dilaksanakan secara sentralisasi.

Dengan demikian, maka pengorganisasian dan pelaksanaan

kearsipan di lingkungan unit kerja LIPI, serta kebijakan bidang kearsipan

ditetapkan oleh Kepala LIPI. Sedangkan dalam rangka pembinaan

kearsipan, Kepala LIPI melimpahkan wewenangnya kepada Sekretaris

Utama LIPI dalam hal ini Biro Umum dan Perlengkapan LIPI.

4.3.1 Organisasi Dan Tugas Kearsipan

Sesuai dengan kebutuhan yang ada, organisasi penyelenggara

kearsipan pada unit kerja dilingkungan LIPI terdiri atas tiga (3) satuan

kerja, masing - masing adalah :

Unit Kearsipan I

Unit kearsipan I adalah unit kearsipan LIPI yang berada pada

bagian Tata Usaha dan Kearsipan, Biro Umum dan Perlengkapan,

yang merupakan :


38

38

- Unit kearsipan untuk seluruh unit organisasi di Lingkungan

LIPI

- Unit kearsipan untuk Kantor Pusat

Tugas–tugas Unit Kearsipan I, yaitu :

a. Membina pengembangan administrasi kearsipan di lingkungan

unit kerja LIPI

b. Membina penyelenggaraan administrasi kearsipan pada

Kantor Pusat (Pimpinan, dan Biro di Kantor Pusat) yang

meliputi kegiatan:

1. Pengurusan surat.

2. Pengelolaan arsip inaktif.

3. Pemusnahan arsip yang bernilai guna (sesuai dengan

ketentuan perundang-undangan yang berlaku).

4. Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional.

Unit–unit pengolah yang dilayani oleh Unit Kearsipan I, adalah :

a. Sekretaris tama

b. Deputi

c. Biro

d. Inspektorat

e. Pusat Penelitian Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi

Unit Kearsipan II

Unit Kearsipan II adalah :

- Bagian Tata Usaha dan atau Subbagian Tata Usaha

dilingkungan Puslit/Pusat, yang merupakan unit kearsipan di

Puslit dan Pusat.

- Sub Bagian Tata Usaha di UPT, yang merupakan unit

kearsipan di UPT.

Tugas–tugas Unit Kearsipan II, meliputi :

a. Membina penyelenggraan administrasi kearsipan untuk eselon

dibawahnya.


39

39

b. Menyelenggarakan administrasi kearsipan unit – unit pengolah

masing–masing, meliputi :

1. Pengurusan surat.

2. Penyimpanan (terminal sementara) arsip inaktif sebelum

dipindahkan ke Unit Kearsipan I.

3. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna (sesuai

ketentuan perundangan-undangan yang berlaku) atas

persetujuan Unit Kearsipan I.

Unit–unit pengolah yang dilayani oleh unit Kearsipan II, antara

lain adalah :

a. Kepala Pusat/Kepala Puslit

b. Bidang–bidang

c. Bagian/Sub.bagian

Unit Kearsipan III

Unit Kearsipan III adalah Sub bagian Tata Usaha di Balai, Cabang

dan Bidang pada Puslit/Pusat yang berlokasi di luar Puslit/Pusat.

Adapun pertelaan tugas masing–masing Unit Kearsipan adalah

sebagai berikut :

Tugas Unit Kearsipan III, yaitu :

a. Menyelenggarakan administrasi kearsipan untuk unit pengolah

masing–masing yang meliputi :

1. Pengurusan surat

2. Penyimpanan (terminal sementara) arsip inaktif sebelum

dipindahkan ke Unit Kearsipan II.

3. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna (sesuai dengan

ketentuan yang berlaku) atas persetujuan Unit Kearsipan I.


40

40

Gambar 4.2

Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan (BUP)

BIRO UMUMDAN

PERLENGKAPAN

Bagian Rumah Tangga

Sub.Bagian Persuratan dan Penggandaan

Sub. Bagian Arsip dan Dokumentasi

Sub.Bagian Penggandaan dan Distribusi

Bagian PerlengkapanBagian Tata Usaha dan Kearsipan

Sub.Bagian Pembayaran

Sub. Bagian Protokol dan Perjalanan Dinas

Sub.Bagian Urusan Dalam

Sub.Bagian Tata Usaha Pimpinan

Sub.Bagian Inventaris dan Penghapusan

Sub.Bagian Pemeliharaan Sarana

dan Prasarana


41

41

4.3.2 Jadwal Retensi Arsip Lembaga Ilmu Pengetahuan

Indonesia (LIPI)

Dalam penyelenggaraan administrasi di suatu organisasi tidak

terlepas dari ketentuan–ketentuan yang berlaku khususnya mengenai

kearsipan yang tertuang dalam Undang-undang No.7 tentang “Ketentuan–

ketentuan Pokok Kearsipan” yang mempunyai nilai dan arti yang sangat

penting, karena merupakan sebagai bahan bukti resmi mengenai

penyelenggaraan administrasi dari suatu pertanggungjawaban kegiatan.

Maksud dibuatnya pedoman Jadwal Retensi Arsip LIPI adalah

sebagai pegangan bagi pelaksana kegiatan kearsipan dalam rangka

penyusutan arsip inaktif secara tertib dan merata di seluruh unit kerja

dilingkungan LIPI, dengan tujuan mempermudah proses penyusutan arsip

secara teratur dan terus menerus, mempermudah penyelamatan arsip yang

masih memiliki nilai guna permanen dan meningkatkan efisiensi

administrasi dan biaya pemeliharaan arsip, yang pada akhirnya dapat

mewujudkan tertib arsip di lingkungan LIPI.

Dengan adanya pedoman Jadwal Retensi Arsip LIPI yang telah

mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) melalui surat LT.10.1/926/2001 tanggal 11 Oktober 2001, maka

diharapkan akan tercapai nya penghematan dan efisiensi ruangan, biaya

dan waktu dalam pencarian penemuan kembali arsip yang tersimpan, serta

terlaksananya penilaigunaan arsip – arsip LIPI berdasarkan Jadwal Retensi

Arsip LIPI untuk dapat ditentukan dalam penyusutan melalui pemindahan

arsip dari unit pengolah kearsipan ke unit kearsipan dan dari unit kearsipan

ke Arsip Nasional RI, serta pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.

Jadwal Retensi Arsip LIPI diharapkan bermanfaat sebagai pedoman bagi

para pengelola kearsipan di lingkungan LIPI.


42

42

4.3.3 Penyusutan Arsip Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

(LIPI)

Penyusutan dilakukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu

penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip

ditentukan oleh Jadwal Retensi Arsip yang disusun berdasarkan ketentuan

peraturan perundangan yang berlaku.

Maksud penyusutan adalah untuk penghematan : ruang untuk

penyimpanan, biaya untuk pengadaan sarana dan waktu dalam usaha pencarian

kembali arsip yang disimpan. Arsip yang telah disisihkan berdasarkan jangka

waktu retensinya harus diadakan penilaian kembali untuk dapat menentukan

arsip–arsip mana yang dapat dipindahkan dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan,

dari Unit Kearsipan III ke Unit Kearsipan II, dari Unit Kearsipan II ke Unit

kearsipan I atau dari Unit kearsipan I ke Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI), dan arsip–arsip mana yang dapat dimusnahkan.

1. Tata Cara Penyusutan

a. Unit Pengolah

- Unit pengolah menentukan arsip aktif dan arsip inaktif, arsip

inaktif tidak perlu lagi disimpan di Unit Pengolah.

- Arsip yang tidak perlu disimpan di Unit Pengolah tersebut

dipisahkan lagi antara arsip yang dapat langsung dimusnahkan dan

yang akan dipindahkan penyimpanannya ke Unit Kearsipan.

- Arsip yang akan diserahkan ke Unit Kearsipan ditata pada berkas

tersendiri dengan sistematik sama dengan arsip aktif.

- Pada waktu yang telah ditentukan pula, arsip tersebut dipindahkan

atau diserahkan kepada Unit kearsipan

b. Unit Kearsipan

- Sesuai dengan jadwal penyusutan, pada waktunya dilakukan

penelitian apakah ada arsip yang sudah melampaui jadwal retensi.

- Arsip yang telah habis jangka retensinya dipisahkan tersendiri.

- Berkas arsip yang akan diserahkan ke ANRI dibuatkan daftar.


43

43

4.4 Analisis Data

4.4.1 Pendidikan Informan

Informan Pendidikan Informan

Bagian Tata Usaha dan Kearsipan S1 Sosial

Bagian Arsip dan Dokumentasi S1 Sosial

Bagian Persuratan dan Penggandaan S1 Sosial

Staf Pusat Kearsipan S1 Ekonomi, Informasi

Teknologi

Bagian Tata Usaha Pimpinan S1 Sosial, D3 Sekretaris,

D3 Humas

Tabel 4.2. Keterangan Pendidikan

Dapat dilihat dari latar pendidikan di atas bahwa tidak ada seorangpun dari

informan yang berlatar belakang pendidikan formal ilmu kearsipan. Hampir

semua mendapatkan pendidikan kearsipan dari Diklat yang diadakan oleh instansi

baik dari dalam maupun dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Menurut undang-undang No.43 Tahun 2009, pengembangan kompetensi dan

keprofesionalan arsiparis harus melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta

pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan.

4.4.2 Manfaat Jadwal Retensi Arsip LIPI dalam Pengelolaan

Arsip

Penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada dalam

Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009, Pasal 47 ayat 2 : Penyusutan arsip yang

dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,

serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan

memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa

dan negara.


44

44

Jadwal retensi merupakan komponen penting dalam pengelolaan arsip di

lingkungan LIPI. Untuk mewujudkan jadwal retensi yang menunjang efisiensi dan

efektifitas dalam pengelolaan arsip harus dilakukan secara cermat, menyeluruh,

dan terintegrasi. Kesalahan dalam menentukan masa simpan akan berpengaruh

pada efisiensi dan efektifitas. Sedangkan ketepatan dalam penentuan nasib akhir,

yang menentukan musnah atau permanent suatu berkas, akan menentukan hilang

atau selamatnya informasi yang terkandung dalam suatu arsip.

Ira A.Penn (1994 : 117) menyebutkan manfaat yang diperoleh dari jadwal

retensi, yaitu :

1. Menghemat waktu pencarian informasi dengan cara mengecilkan jumlah

arsip dinamis yang disimpan.

2. Menghindari masalah hukum.

3. Lebih efisien dalam mengatur arsip dinamis yang betul–betul penting.

4. Menghemat tempat.

5. Mengidentifikasi nilai guna arsip dinamis.

Hasil penelitian yang ditemui oleh penulis dengan beberapa informan

memang menganggap Jadwal Retensi Arsip LIPI memberikan manfaat bagi

pengelolaan arsip di lingkungan LIPI. Hasil wawancara dengan informan adalah :

......Jadwal Retensi Arsip sangat bermanfaat, dengan adanya pedoman

pemusnahan arsip ini akan membantu pengelolaan arsip disetiap unit kerja yang

ada dilingkungan LIPI, selain itu JRA sangat membantu dalam menentukan usia

arsip, sehingga tidak terjadi penumpukan–penumpukan arsip yang terjadi pada

sebelumnya (informan 1).

......dengan adanya pedoman JRA LIPI maka akan tercapai penghematan dan

efisiensi ruangan, waktu, biaya dan waktu pencarian arsip/temu kembali arsip

yang tersimpan, serta dengan adanya JRA LIPI dapat menentukan nilai guna

arsip yang dimilki. Selain itu jadwal retensi sangat membantu dalam pelaksanaan

pedoman tata kearsipan yang dimiliki LIPI (informan 2).


45

45

Pendapat informan 1 dan 2 ini senada dengan pendapat informan 3 dan 4 bahwa

dengan adanya JRA LIPI dapat mendorong pengelolaan tata kearsipan di

lingkungan LIPI menjadi lebih baik dan teratur, karena sudah memiliki standar

dalam pengelolaan arsip. Kutipan wawancara dengan informan :

……Sebelum JRA LIPI disosialisasikan dan di terapkan , pengelolaan arsip

dilingkungan LIPI sangat memprihatikan, banyak sekali penumpukan

berkas/arsip di setiap unit kerja, arsip hanya di ikat dan diletakan begitu saja

disetiap ruang kerja (informan 3)

…… Tidak ada pembedaan mana arsip yang bernilai guna atau arsip yang

disimpan lama kelamaan menumpuk menjadi sampah. Dengan adanya JRA ini

hal tersebut dapat di hindari yaitu dengan mengikuti pedoman yang sudah ada

(informan 4 ).

……Dengan adanya JRA penatapan arsip ditempat saya dirasakan lebih baik,

arsip-arsip lebih tertata dengan rapih, kita juga bisa memusnahkan arsip inaktif

yang sudah tidak memiliki nilai guna sesuai dengan pedoman yang sudah ada

(informan 5 & 6)

Sedangkan berdasarkan wawancara dengan informan 7, JRA LIPI belum dapat

dirasakan manfaatnya secara menyeluruh, walaupun seharusnya JRA LIPI dapat

memberikan manfaat dalam pengelolaan arsip, berikut hasil wawancaranya :

……JRA LIPI bermanfaat karena akan memberikan keseragaman dalam

pengelolaan arsip, namun sampai saat ini masih belum terasa manfaatnya karena

penerapannya belum dilakukan secara menyeluruh di setiap unit kerja, dan pada

kenyataannya hanya pengelola di unit kearsipan saja yang mengetahui tentang

kearsipan. Sedangkan di unit kerja lainnya masih banyak yang kurang mengerti

dan mengetahui tentang manfaat JRA LIPI (informan 7).


46

46

……Belum semua merasakan manfaat JRA LIPI dikarenakan faktor ketersediaan

SDM dan fasilitas yang ada dilingkungan LIPI , informan 6 sendiri bukan sebagai

petugas khusus kearsipan karena tugas utamanya adalah sebagai sekretaris,

sehingga dengan posisi tersebut menyebabkan kesulitan dalam memahami JRA

LIPI dibandingkan dengan petugas khusus kearsipan lainnya (informan 6).

Berbeda hasil wawancara dengan informan 9, JRA LIPI dapat dirasakan

manfaatnya, walaupun belum dilakukan secara menyeluruh, berikut hasil

wawancaranya :

……penatapan JRA LIPI ditempat saya sangat bermanfaat, arsip-arsip lebih

tertata dengan rapih, kita juga bisa memindahkan arsip inaktif yang sudah tidak

digunakan ke Unit Kearsipan sesuai dengan pedoman yang sudah ada sehingga

tidak ada penumpukan arsip di unit kerja (informan 9)

4.4.3 Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan LIPI

Penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) LIPI belum dilaksanakan secara

menyeluruh di setiap unit kerja oleh karena itu sebaiknya penerapan JRA LIPI

dalam pengelolaan arsip mulai mendapatkan perhatian dari institusi dan

mendapatkan fasilitas yang memenuhi sebagai penunjang pelaksanaan

pengelolaan arsip. Hal ini diutarakan oleh informan 1 pada saat wawancara:

……Sebelumnya arsip hanya dipandang sebelah mata, dan dianggap sebagai

tempat menyimpan berkas yang lama–lama menumpuk dan terlihat seperti

gudang, tapi dengan adanya Pedoman Tata Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip

(JRA) LIPI, arsip banyak sekali mengalami perubahan yang lebih baik. (informan

1).

Perkataan ini dibuktikan dengan pengelolaan arsip yang lebih terorganisir sesuai

dengan Pedoman Tata Kearsipan yang telah dibuatkan. Perubahan pandangan

pengarsipan sebagai gudang juga terlihat dalam penempatan dan penyimpanan

arsip sesuai dengan tingkat kebutuhan arsip tersebut, berikut hasil wawancaranya :


47

47

……arsip dinamis aktif yang masih diperlukan secara terus - menerus disimpan

diunit pengolah masing–masing, sedangkan arsip inaktif yang frekuensi

penggunaannya sudah berkurang di simpan di unit kearsipan (informan 2 dan 3).

Informan 9 mengatakan bahwa pelaksanaan JRA LIPI ditempatnya sudah cukup

baik.

……Pelaksanaan JRA LIPI sudah dilakukan, penataan kearsipan di unit kerja

saya menjadi lebih terorganisir, arsip yang masa retensinya inaktif diserahkan

kepada Unit Kearsipan dan dibuatkan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) terlebih

dahulu (informan 9).

pernyataannya didukung oleh informan lainnya yang penulis wawancarai juga.

Unit Kearsipan Pusat LIPI sudah melaksanakan retensi dan memiliki infrastruktur

ruang penyimpanan arsip. Pelaksanaan pengolahan arsip sudah teratur, untuk arsip

inaktif di tempat terpisah dari unit kerja berasal dari informan 4, Hasil wawancara

sebagai berikut :

……Untuk arsip semi aktif kami simpan di Record Center tetapi jika masih sering

dibutuhkan arsip tersebut masih disimpan di unit kerjanya dan untuk arsip inaktif

yang sudah jarang digunakan dismipan di Record Center hingga selesai masa

retensinya, apakah dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip statis berdasarkan

nilai guna arsip tersebut (informan 4).

Penerapan JRA LIPI menurut informan, sudah sesuai dengan tujuan

jadwal retensi menurut Ira A.penn (Penn, 1994 : 116) yaitu :

1. Menunjukan arsip dinamis mana yang telah berakhir masa retensinya.

2. Menyimpan arsip dinamis aktif untuk jangka waktu tertentu yang sudah

ditentukan.

3. Melestarikan arsip dinamis yang masih mempunyai nilai guna jangka

waktu yang cukup lama.


48

48

Beberapa informan juga menerangkan bahwa mereka telah melaksanakan

pengelolaan arsip sesuai dengan Pedoman JRA LIPI, namun pelaksanaannya

belum dilakukan secara optimal karena faktor SDM yang ada dilingkungan LIPI.

Menjadi seorang tenaga arsip dengan latar belakang yang bukan dari kearsipan

membuat informan 5 belum merasa optimal dalam melakukan pengelolaan arsip

ditempatnya, berikut hasil wawancaranya :

……Sudah, tetapi belum dilakukan secara optimal karena saya sendiri tidak

memiliki latarbelakang kearsipan, saya rasa dengan adanya SDM yang benar-

benar memiliki latar belakang pendidikan kearsipan akan sangat mempengaruhi

Sistem Tata Kearsipan yang sudah ada, apalagi dengan adanya penerapan JRA

LIPI, seharusnya sistem pengolahan kearsipan akan lebih baik lagi (informan 5).

Informan 7 juga mengatakan bahwa para pengolah kearsipan yang ada

dilingkungan LIPI tidak memiliki latarbelakang pendidikan kearsipan,

kebanyakan dari mereka mendapatkan pendidikan kearsipan hanya dari

pendidikan dan latihan yang diadakan atau diselenggarakan oleh instansi, berikut

hasil wawancaranya :

……Pengelola kearsipan yang ada dilingkungan LIPI tidak memiliki latar

belakang pendidikan kearsipan, kebanyakan dibekali pendidikan kearsipan dari

diklat yang diadakan oleh instansi luar maupun ANRI, hal ini mempengaruhi

optimalisasi dalam penerapan tata kearsipan, karena masih kurangnya pehaman

mengenai kearsipan oleh para pengolah kearsipan. (informan 7).

Selain memaparkan kondisi SDM, informan 1 dan 2 juga memaparkan kondisi

penyimpanan arsip yang masih kekurangan ruang untuk menyimpan arsip inaktif

dan fasilitas lainnya, berikut hasil wawancaranya:


49

49

……penyimpanan arsi–arsip inaktif masih ada yang disimpan di unit–unit

kerjanya masing–masing tanpa gudang, selain itu tempat penyimpanan arsip

inaktif di Record Center pun terbatas, karena ruang penyimpanannya yang masih

kurang serta fasilitas yang tersedia di dalam Record Center yang belum

menunjang sesuai dengan kebutuhan arsip (informan 1 dan 2).

Dalam pelaksanakaan Pedoman Tata Kearsipan dan penerapan JRA LIPI salah

satu informan memaparkan keinginannya, berikut hasil wawancaranya :

……Saya mengharapkan Tata Kearsipan dilingkungan LIPI dapat berjalan

dengan baik dan dengan adanya JRA LIPI ini dapat membantu dalam

menyusutkan arsip sesuai masa retensinya, selain itu diharapkan juga agar Tata

kearsipan ini lebih diperhatikan oleh pimpinan, mulai dari sarana dan

prasananya sehingga system kearsipan di lingkungan LIPI dapat dilakukan

secara optimal (informan 2).

Hal serupa dikatakan oleh informan 7 dalam hasil wawancaranya, yaitu :

…….Dengan adanya JRA LIPI ini diharapkan dapat membantu dalam proses

penataan arsip, tapi saat ini banyak sekali kendala yang kami alami, seperti

dalam hal fasilitas saran, masalah ini harus diperhatikan lagi (informan 7)

Hal ini tidak sesuai dengan Undang-undang kearsipan Nomor 43 Tahun 2009

Pasal 32 ayat 1 mengenai Prasarana dan Sarana, yaitu :

“Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana

kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip”. Dimana

dengan adanya Prasarana dan sarana yang baik maka sistem kearsipanpun akan

berjalan dengan baik, termasuk dari tempat dan lokasi penyimpanan arsip yang

memerlukan perhatian.


50

50

4.4.4 Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan

LIPI

Dalam mengimplementasikan Jadwal Retensi Arsip LIPI, kendala yang

ditemukan di beberapa tempat hampir sama yaitu, mengenai kurangnya perhatian

dan dukungan dari pimpinan, kurangnya fasilitas yang menunjang jalannya sistem

kearsipan serta kurangnya SDM yang khusus di bidang kearsipan dan lain–lain.

Pengembangan SDM untuk menunjang kegiatan kearsipan dapat dilakukan sesuai

dengan undang-undang No.43 Tahun 2009, Pasal 30 ayat 2 :

Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan

arsiparis melalui upaya:

a. pengadaan arsiparis;

b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui

penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan

pelatihan kearsipan;

c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan

d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber

daya kearsipan.

Arsip sebagai sumber informasi memiliki peranan yang sangat penting dan

dapat dipertanggungjawabkan, arsip juga dapat berperan dalam pengambilan

keputusan sebagai bukti otentik dari kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi.

Arsip–arsip sebagai sumber informasi perlu mendapat perhatian yang

serius dari pimpinan agar dapat dikelola dengan sungguh–sungguh dengan

memenuhi proses yang dilalui sesuai dengan Pedoman Tata Kearsipan yang

berlaku. Kurangnya dukungan menyebabkan sulitnya pengelola arsip dalam

melaksanakan tugasnya, seperti yang diutarakan oleh informan pada saat

wawancara :


51

51

……Pengelolaan retensi arsip sulit dilaksanakan, karena kurangnya SDM dalam

melaksanakan tugas sedangkan pada kenyataannya dilapangkan volume arsip

yang dikerjakan sangatlah banyak (informan 4).

……Rata-rata yang menangani arsip tidak memiliki latar belakang pendidikan

kearsipan, sehinggga banyak sekali yang masih kurang memahami ilmu kearsipan

serta kesadaran dan tanggung jawab penanganan arsip sangat kurang (informan

3).

informan 7 membenarkan apa yang dikatakan oleh informan sebelumnya dan

menambahkan bahwa perlunya ada keputusan langsung dari pimpinan mengenai

tanggung jawab pengelolaan arsip, berikut kutipan wawancaranya :

……dengan kurangnya SDM di bidang kearsipan dapat menghambat penerapan

JRA LIPI, selain itu pimpinan perlu menunjuk langsung kepada setiap

penanggung jawab pengelola arsip di unit kerjanya (informan 7).

Selain itu ketidakjelasan struktur dan kebijakan menyangkut unit pengolah

kearsipan, kendala yang terjadi dilapangan adalah sikap tidak mau bekerja sama

dari unit kerja yang menganggap pengelolaan kearsipan menambah pekerjaan

mereka. Hal ini dialami oleh informan 6 beberapa unit kerja tidak melakukan

penilaian arsip untuk melakukan retensi arsip di unit kerja mereka sendiri. Berikut

kutipan wawancaranya :

……untuk jadwal retensi arsip, unit – unit kerja lainnya hanya mengandalkan unit

kearsipan dan tidak mau pusing memikirkan JRA, mereka beranggapan dengan

adanya retensi arsip menambah beban kerja mereka, Usaha sosialisai penerapan

JRA LIPI sudah dilakukan, akan tetapi kepedulian mengenai arsip dirasakan

kurang (informan 6).


52

52

…….Saya sebenarnya ingin arsip dapat dikelola dengan rapi, tapi kendalanya

waktu dalam pengerjaan. Karena tugas saya sebagai sekretaris menyita banyak

waktu (informan 8 dan 9)

Dapat dilihat bahwa sebenarnya pengelolaan arsip diperlukan tetapi kurangnya

kesadaran dan rasa tanggung jawab masih kurang. Selain itu menurut informan 5

mengatakan :

……Sistem pengelolaan kearsipan sudah berjalan dengan baik hanya di unit

kearsipan pusat, yang lainnya di unit kerja masing-masing belum dilakukan

secara merata. Seharusnya dengan adanya pedoman Tata Kearsipan, arsip yang

ada dilingkungan LIPI tertata dengan baik (informan 5).

Hingga saat ini pengelolaan arsip dilingkungan LIPI memang belum

terlalu diperhatikan karena masih banyak civitas LIPI yang beranggapan bahwa

Sistem Tata Kearsipan belum begitu penting.

Kegiatan penyusutan arsip sangat perlu direncanakan oleh sebuah

organisasi. Kegiatan penyusutan dilakukan dengan survey arsip yang memiliki

nilai kegunaan bagi organisasi dan lingkungannya dan dituangkan dalam JRA.

Jadwal Retensi Arsip menjadi pedoman untuk melakukan kegiatan penyusutan

secara tepat waktu dan mempertimbangkan fungsi dan kegiatan organisasi.


53

BAB 5

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian maka penulis mengambil kesimpulan

bahwa Jadwal Retensi Arsip LIPI sebagai pedoman pengelolaan arsip

dapat membantu melaksanakan penyusutan arsip secara sistematis dan

memudahkan dalam penemuan kembali arsip, sehingga tidak akan terjadi

penumpukan arsip dan arsip–arsip yang disimpan berdayaguna dan tepat

guna di lingkungan LIPI. Namun demikian, Jadwal Retensi Arsip LIPI

belum diimplementasikan secara merata, tidak semua unit kerja melakukan

pengelolaan arsip di lingkungan kerjanya, dan masih terdapat beberapa

unit kerja yang melakukan penyusutan arsip dengan tidak menggunakan

pedoman Jadwal Retensi Arsip LIPI sebagai acuannya. Penyebabnya

adalah ketidaksepahaman antara pengelolaan arsip dengan unit–unit kerja

mengenai tugas pencatatan dan pengelolaan arsip dinamis yang membuat

kinerja pengelolaan arsip terganggu.

Kekurangan Sumber Daya Manusia (SDM) khusus kearsipan yang

memiliki latar belakang ilmu kearsipan menjadi kendala lambatnya

implementasi Jadwal Retensi Arsip LIPI dan pengelolaan arsip lainnya

secara menyeluruh. Hal ini terjadi karena kurangnya perhatian pimpinan

unit kerja dan adanya pandangan bahwa pengelolaan arsip dapat dilakukan

oleh latar belakang pendidikan apa saja tanpa diperlukan pendidikan

khusus kearsipan.

Permasalahan yang timbul juga terjadi karena kurangnya dukungan

dari pimpinan khususnya mengenai kebijakan untuk pengelolaan arsip

tersebut, hal ini terlihat dari fasilitas pengeloaan arsip yang tersedia, mulai

dari pemeliharaan arsip hingga penyimpanan arsip selain itu perlu adanya

penanggung jawab secara khusus pengelolaan arsip disetiap unit kerja

Puslit/Pusat/Biro. Dengan adanya hambatan–hambatan diatas terlihat

bahwa pengelolaan arsip masih kurang diperhatikan dan kurang di anggap

penting oleh setiap unit kerja.


54

54

5.2 Saran

1. Pengelolaan arsip sebaiknya diserahkan kepada orang/SDM yang

memiliki latar belakang pendidikan arsip, agar dapat dengan mudah

memahami dan menerapkan Jadwal Retensi Arsip LIPI dengan baik.

2. Diperlukan penaggungjawab khusus atas pengelolaan arsip pada

setiap unit kerja di lingkungan LIPI.

3. Perhatian khusus dari pimpinan mutlak diperlukan dalam melakukan

pengelolaan kearsipan yang baik dan pengimplementasian Jadwal

Retensi Arsip LIPI, perhatian itu berupa :

- SK penugasan/penempatan seorang pengelola kearsipan.

- Penyediaan ruang kerja khusus unit kearsipan dan ruang

penyimpanan arsip.

4. Institusi LIPI lebih terbuka untuk menerima tenaga khusus kearsipan

agar dapat memenuhi kebutuhan SDM yang handal di bidang

kearsipan.

5. Diperlukan perhatian pimpinan terhadap fasilitas sarana dan prasarana

yang menunjang kegiatan penerapan Jadwal Retensi Arsip LIPI.

6. Memberikan tempat penyimpanan arsip pada setiap unit kerja yang

memiliki keterbatasan gedung dan ruang penyimpanan arsip.

7. Lebih banyak lagi memberikan arahan atau sosialisasi kepada unit

kerja pengelola arsip mengenai pentingnya sistem kearsipan dan

manfaat Jadwal Retensi Arsip LIPI, agar setiap unit kerja memiliki

pemahaman yang sama.


55

55

DAFTAR PUSTAKA

Basir, Barthos.(2007). Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta

dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.

Baswori & Suwandi.(2008). Memahami penelitian kualitatif. Jakarta : Penerbit

Rineka Cipta.

ISO 15489-1. 2001. Information and documentation-records management.

Geneva

ISO 15489-2. 2001. Information and documentation-records management.

Geneva

J.R.Raco.(2010). Metode Penelitian Kualitatif : Jenis, Karakteristik dan

Keunggulannya. Jakarta : PT.Gramedia Widiasarana Indonesia.

Kennedy, Jay and Cherryl Schauder.(1998). Records Management, A Guide to

Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman.

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.(2002). Pedoman Tata Kearsipan Lembaga

Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Jakarta

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.(2002). Jadwal Retensi Arsip (JRA LIPI).

Jakarta

Laksmi, dkk.(2008). Manajemen Perkantoran Modern. Depok : Fakultas Ilmu

Pengetahuan Budaya

Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith.(1992). Records

Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.

Ricks, Betty, et.al.(1992). Information and Image Management: a Records System

Approach. South Western Publishing Co., Cincinnati.


56

56

Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedk. (1987). Information and

Record Management, Los Angeles: California State University.

Surat Edaran Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai

Pelaksana Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang

Penyusutan Arsip

Surat Edaran Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan

Nilai Guna Arsip

Sulistyo-Basuki.(1999). Manajemen Arsip dinamis, Record Management Sebuah

Pengantar, tanpa Penerbit.

Sulistyo-Basuki.(2003.hal 4-6). Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar

Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia.

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan

Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Wallace, Patricia E., et.al.(1992). Records Management Intregated Information

Systems. New Jersey: Prentice Hall Inc.

Walne, Peter, eds.(1988). Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG.

Saur.

Zulkifli, Amsyah.(1992). Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka

Utama


57

57

Lampiran I

Daftar Pertanyaan

1. Apakah latar belakang pendidikan Bapak/Ibu/Saudara?

No Pelaksanaan Wawancara Hasil Wawancara

1 Informan 1 :

Tata Usaha dan Kearsipan

S1 Sosial

2 Informan 2 :

Arsip dan Dokumentasi

S1 Sosial

3 Informan 3 :

Penggandaan dan Persuratan

S1 Sosial

4 Informan 4 :


S1 Informasi Teknologi

5 Informan 5 :


S1 Ekonomi

6 Informan 6 :


S1 Ekonomi

7 Informan 7 :

Sestama

S1 Sosial

8 Informan 8 :

Sestama

D3 Sekretaris

9 Informan 9 :

BUP

D3 Humas


58

58

2. Apakah Bapak/Ibu/Saudara pernah mendapatkan diklat atau pelatihan

mengenai kearsipan?


1 Informan 1 :


Sudah Pernah

2 Informan 2 :


Pernah Diantaranya :

- ANRI

- Seminar Arsip

3 Informan 3 :


Sudah

4 Informan 4 :


Seminar Arsip yang dilakukan oleh

internal

5 Informan 5 :


Sudah

6 Informan 6 :


Sudah

7 Informan 7 :

Sekretaris Utama

Mengikuti Seminar ANRI dan dari

internal LIPI

8 Informan 8 :

Sekretaris Utama

Sudah

9 Informan 9 :

Sekretaris BUP

Sudah, Internal LIPI

3. Apakah kedudukan Bapak/Ibu/Saudara di Lembaga Ilmu Pengetahuan

Indonesia (LIPI)?


1 Informan 1 : Kepala Bagian Tata Usaha dan

Kearsipan

2 Informan 2 : KaSub Bidang Arsip dan

Dokumentasi

3 Informan 3 : KaSub Bidang Penggandaan dan

Persuratan


59

59

4 Informan 4 : Staf Pusat Jasa Kearsipan



7 Informan 7 : Sekretasis Utama

8 Informan 8 : Sekretaris Utama

9 Informan 9 : Sekretaris BUP

4. Apakah JRA LIPI memberikan manfaat? Apa manfaat yg diberikan pada

pengelolaan arsip di unit kerja Bapak/Ibu/Saudara berada?


1 Informan 1 :


Jadwal Retensi Arsip sangat

bermanfaat, dengan adanya pedoman

pemusnahan arsip ini akan

membantu pengelolaan arsip disetiap

unit kerja yang ada dilingkungan

LIPI, selain itu JRA sangat

membantu dalam menentukan usia

arsip, sehingga tidak terjadi

penumpukan–penumpukan arsip

yang terjadi pada sebelumnya

2 Informan 2 :


dengan adanya pedoman JRA LIPI

maka akan tercapai penghematan

dan efisiensi ruangan, waktu, biaya

dan waktu pencarian arsip/temu

kembali arsip yang tersimpan, serta

dengan adanya JRA LIPI dapat


60

60

menentukan nilai guna arsip yang

dimilki. Selain itu jadwal retensi

sangat membantu dalam

pelaksanaan pedoman tata kearsipan

yang dimiliki LIPI

3 Informan 3 :


Sebelum JRA LIPI disosialisasikan

dan di terapkan , pengelolaan arsip

dilingkungan LIPI sangat

memprihatikan, banyak sekali

penumpukan berkas/arsip di setiap

unit kerja, arsip hanya di ikat dan

diletakan begitu saja disetiap ruang

kerja

4 Informan 4 :


Tidak ada pembedaan mana arsip

yang bernilai guna atau arsip yang

disimpan lama kelamaan menumpuk

menjadi sampah. Dengan adanya

JRA ini hal tersebut dapat di hindari

yaitu dengan mengikuti pedoman

yang sudah ada

5 Informan 5 :


Dengan adanya JRA penatapan arsip

pengelolaan arsip dirasakan lebih

baik

6 Informan 6 :


Arsip-arsip lebih tertata dengan

rapih, kita juga bisa memusnahkan

arsip inaktif yang sudah tidak

memiliki nilai guna sesuai dengan

pedoman yang sudah ada

7 Informan 7 :

Sekretaris Utama

JRA LIPI bermanfaat karena akan

memberikan keseragaman dalam

pengelolaan arsip, namun sampai

saat ini masih belum terasa


61

61

manfaatnya karena penerapannya

belum dilakukan secara menyeluruh

di setiap unit kerja, dan pada

kenyataannya hanya pengelola di

unit kearsipan saja yang mengetahui

tentang kearsipan. Sedangkan di unit

kerja lainnya masih banyak yang

kurang mengerti dan mengetahui

tentang manfaat JRA LIPI

8 Informan 8 :

Sekretaris Utama

Belum semua merasakan manfaat

JRA LIPI dikarenakan faktor

ketersediaan SDM dan fasilitas yang

ada dilingkungan LIPI , saya sendiri

bukan sebagai petugas khusus

kearsipan karena tugas utamanya

adalah sebagai sekretaris, sehingga

dengan posisi tersebut menyebabkan

kesulitan dalam memahami JRA

LIPI dibandingkan dengan petugas

khusus kearsipan lainnya

9 Informan 9 :

Sekretaris BUP

penatapan JRA LIPI ditempat saya

sangat bermanfaat, arsip-arsip lebih

tertata dengan rapih, kita juga bisa

memindahkan arsip inaktif yang

sudah tidak digunakan ke Unit

Kearsipan sesuai dengan pedoman

yang sudah ada sehingga tidak ada

penumpukan arsip di unit kerja


62

62

5. Bagaimana penerapan JRA LIPI di lingkungan LIPI? apakah pengelolaan

arsip menjadi menjadi lebih baik? Kenapa?


1 Informan 1 :


Sebelumnya arsip hanya dipandang

sebelah mata, dan dianggap sebagai

tempat menyimpan berkas yang

lama–lama menumpuk dan terlihat

seperti gudang, tapi dengan adanya

Pedoman Tata Kearsipan dan Jadwal

Retensi Arsip LIPI, arsip banyak

sekali mengalami perubahan yang

lebih baik.

2 Informan 5 :


Sudah, tetapi belum dilakukan

secara optimal karena saya sendiri

tidak memiliki latarbelakang

kearsipan, saya rasa dengan adanya

SDM yang benar-benar memiliki

latar belakang pendidikan kearsipan

akan sangat mempengaruhi Sistem

Tata Kearsipan yang sudah ada,

apalagi dengan adanya penerapan

JRA LIPI, seharusnya sistem

pengolahan kearsipan akan lebih

baik lagi

3 Informan 7 :

Sekretaris Utama

Pengelola kearsipan yang ada

dilingkungan LIPI tidak memiliki

latar belakang pendidikan

kearsipan, kebanyakan dibekali

pendidikan kearsipan dari diklat

yang diadakan oleh instansi luar

maupun ANRI, hal ini

mempengaruhi optimalisasi dalam


63

63

penerapan tata kearsipan, karena

masih kurangnya pehaman

mengenai kearsipan oleh para

pengolah kearsipan.

4 Informan 9 :

Sekretaris BUP

Pelaksanaan JRA LIPI sudah

dilakukan, penataan kearsipan di

unit kerja saya menjadi lebih

terorganisir, arsip yang masa

retensinya inaktif diserahkan kepada

Unit Kearsipan dan dibuatkan Daftar

Pertelaan Arsip (DPA) terlebih

dahulu

6. Dimanakah letak arsip semi aktif dan inaktif diletakan?Mengapa?


1 Informan 1 :


penyimpanan arsip–arsip inaktif

masih ada yang disimpan di unit-unit

kerjanya masing-masing tanpa

gudang, selain itu tempat

penyimpanan arsip inaktif di Record

Center pun terbatas, karena ruang

penyimpanannya yang masih kurang

serta fasilitas yang tersedia di dalam

Record Center yang belum

menunjang sesuai dengan kebutuhan

arsip

2 Informan 2 :


Arsip dinamis aktif yang masih

diperlukan secara terus–menerus

disimpan diunit pengolah masing-

masing, sedangkan arsip inaktif

yang frekuensi penggunaannya

sudah berkurang di simpan di unit


64

64

kearsipan, sehingga pengolaan arsip

lebih tertata.

3 Informan 4 :


Untuk arsip semi aktif kami simpan

di Record Center tetapi jika masih

sering dibutuhkan arsip tersebut

masih disimpan di unit kerjanya dan

untuk arsip inaktif yang sudah

jarang digunakan dismipan di

Record Center hingga selesai masa

retensinya, apakah dimusnahkan

atau disimpan sebagai arsip statis

berdasarkan nilai guna arsip tersebut

7. Apakah ada kendala yang dihadapi dalam penerapan JRA LIPI?


1 Informan 3 :


Rata-rata yang menangani arsip

tidak memiliki latar belakang

pendidikan kearsipan, sehinggga

banyak sekali yang masih kurang

memahami ilmu kearsipan serta

kesadaran dan tanggung jawab

penanganan arsip sangat kurang

2 Informan 4 :


Pengelolaan retensi arsip sulit

dilaksanakan, karena kurangnya

SDM dalam melaksanakan tugas

sedangkan pada kenyataannya

dilapangkan volume arsip yang

dikerjakan sangatlah banyak

3 Informan 5 :


Sistem pengelolaan kearsipan sudah

berjalan dengan baik hanya di unit

kearsipan pusat, yang lainnya di unit

kerja masing-masing belum


65

65

dilakukan secara merata. Seharusnya

dengan adanya pedoman Tata

Kearsipan, arsip yang ada

dilingkungan LIPI tertata dengan

baik

4 Informan 6 :


untuk jadwal retensi arsip, unit–unit

kerja lainnya hanya mengandalkan

unit kearsipan dan tidak mau pusing

memikirkan JRA, mereka

beranggapan dengan adanya retensi

arsip menambah beban kerja

mereka, Usaha sosialisai penerapan

JRA LIPI sudah dilakukan, akan

tetapi kepedulian mengenai arsip

dirasakan kurang

5 Informan 7 :

Sekretaris Utama

dengan kurangnya SDM di bidang

kearsipan dapat menghambat

penerapan JRA LIPI, selain itu

pimpinan perlu menunjuk langsung

kepada setiap penanggung jawab

pengelola arsip di unit kerjanya

6 Informan 8 :

Sekretaris Utama

Saya sebenarnya ingin arsip dapat

dikelola dengan rapi, tapi

kendalanya waktu dalam pengerjaan.

Karena tugas saya sebagai sekretaris

menyita banyak waktu

7 Informan 9 :

Sekretaris BUP

Tugas utama saya sebagai sekretaris

dengan adanya pembenahan arsip

akan menambah pekerjaan saya


universitas indonesia penerapan jadwal retensi …

Documents