modul 6 jadwal retensi arsip

14
JADWAL RETENSI ARSIP Dalam Mata Kuliah Penilaian dan Penyusutan Arsip ASIP-4402

Upload: andi-priyatno

Post on 11-Jul-2015

619 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Page 1: Modul 6 jadwal retensi arsip

JADWAL RETENSI ARSIP

Dalam Mata Kuliah

Penilaian dan Penyusutan Arsip

ASIP-4402

Page 2: Modul 6 jadwal retensi arsip

Oleh:

KELOMPOK 4

Andi Priyatno

Ardiyanto Purwosuseno

Harun Supriyanto

Kuat Mugi Utami

Ragil Afriani

Winarsih

Page 3: Modul 6 jadwal retensi arsip

What is Recods Retention?.

Retensi arsip adalah penetapanjangka simpan arsip.

Page 4: Modul 6 jadwal retensi arsip

Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip (records retention schedule) adalahpenetapan jangka simpanarsip beserta penetapansimpan permanen dan

pemusnahannya.

Page 5: Modul 6 jadwal retensi arsip

Jadwal Retensi Arsip Mencakup

Dalam 3 Kategori, yaitu:

1. Retensi waktukhusus

2. Arsip yang disimpan secarapermanen

3. Rekod yang harusditinjau ulang

Page 6: Modul 6 jadwal retensi arsip

Kegiatan Belajar 1

Page 7: Modul 6 jadwal retensi arsip

Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis untukmenentukan yang mana rekod-rekod dibutuhkan untuk diperoleh dan berapa lama rekod akan disimpan, untukmemenuhi kebutuhan bisnis, akuntabilitas organisasi danharapan masyarakat.

Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitandengan penerapan keputusan penilaian, yaitu mencakupretensi, penghapusan/penghancuran rekod dari/bentuksistim tata kearsipan; juga mencakup migrasi/transmisirekod-rekod dari sistem tata kearsipan, dan penggunaantransfer ke perlindungan/kepemilikan rekod.

Page 8: Modul 6 jadwal retensi arsip

Karena dengan proses penilaian dapatmenentukan berapa lama dan rekod apa sajayg dapat dimusnahkan/akan menjadi arsip.

sehinggaJadwal retensi rekod dapat merupakanjadwal kewengan , yaitu daftar yang memuatrekod series organisasi dengan penunjukanuntuk bagaimana rekod dimusnahkansesudah diciptakan dan digunakan.

Kedua Definisi di atas sangat berkaitan

Page 9: Modul 6 jadwal retensi arsip

FormulirKewenangan

√ Formulir ini akan memberikan bukti bahwa

unit-unit pencipta atau pengolah mana yang

sudah melakukan kegiatan penyusutan

arsip.

√ Formulir kewenangan juga memberikan

informasi siapa yang berwenang atau

menjadi saksi pada saat pemusnahan atautransfer arsip.

Page 10: Modul 6 jadwal retensi arsip

3 kemungkinan yang dapat

menjadi program pengurangan

atau penyusutan arsip

1. Pemindahan rekod dari unit

pencipta ke unit kearsipan.

2. Pemindahan arsip dari unit

kearsipan ke arsip nasional.

3. Pemusnahan rekod yang tidak

mempunyai nilai guna.

Page 11: Modul 6 jadwal retensi arsip

Program Penyusutan

ArsipDilindungi oleh

Peraturan Pemerintah

No.34 Th.1979.

Dengan 3 cara yg

dapat dilakukan yaitu:

Pemusnahan Arsip

Pemindahan / Transfer Arsip dr Unit Pencipta/Pengolahke Unit Kearsipan

Pemindahan Arsipdari Unit KearsipanLembaga ke Arsip

Nasional

Page 12: Modul 6 jadwal retensi arsip

Tipe Jadwal Retensi

Rekod

Page 13: Modul 6 jadwal retensi arsip

Dalam Pengembangan Jadwal

Retensi Ada 2 Tipe yang Dapat

Dikembangkan, yaitu:

Jadwal Retensi Umum Jadwal Retensi Spesifik

Di Indonesia , jadwal retensiumum yang sudahdikembamgkan adalah dalambentuk Surat Keputusan BersamaAntara ANRI dengan BKN untukmenentukann nilai guna danmasa simpan arsip yang berkaitandengan kepegawaian danpertanggungjawaban keuangan.

Dikembangkan sesuai denganfungsi kegiatan organisasi, khususnya kegiatan substansialuntuknmemudahkan penentuanmasaa simpan pada arsip yaglebih khusus.

Jadwal ini harus disertain denganformulir kewenangan yang disahkan oleh masing-masingkebuituhan unit pencipta arsip.

Page 14: Modul 6 jadwal retensi arsip

Terima Kasih

SemogaBermanfaat