universitas bina sarana informatika...organisasi, reservasi kamar, proses check in dan check out,...

29
Kantor depan merupakan divisi kunci pembentuk image tamu terhadap keberadaan sebuah hotel. Dalam hal ini keberhasilan pelayanan dari seorang staf kantor depan hotel menjadi acuan kepuasan tamu selama menginap di hotel. Modul ini menyajikan materi pembelajaran untuk menyiapkan peserta didik sebagai personel kantor depan hotel yang professional, meliputi ruang lingkup kantor depan hotel, struktur organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus dikuasai oleh seorang staf kantor depan hotel, yakni memproses rekening tamu dan pelayanan barang bawaan tamu. Materi yang disajikan dalam modul ini diharapkan mampu menyiapkan mahasiswa dalam menghadapi uji kompetensi bidan keahlian Kantor Depan Hotel. Buku ini diterbitkan atas kerjasama dengan Universitas Bina Sarana Informatika Dr. Ani Wijayanti, M.M., M.MPar lahir di Sleman, pada tanggal 03 Mei 1978. Berhasil menyelesaikan pendidikan program doktor di UGM dengan mengambil prodi Kajian Pariwisata pada tahun 2018. Pendidikan magister pada prodi Manajemen Pariwisata berhasil ditempuh pada dua perguruan tinggi yang berbeda, yakni Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pariwisata Semarang pada tahun 2011 dan Universitas Sarjanawiyata Taman Siswa Yogyakarta pada tahun 2017. Sedangkan Pendidikan sarjana pada bidang Manajemen Pariwisata selesai pada tahun 2006 di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pariwisata API Yogyakarta. Adapun Pendidikan non-formal yang pernah ditempuh yakni Community College Faculty and Administration Program (CCFAP) di Highline College dan Kapiolani Community College, USA, pada tahun 2012. Penulis aktif mengikuti kegiatan ilmiah, seperti seminar nasional dan international baik sebagai peserta maupun pemakalah yang diselenggarakan di dalam negeri maupun di luar negeri. Berbagai artikel dibidang pariwisata telah berhasil diterbitkan, diantaranya terbit pada jurnal nasional terakreditasi, jurnal internasional terindeks Web of Science dan Scopus. Erlangga Brahmanto, SE,M.M. telah menyelesaikan program S1 nya pada tahun 2005 pada program study manajemen Hotel di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pariwisata Semarang dan Program S2 jurusan Magister Manajemen Pariwisata pada tahun 2015 di Universitas yang sama. Saat ini penulis tercatat sebagai Dosen Aktif di Universitas Bina Sarana Informatika Kampus Yogya di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program studi Perhotelan. Penulis kini juga aktif menulis buku – buku terkait tema pariwisata eISBN: 978-623-228-445-6

Upload: others

Post on 28-Jun-2020

13 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

Kantor depan merupakan divisi kunci pembentuk image tamu terhadap keberadaan sebuah hotel. Dalam hal ini keberhasilan pelayanan dari seorang staf kantor depan hotel menjadi acuan kepuasan tamu selama menginap di hotel. Modul ini menyajikan materi pembelajaran untuk menyiapkan peserta didik sebagai personel kantor depan hotel yang professional, meliputi ruang lingkup kantor depan hotel, struktur organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus dikuasai oleh seorang staf kantor depan hotel, yakni memproses rekening tamu dan pelayanan barang bawaan tamu. Materi yang disajikan dalam modul ini diharapkan mampu menyiapkan mahasiswa dalam menghadapi uji kompetensi bidan keahlian Kantor Depan Hotel.

Buku ini diterbitkan atas kerjasama dengan

Universitas Bina Sarana Informatika

Dr. Ani Wijayanti, M.M., M.MPar lahir di Sleman, pada tanggal 03 Mei 1978. Berhasil menyelesaikan pendidikan program doktor di UGM dengan mengambil prodi Kajian Pariwisata pada tahun 2018. Pendidikan magister pada prodi Manajemen Pariwisata berhasil ditempuh pada dua perguruan tinggi yang berbeda, yakni Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pariwisata Semarang pada tahun 2011 dan Universitas Sarjanawiyata Taman Siswa Yogyakarta pada tahun 2017. Sedangkan Pendidikan sarjana pada bidang Manajemen Pariwisata selesai pada tahun 2006 di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pariwisata API Yogyakarta. Adapun Pendidikan non-formal yang pernah ditempuh yakni Community

College Faculty and Administration Program (CCFAP) di Highline College dan Kapiolani Community College, USA, pada tahun 2012. Penulis aktif mengikuti kegiatan ilmiah, seperti seminar nasional dan international baik sebagai peserta maupun pemakalah yang diselenggarakan di dalam negeri maupun di luar negeri. Berbagai artikel dibidang pariwisata telah berhasil diterbitkan, diantaranya terbit pada jurnal nasional terakreditasi, jurnal internasional terindeks Web of Science dan Scopus.

Erlangga Brahmanto, SE,M.M. telah menyelesaikan program S1 nya pada tahun 2005 pada program study manajemen Hotel di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pariwisata Semarang dan Program S2 jurusan Magister Manajemen Pariwisata pada tahun 2015 di Universitas yang sama. Saat ini penulis tercatat sebagai Dosen Aktif di Universitas Bina Sarana Informatika Kampus Yogya di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program studi Perhotelan. Penulis kini juga aktif menulis buku – buku terkait tema pariwisata

eISBN: 978-623-228-445-6

Page 2: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus
Page 3: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus
Page 4: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus
Page 5: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

KANTOR DEPAN HOTEL

oleh Ani Wijayanti; Erlangga Brahmanto

Hak Cipta © 2020 pada penulis

Edisi Pertama; Cetakan Pertama ~ 2020

Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283Telp: 0274-889398; 0274-882262; Fax: 0274-889057;

Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memper banyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit.

ISBN: 978-623-228-444-9

Buku ini tersedia sumber elektronisnya

DATA BUKU:Format: 17 x 24 cm; Jml. Hal.: x + 130; Kertas Isi: HVS 70 gram; Tinta Isi: BW; Kertas Cover: Ivori 260 gram; Tinta Cover: Colour; Finishing: Perfect Binding: Laminasi Doff.

Page 6: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

BAB ..

KATA PENGANTAR

uku ini disusun berdasarkan kebutuhan akan bahan untuk menambah literatur bidang perhotelan. Kantor Depan hotel sebagai salah satu departemen yang sangat penting di dunia

perhotelan, menjadi materi kuliah yang harus dipelajari oleh mahasiswa yang mengambil Program Studi Perhotelan.

Pada buku ini, dibahas mengenai gambaran umum Kantor Depan Hotel, baik dari struktur organisasi, job description serta segala aktivitas di ruang lingkup kantor depan hotel tersebut. Bahan ajar ini disusun, sesuai dengan metode pembelajaran di Universitas Bina Sarana Informatika Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Perhotelan, sehingga memudahkan mahasiswa dalam mengikuti mata kuliah Kantor Depan Hotel ini.

Pada kesempatan ini, saya ucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada semua pihak yang turut membantu terselesaikannya buku ini, serta para penulis yang bukunya digunakan untuk melengkapi materi dalam buku ini.

Semoga bahan ini dapat menjadi bekal ilmu pengetahuan bagi para pembaca.

Yogyakarta, Januari 2012

Penulis

B

Page 7: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

vi Kantor Depan Hotel

Page 8: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

BAB ..

KATA PENGANTAR

KATA PENGANTAR v DAFTAR ISI vii

BAB 1 GAMBARAN UMUM KANTOR DEPAN HOTEL 1 1.1 Kantor Depan Hotel 1 1.2 Peranan Kantor Depan Hotel 4 1.3 Fungsi Kantor Depan 5 1.4 Sistem Operasional Kantor Depan Hotel 7 1.5 Hubungan Kerja Antara Departemen Kantor 8 Depan dengan Departemen Lain

BAB 2 STRUKTUR ORGANISASI KANTOR DEPAN HOTEL 11 2.1 Struktur Organisasi 11 2.2 Job Description 13 2.3 Peralatan Front Office 39 2.4 Jenis Kamar 40 2.5 Jenis Harga Kamar 43 2.6 Status Kamar 45

BAB 3 RESERVASI KAMAR HOTEL 47 3.1 Pengertian Reservasi Kamar 47 3.2 Media Pemesanan Kamar 49 3.3 Source of Reservation (Sumber Reservasi Kamar) 49 3.4 Status Pemesanan Kamar 51 3.5 Prosedure Pemesanan Kamar 53

Page 9: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

viii Kantor Depan Hotel

3.6 Permintaan Reservasi 55 3.7 Memeriksa kamar yang Tersedia 55 3.8 Menerima dan Menolak Permintaan Pemesanan Kamar 56 3.9 Pembayaran untuk Reservasi yang Digaransi 57 Penanganan Deposit 3.10 Penanganan Pre-Payment 57 3.11 Menangani Perubahan Reservasi, Pembatalan, 58 dan No Show 3.12 Calon Tamu Tidak Datang Tanpa Berita 59 3.13 Laporan Reservasi 59

BAB 4 PENERIMAAN TAMU (RECEPTION) 63 4.1 Pengertian Reception 63 4.2 Prosedur Penanganan Kedatangan Tamu Tiba (Check In) 63 4.3 Aktivitas Receptionist Sebelum Tamu Datang 65

BAB 5 PELAYANAN BARANG BAWAAN TAMU 67 5.1 Pengertian Pelayanan Barang 67 5.2 Petugas Seksi Pelayanan Barang 67 5.3 Penanganan Barang Bawaan Tamu (Handling Various Types of Luggage). 68 5.4 Teknik Menangani Barang Bawaan Tamu 68 5.5 Procedures During Individual Guest Arrival 69 (Prosedure Penanganan Barang Bawaan Tamu Perorangan Saat Datang) 5.6 Prosedure Penanganan barang Bawaan Tamu Saat 74 Pindah Kamar (Room Change) 5.7 Prosedur During Individual Guest Departure 76 (Prosedure Penanganan Barang Bawaan Tamu Perorangan Saat Keberangkatan)

BAB 6 PELAYANAN TELEPON DAN INFORMASI 79 6.1 Pendahuluan 79 6.2 Aturan dalam Menerima Telephone 79 6.3 Hal-hal yang Harus Dihindari dalam Komunikasi 81 Melalui Telepon

Page 10: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

Daftar Isi ix

6.4 Cara Menelepon 81 6.5 Etika Bertelepon 82 6.6 Standar Sistem Pengejaan Abjad (Hotel Spelling Board) 82 6.7 Pelayanan Pemanggilan dan Membangunkan Tamu 83 (Paging and Wake Up Call Service)

BAB 7 PELAYANAN SURAT DAN INFORMASI 85 7.1 Menangani Surat Tamu 85 7.2 Informasi kepada Tamu dan Pengunjung Hotel 85 7.3 Fungsi Utama Seksi Informasi 86

BAB 8 TATA CARA MENANGANI KELUHAN TAMU 89 8.1 Handling Complaint (Menangani Keluhan Tamu) 89 8.2 Jenis-jenis Keluhan Tamu 89 8.3 Langkah-langkah Menangani Keluhan Tamu 90 8.4 Tipe Tamu 91 8.5 Penanganan Keluhan dengan Metode HEAT 91

BAB 9 TINGKAT HUNIAN KAMAR 93 9.1 Pengertian Tingkat Hunian Kamar 93 9.2 Single Occupancy dan Double Occupancy 93 9.3 Perkiraan Occupancy 95 9.4 Perhitungan Average Room Rate dan Average Rate 96 Per Guest 9.5 Rumus Perhitungan Lainnya 96

BAB 10 SISTEM REKAPITULASI PENJUALAN KAMAR 99 10.1 Sistem Laporan 99 10.2 Masalah-masalah Pelaporan 100 10.3 Analisis Laporan Statistik Hotel 100 10.4 Tarif Kamar (Room Rate) 101 10.5 Perhitungan Tarif Kamar 102 10.6 Pendapatan Kamar Potensial 102 10.7 Rata-rata Tarif Ideal 103

Page 11: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

x Kantor Depan Hotel

BAB 11 PENANGANAN KEBERANGKATAN TAMU 105 11.1 Proses Check Out (CO) 105 11.2 Penangangan Check Out Tamu Perorangan 106 11.3 Penangangan Check Out Tamu Rombongan 107

BAB 12 PEMBAYARAN REKENING TAMU 109 12.1 Kasir Kantor Depan 109 12.2 Prosedur Pembayaran Rekening Tamu 111 12.3 Pencatatan Rekening Tamu 111

DAFTAR PUSTAKA 113 GLOSARIUM 115 INDEKS 125 TENTANG PENULIS 129

-oo0oo-

Page 12: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

BAB ..

DAFTAR PUSTAKA

Agusnawar 2002. Pengantar Operasional Kantor Depan Hotel. Jakarta: Perca.

Bagyono. 2006. Teori dan Praktik Hotel Front Office. Bandung: Alfabeta.

Sambodo, Agus dan Bagyono. 2006/ Dasar-dasar Kantor Depan Hotel. Yogyakarta: Andi Offset.

Soenarno, Adi. 2006. Front Office Management. Yogyakarta: Andi Offset

Sugiarto, Endar. 2000. Operasional Kantor Depan hotel. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Sulastiyono, Agus. 2004. Manajemen Penyelenggaraan Hotel. Bandung: Alfabeta.

Wursanto. 2003. Etika Komunikasi Kantor. Yogyakarta: Kanisius.

-oo0oo-

Page 13: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

114 Kantor Depan Hotel

Page 14: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

BAB ..

GLOSARIUM

A

Advance payment : Pembayaran di muka, atau hanya uang muka, adalah bagian dari jumlah yang harus dibayar secara kontraktual yang dibayarkan atau diterima di muka untuk barang atau jasa

Amandement of reservation : Perubahan yang terjadi pada reservasi yang telah dilakukan. Perubahan ini dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu

Arcade : Bagian dari hotel yang disewakan kepada pihak luar untuk dibuat minimarket atau toko kecil

Attitudinal Complaint : Keluhan yang disebabkan oleh sikap karyawan yang tidak baik

Average room rate (ARR) : Nilai harga rata-rata kamar yang terjual pada periode tertentu

Average rate per guest (ARPG) : harga kamar rata-rata terhadap seorang tamu hotel.

Page 15: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

116 Kamar Depan Hotel

B Balance cash : Total Saldo yang berada di rekening Bellboy/bellman : posisi atau bagian yang membantu

tamu dalam urusan barang-barang bawaan dan transportasi

Bell captain, : Orang yang bertugas mengawasi dan mengkoordinir bellboy

Bookeeping rate : Rate harga untuk pertukaran mata uang per dollar amerika yang dijadikan standar oleh pihak hotel terkait

C Cash sale payment : Pembayaran secara tunai Cash receipt : Formulir bukti pembayaran

menggunakan uang tunai Check out : Batas Waktu tamu meninggalkan

hotel Check in City ledger payment. : Tagihan kepada tamu individual

yang sudah checkin di hotel Cheque : Sebuah surat atau dokumen (warkat)

yang berisi perintah tidak bersyarat dari nasabah kepada bank untuk bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang besarnya tertera dalam surat tersebut kepada orang yang ditulis namanya atau pembawa

City ledger transaction card : Formulir tagihan kepada tamu individual yang sudah check out kepada hotel

Cloakroom attendant, : Petugas Hotel yang bertugas menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan

Page 16: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

Glosarium 117

Courier : Petugas Hotel yang bertugas mengantar tamu sampai di depan pintu kamar tamu

Concierge : Karyawan hotel yang memiliki tugas dasar sebagai penghubung tamu dengan hotel terutama terkait fasilitas, pelayanan, dan kegiatan. Concierge mudah dijumpai di area pintu masuk.

Complimentary : Sesuatu yang gratis yang biasanya diberikan kepada seseorang yang melakukan perjalanan dan menginap di Hotel

Currency rate : Nilai tukar suatu mata uang D Departure list : Daftar yang memuat jadwal

keberangkatan tamu Doorman : Petugas hotel yang bertugas

membukakan pintu masuk tamu yang akan masuk ke dalam Hotel

E Elevator operator : Petugas operator Lift Expected arrival : Prakiraan kedatangan tamu F Food and beverage : Makanan dan minuman Forecast board : Tabel keadaan kamar untuk masa

yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender

Front Office : Salah satu bagian hotel yang mengurusi check in dan check out tamu

Page 17: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

118 Kamar Depan Hotel

First Impression : Kesan pertama tamu kepada pihak hotel

Fully booked : Keadaan hotel dimana kamarnya sudah penuh terisi tamu yang menginap

G General Cashier : Seorang staf dari departemen

accounting yang bertugas untuk mengelola kas kecil dan kas brankas unit hotel tersebut

Guest Bill : Rekening tamu yang dibuat oleh receptionist setelah tamu mendaftar di Kantor Depan

Guest Folio : Folio yang diperuntukan bagi tamu yang menginap secara perorangan yang berisi rincian tagihan selama menginap di hotel

Guaranted arrival : Jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang dihotel, maka kamar masih tersedia untuknya.

Guest room : Kamar hotel yang dipergunakan tamu untuk menginap

H Hotel Income : Pendapatan yang diperoleh oleh

hotel Housekeeping : Bagian dari hotel yang

bertanggungjawab atas kebersihan di areal hotel

Hotel Spelling Board : Standard Pengejaan Internasional yang ada di Hotel

Hotel occupancy : Tingkat hunian kamar hotel House bank : Uang tunai yang digunakan untuk

operasional Kasir

Page 18: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

Glosarium 119

I Imprinter : Alat untuk mencetak data yang ada

di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu

Information Section : Petugas hotel yang bertugas sebagai information center

L Low season : Bulan – bulan dimana hotel Sepi

tamu Log book : Buku catatan yang berisi masalah

masalah yang membutuhkan tindak lanjut (follow-up) dari pihak menerima tamu kelompok kerja/waktu gilir kerja (shift) berikutnya

Long stay guest : Tamu dimana mereka menyewa

kamar hotel dengan durasi tinggal yang lama

Lugage : Barang bawaan tamu M Main revenue : Pendapatan pokok hotel yang

diperoleh selama kurun waktu tertentu

Master bill : Satu rekening dibuatkan (biasanya) untuk tamu rombongan yang menginap di hotel, sesuai dengan surat jaminan (voucher)

Meal coupon : Kupon yang dibawa tamu ke restoran untuk ditukarkan dengan makanan

Page 19: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

120 Kamar Depan Hotel

Messenger/message boy, : Petugas hotel yang bertugas mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain

Message slip : Form yang digunakan untuk mencatat setiap pesan tamu

Mechanical Complaint : keluhan yang disebabkan oleh maalah perlengkapan maupun perlatan hotel yang tidak berfungsi baik

Miscellaneous charge : Pembayaran yang tidak menggunakan nomor bill

N Night audit : Proses perhitungan kelompok

pendapatan dan kelompok pembayaran dari seluruh transaksi yang terjadi di

Non-guaranteed reservation : Pemesanan kamar tidak bergaransi No Show : tamu yang sudah booking kamar

tetapi tidak jadi check in P Paid Out : Pengeluaran jumlah uang dari kasir

untuk keperluan hotel. Paging : Salah satu tugas operator untuk

melakukan pemanggilan kepada seseorang/ tamu atas permintaan seseorang / manajemen hotel disekitar lokasi hotel. Paging setidaknya harus diulang minimal 3 X atau yang dipanggil sudah melapor

PABX : Perangkat penyambungan komunikasi telepon atau

Page 20: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

Glosarium 121

interpon/intercom yang terletak di sisi pelanggan, misalnya di gedung-gedung perkantoran yang memerlukan percabangan satuan sambungan telepon.

Petty cash : Sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya

Peak season : Musim dimana hotel rame dikunjungi

Personal traveler : Orang yang melakukan perjalanan hanya seorang diri

personal cheque : Cek yang ditarik oleh perseorangan, bukan oleh persekutuan, perusahaan, atau bank.

PMBX : Sistem hubungan telepon yang pengoperasiannya melalui operator. Dengan sistem ini, penelepon melakukan panggilan telepon melalui operator dengan cara menekan nomor khusus operator terlebih dahulu, kemudian dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dituju.

Posting Machine : Pemindahan informasi akuntansi dari jurnal ke buku besar

Pre-payment : Pembayaran di uka atau DP R Reception section : Salah satu bagian dari hotel yang

bertugas untuk menyambut tamu dan mengurusi proses check in dan check out

Page 21: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

122 Kamar Depan Hotel

Remitance of funds : Transaksi pengiriman/penerimaan uang dalam valuta asing dari atau ke bank di luar negeri maupun di dalam negeri

Room change : Perubahan kamar sesuai permintaan tamu

Room Rate Repeat bussiness. : Harga khusus Kamar yang yang diberikan kepada tamu karena sering menginap di hotel tersebut

Reservation Section : Petugas hotel yang bertugas khusus untuk menerima tamu check in

Reservasi : Proses tamu memesan kamar di meja resepsionis

S Safety deposit boxes : Kotak penyimpanan barang berharga

yang diletakan di kamar tamu hotel Safe deposit box : Kotak penyimpanan harta atau surat-

surat berharga yang dirancang secara khusus dari bahan baja dan ditempatkan dalam ruang khasanah yang kokoh dan tahan api untuk menjaga keamanan barang yang disimpan dan memberikan rasa aman bagi penggunanya.

Skipper : Tamu yang menginap di hotel tetapi sengaja tidak bayar

Special Rates : Harga Khusus kamar, biasanya diberikan kepada realasi hotel

Stamped paid and charge FOC : Tidak dikenakan biaya apapun Status Kamar : Kondisi suatu kamar di hotel Stationaries : Peralatan tulis menulis yang

diletakan di meja kamar tamu hotel

Page 22: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

Glosarium 123

Summary cash report : Laporan pemasukan dan pengeluaran Kas

Switch Board : Sistem yang digunakan operator untuk melayani sambungan telephone tamu

T Take or pleace : Pengalokasian kamar-kamar tertentu

bagi tamu-tamu tetap, walaupun tamu tersebut belum membuat reservasi kamar sebelumnya

U Uniformed Service : Petugas hotel yang bertugas untuk

menyampaikan informasi – informasi seputar hotel kepada tamu

Unusual Complaint : Keluhan yang bersifat khusus seperti: Lingkungan hotel banjir,susahnya mendapatkan taxi pada jam-jam sibuk.

W Walk in guest : Tamu yang datang ke hotel untuk

memesan kamar secara langsung Wake up call : Layanan hotel untuk membangunkan

tamu di pagi hari atas permintaan tamu

Wardrobe : lemari yang ada di kamar tamu Welcome drink : Minuman sebagai tanda selamat

datang kepada tamu

-oo0oo-

Page 23: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

124 Kamar Depan Hotel

Page 24: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

BAB ..

INDEKS

A amenities • 20 B barang bawaan • 2, 6, 23, 24, 36, 64,

65, 67, 68, 69, 71, 74, 101, 102 Bell Captain • 14, 24, 37, 38 booking • 29 C Cashier • 3, 59, 77, 108 check in • 31, 33, 48, 63, 64, 85, 104,

107 check out • 4, 6, 48, 64, 67, 99, 100,

101, 103, 104, 107 check-out • 18, 20, 24, 34, 35, 36, 54,

63, 70, 77, 94, 95 complimentary • 8, 17, 87, 90, 93,

107 Concellation • 60 Concierge • 2, 14, 23, 26, 111 counter • 25, 26, 35, 36, 77 courtesy call • 3, 22, 33

D Double room • 42 duty manager • 16, 28 E expected arrival list • 22 expected departure list • 22, 76 F food and beverage. • 3 forecasting • 18 front desk • 1, 101 Front Office • 1, 3, 12, 13, 14, 15,

16, 17, 18, 21, 22, 27, 28, 30, 35, 36, 39, 40, 75, 77, 78, 91, 98, 108, 111, 112

G Guest Bill • 6, 108 guest slip • 31

Page 25: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

126 Kantor Depan Hotel

H hotel • 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12,

13, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 75, 76, 77, 82, 83, 84, 85, 86, 88, 89, 90, 91, 92, 96, 97, 99, 100, 101, 102, 103, 105, 112

Hotel Income • 5, 108 Housekeeping • 8, 27, 35, 36 I Impression • 4, 108 J job description • 12, 19 K Kantor Depan • 1, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 11,

12, 39, 40, 41, 47, 63, 75, 76, 83, 86, 94, 95, 112

KELUHAN • 86 L log book • 16, 25, 26, 27, 35, 65, 109 luggage • 68, 71, 73 M master key • 13, 17 meal coupon • 8, 23, 109

N night audit • 9, 109 no show • 29, 49, 60 O occupancy • 18, 89, 90, 91, 92, 96,

108 overstays • 63 P paging • 27, 32, 81 paid out • 16, 103, 104 pelayana prima • 1 pre-payment • 49 published rates • 45 R recapitulation • 28 reception • 1, 22, 71, 77 registration • 1, 34, 70 Reservation • 2, 18, 22, 23, 24, 29,

30, 39, 40, 51, 53, 55, 57, 59, 62, 91, 110

revenue • 3, 92, 93, 96, 98, 109 room rack • 5, 31, 35, 45, 47, 66, 94 Room Rate • 92, 93, 96, 110 room sales • 28, 61 S safe deposit box • 9, 110 Single room • 42 skipper • 10, 110 Spelling • 81, 108 Statistik • 95

Page 26: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

Indeks 127

Status Kamar • 5, 47, 94, 95, 110 Struktur organisasi • 10 Suite room • 43 T tax & service • 52 Telephon Operator • 3 travel agent • 13, 19, 22, 23, 50, 55,

56, 97, 104, 105 U Uniformed Service • 2, 111

V valet • 24, 38 VIP • 8, 14, 20, 25, 32, 33, 34, 35,

36, 38, 66, 68, 91 W wake up call • 3, 26, 81, 82, 111 wardrobe • 73, 74 working order • 9

-oo0oo-

Page 27: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

126 Kantor Depan Hotel

Page 28: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

BAB ..

TENTANG PENULIS

Dr. Ani Wijayanti, M.M., M.MPar., CHE lahir di Sleman, pada tanggal 03 Mei 1978. Pada tahun 2006 berhasil menyelesaikan pendidikan sarjana di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) API Yogyakarta, dan melanjutkan program magister di Sekolah Tinggi Pariwisata Indonesia (STIEPARI) dengan program studi sama yakni manajemen pariwisata. Pada tahun 2018 berhasil meraih gelar doktor di Universitas Gadjah Mada,

Yogyakarta dengan program studi Kajian Pariwisata. Selain pendidikan formal, penulis juga pernah menempuh pendidikan nonformal di Highline College dan Kapiolani Community College, USA, pada tahun 2012. Saat ini penulis merupakan dosen aktif dan menjabat sebagai Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis di Universitas Bina Sarana Informatika.

Sebagai dosen, penulis aktif mengikuti kegiatan ilmiah, seperti seminar nasional dan international baik sebagai peserta maupun pemakalah yang diselenggarakan di dalam negeri maupun di luar negeri. Berbagai artikel dibidang pariwisata telah berhasil diterbitkan, diantaranya terbit pada jurnal nasional terakreditasi, jurnal internasional terindeks Web of Science dan Scopus.

Page 29: Universitas Bina Sarana Informatika...organisasi, reservasi kamar, proses Check In dan Check Out, dan penanganan keluhan tamu. Selain itu juga disajikan kompetensi lain yang harus

130 Kantor Depan Hotel

Erlangga Brahmanto, S.E., M.M, lahir di Magelang, pada tanggal 11 Mei 1982. Pada tahun 2005 Berhasil menyelesaikan pendidikan Sarjana Strata satu (S1) di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pariwisata Semarang (STIEPARI) dan melanjutkan Study program Magister di tempat yang sama dengan mengambil program study Magister Manajemen konsetrasi Pariwisata. Sebelum menjadi dosen, penulis juga mempunyai pengalaman kerja di Hotel dan sempat mencicipi juga menjadi Tour Guide jepang di salah satu tour and Travel di Jogja. Saat

ini penulis menjadi dosen di Universitas Bina Sarana Informatika Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Study Perhotelan.

-oo0oo-