Reading Assignment 3:

Why You Need a Business Intelligence Competency CenterAmir Syafrudin - 1306346771

Ulasan

Dalam Why You Need a Business Intelligence Competency Center (BICC), Litofsky membahastentang pentingnya membangun BICC agar pemanfaatan business intelligence (BI) danperformance management (PM) dapat dikelola dan dioptimalkan. Untuk mencapai tujuanini, BICC harus mampu melakukan 8 (delapan) peran kunci sebagai berikut:

1. Program Management, yaitu memastikan kegiatan terkait BI dan PM berjalan denganbaik; khususnya dengan menjaga komitmen pimpinan dalam penggunaan BI dan PM.

2. Consistency and Standards, yaitu memastikan keseragaman dalam pemanfaatan datadan informasi oleh setiap divisi, tapi tetap fleksibel untuk memenuhi kebutuhan unikmasing-masing divisi.

3. Delivery, yaitu memastikan bahwa setiap kebutuhan bisnis, terutama terhadap data,dapat dipenuhi dengan implementasi teknis yang tepat.

4. Training, yaitu menyebarluaskan pengetahuan terkait BI/PM lewat program pelatihanyang standar.

5. Support, yaitu memberikan dukungan yang memadai untuk teknologi, proses, dankebutuhan lain terkait BI dan PM.

6. Vendor Management, yaitu melakukan negosiasi untuk perangkat lunak dan layananyang dibutuhkan dari penyedia jasa (vendor).

7. Data Stewardship, yaitu memastikan bahwa data yang ada sudah sesuai dengankebutuhan bisnis atau memastikan bahwa implementasi teknis untuk mengolah danmengelola data itu berjalan dengan baik.

8. Governance, yaitu memastikan keterkaitan antara bisnis dan sistem (data) sehinggaperubahan dalam bisnis pun diikuti dengan perubahan pada sistem.

Selanjutnya Litofsky berbicara tentang bagaimana membangun BICC secara bertahap mulaidari peran yang dianggap paling penting oleh masing-masing organisasi dari 8 (delapan)peran di atas. Dalam konteks ini, Litofsky memaparkan 2 (dua) contoh implementasi BICC.Yang pertama, BICC dibangun dari implementasi lokal dalam sebuah divisi yang berkembangmenjadi BICC yang melayani kebutuhan seluruh divisi dalam organisasi terkait. Yang kedua,BICC yang dibangun merupakan BICC skala organisasi yang ditugaskan untuk mendampingiimplementasi BI dan PM dalam masing-masing divisi agar sejalan dengan strategi organisasi.

Yang tidak kalah pentingnya dalam implementasi BICC adalah sumber daya manusia (SDM).BICC membutuhkan SDM dengan (1) keahlian bisnis; untuk mengimplementasikan BI danPM yang selaras dengan tujuan strategis organisasi, (2) keahlian teknologi; untuk mengelolastandar, metodologi, infrastruktur, dan program yang dibutuhkan, dan (3) keahlian analytics;untuk menganalisa data dan informasi dalam menjawab kebutuhan bisnis.

1

Tanya-Jawab

1. Dimana letak perbedaan antara paper ini dibandingkan paper Thomas Davenport:The Architecture of Business Intelligence?

Dalam The Architecture of Business Intelligence, Davenport memaparkan komponen-komponen krusial dalam arsitektur BI sebuah organisasi. Pemaparan untuk masing-masing komponen tersebut merupakan pemaparan yang bersifat teknis dan terbilangmendalam. Pada intinya, Davenport mencoba menjelaskan apa saja yang dibutuhkanoleh sebuah organisasi agar pemanfaatan analytics, khususnya lewat implementasiBI, dapat dioptimalkan.

Sejalan dengan Davenport, Litofsky, dalam Why You Need a Business IntelligenceCompetency Center, juga membahas pentingnya BI dalam organisasi. Perbedaannyaadalah Litofsky lebih menekankan kepada pentingnya membangun BICC. BICC inimemiliki peran-peran yang krusial untuk memastikan agar implementasi BI dalamorganisasi dapat berjalan dengan baik dan optimal.

2. Jelaskan mana saja peran penting (Critical Roles) dari BICC yang dapat dikategorikansebagai komponen Data, Technology, dan Governance dari The Architecture ofBusiness Intelligence!

Critical Roles Data Technology Governance

Program Management √

Consistency and Standards √ √

Delivery √ √

Training √ √

Support √ √

Vendor Management √ √

Data Stewardship √ √

Governance √

Tabel 1: Kaitan antara BICC Critical Roles dan Arsitektur BI

3. Jelaskan suatu kriteria yang dapat digunakan untuk menilai seberapa maturepenerapan BI dan PM untuk masing-masing Critical Roles?

Untuk mengukur tingkat kematangan (maturity) penerapan BI dan PM, ada lebih dari10 pilihan maturity model yang bisa kita gunakan (Olszak, 2013, p. 954). Di antarasekian banyak pilihan maturity model tersebut, salah satu yang populer digunakanadalah Gartner Maturity Models for Business Intelligence and PerformanceManagement. Model dari Gartner ini memaparkan alur yang dapat digunakan untukmengetahui seberapa jauh penerapan dan pemanfaatan BI dalam sebuah organisasi.Alur ini merupakan tahapan yang terdiri dari 5 (lima) tingkat, yaitu: unaware, tactical,focused, strategic, dan pervasive.

5 (lima) tingkat kematangan yang ada di dalam Gartner Maturity Model pun dapat

2

membantu mengidentifikasi seberapa matang penerapan dan pemanfaatan BI danPM untuk masing-masing critical roles yang sudah dijelaskan oleh Litofsky dalamWhy You Need a Business Intelligence Competency Center. Hal ini dapat dicapaidengan mengidentifikasi karakteristik masing-masing critical roles dan mencobamemetakannya sesuai dengan karakteristik pada masing-masing tingkat kematangan.Hasil dari pemetaan ini dapat menjelaskan pada tingkat kematangan mana sebuahBICC memainkan peran-peran krusialnya.

Olszak menjelaskan karakteristik dari masing-masing tingkat kematangan itu sebagaiberikut:

The first level is often described as “information anarchy”. It means that dataare incomplete, incorrect, inconsistent and organization does not havedefined metrics. The uses of reporting tools are limited. The second level of BImaturity means that the organization starts to invest into BI. Metrics areusually used on the department level only. Most of the data, tools, andapplications are in “silos”. Users are often not skilled enough in order to takeadvantage of the BI system. At the third BI maturity level the organizationachieves its first success and obtains some business benefits from BI, but itstill applies to a limited part of the organization. Management dashboardsare often requested at this level. At the strategic level, organizations have aclear business strategy for BI development. The application of BI is oftenextended to customers and suppliers. It supports the tactical and strategicdecision making. Sponsors come from the highest management. At the last BImaturity level, BI pays pervasive role for all areas of the business andcorporate culture. BI provides flexibility for adapting to the fast businesschanges and information demand. The users have access to information andanalysis needed for creating a business value and influence businessperformance. The usage of BI is available to customers, suppliers, and otherbusiness partners (2013, p. 953-954).

Gambaran keterkaitan antara critical roles yang dijelaskan Litofsky dengan tingkatkematangan dapat dilihat pada Tabel 2. Kita dapat melihat bahwa pada tingkatUnaware sama sekali tidak ada implementasi BI. Sementara di tingkat Tactical, BIsudah mulai dimanfaatkan, tapi implementasinya masih bersifat lokal. ImplementasiBICC sendiri baru dimulai saat sebuah organisasi memasuki tingkat ketiga, yaituFocused. Pada tingkat ketiga ini, implementasi BI baru bisa dirasakan manfaatnyaoleh organisasi. Walaupun begitu, peran yang melekat pada BICC di tingkatkematangan ini belum mencakup semua critical roles yang disebutkan oleh Litofsky.

Pada tingkat Focused ini, critical roles yang sudah mulai ada adalah delivery, vendormanagement, dan data stewardship. Alasan utamanya adalah karena implementasiBI dan PM masih terkotak-kotak pada masing-masing divisi sehingga perannya belummenyeluruh dan belum bersentuhan dengan strategi organisasi. Kesejajaran denganstrategi organisasi ini yang membedakan tingkat Focused dan tingkat Strategic.

Di tingkat Strategic, implementasi BI dan PM sudah menjadi bagian tidak terpisahkandari strategi organisasi. Delivery, vendor management, dan data stewardship sudah

3

dilakukan untuk seluruh bagian organisasi. Peran-peran lain dalam critical roles yangdijelaskan oleh Litofsky pun sudah berjalan. Pada tingkat Strategic ini, penerapan danpemanfaatan BI dan PM sudah dilakukan secara menyeluruh.

Selanjutnya di tingkat Pervasive, implementasi BI dan PM merupakan perluasan daritingkat Strategic. Seperti halnya di tingkat Strategic, peran BI dan PM di tingkatPervasive ini sudah menyeluruh. Perbedaannya adalah peran BI dan PM pada tingkatPervasive ini jauh lebih mengakar karena telah menjadi bagian tidak terpisahkan dariproses bisnis organisasi terkait.

Ukuran Tingkat Kematangan

Critical Roles Unaware Tactical Focused Strategic Pervasive

Program Management X XX

Consistency and Standards X XX

Delivery X X X XX

Training X XX

Support X XX

Vendor Management X X XX

Data Stewardship X X XX

Governance X XX

Tabel 2: Matriks Critical Roles (Litofsky) x Tingkat Kematangan (Gartner)

4. Lakukan pengamatan dan riset secara online contoh-contoh kasus yang dapatmemberi gambaran tentang sejauh mana penerapan BICC yang telah dilakukan diIndonesia?

Salah satu perusahaan yang sudah memiliki BICC di Indonesia adalah PT. XL Axiata(XL). XL telah mengadopsi solusi BI sejak tahun 2007. Sistem yang dikembangkan olehXL ini terdiri dari beberapa aplikasi yang saling terintegrasi, yaitu Teradata (datawarehouse), KXEN (analytic tools), dan aplikasi-aplikasi lain.

Indosat dan Telkomsel pun sudah mengadopsi solusi BI seperti halnya XL. Indosat,misalnya, sudah memiliki sistem BI yang disebut dengan istilah Customer Insight.Sementara Telkomsel sendiri sudah menggunakan dukungan sistem BI untukmengolah dan menganalisa 105 juta data pelanggannya. Keberadaan sistem BIseperti ini merupakan keharusan karena perusahaan-perusahaan operator seluler iniperlu menerapkan dan memanfaatkan BI untuk memahami karakter pelanggannyadan mencoba memprediksi kebutuhan para pelanggan tersebut ("Know yourcustomer", 2011).

Selain operator seluler, perusahaan-perusahaan yang bergerak di industri perbankanjuga sudah mengimplementasikan BI yang didukung oleh perangkat lunak sepertiIBM InfoSphere, Oracle Exadata, dan Teradata (Yunardy, 2013). Industri asuransi punsudah menggunakan BI untuk mengenali karakteristik pelanggan mereka sehinggamampu menawarkan produk yang sesuai dengan profil masing-masing pelanggan.

4

Contohnya adalah Cigna Indonesia yang menggunakan solusi BI yang ditawarkan olehSAS untuk mengenali karakteristik pelanggan mereka ("Cigna Indonesia", n.d.).Bahkan PALYJA, yang bergerak di bidang penyediaan air bersih, menggunakan OracleCustomer Care and Billing untuk mengintegrasikan dan meningkatkan kualitas datainternal yang dimilikinya sehingga efisiensi dan akurasi penagihan kepada pelangganpun ikut meningkat ("PALYJA Indonesia", 2012).

Walaupun begitu, implementasi BI di masing-masing perusahaan tentu saja tidakberada pada tingkat kematangan yang sama. Dalam kasus PALYJA, implementasi BIkemungkinan besar masih di tingkat kematangan ketiga (Focused). Sebaliknya untukkasus XL, implementasi BI mungkin sudah mencapai tingkat kematangan kelimakarena sistem BI yang digunakan sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dariinti bisnis mereka. Di luar itu, bukan tidak mungkin masih ada organisasi-organisasibesar yang belum sadar akan pentingnya memanfaatkan BI, apalagi sampai memilikikesadaran untuk membangun BICC.

5

Referensi

Cigna Indonesia: Analyzing big data to support sales. (n.d.). Retrieved February 22, 2014, from http://www.sas.com/en_us/customers/cigna-indonesia.html

Davenport, T. H., & Harris, J. G. (2007). The Architecture of Business Intelligence. Harvard Business School Press.

Know your customer. (2011, December 8). Retrieved March 8, 2014, from http://swa.co.id/technology/know-your-customer

Lifotsky, B. (2009). Why you need a Business Intelligence Competency Center. Harvard Business Publishing.

Olszak, C. M. (2013). Assessment of Business Intelligence maturity in the selected organizations. Proceedings of the 2013 Federated Conference on Computer Science and Information Systems, 951-958. Retrieved from https://fedcsis.org/proceedings/2013/pliks/139.pdf

PALYJA Indonesia implements Oracle Utilities Customer Care and Billing Solution for faster billing, collections and improved customer service. (2012, April 9). Retrieved March 1,2014, from http://finance.yahoo.com/news/palyja-indonesiaimplements-oracle-utilities-120000174.html

Rajterič, I. H. (2010). Overview of Business Intelligence Maturity Models. Management, 15(1), 47-67. Retrieved from http://www.efst.hr/management/Vol15No1-2010/3-Hribar_Rajteric-final.pdf

Yunardy, Y. (2013, October 2). Indonesian banking from system perspective. Retrieved March 1, 2014, from http://www.slideshare.net/yunardy/startup-singapore-rev2-26793040

6