tugas surat dinas

7/25/2019 tugas Surat Dinas

1/15

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga

dengan orang atau lembaga yang lainnya, (Nurdin. 2005:189).

le! karena itu kami ingin memaparkan bagaimana "ara penulisan surat resmi

yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka kami menyusun makala! ini

dengan #udul $S%S&'&%* +'N-%SN S& /%NS$.

2. Rumusan Masalah

/ari latar belakang di atas maka rumusan masala! makala! kami adala!:

a) agaimana sistematika penulisan surat dinas

3. Tujuan

/ari rumusan masala! di atas maka tu#uan makala! kami adala!:

a) ntuk mengeta!ui bagaimana sistematika penulisan surat dinas atau

surat resmi.

1


2/15

BAB II

PEMBAHAAN

Suratmerupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat

komunikasi tulis yang paling eesien, eekti, ekonomis, dan praktis dibandingkan

dengan komunikasi lisan. pa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai

kepada alamat yang ditu#u sesuai dengan sumber aslinya. +eranan surat lebi! penting

lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan ole!

organisasi3lembaga, surat per#an#ian #ual beli, surat se4amenye4a ruma!, surat

dagang, dan surat resmi lainnya. Siat resmi sebua! surat bukan dili!at dari

sistematika, penggunaan ba!asa, dan isinya, melainkan #uga mempunyai kekuatan

!ukum sebagai bukti tertulis. Suratsurat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai

ba!an penelitian untuk mengeta!ui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu.

/alam !al ini, surat berungsi sebagar alat bukti !istoris. Suratsurat yang tela!

diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat. erdasarkan isinya, surat dapat

dibedakan atas beberapa #enis, yakni sebagai berikut:

1. Surat keluarga iala! surat yang isinya membi"arakan masala! keluarga,

perkenalan, atau persa!abatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua,

amili, kepada kenalan, dan sebagainya.

2. Surat setenga! resmi iala! surat yang ditulis ole! seseorang atau perorangan

kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. 6onto!nya surat lamaran ker#a,

surat permo!onan i7in membangun, surat i7in masuk kantor, surat pernyataan

bersedia memili! dan dipili!.

. Surat sosial iala! surat yang dibuat ole! berbagai lembaga sosial yang ditu#ukan

kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. %si surat sosial selalu bersiat

kegiatan sosial yang dikelola ole! lembaga yang bersangkutan.

. Surat niaga iala! surat yang ditulis ole! suatu badan perusa!aan perdagangan

yang isinya membi"arakan masala! dagang atau perniagaan (riin, 198:).

2


3/15

enurut Soed#ito dan Sol"!an (1999:1), surat niaga atau dagang iala! surat yang

berisi masala! perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat ole! suatu

perusa!aan yang ditu#ukan kepada semua pi!ak.

5. Surat dinas iala! surat yang isinya meliputi masala! dinas yang menyangkut

administrasi pemerinta! (riin, 198:). enurut Sudarsa, dkk. (1992:), surat

dinas atau surat resmi iala! segala komunikasi tertulis yang menyangkut

kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas !anya dibuat ole!

instansi pemerinta! dan dapat dikirimkan kepada semua pi!ak yang ber!ubungan

dengan instansi tersebut.

+ada makala! ini, tim penulis akan okus pada surat dinas ini, karena siatnya

yang resmi dan mengandung aturan dan etika yang sangat perlu diper!atikan dalam

penulisannya.

1. Sistematika Surat esmi atau Surat /inas

/alam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian, bagian

surat tersebut terdiri atas:

a) kepala surat

b) tanggal

") nomor, lampiran, dan !al

atau peri!al

d) alamat surat

e) salam pembuka

) isi surat

g) salam punutup

!) pengirim surat

i) tembusan

#) inisial.

A. !e"ala surat

*epala surat yang lengkap terdiri atas:

a) nama instansi

3


4/15

b) alamat lengkap

") nomor telepon

d) nomor kotak pos

e) alamat ka4at

) lambang atau logo.

Nama instansi ditulis dengan !uru kapital alamat instansi, termasuk di

dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat ka4at (#ika ada) ditulis dengan !uru

a4al kata kapital ke"uali kata tugas. Nomor kode pos ditulis setela! nama kota

tempat instansi itu berada.

6onto!:

/'+&''N +'N/%/%*N /N *'/;N

+usat pembinaan dan pengembangan ba!asa

558, 895>

*epala surat dapat pula seluru!nya ditulis dengan !uru kapital.

6onto!:

/'+&''N +'N/%/%*N /N *'/;N

+S& +'%NN /N +'N?'N?N @S

558, 895>

/alam penulisan kepala surat !endakla! diper!atikan !al!al sebagai berikut:

1. Nama instansi #angan disingkat, misalnya iro /iklat, /epdikbud, tetapi iro

+endidikan dan +elati!an, /epartemen +endidikan dan *ebudayaan.

2. *ata #alan #angan disingkat men#adi


5/15

. *ata kotak pos !endaknya #angan disingkat *. +os atau *otpos. /emikian pula,

#angan digunakan +.. oB atau +ost i"e oB.

5. *ata alamat ka4at #angan digunakan 6able ddress tapi lamat *a4at.

>. *ata telepon dan kotak pos diikuti ole! nomor tanpa diantara tanda titik dua (:),

sedangkan nomornomor yang mengikutinya tidak diberi titik.

6onto!: &elepon: 89.>55.8

*otak +os: 2>5.5

Se!arusnya:

&elepon 89>558

*otak +os 2>55

B. Tanggal

&anggal surat ditulis se"ara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka,

bulan ditulis dengan !uru, dan ta!un ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak

di"antumkan nama kota karena nama kota itu suda! ter"antum pada kepala surat.

Setela! angka ta!un tidak diikuti tanda ba"a apa pun, seperti tanda titik, titik

koma, titik dan garis !ubung, selain itu, perlu diper!atikan !al berikut.

Nama bulan #angan ditulis dengan angka, tetapi dengan !uru. Nama bulan

yang ditulis dengan !uru tidak bole! disingkat, misalnya


6/15

*ata nomor, lampiran dan !al ditulis dengan dia4ali !uru kapital,

Nomor, -ampiran, dan !al diikuti ole! tanda titik dua yang ditulis se"ara estetik

ke ba4a! sesuai dengan pan#ang pendeknya ketiga kata itu.

+enulisan kata Nomor dan -ampiran yang dapat disingkat men#adi No.

/an -amp, !arus taat asas.


7/15

6onto! penulisan lampiran yang dian#urkan:

-ampiran: satu berkas

-am: Satu berkas

*ata !al diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang dia4ali dengan

!uru kapital tanpa diberi garis ba4a! dan tidak diak!iri tanda titik atau tanda

ba"a lain. +okok surat !endaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi

surat. +enulisan yang dian#urkan:

@al: +ermo!onan tenaga penga#ar

@al: +enyeragaman bentuk surat

D. Alamat surat

/alam penulisan alamat surat terdapat dua ma"am bentuk. entuk pertama

adala! alamat yang ditulis di sebela! kanan atas di ba4a! tanggal surat dan

bentuk kedua adala! alamat yang ditulis di sebela! kiri atas di ba4a! bagian !al

atau sebelum salam pembuka. ntuk penulisan alamat surat perlu diper!atikan !al

berikut:

penulisan nama penerima !arus "ermat dan langkap, sesuai dengan kebiasaan

yang dilakukan ole! yang bersangkutan(pemilik nama).

Nama diri penerima dia4ali !uru kapital pada setiap unsurnya, bukan

menggunakan !uru kapital seluru!nya.

+enulisan alamat penerima surat #uga !arus "ermat dan lengkap serta

inormati.

ntuk menyatakan yang ter!ormat pada a4al penerima surat "ukup dituliskan

;t!. /engan !uru a4al !uru kapital disertai tanda titik singkatan itu.

+enggunaan kata kepada sebelum ;t!. &idak diperlukan karena kata kepada

berungsi sebagai kata peng!ubung antar bagian kalimat yang menyatakan

7


8/15

ara!. pabila diingat ba!4a alamat pengirim tidak dida!ului kata dari yang

berungsi sebagai peng!ubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.

*ata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum

nama penerima surat.


9/15

/alam penulisan surat terdapat dua bua! salam, yaitu (1)salam pembuka

dan (2)salam penutup. +enulisan kedua bentuk salam itu merupakan a4al dalam

berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

Salam pembuka la7im ditulis di sebela! kiri di ba4a! alamat surat, di atas

kalimat pembuka isi surat. Salam penutup la7im ditulis di sebela! kanan ba4a!.

Salam pembuka yamg sangat la7im digunakan adala! ungkapan dengan !ormat

dengan ketentutuan sebagai berikut:

@uru pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan !uru

kapital (/engan).

@uru pertama kata !ormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan !uru

ke"il, bukan !uru kapital (!ormat).

+ada ak!ir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma, bukan tanda

titik, tanda seru, atau titik dua. (/engan !ormat,).

ngkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adala!:

Salam se#a!tera,

Saudara...,

Saudara...yang ter!ormat,

%bu...yang ter!ormat,

apak...yang ter!ormat,

/isamping itu, terdapat salam pembuka yang bersiat k!usus, seperti:

ssalamuailaikum A.A.,

Salam pramuka,

Salam per#uangan,

erdeka,+enulisan ungkapan salam pembuka yang tidak "ermat adala! /engan

@ormatE Salam Se#a!teraE Saudara &uti yang &er!ormat. +enulisan ungkapan

salam pembuka yang "ermat adala!:

/engan !ormat,

Salam se#a!tera,

Saudara &uti yang ter!ormat,

Salam penutup yang la7im digunakan adala! ungkapan !ormat kami,

!ormat saya, dan 4asalam dengan ketentuan sebagai berikut:

9


10/15

!uru pertama kata !ormat, salam, dan 4asalam ditulis dengan !uru

kapital.

+ada ak!ir salam penutup dibubukan tanda koma, bukan tanda titik atau

tanda ba"a lain, atau tanpa tanda ba"a apaapa. +enulisan ungkapan salam penutup yang "ermat adala! :

@ormat saya,

@ormat kami,

Aasalam,

(. II URAT

Se"ara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama

merupakan paragra pembuka, bagian kedua merupakan paragra isi dan bagian

ketiga merupakan bagian penutup. +aragra pembuka mengantarkan isi surat yang

akan diberi ta!ukan. +aragra pembuka berisikan pemberita!uan, pertanyaan,

pernyataan, atau permintaan. 6onto!:

*ami ingin memberita!ukan kepada saudara ba!4a...

Sala! satu kegiatan proyek penelitian adala! meneliti sastra lisan Sunda.

Se!ubungan dengan itu...

+ada tanggal 118 #uli 1990 kami akan mengadakan penataran *eba!asaan

%ndonesia. &u#uan penataran itu adala! sebagai berikut.

@impunan +embina a!asa %ndonesia akan menyelenggarakan Seminar

+enga#aran a!asa %ndonesia. +ada tanggal 5> NoDenber 198, di Aisma

Samudra,


11/15

+ertanyaan Saudara yang tertera! pada surat Saudara tanggal 10 ,

No. 053/iklat31313198> akan kami #a4ab sebagai berikut.

Surat anda tela! kami terima. Se!ubungan dengan itu, kami ingin

memberita!ukan !al berikut.

Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal


12/15

Nama #abatan dapat di"antumkan di ba4a! nama pengirim.

6onto!: /rs. /oni Susanto,

*epala /rs. /oni Susanto

N%+ 101010

H. Tem*usan urat

*ata tembusan yang ditulis dengan !uru a4al !uru kapital(&embusan)

diletakkan di sebela! kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan

!al, serta se#a#ar dengan nama pengirim surat. &ulisan &embusan diikuti tanda titik

dua, tanpa digaris ba4a!i.

agian ini !anya di"antumkan #ika surat itu memerlukan tembusan untuk

beberapa instansi atau pi!ak lain yang ada !ubungannya dengan surat yang

bersangkutan. *etentuan isi tembusan itu adala! sebagai berikut:


13/15

2. *epala agian +erlengkapan

. /ra. Sabainda!

I. In&s&al +an'&,

%nisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling ba4a! sebela! kiri di

ba4a! tembusan(kalau ada). %nisial merupakan tanda pengenal yang berupa

singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. %nisial berguna untuk keperluan

selingkung surat untuk mengeta!ui siapa pengonsep dan pengetik surat.

6onto!: @3SS

@ singkatan nama pengonsep: @idaya! smuni

SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.

BAB III

PENUTUP

1. *esimpulan

/ari pemba!asan di atas dapat ditarik kesimpulan ba!4a :

/alam pembuatan surat resmi seyogiyanya !arus memenu!i

kaeda!kaeda! yang berlaku dalam pembuatan surat resmi.

/alam pembuatan surat resmi seyogiyanya !arus mengeta!ui

sistematika surat resmi.

13


14/15

DA(TAR PUTA!A

riin, Syamsir. 198.Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. +adang: ngkasa

aya.

/epartemen +endidikan Nasional. 200. +anduan ateri S+3&s #ian k!ir Nasional.


15/15

Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia.

tugas surat dinas

Documents