penata indeks surat dinas
TRANSCRIPT
PENATA INDEKS SURAT DINASDILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN BIREUEN
OlehIlham Syahputra
DASAR HUKUM
Keputusan Menteri Agama Nomor 168 tahun 2003 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama,
Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Agama,
Peraturan Menteri Agama RI Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan departemen Agama
Tujuan Penataan Indeks Surat
Pedoman dalam penataan surat dinas Memudahkan memahami isi surat
dinas Memudahkan dalam penataan kearsipan Keseragaman penyelenggaraan, bentuk,
pola dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan Kementerian Agama
PERMASALAHAN
Banyak unit kerja yang belum memahami tata kode indeks surat dinas
Kode indeks surat belum seragam digunakan
Nomor urut indeks unit kerja RA, MI, MTs, MA dan KUA masih amburadul
Belum adanya SK Kepala Kantor wilayah tentang nomor urut indek unit kerja di lingkungan Kementerian Agama Kabupaten / kota
KODE INDEKS SURAT
KODE INDEKS KANWIL KEMENAG ACEH
Kanwil Kemenag Aceh Kw.01 Bagian Tata Usaha Kw.01.1/ Bidang Pendidikan Madrasah
Kw.01.2/ Bidang Pendd Diniyah dan Ponpes
Kw.01.3/ Bidang Pendidikan Agama Islam
Kw.01.4/ Bidang PHI
Kw.01.5/ Bidang Urais dan Binsyar
Kw.01.6/ Bidang Penerangan Agama Islam
Kw.01.7
SAMBUNGAN
Pembimas Kristen Kw.01.8/ Pembimas Katolik Kw.01.9/ Pembimas Hindu Kw.01.10/ Pembimas Budha Kw.01.11/
Kw, Kode indek Kantor Wilayah Kemenag Propinsi
01, nomor urut Kanwil Kemenag Aceh
1, Kode Bagian Tata Usaha
5, Kode Subbag Umum Pada Bagian Tata Usaha
KS.01.4, Kode Klasifikasi Surat Sesuai KMA 44 Tahun 2010
600, Nomor Urut surat Keluar dalam kartu kendali
2013, tahun pembuatan surat
CONTOH
Kw.01.1/5/KS.01.4/600/2013
KODE INDEKS KEMENAG KAB/KOTA
Kode indeks Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kota, ditentukan oleh dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kanwil Kemenag Propinsi.
Kode Indeks KUA kecamatan dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kanwil Kemenag Propinsi berdasarkan usulan Kepala Kantor Kemenag Kab/ Kota
SAMBUNGAN
Kode Indeks RA, MI, MTs dan MA , dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kanwil Kemenag Propinsi berdasarkan usulan Kepala Kantor Kemenag Kab/Kota
KODE INDEKS KANTOR KEMENAGBerdasarkan PMA 13 Tahun 2010
Kabupaten Aceh SelatanKd.01.01
Kabuapten Aceh TimurKd.01.02
Kabupaten Aceh BaratKd.01.03
Kabupaten Aceh BesarKd.01.04
Kabupaten PidieKd.01.05
Kabupeten Aceh UtaraKd.01.06
Kota Banda AcehKd.01.07
Kota SabangKd.01.08
Kabupaten Aceh Tengah Kd.01.09
SAMBUNGAN
Kabupaten Aceh TenggaraKd.01.10
Kabupaten Aceh TamiangKd.01.11
Kabupaten Bireuen Kd.01.12 Kabupaten Simeulue
Kd.01.13 Kabupaten Aceh Singkil
Kd.01.14 Kabupaten Aceh Barat Daya
Kd.01.15 Kabupaten Gayo Lues
Kd.01.16 Kabupaten Nagan Raya
Kd.01.17 Kabupaten Aceh Jaya
Kd.01.18
SAMBUNGAN
Kabupaten Bener MeriahKd.01.19
Kabupaten Pidie JayaKd.01.20
Kota LangsaKd.01.21
Kota Lhokseumawe Kd.01.22 Kota Subulussalam Kd.01.23
CONTOHKANKEMENAG
BIREUEN
Kd.01.12 / KS.01.4 / 600 / 2013
Kd. Kode Indeks kantor Kemenag Kab /Kota
01. Nomor Urut Kanwil Kemenag Aceh
12. Nomor urut Kantor Kemenag Bireuen
KS.01.4. Kode Klasifikasi Surat sesuai KMA 44 Tahun 2010
600. nomor urut surat keluat dalam kartu kendali
2013. tahun pembuatan surat
KODE INDEKS KUA KECAMATAN
Tiap Kantor Kemenag agar membuat daftar urut kecamatan dalam kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda
Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah kecamatan
Mengusulkannya Kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama untuk di SK-nya
CONTOH KUA KECAMATAN
Kk.01.12 .3 / BA.01.1 / 100 / 2013
Kk. Kode Indeks kantor KUA Kecamatan
01. nomor urut Kanwil Kemenag Aceh
12. nomor urut Kankemenag Bireuen
3. nomor urut KUA ( belum divalidasi )
BA.01.1. Kode Klasifikasi surat sesui KMA 44 Tahun 2010
100. nomor surat keluar dalam kartu kendali
2013. Tahun Pembuatan surat
Catatan :Nomor urut KUA disusun
dari yang tertua sampai yang termuda
KODE INDEKS RA
Untuk ketertiban Tata Persurata Dinas pada RA dipandang perlu menyusun kode indeks Pada RA Kendati tidak diatur dalam KMA 16 Tahun 2006
Kode indeks RA dilakukan dan ditetapkan dengan SK Kepala Kantor Kementerian Agama Kab / Kota yang diurut dari RA tertua sampai termuda
CONTOH RA
Ra.01.12.3 / PP.00.4 / 020 / 2013
Ra. Kode indek Raudhatul Afhfal
01. nomor urut kanwil Kemenag Aceh
12, nomor urut Kankemang Bireuen
3. nomor urut Ra ( Belum divalidasi )
PP.00.4. Kode Klasifikasi Sesuai KMA 44 Tahun 2010
020. nomor urut surat keluar dalam kartu kendali
2013. tahun pembuatan surat
CATATAN :Nomor urut RA
disusun dari yang tertua sampai yang
termuda
KODE INDEKS MI
Membuat daftar urut MI dalam Kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda dari negeri ke swasta
Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah Madrasah.
Mengusulkannya kepada Kepala kantor Wilyah Kementerian Agama agar dikeluarkan SK Penetapannya
CONTOH MI
Mi.01.12.3 / PP.00.4 / 020 / 2013
Mi. Kode Indek Madrasah Ibtidaiyah
01. kode indek Kanwil Kemenag aceh
12. nomor urut Kankemenag Bireuen
3. nomor urut Madrasah Ibtidaiyah ( belum divalidasi )
PP.00.4. Kode Klasifikasi Surat sesui KMA 44 tahun 2010
020. nomor urut surat keluar dalam kartu kendali
2013. tahun pembuatan surat
CACATAN :Nomor urut MI
disusun dari yang tertua sampai yang
termuda dari negeri ke swasta
KODE INDEKS MTs
Membuat daftar urut MTs dalam Kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda dari negeri ke swasta
Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah Madrasah.
Mengusulkannya kepada Kepala kantor Wilyah Kementerian Agama agar dikeluarkan SK Penetapannya
CONTOH MTs
Mts.01.12.3 / PP.00.4 / 020 / 2013
Mts. Kode Indek Madrasah Tsanawiyah
01. kode indek Kanwil Kemenag aceh
12. nomor urut Kankemenag Bireuen
3. nomor urut Madrasah Tsanawiyah ( belum divalidasi )
PP.00.4. Kode Klasifikasi Surat sesui KMA 44 tahun 2010
020. Nnomor urut surat keluar dalam kartu kendali
2013. tahun pembuatan surat
CACATAN :Nomor urut Mts
disusun dari yang tertua sampai yang
termuda dari negeri ke swasta
KODE INDEKS MA
Tiap Kantor Kemenag agar membuat daftar urut MA dalam Kabupaten / kota masing-masing dari yang tertua sampai yang termuda dari negeri ke swasta
Memberikan nomor urut angka dari nomor 1 sampai terakhir sesuai dengan jumlah Madrasah.
Kode indeksnya tidak mencantumkan nomor urut Kankemenag Kab /Kota
Penetapan nomor urut MA ditetapkan secara Propinsi dan bukan Kabupaten / Kota
Mengusulkannya kepada Kepala kantor Wilyah Kementerian Agama agar dikeluarkan SK Penetapannya
CONTOH MA
Ma.01.3 / PP.00.4 / 020 / 2013
Ma. Kode Indek Madrasah Tsanawiyah
01. kode indek Kanwil Kemenag aceh
3. nomor urut Madrasah Aliyah dalam Propinsi Aceh
PP.00.4. Kode Klasifikasi Surat sesui KMA 44 tahun 2010
020. Nnomor urut surat keluar dalam kartu kendali
2013. tahun pembuatan surat
KETENTUAN LAIN
Penetapan Ra, MI, dan MTs dilakukan berdasarkan urutan madrasah dalam kabupaten / kota masing, sedangkan MA ditetapkan dalam lingkungan provinsi
Penulisan huruf pertama pada kode indeks madrasah menggunakan huruf besar sedangkan huruf kedua menggunakan huruf kecil ( Lihat : MI menjadi Mi, dst )
Kakankemenag agar mengusulkan penetapan nomor urut madrasah swasta yang baru dikeluarkan izin operasionalnya kepada Kepala Kantor Wilyah Kementerian Agama Provinsi
FORM PENGAJUAN NOMOR URUT KUA
NO NAMA KUANOMOR INDEKS LAMA
NOMOR INDEKS BARU
TANGGAL PENDIRIAN KET
1
2
3
dst
FORM PENGAJUAN NOMOR URUT MADRASAH
NO NAMA MADRASAH
NOMOR INDEKS LAMA
NOMOR INDEKS BARU
TANGGAL PENDIRIAN / DIKELUARKAN IZIN OPERASIONAL
KET
1
2
3
dst
Contoh Kop Kankemenag Bireuen
KEMENTERIAN AGAMAKANTOR KABUPATEN BIREUEN
Jln. Medan – Banda Aceh Km. 220 Telpon 0644-324198BIREUEN Kode 24251
Contoh KOP KUA
KEMENTERIAN AGAMAKANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN JULI
Jln Gayo km. 23 Nomor 16 Telpon 0644 – 2344567BIREUEN Kode 24251
KOP MIN
KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH IBTIDAIYAH NEGERIJln. Takengon. Nomor 23 Telpon 0644 – 245237
KOTA JUANG KABUPATEN BIREUEN Kode Pos 24251
Contoh Kop MTsN
KEMENTERIAN AGAMAMADRASAH TSANAWIYAH NEGERI
Jln. Takengon Km. 1 Nomor 34 Telpon 0644 – 235367KOTA JUANG KABUPATEN BIREUEN Kode Pos 24251
Contoh Kop MAN
KEMENTERIAN AGAMAMADRASAH ALIYAH NEGERI
Jln. Medn – Banda Aceh. Km. 220. Telpon 0644 – 426272BIREUEN KABUPATEN BIREUEN Kode Pos 24251
SEKIAN
TERIMA KASIH