USER MANUAL NADINE 2.0

Tujuan aplikasi ini dibentuk salahsatunya dalam rangka endukungimplementasi Office Automation danmendukung efektivitas dan efisiensipenggunaan satu aplikasi persuratanKemenkeu. fektivitas aplikasi inimeliputi terintegrasi dengan sistem lain,dapat diakses di online mobile sertadimanapun dan kapanpun, penggunaandigital signature (DS), dan emudahandalam filtering dan reporting. Adapunefisiensi diantaranya less-paper dan less-courier system. Implementasi Nadine 2.0 secara resmi iimplementasi secara piloting padatanggal 2 Januari 2019 dan dimulaisecara serentak pada seluruh unit eselonII Setjen pada Maret 2019.

APA ITU Nadine?

Nadine merupakan sistem informasi pengelolaannaskah dinas berbasis web dengan akses menggunakaninternet untuk merekam, menyimpan, memproses, danmenyajikan informasi naskah dinas di lingkunganKementerian Keuangan. Dasar dibuat aplikasi ini adalah PMK Nomor 36/PMK.01/2018 tentang Pedoman Tata NaskahDinas di lingkungan Kementerian Keuangan dan KMKNomor 63/KMK.01/2018 tentang PetunjukPelaksanaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik diLingkungan Kementerian Keuangan. Selain itu, Nadinedikembangkan sebagai bagian dari implementasi OfficeAutomation di lingkungan Kementerian Keuangan.

Semenjak diimplementasikan

Nadine terus mengalami

penyempurnaan dan pembaharuan

fitur dan bug fixing menyesuaikan

dengan dinamika kebutuhan dari

organisasi pengguna

di Kementerian Keuangan, saat ini

untuk versioning sudah masuk ke

2.3.3.1 (Pusintek) Untuk

penggunaan

Nadine yang lebih optimal

pengguna harus memastikan

koneksi jaringan internet stabil,

juga untuk performa terbaik harus

menggunakan browser google

chrome versi terbaru.

Versioning Nadine

Referensi ke dokumenlain/user manual versisebelumnya

Daftar Isi

Ketentuan untukmenggunakanaplikasi? minimalsoftware? Pegawaiyang memiliki user?

Petunjuk penggunaan aplikasiNadine sebelumnya menggunakanuser manual 2.2.

i. Windows Minimal 7 ii. Browser: Chromeiii. Microsoft Office minimal2007

i. NADINE (1)ii. Daftar Isi (2)iii. Pengenalan Awal Nadine (3)iv. Fitur Utama Nadine (5)v. Fitur/tool lainnya (12)vi. HOW TO: Rekam Fisik (13)

3

3

1. PENGENALAN AWAL NADINE

Untuk dapat mengakses aplikasi Nadine 2.0, user membuka browser google chrome

dan mengetik alamat url: office.kemenkeu.go.id, dan kemudian akan tampil halaman login seperti Gambar 1 di bawah ini

Setelah halaman depan Nadine 2.0 muncul, Klik “LOGIN” dan akan tampil halaman

Single Sign On seperti dibawah ini.

Masukan Username (NIP) dan Password Kemenkeu ID yang sudah terdaftar pada HRIS seperti gambar dibawah ini.

4

4

Setelah memasukkan username dan password, klik tombol “Log in/Registrasi”,

selanjutnya akan masuk ke Landing Page Office Automation seperti gambar dibawah ini.

kemudian pilih modul NADINE (tata naskah dinas)

Di dalam NADINE ini ada beberapa fitur utama yang dipakai yaitu diantaranya

Buat Naskah Dinas, Mejaku, Arsip, FAQ, dan Legend dengan tampilan sebagai berikut.

5

5

Sebelum memulai aktifitas memeriksa dan membuat Naskah Dinas atau masuk ke

menu Mejaku, pastikan terlebih dahulu memeriksa role yang ada. Sesuaikan dengan role Nadine sesuai dengan jabatan saat ini seperti gambar dibawah ini.

Untuk mengganti Role, Klik isian “Ganti Role”, kemudian pilih dan sesuaikan Role

yang akan digunakan untuk membuat naskah dinas.

2. FITUR UTAMA NADINE a. Buat Naskah Dinas

Menu “Buat Naskah Dinas” adalah fitur untuk menyusun naskah dinas yang secara resmi digunakan dalam lingkungan Kementerian Keuangan, baik surat, surat edaran, surat tugas, surat perintah, nota dinas, dan naskah dinas lain sesuai ketentuan dalam PMK Nomor 136/PMK.01/2018. Fungsi fitur ini adalah untuk memulai penyusunan konsep naskah dinas dari awal hingga selesai dan kemudian dapat disampaikan ke pimpinan sesuai alur proses bisnis. Dalam fitur ini, pegawai dapat memilih templates naskah dinas yang akan disusun, dari beberapa naskah dinas yang umumnya digunakan. Beberapa diantaranya adalah Nota Dinas, Surat, Surat Tugas, Undangan, Surat Perintah (S Prin), dan Surat Keterangan.

b. Adapun output dari “Buat Naskah Dinas” adalah konsep naskah dinas untuk kemudian bisa di-review dan ditandatangani oleh pimpinan.

c. Berikut ini tahapan untuk memulai “Buat Naskah Dinas”:

• di bagian ‘Ganti Role’ , apabila memiliki role lebih dari satu, pastikan dan pilih terlebih dahulu role yang benar dan sesuai dengan kondisi jabatan saat ini ketika membuat konsep naskah dinas.

• Lalu, klik tombol “Buat Naskah Dinas”

6

6

• Akan muncul beberapa jenis template naskah dinas yang disediakan seperti

gambar berikut ini:

• Lalu klik “Pilih Template” sesuai dengan kebutuhan.

• Kemudian isi secara lengkap laman “Lengkapi Data”.

7

7

o Pengirim diisi dengan nama jabatan penanda tangan naskah dinas dimaksud.

o Tipe Tanda Tangan adalah memilih antara “-“, “Atas Nama”, atau “Untuk Beliau”.

o Penandatangan adalah nama jabatan penandatangan naskah dinas, atau sama dengan Pengirim.

o Kepada adalah nama unit organisasi, tujuan pengiriman naskah dinas dan unit organisasi tujuan dapat lebih dari satu.

o Sifat yaitu sifat naskah dinas berupa Biasa, Rahasia, Segera, Sangat Segera, Segera dan Rahasia.

o Lampiran yaitu penamaan jumlah lampiran yang tidak terpisahkan dari naskah dinas tersebut, misalnya “satu lampiran” atau “dua lampiran”.

o Hal, adalah nama atau judul dari naskah dinas dimaksud o Tembusan adalah unit organisasi yang menjadi pihak yang juga akan

menerima naskah tersebut dan bersifat untuk mengetahui. o Setelah lengkap, klik ‘Selanjutnya’ di sisi kanan bawah.

Reset adalah untuk mengulang pengisian dari awal dengan menghapus secara otomatis isian “Lengkapi Data”.

o Berikutnya, tampilan badan naskah dinas beserta kop naskah dinas akan muncul. Selanjutnya, konseptor dapat menuliskan isi badan naskah dinas secara lengkap.

o Setelah naskah dinas selesai dibuat, jangan lupa untuk selalu menyimpan

konsep naskah dinas dimaksud sebelum dikirim dengan klik dan klik “Tutup”.

o Selanjutnya, user klik “Mejaku” untuk menindaklanjuti konsep naskah dinas dimaksud baik dalam hal meng-edit konsep naskah dinas, memberikan catatan dan lampiran dan kemudian dapat dikirim ke pimpinan langsung untuk tanda tangan. Proses tahapan ini akan dijelaskan di fitur selanjutnya “Mejaku”.

o Dalam penyusunan naskah dinas di badan naskah dinas, user akan melihat beberapa tool sebagai berikut: ▪ File

Tools ini tersedia di paling kiri atas badan konsep naskah dinas. Untuk fitur di dalam “File” akan ditemukan:

8

8

Untuk mengunggah naskah dinas, dalam hal naskah dinas diproses dalam versi microsoft word versi 2007 keatas dengan ekstensi .docx yang telah diunduh dari aplikasi Nadine.

Untuk mengunduh konsep naskah dinas yang ingin diproses dalam versi microsoft word versi 2007 keatas dengan ekstensi .docx

Untuk print naskah dinas.

Untuk preview naskah dinas dengan nomor naskah dinas

Untuk preview naskah dinas tanpa nomor naskah dinas

Untuk menyimpan naskah dinas, apabila halaman ingin ditutup dalam status konsep, atau disarankan selalu dilakukan sebelum mengirimkan konsep naskah dinas ke pimpinan langsung.

Untuk mengirim naskah dinas ke pemeriksa atau penandatangan.

Untuk menutup konsep/draft naskah dinas.

Konsep Naskah

Adalah laman naskah dinas yang sedang disusun.

Pengantar dari Eselon 4

naskah dinas yang secara otomatis dapat dihasilkan dalam proses penyusunan konsep naskah dinas utama dari pejabat eselon IV.

Pengantar dari Eselon 3

naskah dinas yang secara otomatis dapat dihasilkan dalam proses penyusunan konsep naskah dinas utama dari pejabat eselon III.

Pengantar dari Eselon 2

naskah dinas yang secara otomatis dapat dihasilkan dalam proses penyusunan konsep naskah dinas utama dari pejabat eselon II.

Untuk kembali ke halaman “Lengkapi Data” dan memulai konsep naskah dinas yang baru.

▪ Home

Tools ini tersedia di posisi kedua dari kiri atas badan konsep naskah dinas. Untuk fitur di dalam “Home” akan ditemukan:

“Undo” atau perintah untuk membatalkan suatu perintah yang sudah dilakukan sebelumnya

“Redo” atau perintah untuk mengembalikan apa yang sudah dilakukan sebelumnya.

FirstIndent → perintah untuk mengatur indentasi kalimat pertama pd paragraf (agar menjorok ke dalam)

9

9

▪ Insert

Tools ini tersedia di posisi ketiga dari kiri atas badan konsep naskah dinas. Untuk fitur di dalam “Insert” akan ditemukan:

Tabel, yaitu fitur untuk memasukkan table dalam naskah dinas.

Gambar, yaitu fitur untuk memasukkan gambar dalam naskah dinas

Link, yaitu fitur untuk memasukkan tautan dalam naskah dinas

Table of content, yaitu fitur untuk memasukkan table of content dalam naskah dinas

d. Mejaku:

Menu ‘Mejaku’ adalah fitur dimana user dapat melihat naskah dinas yang belum dan harus ditindaklanjuti, baik naskah dinas masuk dan/atau disposisi dari atasan, konsep/draft naskah dinas, maupun konsep yang dikembalikan karena perlu revisi. "Mejaku” merupakan area bagi user untuk dapat menyusun konsep naskah dinas, merevisi konsep naskah dinas yang dikembalikan/ditolak oleh atasan, atau memproses/menindaklanjuti disposisi yang diberikan oleh atasan. Pada prinsipnya, sepanjang naskah dinas belum selesai akan tetap berada pada area “Mejaku”, dan apabila naskah dinas telah selesai dikerjakan, maka secara otomatis akan berpindah pada area “Arsip” atau bisa juga dengan cara klik “arsipkan” melalui fitur “Mejaku”. Output adalah konsep naskah dinas dan/atau tindakan atas disposisi naskah dinas.

Berikut ini tahapan untuk memulai “Mejaku”: o klik tombol “Mejaku”

o Di sebelah kanan akan muncul naskah dinas yang perlu ditindaklanjuti.

10

10

o Klik naskah dinas yang ingin ditindaklanjuti, dan akan muncul lembar disposisi

beserta naskah dinas masuk atau naskah dinas di dalamnya. o Tindak lanjut dapat berupa menghadiri undangan apabila disposisi berupa

undangan atau menyusun naskah dinas apabila disposisi berupa penyusunan naskah dinas, atau tindak lanjut konsep naskah dinas yang sebelumnya telah disusun namun memerlukan review dan kelengkapan data.

o Tindak lanjut berupa penyusunan naskah dinas dapat melalui fitur “buat naskah dinas” atau melalui “Balas” di laman naskah dinas seperti di bawah ini:

Keterangan untuk fitur-fitur di atas: ▪ Arsipkan, apabila naskah dinas telah selesai ditindaklanjuti. ▪ Disposisi, apabila naskah dinas tersebut diteruskan ke level bawah untuk

ditindaklanjuti. ▪ Teruskan Disposisi, apabila naskah dinas perlu/dapat diteruskan ke jabatan

setara dari user dimaksud (misalnya, antar pelaksana, atau antar pejabat eselon V, IV, III, II, atau I).

▪ Balas adalah fitur untuk dapat menindaklanjuti naskah dinas dengan menyusun naskah dinas. Fitur ini adalah untuk mengantarkan ke laman daftar templates naskah dinas dan proses selanjutnya akan sama seperti pada tahapan “buat naskah dinas”.

▪ Tampilkan detil adalah untuk memberikan detail dari naskah dinas, baik detail disposisi, riwayat disposisi, dan detail naskah dinas. i. Detail disposisi adalah detail dari disposisi atasan langsung atas naskah

dinas tersebut disertai nomor agenda dan tanggal dikirim. ii. Riwayat Disposisi adalah penjelasan alur disposisi dari pejabat penerima

naskah dinas hingga pimpinan langsung user dalam satuan unit organisasi dimaksud disertai tanggal kirim.

iii. Detail naskah dinas adalah kelengkapan dari naskah dinas, baik data dukung, riwayat konsep, dan tindak lanjut ND.

o Tindak lanjut berupa menyelesaikan atau meneruskan konsep naskah dinas

yaitu sebagai berikut: ▪ Pastikan bahwa naskah dinas yang akan dilanjutkan adalah konsep, lalu klik

konsep naskah dinas dimaksud.

11

11

▪ Berikutnya, akan muncul tampilan toolbar seperti berikut ini di atas konsep

naskah dinas.

▪ Hapus adalah fitur dimana user dapat menghapus konsep naskah dinas. ▪ Edit adalah fitur dimana user ingin mengubah konsep naskah dinas. ▪ Kirim, apabila setelah di-review secara menyeluruh, user dapat mengirim

konsep naskah dinas secara otomatis kepada pimpinan langsung. Dalam fitur ini, user dapat memberi catatan kepada pimpinan langsung sebelum klik “kirim”.

▪ Booking nomor hanya dapat dilakukan apabila terdapat kebutuhan tertentu atas naskah dinas untuk ditetapkan pada tanggal yang ditentukan, serta harus melakukan konfirmasi kepada sekretaris pimpinan penandatangan naskah dinas.

▪ Tampilkan detil, adalah fitur dimana user dapat melihat pertama, “Teruskan naskah dinas” dimana user dapat membuat catatan kepada pimpinan dan/atau “kirim” naskah dinas. Kedua, “Detail naskah dinas”, dimana user dapat melihat beberapa fitur lainnya, yaitu: i. Catatan konseptor naskah dinas, apabila ada yang disampaikan kepada

pimpinan. ii. Lampiran, adalah fitur dimana user dapat mengunggah (upload) softcopy

lampiran naskah dinas dan menjadi bagian tidak terpisahkan, dengan

klik .

iii. Riwayat konsep adalah fitur yang menunjukkan nama user/konseptor dari naskah dinas, unit, jabatan, aksi, dan tanggal naskah dinas dibuat.

iv. Tindak Lanjut Naskah Dinas. e. Arsip

Arsip adalah fitur dimana user dapat memantau progress tindak lanjut/penandatanganan pimpinan atas konsep naskah dinas yang telah dikirim dan dapat melihat naskah dinas yang telah diarsipkan.

f. FAQ Adalah fitur dimana user dapat melihat pertanyaan-pertanyaan yang pada umumnya disampaikan oleh user beserta jawaban dan solusinya.

g. Legend adalah daftar symbol baik tipe maupun sifat naskah dinas.

12

12

h. Pencarian Ada beberapa fitur pencarian pada halaman utama Nadine. Pencarian ini adalah fitur untuk dapat melacak naskah dinas sesuai dengan keyword yang dimasukkan. Beberapa keyword yang bisa dipakai adalah kata dalam perihal naskah dinas, id, tanggal, atau nomor naskah dinas.

i. Ganti Role

• Ganti role berfungsi apabila user diberikan peran lebih dari satu dan dapat memilih salah satu dalam penyusunan naskah dinas sesuai dengan role dimaksud (misalnya role pelaksana (fungsional umum) sekaligus sebagai pelaksana TU Bagian.

• Role yang tersedia adalah sesuai dengan jabatan struktural dan jabatan fungsional umum dan fungsional khusus.

• Dalam hal memerlukan perlakuan khusus, Nadine dimungkinkan untuk memberikan peran baru untuk mengakomodir pengadministrasian naskah dinas seperti misalnya pelaksana TU Bagian.

3. Fitur/tool lainnya:

a. Identity Document (ID) Fitur ini untuk mengidentifikasi nomor dokumen untuk konsep dan hasil akhir naskah dinas.

b. Digital Sign Digital sign adalah tanda tangan secara digital yang digunakan dalam naskah dinas resmi secara elektronik.

c. Booking Nomor Adalah fitur untuk mengakomodir pemesanan nomor naskah dinas sebelum naskah dinas dapat ditandatangani oleh pimpinan.

d. Laporan adalah fitur untuk menunjukkan overview dari dashboard, naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, disposisi masuk, dan disposisi keluar dan hanya ada pada role user sebagai sekretaris atau unit persuratan pada unit organisasi.

e. Konfirmasi Booking Nomor adalah fitur untuk melakukan konfirmasi atas booking nomor yang disampaikan oleh user/konseptor, dan hanya ada pada user’s role sebagai sekretaris pimpinan unit organisasi.

f. Rekam Fisik (hanya tersedia pada Role Sekretaris dan Role TU Es.III) Rekam fisik adalah fitur untuk melakukan perekaman atau penyimpanan file/naskah dinas berbentuk fisik/hardcopy ke dalam bentuk softcopy, dan fitur ini ada ada pada role user sebagai sekretaris atau unit persuratan pada unit organisasi.

13

13

4. HOW TO: Rekam Fisik Naskah Dinas fisik direkam dengan cara sebagai berikut:

• Setelah naskah dinas fisik diterima dari unit pengirim naskah dinas, user men-scan naskah dinas dan kemudian menyimpan dalam media penyimpanan (misalnya, desktop folder, flashdisk, atau external memory storage).

• Hasil scan dinas disimpan ke dalam Nadine dengan cara: i. User yang memiliki hak akses rekam fisik, melakukan LOGIN seperti biasa

(panduan telah dijelaskan pada bagian pengenalan awal Nadine). ii. User memilih role sebagai sekretaris atau role yang memiliki akses rekam

fisik. iii. Klik “rekam fisik”.

iv. Kemudian, user akan melihat tampilan sebagai berikut untuk diisi secara lengkap.

Berikutnya, user mengunggah softcopy naskah dinas pada “pilih file” di fitur kanan bawah.

14

14

v. Selanjutnya, user mengisi tembusan dengan mengetik unit organisasi sebagai tujuan tembusan naskah dinas. Setelah selesai dan lengkap semua, klik “Selanjutnya” dan kirim.