tugas manajemen proyek
TRANSCRIPT
TUGAS MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI INFORMASI
Aplikasi Peminjaman Logistik IT Telkom
NIM NAMA
613070040 Febry Nugroho
613070054 Fachrizal
613080003 Sofian Wiranandi
FAKULTAS INFORMATIKA
INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM
BANDUNG
2010
Project Charter
Project Name: Aplikasi Peminjaman Logistik IT Telkom
Prepared by: Febry Nugroho
Project Start Date (DD/MM/YYYY): 03/10/2010
Project Finish Date (DD/MM/YYYY): 03/12/2010
Budget Proyek ini menghabiskan dana sekitar Rp.35.000.000
Tujuan
Tujuan proyek :
1. Membantu bagian logistik mengatur jadwal peminjaman sehingga tidak terjadi bentrok.
2. Membantu mahasiswa untuk mendapatkan informasi tentang penjadwalan
peminjaman logistik.
Jadwal Proyek
No KegiatanBulan 1 Bulan 2
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Project Management
2 Requirement Specification
3 Build design
4 Coding
5 Analysis and test
6 Training
Cost BudgetingNo Kegiatan Qty Bulan 1 Bulan 2 Harga1 Programmer 1 2.500.000 3.500.000 6.000.0002 Project manager cost 1 3.000.000 3.000.000 6.000.0003 Designer 1 2.500.000 2.000.000 4.500.0004 IT consultan cost 1 1.000.000 1.000.000 2.000.0005 Transportasi 3 500.000 500.000 1.000.000
6 Dokumentasi Program 1 - 500.000 500.000
7 Hardware/Software 10.000.000 10.000.0008 Testing 3.000.000 3.000.0009 Biaya tak terduga 1.000.000 1.000.000 2.000.000
Total 00
PendekatanPendekatan proyek :
1. Melakukan komunikasi secara intensif dengan bagian logistik IT Telkom agar mendapat requirement yangsesuai dengan kebutuhan software yang akan dibangun sehingga memudahkan proses pembangunan software
2. Mempelajari proses bisnis sesuai dengan rule yang berlaku pada bagian logistik untuk kemudianditerapkan dalam aplikasi
3. Menentukan software dan hardware yang tepat untuk mendukung pelaksanaan proyek.4. Membuat desain tampilan sesuai dengan requirement dan karakteristik pengguna5. Melakukan beberapa pengujianaplikasi6. Melakukan analysis resiko yang mungkin terjadi terhadap segala aktifitas yang
dilakukan, beserta solusi yang tepat untuk menanggulangi resiko tersebut.
ROLES AND RESPONSIBILITIESName Role Position Contact informationFebry Nugroho Project
ManagerManager [email protected]
Imelda atastina Sponsor CEO [email protected] Wiranandi
Programmer Team Project [email protected]
Fachrizal Designer Team Project [email protected]
Project Scope Management
Project Name: Aplikasi Peminjaman Logistik IT Telkom
Prepared by: Febry Nugroho
Project Start Date (DD/MM/YYYY): 03/10/2010
Project Finish Date (DD/MM/YYYY): 03/12/2010
1. TujuanTujuan dari proyek ini adalah :
1. Membangunaplikasi yang mampu membatu bagian logistik dalam mengelola peminjaman logistik.
2. Membangun aplikasi yang mampu membantu mahasiswa dalam mendapatkan informasi mengenai peminjaman logistik.
2. Deskripsi ProdukDeskripsi Produk :
1. Menyediakan informasi mengenai cara melakukan peminjaman.2. Menyediakan fitur pendaftaran untuk meminjam barang.3. Menyediakan informasi jadwal peminjaman barang.4. Terdapat fitur autentifikasi user berupa login.
3. Kriteria ProdukKriteria Produk yang akan diterima :
1. Sasaran utama proyek adalah mahasiswa.2. Sesuai dengan requirement dari bagian logistik. user dapat melakukan beberapa hal
sebagai berikut:- mahasiswa dapat melihat jadwal peminjaman logistik.- bagian logistik dapat melakukan acc kepada mahasiswa yang akan melakukan peminjaman.
3. Website ini hanya bisa di akses di kawasan kampus IT Telkom yang terhubung dengan jaringan intranet.
4. Asumsi dan hambatanAsumsi dan hambatan :
1. Peminjaman hanya bisa dilakukan oleh mahasiswa IT Telkom2. Dalam satu hari antrian peminjam maksimal 5 mahasiswa3. Peminjam yang sudah terdaftar pada antrian akan dihapus jika tidak memberikan surat
peminjaman ke bagian logistik dalam waktu 1 hari setelah hari pendaftaran.4. Mahasiswa yang sudah menyerahkan surat peminjaman akan diberikan acc oleh bagian
logistik dan status barang akan berubah dan secara otomatis antrian akan dihapus5. Tidak menangani masalah jaringan intranet6. Data mahasiswa diambil dari database sisfo sebagai authentifikasi login
5. Resiko
Resiko :
1. Kondisi server yang tidak bisa diprediksi.
2. Maintenance secara berkala.
3. Penguji yang iseng mendaftar sampai antrian penuh.
4. Perlu dilakukan back up database secara berkala.
6. Authorizations
The Scope Statement, WBS, Project Schedule, Risk Management Plan and
Project Budget are approved by the:
Project Sponsor : Imelda Atastina
Project Manager : Febry Nugroho
Project performance baseline changes will be approved by the:
Project Sponsor : Imelda Atastina
Project Manager : Febry Nugroho
Project deliverables will be approved/accepted by the:
Project Sponsor : Imelda Atastina
Key Stakeholders : Febry Nugroho
7.Project Scope Statement Approval / Signatures
Project Name: Aplikasi peminjaman logistik IT Telkom
Project Manager: Febry Nugroho
Saya telah meninjau informasi yang terkandung dalam Pernyataan Cakupan Proyek ini dan setuju:
Name Role Signature Date
(DD/MM/YYYY)
Febry Nugroho Project Manager OK 15/10/2010
Imelda Atastina Sponsor OK 15/10/2010
8. Komentar
- Proyek dapat diterima oleh bagian logistik jika proyek dapat membantu jadwal peminjaman
sehingga hal bentrok terhadap peminjaman tidak terjadi lagi.
Graphical WBS
WBS Dictionary1. Project Management
1.1 PlanningMerencanakan segala aspek yang menjadi acuan pengerjaan proyek antara lain- Scope, mendefinisikan sistem dan batasan masalah atau ruang lingkup yang
ditangani dalam proyek ini.
- Time, memperkirakan waktu pengerjaan web ini yaitu selama 2 bulan, membuat
jadwal proyek serta menjaga agar proyek berjalan pada waktu yang telah
ditentukan.
- Cost, mempersiapkan anggaran biaya selama pembangunan proyek website ini.
- Quality,berupaya menjamin kepuasan sponsor proyek terhadap website ini.
- Human Resource, menentukan dan memilah Sumber Daya Manusia yang tepat yang
akan ikut serta dalam pengerjaan proyek ini.
- Communication, mengkoordinasikan dan mendistribusikan informasi yang ada.
1.2 MeetingMelakukan pertemuan anatara project manager, tim proyek dan stake holder yang
membahas tentang rencana proyek yang telah dibuat. Untuk meeting selanjutnya
hanya project manager dan tim proyeknya saja
1.3 AssesmentMenaksir tolak ukur penilaian keberhasilan web ini sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
2. Requirement Specification
2.1 user specification
Menentukan spesifikasi kebutuhan user terhadap system
2.2 Software Specification
Membuat spesifikasi software yang dibutuhkan misalnya software untuk
membangunnya akan menggunakan bahasa php dengan database mySql.
2.3 Hardware Specification
Menentukan hardware yang dibutuhkan.
2.4 System Specification
Menentukan spesifikasi dari system.
3. Build Design
3.1 Interface Design
Disain interface terdiri dari 2 jenis yaitu
3.1.1 Administrator
Membangun spesifikasi design layout untuk administrator
3.1.2 User
Membangun spesifikasi design layout untuk user
3.2 Database Design
Disain untuk struktur database yang akan dipake sebagai tempat penyimpanan data.
Antara lain
3.2.1table database identification
Mengidentifikasi tabel apa saja yang akan dibuat dalam database
4. Coding
4.1 Class Identification Mengidentifikasi dan membuat kelas utama dalam program, antara lain
4.1.1 create control class
Membangun class control
4.1.2 create interface class
Membangun class interface atau tampilan
4.2 Create error handlingMembuat penanganan terhadap error yang terjadi pada web
4.3 Create connection between database and system
Membuat koneksi antara system dengan database
4.4 Create database table
Membuat tabel dalam database yang telah direncanakan
4.5 Create interface system
Membuat tampilan dari sistem
5. Analysis and Test
5.1 Operational Test
Pengujian yang dilakukan pada operasi system, antara lain
5.1.1 Connection system test
Menguji koneksi antara system dengan database
5.1.2 Interface system test
Menguji tampilan web pada beberapa browser
5.1.3 Performance test
Menguji performansi dari system
5.1.4 bug identification
Mencari bug yang ada pada web
5.2 User Documentation
Membuat user documentation untuk memudahkan penggunaan dan pembelajaran
website ini serta berisi seluruh data dan informasi selama proyek berlangsung.
6. Training
6.1 Administrator Training
Training yang dilakukan untuk administrator, antara lain
6.1.1 Database Structure introduction
Menjelaskan tentang struktur database yang ada pada sistem
6.1.2 System tools training
Menjelaskan dan melatih administrator mengenai fungsionalitas yang ada pada
sistem
6.2 User Training
Pelatihan yang dilakukan untuk user, yaitu
6.1.2 System tools training
Menjelaskan dan melatih user mengenai fungsionalitas yang ada pada sistem
Grup Waktu
a. Activity Attribut
*berada di lampiran
b. PDM
c. Gantt Chart
Grup Biayaa. Cost Estimating
#Unit/Hrs Cost/Unit/Hrs Subtotals WBS Level Totals %of TotalsWBS Item 1.Project Management 15.000.000 43Project Manager 30 200.000 6.000.000 Programmer 50 120.000 6.000.000 IT Consultant 25 80.000 2.000.000 Transport 2 500.000 1.000.000 2.Requirement Specification 10.000.000 29Requirement Hardware 5.000.000 5.000.000 Requirement Software 5.000.000 5.000.000 3.Build Design 2.000.000 6Design 2.000.000 2.000.000 4.Coding 2.500.000 7Coding 2.500.000 2.500.000 5.Analysist and Test 3.500.000 9Operational Test 20 1.500.000 3.000.000 User Documentation 500.000 500.000 6.Reserved 2.000.000 2.000.000 2.000.000 6Total Cost Estimate 35.000.000 100
b. Cost Budgedting
Grup SDMa. Peran Anggota Tim
Name Role Position Contact information
Febry Nugroho Project Manager
Manager [email protected]
Sofian Wiranandi Programmer Team Project [email protected]
Fachrizal Designer Team Project [email protected]
b. Otoritas tiap anggota
NAMAOTORITAS / WEWENANG
Febry Nugroho - Memberikan pengarahan kepada tim dalam pelaksanaan proyek
- Melakukan monitoring terhadap kinerja anggota tim- Mengkoordinasikan anggota tim- Memberikan motivasi kepada anggota tim- Memastikan semua anggota tim bekerja secara
professional- Melakukan evaluasi terhadap proyek, baik produk
maupun operasional
Sofian Wiranandi - Melakukan coding sesuai requirements- Mendapatkan software dan hardware yang sesuai untuk
membangun software
Fachrizal - Merancang desain web sesuai requirements
c. Tanggung jawab Anggota tim
Febry Nugroho : Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek mulai dari perencanaan sampai
penutupan proyek, penentuan requirements, specification untuk anggota tim.
Sofian Wiranandi : Bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek.
Fachrizal : Bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek.
d. Kompetensi Anggota tim
NAMAKOMPETENSI
Febry Nugroho - Leadership skill- Emotional intelligence- Project management skill- Problem solving skill- Communication skill- Presentation skill
Sofian Wiranandi - Coding skill- Kemampuan untuk bekerja dengan tim- Mempunyai pengetahuan tentang pemrograman dan
arsitektur database- Mampu membuat user documentation- Dapat bekerja di bawah tekanan
Fachrizal - Coding skill- Mampu membuat user documentation- Mempunyai pengetahuan tentang pemrograman
web
e. Project Organization Chart
Sponsor Proyek (Imelda Atastina)
Project Manager (Febry Nugroho)
Progammer (Sofian Wiranandi)
Designer (fachrizal)
f. Akuisisi Anggota Tim
RoleNumber of
Staff Required
Number of Federal Staff
Received
Number of Contractor
SupportComments
Project Manager 1 1 1 -
Programmer 1 1 1 -
Designer 1 1 1 -
g. TimeTable
a) Project Manager
1 2 3 4 5 6 7 80
2
4
6
8
10
12
b) Designer
1 2 3 4 5 6 7 80
2
4
6
8
10
12
14
c) Programmer
1 2 3 4 5 6 7 802468
1012141618
h. Kriteria penghentian anggota tim - Melanggar aturan intern perusahaan- Menyalahgunakan wewenang dalam tim- Membuka rahasia perusahaan kepada pihak umum- Mempermalukan secara langsung / tidak langsung perusahaan- Tidak bersikap profesional dalam bekerja
i. Kebutuhan pelatihan / trainingTraining intern dilakukan berupa upgrading kepada tim proyek. Ini tidak kami masukkan kedalam project management, karena kami merasa bahwa training ini bersifat intern.
j. Renumerasi / rewardBuild Software Team : 1.000.000Analysis And Test Team : 500.000 Reward ini akan diberikan sesuai dengan cost budgeting yang telah ditentukan.Reward juga akan diberikan pada akhir proyek (closing) sebagai tanda terimakasih kepada tim proyek.
k. Kesesuaian dengan ketenagakerjaanSetiap tenaga kerja mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk memperoleh dan atau meningkatkan, mengembangkan keterampilan, keahilan dan produktivitas kerja sesuai dengan bakat , minat dan kemampuannya melalui pelatihan kerja, pemagangan dan produktivitas.
l. KeamananUntuk semua Tim Proyek, akan mendapatkan asuransi jiwasraya, sebagai salah satu asuransi keselamatan dalam bekerja.
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Dalam tahap manajemen komunikasi ini akan dijelaskan mengenai komunikasi serta penyampaian suatu informasi yang berasal dari
tim proyek kepada stake holder.
1. Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan)
No Kebutuhan
Komunikasi
Informasi yang akan
dikomunikasikan
Penanggung
Jawab
Penerima
Informasi
Frekuensi Hasil
Informasi
Metoda Penyampaian
Informasi
1 Project charter
dan project
Scope Statement
- Diskusi mengenai tujuan
Proyek dan spesifikas
sistem
Febry Nugroho Sponsor
Proyek
Pertemuan dilakuan
pada awal project
Dokumen
2 Jadwal
Pengerjaan
Proyek
- Diskusi dan negosiasi
dengan sponsor tentang
waktu pelaksanaan proyek
Febry Nugroho Stake Holder -Pertemuan
dilakukan diawal
project
-Pertemuan rutin
setiap sebulan sekali
Email, diskusi dan
Dokumen
3 Budget Proyek - Membicarakan biaya yang
akan diperlukan dalam
membangun proyek.
- Laporan Keuangan dalam
kurun waktu tertentu
Febry Nugroho Stake Holder -Pertemuan
dilakukan pada awal
proyek
-Pertemuan rutin
setiap sebulan sekali
Dokumen, email,
presentasi
4 Desain Proyek - Melakukan assessment Fachrizal Sponsor Assesment design Email, presentasi.
dari design yang telah di
bangun
proyek dilakukan pada saat
pembuatan design
5 Progress Report
Proyek
- Informasi perkembangan
proyek
Sofian
Wiranandi
Manager
Proyek
Setiap 1 minggu Diskusi, email.
6. Laporan
penutupan
proyek
- Mempresentasin seluruh
pekerjaan yang telah di
kerjakan.
Febry Nugroho Stake holder Penutupan proyek Presentasi
2.
3. Distribusi Informasi
Teknologi yang digunakan : telepon dan internet
Metoda/cara (Formal/Informal) : formal dan informal
Cara penanganan informasi penting : Informasi disampaikan secara langsung
dengan presentasi saat meeting atau
dalam bentuk dokumen, jika waktu dan
tempat tidak memungkinkan komunikasi
bisa via email/ telepon
Media berkomunikasi : telepon dan email, presentasi langsung,
dokumen dalam bentuk hardcopy
Jumlah jalur komunikasi : minimal 3 nomor telepon, 3 alamat email.
Grup Pengadaan
Pada Perencanaan pengadaan barang dalam proyek ini, kami menggunakan template SOW.
Statement Of Work
Scope of work
Location of work
Period of performance
Deliverables schedule
Apllicable standar
Acceptance Criteria
Special requirement
Pembelian Kertas
BEC Dibutuhkan pada pembuatan dokumentasi
Pusat perlengkapan printer
Kertas dibeli lebih dari 1 rim, dan masih disegel dengan ukuran a4.
- Kertas A4
Pembelian Tinta
BEC Dibutuhkan pada pembuatan dokumentasi
Pusat peralengkapan printer
Tinta dalam keadaan baik.
Pembelian Hardware
BEC Dibutuhkanpada hardware requirement
Bandung Electronic
Printer standar - printer
Pembelian Software
BEC Dibutuhkan pada software requirement
Baandung Electronic
Software editing multimedia, OS
- Dreamweaver