Tugas Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan

Angkatan Reguler 38

Dosen : Ir. Arif Iman Suroso, MSc

PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

DI BIDANG PERKEBUNAN

OLEH :

YAUMIL HUSNA KHAIR

P056071061.38

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS

SEKOLAH PASCA SARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2008

PENDAHULUAN

Pesatnya perkembangan perekonomian di dunia ini, yaitu

globalisasi dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

yang semakin cepat dan canggih membawa manusia pada

penyadaran untuk mengantisipasi kesiapan membangun

masyarakat berbasis pengetahuan, yaitu dengan peningkatan

kualitas sumber daya manusia dan pengembangan manusia.

Pengetahuan merupakan modal yang mempunyai

pengaruh besar dalam menentukan kemajuan individu maupun

kelompok (organisasi). Dalam lingkungan yang sangat cepat

berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab

itu perlu terus-menerus diperbaharui melalui proses belajar.

Belajar dalam era pengetahuan seperti sekarang ini sangat

berbeda dengan belajar dimasa lalu. Semua orang dituntut untuk

belajar baik sendiri maupun bersama dengan cepat, mudah dan

menyenangkan tanpa memandang waktu dan tempat. Hal ini

mendorong berkembangnya konsep organisasi belajar yang

menyatukan proses belajar dan bekerja. Disisi lain pengetahuan

yang melekat pada anggota suatu organisasi juga perlu diuji,

dimutakhirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap

memiliki nilai. Hal ini menyebabkan para pakar manajemen

mencari pendekatan untuk mengelola pengetahuan yang

sekarang dikenal dengan manajemen pengetahuan atau

Knowledge Management (KM). Suatu organisasi agar dapat

mencapai visi dan misinya harus mengelola pengetahuan yang

dimilikinya dengan baik agar dapat bersaing dengan organisasi

yang lain. Salah satu cara tersebut adalah dengan menerapkan

manajemen pengetahuan.

Manajemen pengetahuan saat ini merupakan hal yang

menarik, berbagai konferensi dan workshop digelar untuk

mengetahui dan meningkatkan manfaat menajemen

pengetahuan diberbagai bidang pengetahuan. Di Indonesia,

manajemen pengetahuan yang dimuat di media massa masih

berkutat pada teknologi informasi. Padahal manfaat dan

kegunaan manajemen pengetahuan ini tidak terbatas. Tulisan ini

mencoba untuk memaparkan bagaimana penerapan manajemen

pengetahuan dalam bidang perkebunan khususnya perkebunan

sawit di PT. Perkebunan Nusantara III.

MANAJEMEN PENGETAHUAN

1. Pengertian Pengetahuan

Pengetahuan adalah informasi atau maklumat yang

diketahui atau disadari oleh seseorang. Pengetahuan merupakan

berbagai gejala yang ditemui dan diperoleh manusia melalui

pengamatan inderawi. Pengetahuan muncul ketika seseorang

menggunakan indera atau akal budinya untuk mengenali benda

atau kejadian tertentu yang belum pernah dilihat atau dirasakan

sebelumnya.

Pengetahuan yang lebih menekankan pengamatan dan

pengalaman inderawi dikenal sebagai pengetahuan empiris atau

pengetahuan aposteriori. Pengetahuan ini bisa didapatkan

dengan melakukan pengamatan dan observasi yang dilakukan

secara empiris dan rasional. Pengetahuan empiris tersebut juga

dapat berkembang menjadi pengetahuan deskriptif bila

seseorang dapat melukiskan dan menggambarkan segala ciri,

sifat, dan gejala yang ada pada objek empiris tersebut.

Pengetahuan empiris juga bisa didapatkan melalui pengalaman

pribadi manusia yang terjadi berulangkali.

Selain pengetahuan empiris, ada pula pengetahuan yang

didapat melalui akal budi yang kemudian dikenal sebagai

rasionalisme. Rasionalisme lebih menekankan pengetahuan yang

bersifat apriori tidak menekankan pada pengalaman.

Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi

menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda. Para ahli

dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah

pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk

yang dapat dipahami, atau data yang telah diproses atau ditata

untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Sedangkan

pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap

dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan

pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami

oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan

pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan

diintegrasikan.

Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka 2000 dalam Bambang

Setiarso, disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari

pengertian mengenai pengetahuan :

a. Pengetahuan merupakan justified true believe.

Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas

kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai

dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan , ia

menciptakan pemahaman atas suatu situasi baru dengan

cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan.

Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari

kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara

abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan

kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik

pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru.

Penciptaan pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem

kepercayaan (believe system) dimana perasaan atau

sistem kepercayaan itu tidak bisa disadari.

b. Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligu

teratinkan (tacit).

Beberapa pengetahuan dapat dituliskan diatas kertas,

diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau

diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula

pengetahuan yang terkait dengan perasaan, keterampilan

dalam bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalama

fisik, petunjuk praktis (rule of thumb) dan intuisi.

Pengetahuan terbatinkan seperti itu sulit digambarkan

kepada orang lain. Mengenali nilai dari pengetahuan

terbatinkan dan memahami bagaimana menggunakannya

merupakan tantangan utama organisasi yang ingin terus

menciptakan pengetahuan.

c. Penciptaan pengetahuan secara efektif tergantung pada

bagaimana konteks yang memungkinkan terjadinya

penciptaan tersebut.

Apa yang dimaksud dengan konteks yang memungkinkan

terjadinya penciptaan pengetahuan adalah ruang bersama

yang dapat memicu hubungan-hubungan yang

muncul.Dalam konteks organisional, bisa berupa fisik,

maya, mental atau ketiganya. Pengetahuan bersifat

dinamis, relasional dan berdasarkan tindakan manusia.

d. Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama.

Berbagi pengetahuan terbatinkan.

Menciptakan konsep.

Membenarkan konsep.

Membangun prototype.

Melakukan penyebaran pengetahuan diberbagai fungsi

dan tingkat di organisasi.

2. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Manajemen pengetahuan merupakan suatu kosep yang

berpijak pada kesadaran akan pentingnya mengelola aset

pengetahuan, baik yang bersifat tacit (berada di masing-masing

individu) maupun explicit (tersebar di berbagai dokumen) yang

dimiliki organisasi atau perusahaan. Inti pengelolaan yang

dimaksud adalah bagaimana pengetahuan yang dimiliki atau

terdapat pada organisasi/perusahaan dikumpulkan, disimpan,

diorganisasikan, disintesakan, disebarkan, dimanfaatkan, dan

didayagunakan seoptimal mungkin bagi setiap individu untuk

meningkatkan kinerja.

Secara umum Manajemen Pengetahuan didefenisikan

sebagai teknik untuk membangun suatu lingkungan

pembelajaran sehingga orang-orang di dalamnya terus

termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang

ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan yang baru

didapat. Manajemen Pengetahuan juga diartikan mengelola

pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan

meningkatkan keunggulan kompetitif.  Jadi, Manajemen

Pengetahuan meliputi : proses penciptaan pengetahuan,

distribusi pengetahuan dan aplikasi pengetahuan. Dalam

Manajemen Pengetahuan, selain manusia sebagai subjek

inspirasi pengetahuan, dua hal lain yang perlu di-manage adalah

tempat (hard & soft) yang menjadi media dalam proses meraih

pengetahuan serta isi pengetahuan itu sendiri.

Knowledge Management (KM) merupakan intervensi

bersama-sama dari sumber daya manusia, proses dan teknologi

untuk mendukung proses pembuatan ( creation ), pembauran (

assimilation ), penyebaran ( dissemination ) dan pemanfaatan (

application ) pengetahuan di dalam lingkungan perusahaan /

organisasi. Pembuatan pengetahuan (knowledge creation)

adalah proses perbaikan pengetahuan tertentu selama proses

pembelajaran. Pembauran pengetahuan (knowledge

assimilation) adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan

penyaringan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan

yang sudah dipunyai sebelumnya. Penyebaran pengetahuan

(knowledge dissemination) adalah proses akses dan distribusi

pengetahuan untuk dipergunakan dalam pekerjaan yang lainnya.

Pemanfaaatan pengetahuan (knowledge application) adalah

penggunaan pengetahuan yang ada untuk mendukung

penyelesaian masalah-masalah yang dihadapinya. Pengetahuan

dibangun atau dikembangkan melalui proses pengalaman

dimana pengetahuan tersebut dipergunakan, seperti proses

penyelesaian masalah, projek atau pekerjaan.

Konsep pemberdayaan pengetahuan (knowledge enabler)

pada hakikatnya adalah merupakan praktek pada konsep

manajemen pengetahuan (knowledge management). Konsep

manajemen pengetahuan berasal dan berkembang didunia

bisnis, diterapkan dengan tujuan untuk meningkatkan dan

memperbaiki pengoperasian perusahaan dalam rangka meraih

keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. Manajemen

pengetahuan digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara

manajemen puncak dan diantara para pekerja untuk

memperbaiki proses kerja, menanamkan budaya berbagai

pengetahuan, dan untuk mempromosikan dan

mengimplementasikan system penghargaan berbasis kinerja

Menurut Koina dalam Siregar (2005) manajemen

pengetahuan adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu

pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian,

pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu

organisasi. Sedangkan Laudon dalam Siregar (2005) manajemen

pengetahuan berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi

untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan

pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan,

mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan

pengetahuan organisasi tersebut. Teknologi informasi

memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan

sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan untuk

menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan

pengetahuan.

Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa

pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak

terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika pengetahuan

diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut

pengetahuan terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur

dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah

pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit

(dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman

pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk

mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan

eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat.

3. Manajemen Pengetahuan di PT.

Perkebunan Nusantara III

Manajemen pengetahuan merupakan konsep baru di dunia

bisnis yang berkembang pesat sejak tahun 2000-an karena

dinilai memberi sumbangan yang besar bagi tumbuh

kembangnya perusahaan. Dikatakan demikian karena

pengetahuan dapat menjadi pendorong untuk peningkatan

kinerja dan efisiensi proses kerja. Pengetahuan dapat

meningkatkan kompetensi dan kemampuan Sumber Daya

Manusia dalam berinovasi. Pengetahuan juga dapat mendukung

pengambilan keputusan dan membantu mengantisipasi

tantangan yang dihadapi perusahaan, baik internal maupun

eksternal. Yang pada akhirnya dapat meningkatkan dan

memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari

keuntungan kompetitif. Sebegitu besarnya peran pengetahuan

hingga perlu dikelola agar terus berkembang dan memberi nilai

tambah bagi perusahaan.

Bentuk pengetahuan terbagi 2 (dua), Explicit dan Tacit

Knowledge. Explicit Knowledge, yaitu pengetahuan tertulis yang

sudah terdokumentasi, mudah disimpan, diperbanyak,

disebarluaskan (dikomunikasikan) dan dipelajari. Seperti : materi

pelatihan, karya tulis inovatif dalam metode/teknologi dan

produk, laporan hasil benchmark, hasil evaluasi kinerja, laporan

purna karya, Pedoman Kerja yang mendukung pelaksanaan kerja

yang diterbitkan PT. Perkebunan Nusantara III (seperti Proses

Bisnis, Prosedur/Instruksi Kerja, Code of Conduct, Internal Audit

Chartered, Perjanjian Kerja Bersama, dll), majalah dan jurnal

terbitan PT. Perkebunan Nusantara III, laporan Hasil PKL/Magang

Mahasiswa di PTPN III, karya tulis bebas, resume buku, hasil

belajar mandiri.

Diperkirakan, jumlah Explicit Knowledge berkisar 5%.

Selebihnya sekitar 95% merupakan Tacit knowledge, yaitu

pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia,

seperti gagasan, persepsi, cara berfikir, pemahaman, kiat-kiat

pribadi, wawasan, keahlian/kemahiran.

Pada dasarnya proses transfer  pengetahuan berputar

sebagaimana siklus berikut :

Sosialisasi (percakapan). Disini, tacit knowledge ditransfer

menjadi tacit knowledge, hanya bobotnya menjadi lebih

kaya.

Externalisasi. Pada tahap ini terjadi transfer dari tacit

menjadi explicit knowledge. Misal : penulisan artikel, jurnal,

laporan belajar mandiri, laporan hasil inovasi, dll.

Kombinasi : proses transfer explicit menjadi explicit

knowledge. Misal : Merangkum berbagai pengetahuan

menjadi satu buku, atau Pleno Sistem Manajemen PTPN III

yang menghasilkan suatu pedoman kerja bagi PTPN III.

Internalisasi : proses transfer explicit ke tacit knowledge

kembali. Misal : melalui membaca buku atau pedoman

kerja, melalui trainer dalam proses pelatihan, dll.

Proses transfer pengetahuan ini terus terjadi berulang-

ulang sehingga pengetahuan akan terus berputar dan

berkembang. Pengetahuan yang memiliki nilai tambah yang

telah tercipta perlu dikelola melalui identifikasi, kompilasi, seleksi

dan dokumentasi (pemeliharaan) sebagai aset pengetahuan

perusahaan serta distribusi pengetahuan. Klasifikasi bidang aset

pengetahuan PTPN III adalah : bidang Tanaman, Teknik &

Teknologi, Keuangan, Pemasaran & Pengadaan, SDM Umum &

KBL, Teknologi Informasi.

Setelah aset pengetahuan terdokumentasi, perusahaan

juga semestinya menyediakan fasiltas yang memungkinkan

terjadinya proses sharing sehingga pada saat dan tempat yang

berbeda, pengetahuan itu dapat menjadi inspirasi bagi orang lain

dalam pengambilan keputusan ataupun tindakan sebagaimana

siklus transfer pengetahuan tersebut di atas. Penyediaan fasilitas

dapat dilakukan melalui pemanfaatan Teknologi Informasi (TI).

Beberapa  program TI PTPN III yang mendukung proses

penciptaan pengetahuan dan mendukung proses sharing

adalah : EIS (Executive Information System), Data Based

Kepersonaliaan, Decision Supporting System (DSS), Webmail,

Forum dan Internet. Dengan fasilitas TI, proses penciptaan

pengetahuan dan sharing dapat terjadi dengan cepat, disamping

memungkinkan terjadinya transfer dan sharing tanpa kehadiran

personil terkait secara fisik dalam suatu ruang diskusi atau ruang

rapat.

Seiring dengan itu,  saat ini PTPN III juga sedang dalam

proses desain Sistem Informasi Manajemen yang juga

merupakan perangkat pendukung bagi perkembangan

pengetahuan perusahaan. Disamping fasilitas IT, perpustakaan

juga dapat berfungsi sebagai media untuk melakukan transfer

informasi dan pengetahuan. Namun, dengan keterbatasan

sarana & prasarana yang ada, perpustakaan PTPN III saat ini

belum difungsikan secara maksimal. Dalam hal proses sharing,

hambatan yang selalu terjadi adalah tidak semua orang mau

berbagi.

KESIMPULAN

Secara umum Manajemen pengetahuan didefenisikan

sebagai teknik untuk membangun suatu lingkungan

pembelajaran sehingga orang-orang di dalamnya terus

termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang

ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan yang baru

didapat. Manajemen pengetahuan juga diartikan mengelola

pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan

meningkatkan keunggulan kompetitif. 

Manajemen pengetahuan meliputi : proses penciptaan

pengetahuan, distribusi pengetahuan dan aplikasi pengetahuan.

Dalam Manajemen pengetahuan, selain manusia sebagai subjek

inspirasi pengetahuan, dua hal lain yang perlu di-manage adalah

tempat (hard & soft) yang menjadi media dalam proses meraih

pengetahuan serta isi pengetahuan itu sendiri

Manajemen pengetahuan dapat meningkatkan nilai

perusahaan, membantu pengembalian keputusan salah satunya

pada PT. Perkebunan Nusantara III. Manfaat-manfaat lain akan

terus ditemukan dan dirasakan berbagai elemen masyarakat

manapun.

 

DAFTAR PUSTAKA

Http://erwinsutomo.wordpress.com. 2005. Manajemen

Pengetahuan.

Http://forum.ptpn3.co.id. 2008. Manajemen Pengetahuan.

Http://www.geocities.com. 2008. Manajemen pengetahuan:

Tinjauan Psikologi.

Http://www.IlmuKomputer.com. 2007. Penerapan “Creating

knowledge” menjadi model “The knowing organization”

studi kasus: PDII-LIPI.

http://www.sinarharapan.co.id. 2006. Knowledge Management

untuk MKM.

Sutiarso, Bambang. 2003. knowledge Management dan

Knowlwdge Sharing bidang pangan (studi kasus: bidang

perkebunan). http://www.IlmuKomputer.com.

Sutiarso, Bambang. 2007. Pendekatan Knowledge-Base Economy

untuk Pengembangan Masyarakat.

Sutiarso, Bambang. 2006. Manajemen Pengetahuan (Knowledge

Management) dan Proses Penciptaan pengetahuan.

http://www.IlmuKomputer.com.

Sitaniapessy, Arthur. 2005. Pemahaman Global dan Manajemen

Pengetahuan: Jalan Menuju Kesuksesan Global. Jurusan

Politeknik Negeri Ambon.