TUGAS KELOMPOK

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Pembahasan OpenERP

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah

Enterprise Information System

Dosen: Ana Hadiana, Dr., Eng.

Oleh:

Ridwan Setiawan| 2013210007

Galih Abdul Fatah | 2013210013

Sri Rahayu | 2013210008

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER LIKMI

STMIK LIKMI

@2014

BIODATA KELOMPOK

Nama: Ridwan SetiawanNPM : 2013210007

Nama: Galih Abdul FatahNPM : 201321000

Nama: Sri RahayuNPM : 2013210008

1 | O p e n E R P

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Pengertian ERP

ERP (Enterprice Resource Planning) atau perencanaan sumber daya perusahaan

merupakan sebuah sistem informasi yang digunakan oleh sebuah perusahaan barang

atau jasa yang berguna untuk mengintegrasikan semua proses jalannya perusahaan dari

segala aspek baik proses produksi, operasional, distribusi, dan proses lainnya dari

produk atau jasa dari perusahaan tersebut. ERP dirancang untuk mengkoordinasikan

semua sumber daya, informasi dan aktivitas yang diperlukan untuk proses bisnis

lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan

perangkat lunak modular. ERP berupa sebuah software yang mengintegrasikan semua

departemen dan fungsi suatu perubahan ke dalam satu sistem komputer yang dapat

melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari penjualan, HRD, produksi atau

keuangan (O’Brien, 2005).

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yaitu menggabungkan

berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga

memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)

Tujuan dari sistem ERP adalah sebagai berikut:

1) Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis,

2) Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise,

3) Menghasilkan informasi yang real-time, dan

4) Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

1.2.Perkembangan ERP

2 | O p e n E R P

Tahun 1960-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material

Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan

material perusahaan. Tahun 1970-an merupakan close loop MRP yaitu menjadi tahap

selanjutnya dari MRP dan merupakan sederetan fungsi yang tidak hanya terbatas pada

MRP. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource

Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material

(MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an

perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dimulai Tahun 1972

dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP

yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Dan pada saat ini, ERP berevolusi

menjadi Extended ERP (ERP II) yang diluncurkna pada tahun 2000-an. Ruang lingkup

Extended ERP lebih luas dan lebih komplek dari ERP. Pada dasarnya ERP adalah

penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para

pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.

Berikut tahapan-tahapan perkembangan ERP :

a. Tahap I: Material Requirement Planning (MRP) merupakan cikal bakal dari ERP,

dengan konsep perencanaan kebutuhan material. Produk apa yang akan dibuat, apa

yang diperlukan untuk membuat produk, apa yang sudah dimiliki, apa yang harus

disediakan, berapa jumlahnya dan kapan pelaksanaannya.

b. Tahap II: Close-Loop MRP merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada

MRP, terkait dengan perencanaan kapasitas, perencanaan dan eksekusi, terdiri atas

alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah

atau di ganti jika diperlukan.

c. Tahap III: Manufacturing Resource Planning (MRP-II) merupakan pengembangan dari

close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan

operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.

d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan perluasan dari MRP II yaitu

perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok

dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan

secara mudah. Bertujuan agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik pada

kondisi yang cepat berubah dan lebih kompetitif.

e. Tahap V : Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang

diluncurkan tahun 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya. Melingkupi

3 | O p e n E R P

perluasan yang menjebatani pemasok sampai dengan konsumen dan difokuskan

pada konsumen dan integrasi dengan supplier.

1.3. Keunggulan dan Kelemahan ERP

Saat ini, penerapan Teknologi Informasi semakin familiar dikalangan para

pengusaha. Efisiensi waktu dan biaya yang ditawarkan oleh Teknologi Informasi,

membuat para pengusaha merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses

manajemen di perusahaan. Bagi mereka yang selalu fokus terhadap kebutuhan

pelanggan, tidak akan berpikir dua kali untuk menerapkan Teknologi Informasi dalam

proseskerjanya. Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan

fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya,

fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi,

memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat

penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan, “ERP merupakan fungsi sistem

aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang

lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan

perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi

lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan.”

Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa,” ERP mempunyai keuntungan

dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu

siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik,

peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber

daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi.

Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan

ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut

(Jogiyanto, 2003):

a. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi

harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan

adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan

proses dari bisnis.

b. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal.

4 | O p e n E R P

c. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak

mempersiapkan personilnya untuk berubah.

d. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung

jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun

keahliannya.

e. kemampuan pembuatan keputusan.

Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada

faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain:

a. Kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi

berkurang pada perusahaan;

b. Keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor;

c. Adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan;

d. Menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri

dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan

prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk

sharing knowledge ERP pada perusahaan.

e. Merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk

menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam,

pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan

dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat

dijadikan sebagai sarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja

lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan

melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang

seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang

terlanjur terjadi. Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan

pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan. Dengan adanya

pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses.

Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang

seharusnya dilakukan. Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat

membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat

mencapai kepuasan pelanggan.

1.4.Implementasi ERP

5 | O p e n E R P

Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa

perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman,

maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan

bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh

DBMS. Penerapan ERP tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga

didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware

dan infoware. Berdasarkan keempat komponen tersebut, kesuksesan ERP bergantung

pada beberapa faktor sebagai berikut.

a. Manajemen/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim,

pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.

b. Proses; meliputi aligment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.

c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen system, dan interface.

d. Data; melputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance serta

integrasi data.

e. Personil; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan

pengetahuan.

Pendekatan yang dapat digunakan dalam implementasi ERP yaitu sebagai

berikut.

a. The Big Bang

Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh

fungsi perusahaan. Kelebihan: memerlukan sedikit interface atanra system lama dan

system baru, efisien, dan hasilnya optimal. Kelemahan: implementasi kompleks sehingga

resiko kegagalan tinggi.

b. Step by Step (Phased Approach)

Melakukan impelentasi sedikit demi sedikit. Kelebihan: kompleksitas dapat

dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek, dan ongkos tidak terlalu

membebani. Kelemahan: waktu implementasi lebih panjang dan hasil tidak optimal.

c. Small Bang (Pilot Approach)

Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan

sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihan: biaya

relatif rendah, dan kompleksitas berkurang. Kelemahan: membutuhkan banyak

customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.

6 | O p e n E R P

Contoh penerapan ERP pada beberapa perusahaan: Danone, PT Semen Gresik, PLN, PT

Bentoel Prima, EKKI, CANONICAL, LENA, LA POSTE, Dan lain sebagainya

7 | O p e n E R P

BAB II

PEMBAHASAN OpenERP

2.1.Sejarah OpenERP

Gambar Tampilan OpenERP Versi 6.1

OpenERP yang dulunya bernama Tiny ERP ditulis dengan Bahasa Python oleh

sebuah perusahaan yang bernama Tiny SPRL di Belgia. OpenERP menawarkan banyak

keunggulan dibanding program aplikasi sejenis diantaranya tiga tingkat arsitektur web,

kemudahan penggunaan dan fleksibilitas.

Dengan lebih dari 1000 download per hari, OpenERP adalah sistem ERP yang paling

dikagumi dan memiliki perkembangan tercepat di dunia dan merupakan solusi

perangkat lunak manajemen gratis open source. Perusahaan-perusahaan kecil dan

menengah di seluruh dunia, kini dianjurkan untuk menggunakan ERP.

Pada bulan Desember 2009, Indonesia secara resmi telah sepakat untuk

membangun kerjasama dengan Tiny SPRL Belgia untuk mengembangkan OpenERP versi

Indonesia. Kesepakan terjadi di Kantor Tiny SPRL Belgia setelah melakukan serangkaian

pengujian sytem selama kurang lebih 2 minggu, mulai dari kemampuan OpenERP secara

fungsional maupun secara teknis dan dukungan (support). OpenERP memiliki sekitar 100

karyawan ditambah dukungan oleh sekitar 900 kontributor dari komunitas. Lebih dari

500 modul tersedia untuk OpenERP yang dikembangkan oleh komunitas dan jaringan

mitra tersebar 40 negara.Saat ini, OpenERP telah tersedia dalam 18 bahasa dan memiliki partner serta

kontributor dari seluruh dunia. Lebih dari 800 developer telah berpartisipasi dalam

proyek pengembangan sistem OpenERP. OpenERP dikembangkan dengan bahasa

pemrograman Python memisahkan komponen server dan klien yang semuanya

8 | O p e n E R P

mengadopsi lisensi bebas GPL. Versi terakhir OpenERP v7 saat ini yang dirilis pada

22Desember 2012, dan akan dikeluarkan lagi OpenERP 8.0 pada tahun 2014 Quartal 2.

Pada saat ini OpenERP namanya berubah menjadi Odoo, dan masih sesuai

dengan harapan standar sistem ERP, dengan memberikan modul tambahan di luar

cakupan sistem ERP biasa dengan menggunakan arsitektur cloud computing, untuk

mengaksesnya bisa langsung ke https://www.odoo.com/.

Sejarah Rilis :Nama Program Versi Tanggal peluncuran Perubahan signifikan

Tiny ERP 1.0 2005

2.0

3.0

4.0 2007

OpenERP 5.0 April 2009

6.0 Januari 2011 Rilis AGPL Pertama

6.1 Februari 2012

7.0 22 Desember 2012

Odoo 8.0 mengumumkan 7 Juli 2014

9.0 direncanakan Juni 2015

2.2.Pengertian OpenERP

OpenERP adalah aplikasi ERP (Enterprise Resources Planning) modern dan

lengkap yang didistribusikan secara open source yang didalamnya terdapat berbagai

program aplikasi bisnis termasuk Sales, CRM, Project Management, Warehouse

Management, Manufacturing, Finance and Accounting, Human Resources dan lain

sebagainya.

OpenERP dibangun menggunakan teknologi framework Open Object yang

memiliki kekuatan arsitektur MVC (Model View Controller), Workflow atau AlurKerja

Proses yang fleksibel, GUI yang dinamis, antarmuka XML-RPC dan sistem pelaporan yang

dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan.

OpenERP adalah web aplikasi yang dibangun menggunakan Bahasa

pemrograman Phyton, XML, dan JavaScript dan menggunakan PostgreSQL sebagai

database management systemnya.

9 | O p e n E R P

Gambar OpenERP Client Server Caption

Pada penelitian ini, objek pembahasan masih kepada OpenERP Versi 6 beserta

fitur kelemahan dan keunggulannya.

2.3.Target Penggunaan OpenERP

OpenERP ditujukan kepada perusahaan-perusahaan yang memiliki ambisi dan

keinginan Untuk meningkatkan performansi dalam bidang manajemen. Sistem

manajemen ini dapat membantu dan mempermudah segala hal yang berkaitan dengan

manajemen. OpenERP tidak membatasi jenis, kategori dan skalabilitas perusahaan-

perusahaan yang akanmenggunakannya karena OpenERP dapat diaplikasikan baik pada

bidang, sektor, maupun skala apapun.

2.4.Fitur OpenERP

Fitur dan modul yang ada pada OpenERP

Gambar daftar Modul di OpenERP

10 | O p e n E R P

1) Enterprise Management

a. Sales Management

Modul sales memungkinkan kita untuk mengelola dan mengklasifikasikan

pesanan penjualan pada sistem struktural dan hirarkis. Memungkinkan kita untuk

membuat pesanan baru dan meninjau pesanan yang sudah ada di berbagai negara.

Konfirmasi pesanan dapat memicu pengiriman barang, faktur dan waktu yang

ditentukan oleh pengaturan dalam setiap pesanan.

Dalam modul ini penjual dapat mendapatkan seluruh informasi yang

dibutuhkan hanya dalam satu layar saja, dapat melakukan kontrol terhadap

pemesanan dan pengiriman barang serta dapat mengetahui semua operasi yang

dilakukan pelanggan. Keuntungan dari enterprise management yaitu :

a) Diintegrasikan dengan point of sales

b) Accounting yang otomatis

c) Diintegrasikan dengan kontrak, project, dan jadwal produksi

d) Diintegrasikan dengan platform eCommerce yang berbeda – beda untuk transaksi

online

e) Dapat menampilkan report

b. Invoicing

OpenERP memberikan banyak dukungan logistik untuk invoicing automation

seperti dari pemesanan penjualan, dari biaya, dll. Modul ini memiliki system pricelist

yang baik, modul follow-up yang sangat berguna. Keuntungan dari modul ini :

a) Diintegrasikan dengan accounting analisis yang berkenaan dengan profitability

b) Tidak ada double encoding

c. Point of Sales

Hal ini memungkinkan anda untuk dengan mudah mengatur semua titik

penjualan operasi: penjualan, stok, encashment, faktur, dan lain-lain Point of Sales

dilengkapi dengan interface touchscreen untuk end user, terdapat system

pembayaran secara multiple, mendukung invoicing secara langsung, dan terdapat 12

tipe barcode.

Keuntungan dari modul ini :

a) Diintegrasikan dengan stok dan accounting untuk menghindari double entry

b) Diintegrasikan dengan sales management

c) Dapat dilakukan perubahan-perubahan dengan mudah sesuai kebutuhan.

11 | O p e n E R P

d. Purchase

Purchase management memungkinkan Anda untuk mencari penjual dari harga

penawarannya dan mengkonversikannya menjadi Pesanan Pembelian. OpenERP

memiliki beberapa metode pemantauan dan pelacakan faktur penerimaan barang

yang dipesan. Kita dapat menangani pengiriman yang partial di OpenERP, sehingga kita

masih dapat mengetahui barang yang masih akan diantarkan. OpenERP memungkinkan

sistem untuk menggenerate secar otomatis draft pembelian.

e. Service Management

Service management memungkinkan untuk mengatur peoyek -proyek tanpa

adanya batasan. Service management menyediakan tools yang dapat mengatur multi-

level sub-proyek, mengkontrol tugas dari project manager, memberikan peringatan

berupa email pada customer untuk mendukung proyek.

2) Logistic

a. Manufacturing

Dalam modul ini terdapat double-entry stock untuk mempermudah traceability,

melakukan kontrol terhadap biaya dan margins proyek, product dan partners, dan

mudah untuk menjalankannya. Diintegrasikan denga accounting untuk transaksi secara

otomatis, diintegrasikan dengan HR management untuk mendapatkan ketersediaan

resources.

b. Product Pricelists

OpenERP pricelist sangat powerfull dan mudah untuk digunakan. OpenERP

pricelist memungkinkan untuk mengatur promosi, harga spesial untuk customer secara

efisien. Kita dapat mengatur harga berdasarkan biaya, tanggal, currency dan

berdasarkan kategori dari suatu produk.

c. Quality Management

OpenERP menghasilkan modul untuk memanage kualitas dari produk dan

service. “modul repairs management” memungkinkan pengaturan terhadap after-sales

service.

d. Shipping Management

OpenERP sistem warehouse management mengnyediakan banyak tools untuk

mengorganisaksikan customer dan supplier shipping secara eficient.

e. Warehouse Management

12 | O p e n E R P

Modul ini menyediakan fungsionalistas untuk mengatur multi-warehouse.

Untuk tiap warehouse, lokasi input, lokasi output dan lokasi stock dapat didefinisikan.

3) Acounting dan Finance

a. Acounting

OpenERP menyediakan modul acounting yang terintegrasi dengan financial

accounting, analytic acounting, thrd party management , taxes management, budgets

dan assets. OpenERP memili lebih dari 50 modul tambahan dalam accounting

seperti electrnic bank transfer, assets management, automatic invocing, analytic

control, dan statement management.

b. Analitic Acounting

Analytical merupakan inti dari semua modul management dalam OpenERP.

Analytic dintegrasikan dengan semua operasi yang memiliki biaya atau pendapatan.

Sebagai contoh, untuk sevices company, analityc accountign digunakan sebagai finacial

bagian dari project management.

c. Asset Management

Untuk bussines bangunan sampai farmasi, melacak asset yang kompeks menjadi

mudah dengan OpenERP. Memiliki modul fixed assset membuat kita terhindar dari

kehilangan juataan dolar tiap tahun dalam tax overpayment.

d. Bank Interfaces

OpenERPmendukung electronic banking dan invoicing melalui modul yang

berbeda. OpenERP menyediakan layanan untuk berkomiunikasi secara otomatis

denganbank untuk melakukan pembayaran order dan menerima statement dari banhk

secara otomatis. OpenERP juga mendukung CODA, SEPA, BTV/11/DTA, check printing

dan EDI.

e. Budgets

OpenERP budgets modul mendukung untuk mengelola financial dan analisis

budgets. Modul ini dapat mengelola budgets yang sama dari tiga macam panfangan,

melalui aturan user :

a) Accountant : bekerja pada master dan consolidated budget

b) Project manager : bekerja pada analytic budget pada pryeknya

c) Department manager : mendapat consolidation view pada posisi budgets

f. Payment Managements

13 | O p e n E R P

Untuk membantu dalam mengelola harta dan pembayaran kepada supplier,

Open ERP menyediakan tools untuk menoong dalam persiapan pembayaran.

4) Human Resources

a. Expences

Modul ini menyediakan layanan untuk mengelola biaya bulanan suatu

perusahaaan. Modul ini memberikan akses pada catatan gai pegawai dan memberikan

validasi untuk menyetuju atau menolak catatan tersebut. Setelah validasi modul ini

membuat sebuah invoice untuk pekerja Employee dapat memerikasa gaji mereka.

b. Holiday Management

Modul ini mengontrol hari libur di dalam perusahaan. Modul ini menyediakan

layanan untuk employee dalam meminta hari libur. Lalu manager dapat melihat

permintaan untuk libur dan mengontrol seluruh rencana liburan untuk sebuah

perusahaan atau department.

c. PayRoll

Modul ini masih dalam tahap pengembangan.

d. Point of Sales

Mengelola point of sales secara langsung dengan OpenERP. Modul ini

memberikan layanan untuk mempermudah dalam mengelola semua operasi point of

sales seperti penjualan, stock, encashnment, invoicing , dan lain - lain.

e. Skills Management

OpenERP menyediakan 20 modul yang berhubungan dengan humant resource

mangement. Beberapa modul mengijinkan untuk mengelola skills dari para pekerja dan

dari situ dapat diperoleh keputusan yang behubungan dengan kontrak pekerja dan

evaluasi secara periodic.

5) CRM

a. Customer Relationship Management

Generic OpenERP customer relathionship management system mengijinkan

sekelompok orang untuk dapat memimpin secara efisien dan pintar. Modul ini

mengelola tugas penting seperti komunikasi, identifikasi, prioritas, penugasan ,

resolution dan notifikasi. OpenERP meyakinkan semua kasus dapat dilavak oleh user,

14 | O p e n E R P

customer dan supplier dengan sukses. OpenERP dapat secara otomatis mengirim

reminders, dan yang lain sesuar aturan dari perusahaan.

b. Portal

Modul ini menyediakan layanan untuk dapat mengakses pada sistem customer

dan supplier. Menapilkan hanya sebagian dari aplikasi OpenERP tanpa harus mendeploy

semua modul ke dalam sistem. Ini merupakan modul yang sangat berguna yang

memperbolehkan customer, partners, suppliers untuk menggunakan sistem untuk

menjalankan beberapa tugas.

6) Project Management

a. Financial Project Management

OpenERP dmengintegrasikan financial project management agar dapat

mengontrol aktifitas yang berbeda. Dengan modul ini dapat melacak biaya, budgets,

automatic invoicing dan laporan keuntungan.

b. Operational Management

OpenERP diintegrasikan dengan multilevel project management system. Modul

ini meyediakan layanan untuk mengelola alokasi tugas, rencana jangka panjag atau

pendek, pendelegasian. Modul ini secara keseluruhan diintegrasikan dengan sales

atau purchase.

c. Timesheets

Sistem timesheets meyediakan layanan untuk mencatat waktu yang diabiskan

oleh pegawai dalam pengerjaan project. Mpdul ini diintegrasikan dengan analityc

accounting yang menyediakan layanan untuk mengelola budgets, plannung, biaya

dan reinvoicing dari human resources.

Metoda working yang berbeda disediakan berdasrakna kebutuhan :

Sign in/out project

Simple timesheet encoding

Timesheets diintegrasikan dengan proses validasi dan kehadiran oleh manager.

7) Assosiation Management (Manajemen Asosiasi)

a. Event Organisation

Modul ini memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap suatu

even. Hal yang dapat dipantau melalui modul ini adalah : perencanaan, registrasi,

15 | O p e n E R P

pengunjung, pembayaran, dan sebagainya. Modul ini terintegrasi dengan modul

akunting dan CRM. Selain fitur-fitur tersebut, kita juga dapat menggunakan mail

gateway untuk mendapatkan informasi permintaan atau registrasi yang dikirimkan via

email.

b. Fund Raising

Modul ini memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap operasi

keuangan. Operasi yang dimaksud mencakup pencarian investor hingga melakukan

pemantauan akan bagaimana uang tersebut digunakan dalam proyek yang berbeda.

c. Membership

Modul ini memungkinkan suatu perkumpulan untuk mengatur anggota

perkumpulan mereka. Kita dapat melihat data anggota baru atau anggota yang telah

terdaftar sebelumnya. Modul ini terhubung ke modul yang memungkinkan user untuk

menyediakan akses online terhadap anggota pada sistem yang ada, seperti kalender,

proyek yang sedang aktif, daftar anggota, dan sebagainya.

8) IT Tools

a. Bug Tracker

Fitur OpenERP bug tracker memungkinkan user untuk melakukan pengaturan

terhadap bug yang ada. Fitur ini mengatur revisi yang berbeda, milestone, status dari

bug, tugas dari modulu manajemen proyek, dan sebagainya.

b. Scrum Methodology

Modul ini mengimplementasikan semua konsep yang didefinisikan di dalam

scrum metodologi manajemen proyek untuk perusahaan IT. Termasuk di dalamnya

adalah proyek dengan sprints, pemilik produk, scrum master, review sprints,

pertemuan, feedback, dan sebagainya. Modul ini juga memungkinkan user untuk

mengembangkan langkah jangka panjang, evaluasi hasil kerja, interaksi dengan

pelanggan, dan sebagainya. Modul ini juga menyediakan fitur diagram untuk

pembuatan laporan. Metodologi scrum digunakan oleh Microsoft dan Google untuk

mengatur produk baru mereka.

9) Fully Customizable

a. Configurable Actions

16 | O p e n E R P

Engine open object memungkinkan user untuk melakukan kustomisasi semua

aksi terhadap sistem dalam beberapa klik saja. User dapat mendefinisikan objek baru

dengan mudah, memodifikasi aliran kerja, mengganti hasil dari suatu aksi, membuka

windows baru atau laporan, dan sebagainya.

b. Report Designer

Plugin ini menghubungkan Open Office dengan OpenERP untuk memastikan

bahwa informasi yang berguna dikoordinasi dan disebarkan pada perusahaan. Dengan

beberapa klik saja, user dapat membuka laporan dan melihat dokumen Open Office dan

melakukan modifikasi terhadap dokumen melalui aplikasi dokumen yang ada.

c. View Editor

View Editor milik OpenERP memungkinkan user untuk mendesain dan

mengadaptasi semua layar aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat memodifikasi

tampilan dan menambah atau menghilangkan field dengan cepat.

d. Workflow Editor

Sebagai bagian dari engine Business Process Management dari OpenERP,

workflow editor memungkinkan user untuk mengganti cara memproses semua

dokumen agar dapat diadaptasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Fleksibilitas dari

sistem ini memungkinkan software user untuk berkembang sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Kita dapat melakukan aksi pada workflow, antara lain mengirim email/sms,

mencetak laporan, menghitung nilai dari objek yang dimodifikasi, memanggil layanan

eksternal, dan sebagainya.

10) Ergonomy

a. Web Application Interface

OpenERP menyediakan fitur Ajax, web 2.0 yang memungkinkan drag & drop,

diagram Gantt, pengeditan proses, dan sebagainya. Interface dari web OpenERP juga

memungkinkan user untuk melakukan remote access dan kemudahan deployment

kepada klien.

b. Gantt Charts

Setiap objek dari sistem dapat dilihat sebagai diagram Gantt yang dinamis.

Gunanya untuk memudahkan manajemen resource dan perencanaannya. User dapat

mengorganisasikan resource yang ada menggunakan fitur drag & drop pada timeline

atau ada konsolidasi yang berbeda.

17 | O p e n E R P

c. Dynamic Graphs

OpenERP menyediakan fitur laporan dengan grafis yang baik untuk memberikan

informasi terhadap user. Setiap grafik pada OpenERP dinamis penuh, dimana user dapat

melakukan manipulasi pada setiap bagian dari grafis, drag & drop pada dashboard,

mengganti menjadi kalender, dan sebagainya. Dengan OpenERP, laporan yang baik tidak

hanya dapat diakses oleh manajer saja, tetapi juga oleh setiap user di dalam sistem.

Penggunaan lebih dari 200 laporan dapat memuaskan setiap kebutuhan karyawan dan

meningkatkan performa mereka dengan informasi yang tepat.

d. Integrated Documentation

OpenERP merupakan software manajemen enterprise dengan dokumentasi

paling baik di dunia. Buku dari OpenERP merupakan best seller dari Amazon untuk

semua kategori software komputer dan semua kategori berbasis manajemen.

Dokumentasi ini tidak hanya berisi bagaimana cara menggunakan software, tetapi juga

contoh yang baik dan bagaimana mengaplikasikannya terhadap suatu perusahaan.

Semua dokumentasi ini disediakan secara online dan terhubung kepada setiap halaman

software sehingga dapat membantu user menggunakan software secara efektif.

11) Flexibility

a. Module System

OpenERP mungkin merupakan framework paling modern dan paling fleksibel di

dunia ini. Semua fitur pada OpenERP dikemas dalam modul yang independen, sehingga

memungkinkan user untuk menginstall hanya beberapa dari modul yang ada. Modul-

modul tersebut dapat bekerja secara independen, dan bila diinstal bersama, modul-

modul tersebut terintegrasi dengan sempurna untuk membantu tugas user dan

menghindari duplikasi data. User juga dapat menggenerate modulnya sendiri tanpa

melakukan development dengan menggunakan kakas kustomisasi yang ada : workflow

editor, object editor, view designer, report designer, BI reports, customizable actions,

dan sebagainya. Semua kustomisasi yang dibuat pada server dapat disimpan sebagai

modul yang mmudah dideploy, didistribusi ulang, dan dibagikan.

b. Web Service

Setiap objek atau layanan dari aplikasi dapat diakses melalui web service

standar yang berbeda, seperti XML-RPC, XML-RPC melewati HTTPS atau Phyton

18 | O p e n E R P

NET_RPC untuk akses yang lebih cepat. Hal ini memungkinkan user untuk mengintegrasi

setiap aplikasi OpenERP dengan mudah dan produktivitas maksimum.

12) e-Commerce

a. Integrated E-Commerce

OpenERP menyediakan modul untuk melakukan sinkronisasi secara otomatis

denga semua sistem e-commerce opensource seperti OSCommerce, eZpublish,

Magento, Joomla. Hal ini memungkinkan user untuk mengatur dan mengotomasi

proses penjualan, mulai dari pemesanan online hingga pengiriman.

Dalam rangka untuk memanfaatkan Ope ERP secara maksimum, user juga dapat

menggunakan sistem e-commerce yang disediakan yang dapat memasuki website yang

telah ada secara otomatis. User hanya tinggal menambahkan beberapa baris HTML

pada website mereka dan OpenERP akan menjadi platform e-commerce.

b. EDI

Open Object framework menyediakan banyak kakas yang dapat membantu user

untuk mensinkronisasi database atau mengimport data baru pada OpenERP. Kakas yang

didedikasikan untuk beberapa software juga dsediakan. Modul EDI meunginkan user

untuk mensinkronisasi perintah dan pengiriman terhadap supplier dan customer.

13) Business Intelligence

a. Olap Database

Modul Olap dari OpenERP mendukung OLAP database secara hybrid yang dapat

melakukan koneksi terhadap basis data relasional apapun untuk melakukan analisis

multi dimensi. Open Object mendukung MDX query yang dilakukan melalui salah satu

dari web service yang disediakan oleh Open Object.

b. Cube Designer

Inteligen bisnis cube designer memungkinkan user untuk mengkustomisasi

kubus pada berbagai jenis basis data. Desainer kubus yang user friendly akan menolong

user untuk mendesain skema penuh hanya dalam waktu beberapa menit saja.

c. Cube Browser

Inteligen bisni cube browser memungkinkan pengguna akhir untuk menacigasi

informasi dan statistik dari perusahaan dengan mudah dan mendesain laporan dengan

19 | O p e n E R P

fitur drag & drop. User dapat mengkonsolidasi, drill up, drill down, slice, filter data

untuk keuntungan user sendiri melalui interface laporan yang user friendly. Kekuatan

dari inteligen bisnis ini tersedia untuk semua user di dalam sistem untuk

mengekstraksi informasi yang dibutuhkan. Hal ini juga dapat dilakukan untuk

menganalisis database lain, yang memungkinkan user untuk mengkonsolidasi data

melalui satu user interface.

14) Miscelleanous Tools

a. Networks

OpenERP memiliki modul yang membantu user untuk mengatur dan

mempertahankan infrastruktur IT User dapat mengatur software, linsensi, hardware,

garansi, dan control intervensi pada komponen yang berbeda. Setiap komponen dapat

dihubungkan bersama untuk mendesain infrastruktur jaringan.

b. Ideas Box

Seringkali modul yang paling kecil merupakan hal yang paling berguna. Modul

ini dibangun hanya dalam waktu tiga jam saja. Modul ini memungkinkan pekerja untuk

mengirimkan ide. Lalu orang-orang dapat menilai ide yang muncul dan

mendiskusikannya pada poin yang berbeda.

c. Lunch

OpenERP memiliki banyak modul yang dapat digunakan untuk memudahkan

dan mengotomasi kegiatan sehari-hari. Modul ini dapat memantau pesanan pekerja

pada saat makan siang, pilihan mereka, dan biaya makan siang mereka. Modul ini secara

otomatis mempersiapkan pesanan dari supplier dan mengatur pilihan pekerja.

d. VOIP

Modul yang ditandai dengan tanda asterisk memungkinkan user untuk

menggunakan system VOIP melalui OpenERP. Ketika seorang pelanggan menghubungi

user, modul ini dapat menghubungkan partner user dengan nomor telepon dari

pelanggan tersebut.

15) Services

a. Auction

Profil auction house mengandung semua hal yang dibutuhkan untuk mengatur

sebuah rumah pelelangan. Fitur ini memungkinkan user untuk mengatur objek dan

20 | O p e n E R P

penjualnya, pembeli dan pembayar, melakukan setup eksibisi, hingga membuat katalog.

Modul ini memungkinkan proses pengintegrasian dengan modul lain pada OpenERP,

contohnya adalah kontrol biaya.

b. Medical

Medical menyediakan sebuah EMR (Electronic Medical Record), sehingga para

dokter dan setiap institusi di dunia akan mendapatkan keuntungan dari sistem yang

berkualitas tinggi dan aman ini.

16) Public

a. Training Organisations

OpenERP digunakan oleh salah satu organisasi pelatihan paling prestisius di

Prancis, yaitu l’ENA (Ecole Nationale d’Administration). OpenERP menyediakan berbagai

modul berbeda untuk mengorganisasikan pelatihan, antara lain manajemen resource,

guru, perencanaan, materi pelatihan, dsb.

b. Chambers of Commerce

OpenERP digunakan oleh 50% Chambers of Commerce di Belgia. Lebih dari 10

modul tersedia untuk bisnis ini : advances CRM, manajemen kontak, manajemen

membership, pelatihan dan konferensi organisasi, dsb.

17) Manufacturing

a. Food industries

OpenERP menyediakan berbagai modul berbeda untuk perusahaan industri

makanan. Fitur ini dapat mengatur pemantauan suatu produk secara penuh, mulai

dari supplier ke konsumen, termasuk data spesifik untuk setiap produk.

b. Book Stores

OpenERP menyediakan berbagai modul berbeda untuk secara otomatis

mengkonfigurasi sistem untuk perusahaan toko buku. Fitur ini memungkinkan user

untuk mengatur buku, pengarang, editor, dan supplier. Fitur ini juga dapat melakukan

pengaturan terhadap barcode, dan penjualan dari website.

2.5.Keunggulan dan Kelemahan OpenERP

21 | O p e n E R P

OpenERP memiliki keunggulan dibandingkan software-software ERP lainnya

dalam hal fitur-fitur yang tersedia, kustomisasi, fleksibilitas dan kualitas yang

ditawarkan. Berikut kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh OpenERP :

b. Akses informasi yang dapat dipercaya

c. Multi platform bisa menggunakan sistem operasi windows, MacOS, Linux, dan

Android

d. Menghindari redundansi dari pemasukan data dan operasi

e. Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi dan laporan

f. Pengurangan biaya, penghematan waktu, dan peningkatan kontrol dengan analisis

skala enterprise

g. Modul Lengkap dan saling terintegrasi

h. Adanya komunitas khusus di Indonesia

Adapun kelemahan OpenERP :

a. Program aplikasi OpenERP banyak memberikan pilihan konfigurasi, hal ini

menyulitkan untuk menentukan cara tertentu/terbaik

b. OpenERP dikembangkan oleh komunitas, maka setiap saat program ini banyak

mengalami perubahan dan perbaikan

c. tinyERP/OpenERP yang dikembangkan dengan bahasa pemrograman Phyton

komunitasnya belum terlalu banyak/masih sangat kecil sehingga kalau ada masalah

sulit mencari support.

2.6.Perbandingan ERP Open Source

22 | O p e n E R P

23 | O p e n E R P

DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/49129419/OpenERP, diakses 10 Juli 2014

http://en.wikipedia.org/wiki/OpenERP , diakses 10 Juli 2014

https://www.odoo.com , diakses 10 Juli 2014

Adithiajaya.2009. ERP is Interprise Resource Planning. http://adithiajaya.wordpress.com/2009/03/22/erp-is-interprise-resource-planning/ . Diakses 09 Juli 2014.

Hermanzacharias.2012. Review Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima. http://hermanzacharias.wordpress.com/2012/03/16/review-penerapan-erp-di-pt-bentoel-prima/ . Diakses 08 Juli 2014.

O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Jakarta: Salemba Empat.

Hardiyana, Bella. 2014. KEHANDALAN PERANGKAT LUNAK OPENERP SERTA PERBANDINGAN DENGAN ERP LAINNYA. Jurnal Teknologi dan Informasi UNIKOM Vol 1. No 4. http://jati.is.unikom.ac.id/ Diakses 07 Juli 2014

24 | O p e n E R P