LAPORAN ANGGARAN DAN ANALISIS PENYIMPANGAN

Sasaran Topik

1. Paham bahwa laporan efektif itu adalah melalui bisikan2. Mengerti tentang pengertian laporan dan tujuan pembuatan atau

penyampaiannya3. Mengerti tentang konsep laporan efektif4. Menguasai prinsip dasar laporan5. Memahami tentang jenis-jenis laporan6. Menguasai berbagai macam model laporan7. Mampu menyiapkan laporan secara tertulis

Laporan Efektif

Laporan yang paling efektif adalah bisikan (whisle), tetapi harus ingat kriteria datanya: valid. Data bohong adalah sebuah fitnah dan akibatnya sangat buruk, bisa-bisa seseorang kehilangan pekerjaan dan keluarganya teraniaya. Kesalahan merupakan hal biasa, tetapi kesalahan berulang yang disengaja tidak bisa diterima. Laporan efektif akan mengajarkan sisalah untuk belajar dari pengalaman dan bekerja lebih baik. Laporan efektif dapat mengarahkan decision maker untuk quick action at the right place on the right people and with the least cost.

Whisper First, Number Second. Ketika melapoa, bisikan adalah yang pertama dan angka di urutan kedua. Mengapa? Jawabnya adalah angka itu menyakitka meskipun laba yang besar karena pajak besar akan menghadang. Banyak orang yang tidak suka ketika kesan pertama dimulai dengan bercerita angka. Alasan lain adalah angka-angka selalu datang paling akhir setelah berusaha keras di awalnya. Itu adalah hukum alam dan jangan anda balik. Membalik fenomena alam akan menyengsarakan anda.

Prinsip Dasar Laporan

Terdapat lima petunjuk dasar dan mengikat, yaitu:

1. Konsep pertanggung jawaban harus di gunakan2. Prinsip penyimpangan harus diterapkan sebanyak mungkin3. Umumnya, figur-figur harus dalam bentuk perbandingan4. Sepanjang itu praktis, data harus semakin meningkat dalam bentuk

iktisar bagi level manajemen yang semakin puncak5. Laporan umumnya memasukkan komentar interprestasi atau dapat

berbicara sendiri.

Konsep Pertanggung JawabanLaporan anggaran harus menyatakan secara jelas siapa (who), dari

bagian mana (what division), apa (what), periode (time frame) yang harus dipertanggungjawabkan dan mengapa (why) itu terjadi.

Hierarki pertanggungjawaban. Hierarki pertanggungjawaban menggambarkian level/ tingkatan dalam struktur organisasi dimana level yang paling bawah bertanggungjawab pada level yang paling atas. Hierarki ini sangat membantu mengidentifikasikan person dan bagian mana yang belum bekerja optimal dan mana yang berprestasi. Masing-masing harus menyiapkan laporan tentang implementasi anggaran.

Faktor Penilaian Laporan1. Laporan harus tepat waktu2. Laporan harus simple dan jelas3. Laporan harus dinyatakan dengan bahasa dan istilah yang dikenal oleh

eksekutif yang akan memakainya.4. Laporan harus disaikan secara urutan logika.5. Laporan harus akurat.6. Model presentasi harus dicocokkan dengan pihak eksekutif yang akan

memakainya.7. Laporan harus distandarnisasi apabila memungkinkan8. Disain laporan harus mencerminkan titik fokus dari pihak eksekutif9. Laporan harus bermanfaat10.Biaya penyiapan laporan harus dipertimbangkan.11.Pertimbangkan yang diambil dalam penyiapan laporan harus cocok

dengan pemakaiannya.

Jenis Laporannya

Laporan anggaran dan implementasinya adalah untuk pemakaian dan kepentingan internal. Oleh karena itu, laporannya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi di perusahaan yang bersangkutan. Laporan internal dibagi menjadi tiga kelompok yakni:

1. Planning reports (laporan perencanaan);2. Control report (laporan kontrol);3. Informational reports (laporan informasional).

Jenis laporan

Frekuensi Laporan

Frekuensi menunjukan seberapa sering suatu laporan harus disiapkan selama implementasi anggaran. Frekuensi laporan tergantung pada kebutuhan. Dalam suatu situasi dimana pencapaian anggaran jauh dari yang diharapkan, maka frekuensinya cenderung meningkat karena pimpinan akan membuat keputusan dalam operasi. Contoh yang paling nyata adalah kenaikan harga BBM (3 september 2005) telah mengubah situasi dan keadaan sehingga anggaran tidak tercapai seperti apa yang diharapkan. Bisa jadi laporan perencanaan direvisi dan frekuensi laporan menjadi sangat tinggi.

Model laporan

Secara umum ada 2 jenis model dari laporan sebagai berikut :

1. laporan oral (oral report) a. persentasi grup b. persentasi individual

2. Laporan tertulis

a. Tabular- Laporan keuangan formal- statistikal

b. ekspositori atau narasic. pictorial atau grafikd. kombinasi

Laporan oral

Laporan oral adalah penyampaian laporan via perkataan secara langsung dari orang atau grup yang melapor kepada atasan sebagaimana telah di singgung diawal bagian ini bahwa laporan dengan model oral ini sangat efektif.

Laporan secara kelompok sering dilakukan apabila kepentingan kelompok sangat tinggi dan isi laporan sehingga efek balik setelah melapor akan dapat dirasakan secara langsung oleh pihak yang melapor.

Laporan tertulis

Laporan tertulis adalah laporan anggaran yang disiapkan secara tertulis dengan format standar. Persentase tertulis bisa dalam bentuk tabular, ekspositori atau narasi, piktorial atau grafik, atau kombinasi. Masing-masing laporan mempunyai keunggulan dan kelemahan.

ANGGARAN VARIABEL

Anggaran variabel mempunyai manfaat yang sangat penting bagi manajemen dalam melaksanakan fungsinya, namun mempunyai kelemahan :

Biaya variabel dan biaya tetap tidak selalu dapat dipisahkan secara tepat karena dalam kenyataannya terdapat biaya semi variabel.

Dalam kenyataan biaya variabel per unit dalam suatu periode mudah berubah, sedangkan syarat berlakunya analisis penentuan harga pokok variabel, antara lain biaya variabel per unit tidak berubah selama periode yang dianalisis.

Penentuan harga pokok variabel tidak dapat digunakan untuk laporan pihak eksternal.

Variabel Costing

Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya berubah sejalan dengan perubahan volume kegiatan, tetapi biaya variabel per unit tidak berubah walaupun volume kegiatan berubah. Sedangkan biaya tetap adalah biaya yang jumlahnya tetap dalam kisaran volume kegiatan tertentu, tetapi biaya tetap per unit berubah bila volume kegiatan berubah.

Pemisahan Biaya Semi Variabel

Dalam metode penentuan harga pokok variabel hanya terdapat dua macam biaya yaitu, biaya tetap dan biaya variabel. Tetapi dalam kenyataan terdapat biaya semi variabel, yaitu biaya yang jumlahnya berubah tidak secara proporsional dengan perubahan volume kegiatan.

Ada beberapa metode pemisahan biaya semi variabel, yaitu :

1. Metode perkiraan langsung, metode ini dipergunakan apabila perusahaan mempunyai data historis, tetapi tidak dapat dipakai untuk masa yang akan datang atau perusahaan baru berdiri sehingga belum mempunyai data.

2. Metode standby cost (biaya berjaga), metode ini dalam dunia nyata sulit diterapkan, karena tidak beroperasinya pabrik selama menjaga biaya tetap merugikan perusahaan.

3. Metode korelasi, metode ini menitikbertakan pada data masa lampau dengan menggunakan salah satu alat analisis statistik. Metode ini dapat disajikan secara grafik dan matematis.

4. Metode high low point (titik tertinggi dan titik terendah)

Penyusunan Anggaran Variabel

Penyusunan anggaran variabel menggunakan metode penentuan harga pokok variabel (PHPV), tetapi sebagai perbandingan disusun juga anggaran yang menggunakan metode penentuan harga pokok penuh (PHPP). Dalam penyusunan anggaran variabel, maka dimulai dengan anggaran penjualan, anggaran ini dibuat dengan cara harga jual per unit produk jadi dikalikan penjualan dalam unit. Setelah menyusun anggaran penjualan selanjutnya dapat disusun anggaran persediaan barang jadi akhir, persediaan barang jadi akhir dihitung dengan cara persediaan barang jadi akhir dalam unit dikali dengan harga pokok barang per unit. Setelah menyusun persediaan barang jadi akhir dapat disusun anggaran biaya bahan baku (BBB). Selain biaya bahan baku, ada juga anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead pabrik variabel, dan anggaran biaya overhead pabrik tetap. Setelah menyusun anggaran tersebut kemudian dapat disusun anggaran persediaan barang dalam proses akhir, anggaran ini dapat dihitung dengan cara persediaan dalam proses akhir dalam unit dikalikan dengan tingkat penyelesaian masing-masing biaya (harga pokok) per unit. Kemudian menyusun anggaran laporan laba rugi.

ANGGARAN PIUTANG

Pengertian Anggaran piutang

Dimaksudkan anggaran piutang (receivable Budget) ialah anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang jumlah piutan perusahaan beserta perubahan-perubahannya dari waktu kewaktu selam periode yang akan datang. Anggaran piutang menunjukan besarnya piutang yang terjadi dari waktu ke waktu karena perusahaan mengadakan teransaksi-transaksi penjualan secara kredit, menunjukan jumlah piutang yang tertagih dari waktu ke waktu, serta menunjuakan pula sisa piutang yang belum tertagih dari waktu ke waktu selama periode yang akan datang.

Kegunaan Anggaran Piutang

Secara umum, semua anggaran, termasuk angaran piutang mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai pedoman kerja, sebagai alat perkoordinasian kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja, yang membantu management dalam memimpin jalannnya perusahaan. Sedangkan secara khusus, anggaran piutang berguna sebagai dasar untuk penyusunan anggaran kas, karena penagihan-penagihan Piutang tersebut merupakan pemasukan Kas.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan Anggaran Piutang

Agar suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik, maka taksiran-taksiran yang termuat didalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam penyusunan Anggaran Piutang, antara lain :

1. Anggaran Penjaualan2. Keadaan persaingan pasar3. Posisi perusahaan dalam persaingan4. Syarat pembayaran (term of payment) yang ditawarkan perusahaan5. Kebijaksanaan perusahaan dalam penagihan piutang6. Rencana perusahaan untuk melakukan penjualan-penjualan secara kredit

aktiva-aktiva lain, selain barang-barang hasil produksinya.

Bentuk Anggaran Piutang Sebagaimana halnya dengan anggaran-anggaran yang lain, bagi

anggaran piutang ini juga tidak ada sesuatu bentuk standard yang harus dipergunakan. Ini berarti bahwa masing-masing perusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk serta formatnya, sesuai dengan keadaan perusahaan masing-masing.

ANGGARAN KAS

Pengertian Anggaran KasAnggaran kas (Cash Budget) ialah anggaran yang merencanakan secra

lebih terperinci tentang jumlah kas beserta perubahan-perubahan dari waktu ke waktu selama periode yang akan datang, baik perubahan yang berupa permintaan kas, maupun perubahan yang berupa pengeluaran kas. Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa anggaran kas mencakup dua sektor, yaoitu :

1. Sektor penerimaan kas, yang pada umumnya berasal dari :a. Penjualan tunai Barang jadi yang diproduksib. Penagihan Piutangc. Penjauanlan Ktiva Tetapd. Penerimaan lain-lain (Non-Operating), seperti misalnya penghasilan

bunga, penghasilan sewa, penghasilan devident, dan sebagainya.2. Sektor penjualan Kas, yang pada umumnya berupa pengeluaran untuk

biaya-biaya baik biaya-biaya utama (operating), maupun biaya-biaya bukan utama (Non-Operating), seperti Misalnya :a. Pembelian tunai Bahan mentahb. Pembayaran utangc. Pembayaran upah Tenaga kerja langsungd. Pembayaran biaya pabrik tidak langsunge. Pembayaran biaya administrasif. Pembayaran biaya penjualang. Pembelian Aktiva Tetaph. Pembayaran lain-lain (Non-Operating), seperti misalnya pembayaran

bunga, pembayaran sewa, dan sebagainya.

Kegunaan Anggaran kas

Secara umum, semua anggaran, termasuk angaran kas mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai pedoman kerja, sebagai alat perkoordinasian kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja, yang membantu management dalam memimpin jalannnya perusahaan. Sedangkan secara khusus, anggaran kas berguna sebagai dasar untuk penyusunan Master Balance Sheet Budget (budget induk Neraca).

Faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan Anggara Kas

Agar suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik, maka taksiran-taksiran yang termuat didalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam penyusunan Anggaran kas antara lain :

1. Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan kas, antara lain :a. Anggaran Penjaualanb. Keadaan persaingan pasar

c. Posisi perusahaan dalam persaingand. Syarat pembayaran (term of payment) yang ditawarkan perusahaane. Kebijaksanaan perusahaan dalam penagihan piutangf. Anggaran perubahan Aktiva Tetap, khususnya rencana tentang

pengurangan (penjualan) Altiva Tetap.g. Rencana-rencana perusahaan tentang penerimaan-penerimaan kas

dari sumber lain-lain (Non-Operating), seperti misalnya penghasilan bunga, penghasilan sewa, penghasilan devidend dan sebagainya.

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengeluaran kas, antara lain :a. Anggaran Pembelian Bahan mentahb. Keadaan persaingan para supplier Bahan mentah di pasarc. Posisi perusahaan terhadap pihak supplier bahan mentahd. Syarat pembayaran (term of payment) yang ditawarkan oleh supplier

Bahan mentah. Bilamana potongan pembelian (discount) yang ditawarkan supplier culup menarik perusahaan.

e. Anggaran Upah tenaga kerja langsungf. Anggaran Biaya Pabrik Tidak Langsungg. Anggaran Biaya Administrasih. Anggaran Perusahaan Aktiva Tetapi. Rencana-rencana perusahaan tentang peengeluaran-pengeluaran kas

untuk keperluan lain-lain (Non-Operating).

ANGGARAN AKTIVA TETAP DAN BARANG MODAL

Pengertian Budget Perubahan Aktiva TetapDimaksudkan Budget Perubahan Aktiva Tetap (Capital Addition Budget)

ialah budget yang merencanakan secara lebih terperinci tentang perubahan-perubahan Aktiva Tetap dari waktu-waktu selama pereiode yang akan datang. Adapun perubahan-perubahan Aktiva Tetap tersebut antara lain meliputi:

1. Pembelian aktiva tetap baru, seperti misalnya pembelian mesin untuk menambah mesin-mesin lama yang sudah ada; membeli gedung baru untuk menambah gedung lama yang sudah ada; dan sebagainya.

2. Pembuatan aktiva tetap baru, seperti misalnya membangun sendiri gedung baru untuk menambah gedung lama yang sudah ada, dan sebagainya.

3. Penambahan aktiva tetap yang lama dengan aktiva tetap yang baru, atau dengan komponen-komponen aktiva tetap yang baru,dimana tambahan aktiva tetap (komponen) yang baru tersebut menjadi satu bagian yang tak terpisahkan dengan aktiva tetap lama yang bersangkutan (addition)

4. Perbaikan berat (bettermen) aktiva tetap lama yang sudah ada, agar dapat berfungsi kembali dengan baik.

5. Penjualan aktiva tetap yang lama, yang mungkin disebabkan karena sudah habis umur ekonomisnya, atau karena perusahaan merana kelebihan kapasitas, dan sebagainya.

6. Penurunan nilai aktiva tetap dalam bentuk depresiasi(depresiasion).

Kegunaan Budget Perubahan Aktiva Tetap

Secara umum, semua budget, termasuk budget perubahan aktiva tetap, mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai pedoman kerja, sebagai alat mengkoordinasi kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja, yang membantu management dalam memimpin jalannya perusahaan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan Budget Perubahan Aktiva Tetap

Agar suatu budget dapat berfungsi dengan baik, maka taksiran-taksiran yang termuat di dalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti.adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan didalam menyasun Budget Perubahan Aktiva Tetap, antara lain:

1. Budget Unit yang akan Diproduksikan, khususnya tentang jenis(kualitas) dan jumlah (kuantitas) barang yang akan diproduksikan dari waktu-kewaktu selama priode yang akan datang.

2. Kondisi Aktiva Tetap lama yang sudah ada. Semakin baik kondisi Aktiva Tetap lama yang sudah ada, akan cenderung untuk tidak mengadakan perubahan-perubahan aktiva tetap.

3. Tersedianya modal yang dimiliki perusahaan. Modal yang cukup trsedia akan memungkinkan perusahaan untuk mengadakan penambahan aktiva tetap.

4. Perkembangan teknologi, terutama yang berhubungan dengan mesin-mesin dan peralatan peroduksi.

5. Umur ekonomis aktiva tetap lama yang sudah ada. Semakin pendek umur ekonomis aktiva tetap yang dimiliki perusahaan, akan semakin cepat perusahaan mengadakan penggatian aktiiva tetapnya.

6. Metode depresiasi yang dipakai oleh perusahaan.

Bentuk Budget Perubahan Aktiva Tetap

Bagi budget perubahan aktiva tetap ini juga tidak ada sesuatu bentuk standart yang harus dipergunakan. Ini berarti bahwa masing-masing oerusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk serta formatnya, sesuai dengan keadaan perusahaan masing-masing.

Sebagai ilustrasi, berikut ini diberikan sebuah contoh budget Perubahan Aktiva Tetap, agar dapat memberikan gambaran yang lebih jelas :

Misalkan untuk tahun 1985 yang akan datang Perseroan Terbatas “Charisma” merencanakan akan mengadakan perubahan-perubahan terhadap Aktiva Tetapnya, sebagai berikut :

1. Pada bulan januari 1985 direncanakan akan dijual sebanyak 10 buah mesin Departemen I dengan harga jual sebesar Rp 30.000.000,- dimana sejumlah Rp 20.000.000,- nakan diterima pembayarannya pada bulan januari 1985, sedangkan sisanya akan diterima pembayarannya pada bulan Februari 1985. Transaksi penjualan ini direncanakan akan dilakukan pada tanggal 2 januarin1985, dan proses pembongkaran mesin untuk kemudian diserahkan kepada pihak pembeli, direncanakan akan selesao pada tanggal 15 januari 1985.

2. Pada bulan maret 1985 direncanakan akan dijual sebanyak dua buah alat photo-copy dari kantor Administrasi, karena sudah dianggap tidak diperlukan lagi, dengan harga jual sebesar Rp 5.000.000,- transaksi penjualan ini direncanakan akan dilakukan pada tanggal 1 maret 1985, dan alat photo-copy tersebut disarahkan kepada pihak pembeli pada tanggal 2 maret 1985.

3. Pada bulan Februari 1985 direncanakan akan dibeli sebanyak 8 buah mesin Departemen 1 sebagai pengganti mesin mesin lama yang dijual, dengan harga beli sebesar Rp 30.000.000,- dimana sejumlah Rp 25.000.000,- akan dibayar pada bulan Mart 1985. Transaksi pembelian ini direncanakan akan dilakukan pada tanggal 20 Februari 1985, dan proses pemasangan mesin-mesin tersebut direncanakan akan selesai pada tanggal 5 Mart 1985.

4. Pada bulan April 1985 direncanakan akan dibangun tambahan ruangan (addition) untuk Kantor Adimistrasi, dengan biaya sebesar Rp 5.000.000,-.pembangunan ini direncanakan akan dimulai pada tanggal 1 April 1985, dan akan dapat diselesaikan pada tanggal 30 April 1985.

Dengan berdasar pada rencana-rencana tersebut, maka Perseroan Terbatas “Charisma” dapat menyusun Budget Perubahan Aktiva Tetap,sebagai berikut :

Perseroan Terbatas “Charisma”

Budget Perubahan Aktiva Tetap

Januari 1985 – Desember 1985

Keterangan Mulai Selesai Januari(Rp)

Februari(Rp)

Mart(Rp)

April(Rp)

Mei(Rp)

Penambahan Aktiva Tetap:-Mesin Dep. 1-Ruang Kantor

-Jumlah

Pengurangan Aktiva Tetap:-Mesin Dep. 1-Alat Photo Copy

20/2/851/4/85

5/3/8530/4/85

--

25.000.000 5.000.000 -5.000.000

--

- - - 25.000.000 5.000.000 5.000.000 -

2/1/851/3/85

15/1/852/3/85

20.000.000-

10.000.0005.000.000

--

--

-Jumlah - - 20.000.000 10.000.000 5.000.000 - -

Perseroan Terbatas “Charisma”

Skedul Depresiasi Aktiva Tetap

Januari 1985 – Desember 1985

Jenis Aktiva Tetap Depresiasi Per bulan

(Rp)Gedung Administrasi PabrikAlat-alat Administrasi PabrikGedung Bengkel PabrikAlat-alat Bengkel PabrikGedung Tenaga Diesel PabrikAlat-alat Tenaga Diesel PabrikGedung Departemen IAlat-alat (mesin) Departemen IGedung Departemen IIAlat-alat (mesin) Departemen IIGedung Departemen IIIAlat-alat (mesin) Departemen IIIGedung Sekretariat Bg. AdministrasiAlat-alat Sekretariat Bg. AdministrasiGedung Pembukuan Bg. AdministrasiAlat-alat Pembukuan Bg. AdministrasiGedung Rumah Tangga Bg. AdministrasiAlat-alat Rumah Tangga Bg. AdimistrasiGedung Promosi Bg. PenjualanAlat-alat Promosi Bg. PenjualanGedung Transaksi Bg. PenjualanAlat-alat Transaksi Bg. PenjualanGedung Ekspedisi Bg. PenjualanAlat-alat Ekspedisi Bg. Penjualan

9.750 40.000 29.250170.000 29.250200.000 48.750300.000 39.000250.000 39.000150.000 18.000 75.000 13.500110.000 13.500 80.000 18.000125.000 18.000 90.000 24.000150.000

Keterangan :

- Penetapan besarnya depresiasi tersebut sudah memperhatikan rencana penambahan serta rencana pengurangan aktiva tetap.

Perhatikan budget biaya tidak langsung, budget biaya administrasi dan budget biaya penjualan.