tugas akhir peranan administrasi perkantoran dalam

TUGAS AKHIR

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM

MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR DI

KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA

OLEH:

FENI

172103029

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan pada Program Diploma III

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2021

Universitas Sumatera Utara

i


i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat

rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan

Admisnistrasi Peerkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Di Kantor

Gubernur Sumatera Utaara” ini dengan lancar. Tugas Akhir ini merupakan syarat

wajib mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi DIII Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis mendapat banyak bimbingan

dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini ingin mengucapkan terima

kasih kepada:

1. Bapak Prof. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Smatera Utara.

2. Ibu Dra. Marhayanie M.Si, selaku Ketua Program Studi DIII

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

dan sebagai dosen penguji.

3. Ibu Inneke Qamariah SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi DIII

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Yulinda M.Si, sebagai dosen pembimbing yang telah meluangkan

banyak untuk memberi arahan kepada penulis.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.


ii

6. Seluruh Staf dan Pegawai Pada Biro Umum Setdaprovsu yang telah

memberikan informasi dan dukungan moril selama penulis mengikuti proses

magang.

7. Seluruh pegawai pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu Kantor

Gubernur Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dalam

proses penelitian.

8. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis yang telah memberikan

sepenuhnya kepada penulis, dari doa, dukungan, perhatian, motivasi, dan

juga materi kepada penulis dengan ikhlas. Sehingga penulis dapat

menyelesaikan pendidikan pada DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi

Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

9. Kepada saudara sedarah tersayang, Zefri dan Liliani yang telah mendoakan

dan mendukung penulis dalam segala hal.

10. Kepada sahabat saya Yuyun Aritonang yang telah memberikan saya

semangat sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.

11. Kepada sahabat penulis Novelina, Rilinda, Audrey, Yenni, Jen, Maul, Fira,

Rahmad.

12. Seluruh keluarga besar HIDEAKI yang telah membantu penulis dan terus

memberikan dorongan semangat kepada penulis.

13. Kepada abang-abangan penulis yang ada di Bundaran, yang membuat

Penulis merasa aman dan nyaman ketika berada di kampus.


iii

Atas bantuan dan dorongan diatas, penulis mendoakan semoga semua

kebaikan yang telah diberikan kepada penulis dapat dibalas Allah Swt dengan

yang lebih baik. Dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi orang lain.

Medan, Februari 2021

Penulis

Feni

NIM: 172103029


iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ............................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................ iii

DAFTAR TABEL.................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ............................................................................... vi

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah ........................................................... 3

1.3 Tujuan Penelitian ............................................................ 4

1.4 Manfaat Penelitian .......................................................... 4

1.5 Jadwal Kegiatan .............................................................. 4

1.6 Sistematika Penulisan...................................................... 5

BAB II PROFIL INSTANSI ............................................................. 7

2.1 Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara ......... 7

2.2 Visi dan Misi ................................................................... 8

2.3 Struktur Organisasi.......................................................... 8

2.4 Job Description ............................................................... 12

2.5 Kinerja Usaha Terkini ..................................................... 13

2.6 Rencana Kegiatan............................................................ 14

BAB III PEMBAHASAN ................................................................... 15

3.1 Pengertian Administrasi .................................................. 15

3.2 Peranan dan Tujuan Administrasi ................................... 17

3.2.1 Peranan Administrasi ............................................. 17

3.2.2 Tujuan Administrasi .............................................. 18

3.3 Fungsi Administrasi Perkantoran .................................... 18

3.4 Unsur Administrasi Perkantoran ..................................... 20

3.5 Karakteristik Administrasi Perkantoran .......................... 21

3.6 Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran ................... 22

3.7 Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Biro Umum

dan Perlengkapan Setdaprovsu ....................................... 24

3.8 Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Pada Biro

Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu .......................... 30

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ 41

4.1 Kesimpulan ..................................................................... 41

4.2 Saran ................................................................................ 42

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 43

LAMPIRAN ............................................................................................. 44


v

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Halaman

1.1 Jadwal Kegiatan ................................................................................. 5


vi

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

2.1 Struktur Organisasi Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara ............. 10

2.2 Struktur Organisasi Pada Biro Umum dan Perlengkapan

Setdaprovsu ........................................................................................ 11

2.3 Kartu Kendali Surat Masuk ................................................................ 35

2.4 Kartu Kendali Surat Keluar ................................................................ 38


vii

DAFTAR LAMPIRAN

No. Lampiran Judul Halaman

1. Surat Izin Riset ................................................................................... 44


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari

berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh sebab itu,

agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi

perkantoran yang baik. Setiap perusahaan mempunyai administrasi perkantoran

dengan tata cara yang berbeda dalam menyikapi prosedur dan tata cara

administrasinya. Administrasi perkantoran merupakan suatu hal yang sangat vital

bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan

salah satunya dapat dilihat melalui administrasi perkantoran.

Kegiatan perkantoran atau kegiatan tata usaha merupakan bagian dari

kegiatan administrasi yang dipimpin oleh administrator. Dalam hubungan ini

administrator merupakan pucuk pimpinan organisasi administrasi. Menurut

Siagian (2014), kegiatan yang biasanya dilakukan pada administrasi perkantoran

adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya

menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan

data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut.

Semua pekerjaan kantor tersebut saling berkaitan, apabila salah satu dari

pekerjaan tersebut diabaikan maka pekerjaan administrasi perkantoran lainnya

juga akan terganggu. Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa,

administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam

suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat


2

ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik

memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk

menilai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah

berhasil. Administrasi perkantoran memiliki peranan yang sangat diperlukan demi

kelancaran pekerjaan kantor. Adapun peranan administrasi perkantoran yang

pertama adalah melayani pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan

pekerjaan pokok. Tanpa adanya administrasi dalam perkantoran, proses

operasional tidak akan berjalan dengan baik. Kedua, untuk menyediakan

keterangan bagi pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan. Ketiga,

membantu melancarkan proses dan perkembangan dalam perkantoran. Jadi, tanpa

dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.

Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara, Unit Layanan Administrasi berada

dibawah naungan Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu. Kantor Gubernur

Sumatera Utara merupakan suatu instansi pemerintahan yang bersifat mewadahi

dan melayani masyarakat yang berkaitan dengan pemerintahan. Namun dalam

menjalankan pekerjaannya, seorang administrasi mengalami beberapa kendala.

Kendala yang dibahas dalam penelitian ini adalah mengenai peranan administrasi

perkantoran dalam menerima tamu dan pengelolaan surat masuk dan keluar.

Kendala yang dialami dalam menerima tamu di Kantor Gubernur Sumatera

Utara yaitu karena adanaya renovasi pada ruangan kerja yang menyebabkan ruang

konsultasi dan meja resepsionis dihapuskan sementara. Hal tersebut

mengakibatkan tamu-tamu yang berasal dari luar lingkup kantor Gubernur

Sumatera Utara menjadi lebih bebas untuk keluar masuk. Tetapi hal ini tidak


3

dapat dibiarkan mengingat masa pandemi Covid-19 yang virusnya dapat tersebar

dengan mudah dan seluruh masyarakat harus tetap menjaga diri dengan tetap

melakukan social distancing dan mematuhi protokol kesehatan. Sehingga para

tamu yang datang harus dibatasi jumlahnya. Sedangkan kendala dalam

pengelolaan surat masuk dan keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan

Setdaprovsu, yaitu kemampuan Sumber Daya Manusia dalam mengelola surat

masih terbatas. Sehingga mereka membutuhkan pendidikan dan pelatihan dalam

mengelola surat karena segala prosedur surat-menyurat telah diatur dalam

Permendagri No.135 Tahun 2017.

Untuk itu penulis akan melakukan penelitian tentang peranan administrasi

perkantoran pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu. Materi penelitian

yaitu mengenai pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di Biro Umum

dan Perlengkapan Setdaprovsu yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu

sendiri.

Sehubungan dengan hal di atas maka penulis memilih judul “Peranan

Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Biro

Umum Dan Perlengkapan Setdaprovsu”.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun masalahnya yaitu “Bagaimanakah Peranan Administrasi

Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Biro Umum Dan

Perlengkapan Setdaprovsu?”.


4

1.3 Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran Pada Biro

Umum Dan Perlengkapan Setdaprovsu.

1.4 Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis

a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti.

b) Agar penulis lebih memahami tentang peranan administrasi

perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor di Kantor

Gubernur Sumatera Utara.

2. Bagi instansi

a) Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan

maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam penelitian ini.

b) Dapat digunakan sebagai dasar rancangan yang tepat bagi masa yang

akan datang.

3. Bagi peneliti selanjutnya

a) Sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.

b) Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan

administrasi perkantoran pada Biro Umum dan Perlengkapan

Setdaprovsu.

1.5 Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Kantor Gubernur Sumatera Utara Jl. Pangeran

Diponegoro No. 30 medan. Penelitian ini berlangsung mulai tanggal 20 Agustus


5

s/d 4 September 2020. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada

table 1.1 berikut ini:

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Agustus September

Minggu Ke- Minggu Ke-

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan data

3 Penulisan Sumber: Penulis (2020)

1.6 Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan

terarah penulis membagi Pembahasan Tugas Akhir dalam empat bagian. Dengan

tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini lebih relevan dan sistematis. Adapun uraian

adalah sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan

Penelitian, Manfaat Penelitian, dan pemaparan Rencana Penelitian yang terdiri

dari Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penelitian.

BAB II: PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Instansi, Struktur

Organisasi dan Personalia, Job Description, Kinerja Usaha Unit Layanan

Administrasi Kantor Gubernur Sumatera Utara.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang pengertian Administrasi Perkantoran,

Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran, Sistem Perkantoran, Kontrol


6

Perkantoran, Sasaran Administrasi perkantoran, Jenis Pekerjaan Kantor,

Pengertian Kelancaran Pekerjaan, dan Pelaksanaan Administrasi Perkantoran

Pada Biro Umum Dan Perlengkapan Setdaprovsu.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran penulis berdasarkan hasil

penelitian yang dilakukan mengenai Peranan Administrasi Perkantoran Dalam

Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Biro Umum Dan Perlengkapan

Setdaprovsu.


7

BAB II

PROFIL INSTANSI

2.1 Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara

Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu

pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi

seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di

kota Medan. Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional

Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi

yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi

Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif

yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur,

dan Keresidenan Tapanuli. Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik

Indonesia (R.I.) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa

Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan

mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi

Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948

selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara. Pada awal tahun

1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera. Dengan

Keputusan Pemerintah Darurat R.I. Nomor 22/PEM/PDRI pada tanggal 17 Mei

1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan. Selanjutnya dengan Ketetapan

Pemerintah Darurat R.I. pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh

dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah

Pengganti Undang-Undang No. 5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950,


8

ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.Dengan

UndangUndang R.I. No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7

Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah

Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh.

2.2 Visi dan Misi Provinsi Sumatera Utara

Visi Provinsi Sumatera Utara

“Menjadi provinsi yang berdaya saing menuju Sumatera Utara sejahtera”

Misi Provinsi Sumatera Utara

1. Membangun sumber daya manusia yang memiliki integritas dalam

berbangsa dan bernegara, religius dan berkompetensi tinggi.

2. Membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah untuk

menunjang kegiatan ekonomi melalui kerjasama antar daerah, swasta,

regional dan internasional.

3. Meningkatkan kualitas standar hidup layak, kesetaraan dan keadilan serta

mengurangi ketimpangan antar wilayah.

4. Membangun dan mengembangkan ekonomi daerah melalui pengolaan

sumber daya alam lestari berkelanjutan dan berwawasan lingkungan.

5. Reformasi birokrasi berkelanjutan guna mewujudkan tata kelola

pemerintah yang baik dan bersih (good governance dan clean

governance).

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sebuah garis hierarki atau bertingkat yang

mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan. Dimana


9

setiap individu atau SDM yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki

posisi dan fungsinya masing-masing. Dengan demikian setiap anggota dapat

mengetahui kedudukan, tugas dan tanggung jawab serta batas wewenang masing-

masing dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

oleh organisasi atau instansi.

Adapun struktur organisasi Kantor Gubernur Sumatera Utara dapat dilihat

pada bagan berikut:


10

Struktur Organisasi Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara

Sunber: Kantor Gubernur Sumatera Utara (2020)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Kantor Gubernur Sumatera Utara

GUBERNUR

WAKIL GUBERNUR

SEKRETARIS DAERAH

ASISTEN ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN

ASISTEN PEREKOOMIAN

DAN PEMBANGUNAN

ASISTEN ADMINISTRASI

UMUM DAN ASET

KEPALA BIRO UMUM DAN

PERLENGKAPAN

KEPALA BIRO BINA

PEREKONOMIAN

KEPALA BIRO

PEMERINTAHAN

KEPALA BIRO HUKUM KEPALA BIRO ADM

PEMBANGUNAN KEPALA BIRO ORGANISASI

KEPALA BIRO OTDA DAN

KERJASAMA KEPALA BIRO SOSIAL DAN

KESEJAHTERAAN

KEPALA BIRO HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN


11

Struktur Organisasi Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu

Sumber: Kantor Gubernur Sumatera Utara (2020)

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu

BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN

BAGIAN UMUM

SUB BAGIAN KEUANGAN

SEKRETARIAT

SUB BAGIAN TATA USAHA

DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT

SUB BAGIAN TATA USAHA SEKDA, STAF AHLI DAN

ASISTEN

SUB BAGIAN PROGRAM DAN

PELAPORAN

BAGIAN RUMAH TANGGA

SUB BAGIAN RUMAH TANGGA

PIMPINAN

SUB BAGIAN RUMAH TANGGA

SEKRETARIAT

SUB BAGIAN OPERASIONAL MESS

DAN GEDUNG

BAGIAN PENGADAAN

DAN PERAWATAN

SUB BAGIAN PENGADAAN

SUB BAGIAN PERAWATAN

SUB BAGIAN RETRIBUSI DAN ASET

SEKRETARIAT


12

2.4 Job Description

Biro Umum dan Perlengkapan

1. Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur

Sumatera Utara mempunyai tugas dan membantu Setdaprovsu dalam

menyusun kebijakan kepala daerah dalam menyelenggarakan urusan

pemerintah atas pelaksanaan pembinaan, koordinasi, fasilitasi,

monitoring, evalusi pengendalian dan kebijakan pelaksanaan umum,

bagian rumah tangga serta bagian pengadaan dan perawatan.

2. Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, menyelenggarakan fungsi:

a. Penyelengaraan penyiapan dan mengkoordinasikan konsep kebijakan

kepala daerah dalam menyelenggarakan pembinaan, koordinasi,

fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian pelaksanaan bagian

umum, bagian rumah tangga serta bagian pengadaan dan perawatan.

b. Penyelenggaraan fasilitas, koordinasi, monitoring, evaluasi, dan

pengendalian pelaksanaan kebijakan kepala daerah dibidang

pengelolaan arsip/administrasi, ketatausahaan, kepegawaian,

keuangan, tata laksana rumah tangga.

3. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan, mempunyai uraian tugas sebagai

berikut:

a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan

disiplin pegawai pada lingkup Biro Umum dan Perlengkapan.

b. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penetapan bahan/data

dibidang urusan umum.


13

c. Menyelenggarakan penetapan perencanaan dan program kegiatan

dibidang penyelenggaraan umum sesuai ketentuan perundang-

undangan.

4. Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) kepala Biro umum dan

Perlengkapan dibantu oleh:

a. Bagian umum;

b. Bagian rumah tangga;

c. Bagian pengadaan dan perawatan.

2.5 Kinerja Usaha Terkini

Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu merupakan salah satu

komponen Pemerintah Daerah yang berada pada Sekretariat Daerah Provinsi

Sumatera Utara yang disebut Organisasi Perangkat Daerah.

Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu dibentuk berdasarkan Peraturan

Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan

Susunan Perangkat Daerah Sumatera Utara dan Peraturan Gubernur Sumatera

Utara Nomor 37 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah dan

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara

sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Gubernur

Nomor 63 Tahun 2018 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Gubernur

Sumatera Utara Nomor 37 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Sekretariat

Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera


14

Utara. Adapun kinerja terkini pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu,

yaitu:

a. Penyelenggaraan Penyiapan dan Mengkoordinasikan Konsep Kebijakan

Kepala Daerah dalam Menyelenggarakan Pembinaan, Koordinasi, Fasilitasi,

Monitoring, Evaluasi Pengendalian Pelaksanaan Bagian Umum, Bagian

Rumah Tangga serta Bagian Pengadaan dan Perawatan.

b. Penyelenggaraan Fasilitasi, Koordinasi, Monitoring, Evaluasi Pengendalian

Pelaksanaan Kebijakan Kepala Daerah dibidang Pengelolaan

Arsip/Administrasi, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, Tatalaksana

Rumah Tangga.

2.6 Rencana Kegiatan

a. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang urusan rumah tangga

gubernur, urusan rumah tangga wakil gubernur, urusan dalam.

b. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang urusan

rumah tangga gubernur, urusan rumah tangga wakil gubernur, urusan dalam.


15

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi adalah sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang

berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/ tujuan

organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat

krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Menurut Fahmi (2015), administrasi adalah sebuah bangunan hubungan

yang tertata secara sistematis yang membentuk sebuah jaringan yang saling

bekerja sama satu sama lainnya untuk mendukung terwujudnya suatu mekanisme

kerja yang tersusun dan mencapai tujuan yang diharapkan. Sementara itu menurut

Kamaluddin dan Rapanna (2017), administrasi didefinisikan sebagai “keseluruhan

proses kerjasama” antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas

tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya

dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan

berhasil guna. Maryati (2014) mengartikan administrasi perkantoran merupakan

bagian fungsionalistik yang kegiatannya menghimpun data-data baik internal

maupun eksternal, menganalisis data agar menjadi informasi yang signifikan,

mendistribusikan hasil analisis ke bagian-bagian yang membutuhkan dan

mengelola sumber daya dan sarana perkantoran, sedangkan Siagian (2014)

berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara

dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.


16

Pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori yaitu :

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai bentuk aktivitas yang meliputi

catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan

kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan, (Silalahi,2011).

2. Pengertian dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas yaitu semua proses kerjasama antara dua orang

atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana

dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna, (Siagian,2014).

Dari definisi administrasi diatas dapat diketahui 3 hal penting yaitu sebagai

berikut:

a. Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi

membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena

selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.

b. Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua

atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang

sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan

sarana dan prasarana.

c. Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia

dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut Endang (2014), administrasi perkantoran merupakan rangkaian

kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan,


17

mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai

pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan.

Menurut Sutha (2018), administrasi perkantoran merupakan segenap

rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh

sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.

3.2 Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran

3.2.1 Peranan Administrasi Perkantoran

Pekerjaan kantor meliputi kegiatan pengumpulan data dan pencatatan.

Berikut adalah peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan, yaitu :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan

pekerjaan pokok untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Administrasi

melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operasional dengan menyediakan

berbagai informasi yang dibutuhkan pimpinan. Keterangan ini memudahkan

tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian

pekerjaan operasional yang bersangkutan secara lebih baik.

2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk mengambil

keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Selanjutnya administrasi

membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan

melaksanakan tindakan yang tepat. Peranan administrasi disini adalah

menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.

3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.


18

3.2.2 Tujuan Administrasi Perkantoran

Menurut Endang (2014), tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai

berikut:

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan

dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.

2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-

rendahnya.

3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.

5. Membuat catatan dengan biaya yang minimal.

3.3 Fungsi Administrasi

Menurut Sutha (2018), fungsi administasi secara umum adalah sebagai

berikut:

a. Planning (perencanaan) adalah penyusunan perencanaan memerlukan kegiatan

administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data dan penyusunan

perencanaan.

b. Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk

hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu

kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

c. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia

pada suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya

sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang

maksimal kepada organisasi.


19

d. Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang

berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas

yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah

ditetapkan semula.

e. Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan

sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya

kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan

menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga

terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

f. Reporting adalah manajemen yang berada pada peyampaian perkembangan

atau hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi

para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam

menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas

orang yang memberi laporan.

3.4 Unsur-Unsur Administrasi

Menurut Priansa (2015), unsur-unsur administrasi terdiri dari 8 unsur yang

saling berhubungan, yaitu sebagai berikut:

a. Organisasi

Organisasi adalah keseluruhan kelompok yang menyusun kerangka kerja yang

menjalin hubungan kerjasama tertentu dalam suatu tempat untuk mencapai

tujuan khusus.

b. Manajemen


20

Manajemen adalah proses yang berhubungan dengan perencanaan,

pengorganisasian, pembinaan, serta menggerakkan kelompok organisasi agar

tujuan tercapai dengan baik seperti yang telah ada sebelumnya.

c. Komunikasi

Komunikasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyampaian berita,

pemberian ide dan gagasan dari suatu atau lebih kepada yang lain yang

mempunyai hubungan timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan,

pimpinan dengan bawahan, baik itu secara formal maupun non formal.

d. Informasi

Informasi adalah pesan yang mempunyai makna guna dikelola dalam

pencatatan data, dihimpun ke dalam kata dan dikaitkan dengan data untuk

disampaikan kepada orang yang ada atau terlibat dalam kantor.

e. Personalia

Personalia adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan perorangan dalam

perkantoran untuk keperluan kerja dan hubungan dengan orang kerjanya.

f. Keuangan

Keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan bendahara dimana bagian

ini bertanggung jawab dalam melaporkan pendanaan yang ada untuk

dipertanggung jawabkan.

g. Perbekalan

Perbekalan adalah kegiatan dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan

untuk menunjang suatu pekerjaan.

h. Hubungan Masyarakat (humas)


21

Hubungan masyarakat adalah kegiatan menjalin hubungan dengan intra dan

intern dalam perusahaan untuk mendapatkan dukungan dalam setiap keputusan

yang akan diambil.

3.5 Karakteristik Administrasi Perkantoran

Menurut Pujiasri (2020), karakteristik administrasi perkantoran adalah

sebagai berikut:

a. Bersifat Memberi Pelayanan

Bersifat memberi pelayanan artinya melayani pelaksanaan pekerjaan operatif

(tugas-tugas pokok organisasi) dalam mencapai tujuan organisasi. Konsekuensi

dari fungsi peayanan adalah pekerjaan administrasi tidak dapat berdiri sendiri

dan selalu dengan suatu pekerjaan operatif sehingga fungsi pelayanan dan

bantuan yang diberikan kepada satuan-satuan operatif dapat mendukung

tercapainya tujuan lebih efektif dan efisien.

b. Bersifat Terbuka dan Luas

Artinya memberikan kemudahan atau meringankan dalam melakukan aktivitas

pekerjaan kantor karena dalam upaya mewujudkan tujuan kantor pasti

membutuhkan keterangan-keterangan atau dokumen-dokumen yang dijadikan

bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan atau bertindak.

c. Bersifat Merembet ke Segenap Bagian Organisasi

Artinya pekerjaan kantor tidak hanya dikerjakan dalam suatu bagian, tetapi

dikerjakan dalam tiap-tiap bagian dari sebuah perusahaan/lembaga. Pekerjaan

ini merembet dari pucuk pimpinan tertinggisampai ke satuan kerja terbawah


22

dan dalam pelaksanannya dapat mencapai segala tempat dan tidak terbatas

dalam lingkungan kantor tetapi juga sampai di luar kantor yang bersangkutan.

d. Dilakukan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Artinya semua akibat pekerjaan yang terpencar dan merembet ke setiap bagian,

maka pekerjaan kantor itu akan dilakukan oleh semua orang dalam setiap

organisasi.

3.6 Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah

pekerjaan perkantoran (office work) walaupun demikian, sasaran kegiatan

Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang

disusun oleh Libbey (dalam Gie, 2009) adalah sebagai berikut:

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruangan, pemanasan dan

peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas

kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor,

perubahan-perubahan dan pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan

kabel, sistem laporan antar kantor, papan pengumuman dan pelayanan

menerima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)


23

Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian,

kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara

pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerja dan disiplin.

4. Perabot dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabot dan perlengkapan meliputi meja, kursi, meja panjang, perlengkapan

arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang,

pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan, penempatan rak dan Perabot

perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin meliputi mesin tik, mesin hitung, perlengkapan kirim

surat, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian

peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas

surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, dan penilaian

perbekalan baru.

7. Metode (Methods)

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran,

pengukuran hasil kerja tulis dan penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan

surat-menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan,


24

metode pelaporan (typing rools), jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan

penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksanaan (Exclusive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksanaan meliputi perencanaan organisasi, pemusatan dan

pemencaran pelayaanan, perencanaan anggaran, perkiraan (forecasting),

Pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan analisis tugas

pekerjaan.

3.7 Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Biro Umum dan

Perlengkapan Setdaprovsu

1. Bagian Umum

a. Unit Layanan Administrasi

Unit Layanan Administrasi bertanggung jawab penuh atas surat

menyurat sampai dengan menerima tamu. Seluruh surat yang masuk

ke Kantor Gubernur Sumatera Utara akan diterima oleh Unit Layanan

Administrasi. Surat yang diterima terlebih dahulu dicatat dalam buku

agenda dan didisposisikan, selanjutnya surat tersebut akan

disampaikan kepada alamat yang ditujukan. Penerima surat harus

menandatangani ekspedisi surat untuk dijadikan bukti fisik bahwa

surat tersebut telah sampai ke alamat tujuan.

b. Kepegawaian Sekretariat

Bagian ini bertanggung jawab atas realisasi bulanan dari aplikasi

Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Kepegawaian sekretariat harus

memeriksa apakah sasaran kinerja pegawai sudah terealisasi dengan


25

baik atau belum yang selanjutnya akan dijadikan bahan evaluasi

sehingga bulan selanjutnya akan terealisasi dengan lebih baik lagi.

c. Keuangan

Bagian keuangan bertanggung jawab penuh atas seluruh administrasi

keuangan. Bagian keuangan akan membayar seluruh tagihan biro-biro

yang ada di Kantor Gubernur Sumatera Utara. Bendahara pengeluaran

secara administratif wajib mempertanggungjawabkan penggunaan

uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan

(UP/GU/TU) kepada kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

melalui Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)-Satuan Kerja Perangkat

Daerah (SKPD) paling lambat 10 bulan berikutnya.

Dokumen yang digunakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)-

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam menatausahakan

pertanggungjawaban pengeluaran mencakup:

1) Register penerimaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran

(SPJ);

2) Register pengesahan laporan pertanggungjawaban pengeluaran

(SPJ);

3) Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);

4) Register penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran

(SPJ);

5) Register penutupan kas.


26

Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat Surat

Pertanggungjawaban (SPJ) Uang Persediaan (UP), Tambahan Uang

(TU), dan Pembebanan Langsung (LS) rangkap 3:

1) Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu;

2) Lembar 1 dan 2 bersama Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang

(SPP GU) lembar 1 dan 2 dikirim ke Bendahara Pengeluaran-

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

3) Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap 2 yang

keduanya diserahkan ke bendahara pengeluaran.

d. Bendahara Pengeluaran

Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran memiliki tugas:

1. Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen

pertanggungjawaban.

2. Melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana dari

UP/GU/TU dan LS pada dokumen Buku Pengeluaran, Buku

Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu

Panjar, dan Buku Pembantu Pengeluaran per Objek.

3. Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan mencatatnya dalam SPJ

yang akan diserahkan ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD)

untuk disahkan.

e. Pejabat Pengelola Keuangan (PPK)-Satuan Kerja Perangkat Daerah

SKPD

Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas:


27

1. Meneliti kelengkapan dokumen pertanggungjawaban dan

keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan;

2. Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek

yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek;

3. Menghitung pengenaan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)/Pajak

Penghasilan (PPh) atas beban pengeluaran per rincian obyek; dan

4. Menguji kebenaran sesuai dengan Surat Perintah Membayar (SPM)

dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan

periode berikutnya.

5. Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara

Pengeluaran dalam buku register penerimaan SPJ pengeluaran,

meregister SPJ pengeluaran yang telah disahkan oleh Pengguna

Anggaran ke dalam buku register pengesahan SPJ pengeluaran, dan

meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak oleh Pengguna

Anggaran ke dalam buku register penolakan SPJ pengeluaran.

f. Pengguna Anggaran

Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas:

Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran yang diajukan oleh

Bendahara Pengeluaran.

2. Bagian Rumah Tangga

a. Fasilitas Makan dan Minum

Bagian rumah tangga akan menyiapkan segala urusan makan dan

minum dirumah tangga pimpinan. Contohnya seperti diadakan acara


28

pertemuan di rumah dinas gubernur maka bagian rumah tangga harus

menyiapkan segala keperluan untuk makan dan minum. Setiap

diadakan acara yang membutuhkan makan dan minum maka itu

menjadi tanggung jawab bagian rumah tangga. Dan setiap

pengeluaran dana yang dilakukan harus memiliki bukti nota

pembelian yang selanjutnya akan diserahkan kepada bagian keuangan

untuk proses pencairan dana.

b. Maintenance

Maintenance bertanggung jawab penuh atas kerusakan-kerusakan

kecil yang terjadi di Kantor Gubernur Sumatera Utara. Seperti ketika

ada bola lampu yang mati maka maintenance harus segera melakukan

perbaikan atas kerusakan tersebut. Pembelian peralatan yang

dibutuhkan juga harus memiliki nota pembelian untuk proses

pencairan dana oleh bagian keuangan.

c. Perbaikan Mobil Dinas Setdaprovsu

Bagian rumah tangga juga bertanggung jawab atas mobil-mobil dinas

pimpinan yang ada di lingkup Kantor Gubernur Sumatera Utara.

Bagian rumah tangga harus mengecek kesehatan mobil-mobil tersebut

secara berkala dan jika ada kerusakan maka bagian rumah tangga

harus memiliki bukti pembayaran atas perbaikan mobil-mobil tersebut

guna kepentingan pencairan dana ke bagian keuangan.

3. Bagian Pengadaan

a. Pengadaan Barang dan Jasa


29

Bagian pengadaan bertanggung jawab ada penyediaan barang dan jasa

pada lingkup Kantor Gubernur Sumatera Utara. Contohnya seperti

ketika ada peralatan dan perlengkapan kantor yang rusak maka bagian

pengadaan bertanggung jawab untuk menyediakan yang baru. Dan

setiap dana yang dikeluarkan oleh bagian pengadaan dalam pengadaan

barang dan jasa yang dibutuhkan harus disertai dengan nota pembelian

guna proses pencairan dana ke bagian keuangan.

b. Penyusunan Standar Harga Satuan

Bertanggung jawab atas Aplikasi Pengolahan dan Kamus Data untuk

Standarisasi Harga yang Meliputi :

1) Standart Satuan Harga (SSH)

2) Harga Satuan Pokok Kegiatan (HSPK)

3) Analisa Standar Belanja (ASB)

c. Perawatan

Bagian pengadaan juga bertanggung jawab atas pemeliharaan gedung

kantor dan juga seluruh mess pemprovsu. Seperti ketika ada mess

pemprovsu yang harus direhab maka itu akan menjadi tanggung jawab

bagian pengadaan tepatnya pada bidang perawatan. Dan seluruh

pengeluarannya harus memiliki bukti yang valid guna pencairan dana

ke bagian keuangan.


30

3.8 Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Pada Biro Umum dan

Perlengkapan Setdaprovsu

Administrasi perkantoran pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu

adalah suatu tempat menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi

di lingkungan kantor Gubernur Sumatera Utara.

Adapun rincian tugas secara umum pada Biro Umum dan Perlengkapan

Setdaprovsu adalah sebagai berikut:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian Biro Umum dan Perlengkapan

Setdaprovsu.

2. Melakukan administrasi pelayanan publik.

3. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana prasarana.

4. Menerima surat masuk dari OPD (Organisasi Perangkat daerah)/Instansi

lainnya.

5. Menomori surat keluar yang ditanda tangani Gubernur, Wakil Gubernur,

Sekda, Staf Ahli dan Kepala Biro.

6. Menerima tamu-tamu untuk konsultasi dengan biro-biro yang ada di Kantor

Gubernur Sumatera Utara.

7. Melakukan urusan kegiatan untuk konsultasi dengan biro-biro di lingkungan

Kantor Gubernur Sumatera Utara.

8. Mengarsip seluruh surat masuk dan surat keluar yang ada di kantor Gubernur

Sumatera Utara.


31

Kegiatan administrasi perkantoran pada Kantor Gubernur Sumatera Utara

dilakukan oleh Unit Layanan Administrasi yang bertanggung jawab penuh atas

seluruh kegiatan administrasi.

Secara spesifik, kegiatan administrasi perkantoran pada Biro Umum dan

Perlengkapan Setdaprovsu adalah sebagai berikut:

1. Menerima Tamu Untuk Konsultasi

Pada Biro Umum dan Setdaprovsu, saat masa pandemi Covid 19 yang

menerima tamu adalah Unit Layanan Administrasi. Namun saat masa pandemi

Covid 19 seperti sekarang ini, yang menerima tamu adalah petugas Satuan Polisi

Pamong Praja (Satpol PP).

Pada saat sebelum masa pandemi setiap tamu yang datang ke Kantor

Gubernur Sumatera Utara harus mengikuti beberapa prosedur berikut ini:

a. Tamu harus menunjukkan identitas diri terlebih dahulu, seperti KTP, SIM atau

identitas diri yang lainnya

b. Lalu bagian Unit Layanan Administrasi akan mengscan kartu identitas tersebut

menggunakan mesin scanner untuk memastikan identitas tersebut benar adanya

atau tidak

c. Selanjutnya Unit Layanan Administrasi akan menelpon ke bagian yang dituju

oleh tamu tersebut

d. Dan jika Kepala Biro yang dituju memiliki waktu maka tamu tersebut akan

diarahkan langsung ke ruang konsultasi


32

Namun pada saat masa pandemi Covid 19 ini, penerimaan tamu dilakukan

oleh petugas Satpol PP. Adapun prosedur yang harus diikuti oleh tamu yang

datang ke Kantor Gubernur Sumatera Utara, adalah sebagai berikut:

a. Tamu harus menunjukkan identitas diri

b. Kemudian Satpol PP akan menanyakan kepada tamu ingin bertemu dengan

siapa

c. Kemudian tamu akan diarahkan kelantai dimana ruangan biro yang dituju oleh

tamu tersebut

d. Selanjutnya ketika tamu telah sampai pada lantai yang dituju maka tamu akan

bertemu dengan petugas Satpol PP yang berjaga disetiap lantai. Dan Satpol PP

tersebut akan betanya lagi kepada tamu tersebut ingin bertemu dengan siapa

e. Selanjutnya Satpol PP akan mengarahkan tamu tersebut ke ruangan Kepala

Biro

Menurut Yatimah (2018), seorang administrasi perkantoran yang bertugas

menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

a. Mengetahui nama tamu, nama kantor atau perusahaan dan maksud

kunjungannya.

b. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukkan kesan

tersebut agar terjalin goodwill yang baik.

c. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan

memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.

d. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada

tamu.


33

e. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang dibawa oleh

tamu sesuai dengan kebijakan kantor.

f. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.

g. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang

dikemukakan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai

masalahnya.

h. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu

agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan kepada pejabat yang

dikehendaki tamu.

Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, pelayanan terhadap tamu

belum maksimal dilakukan. Saat sebelum renovasi dilakukan, pelayanan terhadap

tamu juga belum sesuai dengan teori di atas. Dimana penerima tamu harus

bersikap ramah dan menyenangkan kepada tamu yang datang. Penerima tamu

pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu tidak menunjukkan sikap

senyum ramahnya kepada tamu yang datang dan malah memasang wajah yang

datar. Apalagi saat ini sedang ada renovasi ruangan sehingga yang menerima tamu

adalah petugas Satpol PP dan hanya menggunakan meja kecil di depan pintu

masuk kantor.

2. Pengelolaan Surat Masuk

Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, segala pengelolaan surat

diatur dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Surat masuk adalah surat yang

berasal dari masyarakat ataupun dari lembaga/dinas.


34

Alur surat masuk pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu adalah

sebagai berikut:

a. Surat diterima oleh Unit Layanan Administrasi

b. Surat disortir berdasarkan sifatnya, apakah surat rahasia, surat mendesak, surat

rutin atau surat biasa

c. Surat di input ke dalam aplikasi e-arsip, dengan memasukkan nomor surat dan

tanggal terima. Dan selanjutnya kartu kendali akan tercetak otomatis

d. Kartu kendali dicetak menjadi 3 rangkap, yaitu kertas berwarna putih sebagai

ekspedisi, hijau sebagai pertinggal untuk bagian yang dituju dalam surat untuk

ditindak lanjut dan merah sebagai pertinggal untuk Unit Layanan

Administrasi.

e. Kemudian surat dicatat dalam buku agenda dengan memasukkan nomor urut

surat, nomor surat, tanggal terima, nama pengirim dan isi ringkas.

f. Kemudian surat didistribusikan ke bagian yang dituju dalam surat tersebut

untuk ditindak lanjuti apakah surat perlu dibalas atau tidak.

Berikut adalah contoh kartu kendali surat msauk pada Biro Umum dan

Perlengkapan Setdaprovsu:


35

Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu (2020)

Gambar 3.1

Kartu Kendali Surat Masuk

Menurut Yatimah (2018), dalam menangani surat masuk terdapat beberapa

kegiatan yang harus dilakukan seorang administrasi perkantoran, yaitu:

a. Penerimaan surat.

b. Penyortiran surat.

c. Pencatatan surat.

d. Pengarahan surat.

e. Penyimpanan surat.

Berdasarkan teori yang dikemukakan oleh Yatimah, pengelolaan surat

masuk pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah sesuai dengan teori

tersebut. Akan tetapi, pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah

menggunakan aplikasi e-arsip dan sismaker. Sehingga sebelum pencatatan surat

pada kartu kendali dan buku agenda, surat harus di input ke dalam aplikasi e-arsip

terlebih dahulu.


36

3. Pengelolaan Surat Keluar

Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, segala pengelolaan surat

diatur dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Surat keluar adalah surat yang

ditujukan kepada masyarakat atau kepada lembaga/dinas.

Alur surat keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu adalah

sebagai berikut:

a. Pendiktean konsep surat yang dilakukan oleh Gubernur/Wakil Gubernur/Staf

Ahli/Kepala Biro

b. Pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh Unit Layanan Administrasi

c. Unit Layanan Administrasi meminta peersetujuan konsep surat yang sudah

dibuat kepada pimpinan yang telah mendiktekan konsep surat

d. Setelah surat disetujui maka Unit Layanan Administrasi akan membuat surat

e. Kemudian Unit Layanan Administrasi harus melakukan penyuntingan surat

untuk memastikan sudah tidak ada lagi ejaan yang salah dalam surat

f. Selanjutnya surat ditandatangani oleh pimpinan yang mendiktekan surat

g. Setelah surat ditandatangani dilanjutkan dengan penomoran surat

h. Surat siap untuk dikirim. Namun sebelum surat dikirim, surat harus digandakan

sebagai petinggal untuk diarsip

Berikut ini adalah contoh penomoran surat keluar (surat izin riset) pada Biro

Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu:

Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu 2020

Gambar 3.2

Penomoran Surat Keluar Pada Biro Umum dan Perlengkpan Setdaprovsu

071/442.6/BUP/VIII/2020


37

Keterangan:

071 : Klasifikasi dari Kementrian yang diatur dalam Permendagri No.135

Tahun 2017 tetang riset.

442.6 : Jumlah surat yang sudah keluar dan jumlah klasifikasi dalam surat yang

keluar.

BUP : Biro Umum dan Perlengkapan.

VIII : Bulan surat dikeluarkan.

2020 : Tahun surat dikeluarkan.

Berikut ini adalah contoh kartu kendali surat keluar pada Biro Umum dan

Perlengkapan Setdaprovsu:

Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu (2020)

Gambar 3.3

Kartu Kendali Surat Keluar

Menurut Yatimah (2018), kegiatan yang dapat dilakukan dalam penanganan

surat keluar adalah sebagai berikut:

a. Pendiktean konsep surat.

b. Pembuatan konsep surat.


38

c. Persetujuan konsep surat.

d. Pengetikan surat.

e. Penyuntingan surat.

f. Penandatanganan surat.

g. Penomoran surat.

h. Penyimpanan surat dan pengiriman surat.

Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, pengelolaan surat keluar

sudah sangat sesuai dengan teori di atas. Konsep surat yang dibuat harus disetujui

terlebih dahulu oleh pimpinan yang memberi perintah atas pembuatan surat

tersebut dan dilanjutkan dengan pengetikan surat yang harus diperiksa ejaannya

agar tidak ada kesalahan lagi. Setelah surat selesai diketik surat akan

ditandatangani oleh pimpinan dan surat siap untuk dikirim.

4. Mengarsip Surat Masuk dan Surat Keluar

Setelah surat masuk dan surat keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan

Setdaprovsu diproses, maka surat akan diarsip berdasarkan kode klasifikasi yang

telah ditetapkan dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Adapun langkah-

langkah pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Biro Umum dan

Perlengkapan Setdaprovsu adalah sebagai berikut:

a. Surat dipisahkan berdasarkan kode klasifikasi yang telah ditetapkan dalam

Permendagri No. 135 Tahun 2017.

b. Setelah surat dipisahkan, surat diurutkan kembali berdasarkan tanggal surat.

c. Setelah surat diurutkan dengan baik dan benar, maka surat langsung disimpan

dalam filling cabinet yang telah dibubuhi kode klasifikasi.


39

Menurut Yatimah (2018), secara umum, kegiatan dalam menata arsip dapat

dibagi ke dalam beberapa kegiatan di antaranya, terdiri dari:

a. Memisah-misahkan, yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk

mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.

b. Pemeriksaan arsip atau meneliti disposisi, yaitu mengadakan penelitian, agar

diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat posisi atau belum. Surat

yang belum ada disposisinya harus mendapat persetujuan oleh pejabat yang

berwenang. Hal ini dilakukan untuk menghindari masuknya surat-surat yang

masih aktif ke dalam tempat penyimpanan.

c. Memadukan, yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung

dari suatu masalah atau yang saling berkaitan.

d. Mengklasifikasi, yaitu klasifikasi arsip merupakan pengelompokan

urusan/masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan

kantor yang menciptakan atau menghimpunnya.

e. Mengindeks, yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya.

f. Mempersiapkan tunjuk silang, yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk

mempermudah pencarian kembali arsip.

g. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, Bersama tunjuk silang sesuai dengan

system yang digunakan.

h. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode

masing-masing.

Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, pengarsipan surat masuk

dan surat keluar sudah lebih mudah dibandingkan dengan teori yang telah


40

dinyatakan oleh Yatimah di atas. Hal tersebut dikarenakan pada Biro Umum dan

Perlengkapan Setdaprovsu sudah menggunakan kartu kendali, dimana kartu

kendali dijadikan sebagai ekspedisi dan disposisi surat. Sehingga pemeriksaan

disposisi tidak diperlukan lagi karena sudah otomatis terisi ketika surat akan

masuk dan surat akan keluar.


41

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Setelah melakukan penelitian pada Biro Umum dan Perlengkapan

Setdaprovsu, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Penanganan surat pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah

menggunakan aplikasi e-arsip dan sismaker. Dimana dengan menggunakan

aplikasi-aplikasi tersebut menjadikan penanganan surat-menyurat menjadi

lebih praktis.

2. Kegiatan surat-menyurat pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu

sudah sesuai dengan Permendagri No.135 Tahun 2017.

3. Pelayanan terhadap tamu belum maksimal dilakukan. Dimana penerima tamu

tidak bersikap ramah dan menyenangkan kepada tamu yang datang dan malah

memasang wajah yang datar. Apalagi saat ini sedang ada renovasi ruangan

sehingga yang menerima tamu adalah petugas Satpol PP dan hanya

menggunakan meja kecil di depan pintu masuk kantor.

4. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah lebih mudah dibandingkan

dengan teori yang telah dinyatakan oleh Yatimah. Hal tersebut dikarenakan

pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah menggunakan kartu

kendali, dimana kartu kendali dijadikan sebagai ekspedisi dan disposisi surat.

Sehingga pemeriksaan disposisi tidak diperlukan lagi karena sudah otomatis

terisi ketika surat akan masuk dan surat akan keluar.


42

4.2 Saran

Adapun saran untuk Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu yang

dikemukakan oleh penulis yaitu:

1. Pendidikan dan pelatihan (diklat) pegawai harus dilakukan agar ilmu tentang

dunia administrasi dan surat menyurat terus berkembang.

2. Pemahaman tentang teknologi perlu ditingkatkan karena penanganan surat

sudah menggunakan aplikasi sehingga para pegawai lebih paham.

3. Hendaknya meja resepsionis yang terletak di pintu masuk harus selalu dijaga

oleh petugas agar tamu yang datang tidak kebingungan harus kemana karena

tidak adanya petugas yang berjaga.

4. Penerima tamu harus lebih menunjukkan sikap ramah tamah agar tamu lebih

nyaman dan merasa lebih dihargai.

5. Agar ketika akan mengarsip dan menemukan arsip kembali menjadi lebih

mudah, sebaiknya penyusunan filling cabinet disusun berjajar dan jaraknya

tidak berjauhan dengan filling cabinet yang lain.


43

DAFTAR PUSTAKA

Buku:

Fahmi, Irham. 2015. Pengantar Ilmu Administrasi Bisnis. Bandung: Alfabeta.

Kamaluddin, Apiaty dan Patta Rapanna. 2017. Administrasi Bisnis, Makassar:

Sah Media.

Maryati. 2014. Manajemen Perkantoran Efektif, Edisi Kedua, Yogyakarta: UPP

STIM YKPN.

Priansa, Donni Juni dan Fenny Damayanti. 2015. Administrasi & Operasional

Perkantoran. Bandung: Alfabeta.

Pujiasri, Eny, Tuginem dan Badrus Suryadi. 2020. Administrasi Umum untuk

SMK/MAK Kelas X, Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.

Rahman, Mariati. 2017. Ilmu Administrasi, Cetakan Pertama. Makassar: Sah

Media.

Siagian, Sondang P. 2014. Filsafat Administrasi, Edisi Revisi, Jakarta: Rineka

Cipta.

Silalahi, U. 2011. Studi Tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori, dan Dimensi,

Cetakan Kesembilan. Bandung: Sinar Baru Algesindo.

Sutha, Diah Wijayanti. 2018. Administrasi Perkantoran, Sidoarjo: Indomedia

Pustaka.

Yatimah, Durotul. 2018. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian:

Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka

Setia

Website:

https://www.sumutprov.go.id/artikel/halaman/sejarah/18 September 2020/15.00

http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/41639/15 Oktober 2020/21.15

https://journal.uniga.ac.id/index.php/JPKP/article/viewFile/192/181/15 Oktober

2020/22.15


https://www.sumutprov.go.id/artikel/halaman/sejarah/18%20September%202020/15.00

http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/41639/15%20Oktober%202020/21.15

https://journal.uniga.ac.id/index.php/JPKP/article/viewFile/192/181/15%20Oktober%202020/22.15

https://journal.uniga.ac.id/index.php/JPKP/article/viewFile/192/181/15%20Oktober%202020/22.15

44

LAMPIRAN

1. Surat Izin Riset


tugas akhir peranan administrasi perkantoran dalam

Documents