tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di …repository.unjaya.ac.id/2065/2/luthfi nisrina...

i

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN

BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD WATES KULON PROGO

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun Oleh:

LUTHFI NISRINA SALSABILA

1314045

PROGRAM STUDI

PEREKAM DAN INFORMASI KEHATAN (D-3)

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur peneliti haturkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan

Usulan Penelitian ini dengan baik. Usulan Penelitian ini berjudul “Tinjauan

Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di RSUD Wates” merupakan

persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kuswanto Hardjo, dr.,M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

(STIKES) Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM.,MPH selaku Ketua Prodi Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta.

3. Kori Puspita Ningsih, A.Md.,SKM selaku dosen pembimbing yang telah

membimbing dan mengarahkan dalam pembuatan karya tulis.

4. Ibnu Mardiyoko, SKM.,MM selaku dosen penguji yang telah menguji

serta membimbing dalam pembuatan karya tulis ilmiah.

5. Staf dan dosen-dosen Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad

Yani Yogyakarta yang telah mendukung melancarkan mahasiswa dalam

menyelesaikan karya tulis ilmiah ini.

6. dr. Lies Indriyati, Sp.A selaku Direktur RSUD Wates Kulon Progo yang

telah memberikan izin untuk melakukan penelitian.

7. Dewi Natalia, A.Md selaku kepala instalasi rekam medis RSUD Wates

Kulon Progo yang telah membantu dalam penyusunan penelitian

8. Seluruh staf dan pegawai rekam medis di RSUD Wates Kulon Progo yang

telah mendukung dan melancarkan kegiatan penelitian

9. Bapak dan Ibu tersayang yang telah memberi doa dan semangat serta telah

mendukung baik secara moril maupun materiil untuk tercapainya

v

penelitian ini, serta atas kesabarannya, doanya yang tidak pernah telat

dipanjatkan untuk kelancaran penelitian

10. Teman-teman atas kebersamaan dan dukungannya yang sangat berarti

11. Semua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, yang telah

mendukung dan membantu dalam menyusun penelitian

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan usulan penelitian ini jauh dari

sempurna.Namun hanya dapat bermanfaat bagi yang membacanya.

Yogyakarta, Juli 2017

Penyusun

vi

Daftar Isi

Halaman Judul ..................................................................................................... i

Halaman Pengesahan .......................................................................................... ii

Surat Pernyataan.................................................................................................. iii

Kata Pengantar .................................................................................................... iv

Daftar Isi.............................................................................................................. vi

Daftar Tabel ........................................................................................................ viii

Daftar Gambar ..................................................................................................... ix

Daftar Singkatan.................................................................................................. x

Daftar Lampiran .................................................................................................. xi

Daftar Coding ...................................................................................................... xii

INTISARI ............................................................................................................ xiii

ABSTRACT .......................................................................................................... xiv

BAB I Pendahuluan ............................................................................................ 1

A. Latar Belakang ........................................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................... 2

C. Tujuan Penelitian .................................................................................... 2

D. Manfaat Penelitian .................................................................................. 2

E. Keaslian Penelitian .................................................................................. 3

BAB II Tinjauan Pustaka .................................................................................... 5

A. Tinjauan Teori ......................................................................................... 5

B. Landasan Teori ........................................................................................ 14

C. Kerangka Konsep .................................................................................... 16

D. Pertanyaan Penelitian .............................................................................. 16

BAB III Metode Penelitian ................................................................................. 15

A. Jenis Penelitian dan Rancangan Penelitian ............................................. 17

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................. 17

C. Subjek dan Objek Penelitian ................................................................... 18

D. Definisi Operasional ............................................................ 18

E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data ....................................................... 19

F. Instrumen Pengumpulan Data ................................................................. 20

G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ..................................................... 21

H. Metode Pengolahan dan Analisis Data ................................................... 22

I. Etika Penelitian ....................................................................................... 24

BAB IV Hasil dan Pembahasan .......................................................................... 26

vii

A. Gambaran Umum Rumah Sakit .............................................................. 26

B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 29

C. Pembahasan ............................................................................................. 43

D. Keterbatasan Penelitian ........................................................................... 51

BAB V Kesimpulan dan Penutup ....................................................................... 52

Daftar Pustaka

viii

Daftar Tabel

Tabel 3.1 Definisi Operasional ........................................................................... 16

Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan .................................................................................. 23

Tabel 4.1 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan ...................................... 29

Tabel 4.2 Hasil Observasi Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis ............. 30





Tabel 4.7 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan ...................................... 33

Tabel 4.8 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis ......... 34

Tabel 4.9 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis ......... 34

Tabel 4.10 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis ....... 35











ix

Daftar Gambar

Gambar 2.1 Kerangka Konsep ............................................................................ 16

x

Daftar Singkatan

APAR : Alat Pemadam Kebakaran

KARS : Komisi Akreditasi Rumah Sakit

MFK : Manajemen Fasilitas dan Keselamatan

MKI : Manajemen Komunikasi dan Informasi

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SDM : Sumber Daya Manusia

SKM : Surat Keterangan Medis

SMA : Sekolah Menengah Atas

SMP : Sekolah Menengah Pertama

SOP : Standar Operasional Prosedur

xi

Daftar Lampiran

Lampiran 1. Surat Izin Studi Pendahuluan

Lampiran 2. Surat Izin Penelitian

Lampiran 3. Surat Persetujuan Studi Pendahuluan dari RSUD Wates

Lampiran 4. Surat Persetujuan Penelitian dari RSUD Wates

Lampiran 5. Pengantar Wawancara

Lampiran 6. Pedoman Wawancara

Lampiran 7. Persetujuan Responden

Lampiran 8. Persetujuan Subyek Triangulasi Sumber

Lampiran 9. Transkip Wawancara

Lampiran 10. Checklist Observasi

Lampiran 11. Checklist Dokumentasi

Lampiran 12. Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis

Lampiran 13. Panduan Manajemen Risiko di RSUD Wates

Lampiran 14. Kebijakan Pelepasan Informasi

xii

DAFTAR CODING

Coding 1 Upaya rumah sakit dalam menjaga berkas rekam medis dari aspek isi di

RSUD Wates ....................................................................................................... 29

Coding 2 Upaya rumah sakit dalam menjaga berkas rekam medis dari aspek fisik

di RSUD Wates ................................................................................................... 30

Coding 3 Kebijakan yang mengatur tentang pentingnya menjaga keamanan berkas

rekam medis ........................................................................................................ 32

Coding 4 Sosialisai pentingnya menjaga berkas rekam medis ........................... 33

Coding 5 Sarana dan Prasarana di ruang filing RSUD Wates ............................ 34

xiii

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD

WATES KULON PROGO

Oleh:

Luthfi Nisrina Salsabila¹, Kori Puspita Ningsih²

INTISARI

Latar Belakang : Setiap pelayanan salah satunya rumah sakit wajib membuat

rekam medis yang dibuat oleh dokter maupun dokter gigi sebagai dasar

menentukan diagnosis dan tindakan selanjutnya kepada pasien. Faktor yang

menunjang dalam manajemen pengelolaan rekam medis salah satunya adalah

faktor keamanan berkas rekam medis karena rekam medis mempunyai aspek yang

mengandung informasi yang penting dan bersifat rahasia.

Tujuan Penelitian : Mengetahui aspek keamanan isi berkas rekam medis dan

mengetahui aspek keamanan fisik berkas rekam medis di RSUD Wates.

Metode Penelitian : Jenis penelitian ini yaitu deskriptif dengan pendekatan

kualitatif dan rancangan penelitian cross sectional. Subyek dalam penelitian ini

yaitu kepala instalasi rekam medis dan petugas filing RSUD Wates dan obyek

dalam penelitian ini yaitu rak penyimpanan, berkas rekam medis dan ruang filing.

Hasil : Berkas rekam medis di RSUD Wates bersifat rahasia. Keamanan berkas

rekam medis dari segi fisik masih terdapat beberapa komponen yang belum aman

seperti pintu ruangan yang selalu terbuka. Sedangkan keamanan berkas rekam

medis dari segi non fisik masih terdapat beberapa komponen yang belum aman

seperti dari bahaya bencana kebakaran, pihak lain yang tidak berwenang, dan

debu serta suhu ruangan yang masih tinggi.

Kesimpulan : Berkas rekam medis bersifat rahasia, dengan demikian pintu

ruangan filing harus selalu dalam keadaan tertutup agar terhindar dari bahaya

pencurian atau penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang.

Kata Kunci : Keamanan, Berkas rekam medis

¹Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

²Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi

Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

xiv

REVIEW OF MEDICAL RECORD SECURITY ASPECTS IN WATES

HOSPITAL KULON PROGO

By:

Luthfi Nisrina Salsabila¹, Kori Puspita Ningsih²

ABSTRACT

Background : Each service one of which the hospital must create a medical

record created by doctors and dentists as a basis for determining the diagnosis and

further action to the patient. Factors that support the management of medical

record one of them is the security factor of medical records file because medical

record has aspect containing information that is important and confidential.

Objectives : To know the safety aspect of medical record file content and to know

the physical security aspect of medical record file at Wates Hospital.

Method : The type of this research is descriptive with qualitative approach and

cross sectional study design. Subjects in this research are head of medical record

and filing officer of RSUD Wates and object in this research is storage rack,

medical record file and filing room.

Result : The medical record file at Wates Hospital is confidential. Security

records of medical records in terms of physical there are still some unsafe

components such as the door of the room is always open. While the safety of

medical records records in terms of non-physical there are still some unsafe

components such as from the danger of fire disaster, others who are not

authorized, and dust and room temperature is still high.

Conclusion : The medical record file is confidential, so the filing room door must

always be closed to avoid theft or misuse by unauthorized persons.

Keywords : Security, Medical record files

¹ Student Diploma 3 Program of Medical Recorders and Health Information

STIKES General Achmad Yani Yogyakarta

² Lecturer of Diploma 3 Program of Medical Recorders and Health Information

STIKES General Achmad Yani Yogyakarta

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era saat ini, kesehatan menjadi suatu kebutuhan yang harus

dipenuhi oleh setiap individu. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut,

terdapat sarana penunjang berupa fasilitas pelayanan kesehatan, baik

pelayanan primer (Puskesmas) maupun pelayanan sekunder (Rumah Sakit)

yang sebagai tindak lanjut pelayanan primer.

Menurut Undang-undang No. 44 tahun 2009 rumah sakit adalah

institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik

tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan

kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat

yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan

terjangkau oleh masyarakat, agar terwujud derajat kesehatan yang

setinggi-tingginya.

Menurut Permenkes Nomor 269 pasal 1 ayat 1 tahun 2008 Rekam

Medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien.

Untuk menghasilkan data yang akurat, terpercaya, teratur, tepat

waktu maka sangat diperlukan manajemen pengelolaan rekam medis yang

baik di rumah sakit. Dalam manajemen pengelolaan rekam medis yang

baik salah satu faktor yang menunjang adalah faktor keamanan berkas

rekam medis karena rekam medis mempunyai aspek kegunaan dalam

pelayanan kesehatan pasien salah satu kegunaan rekam medis adalah aspek

dokumentasi yang mengandung informasi yang penting dan bermanfaat

dari berbagai pihak.

RSUD Wates merupakan rumah sakit tipe B Pendidikan. RSUD

Wates merupakan salah satu pusat pelayanan kesehatan yang terletak di

daerah Wates Kulon Progo. Berdasarkan studi pendahuluan yang

2

dilakukan pada 13 Mei 2017, di RSUD Wates diketahui berkas rekam

medis di ruang penyimpanan kurang terjaga karena kondisi ruang

penyimpanan berkas rekam medis terbuka, petugas yang makan dan

minum diruang penyimpanan. Hal ini beresiko berkas rekam medis dapat

dicuri atau diambil dan dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah

dalam penelian ini adalah “Bagaimana aspek keamanan berkas rekam

medis di RSUD Wates?”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui aspek keamanan isi berkas rekam medis di RSUD

Wates

b. Mengetahui aspek keamanan fisik berkas rekam medis di RSUD

Wates

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Mahasiswa

a. Dapat menambah wawasan mengenai pentingnya dalam menjaga

berkas rekam medis

b. Dapat menerapkan teori di perkuliahan untuk dipraktikan di lahan

c. Dapat menjadi pembelajaran untuk diterapkan pada masa yang

akan datang

2. Bagi Rumah Sakit

Mendapatkan masukan dan evaluasi untuk menjaga berkas rekam

medis pasien agar meminimalisir terjadinya berkas yang rusak dan

hilang.

3. Bagi Institusi Pendidikan

Menambah reverensi untuk perpustakaan dan sebagai bahan tolak

ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan.

3

E. Keaslian Penelitian

Menurut pengamatan peneliti, penelitian dengan judul “Tinjauan

Aspek Keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates” belum pernah

dilakukan, namun ada beberapa penelitian yang hampir sama, yaitu :

1. Hanna Taslima R (2016) dengan judul “Keamanan Berkas Rekam

Medis di RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang”.

Hasil Penelitian : Keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik

di RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang pada komponen

yang aman adalah tinta, keras. Sedangkan komponen yang tidak aman

adalah map dan rak terbuka. Untuk keamanan berkas rekam medis

dinilai dari segi non fisik RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja

Palembang pada komponen yang aman adalah gempa. Sedangkan

komponen yang tidak aman adalah bahaya bencana kebakaran, pihak

lain/tidak berwenangan, debu, dan kecoa.

Persamaan : Jenis penelitian yang digunakan adalah dengan metode

penelitian deskriptif. Subjek pada penelitian ini adalah Kepala Instalasi

Rekam Medis

Perbedaan : Penelitian Hanna Taslima (2016) bertujuan Mengetahui

keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik dan non fisik di

RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang, sedangkan pada

penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aspek keamanan berkas

rekam medis di RSUD Wates.

2. Yuliana Duwi Antari (2015) dengan judul “Persepsi Petugas Rekam

Medis Terhadap Keamanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas

Sanden Bantul”.

Hasil Penelitian : Menurut persepsi petugas rekam medis terhadap

keamanan berkas rekam medis dari segi fisik masih terdapat beberapa

komponen yang belum aman seperti map berkas rekam medis.

Menurut persepsi petugas rekam medis terhadap keamanan berkas

rekam medis dari segi non fisik masih terdapat komponen yang

4

belum aman seperti dari bahaya bencana kebakaran, pihak lain dan

debu.

Persamaan : Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini

adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif, Rancangan

penelitian yang digunakan adalah cross sectional, Subjek dalam

penelitian ini adalah petugas rekam medis.

Perbedaan : Penelitian Yuliana Duwi Antari (2015) bertujuan untuk

mengetahui persepsi petugas rekam medis terhadap keamanan

berkas rekam medis Puskesmas Sanden Bantul baik dari fisik maupun

non fisik, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui

aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD Wates.

3. IrmaYusrotun FJ (2016) dengan judul “Tinjauan Keamanan Berkas

Rekam Medis di Puskesmas Jatisrono 1 Kabupaten Wonogiri”.

Hasil Penelitian : Menurut Tinta yang digunakan untuk pencatatan

berkas rekam medis sudah jelas, dan mudah untuk dibaca. Kertas yang

digunakan adalah jenis kertas manila berat 160 gram. Dari segi map

belum aman karena berkas rekam medis tersimpan dalam bentuk

selembar kertas. Rak berkas terbuka dan banyak debu. Dari bahaya

kebakaran belum aman karena belum terdapat alat pemadam

kebakaran dan tidak ada pengecekan sekring listrik

Persamaan : Jenis penelitian yang digunakan deskriptif. Teknik

pengambilan datanya meliputi wawancara dan observasi.

Perbedaan : Penelitian IrmaYusrotun FJ (2016) bertujuan untuk

mengetahui keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik dan

non fisik berkas rekam medis, sedangkan pada penelitian ini bertujuan

untuk mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di RSUD

Wates.

26

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates

Lokasi RSUD Wates berada di Dusun Beji Kecamatan Wates,

tepatnya di Jalan Tentara Pelajar Km. 1 No. 5 Wates, Kulon Progo.

Pembangunan dan kepindahannya diresmikan oleh Menteri Kesehatan

RI yang menjabat saat itu, dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal

26 Februari 1983 dengan status kelas D.

Rumah Sakit Umum Daerah Wates ditingkatkan kelasnya

menjadi kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menkes

Nomor 491/SK/V/1994 tentang Peningkatan kelas RSUD Wates milik

Pemda TK II Kulon Progo menjadi kelas C. Setelah menjalani ujicoba

maka ditetapkan menjadi RSUD Unit Swadana melalui SK Bupati No.

343/2001. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

720/Menkes/SK/V/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit

Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon

Progo sebagai RSUD kelas B Non Pendidikan pada tanggal 15 Juni

2010.

Sejak tanggal 19 Januari 2015 berdasarkan SK Menteri

Kesehatan No. HK 02.03/I/0085/2015 RSUD Wates sudah menjadi

RSUD kelas B Pendidikan.

Sejak berdirinya RSUD Wates telah mengalami pergantian

pimpinan. Berikut daftar urutan Direktur RSUD Wates.

a. dr. Samadikun Maryadi Tahun 1966-1977

b. dr. M. Harsono Tahun 1977-1987

c. dr. Edhi Jatno, MMR Tahun 1987-2001

d. dr. Moerlani M Dahlan, Sp.Pd Tahun 2001-2005

e. dr. Bambang Haryatno, M.Kes Tahun 2005-2012

f. dr. Lie Indriyati, Sp.A Tahun 2012-Sekarang

27

2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Wates

a. Pelayanan Rawat Jalan

1) Poliklinik Kebidanan

2) Poliklinik Anak

3) Poliklinik Bedah

4) Poliklinik Dalam

5) Poliklinik Jiwa

6) Poliklinik Gigi dan Mulut

7) Poliklinik Kulit dan Kelamin

8) Poliklinik Mata

9) Poliklinik THT

10) Poliklinik Syaraf

11) Poliklinik Orthopedi

12) Poliklinik Psikologi

13) Poliklinik Gizi

b. Pelayanan Rawat Inap

1) Kelas Utama

2) Kelas I

3) Kelas II

4) Kelas III

5) Non Kelas III

c. Pelayanan Penunjang

1) Pelayanan Administrasi

2) Pelayanan Ambulance dan Mobil Jenazah

3) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral

4) Pelayanan Instalasi Gizi

5) Pelayanan Instalasi Laboratorium Klinik (24 jam)

6) Pelayanan Informasi, Wartel, Koperasi

7) Pelayanan Instalasi Radiologi

8) Pelayanan Keuangan (kasir)

28

9) Pelayanan Pemulangan Jenazah

10) Pelayanan Fisioterapi/Rehabilitasi Medis

11) Pelayanan Farmasi (24 jam)

12) Pelayanan Haemodialisa

13) Pelayanan Treadmil

14) Pelayanan Ketertiban dan keamanan

d. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (24 jam)

3. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates

Kepala Instalasi Rekam Medis

Dewi Natalia, A.Md

Pengelolaan Berkas,

Pengolahan Data dan

Pelaporan

Tri Nur Endah, A.Md

1. Assembling

2. Coding Indexsing

3. Analisis

4. Filing

5. Pelaporan

6. SKM dan Visum Et

Repertum

Penjaminan dan INA

CBG’S

Dian Wijayanti,

A.Md

1. Verifikator

Internal

2. Penjaminan

3. Coding INA

CBG’S

Penerimaan Pasien

Purwantiningsih,

A.Md

1. Rawat Jalan

2. Rawat Inap

3. IGD

4. Distribusi

29

B. Hasil Penelitian

1. Mengetahui Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa di RSUD Wates

pengelolaan rekam medis yang meliputi keamanan berkas rekam medis

dari aspek isi sudah terdapat kebijakan yang mengatur bagaimana

pengelolaan rekam medis, kebijakan pelepasan informasi medis, serta

kebijakan praktisi kesehatan yang memiliki akses data rekam medis.

Berikut wawancara tentang kebijakan keamanan berkas rekam medis

Adakah kebijakan atau pedoman atau SOP yang mengatur tentang

keamanan berkas rekam medis?

Pernyataan di atas sejalan dengan hasil tringulasi sumber. Berikut

pernyataannya :

Berdasarkan hasil wawancara semua hal yang berkaitan dengan aspek

keamanan berkas rekam medis sudah tercantum dalam Kebijakan

Penyelenggaraan Rekam Medis. Hal ini diperkuat dari studi

dokumentasi berikut ini :

Tabel 4.1 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan

No Dokumentasi Ada Tidak Keterangan

1. Kebijakan

Penyelenggaraan Rekam

Medis di RSUD Wates

√ Nomor : 165.2

Tahun 2015

Ada….

Responden 1

Ada

Triangulasi Sumber

30

Hal ini sesuai dengan pernyataan dari responden 1 yang telah peneliti

wawancarai.

Berdasarkan hasil observasi, aspek keamanan isi untuk menjaga

keamanan berkas rekam medis, yaitu karena berkas rekam medis

bersifat rahasia maka lembar setelah pelayanan disimpan di ruang

penyimpanan. Di RSUD Wates hanya petugas yang berwenang saja

yang diijinkan masuk ke dalam ruang filing. Hal ini sesuai dengan

hasil observasi dan hasil wawancara. Berikut adalah hasil checklist

observasi yang dilakukan di RSUD Wates :

Tabel 4.2 Hasil Observasi Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan

1. Tanda peringatan

“Selain petugas

dilarang masuk”

√

Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi sumber

Di RSUD Wates, berkas rekam medis bersifat rahasia. Hal ini sesuai

dengan hasil observasi dan wawancara dengan petugas filing. Berikut

hasil checklist observasi yang dilakukan:

Ada di pintu

Triangulasi Sumber

31



2. Berkas rekam medis

bersifat rahasia

√


Di RSUD Wates terdapat prosedur pelepasan informasi bagi pasien

atau keluarga yang menginginkan isi dari rekam medis yang terlebih

dahulu mengisi surat permohonan. Berikut hasil checklist observasi

yang dilakukan:



3. Prosedur pelepasan

informasi rekam medis

berupa kebijakan

pelepasan informasi

√


Iya betul…

Triangulasi Sumber

Iya, jadi misalnya ada asuransi atau pasien yang menginginkan

itu..resumenya bisa mengajukan surat pernyataan dengan

materainya terus nanti dari kita di proses pembuatannya

Triangulasi Sumber

32

Berdasarkan hasil observasi bahwa di ruang filing termasuk area yang

sangat berisiko tinggi terhadap risiko dari serangan api dan bencana.

Hal ini sesuai dengan hasil checkilist observasi dan wawancara :



5. Kebijakan tentang MFK √ Nomor : 119.2

tahun 2015


Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates lembar formulir setelah

dilakukan pelayanan disimpan didalam map rekam medis. Hal ini

bertujuan agar lembar formulir tidak tercecer dan hilang. Berikut hasil

checklist observasi dan wawancara:

Tabel 4. 6 Hasil Observasi Aspek Keamanan Isi Berkas Rekam Medis

No Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan

6. Map berkas rekam medis √


Ada, pasca akreditasi..

Triangulasi Sumber

Iya sudah…

Triangulasi Sumber

33

2. Mengetahui Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa di RSUD Wates

pengelolaan rekam medis yang meliputi keamanan berkas rekam medis

dari aspek fisik sudah terdapat kebijakan yang mengatur bagaimana

pengelolaan rekam medis. Berikut wawancara tentang kebijakan

keamanan berkas rekam medis

Adakah kebijakan atau pedoman atau SOP yang mengatur tentang


Pernyataan di atas sejalan dengan hasil triangulasi sumber. Berikut

pernyataannya:

Berdasarkan hasil wawancara semua hal yang berkaitan dengan aspek

keamanan berkas rekam medis berdasarkan fisik sudah tercantum

dalam Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis. Hal ini diperkuat

dari studi dokumentasi berikut ini :

Tabel 4.7 Hasil Studi Dokumentasi tentang Kebijakan

No Dokumentasi Ada Tidak Keterangan

1. Kebijakan

Penyelenggaraan Rekam

Medis di RSUD Wates

√ Nomor : 165.2

Tahun 2015

Berdasarkan hasil observasi, aspek keamanan fisik untuk menjaga

keamanan berkas rekam medis, yaitu Pengaturan ruangan

penyimpanan berupa pencahayaan, ketersediaan ventilasi, kebersihan

ruangan yang selalu dijaga, dan perawatan terhadap rak penyimpanan

agar tidak berkarat atau berdebu serta terhindar dari serangan api, air,

Ada….

Responden 1

Ada

Triangulasi Sumber

34

serangga, dan sebagainya. Berikut adalah hasil checklist observasi

yang dilakukan di RSUD Wates :

a. Pengaturan ruangan

1) Suhu dan kelembaban ruangan

Pada ruang filing di RSUD Wates tidak tersedia alat pengukur

suhu dan kelembaban ruangan (Termohigrometer) serta tidak

tersedia formulir pemantauan suhu. Berikut hasil checklist

observasi dan wawacara yang dialukan di RSUD Wates:

Tabel 4.8 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Berkas

Rekam Medis


1. Tersedia

Termohigrometer

√

Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi

sumber

Berdasarkan hasil pengukuran suhu dan kelembaban di ruang

filing menggunakan Termohigrometer milik peneliti didapatkan

hasil suhu mencapai 28,5ºC dengan kelembaban udara

mencapai 71%.


Rekam Medis


2. Formulir

pemantauan suhu

dan kelembaban

√


sumber

Belum

Triangulasi Sumber

Enggak ada….

Triangulasi Sumber

35

2) Pencahayaan

Berdasarkan hasil observasi pada ruang filing di RSUD Wates

kondisi pencahayaan ruangan cukup terang. Untuk penerangan

pada ruangan menggunakan lampu 4 buah dengan daya 20

watt, sinar matahari tidak dapat masuk secara langsung karena

pada ruangan jumlah ventilasi yang masih kurang cukup.

Berikut adalah hasil checklist observasi dan wawanacara di

RSUD Wates:


Rekam Medis


3. Lampu √


sumber

3) Ventilasi

Berdasarkan hasil observasi ventilasi pada ruang filing di

RSUD Wates tidak dapat membantu dalam mengatur suhu serta

pencahayaan, hal ini karena jumlah ventilasi yang kurang serta

bentuk ventilasi yang tertutup dengan kaca mengakibatkan

udara dan sinar matahari tidak dapat masuk secara langsung

dan secara merata. Berikut adalah hasil checklist observasi dan

wawancara di RSUD Wates:

Iya lampu…berjumlah 4 ya..sudah cukup terang

Triangulasi Sumber

36


Rekam Medis


4. Ventilasi √


sumber

4) Keamanan dari serangan api, serangga dan sebagainya

Berdasarkan hasil observasi tidak terdapat alat pemadam

kebakaran, karena letak tabung bersebelahan dengan ruang

filing dan tidak berada didalam ruangan filing. Berikut ini hasil

checklist observasi dan wawancara di RSUD Wates:


Rekam Medis

Yo cuma kecil…yo nek harusnya enggak disitu

ya…disebelahnya sana ada…kurang cukup

Triangulasi Sumber

37


5. Tersedia APAR √


sumber

Berdasarkan hasil observasi di ruang filing terdapat alat

penyemprot serangga yang bertujuan untuk membunuh

serangga yang ada di ruang filing tetapi penyemprotan hanya

dilakukan setiap ada hewan atau serangga saja.


Rekam Medis


6. Pembersih serangga √

Ada, disebelah itu

Triangulasi Sumber

38


sumber

b. Tempat penyimpanan berkas

Pelengkap utama guna menjaga keamanan berkas rekam medis

adalah berkas yang diletakkan di lemari penyimpanan atau roll

o’pack. Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates diruang filing

terdapat roll o’pack yang terbuat dari logam sudah dicat agar tidak

cepat berkarat. Berikut hasil checklist observasi dan wawancara

yang dilakukan di RSUD Wates:

Tabel 4.14 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Bekas Rekam

Medis


7. Roll o’pack berkarat √


sumber

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya berkas

Untuk mencegah kerusakan berkas dari debu, ataupun serangga

setiap lemari penyimpanan atau roll o’pack harus ada kapus barus

agar mencegah rusaknya berkas. Hal ini tidak terdapat di ruang

filing RSUD Wates berupa kapur barus atau bahan kimia pencegah

rusaknya berkas. Berikut hasil checklist observasi dan wawancara

di RSUD Wates:

Tabel 4.15 Hasil Observasi Aspek Keamanan Fisik Berkas Rekam

Medis

Baygon semprot ada

Triangulasi Sumber

Enggak

Triangulasi Sumber

39


8. Kapur barus √


sumber

d. Larangan-larangan

1) Tanda peringatan

Berdasarkan hasil observasi, aspek keamanan isi untuk

menjaga keamanan berkas rekam medis, yaitu karena berkas

rekam medis bersifat rahasia maka lembar setelah pelayanan

disimpan di ruang penyimpanan. Di RSUD Wates hanya

petugas yang berwenang saja yang diijinkan masuk ke dalam

ruang filing. Hal ini sesuai dengan hasil observasi dan hasil

wawancara. Berikut adalah hasil checklist observasi yang

dilakukan di RSUD Wates :


Rekam Medis


10. Tanda peringatan

“Selain petugas

dilarang masuk”

√


sumber

Enggak

Triangulasi Sumber

Ada, dipintu

Triangulasi Sumber

40

2) Makanan atau minuman

Berdasarkan hasil observasi di ruang filing terdapat makan dan

minuman milik petugas, hal tersebut apabila makanan dan

minuman tumpah dan mengenai berkas rekam medis akan

menyebabkan berkas rekam medis menjadi rusak. Hal ini

sesuai dengan hasil observasi di RSUD Wates :


Rekam Medis


11. Makanan atau

minuman

√


sumber

3) Merokok

Ruang filing adalah termasuk ruangan yang sangat berisiko

tinggi terhadap bencana dan risiko serangan api. Berdasarkan

observasi di ruang filing masih ditemukan sisa pembuangan

rokok milik petugas, hal ini apabila petugas lalai dalam

mematikan api pada rokok dapat menyebabkan kebakaran.

Berikut hasil checklist observasi dan wawancara di RSUD

Wates:

Hehehehe kemungkinan ada

Triangulasi Sumber

41


Rekam Medis


12. Petugas merokok

diruangan filing

√


sumber

e. Kebersihan

Debu di ruang filing juga harus diperhatikan karena jika terlalu

banyak debu akan berdampak terhadap keamanan berkas rekam

medis. Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates untuk menjaga

kebersihan khususnya debu ruangan hanya dilakukan dengan cara

disapu dan dipel, dengan demikian hanya akan memindahkan debu

dari lantai ke berkas rekam medis. Hal ini sesuai dengan hasil



Medis

Kadang ada, tapi berhubung kita sudah punya smoke detector itu,

jadi misal ada asap yang berlebih itu bisa nyala

Triangulasi Sumber

42


13. Debu di rak

penyimpanan

√


sumber

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates untuk menjaga

kebersihan khususnya debu ruangan hanya dilakukan dengan cara

disapu dan dipel, dengan demikian hanya akan memindahkan debu

dari lantai ke berkas rekam medis. Hal ini sesuai dengan hasil



Medis


14. Alat pembersih rak √

Ya kaya gitu..hehehe

Triangulasi Sumber

43


sumber

C. Pembahasan


Berdasarkan hasil studi dokumentasi di RSUD Wates upaya

menjaga kerahasiaan isi berkas rekam medis terdapat kebijakan yang

mengatur tentang pelepasan informasi medis dengan nomor 165.2

tahun 2015 yang bertujuan untuk menjaga kerahasiaan riwayat

kesehatan pasien, berikut adalah isi dari kebijakan tersebut:

a. Setiap permohonan informasi medis pasien (surat keterangan

medis) harus dengan surat permohonan dari pasien. Informasi yang

diberikan adalah resume medis.

b. Surat permohonan dapat dilakukan oleh orang tua pasien apabila

pasien belum dewasa atau dalam gangguan jiwa.

c. Permohonan penggandaan (foto copy) oleh pasien yang

diperbolehkan adalah hasil pemeriksaan penunjang medis.

d. Pembuatan surat keterangan medis dilakukan oleh dokter yang

merawat pasien tersebut.

e. Permohonan informasi medis pasien kepada pihak ketiga harus

secara tertulis.

f. Peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan

hokum/pengadilan/penelitian harus mendapatkan ijin dari direktur

RSUD Wates.

g. Informasi yang diakses untuk keperluan hukum /pengadilan adalah

berupa visum at repertum yang dibuat oleh dokter yang menangani.

h. Informasi yang diakses untuk keperluan penelitian disesuaikan

dengan informasi yang berkaitan dengan penelitian yang

dikakukan.

Sapu…pel juga

Triangulasi Sumber

44

Menurut Rustiyanto (2011) adalah milik pasien yang wajib

dijaga kerahasiaannya. Untuk melindungi kerahasiaan informasi dalam

rekam medis dibuat ketentuan sebagai berikut:

a. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang

penyimpanan dokumen rekam medis

b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk

badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh

peraturan perundang-undangan yang berlaku

c. Menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien

d. Memeliharan kerahasiaan pasien

e. Mengidentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi

kesehatan

f. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar

penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh

orang yang tidak berkepentingan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates keamanan berkas rekam

medis dari aspek isi antara lain:

a. Tanda peringatan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates di setiap pintu

ruangan rekam medis baik ruang filing dan atau ruang kerja sudah

terdapat tanda peringatan bahwa selain petugas dilarang masuk.

Hal ini sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) bahwa ruang

filing harus aman (untuk melindungi dokumen rekam medis dari

kerusakan, kehilangan, atau digunakan oleh pihak yang tidak

berwenang). Selain itu petugas dapat memberikan tanda peringatan

“SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK” didepan pintu filing.

b. Berkas rekam medis bersifat rahasia

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa berkas

rekam medis adalah milik pasien yang bersifat rahasia, oleh karena

itu lembar formulir setelah pelayanan disimpan dan ditata didalam

45

map rekam medis yang bertujuan agar lembar formulir tidak

hilang.

Hal ini sejalan dengan teori Budi (2011) bahwa berkas

rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka

setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi

dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap

folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh

pasien secara individu.

c. Pelepasan informasi

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di RSUD Wates

terdapat ruangan yang menyediakan pelayanan bagi pasien yang

membutuhkan surat keterangan medis, dan terdapat prosedur

pelepasan informasi bagi pasien atau keluarga yang menginginkan

isi dari rekam medis yang terlebih dahulu mengisi surat

permohonan dengan menandatangani surat pernyataan.

Menurut KARS 2012 Standar MKI. 11 bahwa salah satu

aspek untuk menjaga keamanan informasi pasien adalah dengan

menentukan siapa yang berwenang untuk mendapatkan berkas

rekam medis pasien dan yang melakukan pengisian berkas ke

dalam rekam medis pasien tersebut. Rumah sakit harus

mengembangkan suatu kebijakan dalam memberikan kewenangan

pada seseorang individu terhadap isi dan format pengisian berkas

rekam medis klinis pasien.

d. Area yang berisiko

Berdasarkan hasil wawancara bahwa di RSUD Wates sudah

terdapat panduan manajemen risiko di RSUD Wates Nomor 119.2

tahun 2015 hal ini dapat dikategorikan sebagai risiko yang

berhubungan dengan properti rumah sakit, yang antara lain :

1) Perlindungan asset dari bencana

2) Perlindungan dokumen

3) Penanganan barang-barang berharga dan asuransi

46

Menurut KARS 2012 Standar MFK. 4 bahwa pencegahan

dan perencanaan penting untuk menciptakan fasilitas pelayanan

pasien yang aman dan mendukung. Untuk merencanakan secara

efektif, rumah sakit harus menyadari akan seluruh risiko yang ada

pada fasilitas. Ini meliputi keselamatan, seperti keamanan

kebakaran, maupun risiko keamanan. Tujuannya adalah untuk

mencegah keselakaan dan cidera, menjaga kondisi bagi

keselamatan dan keamanan pasien, keluarga, staf, dan pengunjung,

serta mengurangi dan mengendalikan bahaya dan risiko.

e. Map rekam medis

Berdasarkan hasil observasi, di RSUD Wates lembar formulir

setelah dilakukannya pelayanan disimpan didalam map rekam

medis yang kemudian ditata kedalam rak penyimpanan. Hal ini

sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) map fungsinya digunakan

untuk menyimpan arsip-arsip atau dokumen rekam medis. Selain

itu map bermanfaat untuk, memelihara keutuhan susunan lembar

rekam medis, meminimalisir terjadinya sobek pada formulir/lembar

rekam medis, dan melindungi berkas rekam medis.

Menurut KARS 2012 Standar MKI. 7 bahwa berkas rekam

medis pasien adalah suatu sumber informasi utama mengenai

proses asuhan dan perkembangan pasien, sehingga mer upakan

alat komunikasi yang penting. Agar informasi ini berguna dan

mendukung asuhan pasien berkelanjutan, maka perlu tersedia

selama asuhan pasien rawat inap, untuk kunjungan rawat jalan, dan

setiap saat dibutuhkan, serta dijaga selalu diperbaharui (up to

date). Catatan medis keperawatan dan catatan pelayanan pasien

lainnya tersedia untuk semua praktisi kesehatan pasien tersebut.

Kebijakan rumah sakit mengidentifikasi praktisi kesehatan mana

saja yang mempunyai akses ke berkas rekam medis pasien untuk

menjamin kerahasiaan informasi pasien.


47

Menurut Sedarmayanti (2003), pemeliharaan arsip adalah

kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan

akibat beberapa sebab.


1) Suhu

Berdasarkan uraian dari hasil observasi dan wawancara di

ruang filing RSUD Wates tidak tersedia alat pengukur suhu

ruangan (Termohigrometer) serta tidak tersedia formulir

pemantauan kelembaban. Suasana ruangan yang begitu panas

karena tidak ada AC serta kipas angin, peneliti mencoba

mengukur suhu ruangan dengan menggunakan

Termohigrometer milik peneliiti dan didapatkan suhu mencapai

28,5ºC sedangkan kelembaban udaranya sekitar 71%, jadi pada

ruang filing tersebut suhu dan kelembaban terlalu tinggi dan

tidak menggunakan AC yang berguna untuk menstabilkan suhu

ruangan pada saat ruangan tidak dipakai.

Menurut Sudarmayanti (2003) untuk mencegah

kerusakan arsip secara fisik ruangan penyimpanan arsip harus

selalu dijaga suhu serta kelembaban ruangan agar tetap kering

(temperaturr ideal anatara 60º-75ºF (15,6º-23,9ºC) , dengan

kelembaban antara 50-60%).

2) Pencahayaan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates bahwa

pencahayaan menggunakan lampu neon berjumah 3 dengan

daya 20 watt yang cukup terang dan didalam ruangan tidak

dapat terkena sinar matahari secara langsung karena ventilasi

yang kurang sehingga sinar matahari tidak dapat masuk secara

merata.

48

Hal ini sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) faktor

pencahayaan dalam ruangan ini sangat penting dan akan sangat

mendukung kinerja dalam bekerja di lingkungan ruang kerja

yang sehat dan nyaman. Pencahayaan dibagi menjadi dua, yaitu

pencahayaan alami dan pencahayaan buatan. Agar penchayaan

di ruang filing memenuhi persyaratan kesehatan perlu

dilakukan suatu tindakan sebagai berikut:

e) Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak

menimbulkan kesilauan dan memiliki inensitas sesuai

dengan kebutuhannya.

f) Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesialuan

atau bayangan

g) Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran

yang optimum dan bola lampu sering dibersihkan.

h) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk

segera diganti.

3) Ventilasi

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates ventilasi

yang ada di ruang filing tidak dapat membantu mengatur suhu

serta cahaya karena kurangnya jumlah ventilasi serta bentuk

ventilasi yang tertutup mengakibatkan udara dan cahaya tidak

dapat masuk secara merata.

Menurut Sedarmayanti (2003) untuk mencegah

kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara

mempunyai dan menyediakan ventilasi yang merata.

4) Keamanan dari serangan api, serangga, dan sebagainya

Berdasarkan hasil observasi bahwa tidak terdapat alat

pemadam kebakaran, karena letak tabung bersebelahan dengan

ruang filing, dan peneliti menjumpai adanya sisa rokok petugas

yang berada di ruang filing.

49

Menurut Menurut KARS 2012 Standar MKI. 16 bahwa

rekam medis pasien dan data serta informasi lain aman dan

dilindungi sepanjang waktu. Sebagai contoh, rekam medis

pasien yang aktif disimpan di area dimana hanya staf

professional kesehatan yang mempunyai otorisasi untuk akses,

serta dokumen disimpan pada lokasi dimana terhindar dari air,

api, panas, dan kerusakan lainnya.

b. Tempat penyimpanan berkas rekam medis

Berdasarkan hasil observasi di ruang filing RSUD Wates

sudah menggunakan Roll o’pack. Dengan bahan yang terbuat dari

logam yang sudah di cat, jadi kemungkinan cepat rapuh dan

berkarat tersebut kecil.

Menurut Rustiyanto (2011) perlengkapan utama dari ruang

filing adalah adanya almari atau rak penyimpanan.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya berkas rekam medis.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, di ruang filing

tidak terdapat bahan-bahan pencegah rusaknya berkas seperti kapur

barus ataupun penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

Menurut Sedarmayanti (2003) bahwa untuk mencegah

kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara

meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan

penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.


1) Tanda peringatan

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates di setiap

pintu ruangan rekam medis baik ruang filing dan atau ruang

kerja sudah terdapat tanda peringatan bahwa selain petugas

dilarang masuk.

Hal ini sejalan dengan teori Rustiyanto (2011) bahwa

ruang filing harus aman (untuk melindungi dokumen rekam

50

medis dari kerusakan, kehilangan, atau digunakan oleh pihak

yang tidak berwenang). Selain itu petugas dapat memberikan

tanda peringatan “SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK”

didepan pintu filing.

2) Makanan dan minuman

Berdasarkan hasil observasi terdapat petugas yang

membawa makanan serta minuman kedalam ruangan, hal

tersebut apabila makanan atau minuman tumpah dan mengenai

berkas rekam medis maka akan menyebabkan berkas rekam

medis menjadi rusak dan tulisan di dalam berkas rekam medis

akan luntur.


kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara perlu

dibuat peraturan dilarang membawa dan/atau makan ditempat

penyimpanan arsip.

3) Merokok

Berdasarkan hasil observasi, petugas mengerti bahwa di

ruang filing sangat rentan terhadap kebakaran akan tetapi di

ruang filing masih ditemukan sisa pembuangan rokok petugas.

Hal ini apabila petugas lalai dalam mematikan api pada rokok

dapat menyebabkan kebakaran.

Menurut Menurut KARS 2012 Standar MKI. 16 bahwa

rekam medis pasien dan data serta informasi lain aman dan

dilindungi sepanjang waktu. Sebagai contoh, rekam medis

pasien yang aktif disimpan di area dimana hanya staf

professional kesehatan yang mempunyai otorisasi untuk akses,

serta dokumen disimpan pada lokasi dimana terhindar dari air,

api, panas, dan kerusakan lainnya.


kerusakan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara perlu

dibuat peringatan bahwa didalam ruangan penyimpanan arsip

51

dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan

bahaya kebakaran).

e. Kebersihan

Berdasarkan hasil observasi di ruang penyimpanan di

RSUD Wates untuk menjaga kebersihan ruangan hanya dengan

disapu dan di pel. Dengan demikian hanya akan memindahkan

debu dari lantai ke dokumen, sehingga rak dan berkas berdebu.

Menurut Rustiyanto (2011) debu di ruangan filing juga

harus kita perhatikan, karena jika diruang filing terlalu banyak

debu juga akan mempengaruhi kinerja petugas filing, baik segi

kesehatan maupun kenyamanan. Agar kandungan debu di dalam

udara ruang filing memenuhi persyaratan kesehatan maka perlu

dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:

1) Kegiatan membersihkan ruang filing dilakukan pada pagi dan

sore hari dengan menggunakan kain pel basah atau pompa

hampa (vacuum pump)

2) Pembersihan dinding dilakukan secara periodic 2 kali/tahun

dan dicat ulang 1 kali setahun.

3) Sistem ventilasi yang memenuhi syarat.

D. Keterbatasan Penelitian

Ketrebatasan dalam penelitian ini adalah wawancara tidak dapat

dilakukan kepada semua petugas filing karena terdapat petugas filing yang

tidak berkenan untuk dilakukan wawancara

52

BAB V

KESIMPULAN DAN PENUTUP

A. Kesimpulan


Dari segi isi, di RSUD Wates rekam medis sudah menggunakan Map

yang bersifat rahasia, terdapat prosedur pelepasan informasi rekam

medis, terdapat kebijakan yang mengatur tentang pentingnya

mengidentifikasi area yang beresiko tinggi.



1) Berdasarkan hasil pengukuran suhu dan kelembaban udara di

filing masih tinggi, untuk suhu ruang filing 28,5ºC, sedangkan

kelembabannya 71%.

2) Kondisi pencahayaan di RSUD Wates sudah baik, karena

ruangan sudah menggunakan lampu yang terang dengan daya

20 watt.

3) Kurangnya jumlah ventilasi di ruang filing mengakibatkan

udara tidak masuk secara merata

4) Kondisi keamanan dari serangan api dan serangga belum baik

karena sudah terdapat tabung pemadam kebakaran, tetapi letak

tabung kebakaran bersebelahan dengan ruang filing

b. Tempat penyimpanan berkas rekam medis

Kondisi rak penyimpanan di RSUD Wates sudah menggunakan

Roll o’pack dengan bahan yang terbuat dari logam yang dicat agar

kemungkinan berkarat kecil

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya berkas rekam medis

Tidak terdapat kapur barus ataupun penyempotan bahan kimia

secara berkala

53


1) Setiap pintu ruangan sudah terdapat tanda peringatan siapa saja

yang boleh masuk keruangan, tetapi hal tersebut tidak didukung

karena pintu ruangan yang selalu terbuka

2) Terdapat petugas yang membawa makanan serta minuman

kedalam ruangan

3) Kondisi yang terdapat di ruang filing masih ditemukan sisa

pembuangan rokok petugas

e. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan hanya dengan disapu dan dipel

B. Saran

1. Sebaiknya pada ruang filing diberi alat pengukur suhu dan

kelembababan udara serta formulir pemantauan suhu, disediakan AC

dan dihidupkan 24 jam walaupun pada saat ruangan tidak dipakai

supaya suhu menjadi normal. Serta pada ruang filing diberi alat

pengukur suhu ruangan dan kelembaban serta formulir pemantauan

suhu.

2. Sebaiknya ditambah ventilasi yang merata, agar udara dapat keluar-

masuk secara merata.

3. Sebaiknya APAR diletakkan didalam ruangan filing, bukan diluar

ruangan.

4. Pada ruang filing disediakan kapur barus dan dilakukan penyemprotan

bahan kimia secara berkala agar berkas rekam medis tidak mudah

rusak.

5. Berkas rekam medis bersifat rahasia, dengan demikian pintu ruang

filing harus selalu dalam keadaan tertutup agar menghindari dari

bahaya pencurian atau penyalahgunaan oleh pihak yang tidak

berwenang.

6. Sebaiknya disetiap ruang diberi peringatan bahwa dilarang membawa

makan atau minum di ruang filing, apabila masih terdapat petugas yang

54

membawa sebaiknya diberi peringatan langsung atau menegur dan

sesekali diberi peringatan tentang pentingnya kebersihan di ruang

filing.

7. Petugas mengerti bahwa di ruang filing sangat rentan terhadap

kebakaran, apabila masih terdapat petugas yang merokok di ruang

filing sebaiknya diberi peringatan lansgung atau sesekali diberi

peringatan tentang bahayanya apabila merokok di ruang filing yang

rentan kebakaran.

8. Sebaiknya dalam membersihkan rak berkas rekam medis di ruang

filing disediakan vacuum cleaner supaya debu yang terdapat di rak

berkas rekam medis bersih secara maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Saifuddin. 2011. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.

Hatta, Gemala R. 2014. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press.

Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

Republik Indonesia. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan RI.

Republik Indonesia. 2009. Undang-undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta: Menteri Kesehatan RI.

Kemenkes RI. 2012. Standar Akreditasi Rumah Sakit, Kerjasama Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). Jakarta

Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan RI.

Rustiyanto, Ery dan Warih. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju

Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.

L

A

M

P

I

R

A

N

PEDOMAN WAWANCARA

Hari/Tanggal :

A. Karakteristik Pegawai

Jabatan :

Masa Kerja :

Pendidikan :

Jenis Kelamin :

Umur :

B. Pedoman Wawancara

1. Bagaimana upaya rumah sakit untuk menjaga berkas rekam medis dari

aspek isi?

2. Bagaimana upaya rumah sakit untuk menjaga berkas rekam medis dari

aspek fisik?

3. Adakah Kebijakan atau Pedoman atau SOP yang mengatur tentang


4. Jika iya sudah ada sosialisasi tentang pentingnya menjaga keamanan

berkas rekam medis?

5. Adakah formulir Surat Keterangan Medis (SKM)?

tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di …repository.unjaya.ac.id/2065/2/luthfi nisrina...

Documents