TERMS OF REFERENCE

Nama Jabatan Finance and Administration Officer - IBAS

Supervisor Project Leader – Inner Banda Arc Subseascape

Direktorat Coral Triangle Indonesia

Lokasi Kerja Kei – Maluku Tenggara

TUJUAN JABATAN

Memberikan dukungan administratif untuk organisasi WWF Indonesia di dalam proyek Inner Banda Arc, untuk memastikan semua pekerjaan administrasi (baik administrasi keuangan maupun administrasi kantor lainnya) dan atau persyaratan terpenuhi tepat waktu, sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku di WWF Indonesia.

TANGGUNG JAWAB

Aktivitas Kunci

1. Administrasi

Melaksanakan tugas-tugas administrasi sesuai dengan area tanggung jawabnya, termasuk namun tidak terbatas pada aktivitas proyek, pelaporan dan administrasi keuangan, administrasi personalia, pengajuan pembelian, pencatatan asset, kontrak honorer atau tenaga kerja independen, dan MICE.

2. Korespondensi Mengelola email, surat, maupun telepon, sesuai dengan kepentingan organisasi, dan memastikan tindak lanjut yang layak dari organisasi berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya.

3. Penyebaran Informasi Mengumpulkan dan menyediakan informasi yang sudah ada atau yang ada sesuai dengan permintaan, mengkomunikasikan pesan sesuai dengan prosedur kepada pihak-pihak yang berkepentingan baik dari dalam maupun dari luar organisasi berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya.

4. Mengelola Data

Mencatat informasi penting sesuai dengan area tanggung jawab setiap harinya maupun informasi dari setiap program terkait kepada sistem pengelolan data di WWF.

5. Laporan Administrasi Menyiapkan laporan administasi baik laporan periodic maupun ketika sewaktu-waktu diminta untuk semua aktivitas atau program terkait dengan area tanggung jawab, yaitu : - Monthly Financial Report untuk masing-masing sumber dana - Quarterly Funds Transfer Request Forecast - Monthly Funds Transfer Request - Monthly Outpatient Medical Report - Laporan Absensi serta sisa cuti - Laporan daftar asset setiap 3 bulan sekali - Time Sheet Activities - Time Sheet Presensi - Laporan update asset

6. Representasi Berperan sebagai orang yang menerima permintaan mengenai informasi dan administrasi sesuai dengan area tanggung jawabnya di organisasi WWF Indonesia.

KUALIFIKASI JABATAN

Minimal Diploma 3 dengan bidang keilmuan Akuntansi, Ekonomi, atau Administrasi Perkantoran

Pengalaman Kerja

• Minimal 2 tahun pengalaman di pekerjaan administrasi perkantoran dan administrasi keuangan yang kompleks

Kompetensi

Behavior Competency: Core Competencies :

- Achievement Orientation

- Ethics & Professionalism

- Pro Green

- Teamwork Specific Competencies : - Collect & Organize Information

- Concern for Order & Accuracy

- Service Orientation

- Initiative Technical Competency:

- Ilmu administrasi, akuntasi, dan keuangan

- Diutamakan bisa berbahasa Inggris

- Tata kelola data/sistem pengelompokan dan penyimpanan data

- Komunikasi interpersonal

- Komputer

- Pengaturan Rapat, Undangan, dan Acara (MICE)MICE Management (Meeting, Invitation, Convention & Event)

- Manajemen (Filing) Dokumen

- Manajemen Aktivitas Kesekretarisan

- Manajemen Penyimpanan