TEORI DASAR INTERNAL AUDIT

Oleh:

Hisar Sirait

(TIM SPMI KOPERTIS WILAYAH III)

DISAMPAIKAN PADA

PELATIHAN CALON AUDITOR MUTU INTERNAL

UNIVERSITAS ATMAJAYA

JAKARTA, 24 JANUARI 2017

PENGERTIAN AUDIT

• Audit Mutu adalah pengujian sistematik danmandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutudan hasilnya sesuai dengan standar/prosedur/peraturan institusi yang telahditetapkan dan diterapkan secara efektif untukmencapai tujuan institusi.

KETERKAITAN AUDIT MUTU DENGAN SIKLUS SPMI

PPENETAPAN

STANDAR

PPELAKSANAAN

STANDAR

EEVALUASI

PELAKSANAAN STANDAR

PPENGENDALIAN

STANDAR

PPENINGKATAN STANDANDAR

AUDIT MUTU INTERNAL

•AUDIT MUTU bukanlah asesmen/penilaian melainkanpencocokan KESESUAIAN antara pelaksanaan denganperencanaan suatu kegiatan/program.

• JADI AMI DIJALANKAN BUKAN UNTUK MENCARIKESALAHAN TETAPI MENDORONG TAAT AZAS DANTERTIB PROSEDUR (kepatuhan terhadap STANDARSPMI yang telah ditetapkan).

• AUDIT MUTU INTERNAL DILAKSANAKAN UNTUKMENGETAHUI APAKAH SETIAP PELAKSANA STANDARTELAH MENJALANKAN STANDAR SPMI YANG MENJADITANGGUNGJAWABNYA.

• AUDIT MUTU INTERNAL AKAN DILAKSANAKAN UNTUKMENGETAHUI APAKAH PELAKSANA STANDAR TELAHMELAKSANAKAN RENCANA KERJA SEMESTERAN DANATAU RENCANA KERJA TAHUNAN

• Audit Mutu Internal (AMI) adalah audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif terhadap kegiatan operasional/prosesakademik atau non akademik.

• Hal yang diharapkan:

• APAKAH KITA SUDAH MENGETAHUI PEKERJAAN KITA MASING??

• APAKAH YANG SUDAH DITULIS SUDAH DIKERJAKAN DAN YANG TELAH DIKERJAKAN TELAH DITULISKAN.

• JENIS AUDIT: AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL

• Audit internal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar mutu organisasi sendiri ( standar Internal).

• Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal

• TUJUAN AUDIT INTERNAL

1. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian dari persyaratan sistem manajemen mutu dan peraturan yang berlaku

2. Mengevaluasi kapabilitas dari sistem manajemen mutu

3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu

4. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu

• AMI, akan membantu menjawab pertanyaan pokok berikut :

• Apa yang anda dapat mencapai sasaran/target dari pekerjaan yang menjadi tanggungjawab anda?

• Apakah yang anda dapat mengerjakan pekerjaan untuk memenuhi sasaran/target kerja?

• Apakah anda dapat membuktikan hal yang anda kerjakan?

TERMINOLOGI AUDIT

• Klien (Client): organisasi/perorangan yang mempunyaihak untuk mengatur atau hak kontrak untuk memintaaudit

• Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yangdiaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien.

• Auditor: orang yang memiliki kemampuan untukmelakukan audit

TERMINOLOGI AUDIT

• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untukmengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengandibantu beberapa auditor

• Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur ataupersyaratan yang digunakan sebagai referensi.

• Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atauinformasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapatdiperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas

TERMINOLOGI AUDIT

• Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.

• Temuan Audit (Audit Findings): hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.

Temuan Audit:

• Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah, misalnya tidak memenuhi ketentuan.

• Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu, Misalnya dokumen tidakada/tidak lengkap

• Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu, misalnya tidak ada prosedur.

Siklus AUDIT MUTU

1. Menetapkan tujuan audit2. Merencanakan audit semsteran/tahunan 3. Menetapkan sasaran dan lingkup audit 4. Membentuk tim audit 5. Melakukan pelatihan auditor (jika perlu)6. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan check list7. Menyelenggarakan rapat tim audit 8. Menetapkan jadwal audit 9. Melaksanakan audit lapangan/kepatuhan10. Menyusun laporan audit 11. Melakukan kajiulang oleh manajemen

Peran dan Tanggungjawab Auditor

1. Melakukan audit sesuai lingkup audit yang menjaditanggungjawabnya.

2. Melaksanakan audit secara obyektif sesuai dengan kode etikauditor.

3. Mengumpulkan dan menganalisis bukti.

4. Menjelaskan hasil temuan audit.

5. Menyusun laporan hasil audit

Sikap Auditor yang baik dan harus diperhatikan

1. Bicara seperlunya jangan banyak bicara selamapelaksanaan audit.

2. Banyak mendengarkan jangan berdebat/adu argument dengan teraduit.

3. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial.

4. Selalu Kritis dan teliti terhadap setiap aspek yang diaudit

Etika Auditor

1. Tidak bias. 2. Profesional. 3. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada

pihak ketiga. 4. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. 5. Berpikiran terbuka dan objektif. 6. Realistik. 7. Bersikap dewasa.

Lingkup (cakupan) audit

• Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya:

1. Dokumen sistem mutu

2. Organisasi

3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen

4. Sumber daya, meliputi: a. Sumber daya manusia b. Infrastruktur

PRINSIP DASAR AUDIT (POTIB)

P : Memiliki sifat dasar profesional

O : Wajib memberikan laporan yang objektif

T : Teliti dan cermat dalam menggali informasi sehingga

menghasilkan kesimpulan audit yang valid

I : mempunyai sikap netral dan obyektif (Independen) saat

membuat kesimpulan audit.

B: penjelasan yang rasional dalam menghasilkan kesimpulan

yang dapat dipercaya berdasarkan bukti

• Hal–hal yang perlu diingat Auditor

• Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.

• Tidak bias.

• Harus memiliki pengetahuan cukup atas topic topik yang ditugaskan, jika tidak libatkan pakar.

• Tidak ada conflict of interest dengan teraudit .

Tindakan yang harus dikuasai auditor dalam Pelaksanaan Audit lapangan:

1. Bertanya kepada auditi berdasarkan check list yang telah dipersiapkan

2. Mencatat Hasil audit dengan memperhatikan lingkup/cakupan audit

3. Mecatat Temuan

4. Melakukan Rapat Penutupan dengan auditi

5. Membuat Laporan Audit bersama tim Auditor