template+sop+modul 18082009 vig-shasha
TRANSCRIPT
STANDARD OPERATING PROCEDURE
MODUL
DYNAMITE TRAINING TEAM
JAKARTA
2009
I
FLOW
Pengolahan TNA
Informasi Awal Client
Penentuan Tema Besar
Brainstorming Materi
Pembagian Sesi
Integrasi Sesi
Trial ModulRevisi Modul
Stand and Deliver
Modul Fix
EksekusiModul PDF
II
PENJELASAN FLOW
1. Pengolahan TNA dan informasi awal dari calon klien1.1 Pengolahan TNA
Sebelum membuat modul, dilakukan TNA (Training Need Analysis). hal ini dimaksudkan agar tim Dynamite dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran dan untuk memberikan gambaran dan kompetensi yang perlu dikembangkan pada peserta kepada Tim Dynamite. Hal-hal yang perlu didapatkan antara lain : usia calon peserta, roles calon peserta dalam keadaan real, dinamika antara calon peserta, kepribadian, motivasi, permasalahan yang dihadapi oleh organisasi peserta, kompetensi-kompetensi yang perlu dikembangkan oleh peserta untuk
menunjang tercapainya tujuan organisasi
1.2 Informasi Awal dari Calon klienSedangkan informasi dari klien berguna untuk membantu tim
Dynamite menentukan tujuan pelatihan.
2. Penentuan Tema BesarSetelah tujuan pelatihan didapatkan maka tim harus membuat tema untuk
keseluruhan pelatihan. Penentuan tema ini bertujuan memberikan suasana pelatihan yang menarik dan membuat peserta lebih antusias dalam mengikuti pelatihan. Tema yang ditentukan dalam pelatihan tidak dibatasi. Catatan penting dalam menentukan tema besar adalah konsistensi tema pada semua sesi pelatihan.
3. Brainstorming MateriAktivitas yang dilakukan oleh seluruh tim untuk menentukan materi
yang tepat dan sesuai untuk disampaikan agar tujuan pelatihan dapat tercapai. Untuk membantu proses brainstorming, ada baiknya tidak lebih dari 1 jam.
4. Pembagian SesiSetelah materi yang cocok ditentukan maka sesi-sesi tersebut akan
dibagi-bagi berdasarkan kemampuan masing-masing anggota tim.
5. Integrasi Sesi
Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team
Sesi yang telah dibagikan kemudian akan digabungkan, disesuaikan dan akan difeedback oleh seluruh anggota tim Dynamite
6. Trial Modul (indoor) dan survei tempatSetelah sesi digabungkan dan materi telah lengkap maka modul tersebut
akan di uji coba, baik materi indoor maupun outdoor. Untuk materi outdoor perlu di uji coba di tempat pelatihan agar mendapat gambaran kelebihan dan kekurangan materi.
7. Revisi ModulSegala kekurangan yang didapatkan dari hasil uji coba segera direvisi
dan di umumkan kembali bagaimana modul fix nya. Revisi ini harus disetujui oleh seluruh tim.
8. Stand and Deliver (optional)Bagian ini bersifat optional, hanya dilakukan apabila DYNAMITE
menggunakan SDM diluar DYNAMITE. Pada bagian ini tim DYNAMITE akan memberikan segala pengetahuan yang dibutuhkan bagi SDM non DYNAMITE agar dapat melaksanakan pelatihan dengan baik. Materi yang terkandung dalam bagian ini adalah penjabaran rangkuman hasil TNA calon peserta DYNAMITE, DYNAMITE culture (alarm, yel-yel, dll), materi yang akan disampaikan pada saat pelatihan. Sebelum tim DYNAMITE bertemu dengan SDM non DYNAMITE, tim DYNAMITE harus memberikan materi yang akan disampaikan ketika pertemuan maksimal 5 hari sebelum pertemuan.
9. Eksekusi dan evaluasiPelatihan dilakukan sesuai dengan modul yang telah dibuat. Pada saat eksekusi seharusnya ada laporan berita acara harian berupa evaluasi. Hasil evaluasi yang berkaitan dengan modul kemudian harus dimasukkan ke dalam modul sebelum di simpan dalam bentuk pdf. Segala bentuk perubahan pada modul harus sudah diselesaikan dalam waktu maksimal 1 minggu sesudah acara berlangsung.
10. Modul PDFModul yang sudah fix (modul yang sudah diperbaiki setelah eksekusi dan evaluasi) di simpan dalam bentuk pdf dan di simpan dalam database.
Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team
III
TEMPLATE DOKUMEN
1. Tabel Pengolahan TNA
Agar modul yang disusun oleh setiap anggota Dynamite Training Team tepat
sasaran dan sesuai dengan kebutuhan klien, maka teramat penting untuk
melakukan suatu proses Training Need Analysis (TNA) terlebih dahulu
sebelum pelaksanaan pelatihan. Secara umum TNA dipahami sebagai analisa
kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada gap (kesenjangan) antara level
kompetensi yang dipersyaratkan dengan level aktual individu..
Format terlampir (Lampiran I)
2. Format Pembuatan Modul
Dalam membuat modul, seluruh anggota Dynamite Training Team harus
mempunyai kesamaan format penyusunan agar mempunyai persamaan
persepsi mengenai suatu materi. Selain itu, format yang ada harus dapat dibaca
dan dipahami dengan mudah agar setiap anggota dapat mengaplikasikan
materi yang tertulis di modul kepada para peserta pelatihan dengan baik .
Format terlampir (Lampiran II)
3. Tabel Operasionalisasi Modul dan Rundown Acara
4. Format Feedback Revisi Modul
Agar modul yang telah ada dapat terus diperbaiki dan disempurnakan maka
diperlukan suatu prosedur pemberian umpan balik kepada modul tersebut.
Selain penyusun modul, maka pihak-pihak yang berhak memberikan umpan
balik terhadap modul tersebut adalah trainer/fasilitator yang menghantarkan
materi berdasarkan modul tersebut.
Format Terlampir (Lampiran I
5. Paket pelatihan
IV
TIME FRAME
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3
I II III IV I II III IV I II III IV
INFO MASUK
MEETING AWAL
PENUNJUKAN PROJECT OFFICER
PEMBUATAN PROPOSAL
PEMBUATAN M.O.U
SURVEY TEMPAT
TRAINING NEED ANALYSIS
PENGOLAHAN TNA & INFO KLIEN
PENENTUAN TEMA BESAR
BRAINSTORMING MATERI &
PEMBAGIAN SESI
PEMBUATAN ALARM, ICE BREAKING,
ENERGIZER
TRIAL MODUL (STAND AND
DELIVER)
REVISI MODUL
MODUL FIX\
EKSEKUSI
Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team
MODUL PDF & BANK MODUL
NB: waktu dalam tabel di atas dapat disesuaikan dengan waktu yang di tawarkan klien dan SDM yang ada
Cara penggunaan Tabel Time Frame
1. Hitungan bulan dan minggu dimulai pada saat tawaran project datang
2. Tabel ini dibuat untuk memudahkan melihat time frame..jadi diisi sesuai dengan perkiraan waktu setiap tahapan dengan memberikan warna pada
kolom yang telah tersedia..
Misal :
a. info masuk pada minggu pertama
b. Minggu kedua harus sudah melakukan meeting awal
c. Penunjukan PO dan Pembuatan Proposal dilakukan bersama dengan meeting Awal
d. Pembuatan MOU diminggu ketiga
e. Survey tempat dan TNA dilakukan bersamaan di minggu ketiga setelah penandatangan MOU
Maka Tabelnya akan berbentuk seperti ini :
Bulan 1
I II III IV
INFO MASUK
MEETING AWAL
PEMBUATAN PROPOSAL
PENUNJUKAN PROJECT OFFICER
PEMBUATAN M.O.U
SURVEY TEMPAT
TRAINING NEED ANALYSIS
LAMPIRAN I : FORM TNA
LAMPIRAN II : FORMAT MODUL
Judul Materi
A. DESKRIPSI SINGKAT
Berisi mengenai definisi dan penjelasan secara singkat dan jelas mengenai materi.
B. TUJUAN AKTIVITAS:Berisi tujuan-tujuan yang ingin dicapai pada peserta pelatihan dari pemberian materi yang dimaksud (dalam bentuk pointers) C. WAKTU:Berisi perkiraan durasi jalannya pelatihan (dalam satuan menit)
D. TEMPAT:Berisi lokasi yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan. Lokasi secara umum dapat dibagi menjadi dua : Indoor dan Outdoor
E. KELOMPOK AKTIVITAS:Berisi aktivitas-aktivitas yang akan diberikan secara berurutan dalam rangka pencapaian tujuan pelatihan (dalam bentuk pointers)
F. METODE:Berisi metode-metode yang akan digunakan dalam rangka menyampaikan materi kepada para peserta. Metode-metode yang digunakan antara lain :
- Ceramah Pemaparan konsep dasar dan teori untuk penambahan wawasan dalam bentuk kuliah dan Tanya jawab.
- Role-play Pemaparan konsep dilakukan dengan memberikan contoh model perilaku/ kejadian. Model ini dapat dilakukan oleh tim maupun dengan mengajak peserta.
- Games/permainan Pemahaman peserta akan konsep dan teori diperkaya dalam permainan-permainan
- Pemutaran Video Video yang ditayangkan berkaitan dengan pengenalan dan menambah pemahaman peserta akan sebuah konsep. Video pun dapat berisi contoh solusi dari suatu masalah.
- Diskusi
Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team
Peserta melakukan kegiatan bertukar pendapat untuk mendapatkan pemahaman atau solusi atas suatu hal.
- Outbond Activities Peserta melakukan kegiatan di luar ruangan dengan permainan yang dapat menambah soft skill peserta.
- Studi Kasus Pembahasan kasus-kasus untuk meningkatkan pemahaman atau penerapan suatu konsep teoritis
- Inventory test Peserta melakukan self administered questionarre untuk mendapatkan insight perilaku dan kecenderungan pribadinya.
G. ALAT:Berisi daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang jalannya pelatihan. Peralatan dan perlengkapan tersebut antara lain :
- Laptop - LCD Projector- Sound system- Flipchart, dan - Perlengkapan lainnya sesuai dengan kebutuhan pelatihan.
H. AKTIVITAS:Berisi penjelasan secara lengkap dan detail mengenai aktivitas pelatihan yang akan dijalankan sesuai dengan materi.
I. Personil yang dibutuhkan
Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team
LAMPIRAN IV : FORMAT FEEDBACK REVISI MODUL
A. Evaluasi Isi Materi (Content)
Isilah poin-poin evaluasi berikut sesuai dengan pengalaman saat menjadi fasilitator :
a. Alur Pelatihan
Apakah alur pelatihan yang dibuat sudah ideal?
YA TIDAK
Mengapa?
(+ usul dan saran)
B. Detail materi pelatihan
Beri komentar megenai isi materi pada tiap alur sebagai berikut :
(komentar dapat berupa : sudah pas dengan alur, tidak pas, terlalu miskin, terlalu
banyak, usulan materi yang ditambahkan atau dikurangi, dsb)
Materi I :
Materi II :
Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team
Materi III :
C. Evaluasi Metode Pelatihan
Pada bagian ini diminta untuk memberi komentar tentang metode-metode yang
digunakan selama pelatihan. Komentar diberikan dalam bentuk hal-hal yang
sudah baik beserta alasannya, serta hal-hal yang dapat diperbaiki beserta
dengan saran-sarannya.
Metode Hal-Hal yang sudah baik
Alasan Hal-Hal yang dapat
diperbaiki
Saran-saran
Ceramah
Games
Role Play
Menonton
Video
Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team
D. Evaluasi Teknis Pelaksanaan
Lembar EvaluasiPelatihan………………………………………………………
Tgl …../……/……Tempat……………………………….
Sessi 1Hal positif Hal yang kurang
Fasilitator
Division of labor
Peralatan
Metode
Materi
E. Evaluasi dari peserta
Pelatihan …………..
Tgl……………
Tempat …………………..
Materi apa yang paling anda suka? mengapa?
Apakah materi tersebut akan anda aplikasikan dalam hidup anda?
Materi apa yang menurut anda bisa anda terapkan dalam keseharian?
a. ………………………….
b. …………………………
c. …………………………….
d. ……………………………….
e. …………………………………
bagaimana caranya?