Teknik menulis Press Release

Press Release adalah sebuah berita atau informasi yang di susun oleh sebuah organisasi yang menggambarkan kegiatanya. Definisi lain tentang Press Release adalah merupakan berita tentang perusahaan (Individu, kegiatan, pelayanan atau produk). Berita tersebut dikirimkan atau di siarkan ke media (pers), sehingga disebut juga siaran pers atau news release.

Press release harus di kelola sebaik mungkin, karna ini adalah jantungnya publisitas. Ini adalah cara paling sederhana dan murah untuk menanggapi pemberitaan media.

Sebelum menulis release agar release tetap terarah, public relation disarankan mempertimbangkan berbagai pertanyaan penting seperti berikut ini

Mengapa berita ini layak disampaikan Apa materi pokok informasi Apa informasinya dapat dicek? Apakah tersedia data pendukung? Siapa yang berwenang untuk di kutip sebagai sumber berita Apakah membutuhkan backgrounders atau fact sheet

Format penulisan press release yang sering di pakai sebagai standar penilaian oleh media.

Menentukan satu tema (key issue atau news values)Public relationsharus menentukan isu apa yang akan dijual kepada media. Kemudian PR harus fokus terhadap satu isu tersebut. Agar media tertarik maka isu tersebut harus mengandung nilai berita, baik bagi organisasi, media maupun public.Dalam kaitanya menentukan tema, kunci pokok menulis press release adalah dengan memposisikan diri sebagai reporter, PR akan dapat memisahkanberita tentang perusahaan agar tidak tercampur dengan upaya promosi yang berlebihan dan dapat memilih tema yang menarik dan sesuai dengan target media. Ingat “tujuan pokok press release anda adalah menyebarkan kisah bernilai berita tentang perusahaan dimata khalayak media.

Buat sesuai pola piramida terbalikDalam menulis release gunakanlah model piramida terbalik, dimana bagian paling penting (pokok permasalahan) di sampaikan di awal. Bagian awal release adalah rangkuman atas keseluruhan cerita, PR musti pintar memilih kalimat yang sesuai dengan segmen media.

Release harus InformatifTulisan harus bisa menjelaskan pristiwa secara jelas dan detail sehingga editor media memahaminya. Release dikatakan informatif bila mencangkup 5W+1H dan Menampilkan fakta sosiologis dan fakta psikologis.

Hindari pesan pesan menjualHindari isi release yang hiperbola (membesar besarkan fakta), kata kata klise, bohong, promosi berlebihan dan terkesan beriklan. Hindari bahasa superlatif yang menjual. Berikan informasi yang faktual dan jangan beropini.

Paragraf singkat

Jangan membuat release terlalu panjang, usahakan satu lembarhalaman, atau sekitar 400 -500 kata. Tulisan release singkat padat namun jelas dan informatif, paragraf usahakan jangan lebih dari 6 baris. Jika ada informasi lain yang ingin di tambahkan tulis pada bagian terpisah atau lembar lain.inilah yang di sebut tulisan latar (backgrounders/fact sheet)

Format : jangan di tulis tangan.agar mudah di baca dan terjaga keindahannya gunakan komputer. Ini juga terkesan ada tidak gagap teknologi. Release yang di tulis tangan menandakan anda tidak serius. Ketentuan lain:

Diketik dengan spasi double. Gunakan kertas yang sesuai (ukuran 4A atau Folio). Jangan yang terlalu besar. Beri margin yang lebih longgar untuk memberi ruang bagi editor melakukan

editing atau memberikan tambahan. Gunakan satu sisi kertas (jangan bolak balik) Hindari singkatan kata, apalagi kata yang belum populer Untuk release berjenis product release tulislah “a new product release” di

bagian atas release Identifikasi

Berilah identitas pengirim secara jelas, berupa nama, jabaran, nomer telepon pribadi, dan kantor yang bisa di hubungi, dan alamat kantor (kop organisasi). Identitas pengirim di cantumkan di bagian paling atas release. Lamgkah ini sebagai upaya antisipasi bila redaksi menginginkan informasi tambahan, sehingga bisa langsung menghubungu contact person. Bila perlu anda menyediaka line telephone, yang di hubungi media walaupun di malam hari.

Tanggal release Setiap release hendaknya diberi tanggal kapan release itu di buat. Di mungkinkan juga kita menyantumkan kapan release itu ingin dimuat.

Waktu pengirimanJika anda bermaksud mengirim ke lebih dari satu media, jangan mengirimkan release terlalu jauh dari hari H kegiatan.kirimlah release antara H-3 atau H-1 kegiatan.hal ini memberikan peluang yang besar untuk di muat di lebih dari satu media.

Pilihlah media pengiriman yang tepatSaat ini press release bisa dikirim melalui berbagai cara, menggunakan jasa pos, mendatangi langsung media, via faksimail,e mail,atau menjadi menu dalam website. Pada dasarnya semuanya bisa di coba oleh PR.

Pilih asesoris yang menarikPemilihan bentuk huruf, gaya penulisan, jenis kertas, dan cover yang bisa membedakan dengan release lainya. Anda harus membuat “beda” diri anda dengan orang lain. Ingat ini adalah upaya impression management”

Undang mediaJika PR ingin menambahkan kalimat yang berupa undangan juga di perbolehkan. Tulislah di akhir release. Tunjukan harapan anda akan kehadiran media.

Tulis ekslusif

Bila informasi yang anda sampaikan benar benar baru dan hanya di kirimkan pada satu media saja, maka tulislah ekslusif pada bagian bawah release anda.

Beri tanda di akhir releaseBerilah tanda di akhir kalimat bila release anda telah selesai. Anda bisa menulis “finish”atau “###”

Jangan salah ketikTata bahasa tata kalimat, penulisan huruf harus dicek jangan sampai salah. Bila banyak melakukan kesalahan maka anda bisa di anggap tidak serius dalam menulis

Pertimbangkan rumus tujuh unsurStandar press release yang di anut para editor

Subject, apa yang disampaikan penulis Organization, nama organisasi pembuat press release Location,dimana alamat organisasi Advantages, apa nilai lebih subject Application, apa manfaanya dan siapa yang mendapatkan manfaat itu. Details, jika tentang produk, seperti apa ukuran, warna, kemasan dll. Source, dimana produk bisa diproleh.

Press release di website bisa lebih detail dan panjangPR dapat membuat press release secara lebih bebas lebih pabjang dan lebih detail bila menggunakan media website. Karna halaman website yang luas memungkinkan untuk penulis menulis lebih detail dan panjang.

Teknik Dasar PersentasiPersentasi bukan sekedar penyampaian materi, tetapi faktor-faktor lain yang mendukung penyampaian materi juga perlu diperhatikan. Bukan hanya apa yang dikatakan, tetapi juga bagaimana mengatakannya. Teknik-teknik dalam persentasi bisnis yang biasanya ditemui dalam persentasi bisnis mencakup :

Aspek verbal Dalam persentasi , PR harus menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan jelas .Penting sekali untuk mulai persentasi dengan karakteristik khalayaknya .Sering ditemui, presenter gagap , banyak jeda atau ragu dalam berbicara . ini bisa dikarenakan kurang pemahaman materi pesan secara optimal .

Aspek vokal Suara bersemangat, riang dan bersahabat Suara meyakinkan dan menarik Volume suara tidak terlalu keras Kecepatan suara tidak terlalu cepat Tekanan kata yang antusias dan bervariasi Pengucapan yang jelas

Aspek daya tarik personal (aspek nonverbal) Pakaian yang pantas , disesuaikan dengan konteks komunikasi Hindari aksesoris yang berlebihan Sikap tubuh yang relaks dan percaya diri

Gerakan tubuh yang mendukung pesan-pesan verbal Menjaga kontak mata Menjaga jarak Menjaga senyum Tidak mudah tersinggung Kreditibilitas personal

Bibliographykriyantono, r. (2008). public relation writing. jakarta: kencana prenada media group.