team building by daniel doni sundjojo

Organizational Behavior – Teams and Team Building

prepared by : Daniel Doni Sundjojo- Program Magister Manajemen Universitas Airlangga 1/20

Modul

Team and Team Building Tujuan Pembelajaran : Setelah dengan aktif mengikuti modul ini, anda seharusnya mampu :

1. Mendefinisikan team, serta berbagai hal yang relevan dengan team. 2. Menganalisis segala sesuatu yang berkaitan dengan team. 3. Mengaplikasikan konsep team dan team building dalam praktek

Metode pembelajaran : Game – Discussion – Active learning – Case Discussion Persiapan pra modul :

1. Membaca buku literatur serta buku penunjang 2. Mencari informasi yang relevan dengan pokok bahasan 3. Menjawab semua pertanyaan yang ada dalam modul ini.



Team dan Team Building

Team versus Group Pukul 18.00 WIB, di sebuah restaurant, nampak 5 orang yang makan bersama dalam satu meja, saling bersendau gurau. Dari penampilannya, 5 orang tersebut nampak seperti orang yang baru saja pulang kantor. Mungkin mereka ingin refreshing, makan bersama sambil temu kangen, ataupun alasan lain yang hanya mereka sendiri yang mengetahuinya. Tak jauh dari tempat mereka duduk, ada suatu TV yang cukup besar yang sedang menayangkan pertandingan sepakbola liga Inggris yang menayangkan pertandingan big match Arsenal melawan musuh bebuyutannya, Manchester United. Di lapangan nampak 11 orang dengan kostum Arsenal, 11 orang dengan kostum Manchester United , 1 orang wasit serta 2 hakim garis. Nampak permainan keras dan penuh tackling mewarnai ketatnya pertandingan dua tim papan atas Liga Inggris tersebut. Dari ilustrasi ini, dapatkah anda mengidentifikasi team dan group yang ada dalam cerita itu? 5 orang yang sedang makan bersama : team atau group? Mengapa ? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11 orang yang mengenakan kostum Arsenal dan 11 0rang lain yang mengenakan kostum Manchester United : team atau group? Mengapa? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



Wasit dan 2 hakim garis : team atau group? Mengapa? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Mc Shane and Von Glinow (2003, 226): “ Teams are groups of two or more people who interact and influence each other, are mutually accountable for achieving common objectives, and perceive themselves as social entity within an organization.” Mc Shane and Von Glinow (2003, 227), mendefinisikan group sebagai : “ people with a unifying relationship.” Untuk didiskusikan dengan rekan anda : Semua team itu selalu group, karena selalu terdiri dari 2 orang atau lebih. Namun, setiap group, belum tentu team.

T-E-A-M..there is no “ I” in “TEAM”

Anonymous



Gambar 1. Work Team versus Work Group

Sumber : Robbins, 2003, Organizational Behavior. New Jersey : Pearson Education

Share information Neutral (bisa negatif) Individual Random and

Collective performance Positive Individuals and mutual

Goal Synergy

Accountability Skills

Work Group

Work Team



Gambar 2 : Mechanistic versus Organic Forms

Untuk didiskusikan dengan rekan anda : Newstrom and Davis (2002, 315) : “ Teams are more likely to be used within an organics form of organization, because they provide that modern organizations require Life Cycle of a Team Team, seperti layaknya manusia, juga memiliki life cycle. Walaupun tidak selalu saklak, namun ketika beberapa orang tergabung dalam sebuah tim, maka pada umumnya mereka akan melalui tahap-tahap pada model team development menurut B.W. Tuckman (1977) yang dapat dilihat pada gambar 3.

Mechanistic Forms ____________________________________________________________________________________

Organic Forms _______________________________________________________________________________________



Gambar 3. Life Cycle of a Team

Untuk didiskusikan dengan rekan anda : Apa arti panah putus-putus pada gambar 3?

3. Norming (sudah mulai terjalin kepercayaan diantara anggota, tim sudah mulai kohesif)

4. Performing (Tim sudah berfungsi untuk mencapai tujuan)

5. Adjoining (Pengembangan tim dan peningkatan komitmen anggotanya)

2. Storming (mulai terjadi konflik)

1. Forming (tahap awal, uncertainty)



Mc Shane and Von Glinow (2003, 238) : “ The team development model is a useful framework for thinking about how teams develop. At the same time, we must keep in mind that it is not a perfect representation of the dynamics of development. The model does not explicitly show that some team remain in a particular stage longer than other and that team development is an ongoing process. As membership changes and new conditions emerge, teams cycle back to earlier stages in the developmental process to regain the equilibrium or balance lost by change. “

The brain said : “ I’m the smartest organ in the body.” The heart said : “ Who told you? ”

Anonymous

Team norms

Setiap team, selalu memiliki norma-norma , yang disepakati dan dilaksanakan

oleh anggota team tersebut. Sebuah team penjualan, misalnya,

memberlakukan aturan untuk memberlakukan denda bagi anggotanya yang

terlambat pada pertemuan mereka, dan bagi yang tidak datang, ada

kewajiban untuk mencari tahu notulen pertemuan, kemudian membuat usulan

mengenai masalah yang dibahas pada pertemuan tersebut. Mc Shane and Von

Glinow (2003, 236) mendefinisikan norms sebagai : “The informal rules and

expectations that groups establish to regulate the behavior of their



members.” Dalam hal ini, ada penekanan pada “ to regulate the behavior”,

sehingga norma, ditekankan untuk mengatur hal-hal yang berkaitan dengan

behavior anggota organisasinya selama berproses di team, misalnya : disiplin,

interaksi antar anggota dan sebagainya, sehingga, norma tidaklah mengatur

hal-hal yang bersifat pribadi, seperti feeling anggota organisasinya.

Mc Shane and Von Glinow (2003, 239) : “ Norms develop as team members learn that certain behavior help them function more effectively. “

Untuk didiskusikan dengan rekan anda :

Menurut anda, apakah norma selalu sejalan dengan organizational objectives?

Paradoks dalam membentuk team

Ketika anda ingin membentuk suatu team dalam organisasi anda, ada

beberapa paradoks yang perlu anda perhatikan, agar anda dapat membentuk

suatu tim yang kreatif dan tangguh. Paradoks itu diantaranya :



1. Beginner’s Mind – Experience. Di satu sisi, untuk membentuk suatu tim

yang kreatif, anda memerlukan anggota yang masih fresh, dengan

pemikiran yang masih jernih, segar, dan tidak terpengaruh oleh culture

organisasi, ataupun keberhasilan dan kegagalan organisasi di masa lalu.

Dengan demikian, dia dapat memberikan kontribusi yang optimal dan

feedback yang obyektif bagi perusahaan. Namun di sisi lain, tetap

diperlukan anggota tim yang memilik experiences, untuk memilah-milah

ide yang dapat diimplementasikan dan ide mana yang tidak dapat atau

sulit diimplementasikan. Hal yang perlu dilakukan adalah bagaimana

kita, sedapat mungkin menjaga keseimbangan antara pihak beginner’s

mind dan pihak yang expert. Karena pihak yang expert seringkali

melemahkan pihak beginner’s mind dengan paradigma status quo nya.

Beberapa organisasi seringkali mengantisipasi hal ini dengan

menempatkan pihak yang expert ke dalam tim pengarah (steering

commintte) atau advisor, sehingga sifatnya hanya memberi masukan.

2. Freedom – Discipline. Di satu sisi, tim anda dituntut untuk bekerja

sesuai dengan target untuk mencapai tujuan organisasi, sesuai dengan

kebutuhan bisnisnya. Sehingga, tim ini tetap harus disiplin dalam etos



kerja, namun di sisi lain, mereka harus merdeka, untuk menuangkan

ide-idenya, merdeka dari perasaan takut diintimidasi, dan merdeka

untuk menentukan sendiri bagaimana untuk mencapai target yang

diberikan untuk mereka.

3. Play – Professionalism. Di satu sisi, tim yang kreatif dituntut untuk

playfulness, sehingga dapat berkreasi dengan baik. Namun disisi lain

tim dituntut untuk profesional terhadap organisasi bisnis yang

menaunginya. Untuk itu, perlu diklarifikasikan waktu dan tempat yang

tepat untuk “bermain”.

4. Improvisation – Planning. Di satu sisi, tim dituntut untuk memiliki

planning yang jelas. Namun, di sisi lain, tim harus siap melakukan

improvisasi manakala suatu proyek tidak berjalan sesuai dengan

rencananya. “Always have plan B,” begitu motto yang sering diucapkan

oleh agent rahasia Inggris rekaan Ian Flemming, James Bond .

Team cohesiveness

Ketika suatu team dibentuk, bisa jadi team ini bertahan dengan komposisi

yang sama dalam waktu yang panjang, namun bisa saja komposisi team

mengalami bongkar pasang, lantaran terdapat banyak hal, misalnya ketidak



cocokan antar personil, permasalahan yang tidak mampu diselesaikan oleh

anggota team ini atau yang lebih parah, team ini tidak mampu memberikan

alasan bagi anggotanya untuk tetap bertahan di team itu. Seringkali, sebuah

team, tidak dapat memberikan manfaat, suasana, status, relationship,

ataupun hal lain yang diinginkan anggotanya, sehingga banyak anggota yang

mengundurkan diri dari keangotaan team. Adanya sesuatu yang dapat

membuat anggota team tertarik untuk senantiasa komit terhadap teamnya

itulah yang disebut team cohesiveness. Mc Shane and Von Glinow (2003, 241)

mendefinisikan team cohesiveness sebagai : “ The degree of attraction

people feel toward the team and their motivation to remain members.” Mc

Shane and Von Glinow, menjabarkan beberapa hal yang mempengaruhi team

cohesiveness, yaitu :

1. Member Similarity

2. Team size

3. Member interaction

4. Somewhat difficult entry

5. Team success

6. External competition and change.



Dapatkah anda menganalisis mengapa ke 6 faktor tersebut sangat berpengaruh terhadap team cohesiveness? Mc Shane and Von Glinow (2003, 241): “ Cohesiveness is an emotional experience, not just calculation of whether to stay with or leave the team.” Untuk didiskusikan dengan rekan anda : Bagaimana keterkaitan antara team cohesiveness, performance, team norms, company goals? Dahulu kala, hiduplah dua sahabat sejati, Yin dan Yang. Yin pandai memainkan kecapi, sedangkan Yang selalu memberikan narasi dari permainan kecapi Yin. Ketika Yin memainkan kecapinya dan menghasilkan suara gemuruh badai, Yang dapat memberikan narasi yang membuat suara tadi menjadi hidup. Suatu saat, Yang sakit keras dan akhirnya meninggal. Yin, karena kesedihannya, dia memilih untuk merusak kecapinya, memotong senar kecapinya dan sejak saat itu, Yin berhenti bermain kecapi. ( Cerita rakyat Cina Kuno ) Hal- hal yang dapat menjadi problem bagi kelangsungan team :

1. Changing Composition

Contoh : ________________________________________________________________________________________________________



Mengapa menjadi problem bagi team : ________________________________________________________________________________________________________ Bagaimana mengatasinya ? : ________________________________________________________________________________________________________

2. Process lossess

Definisi : Resources (including time and energy ) expended toward team development and maintenance rather than the task. Contoh : ________________________________________________________________________________________________________ Mengapa menjadi problem bagi team : ________________________________________________________________________________________________________ Bagaimana mengatasinya ? : ________________________________________________________________________________________________________



3. Social Loafing : A situation in which people exert less effort (and usually perform at a lower level) when working in groups than when working alone

Contoh : ________________________________________________________________________________________________________ Mengapa menjadi problem bagi team : ________________________________________________________________________________________________________ Bagaimana mengatasinya ? : ________________________________________________________________________________________________________

Team Building Mc Shane and Von Glinow (2003, 247) : Team building is any formal activity intended to improve the development and functioning of work team



Gambar 4. Team Building dalam situasi yang Uncontrollable dan unpredictable

Untuk didiskusikan dengan rekan anda : Bagaimana agar team building efektif? Management in Action : Bagaimana agar system yang berlaku dalam suatu team dapat berjalan baik dan kontinyu?



Case Discussion

Kasus The One Adventure

The One Adventure berawal dari sekelompok Pecinta alam yang ingin

membentuk suatu bisnis bersama. Kebetulan mereka terdiri dari pecinta alam

yang berasal dari berbagai minat seperti arung jeram, panjat tebing, serta

berbagai macam aktivitas outdoor lainnya. Dengan modal awal yang mereka

miliki, mereka akhirnya membentuk suatu adventure provider yang berkonsep

pada one stop outdoor activity. Mulai dari panjat tebing, bersepeda, arung

jeram, paintball hingga outdoor training management. Dengan modal itu,

mereka mampu menjadikan The One Adventure sebagai operator outdoor

activity yang memiliki banyak pelanggan, baik dari segmen perorangan maupun

corporate. Namun seiring dengan munculnya banyak kompetitor dengan modal

yang jauh lebih kuat serta dikelola oleh profesional yang kaya akan inovasi

dan strategi, pelan namun pasti pamor The One Adventure mulai redup, hal ini

dikarenakan The One Adventure tidak memiliki pengalaman dalam mengelola

perusahaan secara profesional, mengingat semua fungsionaris The One



Adventure berasal dari pecinta alam yang pada awalnya menganggap bisnis ini

sebagai suatu wahana bagi mereka untuk mempererat persaudaraan diantara

pecinta alam, dan tidak siap untuk menghadapi lingkungan bisnis yang

kompetitif. Akibatnya, dengan pengelolaan yang kurang professional dan

semakin kompetitifnya persaingan di dunia outdoor activity, lama kelamaan

perusahaan pun merugi. Dalam keadaan ini, timbul pemikiran dari mereka agar

merekrut seorang profesional sebagai pimpinan mereka. Proses perekrutan

pun dilakukan, mereka merekrut seorang General Manager dari kalangan

profesional. Namun General Manager ini mengalami kesulitan dalam mengelola

perusahaan tersebut. Mulai dari tidak jelasnya sistem administrasi, keuangan,

operasional serta berbagai sistem penting lainnya, ada hal yang sangat sulit

dirubah, yaitu kultur perusahaan yang lebih mirip sebagai organisasi pecinta

alam daripada sebuah perusahaan profesional. Bahkan seolah olah, mereka

menganggap kantor lebih sebagai suatu sekretariat pecinta alam dibanding

dengan kantor, tak heran jika suasana kantor itu juga seperti suasana pecinta

alam, banyak yang mendengarkan musik, bermain gitar, atau tidur-tiduran

saat jam kantor. Hal yang sulit disangkal adalah persaudaraan mereka yang

sangat kuat, lebih kuat dari segalanya. Masalah yang menimpa satu orang

selalu dianggap masalah bagi kelompok mereka. Hal inilah yang membuat



General Manager yang direkrut menjadi frustasi. Dia tidak tahu harus mulai

dari mana, semuanya bagai benang kusut yang saling berhubungan satu sama

lain. Setiap dia mau mengeluarkan seseorang karena dianggap tidak produktif,

atau melanggar peraturan perusahan, pasti mengalami penolakan dari yang

lain. Setiap kali dia berniat mengeluarkan kebijakan, yang berimplikasi pada

perubahan kultur perusahaan tersebut, selalu mengalami hambatan dari

mereka. Intinya, mereka sebenarnya tidak siap untuk meninggalkan kultur

pecinta alamnya menjadi kultur profesional.

Pertanyaan untuk Diskusi :

• Menurut pendapat anda, apakah anggota organisasi “The One

Adventure “ , sudah menjadi sebuah team? Apabila belum, bagaimana

untuk membentuk anggota organisasi itu menjadi sebuah team yang

tangguh? Apabila sudah, apa yang salah dalam team itu, sehingga tidak

ada kultur profesional dalam “The One Adventure?”

• Andaikata General Manager menggunakan jasa konsultan manajemen

untuk mengatasi hal tersebut, dan kebetulan Anda yang dipilih menjadi

konsultan, apa yang anda lakukan?



Referensi

Barker, A. 2000. How to better at managing people. London : Kogan Page, Ltd. Barrett, D. The Paradox Process. 1997. New York : AMACOM. Covey, S.R. 2004. The 8th Habit : From Effectiveness to Greatness. London :

FranklinCovey Co Harris, M. 1997. Human Resource Management : A Practical Approach.

Orlando: Harcourt Brace & Company. Harvard Bussiness School Publishing. 2003. Harvard Bussiness Essentials on

Managing Creativity and Innovation. Boston : Harvard Bussiness School Publishing

Greene, R. 2006. The 33 Strategies of War. London : Penguin Book Ltd. Kleiman, L.S. 1997. Human Resource Management : A Tool for Competitive

Advantage. St. Paul: West Publishing Company McClelland, D.C., and Burnham, D. H.. 2003. Power is the Great Motivator..

Harvard Bussiness Review on Motivating People. (January) ; 103-130. Mc Shane, S.L., and M. Von Glinow. 2003. Organizational Behavior. New York:

The McGraw – Hill Company, Inc. Newstrom, J. W., and Davis, K. 2002. Organizational Behavior : Human

Behavior at Work. New York : The McGraw- Hill Company, Inc. Robbins, S. P. 2003. Organizational Behavior. New Jersey : Prentice Hall Shani, A.B., and Lau, J.B. 2005. Behavior in Organization : an Experiential

Approach. New York : Mc Graw - Hill. Stacey, R. D. 2000. Strategic Management and Organizational Dynamics:

The Challenge of Complexity. Harlow: Pearson Education Limited.



Wilson, J. P. (Edit).1999. Human Resources Development. London: Kogan Page Limited.

team building by daniel doni sundjojo

Business