TATA NASK AH DINAS

B A G I A N O R G A N I S A S I

P E M E R I N TA H K A B U PAT E N S I D O A R J O

2 0 1 8

DASAR

HUKUM

PERMENDAGRI NO. 54 TAHUN 2009 TTG

TND DILINGK. PEMDA

PERBUP NO. 29 TAHUN 2010 TTG TATA

NASKAH DINAS DILINGKUNGAN

PEMERINTAH KABUPATEN SIDOARJO

PERBUP NO. 28 TAHUN 2015 (TANDA

TANGAN ELEKTRONIK)

PERBUP NO. 52 TAHUN 2016 (STEMPEL

ELEKTRONIK)

P E R AT U R A N B U PAT I N O M O R 2 4 TA H U N 2 0 1 0

TATA NA S KA H DINA S DI LIN G KUN G A N PE M E RIN TA H

KA BUPATE N S IDO A RJ O

pengelolaan informasi tertulis

yang meliputi pengaturan jenis,

format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi dan

penyimpanan naskah dinas serta

media yang digunakan dalam

komunikasi kedinasan.

Mewujudkan tertibadministrasi

Pemerintah KabSidoarjo

Mendukungkelancarankomunikasi

tertulispada

PemerintahKabupaten

Sidoarjo

Ketentuan yang adabelum sepenuhnya

efektifdiimplementasikan

Penyelenggaraan tata

naskah dinasdi lingkungan

instansiPemerintahKab Sidoarjo

belumterpadu

MAKSUD

TUJUAN

Menciptakan kelancaran

komunikasi tertulis

sehingga berhasilguna

dan berdayaguna

1. Memberikan acuan umum

sistem pengelolaan tata

naskah dinas.

2. Acuan dlm pembuatan

juknis

Memperoleh kesamaan pengertian, bahasa,penafsiran di lingkungan Pemerintah KabupatenSidoarjo.

Mewujudkan keterpaduan Pola Tindak TataNaskah Dinas antar komponen OPD.

Menunjang kelancaran komunikasi tertuliskedinasan serta kemudahan dalam pengendalian.

Meningkatkan dayaguna dan hasilguna secaraberkelanjutan dalam penyelenggaran tugasumum pemerintah.

Mengurangi tumpang tindih, salah tafsir dan

1) Asas efisien dan efektif, dilakukan melalui penyederhanaan dlm penulisan,penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, sertapenggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.

2) Asas pembakuan, dilakukan melalui tatacara dan bentuk yang telahdibakukan.

3) Asas akuntabilitas, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapatdipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan,keabsahan dan dokumentasi.

4) Asas keterkaitan, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satukesatuan sistem.

5) Asas kecepatan dan ketepatan, yaitu tata naskah dinas diselenggarakantepat waktu dan tepat sasaran.

6) Asas keamanan, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.

1. Prinsip Ketelitian, diselenggarakan secara teliti dan cermat daribentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa danpenerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.

2. Prinsip Kejelasan, diselenggarakan dengan memperhatikankejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metodeyang cepat dan tepat.

3. Prinsip Singkat dan padat, diselenggarakan denganmenggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar.

4. Prinsip Logis dan meyakinkan, diselenggarakan secara runtut danlogis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap danefektif.

Pengelolaan surat masuk;

Pengelolaan surat keluar;

Tingkat Keamanan;

Kecepatanproses;

Penggunaankertas surat;

Pengetikan saranaadministrasi dan

komunikasiperkantoran;

Warna dan kualitaskertas.

Penyelenggaraan

Tata Naskah Dinas

Surat Sangat Rahasia disingkat SR, mrpakan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan yg tinggi, erat

hubnya dgn rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara.

Surat Rahasia disingkat R, mrpakan surat yg materi &sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yg berdampak

kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa.

Surat Penting disingkat P, mrpakan surat yg tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat.

Surat Konfidensial disingkat K, mrpkan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yg berdampak kpd

terhambatnya jalannya pemerintahan & pembangunan.

Surat Biasa disingkat B, mrpakan surat yg materi & sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kpd yg tidak berhak.

Tingkat Keamanan Surat

Amat segera/kilat, dengan

batas waktu 24 jam setelah

surat diterima;

Segera, dengan batas waktu 2 x

24 jam setelah surat diterima;

Penting, dengan batas waktu 3

x 24 jam setelah surat diterima;

dan

Biasa, dengan batas waktu

maksimum 5 hari kerja setelah

surat diterima.

KECEPATAN

PROSES

SURAT

Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram

Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah

dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu

lama;

Penyediaan surat berlambang negara berwarna hitam atau logo daerah

berwarna hitam

Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm)

Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm)

Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).

Penggunaan

Kertas Surat

Penggunaan jenis huruf pica

Arial 12 atau disesuaikandengan kebutuhan

Spasi 1 atau 1,5 sesuaikebutuhan

NASKAH DINAS

STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL

PERANGKAT DAERAH

KOP NASKAH DINAS

SAMPUL NASKAH DINAS

PAPAN NAMA

BENTUK DAN SUSUNAN

NASKAH DINAS

PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN

a.n., u.b., Plt., Plh, Pj

Paraf

PERUBAHAN DAN

PENCABUTAN NASKAH DINAS

PEMBINAAN DAN PENGAWASAN

PeraturanDaerah.

PeraturanBupati

Peraturan Bersama Bupati

Keputusan Bupati

NASKAH DINAS DALAM BENTUK PRODUK

HUKUM

ND dalam bentuk SURAT

1. Instruksi; 17. Telaahan Staf;

2. Surat Edaran; 18. Pengumuman;

3. Surat Biasa; 19. Laporan;

4. Surat Keterangan; 20. Rekomendasi;

5. Surat Perintah; 21. Surat Pengantar;

6. Surat Izin; 22. Telegram;

7. Surat Perjanjian; 23. Lembaran Daerah;

8. Surat Perintah Tugas; 24. Berita Daerah;

9. Surat Perintah Perjalanan Dinas; 25. Berita Acara;

10. Surat Kuasa; 26. Notulen;

11. Surat Undangan; 27. Memo;

12. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; 28. Daftar Hadir;

13. Surat Panggilan; 29. Piagam;

14. Nota Dinas; 30. Sertifikat; dan

15. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 31. STTPP.

16. Lembar Disposisi;

ParagrafPembuka

• Berfungsi sebagai pengantar inti pokok surat

Paragraf Isi

• Pokok surat

• Sesuatu yang akan disampaikan/diberitakan

Paragraf Penutup

• Paragraf penutup berisi harapan dan ucapan terima kasih kepada penerima surat

Hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabatuntuk menandatangani

naskah dinas sesuai dengantugas dan tanggung jawab

kedinasan pada jabatannya.

Penggunaan Atas Nama (a.n.)

dan Untuk Beliau (u.b.)

Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis

pelimpahan wewenang dalam hubungan internal

antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya.

Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis

pelimpahan wewenang dalam hubungan internal

antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.

Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang

melimpahkan wewenang dan pejabat yang

menerima pelimpahan wewenang harus

mempertanggungjawakan kepada pejabat yang

melimpahkan wewenang

Pelaksana tugasyang disingkat Plt

merupakanpejabat sementara

pada jabatantertentu yang

mendapatpelimpahankewenangan

penandatanganannaskah dinas,

karena pejabatdefinitif belum

dilantik.

Plt diangkat dengan

keputusan Bupati dan

berlaku paling lama 1 (satu)

tahun.

Pelaksana tugas harian yang disingkat

Plh merupakan pejabat sementara

pada jabatan tertentu yang mendapat

pelimpahan kewenangan

penandatanganan naskah dinas, karena

pejabat definitif berhalangan sementara.

Plh diangkat dengan

keputusan Bupati dan

berlaku paling lama 3 (tiga)

bulan.

Plt dan Plhminimal sedang

mendudukijabatan eselonyang setingkat

ParafI. PARAF HIERARKI

sebelum ditandatangani ND harus diparafterlebih dahulu oleh maksimal tiga orangpejabat secara berjenjang untukbertanggung jawab terhadap substansi,redaksi dan penulisan naskah dinastersebut sesuai dengan tugas pokok danfungsinya, penempatan paraf tersebut padalembar terakhir naskah dinas sesuai arahjarum jam dimulai dari sebelah kiri bawah.

II. PARAF KOORDINASI

Naskah dinas dalam bentuk dansusunan produk hukum/surat yangmaterinya menyangkut kepentingan unitlain sebelum ditandatangani oleh pejabatyang berwenang harus diparaf terlebihdahulu oleh unit pengolah, unit lain yangterkait subtansi/materi naskah dinas.

JENIS KOP NASKAH DINAS

1. KOP ND JABATAN

Untuk produk hukum, lambang negara berwarna hitam,

ditempatkan di tengah atas;

Untuk ND bentuk surat , lambang negara

warna hitam ditempatkan di tengah

atas, dan bagian tengah bawah berisi alamat, no. telp, no.

faksimile, web site, e-mail, kodepos.

Terkecuali utk piagam, sertifikat, STTPP

2. KOP ND PERANGKAT DAERAH

Memuat lambang daerah Kab. Sidoarjo

berwarna hitam ditempatkan di bagian

kiri atas

Kop naskah dinas bagian tengah atas memuat sebutan

Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, nama OPD, alamat,

nomor telepon, nomor faksimile, website, e-mail,

kode pos

Jenis sampul ada 2, yaitu Sampul ND jabatan dan Sampul ND Perangkat Dinas

Jenis kertas Casing warna cokelat dan berbentuk Persegi panjang

Ukuran Sampul :

a. Sampul kantong ukuran 41cm x 30 cm

b. Sampul folio/map ukuran 35 cm x 25 cm

c. Sampul setengah folio ukuran 28 cm x 18 cm

d. Sampul seperempat folio ukuran 28 cm x 14 cm

Ω

Ω

Ω

P E R B U P N O. 2 8

TA H U N 2 0 1 5

PE RUBA HA N ATA S PE RBU P NO M O R 29 TA HUN 2010 TE N TA N G TN D DI LIN G K .

PE M KA B S IDO A RJ O

Perubahan pada pasal

34,

Ayat (3) : Tanda tangan

ND dapat menggunakan tanda tangan elektronik apabila sudah memenuhi

persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Ayat (4) : Ttd elektronik memiliki

kekuatan hukum dan akibat hukun yang sah

selama memiliki persyaratan yang

ditentukan

Persyaratan Tanda tangan

elektronik :

Data pembuatan Ttd elektronik terkait hanya kepada Penanda tangan

Data pembuatan Ttd elektronik pada saat

proses penandatanganan

berada dalam kuasa Penanda Tangan

Segala perubahan terhadap Ttd elektronik yang terkit dengan Ttd

elektronik setelah waktu penandatangan

dapat diketahuiTerdapat cara tertentu

yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatanganannya

Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan

bahwa Penanda Tangan telah memberikan

persetujuan terhadap informasi elektronik

yang terkait

PERBUP NO. 52 TAHUN

2016PE RUBA HA N K E DUA ATA S PE RBU P

N O M O R 29 TA HUN 2010 T E N TA N G T N D DI LIN G K . PE M KA B S IDO A RJ O

Perubahan pada pasal

44,

Ayat (2) : Naskah

Dinas dapat menggunakan stempel elektronik apabila

sudah memenuhi persyaratan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku

Ayat (3) : Stempel elektronik memiliki

kekuatan hukum dan akibat hukun yang sah

selama memiliki persyaratan yang

ditentukan

Persyaratan Stempel

Elektronik :

Data pembuatan Stempel elektronik

terkait hanya kepada jabatan atau perangkat daerah yang berwenang

Data pembuatan stempel elektronik pada saat proses

pembubuhan hanya berada dalam kuasa

Penyetempel (Jabatan/OPD)

Segala perubahan terhadap Stempel

elektronik yang terjadi setelah waktu

pembubuhan dapat diketahui Terdapat cara tertentu

yang dipakai untuk mengidentifikasi keaslian stempel

elektronik

Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penyetempel telah memberikan

persetujuan terhadap informasi elektronik

yang terkait

Welcome To The Great Indonesia

Biro Adm. Perekonomian

Terima Kasih...