tata naskah dinas gol iii

MODUL PILOT PROJECT

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PRAJABATAN GOLONGAN III (Student’s Book)

Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia

2009

DAFTAR ISI

SAMBUTAN............................................................................... iii

KATA PENGANTAR................................................................. v

DAFTAR ISI............................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN...................................................... 1

A. Latar Belakang....................................................... 1

B. Deskripsi Singkat Tata Naskah Dinas.................... 3

C. Hasil Belajar........................................................... 4

D. Indikator Hasil Belajar........................................... 4

E. Materi Pokok.......................................................... 5

BAB II PENGERTIAN DAN ASAS TATA NASKAH

DINAS........................................................................ 6

A. Pengertian............................................................... 6

B. Asas........................................................................ 9

BAB III JENIS DAN SUSUNAN NASKAH DINAS............... 13

A. Naskah Dinas Arahan............................................. 14

B. Naskah Dinas Korespondensi................................. 59

C. Naskah Dinas Khusus............................................. 78

D.Laporan.................................................................... 110

E. Telaahan Staf........................................................... 113

F. Formulir................................................................... 116

G. Naskah Dinas Elektronis......................................... 116

BAB IV PENGERTIAN DAN KETENTUAN UMUM TATA

PERSURATAN DINAS.............................................. 138

A. Pengertian, Tujuan dan Fungsi Surat...................... 138i

B. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas........................ 142

C. Ketentuan Surat Menyurat...................................... 145

D. Susunan Surat Dinas............................................... 147

E. Kewenangan Penandatanganan............................... 159

BAB V PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA YANG

BAIK DAN BENAR DALAM PENULISAN............

NASKAH DINAS....................................................... 161

A. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik Dan

Benar Dalam Penulisan Naskah Dinas................. 161

B. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik Dan

Benar Dalam Tata Persuratan Dinas..................... 172

BAB VI PENUTUP................................................................... 185

DAFTAR PUSTAKA.................................................................. 188

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar

Belakang

Cita-cita dan tujuan bangsa Indonesia dalam bernegara

telah digariskan oleh para pendiri Negara Kesatuan Republik

Indonesia. Cita-cita dan tujuan tersebut berpangkal dari dan

bersesuaian dengan nilai-nilai kemanusiaan dan peradaban yang

luhur yang terkandung dalam falsafah negara, bersifat hakiki dan

universal, sebab itu berlaku sepanjang masa, dan upaya untuk

mencapainya tidak akan terhenti. Cita-cita dan tujuan bangsa

dalam bernegara itu tercantum dalam Pembukaan Undang-

Undang Dasar Negara Indonesia Tahun 1945. Cita-cita bangsa

dalam bernegara yang tersurat pada Pembukaan Undang-Undang

Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 tersebut berbunyi,

“negara Indonesia yang merdeka, bersatu, berdaulat, adil dan

makmur”, dan yang merupakan tujuan bernegara adalah

“melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah

Indonesia, memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan

kehidupan bangsa, dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang

berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan

sosial”.

Tujuan negara sebagaimana dimaksud dalam Pembukaan

UUD 1945 dilakukan oleh Pemerintah Negara Republik

Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 2

Indonesia, untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan

adanya sumber daya aparatur penyelenggara negara yang terdiri

dari Pegawai Negeri dan Bukan Pegawai Negeri. Adapun yang

dimaksud dengan Pegawai Negeri adalah mereka yang setelah

memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan

perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang

berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan negeri atau

diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan

sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam pencapaian tujuan negara, berbagai kegiatan

dilakukan oleh Pemerintah Negera Republik Indonesia, salah

satunya adalah kegiatan administrasi perkantoran. Administrasi

perkantoran tersebut merupkan urat nadinya dari suatu

organisasi pemerintah, oleh karena itu dari kegiatan administrasi

perkantoran akan menghasilkan Naskah Dinas. Adapun yang

dimaksud dengan Naskah dinas adalah merupakan infor-masi

tertulis yang dijadikan sebagai alat komunikasi kedinasan yang

dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di

lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan

tugas pemerintahan dan pembangunan. Karena naskah dinas

merupa-kan alat komunikasi dalam kedinasan, maka dalam

pembuatan atau penyusunan naskah dinas harus memenuhi asas-

asas :

Untuk terwujudnya tertib administrasi dan tertib

pelaksanaan maka administrasi perkantoran tersebut perlu ditata

dengan baik, penataan kegiatan administrasi perkantoran yang

mengahsilkan berbagai naskah dinas perlu dilakukan penataan.

3 Tata Naskah Dinas

Penataan tersebut disebut disebut Tata Naskah Dinas dan Tata

Persuratan Dinas. Adapun yang dimaksud dengan Tata Naskah

Dinas adalah Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi

tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,

pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan, serta

media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sedangkan

yang dimaksud dengan Tata Persuratan Dinas adalah adalah

pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat

dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka

pelaksanaan tugas.

Dalam rangka mewujudkan kelancaran dan efektifitas

kegiatan administrasi perkantoran dalam suatu organisasi

pemerintah, maka kepada Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)

yang akan diberikan mandat untuk melaksanakan kegiatan

administrasi perkantoran perlu diberikan pemahaman tentang

Administrasi Perkantoran, khususnya adalah Tata Naskah Dinas

dan Tata Persuratan Dinas.

B. Deskrip

si Singkat Tata Naskah Dinas

Tata Naskah adalah merupakan pengaturan teknis

prosedural penanganan naskah dinas dalam rangka mendukung

terselenggaranya tugas pokok instansi pemerintah dengan daya

guna dan hasil guna yang optimal. Tata Naskah Dinas merupakan

unsur utama dari sistem ketatausahaan instansi pemerintah yang

salah satu kegiatannya berhubungan dengan surat menyurat.


Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi

tertulis (naskah) yang men-cakup pengaturan jenis, format,

penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan

penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi

kedinasan.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas dalam mata diklat

tata naskah dinas ini akan membahas pengertian tata naskah

dinas, asas-asas tata naskah dinas, jenis tata naskah dinas,

susunan tata naskah dinas dan tata persuratan dinas serta

penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam tata

naskah dinas dan tata persuratan dinas.

C. Hasil

Belajar

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu

memahami asas-asas tata naskah, jenis tata naskah dinas dan tata

persuratan dinas serta menyusun naskah dinas dan surat dinas.

D. Indikato

r Hasil Belajar

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu :

1. menjelaskan pengertian dan asas-asas tata naskah

dinas;

2. menjelaskan jenis, bentuk dan wewenang

penandatanganan tata naskah dinas;

5 Tata Naskah Dinas

3. menjelaskan pengertian dan asas-asas tata persuratan

dinas;

4. menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar

dalam tata naskah dinas dan tata persuratan dinas;

5. menyusun naskah dinas dan surat dinas;

6. melaksanakan tugas dan fungsi jabatan sesuai

dengan bidangnya.

E. Materi

Pokok

Materi pokok dalam tata naskah ini meliputi :

1. Pengertian tata naskah dinas;

2. Asas-asas tata naskah dinas.

3. Naskah Dinas Arahan;

4. Naskah dinas Korespodensi;

5. Naskah Dinas Khusus;

6. Laporan;

7. Telaahan Staf;

8. Naskah Dinas Elektronik

9. Pengertian tata persuratan dinas;

10. Ketentuan dalam tata persuratan dinas;

11. Susunan surat dinas;

12. Kewenangan penandatanganan surat dinas;

13. Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar

dalam naskah Dinas dan Surat Dinas;

14. Praktek Penyusunan Naskah Dinas;

15. Praktek Penyusunan Persuratan Dinas.

BAB II

PENGERTIAN DAN ASAS

TATA NASKAH DINAS

A. Pengerti

an

Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai

alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangun-

pembangunan; tata naskah dinas adalah pengelolaan

informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan

penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi

kedinasan (Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor 22 Tahun 2008).

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara

melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai program dan

kegiatan di lingkungan instansi pemerintah, baik pusat dan

daerah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan

pemerintah adalah administrasi umum.

Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah

dinas (tata surat, distribusi, formulir, dan media), penamaan

lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang

perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur

7 Tata Naskah Dinas

administrasi umum meliputi antara lain pengaturan tentang jenis,

penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas,

penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata surat,

perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, serta ralat.

Dalam rangka memberikan batasan terhadap berbagai

istilah terkait dengan Tata Naskah Dinas dan Tata Persuratan

Dinas, maka dalam modul ini yang dimaksud dengan :

1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan

oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi

pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas

pemerintahan dan pembangunan.

2. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis

yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,

pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan,

serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan

penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan

oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas

umum pemerintah dan pembangunan.

4. Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat

dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian

naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada

pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.


3. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan

administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan

lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang

perkantoran.

4. Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam

penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antarunit

kerja dalam organisasi, secara vertikal dan horizontal.

5. Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian

informasi kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan

pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan.

6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang

menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan

lambang negara, logo instansi, dan cap dinas.

7. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak

dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk

menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung

jawab kedinasan pada jabatannya.

8. Instansi pemerintah adalah kementerian negara dan lembaga

pemerintah non kementerian, sekretariat lembaga negara, dan

pemerintah daerah.

9. Aparatur pemerintah adalah alat kelengkapan pemerintah

untuk menjalankan tugas pemerintahan dan pembangunan, di

pusat dan di daerah, termasuk aparatur BUMN dan BUMD.

10. Lambang negara adalah simbol negara yang dituangkan

dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan

perundang-undangan.

9 Tata Naskah Dinas

11. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas instansi

pemerintah.

12. Cap Dinas adalah suatu tanda pengenal yang berbentuk dan

berukuran tertentu, dibuat dari logam atau bahan lainnya,

memuat tulisan nama satuan organisasi, yang berfungsi

untuk menyertai tanda tangan pejabat dan jabatan.

B. Asas

Naskah dinas adalah merupakan informasi tertulis yang

dijadikan sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi

pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan

dan pembangunan. Karena naskah dinas merupakan alat

komunikasi dalam kedinasan, maka dalam pembuatan atau

penyusunan naskah dinas harus memenuhi asas-asas :

1. Asas Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara

efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau

lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam

penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Asas Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan

bentuk yang telah dibakukan.


3. Asas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat

dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,

kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4. Asas Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan

kegiatan administrasi umum.

5. Asas Kecepatan dan Ketepatan

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja

atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat

diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain

dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural,

serta kecepatan penyampaian dan distribusi.

6. Asas Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi

mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada

yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

Selain asas-asas sebagaimana dimaksud diatas, dalam

penerbitan Naskah Dinas, pejabat administrasi negara juga

harus memperhatikan asas-asas umum penyelenggaraan

pemerintahan negara yang baik. Asas-asas umum

penyelenggaraan pemerintahan negara yang baik sebagaimana

diatur dalam UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan

Negara yang Bersih dan Bebas dari KKN meliputi :

11 Tata Naskah Dinas

1. Asas Kepastian Hukum, yaitu asas dalam negara hukum

yang mengutamakan landasan peraturan perundang-

undangan,kepatuhan dan keadilan dalam setiap kebijakan

Penyelenggara Negara;

2. Asas Tertib Penyelenggaraan Negara , yaitu asas yang

menjadi landasan keteraturan, keserasian, dan keseimbangan

dalam pengendalian penyeleng-garaan negara;

3. Asas Kepentingan Umum,yaitu asas yang mendahulukan

kesejahteraan umum dengan cara aspiratif, akomodatif, dan

selektif;

4. Asas Keterbukaan, yaitu membuka diri terhadap hak

masyarakat utk memperoleh informasi yang benar, jujur, dan

tidak diskriminatif tentang penyelenggaraan negara dengan

tetap memperhatikan perlindungan atas hak asasi pribadi,

golongan, dan rahasia negara;

5. Asas Proporsionalitas, yaitu asas yang mengutamakan

keseimbangan antara hak dan kewajiban Penyelenggara

Negara;

6. Asas Profesionalitas, yaitu asas yang mengutamakan

keahlian yang berlandaskan kode etik dan ke-tentuan

peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan

7. Asas Akuntabilitas yaitu asas yang menentukan setiap

kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan Penyelenggara Negara

harus dapat dipertanggung-jawabkan kepada masyarakat atau

rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai


dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Naskah Dinas tidak semata-mata sebagai alat komunikasi

antar pejabat administrasi negara di dalam menyelenggarakan

urusan pemerintahan,namun demikian Naskah Dinas ada juga

yang merupakan produk hukum dan/atau naskah dinas yang dapat

berakibat hukum, oleh karena itu di dalam pembuatan naskah

dinas tersebut sebaiknya harus memperhatikan asas-asas yang

berlaku di dalam pembentukan peraturan perundang-undangan

yang baik yang meliputi:

1. kejelasan tujuan;

2. kelembagaan atau organ pembentuk

yang tepat;

3. kesesuaian antara jenis dan materi

muatan;

4. dapat dilaksanakan;

5. kedayagunaan dan kehasilgunaan;

6. kejelasan rumusan; dan

7. keterbukaan.

BAB III

JENIS DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah

Dinas disebutkan bahwa Jenis Tata Naskah Dinas adalah sebagai

berikut :

1. Naskah Dinas Arahan, yang terdiri dari naskah dinas

pengaturan, naskah dinas penetapan (keputusan) dan naskah

dinas penugasan (surat perintah/ penugasan). Sedangkan Naskah

Dinas Pengaturan terdiri dari peraturan, pedoman, petunjuk

pelaksanaan, instruksi, prosedur tetap dan surat edaran.

2. Naskah Dinas Korespodensi, yang terdiri dari naskah dinas

korespodensi intern (nota dinas dan memorandum), naskah dinas

korespodensi ekstern (surat dinas dan, surat undangan.

3. Naskah Dinas Khusus, terdiri dari surat perjanjian, surat

kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar dan

pengumuman).

4. Laporan

5. Telaahan staf

6. Formulir

7. Naskah Dinas Elektronik


Pedoman Umum Tata Naskah Dinas sebagaimana diatur dalam

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara tersebut

berlaku bagi instansi pemerintah.

Sedangkan berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

Nomor 1 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Departemen Dalam Negeri, disebutkan bahwa Naskah Dinas

dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum serta

bentuk surat. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk-

produk hukum meliputi : Peraturan Menteri Dalam Negeri;

Peraturan Bersama Menteri Dalam Negeri; Keputusan Menteri

Dalam Negeri; dan Instruksi Menteri Dalam Negeri. Sedangkan

naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk surat meliputi : Surat

Edaran; Surat Biasa; Surat Keterangan; Surat Perintah; Surat Ijin;

Surat Perjanjian; Surat Kuasa; Surat Undangan; Surat Panggilan;

Nota Dinas; Pengumuman; Telegram; Laporan; Surat Pengantar;

Lembar Disposisi; Berita Acara; Telaahan Staf; Rekomendasi; Daftar

Hadir; Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STPL); Piagam;

Memo; dan Notulen.

Berkaitan dengan dua Peraturan tentang Tata Naskah Dinas

tersebut, dalam hal ini tidak akan diuraikan secara keseluruhan, tetapi

hanya naskah dinas yang sering dipergunakan.

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat

kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus

dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas


dan kegiatan di setiap instansi pemerintah yang berupa produk

hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat

pengaturan terdiri atas Peraturan, Pedoman, Petunjuk

Pelaksanaan, Instruksi, Prosedur Tetap dan Surat Edaran.

a. Peraturan

1) Pengertian

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat

mengatur, memuat kebijakan pokok dan bersifat

umum, berlaku untuk seluruh satuan

organisasi/unit kerja dalam sebuah instansi

pemerintah, dan dapat merupakan dasar bagi

penyusunan naskah dinas lainnya.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani peraturan adalah pejabat

pimpinan tertinggi pada setiap instansi pemerintah.

3) Susunan

a) Judul

(1) Judul Peraturan memuat keterangan

mengenai jenis, nomor, tahun

pengundangan atau penetapan, dan nama

Peraturan.


(2) Nama Peraturan dibuat secara singkat dan

mencerminkan isi Peraturan.

(3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital yang diletakkan di tengah marjin

tanpa diakhiri tanda baca.

b) Pembukaan

Pembukaan Peraturan terdiri atas:

(1) Frase “DENGAN RAHMAT TUHAN

YANG MAHA ESA” ditulis seluruhnya

dengan huruf capital yang diletakkan di

tengah margin;

(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan

Peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital diletakkan di tengah marjin dan

diakhiri dengan tanda baca koma.

(3) Konsiderans

Konsiderans diawali dengan kata

Menimbang.

(a) Konsiderans memuat uraian singkat

mengenai pokok-pokok pikiran yang

menjadi latar belakang dan alasan

pembuatan Peraturan;

(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans

Peraturan memuat unsur filosofis,

yuridis, dan sosiologis yang menjadi


latar belakang pembuatannya;

(c) Pokok-pokok pikiran yang hanya

menyatakan bahwa Peraturan

dianggap perlu untuk dibuat adalah

kurang tepat karena tidak

mencerminkan tentang latar belakang

dan alasan dibuatnya peraturan;

(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu

pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran

dirumuskan dalam rangkaian kalimat

yang merupakan kesatuan pengertian;

(e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan

huruf abjad, dan dirumuskan dalam satu

kalimat yang diawali dengan kata

bahwa dan diakhiri dengan tanda baca

titik koma.

(4) Dasar Hukum

Dasar hukum diawali dengan kata

Mengingat.

(a) Dasar hukum memuat dasar

kewenangan pembuatan Peraturan;

(b) Peraturan Perundang-undangan yang

digunakan sebagai dasar hukum hanya

Peraturan Perundang-undangan yang

tingkatannya sama atau lebih tinggi;


(c) Jika jumlah Peraturan Perundang-

undangan yang dijadikan dasar hukum

lebih dari satu, urutan pencantuman

perlu memperhatikan tata urutan

Peraturan Perundang-undangan dan

jika tingkatannya sama disusun secara

kronologis berdasarkan saat

pengundangan atau penetapannya;

(d) Undang-Undang, Peraturan

Pemerintah, dan Peraturan Presiden

perlu dilengkapi dengan pencantuman

Lembaran Negara Republik Indonesia

dan Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia yang diletakkan di

antara tanda baca kurung.

(5) Diktum

Diktum terdiri atas:

(a) Kata “Memutuskan” ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital tanpa spasi di

antara suku kata dan diakhiri dengan

tanda baca titik dua serta diletakkan di

tangah marjin;

(b) Kata “Menetapkan” yang dicantumkan

sesudah kata “Memutuskan”,

disejajarkan ke bawah dengan kata

“Menimbang” dan “Mengingat”. Huruf


awal kata ”Menetapkan” ditulis dengan

huruf kapital dan di akhiri dengan

tanda baca titik dua (:).

c) Batang Tubuh

(1) Batang tubuh Peraturan memuat semua.

substansi Peraturan yang dirumuskan

dalam Bab, Paragraf dan pasal (-pasal).

(2) Pada umumnya substansi dalam batang

tubuh dikelompokkan ke dalam:

(a) Ketentuan Umum;

(b) Materi Pokok yang Diatur;

(c) Ketentuan Sanksi (Jika diperlukan);

(d) Ketentuan Peralihan (Jika diperlukan);

(e) Ketentuan Penutup.

d) Kaki

Bagian kaki Peraturan memuat keterangan

tentang :

(1) tempat (kota sesuai dengan alamat

instansi) dan tanggal penetapan

Peraturan;

(2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang

ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri

dengan tanda baca koma;


(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan

Peraturan;

(4) nama lengkap pejabat yang

menandatangani Peraturan yang

ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar.

4) Pengabsahan

a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan

bahwa sebelum digandakan dan

didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan

telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung

jawab di bidang hukum atau administrasi

umum.

b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang

tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri

atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, dan

dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang

dan cap instansi yang bersangkutan.

5) Distribusi

Peraturan yang telah ditetapkan didistribusikan

kepada yang berkepentingan atau instansi terkait.

6) Hal yang Perlu Diperhatikan

Naskah asli dan Salinan Peraturan yang diparaf

harus disimpan sebagai pertinggal.


Format Peraturan dapat dilihat pada Contoh 1.

CONTOH 1

FORMAT PERATURAN

Lambang negara dan nama jabatantelah dicetak


b. Pedoman

1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan

yang bersifat umum di lingkungan instansi

pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam

petunjuk operasional/teknis dan penerapannya

disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi

yang bersangkutan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti

kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya

ditetapkan dengan Peraturan pejabat yang

berwenang.

3) Susunan

a) Lembar Pemisah

Lembar pemisah terdiri dari :

(1) Lambang Negara dan nama jabatan pejabat

negara (untuk pejabat negara) atau logo

dan nama jabatan pimpinan tertinggi

instansi (untuk non pejabat negara), yang

diletakkan secara simetris.

(2) Tulisan lampiran peraturan, nomor,

tentang, dan nama pedoman yang ditulis

dengan huruf kapital secara simetris, dan

dicantumkan di antara Peraturan dan


Lampiran Peraturan yang berupa

Pedoman.

b) Kepala

Bagian kepala Pedoman memuat

(1) tulisan pedoman, yang dicantumkan di

tengah atas ditulis dengan huruf

kapital;

(2) rumusan judul Pedoman yang ditulis

secara simetris dengan huruf kapital.

c) Batang Tubuh

Batang tubuh Pedoman memuat keterangan

tentang

(1) Pendahuluan yang berisi latar belakang/

dasar pemikiran/ maksud, tujuan/ruang

lingkup/tata urut, dan pengertian;

(2) materi Pedoman;

(3) penutup terdiri atas hal yang harus

diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan

alamat pembuat Pedoman yang ditujukan

kepada para pembaca/pengguna atau

mereka yang akan menyampaikan saran

penyempurnaan.


d) Kaki

Bagian kaki Pedoman memuat keterangan

tentang

(1) nama jabatan pejabat yang

menandatangani ditulis dalam huruf

kapital dan diakhiri dengan tanda baca

koma;

(2) tanda tangan;

(3) nama lengkap ditulis dengan huruf kapital,

tanpa mencantumkan gelar.

4) Pengabsahan


bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan

dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat

dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh

pejabat yang bertanggung jawab di bidang

hukum atau administrasi umum.

b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang

tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri

atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, dan

dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang

dan cap instansi yang bersangkutan.

5) Distribusi





Naskah asli dan Salinan Pedoman yang diparaf

harus disimpan sebagai pertinggal.

Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 2a dan

2b.


CONTOH 2a

FORMAT LEMBAR PEMISAH


CONTOH 2b

FORMAT PEDOMAN


c. Petunjuk Pelaksanaan

1) Pengertian

Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas

pengaturan yang memuat cara pelaksanaan

kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.



menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah

pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah,

pusat dan daerah; dalam hal tertentu dan sesuai

dengan kebutuhan kewenangan tersebut dapat

dilimpahkan kepada pejabat satu tingkat di

bawahnya.

3) Susunan

a) Lembar Pemisah

Lembar pemisah terdiri dari :

(1) Lambang Negara dan nama jabatan pejabat

negara (untuk pejabat negara) atau logo

dan nama jabatan pimpinan tertinggi

instansi (untuk non pejabat negara), yang

diletakkan secara simetris.

(2) Tulisan lampiran peraturan, nomor,

tentang, dan nama petunjuk pelaksanaan

yang ditulis dengan huruf kapital secara


simetris, dan dicantumkan di antara

Peraturan dan Lampiran Peraturan yang

berupa Petunjuk Pelaksanaan.

b) Kepala

Bagian kepala Petunjuk Pelaksanaan memuat

hal berikut:

(1) tulisan Petunjuk Pelaksanaan ditulis

dengan huruf kapital dicantumkan di

tengah atas;

(2) rumusan judul Petunjuk Pelaksanaan

ditulis dengan huruf kapital secara

simetris.

c) Batang Tubuh

Batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari:

(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan

umum, maksud, dan tujuan Petunjuk

Pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian,

dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi Petunjuk Pelaksanaan

yang dengan jelas menunjukkan urutan

tindakan, pengorganisasian, koordinasi,

pengendalian, dan hal lain yang dipandang

perlu untuk dilaksanakan.


c) Kaki

Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan memuat

informasi tentang

(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan

petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan

huruf kapital diakhiri dengan tanda baca

koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;


menandatangani yang ditulis dengan huruf

kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Pengabsahan


bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan

dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan

diteliti sehingga dapat diumumkan oleh

pejabat yang bertanggung jawab di bidang

hukum atau administrasi umum.

b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda

tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata

Salinan sesuai dengan aslinya, dan dibubuhi

tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap

instansi yang bersangkutan.

5) Distribusi





Naskah asli dan Salinan Petunjuk Pelaksanaan yang

diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.

Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada

Contoh 3a dan 3b.


CONTOH 3a

FORMAT LEMBAR PEMISAH


CONTOH 3b

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN


d. Instruksi

1) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan

atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan.

2) Wewenang Penetapan dan

Penandatanganan


menandatangani Instruksi adalah pejabat pimpinan

tertinggi instansi pemerintah pusat dan daerah.

3) Susunan

a) Kepala

Kepala Instruksi memuat keterangan berikut.

(1) Kop naskah dinas yang terdiri atas gambar

lambang negara dan nama jabatan ditulis

dengan huruf kapital.

(2) Kata ”instruksi” dan ”nama jabatan”

pejabat yang menetapkan ditulis dengan

huruf kapital.

(3) ”Nomor” instruksi ditulis dengan huruf

kapital.

(4) Kata ”tentang” ditulis dengan huruf

kapital.

(5) ”Judul” Instruksi ditulis dengan huruf

kapital.


(6) ”Nama jabatan pejabat” yang

menetapkan instruksi ditulis dengan

huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca

koma.

b) Konsiderans

Konsideran Instruksi memuat keterangan

tentang

(1) Kata ”Menimbang” yang memuat latar

belakang penetapan Instruksi;

(2) Kata ”Mengingat” yang memuat dasar

hukum sebagai landasan penetapan

Instruksi.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi

instruksi.

d) Kaki

Bagian kaki instruksi memuat keterangan

tentang

(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi)

dan tanggal penetapan Instruksi;


ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri

dengan tanda koma;



instruksi;


menandatangani, yang ditulis dengan huruf

kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan

kepada yang berkepentingan.


a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan

pokok sehingga Instruksi harus merujuk pada

suatu Peraturan yang lebih tinggi.

b) Wewenang penetapan dan penandatanganan

Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada

pejabat lain.

Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 4.


CONTOH 4

FORMAT INSTRUKSI

Memuat substansi tentang arahan yang di instruksi- kan

Kota sesuai dengan alamat

instansi dan tanggal penandatanganan

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital


e. Prosedur Tetap (Protap)

1) Pengertian

Prosedur Tetap (Protap) adalah naskah dinas

yang memuat serangkaian petunjuk pimpinan

tentang cara serta urutan suatu kegiatan

operasional atau administratif tertentu yang harus

diikuti oleh individu pejabat atau unit organisasi

tertentu.

2) Tujuan Prosedur Tetap

Prosedur Tetap bertujuan untuk

a) menyederhanakan, memudahkan, dan

mempercepat penyampaian perintah;

b) memudahkan pekerjaan;

c) memperlancar pelaksanaan kegiatan;

d) meningkatkan kerja sama antara pimpinan,

staf, dan unsur pelaksana.

3) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Pejabat yang menetapkan dan menandatangani

Prosedur Tetap adalah pejabat yang berwenang

atau pejabat lain yang ditunjuk.

4) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Prosedur Tetap terdiri dari :


(1) Kop naskah dinas terdiri atas lambang

negara/logo instansi dan nama

jabatan/nama instansi yang ditulis dengan

huruf kapital.

(2) Tulisan ”Prosedur Tetap” dicantumkan

di bawah Lambang Negara/logo instansi

ditulis dengan huruf kapital, serta nomor

Prosedur Tetap diletakkan di bawahnya.

(3) Kata ”tentang” dicantumkan di bawah

kata Prosedur Tetap yang ditulis dengan

huruf kapital.

(4) Judul Prosedur Tetap ditulis secara

simetris dengan huruf kapital dan

diletakkan di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Prosedur Tetap memuat

keterangan tentang

(1) dasar penetapan Prosedur Tetap;

(2) pertimbangan ditetapkannya Prosedur

Tetap;

(3) penetapan prosedur dan tata cara

pelaksanaan kegiatan.

c) Kaki

Bagian kaki Prosedur Tetap memuat


(1) tempat dan tanggal penetapan;

(2) nama jabatan penandatangan;

(3) ruang tanda tangan dan cap instansi;

(4) nama pejabat penandatangan, yang ditulis

dengan huruf kapital;

(5) cap dinas.

Format Prosedur Tetap dapat dilihat pada

Contoh 5.


CONTOH 5

FORMAT PROSEDUR TETAP


f. Surat Edaran

1) Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat

pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

penting dan mendesak.


Kewenangan untuk menetapkan dan

menandatangani Surat Edaran oleh pejabat

pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat

dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat

instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk

sesuai dengan substansi Surat Edaran.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari:

(1) Kop naskah dinas terdiri atas gambar

lambang negara/ logo instansi dan nama

jabatan/instansi yang ditulis dengan huruf

kapital;

(2) Kata “Yth.” yang diikuti oleh nama

pejabat yang dikirimi Surat Edaran;

(3) Tulisan ”Surat Edaran” dicantumkan di

bawah lambang negara/logo instansi,

ditulis dengan huruf kapital serta nomor

Surat Edaran di bawahnya;


(4) Tulisan ”Tentang” dicantumkan di

bawah tulisan ”Surat Edaran” ditulis

dengan huruf kapital.

(5) Tulisan Judul Surat Edaran ditulis

dengan huruf kapital simetris di bawah

tulisan ”Tentang”.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Surat Edaran memuat

(1) alasan tentang perlunya dibuat Surat

Edaran;

(2) peraturan atau dokumen lain yang menjadi

dasar pembuatan Surat Edaran;

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang

dianggap mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki Surat Edaran memuat informasi

tentang



ditulis dengan huruf kapital, diakhiri



(4) nama lengkap yang menandatangani

ditulis dengan huruf kapital;


(5) cap dinas.

4) Distribusi

Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan

pihak terkait lainnya.

Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 6.


CONTOH 6

FORMAT SURAT EDARAN


2.Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu

keputusan.

a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan

yang bersifat administrasi yang tidak bersifat mengatur

dan merupakan pelaksanaan dari suatu kebijakan

pokok, yang digunakan untuk

1) menetapkan/mengubah status

personal/material/keanggotaan;

2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu

badan kepanitiaan/ tim;

3) menetapkan pelimpahan wewenang yang

bersifat sementara.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan


menandatangani Keputusan adalah pejabat pimpinan

tertinggi pada setiap instansi pemerintah, dan untuk hal

tertentu dapat didelegasikan kepada pejabat satu

tingkat di bawahnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Keputusan memuat keterangan

tentang

Judul SE yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya SE

Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya SE

Memuat pemberitahuantentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

Daftar pejabat yang menerima SE.


(a) Kop naskah dinas yang terdiri atas gambar

lambang negara dan nama jabatan/nama

instansi ditulis dengan huruf kapital;

(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang

menetapkan ditulis dengan huruf kapital;

(c) nomor Keputusan ditulis dengan huruf

kapital;

(d) kata penghubung tentang ditulis dengan huruf

kapital;

(e) judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital;

(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan

Keputusan ditulis dengan huruf kapital dan

diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Konsiderans

Bagian konsiderans Keputusan mengandung kata

(a) Kata ”Menimbang”, yaitu konsiderans yang

memuat alasan/

tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang

perlu ditetapkannya Keputusan;

(b) Kata ”Mengingat”, yaitu konsiderans yang

memuat peraturan perundang-undangan

sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

3) Diktum

Bagian diktum Keputusan memuat hal berikut.


(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang

ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti

kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf

awal kapital.

(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan

dicantumkan setelah kata menetapkan yang

ditulis dengan huruf awal kapital.

(c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat

dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai

dengan Peraturan Perundang-undangan.

4) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan batang tubuh

Keputusan sama dengan ketentuan dalam

penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan

diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan

diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu,

Kedua, Ketiga, dst.

5) Kaki

Bagian kaki Keputusan memuat keterangan tentang

(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi)

dan tanggal penetapan Keputusan;


ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri




Keputusan;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani

Keputusan yang, ditulis dengan huruf kapital,

tanpa mencantumkan gelar.

d) Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa

sebelum digandakan dan didistribusikan dengan

sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti

sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang

bertanggung jawab di bidang administrasi umum

atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi

Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda

tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata

Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan,

tanda tangan, nama pejabat penandatangan, dan

dibubuhi cap instansi nama jabatan dan nama

lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

e) Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan

kepada yang berkepentingan.

f) Hal yang Perlu Diperhatikan

Naskah asli dan salinan Keputusan yang diparaf harus

disimpan sebagai pertinggal.


Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 7A, 7B

dan 7C.


CONTOH 7A

FORMAT KEPUTUSAN


CONTOH 7B

FORMAT KEPUTUSAN

DITANDATANGANI OLEH NON PEJABAT

NEGARA

Logo


CONTOH 7C

FORMAT SALINAN KEPUTUSAN


3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)

a. Surat Perintah/Surat Tugas

1) Pengertian

Surat Perintah/Surat Tugas adalah naskah dinas yang

dibuat oleh atasan kepada bawahan atau pejabat yang

berwenang dan memuat apa yang harus dilakukan oleh

bawahan atau pejabat/pegawai yang terkait.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat Perintah/Surat Tugas dibuat dan ditandatangani

oleh pimpinan/ pejabat yang berwenang berdasarkan

lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Surat Perintah/Surat Tugas memuat

keterangan tentang

(1) Kop naskah dinas berupa nama instansi

dengan lambang negara dan nama jabatan

(untuk pejabat negara) atau logo instansi (untuk

non pejabat negara), yang ditulis dengan dengan

huruf kapital secara simetris;

(2) kata Surat Perintah/Surat Tugas yang ditulis

dengan huruf kapital secara simetris;

(3) nomor yang berada di bawah tulisan Surat

Perintah/Surat Tugas.


b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas

terdiri darihal berikut.

(1) Konsiderans yang meliputi pertimbangan

dan/atau dasar pertimbangan memuat

alasan/tujuan ditetapkannya Surat Perintah/Surat

Tugas, sedangkan dasar memuat ketentuan yang

dijadikan landasan ditetapkannya Surat

Perintah/Surat Tugas tersebut.

(2) Diktum yang dimulai dengan kata ”memberi

perintah/memberi tugas”, yang ditulis dengan

huruf kapital dan ditulis secara simetris, diikuti

kata ”Kepada” di tepi kiri serta nama dan

jabatan pegawai yang mendapat tugas, di bawah

kata ”Kepada” ditulis kata ”untuk” disertai

tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari

(1) tempat dan tanggal Surat Perintah/Surat Tugas;

(2) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap awal

unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugaskan;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani

surat tugas, ditulis dengan huruf awal kapital

pada setiap awal unsurnya;

(5) cap dinas.


d) Distribusi dan Tembusan

(1) Surat tugas disampaikan

kepada yang mendapat tugas.

(2) Tembusan surat tugas

disampaikan kepada pejabat/instansi yang

terkait.

e) Hal yang Perlu Diperhatikan

(1) Bagian konsiderans memuat

”Pertimbangan” atau ”Dasar”;

(2) Jika tugas merupakan tugas

kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan

dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri atas

kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan,

dan keterangan;

(3) Pada dasarnya, surat tugas

ditetapkan oleh atasan pegawai yang mendapat

tugas, kecuali apabila karena pertimbangan

tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis

untuk menetapkan surat tugas untuk diri sendiri;

(4) Surat tugas tidak berlaku lagi

setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Format Surat Perintah/ Tugas dapat dilihat pada

Contoh 8A dan 8B.


CONTOH 8a

FORMAT SURAT PERINTAH


CONTOH 8b

FORMAT SURAT TUGAS


B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern


a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah bentuk naskah dinas intern yang

dibuat oleh seseorang pejabat dalam melaksanakan

tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan,

pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada

pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat

rutin, berupa catatan ringkas yang tidak

memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat

langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat

yang dituju.


Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat

dalam satu lingkungan instansi/satuan organisasi

sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Nota Dinas meliputi

(1) kop naskah dinas berupa nama instansi

yang ditulis secara simetris di tengah atas

atau di sebelah kiri atas, yang diketik

pada saat mengetik Nota Dinas, kecuali

Nota Dinas yang ditandatangani oleh

Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas


menggunakan lambang negara;

(2) kata ”Nota Dinas” ditulis di tengah


(3) kata ”Nomor” ditulis di tengah dengan

huruf kapital;

(4) kata ”Yth.” ditulis dengan huruf awal

kapital;

(5) kata ”Dari” ditulis dengan huruf awal

kapital;

(6) kata ”Hal” ditulis dengan huruf awal

kapital;

(7) kata ”Tanggal” ditulis dengan huruf awal

kapital.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri atas

alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup

yang singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki Nota Dinas terdiri atas tanda

tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika

perlu).


a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas;

b) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan


intern instansi;

c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan

mencantumkan nomor Nota Dinas, kode

jabatan penandatangan, kode klasifikasi arsip,

bulan, dan tahun.

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 9.


CONTOH 9

FORMAT NOTA DINAS


b. Memorandum

1) Pengertian

Memorandum adalah bentuk naskah dinas intern

yang bersifat mengingatkan suatu masalah,

menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan

pendapat kedinasan.


Memorandum dibuat oleh/untuk para pejabat

dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan

lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala ”Memorandum” terdiri dari :

(1) kop naskah dinas berupa nama instansi

yang ditulis secara simetris di tengah atas

atau di sebelah kiri atas, yang diketik

pada saat mengetik memorandum; kecuali

memorandum yang ditandatangani oleh

Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas

menggunakan lambang negara;

(2) kata ’Memorandum” ditulis di tengah


(3) kata ’Nomor” ditulis di bawah kata

Memorandum dengan huruf kapital;


(4) kata ”Yth.” ditulis dengan huruf awal

kapital;

(5) kata ”Dari” ditulis dengan huruf awal

kapital;

(6) kata ”Hal” ditulis dengan huruf awal

kapital;

(7) kata ”Tanggal” ditulis dengan huruf awal

kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Memorandum terdiri atas alinea

pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang

singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki Memorandum terdiri atas tanda

tangan dan nama pejabat serta tembusan jika

diperlukan.


a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas.

b) Tembusan Memorandum berlaku di

lingkungan intern instansi.

c) Penomoran Memorandum dilakukan dengan

mencantumkan kode M (singkatan dari

Memorandum), nomor Memorandum, kode

jabatan penandatangan, bulan, dan tahun.


Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 10A,

dan 10B


CONTOH 10A

FORMAT MEMORANDUM


CONTOH 10B

FORMAT MEMORANDUM


2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu

macam, yaitu Surat Dinas.

a. Pengertian

Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas

pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan

berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,

penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal

kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/

organisasi yang bersangkutan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat dinas dibuat oleh pejabat sesuai dengan lingkup

tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Dinas terdiri dari :

a) kop naskah dinas menggunakan lambang

negara dan nama jabatan (untuk pejabat

negara) atau logo instansi dan nama instansi

(untuk nonpejabat negara);

b) Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal diketik

dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di

bawah nama jabatan/instansi;


c) tempat dan tanggal pembuatan surat yang

diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris

dengan nomor;

d) kata Yth. ditulis di bawah Hal, diikuti

dengan nama jabatan yang dikirimi surat;

e) alamat surat ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri atas alinea

pembuka, alinea isi, dan alinea penutup surat.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Dinas memuat

a) nama jabatan ditulis dengan huruf awal

kapital, diakhiri tanda baca koma;

b) tanda tangan pejabat;

c) nama lengkap pejabat/penanda tangan ditulis

dengan huruf awal kapital;

d) stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan

keperluan;

e) tembusan yang memuat nama jabatan pejabat

penerima.

d. Distribusi

Surat Dinas disampaikan kepada penerima.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan


1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman

pertama Surat Dinas.

2) Jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom

Lampiran dicantumkan jumlahnya.

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap

unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.

e. Tata cara dan asas pembuatan surat dinas akan

diuraikan tersendiri dalam Tata Persuratan Dinas

Format surat dinas dapat dilihat pada Contoh 11A dan 11B.


CONTOH 11A

FORMAT SURAT DINAS UNTUK PEJABAT NEGARA


CONTOH 11B

FORMAT SURAT DINAS UNTUK NON PEJABAT NEGARA


3. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat

undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada

alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan

tertentu, seperti rapat, upacara, kedinasan, dan

pertemuan.

b. Kewenangan

Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, fungsi, wewenang dan

tanggungjawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Undangan terdiri dari :

a) kop naskah dinas menggunakan lambang

negara dan nama jabatan (untuk pejabat

negara) atau logo instansi dan nama instansi

(untuk nonpejabat negara);

b) Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal diketik di

sebelah kiri di bawah nama jabatan/instansi;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di

sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan

nomor;


d) kata Yth. ditulis di bawah hal, alamat

surat ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri dari:

a) alinea pembuka;

b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal,

pukul, tempat, dan acara;

c) alinea penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri atas nama

jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital,

tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis

dengan huruf awal kapital.

d. Hal yang perlu diperhatikan

1) Format Surat Undangan sama dengan format

Surat Dinas, bedanya pihak yang dikirimi surat

pada Surat Undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Format Surat Undangan untuk keperluan

tertentu dapat berbentuk kartu.

Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 12A,

12B dan 12C


CONTOH 12A

FORMAT SURAT UNDANGAN


CONTOH 12B

FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN


CONTOH 12C

FORMAT SURAT UNDANGAN RESMI


C. Naskah Dinas Khusus

1. Surat Kuasa

a. Pengertian

Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian

wewenang kepada badan hukum/kelompok

orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas

namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu

dalam rangka kedinasan.

b. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Kuasa terdiri dari :

a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama

instansi diletakkan secara simetris dan ditulis


b) judul Surat Kuasa; , dan

c) nomor Surat Kuasa.

2) Batang tubuh

Batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang

dikuasakan.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan

tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta

nama dan tanda tangan para pihak yang


berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku. Khusus untuk Surat Kuasa terjemahan

dalam berbahasa Inggris tidak menggunakan

materai.

Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Contoh 13A, 13B,

dan 13C.


CONTOH 13A

FORMAT SURAT KUASA


CONTOH 13B

FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN

MOU


CONTOH 13C

FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN

MOU

(TERJEMAHAN DALAM BAHASA INGGRIS)


2. Berita Acara

a. Pengertian

Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi

uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang

harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.

b. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Berita Acara memuat judul, nomor,

hari, tanggal, tahun, dan tempat pelaksanaan

penandatanganan, nama, dan jabatan para pihak yang

membuat berita acara.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh Berita Acara memuat substansi

berita acara.

3) Kaki

Bagian kaki Berita Acara memuat nama

jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para

saksi.

Format Berita Acara dapat dilihat pada Contoh 14


CONTOH 14

FORMAT BERITA ACARA


3. Surat Keterangan

a. Pengertian

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi

informasi mengenai hal atau seseorang untuk

kepentingan kedinasan.


Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh

pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Keterangan memuat

keterangan yang meliputi nama instansi dan

nomor.

2) Batang Tubuh

Batang tubuh Surat Keterangan memuat pejabat

yang menerangkan dan pegawai yang

diterangkan serta maksud dan tujuan

diterbitkannya surat keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Keterangan memuat keterangan

tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda

tangan, dan nama pejabat yang membuat Surat

Keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak

Tanda tangan

para pihak dan para saksi


pada bagian kanan bawah.

Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Contoh

15.


CONTOH 15

FORMAT SURAT KETERANGAN


4. Surat Pengantar

a. Pengertian

Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan

untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.


Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat

sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Pengantar meliputi

a) kop naskah dinas;

b) nomor;

c) tanggal;

d) nama jabatan/alamat yang dituju;

e) tulisan surat pengantar yang ditempatkan

secara simetris (di tengah).

2) Batang Tubuh

Batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom

meliputi

a) nomor urut;

b) jenis yang dikirim;


c) banyaknya naskah/barang;

d) keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Pengantar terdiri dari

a) pengirim berada di sebelah kanan, yang

meliputi

(1) nama jabatan pembuat pengantar;

(2) tanda tangan;

(3) nama dan NIP;

(4) stempel jabatan/instansi.

b) penerima berada di sebelah kiri, yang meliputi

(1) nama jabatan penerima;

(2) tanda tangan;

(3) nama dan NIP;

(4) cap instansi instansi;

(5) nomor telepon/faksimile;

(6) tanggal penerimaan.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

Surat Pengantar dikirim rangkap dua, lembar pertama

untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

e. Penomoran


Penomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran

surat dinas.

Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.


CONTOH 16

FORMAT SURAT PENGANTAR


5. Pengumuman

a. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat

pemberitahuan yang ditujukan kepada semua

pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan

golongan di dalam atau di luar instansi.


Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat

yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.

c. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala pengumuman mengandung

informasi berikut.

(1) Kop naskah dinas terdiri atas logo instansi

dan nama instansi yang ditulis dengan huruf

kapital;

(2) Tulisan pengumuman dicantumkan di bawah

logo instansi, ditulis dengan huruf kapital dan

nomor pengumumam di cantumkan di

bawahnya;

(3) Kata tentang dicantumkan di bawah

pengumuman ditulis dengan huruf kapital;


(4) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan

huruf kapital secara simetris di bawah

tentang.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Pengumuman hendaknya

(1) memuat alasan tentang perlunya dibuat

pengumuman;

(2) memuat peraturan yang menjadi dasar

pembuatan pengumuman;

(3) memuat pemberitahuan tentang hal tertentu

yang dianggap mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki Pengumuman memuat


(2) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis

dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan

tanda baca koma;


(4) nama lengkap yang menandatangani ditulis

dengan huruf awal kapital;

(5) cap dinas.



a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali

yang ditujukan kepada kelompok/golongan

tertentu.

b) Pengumuman bersifat menyampaikan

informasi, tidak memuat cara pelaksanaan

teknis suatu peraturan.

Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.


CONTOH 17

FORMAT PENGUMUMAN


6. Surat Perjanjian

a. Pengertian

Surat Perjanjian adalah naskah dinas berisi kesepakatan

bersama tentang suatu objek yang mengikat antara dua

belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu

tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati

bersama.

b. Lingkup Perjanjian

Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri

dan perjanjian Internasional (bilateral, regional dan

multilateral).

1) Perjanjian Dalam Negeri

Kerjasama antar instansi baik yang

diselenggarakan oleh Pemerintah Pusat maupun

Daerah di dalam negeri dan dibuat dalam bentuk

Kesepahaman Bersama atau Perjanjian Kerjasama.

2) Perjanjian Internasional

Perjanjian intenasional (bilateral, regional, dan

multilateral) dapat dilakukan sebagai upaya untuk

mengembangkan hubungan dan kerjasama antar

Negara. Hubungan dan kerjasama luar negeri dapat

dilakukan atas prakarsa dari instansi pemerintah,

baik pusat maupun daerah, serta Perwakilan

Republik Indonesia di luar negeri.

Dalam hal hubungan dan kerjasama pemerintah


daerah dengan pihak asing dapat melalui proses

sebagai berikut:

a) Pemerintah Daerah yang berminat

mengadakan kerjasama dengan Pemerintah

Provinsi/Kota yang ingin di luar negeri supaya

memberitahukan kepada Departemen Luar

Negeri, Departemen Dalam Negeri dan

instansi terkait untuk mendapatkan

pertimbangan.

b) Pemerintah Daerah bersama dengan

Departemen Luar Negeri melalui Perwakilan

RI di luar negeri mengadakan penjajakan

untuk mengetahui apakah minatnya tersebut

mendapatkan tanggapan positif dari

Pemerintah Provinsi/Kota di luar negeri.

c) Dalam hal terhadap tanggapan positif dari

kedua Pemerintah Daerah mengenai rencana

kerjasama, maka kedua Pemerintah Daerah

jika diperlukan, dapat menyiapkan

penandatanganan kesepakatan awal dalam

bentuk Surat/Surat Kehendak (Letter of Intent).

d) Surat Minat/Surat Kehendak (Letter of Intent)

ini dapat disiapkan oleh Pemerintah Daerah,

Departemen Luar Negeri atau Perwakilan RI di

luar negeri untuk disampaikan dan dimintakan

tanggapan kepada mitra asing di luar negeri;


e) Surat Minat/Surat Kehendak (Letter of Intent)

yang disepakati dapat ditandatangani oleh

Pimpinan atau Pejabat setingkat dari kedua

Pemerintah Daerah;

f) Sebagai tindak lanjut dari Surat Minat/Surat

Kehendak (Letter of Intent), kedua belah pihak

dapat bersepakat untuk melembagakan

kerjasama dengan menyiapkan Memorandum

of Understanding (MoU);

g) Tindak lanjut MoU dilakukan dalam bentuk

pengaturan teknis lebih lanjut antar pihak yang

berkepentigan (Agreement and Treaty);

h) Setiap Kerjasama antar Pemerintah Daerah

dengan pihak asing harus menghormati

kedaulatan NKRI, persamaan kedudukan, tidak

memaksakan kehendak, memberi manfaat dan

saling menguntungkan, tidak mengarah pada

campur tangan urusan dalam negeri;

i) Dalam naskah kerja sama Pemerintah Pusat

dan Daerah yang dilakukan pihak departemen,

kementerian, lembaga, propinsi,

kabupaten/kota dengan pihak asing, kedua

belah pihak menggunakan naskah asli yang

masing-masing pihak menandatangani naskah

perjanjian kerjasama sebagai berikut:

(1) Naskah yang menyebutkan Pihak


Indonesia sebagai pihak yang disebutkan

terlebih dahulu , pembubuhan tanda tangan

wakil Indonesia diletakkan di sebelah kiri

bawah;

(2) Naskah yang menyebutkan Pihak Asing

sebagai pihak yang disebutkan terlebih

dahulu, pembubuhan tanda tangan wakil

Asing diletakkan di sebelah kiri bawah;

j) Naskah asli milik pemerintah/Wakil Indonesia

disimpan diruang perjanjian (treaty room)

Departemen Luar Negeri. Untuk kepentingan

Daerah yang bersangkutan, Departemen Luar

Negeri membuat salinan naskah resmi

(Certified true copy);

k) Pembuatan perjanjian internasional dilakukan

di atas lembar kekrtas yang dicetak oleh

Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian

Internasional, Departemen Luar Negeri.

c. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan


Perjanjian yang dilakukan antar instansi

pemerintah di dalam negeri baik di Pusat maupun

di Daerah di buat dan ditanda-tangani oleh pejabat

sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung

jawabnya.



a) Perjanjian Internasional dibuat dan

ditandatangani oleh Pejabat sesuai dengan

tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya,

setelah mendapat Surat Kuasa dari Menteri

Luar Negeri;

b) Lembaga Negara dan Instansi Pemerintah

Pusat dan Daerah yang mempunyai rencana

untuk membuat perjanjian internasional,

terlebih dahulu melakukan konsultasi dan

koordinasi mengenai rencana tersebut dengan

Menteri Luar Negeri.

c. Susunan


a) Kepala

Bagian kepala Perjanjian kerja sama dalam

negeri terdiri dari:

(1) Lambang negara (untuk pejabat negara)

diletakkan scara simetris, atau logo (untuk

non pejabat negara) yang diletakkan

disebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan

dengan penyebutan nama instansi;

(2) Nama instansi;

(3) Judul perjanjian;

(4) Nomor.

b) Batang Tubuh


Bagian batang tubuh Perjanjian kerja sama

memuat materi perjanjian, yang dituangkan

dalam bentuk pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian kaki Perjanjian kerja sama terdiri atas

nama penanda tangan para pihak yang

mengadakan perjanjian dan para saksi (jika

dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai

dengan peraturan perundang-undangan.


a) Kepala

Bagian kepala Perjanjian kerja sama dalam

negeri terdiri dari:

(1) Nama pihak-pihak yang mengadakan

perjanjian /MoU;

(2) Judul perjanjian.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Perjanjian Internasional

terdiri dari :

(1) Penjelasan para pihak sebagai pihak yang

terikat oleh perjanjian/MoU;

(2) Keinginan para pihak;

(3) Pengakuan para pihak terhadap perjanjian

tersebut;


(4) Rujukan terhadap surat minat/surat

kehendak;

(5) Acuan terhadap ketentuan yang berlaku;

(6) Kesepakatan kedua belah pihak terhadap

ketentuan yang tertuang dalam bentuk

pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian kaki Perjanjian Internasional terdiri

dari :

(1) nama jabatan pejabat penanda tangan

selaku wakil pemerintah masing-masing,

tanda tangan, dan nama pejabat

penandatangan, yang letaknya disesuaikan

dengan penyebutan dalam judul perjanjian;

(2) tempat dan tanggal penandatangan

perjanjian;

(3) penjelasan teks bahasa yang digunakan

dalam perjanjian;

Format Perjanjian kerja sama lingkup nasional dapat

dilihat pada Contoh 18A,184B, 18C dan 18D.


CONTOH 18A

FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA

PEMERINTAH ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI


CONTOH 18B

FORMAT KESEPAKATAN AWAL/LETTER OF INTENT


CONTOH 18C

FORMAT MEMORANDUM OF UNDERSTANDING


CONTOH 18D

FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA

PEMERINTAH LINGKUP NASIONAL


D. Laporan

1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.

3. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Laporan memuat judul laporan yang

ditulis dalam huruf kapital, dan diletakkan di tengah-

tengah secara simetris.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Laporan mengandung keterangan tentang

hal berikut.

1) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud

dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika

laporan.

2) Materi Laporan terdiri atas kegiatan yang

dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil

pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan

hal lain yang perlu dilaporkan.

3) Kesimpulan dan saran perlu disampaikan sebagai

bahan pertimbangan.


4) Penutup merupakan akhir laporan yang memuat

harapan dan ucapan terima kasih.

c)Kaki

Bagian kaki Laporan memuat

1) tempat dan tanggal pembuatan Laporan;

2) nama jabatan/pejabat pembuat Laporan yang ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya;

3) tanda tangan;

4) nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital

pada setiap unsurnya.

Format Laporan dapat dilihat pada Contoh 19


CONTOH 19

FORMAT LAPORAN

Logo dan nama instansi yang telah dicetak

Judul laporan

yang ditulis dengan huruf kapital

Kota sesuai dengan alamat

instansi, tanggal penandatanganan, nama jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap.


E. Telaahan Staf

1. Pengertian

Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh

pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas

mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan

keluar/pemecahan yang disarankan.

2. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Telaahan Staf memuat

1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di

tengah atas;

2) uraian singkat tentang permasalahan.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Telaahan Staf mengandung

informasi tentang berikut.

1) Persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas

tentang persoalan yang akan dipecahkan.

2) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan,

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan

sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan

merupakan kemungkinan kejadian di masa yang

akan datang.


3) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang

merupakan landasan analisis dan pemecahan

persoalan.

4) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh

praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan

akibatnya, hambatan serta keuntungan dan

kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang

mungkin atau dapat dilakukan.

5) Kesimpulan memuat intisari hasil diskusi, yang

merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar.

6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara

ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk

mengatasi persoalan yang dihadapi.

c) Kaki

Bagian kaki Telaahan Staf memuat

1)jabatan penelaah staf, yang ditulis dengan huruf awal

kapital pada setiap unsurnya;

2)tanda tangan;

3)nama lengkap;

4)daftar lampiran.

Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 20.


CONTOH 20

FORMAT TELAAHAN STAF


F. Formulir

Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar

naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi.

Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak

dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

G. Naskah Dinas Elektronis

1. Pengertian

Naskah Dinas Elektronis adalah naskah dinas berupa

komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis

atau yang terekam dalam multimedia elektronis.

2. Lingkup Kegiatan

Naskah Dinas Elektronis mencakupi surat menyurat

elektronis, arsip dan dokumentasi elektronis, transaksi

elektronis, dan naskah dinas elektronis lainnya.

Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas

elektronis diatur dalam pedoman tersendiri, yang mengacu pada

Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan

Strategi Nasional Pengembangan E-

Government, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman

Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet, dan Keputusan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

KEP/1121/M.PAN/3/2006 tentang Pedoman Umum Tata

Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah.


Selain Naskah Dinas sebagaimana telah diuraikan diatas, masih

ada jenis naskah yang sering dipergunakan dalam kegiatan sehari-

hari yaitu Peraturan Bersama; Surat Ijin; Surat Panggilan; Telegram;

Lembar Disposisi; Rekomendasi; Daftar Hadir; Surat Tanda Tamat

Pendidikan dan Pelatihan (STPL); Piagam; dan Notulen.

1. Peraturan Bersama

a. Pengertian

Peraturan Bersama adalah naskah dinas yang bersifat

mengatur, dan merupakan kebijakan pelaksanaan, dengan

tujuan untuk mengatur kepentingan bersama serta dapat

dijadikan sebagai dasar bagi naskah dinas lainnya.

b. Wewenang Penetapan dan

Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

peraturan adalah pejabat pimpinan tertinggi pada kedua

instansi pemerintah.

c. Susunan

Ketentuan dalam Susunan, Penulisan dan Format Peraturan

Bersama tidak berbeda dengan Peraturan, hanya dibedakan

pada :

1) Judul adalah Peraturan Bersama antara Dep. A dan

B;

2) Nomor Peraturan Bersama yang digunakan adalah

nomor dari dua Institusi yang membuat Peraturan

Bersama;


3) Pejabat yang nenandatangani Peraturan Bersama

adalah dua Pejabat dari Institusi yang membuat

Peraturan Bersama;

Format Peraturan Bersama dapat dilihat pada Contoh 21


CONTOH 21

FORMAT PERATURAN BERSAMA


2. Surat Ijin

a. Pengertian

Surat Ijin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan

terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh Pejabat

yang berwenang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

b. Wewenang Penetapan dan

Penandatanganan

Pejabat yang berwenang memberikan dan menandatangani

Surat Ijin adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan

jenjang jabatan dan kewenanganya.

c. Susunan

Susunan Surat Ijin terdiri dari:

1) Kepala Surat Ijin

a) Kop Naskah dinas atau Logo Instansi;

b) Tulisan “Surat Ijin” yang ditempat ditengah lembar

atas kertas naskah dinas;

c) Tulisan “Nomor dan Tahun” diterbitkannya Surat

Ijin dan ditulis dibawah tulisan “Surat Ijin”;

d) Tulisan “Tentang” ditulis dib awah Nomor dan

Tahun Surat Ijin;

e) Hal surat ijin yang diberikan, ditulis dibawah tulisan

“Tentang” ditulis dengan huruf kapital;

2) Dasar Pertimbangan memberikan Surat Ijin


Alasan yang dijadikan dasar pertimbangan

diterbitkannya atau diberikannya Surat Ijin.

3) Isi Surat Ijin

Isi surat ijin ditulis dalam rumusan yang singkat dan

padat sesuai dengan ijin yang diberikan.

4) Kaki Surat Ijin terdiri atas:

a) Tempat dan tanggal Surat Ijin dibuat/diterbitkan;

b) Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Nama Pejabat

yang memberikan Surat Ijin;

c) Stempel Jabatan/Instansi;

d) Tembusan (bila dipandang perlu).

Format Ijin dapat dilihat pada Contoh 22


CONTOH 22

FORMAT SURAT IJIN


3. Surat Panggilan

a. Pengertian

Surat Panggilan adalah naskah dinas yang dipergunakan

untuk memanggil pejabat/staf/pihak lain untuk dimintai

keterangan mengenai sesuatu permasalahan.

b. Wewenang

Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Panggilan

adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan jenjang

jabatan dan kewenanganya.

c. Susunan

Susunan Surat Panggilan terdiri dari:

1) Kepala Surat Panggilan

a) Kop Naskah dinas Logo Instansi;

b) Sebelah kiri atas kertas naskah dinas tertulis :

(1) Nomor Surat;

(2) Sifat Surat;

(3) Lampiran (jika ada);

(4) Hal : Panggilan.

c) Sebelah kanan atas kertas naskah dinas tertulis :

(1) Tanggal, bulan dan tahun surat;

(2) Nama pejabat/staf/pihak lain yang akan


dipanggil;

(3) Alamat pejabat/staf/pihak lain yang akan

dipanggil;

2) Isi Surat Panggilan

Isi surat panggilan memuat :

a) Permintaan untuk menghadap;

b) Hari/tanggal dan Waktu;

c) Tempat;

d) Pejabat yang akan dituju;

e) Keperluan menghadap.

3) Kaki Surat Panggilan terdiri atas:

a) Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Nama Pejabat

yang memanggil;

b) Stempel Jabatan/Instansi;

c) Tembusan (bila dipandang perlu).

Format Surat Panggilan dapat dilihat pada Contoh 23


CONTOH 23

FORMAT SURAT PANGGILAN


4. Telegram

a. Pengertian

Telegram adalah naskah dinas yang berisi berita singkat dan

sifat penyampaiannya cepat serta penyelesaiannya

memerlukan waktu yang cepat, ditulis dengan menggunakan

kata-kata yang singkat dan jelas yang dikirim melalui

telekomunikasi elektronik .

b. Wewenang Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menandatangani Telegram adalah

pejabat yang berwenang sesuai dengan jenjang jabatan dan

kewenanganya.

c. Susunan

Susunan Telagram terdiri dari:

1) Kepala Berita Telegram

a) Kop Naskah dinas Logo Instansi diletakkan

disebelah kiri atas;

b) Tulisan “Register Nomor” diletakkan disebelah

kanan atas;

c) Tulisan “Formulir Berita” ditengah kertas naskah

dinas;

d) Sebelah kiri atas kertas naskah dinas tertulis :

(1) Pejabat yang mengirim berita;

(2) Pejabat yang dituju/menerima berita;


(3) Tembusan.

2) Isi Berita Telegram terdiri atas :

a) Klasifikasi berita;

b) Nomor;

c) Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat

dan jelas;

d) Singkatan titel;

e) Tanggal, bulan, dan tahun.

3) Kaki Berita Telegram terdiri atas:

a) Nama Pejabat yang mengirim;

b) Nama Jabatan yang mengirim;

c) Tanda tangan pejabat yang mengirim.

Format Telegram dapat dilihat pada Contoh 24


CONTOH 24

FORMAT TELEGRAM


5. Lembar Disposisi

a. Pengertian

Lembar disposisi adalah naskah dinas internal yang

merupakan alat komunikasi yang ditujukan kepada bawahan

yang berisi informasi atau perintah.

b. Susunan

Susunan Lembar Disposisi terdiri dari:

1) Kepala Lembar Disposisi

a) Kop Naskah dinas Logo Instansi diletakkan di

tengah atas;

b) Tulisan “Satuan Unit Organisasi” diletakkan

dibawah Kop Naskah Dinas;

c) Tulisan “Lembar Disposisi” ditengah kertas naskah

dinas;

d) Sebelah kiri atas kertas naskah dinas tertulis :

(1) Asal Surat;

(2) Nomor Surat;

(3) Tanggal Surat.

e) Sebelah kanan atas kertas naskah dinas tertulis

“Sifat”:

(1) Biasa;

(2) Penting;


(3) Segera;

(4) Amat Segera.

3) Badan/Isi Lembar Disposisi :

a) Sebelah kiri tertulis “Unit

Organisasi/ Pejabat yang akan diberi disposisi”;

b) Sebelah kanan tertulis

“Catatan”.

4) Kaki Lembar disposisi adalah merupakan

perintah/informasi, yang terdiri atas:

a) Proses;

b) Selesaikan;

c) Jadwalkan;

d) Pelajari/Tanggapan;

e) Bicarakan dengan saya;

f) Berkas kembali ke saya;

g) Edarkan;

h) USP;

i) File.

Format Lembar disposisi dapat dilihat pada Contoh 25


CONTOH 25

FORMAT LEMBAR DISPOSISI


6. Rekomendasi

a. Pengertian

Rekomendasi adalah naskah dinas yang berisikan

keterangan/penjelasan untuk mendukung sesuatu hal yang

ada hubungannya dengan kebijakan institusi atau pimpinan.

b. Susunan

Susunan Rekomendasi terdiri dari:

1) Kepala Rekomendasi

a) Kop Naskah dinas atau Logo Instansi diletakkan di

tengah atas;

b) Tulisan “Satuan Unit Organisasi” diletakkan

dibawah Kop Naskah Dinas;

c) Nomor Rekomendasi;

d) Tulisan “Rekomendasi” ditengah kertas naskah

dinas;

e) Tulisan “Tentang”;

f) Judul Rekomendasi.

4) Badan/Isi Rekomendasi :

Isi rekomendasi berupa uraian singkat yang

menggambarkan latar belakang, bahasan/kajian,

kesimpulan yang berupa rekomendasi.

5) Kaki Rekomendasi terdiri atas:

a) Nama tempat, tanggal, bulan dan


tahun;

b) Nama jabatan pembuat Rekomendasi;

c) Tandang tangan pejabat yang

membuat Rekomendasi;

d) Nama jelas, pangkat dan NIP;

Format Lembar Rekomendasi dapat dilihat pada Contoh 26


CONTOH 26

FORMAT REKOMENDASI


7. Notulen

a. Pengertian

Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya

kegiatan rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan

masalah sampai dengan pengambilan keputusan serta

penutupan.

b. Susunan

Susunan Notulen terdiri dari:

1) Kepala Notulen

a) Kop Naskah dinas Logo Instansi diletakkan di

tengah atas;

b) Rapat;

c) Hari/Tanggal;

d) Waktu rapat;

e) Acara;

f) Pimpinan rapat;

g) Peserta rapat.

2) Isi Notulen terdiri atas:

a) Kata pembukaan;

b) Pembahasan;

c) Pembacaan keputusan;

d) Waktu penutupan.


3) Bagian akhir Notulen terdiri atas:

a) Nama jabatan;

b) Tanda tangan;

c) Nama pejabat, pangkat dan NIP.

Format Lembar Notulen dapat dilihat pada Contoh 27


CONTOH 27

FORMAT LEMBAR NOTULEN

BAB IV

PENGERTIAN DAN KETENTUAN

UMUM TATA PERSURATAN DINAS

Indikator Hasil Belajar: setelah mempelajari bab ini, peserta

diharapkan mampu menjelaskan pengertian, ketentuan tata

persuratan dan susunan surat dinas

A. Pengertian, Tujuan dan Fungsi Surat1. Pengertian Surat Dinas

Kita sebagai salah satu anggota organisasi/ instansi di mana

tempat kita bekerja, pasti pernah membaca, menulis atau

paling tidak pernah melihat surat. Namun apabila ditanya

“apa yang dimaksud dengan surat”, tidak satupun diantara

kita yang dapat memberikan jawaban yang memuaskan.

Namun untuk lebih memperjelas pengertian surat, berikut

akan disajikan beberapa pengertian tentang surat yang

diberikan oleh berbagai kalangan.

Menurut E. Zainal Arifin (1996:2), memberikan batasan

bahwa surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis

untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi,

atau organisasi) kepada pihak lain (orang, inatansi atau

organisasi).


Surat dapat pula diartikan sebagai satu sarana untuk

menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari

pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat

berupa pemberitahuan, tugas, perintah, permintaan, teguran,

penghargaan, panggilan, perjanjian, laporan, penawaran,

pesanan, pengantar, putusan, dan sebagainya. .

Pengertian lain menyebutkan bahwa surat adalah alat

komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas

kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan

manusia.

Berbagai pengertian lain tentang surat tentu saja masih

sangat banyak, bahkan kita juga dapat memberikan

pengertian surat sesuai dengan kepentingan kita

masing.masing. Keanekaragaman pengertian surat, tentu saja

akan melengkapi satu sama lain. Namun demikian, dengan

semakin majunya sarana komunikasi, mulai saat ini bahkan

di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di

atas kertas. Ke depan, kecenderungannya semua kegiatan

perkantoran mengarah pada paperless. Pengertian paperless

di sini tidak berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.

Dengan demikian kita dapat menyimpulkan bahwa yang

dimaksud dengan surat dalam tulisan ini adalah salah satu

alat komunikasi tertulis yang berisi informasi yang

disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain.


Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi

informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan

instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat

dinas atau surat resmi. Mengacu pada Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, menyatakan

bahwa surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas

pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian

naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada

pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.

Surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat

penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok

organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat

dan teliti, akan memakan banyak waktu dan biaya. Tata

persuratan dinas yang baik akan meningkatkan daya guna

dan hasil guna instansi pemerintah.

Sedangkan yang dimaksud dengan Tata Persuratan Dinas

mengacu pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 BAB IV. A. tentang

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, dinyatakan bahwa Tata

Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan

penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan

oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas

umum pemerintahan dan pembangunan.


2. Tujuan Umum Surat Dinas

Dalam setiap proses komunikasi, pasti pengirim pesan atau

informasi selalu mengharap infromasi yang dikirimnya dapat

sampai ke penerima, dan mengharap sipenerima surat

mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim

selanjutnya diharapkan penerima kaan melakukan langkah

tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain,

tujuan umum setap surat yang ditulis oleh pengirimnya

adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat

seperti yang diharapkan.

3. Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin

dalam rumusan pengertiannya, yaitu sebagai alat komunikasi

tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi.

Informasi dapat berupa pemberitahuan, tugas, perintah,

permintaan, teguran, penghargaan, panggilan, perjanjian,

laporan, penawaran, pesanan, pengantar, putusan, dan

sebagainya. Dalam kaitan itu, surat antara lain mempunyai

fungsi sebagai berikut.

a. surat dinas sebagai duta atau wakil penulis/instansi

pengirimnya untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran

mentalitas pengirimnya;

b. surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat

diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;

c. surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat

keputusan atau surat instruksi atau juklak;


d. surat dinas sebagai bukti tertulis hitam putih, misalnya

surat perjanjian;

e. surat dinas sebagai alat bukti tentang yang

dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti

sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan

perkembangan suatu instansi, yuridis dan administrative;

f. surat dinas sebagai jaminan keamanan, mislanya surat

jalan.

Di samping itu, jika dibandingkan dengan sarana

komunikasi yang lain, surat juga memiliki kelebihan, yaitu:

a. merupakan bukti tertulis yang sah secara

hukum;

b. biayanya relatif murah;

c. dapat menjangkau seluruh pelosok dunia;

d. dapat disimpan dalam jangka waktu yang

relatif lama;

e. dapat menghindari terjadinya

kesalahpahaman.

B. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas

Beberapa hal perlu dipegang teguh dalam menyelenggarakan

tata persuratan dinas:

1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat menyurat

dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak

menimbulkan salah penafsiran.


2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan

mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, seperti

diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon local. Jika

penyusunan surat dinas diperlukan koordinasi pejabat yang

bersangkutan, melakukannya mulai tahap penyusunan draft,

sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.

3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata

cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana

komunikasi resmi.

4. Jawaban terhadap surat masuk

a. Instansi pengirim harus segera menginformasikan

kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam

suatu proses komunikasi.

b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban

terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi

pengirim.

5. Waktu Penandatangan Surat

Waktu penandatangan surat harus memperhatikan jadwal

pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing dan

segera dikirim setelah ditandatangani.

6. Salinan

Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan

memerlukan, yang menyatakan dengan memberikan alamat

yang dimaksud dalam tembusan .

Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan berikut:

a. Salinan tembusan, yaitu salinan surat yang disampaikan

kepada pejabat yang secara terus fungsional terkait.


b. Salinan laporan, yaitu salinan surat yang disampaikan

kepada pejabat yang berwenang.

c. Salinan untuk arsip, yaitu salinan surat yang disimpan

untuk kepentingan pemberkasan arsip.

7. Tingkat Kemanan

a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi

surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya

dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan

secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak,

surat ini akan membahayakan keamanan dan

keselamatan Negara.

b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi rurat dinas

yang berhubungan erat dengan keamanan dan

keselamatan Negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau

jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan

merugikan Negara.

c. Biasa disingkat (B): tingkat kemanan isi suatu surat

dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun,

itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat

disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

8. Kecepatan Penyampaian

a. Amat Segera/Kilat adalah surat dinas harus

diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama

dengan batas waktu 24 jam.

b. Segera adalah surat dinas yang harus

diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 X 24

jam.


c. Biasa adalah surat dinas yang harus

diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang

diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadual

perjalanan caraka/kurir

C. Ketentuan Surat Menyurata. Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat

formal). Jika surat teresebut ditujukan kepada pejabat

yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat

penyampaian surat kepada pejabat yang dituju itu, surat

tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantum

ungkapan u.p. (untuk perhatian) pejabat yang

bersangkutan.

b. Alur Surat Menyurat

Alur surat menyurat harus melalui hierarki dari tingkat

pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat structural

terendah yang bewenang sehingga dapat dilakukan

pengendalian penyelesaian.

Surat menyurat yang bersifat operasional teknis diatur

lebih lanjut oleh masing-masing instansi.

Alur surat menyurat yang bermuatan

kebijakan/keputusan/arahan pimpinan harus

menggunakan jalur sesuai dengan garis

kepemimpinan/eselon.

c. Rujukan


a. Dalam hal surat dinas memerlukan

rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka,

diikuti substansi materi surat yang bersangkutan.

Apabila rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu

harus ditulis secara kronologis.

b. Cara menulis rujukan adalah sebagai

berikut.

a) Rujukan berupa naskah

Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi

informasi singkat tentang naskah yang menjadi

rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis

naskah dinas, jabatan penandatangan naskah

dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan

dan subyek naskah dinas.

b) Rujukan berupa Surat Dinas

Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup

informasi singkat tentang surat dinas yang

menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut:

jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat,

tanggal penandatanganan surat, dan hal.

c) Rujukan berupa Surat Dinas

Elektronis

Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis

(surat yang dikirim melalui sarana elektronis),

diatur tersendiri

c. Rujukan surat kepada Instansi

NonPemerintah


Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat dinas

yang ditujukan kepada instansi non pemerintah.

d. Penangan Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan

tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga

keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan

Negara.

Tanda tingkat keamanan:

ditulis dengan cap (tidak diketik)

berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap

halaman surat dinas.

Jika surat dinas disalin, cap tingkat keamanan pada

salinan harus dengan warna yang sama dengan

warna cap pada surat asli.

D. Susunan Surat Dinas1. Kop Surat

Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau

nama instansi pembuat surat dan alamat dengan

ketentuan sebagai berikut.

a. Kop Surat Nama Jabatan

1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat

yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas

dengan kop surat nama jabatan hanya

digunakan untuk surat yang ditandatangani

oleh pejabat Negara. Lambang Negara

berwarna emas digunakan pada surat dinas


yang ditandatangani sendiri oleh pejabat

Negara.

2) Kop surat nama instansi terdiri atas lambang

negara di tengah dan nama jabatan yang

ditulis paling banyak tiga baris (apabila

nama jabatan terlalu panjang digunakan

singkatan atau akronim tanpa mengorbankan

kejelasan). Perbandingan ukuran lambang

negara dan huruf yang digunakan hendaknya

serasi sesuai dengan ukuran kertas

b. Kop Surat Nama Instansi

1) Kop surat nama instansi menunjukkan nama

dan alamat instansi pemerintah di

lingkungan kementerian Negara, Provinsi,

dan Kabupaten/Kota. Kertas dengan kop

surat dimaksud digunakan untuk kemudahan

semua surat.

2) Kop surat nama instansi menggunakan logo

diletakkan di kiri atas, dan nama instansi

tersebut ditulis sebanyak-banyaknya tiga

baris; logo ditulis setingkat lebih tinggi

(serasi) di atas nama instansi pembuat surat.

3) Surat yang ditandatangani oleh pejabat pada

tataran kepemimpinan adalah surat jenis nota

dinas, memorandum, dan surat pengantar;

surat dari instansi yang tidak mempunyai


logo instansi tidak perlu mencantumkanl ogo

instansi pada kop surat, tetapi seyogyanya

setiap instansi memiliki logo.

4) Pada surat yang berbentuk formulir, kepala

surat yang dicetak, diketik, dicap, atau

ditulis dengan tangan hanya digunakan pada

halaman pertama surat dan dituliskan pada

baris kelima dari tepi atas kertas.

5) Surat yang mempunyai kop surat nama

instansi ditandatangani oleh pimpinan

instansi yang bersangkutan atau pejabat lain

yang ditunjuk oleh kepala instansi yang

bersangkutan

Contoh:

Lembaga Administrasi NegaraRepublik Indonesia

Jalan Veteran Nomor 10 Jakarta 10110Telepon (021) 3455021 – 025, Faksimile (021) 3848860

Nomor : ……….., tanggal ………….Lampiran :Hal :

Logo


2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:

a. Tanggal ditulis dengan angka arab;

b. Bulan ditulis lengkap;

c. Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka

arab

Contoh:

14 Oktober 2009

17 Agustus 2009

16 Maret 2009

Bukan:

14 Bulan Oktober 2009

17 – 08 2009

16 Maret 09

3. Nomor Surat

Nomor surat selau dicantumkan pada setiap surat dinas

yang keluar. Dalam hubungan itu, nomor surat berfungsi

untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan

dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan

menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

Kecuali itu, nomor surat juga berfungsi sebagai:

a. alat petunjuk bagi petugas

arsip;


b. alat untuk mengetahui unit

asal surat;

c. alat pengukur kegiatan

instansi yang berkaitan dengan surat-surat pada

periode tertentu;

d. alat referensi

Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan

tanda titik atau pun tanda titik dua dan tanda kurang.

Contoh:

Nomor: 345/F8/C.11/2009

Bukan:

Nomor: 345/F8/C.11/2009.

Nomor: 345/F8/C.11/2009,-

4. Lampiran

Kata lampiran digunakan untuk memberitahukan

kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang

disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang

tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak

perlu dicantumkan.

Contoh:

Lampiran: Lima lembar

Lampiran: Satu berkas


Bukan:

Lampiran: 5 (lim) lembar

Lampiran: Satu (1) berkas

Lampiran: -

5. Hal Surat

Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan

kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu

dicantumkan dengan alasan berikut:

(a) menyampaikan penjelasan singkat tentang materi

yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam

komunikasi;

(b) memudahkan identifikasi dalam penyusunan

halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari satu

halaman;

(c) memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau

pemberkasan dan penyimpanan surat.

Contoh:

Hal: Undangan

Bukan:

Hal: Undangan untuk menghadiri

Rakernas tanggal 13 Oktober 2009


6. Alamat Surat

a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan

pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju. Surat

dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas yang

tidak individual, misalnya kantor, departemen,

kementerian dan instansi.

b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat

pemerintah/pejabat Negara ditulis dengan urutan

sebagai berikut:

1) nama jabatan;

2) kota;

3) kode pos.

Contoh:

Yth. Menteri ...........................

Jalan ..............

Jakarta 10xxx

Bukan:

Yth. Menteri ............................

Jl. ...................

Jakarta 10xxx

Kepada Yth. Menteri ...............

Jl. .....................

Di

Jakarta 10xxx


Yth. Bapak Kepala ................

Lembaga ..............................

Jalan ................

Jakarta 10 xxx

c. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)

Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk

perhatian) digunakan untuk keperluan berikut:

1) untuk mempercepat penyelesaian surat yang

diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau

staf tertentu di lingkungan instansi pemerintah;

2) untuk mempermudah penyampaian oleh

secretariat penerima surat kepada pejabat yang

dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya

sesuai dengan maksud surat;

3) untuk mempercepat penyelesaian surat karena

tidak harus menunggu kebijaksanaan langsung

pimpinan instansi.

Contoh:

Yth. Kepala …………………………………………………………

Jalan ………………………………….Jakarta 10xxx

u.p.

Deputi ……………………………….


7. Paragraf Surat

Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang

berkaitan satu sama lain yang merupakan satu kesatuan.

Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman

penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran

dalam komunikasi tertulis.

8. Penggunaan Spasi

Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 – 2

spasi diantara paragraf yang satu dengan paragraf yang

lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antar

barisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandai

dengan takuk, yaitu ± 6 ketuk atau spasi.

9. Garis Kewenangan dan Penanda tanganan

a. Penggunaan Garis Kewenangan

Pimpinan organisasi instansi pemerintah

bertanggung jawab atas segala kegiatan yang

dilakukan di dalam organisasi atau instansinya.

Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan

atau diserahkan kepada seseorang yang bukan

pejabat berwenang. Garis kewenangan yang

digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh

pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang

berwenang.


b. Penandatanganan

Penandatangan surat dinas yang menggunakan garis

kewenangan dapat dilaksanakan dengan

menggunakan tiga cara:

1) Atas Nama (a.n.)

Atas nama nama yang disingkat (a.n.) digunakan

jika pejabat yang menandatangani surat dinas

telah diberi kuasa oleh pejabat yang

bertanggungjawab, berdasarkan bidang tugas dan

tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.

Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung

jawab atas isi surat dinas kepada penanggung

jawab, tanggung jawab tetap berada pada

pejabat yang memberikan kuasa;

Contoh:

2) Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan

jika pejabat yang diberi kuasa memberi mandat

a.n.Menteri …………………………………Direktur Jenderal ………………………….

Nama


kepada bawahannya. Oleh sebab itu, u.b.

digunakan setelah a.n.

Contoh :

3) Penandatangan atas nama pejabat lain disusun

sebagai berikut.

Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis

lengkap dengan huruf capital, didahului dengan

singkatan a.n.

(a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani

naskah dinas dapat ditulis singkatannya

dengan huruf awal capital.

(b) Jika naskah dinas ditetapkan untuk beliau,

singkatan u.b. dituliskan di bawah (di

tengah-tengah) nama jabatan pejabat yang

menandatangani, dalam huruf awal kapitas

dan diakhiri dengan tanda baca koma. Dalam

susunan ini pemakaian singkatan nama

a.n.Menteri ..……………………… Sekretaris Jenderal …………..

u.b. Kepala Biro ..……………………… Nama


jabatan hanya pada nama jabatan pejabat

yang menandatangani naskah dinas.

(c) Ruang tempat tanda tangan dituliskan.

(d) Nama pejabat yang menandatangani naskah

dinas.

(e) Cap jabatan/instansi sesuai dengan ketentuan

yang berlaku

10. Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang

disingkat (Plt) adalah sebagai berikut.

a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat

yang berwenang menandatangani naskah dinas

belum ditetapkan karena menunggu ketentuan

bidang kepegawaian lebih lanjut.

b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai

dengan pejabat yang definitive ditetapkan

Contoh:

Plt. Kepala Biro Umumtanda tangan Nama


11. Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang

disingkat (Plh.) adalah sebagai berikut.

a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat

yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak

berada di tempat sehingga untuk kelancaran

pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat

sementara yang menggantikannya.

b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai

dengan pejabat yang definitive kembali di tempat.

Contoh:

12. Warna Tinta

Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna

hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat

berwarna hitam atau biru. Tinta berwarna merah hanya

Plh. Kepala Biro Umum tanda tangan Nama


digunakan untuk penulisan tingkat kemanan surat

Rahasia atau Sangat Rahasia. Penggunaan warna tinta

cap dinas berwarna ungu.

E. Kewenangan Penandatanganan1. Kewenangan untuk melaksanakan dan

menandatangani surat dinas antar/ keluar instansi

pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan

berada pada pejabat pimpnan tertinggi instansi

pemerintah.

2. Kewenangan untuk melaksanakan dan

menandatangani surat yang tidak bersifat

kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/

dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap

tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi

kewenangan untuk menandatanganinya

BAB V

PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA

YANG BAIK DAN BENAR DALAM

PENULISAN NASKAH DINAS

A. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik dan

Benar Dalam Penulisan Naskah Dinas

“Bahasa menunjukkan suatu bangsa”, itulah pepatah yang

dikenal oleh masyarakat luas. Karena dari tutur katanya akan

terlihat karakter dan kepribadian suatu bangsa. Bahkan, dalam

lingkup yang lebih sempit, bahasa akan menunjukkan suatu

identitas dan karakter individu. Karena dalam kehidupan sehari-

hari, bahasa merupakan salah satu alat yang paling sering

digunakan, baik bahasa lisan maupun bahasa tulis. Begitu

dekatnya kita kepada bahasa, terutama bahasa Indonesia,

sehingga tidak dirasa perlu untuk mendalami dan mempelajari

bahasa Indonesia secara lebih jauh. Akibatnya, sebagai pemakai

bahasa, orang Indonesia tidak terampil menggunakan bahasa.

Suatu kelemahan yang semakin lama tidak disadari.

INDIKATOR KEBERHASILAN:Setelah mengikuti pembelajaran peserta diharapkan mampu

menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam penulisan naskah dinas


Komunikasi lisan atau nonstandar yang sangat praktis

menyebabkan kita tidak teliti berbahasa. Akibatnya, kita

mengalami kesulitan pada saat akan menggunakan bahasa tulis

atau bahasa yang lebih standar dan teratur. Pada saat dituntut

untuk berbahasa’ bagi kepentingan yang lebih terarah dengan

maksud tertentu, kita cenderung kaku. Kita akan berbahasa

secara terbata-bata atau mencampurkan bahasa standar dengan

bahasa nonstandar atau bahkan, mencampurkan bahasa atau

istilah asing ke dalam uraian kita. Oleh karena itu, jika cermat

dalam menggunakan bahasa, kita akan cermat pula dalam berfikir

karena bahasa merupakan cermin dari daya nalar (pikiran). Hasil

pendayagunaan daya nalar itu sangat bergantung pada ragam

bahasa yang digunakan. Pembiasaan penggunaan bahasa

Indonesia yang baik dan benar akan menghasilkan buah

pemikiran yang baik dan benar pula.

Sebuah pesan dari cerita yang disampaikan oleh seorang

bijak bernama Khong Hu Chu atau di Barat dikenal dengan nama

Confucius, lebih dari dua ribu tahun yang lalu, yaitu suatu ketika

beliau ditanya muridnya tentang apa yang pertama akan ia

lakukan apabila ia diberikan kekuasaan untuk mengatur urusan

negara. Jawabnya “Saya akan yakinkan bahwa bahasa harus

digunakan secara benar.” “Tentu,” jawab murid-muridnya, “Ini

masalah kecil. Mengapa guru anggap ini sangat penting?” Sang

guru menjawab “Jika bahasa tidak digunakan secara benar maka

apa yang diucapkan bukanlah apa yang dimaksud. Jika apa yang

diucapkan bukanlah apa yang dimaksud maka apa yang harusnya

diselesaikan tidak dikerjakan. Jika pekerjaan yang harusnya

diselesaikan tidak dilaksanakan, akhlak dan seni akan rusak. Jika


akhlak dan seni rusak maka keadilan akan tersesat. Jika keadilan

tersesat maka rakyat berada dalam kebingungan tanpa daya.”

Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar

mempunyai makna bahwa dalam menggunakan bahasa harus

secara benar; dan bahasa yang baik. Pengertian menggunakan

bahasa yang benar berkaitan dengan aspek kaidah, yakni

peraturan bahasa. Kriteria yang digunakan untuk melihat

penggunaan bahasa yang benar meliputi aspek (1) tata bunyi

(fonologi), (2)tata bahasa (kata dan kalimat), (3) kosa kata

(termasuk istilah), (4), ejaan, dan (5) makna. Sedangkan untuk

penggunaan bahasa yang baik adalah ketepatan memilih ragam

bahasa yang sesuai dengan kebutuhan komunikasi. Pemilihan ini

bertalian dengan topik yang dibicarakan, tujuan pembicaraan,

orang yang diajak berbicara (kalau lisan) atau pembaca (jika

tulis), dan tempat pembicaraan. Selain itu, bahasa yang baik itu

bernalar, dalam arti bahwa bahasa yang kita gunakan logis dan

sesuai dengan tata nilai masyarakat kita. Penggunaan bahasa

yang benar tergambar dalam penggunaan kalimat-kalimat yang

gramatikal, yaitu kalimat-kalimat yang memenuhi kaidah tata

bunyi (fonologi), tata bahasa, kosa kata, istilah, dan ejaan.

Penggunaan bahasa yang baik terlihat dari penggunaan kalimat-

kalimat yang efektif, yaitu kalimat-kalimat yang dapat

menyampaikan pesan/informasi secara tepat.

Dalam penulisan naskah dinas, pada dasarnya bahasa

yang dipakai tunduk pada tata Bahasa Indonesia, baik yang

menyangkut pembentukan kata, penyusunan kalimat, teknik

penulisan, maupun pengejaannya, namun demikian bahasa dalam


penulisan naskah dinas khususnya yang menyangkut Peraturan

Perundang–undangan mempunyai corak tersendiri dan

mempunyai ciri-ciri sebagai yang ditetapkan dalam UU RI No 10

Tahun 2004, tentang Pembentukan Peraturan Perundang-

undangan, sebagai berikut:

1. kejernihan atau kejelasan pengertian, kelugasan, kebakuan,

keserasian, dan ketaatan asas sesuai dengan kebutuhan

hukum.

Contoh :

Pasal 34

Suami isteri wajib saling cinta mencintai, hormat

menghormati, setia dan memberi bantuan lahir bathin yang

satu kepada yang lain.

Rumusan yang lebih baik :

Suami isteri wajib saling mencintai, menghormati, setia, dan

memberi bantuan lahir bathin.

2. dalam merumuskan ketentuan Peraturan Perundang–undangan

digunakan kalimat yang tegas, jelas, singkat, dan mudah

dimengerti.

Contoh :

Pasal 5

Untuk dapat mengajukan permohonan kepada Pengadilan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) Undang-

Undang ini, harus dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut :


Rumusan yang lebih baik :

Permohonan beristri lebih dari seorang sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) harus memenuhi syarat-

syarat sebagai berikut :

3. Hindarkan penggunaan kata atau frase yang artinya kurang

menentu atau konteksnya dalam kalimat kurang jelas.

Contoh :

Istilah minuman keras mempunyai makna yang kurang jelas

Dibandingkan dengan istilah minuman beralkohol.

4. Dalam merumuskan ketentuan Peraturan Perundang-

undangan, gunakan kaidah tata bahasa Indonesia yang baku.

Contoh kalimat yang tidak baku:

a. Rumah itu pintunya putih.

b. Pintu rumah itu warnanya putih.

c. Ijin usaha perusahaan yang melanggar kewajiban

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dapat dicabut.

Contoh kalimat yang baku:

a. Rum

ah itu mempunyai pintu (yang berwarna) putih.

b. Pintu

rumah itu (berwarna) putih.

c. Warn

a pintu rumah itu putih.

d. Perus

ahaan yang melanggar kewajiban sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 6 dapat dicabut izin usahanya.


5. Untuk memberikan perluasan pengertian kata atau istilah

yang sudah diketahui umum tanpa membuat definisi baru,

gunakan kata meliputi.

Contoh :

Pejabat negara meliputi direksi badan usaha milik negara dan

direksi badan usaha milik daerah.

6. Untuk mempersempit pengertian kata atau isilah yang sudah

diketahui umum tanpa membuat definisi baru, gunakan kata

tidak meliputi.

Contoh :

Anak buah kapal tidak meliputi koki magang.

7. Hindari pemberian arti kepada kata atau frase yang

maknanya terlalu menyimpang dari makna yang biasa

digunakan dalam penggunaan bahasa sehari-hari.

Contoh :

Pertanian meliputi pula perkebunan, peternakan, dan perikanan.

Rumusan yang baik :

Pertanian meliputi perkebunan.

8. Di dalam Peraturan Perundang-undangan yang sama hindari

penggunaan:

a. beberapa istilah yang berbeda untuk menyatakan

satu pengertian

Contoh :

Istilah gaji, upah, atau pendapatan dapat menyatakan

pengertian penghasilan. Jika untuk menyatakan

penghasilan,dalam suatu pasal telah digunakan kata gaji


maka dalam pasal pasal selanjutnya jangan menggunakan

kata upah atau pendapatan untuk menyatakan pengertian

penghasilan.

b. Satu istilah untuk beberapa pengertian yang berbeda.

Contoh :

Istilah penangkapan tidak digunakan untuk meliputi

pengertian penahanan atau pengamanan karena pengertian

penahanan tidak sama dengan pengertian pengamanan.

9. Jika kata atau frase tertentu digunakan berulang-ulang maka untuk

menyederhanakan rumusan dalam peraturan perundang–

undangan, kata atau

frase sebaiknya didefinisikan dalam pasal yang memuat arti

kata, istilah, pengertian, atau digunakan singkatan atau akronim.

Contoh :

a. Menteri adalah Menteri Keuangan.

b. Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggara Negara yang

selanjutnya disebut Komisi Pemeriksa adalah … .

c. Tentara Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya

disingkat TNI adalah … .

d. Asuransi Kesehatan yang selanjutnya disingkat ASKES.

10. Jika dalam peraturan pelaksanaan dipandang perlu

mencantumkan kembali definisi atau batasan pengertian yang

terdapat dalam Peraturan Perundangundangan yang

dilaksanakan, rumusan definisi atau batasan pengertian tersebut

hendaknya tidak berbeda dengan rumusan definisi atau batasan


pengertian yang terdapat dalam Peraturan Perundang-undangan

yang lebih tinggi tersebut.

11. Penyerapan kata atau frase bahasa asing yang banyak dipakai dan

telah disesuaikan ejaanya dengan kaidah Bahasa Indonesia dapat

digunakan, jika kata atau frase tersebut:

a. mempunyai konotasi yang cocok;

b. lebih singkat bila dibandingkan dengan padanannya dalam

Bahasa Indonesia;

c. mempunyai corak internasional;

d. lebih mempermudah tercapainya kesepakatan; atau

e. lebih mudah dipahami daripada terjemahannya dalam

Bahasa Indonesia.

Contoh:

1. devaluasi (penurunan nilai uang)

2. devisa (alat pembayaran luar negeri)

12. penggunaan kata atau frase bahasa asing hendaknya hanya

digunakan di dalam penjelasan peraturan perundang–undangan.

Kata atau frase bahasa asing itu didahului oleh padanannya

dalam Bahasa Indonesia, ditulis miring, dan diletakkan di antara

tanda baca kurung.

Contoh :

1. penghinaan terhadap peradilan (contempt of court)

2. penggabungan (merger)

13. Untuk menyatakan sifat kumulatif sekaligus alternatif, gunakan

frase dan/atau.

Contoh :


A dan/atau B dapat memperoleh…

14. Untuk menyatakan adanya suatu hak, gunakan kata berhak.

Contoh :

Setiap orang berhak mengemukakan pendapat di muka umum.

15. Untuk menyatakan pemberian kewenangan kepada seseorang

atau lembaga gunakan kata berwenang.

Contoh :

Presiden berwenang menolak atau mengabulkan permohonan

grasi.

16. Untuk menyatakan sifat diskresioner dari suatu kewenangan yang

diberikan kepada seorang atau lembaga, gunakan kata dapat.

Contoh :

Menteri dapat menolak atau mengabulkan permohonan

pendaftaran paten.

17. Untuk menyatakan adanya suatu kewajiban yang telah ditetapkan,

gunakan kata wajib. Jika kewajiban tersebut tidak dipenuhi,

yang bersangkutan akan dijatuhi sanksi hukum menurut hukum

yang berlaku.

Contoh :

Untuk membangun rumah, seseorang wajib memiliki izin

mendirikan bangunan.

18. Untuk menyatakan pemenuhan suatu kondisi atau persyaratan

tertentu, gunakan kata harus. Jika keharusan tersebut tidak


dipenuhi, yang bersangkutan tidak memperoleh sesuatu yang

seharusnya akan didapat seandainya ia memenuhi kondisi atau

persyaratan tersebut.

Contoh :

Untuk memperoleh izin mendirikan bangunan, seseorang harus

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

19. Untuk menyatakan adanya larangan, gunakan kata dilarang.

20. Apabila ada pasal yang mengacu pada pasal/ayat yang lain maka

dilakukan teknik pengacuan sebagai berikut:

a. dilakukan dengan menunjuk pasal atau ayat dari Peraturan

Perundang–undangan yang bersangkutan atau Peraturan

Perundang–undangan yang lain dengan menggunakan frase

sebagaimana dimaksud dalam Pasal … atau sebagaimana

dimaksud pada ayat … .

Contoh :

Persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1)

dan ayat (2) …

b. Pengacuan dua atau lebih terhadap pasal atau ayat yang

berurutan tidak perlu menyebutkan pasal demi pasal atau ayat

demi ayat yang diacu tetapi cukup dengan menggunakan

frase sampai dengan.

Contoh :

….sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sampai dengan

Pasal 12.

… sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) sampai

dengan ayat (4).


c. Pengacuan dua atau lebih terhadap pasal atau ayat yang

berurutan, tetapi ada ayat dalam salah satu pasal yang

dikecualikan, pasal atau ayat yang tidak ikut diacu

dinyatakan dengan kata kecuali.

Contoh :

Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sampai

dengan Pasal 12 berlaku juga bagi calon hakim, kecuali Pasal

7 ayat (1).

d. Pengacuan sedapat mungkin dilakukan dengan

mencantumkan pula secara singkat materi pokok yang diacu.

Contoh :

Izin penambangan batu bara sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 15 diberikan oleh ….

e. Hindari pengacuan ke pasal atau ayat yang terletak setelah

pasal atau ayat yang bersangkutan.

Contoh :

Pasal 5 Permohonan izin pengelolaan hutan wisata

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 dibuat dalam rangkap

5 ( lima ).

f. Pengacuan dilakukan dengan menyebutkan secara tegas

nomor dari pasal atau ayat yang diacu dan dihindarkan

pengguna frase pasal yang terdahulu atau pasal tersebut di

atas.

21. Untuk menyatakan bahwa (berbagai) peraturan pelaksanaan dari

suatu Peraturan Perundang–undangan masih diberlakukan atau

dinyatakan berlaku selama belum diadakan penggantian dengan


Peraturan Perundang–undangan yang baru, gunakan frase

berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan dalam

(jenis peraturan yang bersangkutan).

22. Jika Peraturan Perundang-undangan yang dinyatakan masih tetap

berlaku hanya sebagian dari ketentuan peraturan perundang–

undangan tersebut, gunakan frase tetap berlaku, kecuali ….

Contoh :

Pada saat Undang-Undang ini berlaku, Peraturan Pemerintah

Nomor … Tahun … (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun … Nomor … , Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor …) tetap berlaku, kecuali Pasal 5 sampai

dengan Pasal 10.

Pemakaian tata Bahasa Indonesia yang dikemukakan diatas

merupakan tata Bahasa yang dapat dipakai dalam menyusun

penulisan naskah dinas khususnya yang terkait dengan naskah

dinas arahan dan naskah dinas khusus.

B. Penggunaan Bahasa Indonesia Yang Baik Dan

Benar Dalam Tata Persuratan Dinas

Dalam pembahasan penggunaan bahasa Indonesia yang baik

dan benar khusus dalam tata persuratan dinas ini, terkait dengan

tatabahasa Indonesia, oleh karena itu unsur bahasa yang perlu

diperhatikan adalah Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia

yang Disempurnakan (PUEYD), pembuatan kalimat dan alinea

yang efektif sehingga menghasilkan kalimat surat yang jelas, dan


ada kepaduan antara kalimat dalam satu alinea maupun kepaduan

alinea dalam satu surat.

Seperti yang sudah dibahas dalam Tata Persuratan Dinas, dalam

bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan

kepada penerima surat. Sotyaningrum A.T (2008) menyatakan

bahwa, agar pesan yang terdapat di dalam surat itu komunikatif dan

mudah dipahami oleh penerima surat, maka surat, sebaiknya dibuat

secara efektif (tepat) dan efisien (singkat). Efektifitas surat terpenuhi

apabila surat dapat mewakili gagasan atau perasaan penulis serta

sanggup menimbulkan gagasan yang sama tepatnya antar pikiran

pembaca dan penulis surat. Sedangkan efisiensi surat terpenuhi

apabila surat dapat tampil secara singkat tidak bertele-tele.

Efektivitas dan efisiensi surat ditentukan oleh cara menguraikan

pokok masalah (tema) ke dalam kalimat dan alinea. Suatu alinea

tersusun dari kalimat, kalimat tersusun dari rangkaian kata dan tanda

baca. Berikut kita akan bahas unsur-unsur tersebut.

1. Pemilihan Kata

Arifin Zaenal (1996) mengemukakan bahwa untuk surat-surat resmi

perlu dipihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik atau baku,

lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomatik,

ungkapan penghubung atau ungkapan yang bersinonim harus

dituliskan dengan benar.


a. Kata yang baik atau baku

Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak

dibenarkan. Contoh penggunaan kata-kata emang, bikin, cuman, dll,

termasuk yang tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap

baku adalah memang, membuat, hanya. Ada beberapa contoh kata

baku dibawah ini:

No Kata Baku Kata Tidak Baku

1. Februari Pebruari

2. November Nopember

3. Senin Senen

4. Jumat Jum’at

5. Kuitansi Kwitansi

6. Jadwal Jadual

7. Sistem Sistim

8. Mengubah Merubah

b. Kata yang lazim

Untuk surat resmi hendaklah dipilih kata-kata yang lazim dalam

masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hindarilah perasaan

ingin memperlihatkan keintelekan atau kesarjanaan Anda dengan

menggunakan kata atau istilah asing.

Contoh:

masukan bukan input

usaha patungan bukan joint venture


pendekatan bukan approach

peringkat bukan rangking

c. Kata yang cermat

Kata-kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan,

menganjurkan, dan menyarankan merupakan kata-kata yang

mempunyai arti yang sama. Dalam hal ini, penulis surat dinas

hendaknya dapat meilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan

pesan yang ingin disampaikan dalam surat.

Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda, perlu

disesuaikan dengan kedudukan orang yang dikirimi surat. Apakah

penerima surat tersebut lebih tinggi pangkat dan kedudukannya,

ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim

surat.

d. Ungkapan Idiomatik

Unsur-unsur dalam unkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa.

Karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi,

atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara

lain,

sesuai dengan,

bertemu dengan,

berhubung dengan,

sehubungan dengan,


bersamaan dengan,

berbicara tentang,

terbuat dari,

terjadi dari,

terdiri atas,

disebabkan oleh,

e. Ungkapan Penghubung

Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu

ungkapan penghubung intrakalimat dan antarkalimat. Ungkapan

penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur

dalam suatu kalimat. Yang termasuk ungkapan penghubung

intrakalimat adalah, antara lain, baik…..maupun, antara….dan,

seperti dan misalnya, serta demikian dan sebagai berikut.

Contoh:

Tidak baku

Dalam rapat itu akan dibicarakan berbagai masalah, baik

yang menyangkut konsolidasi ke dalam ataupun yang

menyangkut koordinasi ke luar.

Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan, misalnya

semen, bata merah, pasir, dan kayu

Baku

Dalam rapat itu akan dibicarakan berbagai masalah, baik

yang menyangkut konsolidasi ke dalam maupun yang

menyangkut koordinasi ke luar.

Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan seperti semen,

bata merah, pasir dan kayu.


f. Ungkapan yang Bersinonim

Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak digunakan

sekaligus karena penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan

penulisan yang mubazir. Penulis surat dinas harus menentukan salah

satu diantaranya.

Contoh:

Sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)

Adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)

Demi dan untuk (tidak digunakan sekaligus)

Seperti dan lain sebagainya (tidak digunakan sekaligus)

Antara lain dan lain-lain (tidak digunakan sekaligus)

Agar dan supaya (tidak digunakan sekaligus)

Contoh:

Tidak Baku

Kiriman ini adalah merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi

kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.

Baku

Kiriman ini merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi

kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.

g. Kata-kata yang Bermiripan

Dalam bahasa Indonesia terdapat kata-kata bermiripan, baik dari segi

bentuk maupun dari segi makna. Bahkan dari segi makna boleh

dikatakan bahwa kata-kata tersebut bersinonim. Yang temasuk kata-


kata yang bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-masing

dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan daripada.

Contoh:

Kata sesuatu tidak diikuti oleh kata benda, sedangkan kata suatu

harus diikuti oleh kata benda.

Tidak baku

Jika dalam rapat nanti ada sesuatu masalah yang ingin disampaikan,

Anda diharapkan menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.

Baku

Jika dalam rapat nanti ada suatu masalah yang ingin disampaikan,

Anda diharapkan menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.

Jika dalam rapat nanti ada sesuatu yang ingin disampaikan, Anda

diharap menyiapka dahulu sebaik-baiknya.

2. Penerapan Ejaan Yang Disempurnakan

Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang

terdapat dalam buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang

Disempurnakan (PUEYD). Dalam surat-surat resmi masih terdapat

penulisan yang serangkai, padahal seharusnya terpisah, penggunaan

tanda-tanda baca yang salah, penulisan huruf besar dan huruf miring

dan sebagainya.

Contoh:

Baku Tidak Baku

u.p. (untuk perhatian) u/p atau c/q

a.n. (atas nama) a/n


dkk. d.k.k.

antarwarga antar warga

subbagian sub bagian

bertanda tangan bertandatangan

berterima kasih berterima kasih

menandatangani menanda tangani

serah terima serahterima

tunakarya tuna karya

tunawisma tuna wisma

memberi tahu memberitahu

memberitahukan memberi tahukan

3. Penyusunan Kalimat

Kalimat yang dipakai dalam surat dinas sebaiknya berupa kalimat

efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan

enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah

kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat

yang baik memenuhi unsur-unsur Subyek, Predikat, Obyek dan

Keterangan (jika diperlukan). Sedangkan kalimat yang singkat

adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit.

Kalimat harus mampu mewakili secara tepat isi pikiran atau perasaan

penulisnya, bagaimana ia dapat mewakilinya secara segar, dan

sanggup menarik perhatian pembaca terhadap apa yang dibicarakan.

Satu kalimat sebaiknya mengandung satu ide.


Contoh:

Tidak Baku

Membalas surat Bapak tanggal 17 Juli 1993, No.

452/K/VII/1993, tentang……, saya ingin menanggapinya

sebgai berikut.

Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Atas perhatiannya, saya ucapkan beribu-ribu terima kasih.

Sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan terima kasih.

Mohon periksa adanya.

Demikian harap maklum

Baku

Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 17 Juli 1993,

No.452/K/VII/1993, tentang…

Atas kerja sama Saudara, kami menyampaikan terima kasih.

Atas perhatian Bapak, saya menyampaikan terima kasih.

Kami berharap agar Saudara bersedia menjadi koordinator

kegiatan tersebut.

Demikian laporan kami, harap Bapak mengetahuinya.

Demikian permohonan saya, semoga Bapak dapat

mempertimbangkannya.

4. Penyusunan Alinea/paragraf

Alinea adalah kelompok kalimat yang saling berhubungan satu

dengan yang lain dalam membentuk satu kesatuan yang utuh. Alinea

me ngandung satu pikiran utama dan satu atau beberapa pikiran

penjelas. Maksud yang dituangkan dalam surat sebaiknya diatur


dlam alinea-alinea sehingga isi surat dapat dipahami dnegan mudah.

Kriteria yang perlu diperhatikan dalam penyusunan alinea adalah

kesatuan dan kepaduan. Alinea dikatakan memiliki kesatuan apabila

satu alinea merupakan satu pokok pikiran/masalah. Alinea dikatakan

memiliki kepaduan apabila kalimat-kalimat yang disusun dalam satu

alinea saling berhubungan atau saling berkaitan.

Sebagaimana dalam sebuah tulisan, alinea dalam sebuah suraqt pada

dsarnya terdiri dari:

a. Alinea Pembuka

Alinea ini mempunyai sifat dantujuan membuka dan menghantar

karangan atau menghantar pokok pikiran dalam suatu bagian

karangan. Oleh karena itu sifat dari alinea ini harus menarik minat

dan perhatian pembaca serta sanggup menyiapkan pikiran pembaca

kepada apa yang akan segera diuraikan. Dilihat dari strukturny,

alinea pembuka ini lebih pendek isinya.

Contoh alinea pembuka surat:

Dimulai dengan menunjuk surat

Sehubungan dengan surat Bapak No…, Tanggal…

tentang…..

Berdasarkan surat Bapak No…, Tanggal…. tentang…..

Menyampaikan alasan, tujuan, pertimbangan

Dalam rangka merayakan…..

Sehubungan dengan rencana….


Langsung menyampaikan maksud

Kami memberitahukan bahwa……

Kami mengundang Saudara….

b. Alinea Inti

Alinea ini terletak di antara alinea pembuka dan alinea penutup.

Alinea ini merupakan inti dari permasalahan yang disampaikan.

Alinea inti ini dapat lebih dari satu paragraf tergantung dari

permasalahn yang ingin disampaikan. Untuk menjaga keutuhan

alinea ini harus diperhatikan agar hubungan antar alinea tersebut

teratur dan ditata secara logis, pokok pikiran jangan meloncat-loncat

supaya pembaca dapat dengan mudah memahaminya. Kalimat-

kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan

saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa

ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu,

sebaiknya, namun, oleh karena itu; diikat dengan kata ganti, seperti

itu, ini, nya dan tersebut; atau diikat dengan pengulangan kata yang

dipentingkan.

Contoh:

Tidak Baku

Buku-buku keagamaan kiriman Bapak telah saya terima dengan baik.

Di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya tidak saya pesan.

Buku yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Buku itu

tertukar.


Bersama ini saya kembalikan buku yang tidak saya pesan, dan saya

mohon Bapak segera mengirimkan buku yang saya pesan, yaitu Asas-

Asas Sosiologi.

Baku

Buku-buku keagamaan kiriman Bapak telah saya terima dengan baik.

Namun di dalamnya ada satu judul buku yang sebenarnya tidak saya

pesan. Sebaliknya, buku yang saya minta ternyata tidak ada dalam

kiriman itu. Mungkin buku itu tertukar ketika Bapak mengepaknya.

Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan buku yang tidak saya

pesan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan buku yang saya

pesan, yaitu Asas-Asas Sosiologi.

c. Alinea Penutup

Alinea penutup ditujukan untuk menutup atau mengakhiri sebuah

tulisan. Lazimnya paragraf itu mengandung kesimpulan

permasalahan atau pendapat yang disampaikan oleh penulis. Tetapi

hal ini bukan suatu keharusan, dalam surat, alinea ini berfungsi

untuk menutup pembicaraan. Hampir sama dengan alinea pembuka,

alinea penutup isinya jangan terlalu banyak dan panjang. Isi alinea

penutup sebaiknya disesuaikan dengan perihal surat. Sebaiknya,

alinea penutup berisi ucapan terima kasih dan atau harapan penulis

surat.

Contoh:

Atas perhatian Saudara, kami menyampaikan terima kasih.

Atas kehadiran Saudara memenuhi undangan ini, kami

menyampaikan terima kasih.


Demikian surat ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Semoga Saudara maklum. Terima kasih.

Semoga informasi ini berguna bagi Saudara. Terima kasih.

BAB VI

PENUTUP

Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai

alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangun-

pembangunan. Sedangkan yang dimaksud Tata Naskah Dinas

adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,

distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam

komunikasi kedinasan. Adapun yang dimaksud dengan Tata

Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan

penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh

instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas.

Dalam rangka mewujudkan tertib administrasi didalam

penyelenggaraan urusan pemerintahan yang dilakukan di lingkungan

instansi pemerintahan tata naskah dinas menjadi salah satu bagian

yang sangat penting, namun demikian yang tidak kalah pentingnya

adalah Pegawai Negeri selaku pelaksana dan sekaligus sebagai

penyelenggara urusan pemerintahan. Adapun yang dimaksud dengan

Pegawai Negeri adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat

yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku,

diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam

sesuatu jabatan Negeri atau diserahi tugas Negara lainnya yang


ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan

digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Oleh karena itu dalam rangka memberikan pemahaman dan

bekal terhadap Calon Pegawai Negeri Sipil yang menjalankan roda

kegiatan dilingkungan instansi pemerintah, dipandang perlu untuk

memberikan materi Tata Naskah Dinas dan Tata Persuratan Dinas

kepada peseta Diklat Prajabatan Calon Pegawai Negeri Sipil

Golongan III. Adapun indikator hasil belajar yang diharapakan dari

pembelajaran Tata Naskah Dinas ini adalah peserta mampu

menjelaskan dan menyusun tata naskah dinas dan tata persuratan

dinas, hal ini disebabkan karena Tata Naskah Dinas dan Tata

Persuratan Dinas adalah merupakan urat nandi dari suatu kegiatan

instansi pemerinah.

Namun demikian di dalam menyusun dan menjalankan Tata

Naskah Dinas dan Tata Persuratan Dinas walaupun telah didasarkan

kepada azas-azas dalam penyusunan Tata Naskah Dinas dan Tata

Persuratan Dinas yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan

oleh semua Pegawai Negeri Sipil adalah azas-azas umum

penyelenggaraan pemerintahan yang baik sebagaimana diatur dalam

UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih

dan Bebas dari KKN disebutkan bahwa asas-asas umum

penyelenggaraan negara yang baik meliputi :

1. Asas Kepastian Hukum,yaitu asas dalam negara hukum

yang mengutamakan landasan peraturan perundang-

undangan,kepatuhan dan keadilan dalam setiap kebijakan

Penyelenggara Negara;


2. Asas Tertib Penyelenggaraan Negara ,yaitu asas yang

menjadi landasan keteraturan, keserasian, dan keseimbangan

dalam pengendalian penyeleng-garaan negara;

3. Asas Kepentingan Umum,yaitu asas yang mendahulukan

kesejahteraan umum dengan cara aspiratif,akomodatif, dan

selektif;

4. Asas Keterbukaan, yaitu membuka diri terhadap hak

masyarakat untuk memperoleh informasi yang benar, jujur, dan

tidak diskriminatif tentang penyelenggaraan negara dengan tetap

memperhatikan perlindungan atas hak asasi pribadi, golongan,

dan rahasia negara;

5. Asas Proporsionalitas, yaitu asas yang mengutamakan kese-

imbangan antara hak dan kewajiban Penyelenggara Negara;

6. Asas Profesionalitas, yaitu asas yang mengutamakan

keahlian yang berlandaskan kode etik dan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku; dan

7. Asas Akuntabilitas yaitu asas yang menentukan setiap

kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan Penyelenggara Negara

harus dapat dipertanggung-jawabkan kepada masyarakat atau

rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

DAFTAR PUSTAKA

Dokumen :

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945

Undang-Undang No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan

Negara yang Bersih dan Bebas dari KKN

Undang-Undang No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Perundang-Undangan

Peratauran Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2005 tentang Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Dalam Negeri

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 22

Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Buku :

Bagir Manan dan Kuntana Magnar, Beberapa Masalah Hukum Tata

Negara Indonesia, Bandung : Alumni, 1997

E. Zainal Arifin, Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas,

Jakarta: Akademi Pressindo, 1996


Lembaga Administrasi Negara, Sistem Administrasi Negara

Kesatuan Republik Indonesia: Buku I : Prinsip-.P.prinsip

Penyelenggaraan Negara, Jakarta: LAN, 2003

S. Prajudi Atmosudirdjo, Hukum Administrasi Negara, Jakarta :

Ghalia Indonesia, 1995

S. Prajudi Atmosudirdjo, Kesekretariatan dan Administrasi

Perkantoran, Jakarta : Ghalia Indonesia, 1995, Edisi Revisi

Yayah B. Mugnisjah Lumintaintang, Penggunaan Bahasa Indonesia

Dalam Tata Naskah Dinas, Makalah disampaikan pada

Lolakarya Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementeri

Negara Pendayagunaan Aparatur Negara RI, Surabaya, 10-11

Juli 2008

tata naskah dinas gol iii

Documents