tata naskah dinas elektronik
DESCRIPTION
Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ElektronikTRANSCRIPT
TATA NASKAH DINAS
ELEKTRONIK
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
DI TAMBAH 8 AREA PERUBAHAN DAN 9 PERCEPATAN
GRAND DESIGN Perpres 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design RB 2010 - 2025
ROAD MAP Permenpan 20 Tahun 2010 Tentang Road Map RB 2010 - 2014
1. Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan RB K/L (Permenpan-RB 7 Tahun
2011);
2. Pedoman Penilaian Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan RB K/L
(Permenpan-RB 8 Tahun 2011);
3. Pedoman Penyusunan Road Map RB K/L/Pemda (Permenpan-RB 9 Tahun
2011);
4. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan (Permenpan-RB
10 Tahun 2011);
5. Kriteria dan Ukiuran Keberhasilan RB (Permenpan-RB 11 Tahun 2011);
6. Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) (Permenpan-RB 12
Tahun 2011);
7. Pedoman Pelaksanaan Quick Wins (Permenpan-RB 13 Tahun 2011);
8. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge
Management) (Permenpan-RB 14 Tahun 2011);
9. Mekanisme Persetujuan Pelaksanaan RB dan Tunjangan Kinerja bagi K/L
(Permenpan-RB 7 Tahun 2011);
PEDOMAN
KEBIJAKAN
Kementerian PAN dan RB
PENATAAN TATALAKSANA
Program dan
Kegiatan
Indikator Kinerja
Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes)
1. Penyusunan SOP
penyelenggaraan
tugas dan fungsi
Tersedianya dokumen
SOP penyelenggaraan
tugas dan fungsi yang
disahkan
Terselenggaranya
transparansi,
akuntabilitas, dan
standarisasi proses
penyelenggaraan
pemerintahan
2. Pembangunan
atau
pengembangan
e-Government
Tersedianya e-
Government pada
masing-masing
Kementerian/Lembaga
Kementerian PAN dan RB
Kelembagaan
Sumber Daya Manusia
Ketatalaksanaan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
e-Government
Kementerian PAN dan RB
e-Government
Pemerintahan Elektronik (e-Government)
mengacu pada penggunaan teknologi
informasi di lingkungan instansi
pemerintah, antara lain melalui intranet
dan internet.
Kementerian PAN dan RB
Keuntungan yang paling diharapkan dari e-
Government adalah peningkatan efisiensi,
kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari
pelayanan publik.
Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan hubungan
bentuk baru seperti
Government-to-Citizen atau Government-to-Customer (G2C),
Government-to-Business (G2B) serta
Government-to-Government (G2G).
Kementerian PAN dan RB
Tujuan e-Government
Pembentukanjaringan informasi
dan transaksipelayanan publikyang berkualitas,
cepat, danterjangkau
masyarakat luas.
Pembentukanhubungan
interaktif dengandunia usaha
untukmenghadapi
perubahan danpersaingan
perdaganganinternasional.
Pembentukanmekanisme dan
salurankomunikasi
dengan lembaga-lembaga negaraserta penyediaan
fasilitas dialog publik.
Pembentukansistem
manajemen danproses kerja yang
transparan danefisien
Kementerian PAN dan RB
Manfaat e-Government :
Meningkatkan kualitas
pelayanan pemerintah
kepada masyarakat dan
komunitas negara lainnya
Memperbaiki proses
transparansi dan
akuntabilitas di kalangan
penyelenggara pemerintahan
Mereduksi biaya transaksi,
komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam proses pemerintahan
Menciptakan masyarakat
berbasis komunitas
informasi yang lebih
berkualitas
Kementerian PAN dan RB
Penyelenggaraan
Pemerintahan Secara
MANUAL
Penyelenggaraan
Pemerintahan
Berbasis ICT
TRANSFORMASI
Government to e-Government
Pemanfaatan ICT
Penggunaan Internet
Penggunaan Infrastruktur Telematika
Penggunaan Sistem Aplikasi
Standarisasi Metadata
Transaksi dan Pertukaran Data Elektronik
Sistem Dokumentasi Elektronik
Transformasi
Perubahan Budaya Kerja
Perubahan Proses Kerja
(Bisnis Proses)
SOP dan Kebijakan Politik
Peraturan dan Perundangan
Leadership
Transformasi Menuju e-Government
Kementerian PAN dan RB
Kementerian PAN dan RB
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
(TNDE)
Kementerian PAN dan RB
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 6 Tahun 2011
tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Instansi
Pemerintah
Kementerian PAN dan RB
Maksud & Tujuan
• Maksud
Sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan juklak /juknis TNDE
• Tujuan
menciptakan acuan pembuatan standar minimalpembuatan juklak/juknis TNDE bagi instansi pemerintahdalam mendukung kelancaran penyelenggaraanpemerintahan yang efektif dan efisien
Kementerian PAN dan RB
Sasaran
Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan TNDE
Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE
Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan naskah dinas
Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas
Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan tata naskah dinas
Kementerian PAN dan RB
PENDAHULUAN
DESAIN SISTEM
Arsitektur TNDE
Cakupan Sistem
Alur Kerja
Persyaratan
SPESIFIKASI SISTEM
Spesifikasi Fungsional
Spesifikasi Nonfungsional
Kementerian PAN dan RB
Dasar Hukum
Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik
Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003
tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas.Kementerian PAN dan RB
Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah
pengelolaan naskah dinas secara elektronik
dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan
dalam proses pengambilan putusan
Kementerian PAN dan RB
Manfaat TNDE
Terwujudnya percepatan Pemerintahan
Elektronik (e-Government)
Terwujudnya efektivitas dan efisiensi
penyelenggaraan pemerintahan
Terwujudnya percepatan reformasi
birokrasi
Terciptanya koordinasi, integrasi,
sinkronisasi, dan simplifikasi antarinstansi
pemerintah
Kemudahan pengelolaan dokumen naskah
dinas dan penggunaannya
Kementerian PAN dan RB
Arsitektur TNDE
Desa
inSis
tem
Kementerian PAN dan RB
Cakupan Sistem
Desa
inSis
tem
Komunikasi Eksternal
Agenda Surat Masuk
Agenda Surat Keluar
Komunikasi Internal
Agenda Surat Masuk
Agenda Surat Keluar
DisposisiPembuatan Surat dengan
Templat
Kementerian PAN dan RB
Alur Kerja
Desa
inSis
tem
Petugas TUPejabat Penanggung Jawab
Urusan SuratDatabase
Mulai
Pengagendaan Surat Masuk
Pemeriksaan Surat
Pembuatan Disposisi
Selesai
Pelaksanaan Disposisi
Surat Masuk
Disposisi
Tidak Memenuhi Syarat
Memenuhi Syarat
Surat Masuk
Kementerian PAN dan RB
Alur Kerja
Desa
inSis
tem
DisposisiPenerima Disposisi DatabasePembuat Disposisi
Mulai
PembuatanDisposisi
Penelaahan Disposisi
PelaksanaanDisposisi
Selesai
Disposisi
Laporan Pelaksanaan
Tidak dapat dilaksanakan
Dapat Dilaksanakan
Pemeriksaan Laporan
Pendokumentasian Dokumen Kegiatan
MemenuhiSyarat
Tidak MemenuhiSyarat
Kementerian PAN dan RB
Alur Kerja
Desa
inSis
tem
Surat Keluar
Pejabat Unit Kerja Pejabat Unit Atasan Database
Mulai
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep Surat
Pengagendaan Surat
Selesai
Konsep Surat
Surat yang telah diagendakan
Tidak Memenuhi Syarat
Memenuhi Syarat
Pemindaian Surat Keluar
Turunan Surat Keluar
Penandatanganan Konsep Surat
Pemberian Stempel(Cap)
Surat Keluar
Pengiriman Surat Keluar
Surat yang telah Ditandatangani
Kementerian PAN dan RB
Infrastruktur
Jaringan Komputer
Komputer Induk
Komputer klien
Pemindai dokumen (scanner)
Sistem keamanan
Desa
inSis
tem
Kementerian PAN dan RB
Suprastruktur
Pengelola TNDE
Sumber daya manusia
Prosedur Operasional Standar
Desa
inSis
tem
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Fungsional - Manajemen Pengguna
Spesi
fikasi
Sis
tem
Data Induk Pengguna (Master Data User)
memfasilitasi manajemen data pengguna
yang berupa penambahan data dan/atau
penon-aktifan pengguna serta disusun
sesuai dengan data kepegawaian
Pemberian Kewenangan (Role)
mengatur kewenangan setiap
pengguna, antara lain berupa
masukan (input) agenda surat,
pemindaian dokumen, pembuatan
disposisi, dan pembuatan surat
keluar
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Masuk
Spesi
fikasi
Sis
tem
Masukan (Input) Agenda
1. nomor urut agenda
2. tanggal penerimaan surat
3. nomor, tanggal, dan hal surat
4. tujuan surat (pengguna tujuan
surat)
5. nama dan alamat pengirim surat
6. kecepatan tanggapan, yaitu
• Amat Segera;
• Segera;
• Biasa
7. Isi yang ringkas
8. keterangan, antara lain tembusan
dan salinan
Penyimpanan Dokumen
Hardcopy Pemindaian (scanning)
Softcopy Unggah fail (file upload)
Melihat Detail Agenda
Membuat Disposisi
Manajemen Disposisi
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Keluar
Spesi
fikasi
Sis
tem
Templat/Borang Acu
Tanpa Templat/Borang Acu
1. Pembuatan Konsep Surat
2. Persetujuan Konsep Surat
3. Pembuatan Agenda Surat
Keluar
4. Penomoran Otomatis
5. Pemindaian Surat
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Fungsional –
Manajemen Templat/Borang Acu
Spesi
fikasi
Sis
tem
1. Penggunaan Templat/Borang Acu
Standar
2. Pembuatan Templat/Borang Acu
Baru
3. Penggunaan Templat/Borang Acu
dalam Pembuatan Konsep Surat
diatur dengan Peraturan
Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 22 Tahun 2008
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Fungsional – Pencarian Dokumen
Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem
akan dapat dicari berdasarkan kriteria
pencarian yang ditentukan oleh pengguna.
Pencarian ini juga meliputi kegiatan pencatatan
agenda masuk, disposisi, dan pembuatan
agenda keluar
Spesi
fikasi
Sis
tem
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Nonfungsional - Keamanan Aplikasi
1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang
terautentik
2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya
3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan
secara paralel
Spesi
fikasi
Sis
tem
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Nonfungsional –
Pencatatan Log Aktivitas Pengguna
Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas
pengguna yang berkaitan terhadap sistem.
Log aktivitas ini dapat digunakan untuk
melakukan pemeriksaan terhadap segala proses
persuratan yang memanfaatkan aplikasi TNDE
Spesi
fikasi
Sis
tem
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Nonfungsional –
Fitur Penghapusan dan Pembatalan
Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara
langsung terhadap dokumen ataupun agenda
surat yang telah dibuat, tetapi digunakan
mekanisme flag untuk menandakan status
validitas suatu dokumen atau agenda surat.
Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui
suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai
dengan kebijakan masing-masing instansi
Spesi
fikasi
Sis
tem
Kementerian PAN dan RB
Spesifikasi Nonfungsional –
Keamanan Penyimpanan Dokumen
Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa
dokumen yang tersimpan tidak tumpang-tindih
dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya
sehingga setiap pengguna dapat mengakses fail
dokumen yang benar
Spesi
fikasi
Sis
tem
Kementerian PAN dan RB
Kendala dan Tantangan
Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam
workflow aplikasi
Perubahan paradigma dalam persuratan
Kedisiplinan pegawai
Kementerian PAN dan RB
TERIMA KASIH
Kementerian PAN dan RB