TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)

Oleh : BADAN KOMINFO PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA PALANGKA RAYA

Dasar Hukum E-Government

Inpres No.3 Tahun 2003 tentang Strategi Nasional Pengembangan e-Government

TNDE

Permen PAN & RB Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tentang Tata Naskah Elektronik di Lingkungan

Instansi Pemerintah

TNDE Tata Naskah

Dinas Elektronik

PENGENALAN TNDE

TNDE adalah konsep/ aturan yang digunakan

untuk membuat dan mengatur naskah dinas

badan/ SKPD

PENGENALAN TNDE

Aplikasi TNDE adalah aplikasi komputer yang

dikembangkan sesuai dengan “Pedoman Umum Tata

Naskah Dinas Elektronik” PERMENPAN No 006 tahun 2011.

TNDE adalah bagian dari upaya pemerintah, khsususnya

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi, untuk penyelenggaraan

kepemerintahan yang baik (Good Governance) dan

pengembangan kepemerintahan berbasis elektronik

(e-Government)

SiMaya merupakan aplikasi sistem yang terhubung dengan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna dengan cakupan: sistem komunikasi eksternal, komunikasi internal, disposisi, dan pembuatan surat dengan templat/ borang acu dilengkapi alur kerja untuk surat masuk, disposisi dan surat keluar. Aplikasi memenuhi spesifikasi dasar fungsional dan non fungsional, untuk fungsional dilengkapi dengan manajemen pengguna, agenda surat masuk, agenda surat keluar, manajemen templat/ borang acu, pencarian dokumen, sedangkan untuk non fungsional terdiri dari keamanan aplikasi, pencatatan log aktivitas pengguna, fitur penghapusan dan pembatalan serta keamanan penyimpanan dokumen.

IMPLEMENTASI TNDE INI ADALAH SIMAYA

TNDE merupakan pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini merupakan upaya pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi di lingkungan instansi pemerintah. Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa dokumen yang tersimpan tidak tumpah tindih dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya sehingga setiap pengguna dapat mengakses data dokumen yang benar. Pemerintahan Elektronik (e-Government ) mengacu pada penggunaan teknologi informasi di lingkungan instnasi pemerintah, antara lain intranet dan internet. Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan hubungan bentuk baru seperti Government to Citizen atau Government to Customer (G2C), Government to Business (G2B) dan Government to Government (G2G).

STRUKTUR IMPLEMENTASI E-OFFICE/ TNDE

Infrastruktur Suprastruktur

Infrastruktur Software, Server, Jaringan, PC, Scanner Suprastruktur Kelembagaan, Ketatalaksanaan, SDM

juklak /

Maksud

Sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan juknis TNDE Tujuan

Menciptakan acuan pembuatan standar minimal pembuatan juklak/ juknis TNDE bagi instansi pemerintah dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintah yang efektif dan efisien

MAKSUD DAN TUJUAN

Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan TNDE

Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE

Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan naskah dinas

Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas

Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan tata naskah dinas

SASARAN

MANFAAT TNDE

Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik (e-Government)

Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan

Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi

Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi antar instansi pemerintah

Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya

Komitmen dan keterlibatan pejabat dalam workflow aplikasi

Perubahan paradigma dalam persuratan

Kedisiplinan pegawai

KENDALA DAN TANTANGAN

Ketidak sesuaian sistem yang dikembangkan dengan yang dibutuhkan pengguna

Ketidak sinambungan pengembangan sistem

Rendahnya kinerja sistem akibat tidak adanya tahapan uji yang baku

Kurangnya dukungan organisasi

Beragamnya sistem SIM (Sistem Informasi Masing-masing)

PERMASALAHAN PENERAPAN

KUNCI PENDUKUNG IMPLEMENTASI

Dukungan Pejabat

Payung Hukum

SDM

Memberikan contoh dengan ikut melakukan Implementasi

Implementasi dan pengelolaan layanan

Bimtek pengguna & Penyiapan SDM infrastruktur terlatih

APLIKASI SIMAYA

Administrasi Perkantoran Maya siMAYA

Seputar siMAYA

•  Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja

•  Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik •  Landasan Kebijakan •  UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik) •  PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi

Elektronik) •  Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata

Naskah Dinas •  SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem

Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada instansi pemerintah

Konvensional siMAYA

�  Bekerja harus dikantor �  Proses Disposisi lama �  Memakan banyak cost seperti

kertas, tinta dll �  Butuh Storage untuk

penyimpanan dokumen/arsip �  Arsip fisik dapat rusak �  Kebergantungan fasilitas

kantor

�  Efisisien, Efektif bekerja dimana saja

�  Disposisi bersifat real time �  Hemat pembiayaan atk �  Penyimpanan bersifat

elektronik �  Teknologi mobile aplikasi

Transisi Perubahan Budaya

Fitur siMAYA

�  Managemen Surat Masuk

�  Managemen Surat Keluar

�  Disposisi Surat

�  Kalender Kegiatan

�  Lini Masa

�  Penyimpanan Berkas

Klasifikasi Pengguna

� 4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di siMAYA : 1.  Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja

2.  Tata Usaha / Administrasi Surat

3.  Pengguna Biasa

4.  Admin / Lokal Admin

PIMPINAN Fungsi Pimpinan : ü Menerima Surat

Masuk

ü Men disposisi Surat

ü Tanda Tangan Surat

TATA USAHA Fungsi TataUsaha : ü Scan Surat

Masuk Fisik

ü Menerima dan Menggagendakan Surat Masuk

ü Mengirim dan Menggagendakan Surat Keluar

PENGGUNA BIASA

Fungsi Pengguna Biasa : ü Menerima

Disposisi

ü Mengirim Disposisi

ü Membuat Konsep Surat

ü Memeriksa Konsep Surat

LOKAL ADMIN Fungsi Lokal Admin : ü Membuat

Struktur Organisasi

ü Membuat Nama Jabatan

ü Membuat Pengguna

ü Mengatur Pengguna

Korelasi Antar Pengguna

Scan Surat Administrasi Surat

Disposisi Surat Approval Surat

Penerima Disposisi

Konseptor Surat

Tata Usaha

Pimpinan

Pengguna Biasa

Administrasi Surat Masuk

SURAT MASUK

� Surat Masuk terbagi menjadi:

1.  Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang

dikonversikan menjadi elektronik

2.  Surat Masuk siMAYA adalah surat yang

diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA

Alur Surat Masuk

Tata Usaha

Pimpinan

Pejabat Pejabat

-  Scan Surat -  Administrasi Surat

-  Disposisi Surat

Alur Kerja Surat Masuk Manual Surat Masuk Fisik Scan Surat

(ext .pdf)

AdministrasiInput surat (.pdf) ke

siMAYA Surat Masuk

Pimpinan

Pimpinan Disposisi Surat Disposisi Masuk

Ket : Surat Keluar dikirim melalui siMAYA

Surat Masuk siMAYA

Penomoran

Agenda Surat

Surat Masuk Pimpinan

Disposisi

Surat

Disposisi Masuk ke Penerima

Alur Kerja Surat Masuk antar siMAYA

Administrasi Surat Keluar

SURAT KELUAR

Surat Keluar terbagi menjadi :

1.  Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi dan dikirim secara manual

2.  Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna

aplikasi siMAYA

Alur Surat Keluar

Staff / Pejabat •  Pembuat

Konsep

Pejabat •  Pemeriksa

berjenjang

Pimpinan •  Approval

Suratl

Tata Usaha

SURAT KELUAR siMAYA

TATA USAHA DINAS A

TATA USAHA SEKRETARIAT DAERAH

TATA USAHA DINAS B

TATA USAHA DINAS C

WALIKOTA TATA USAHA WALIKOTA

Pembuatan Konsep Surat

Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan Konsep oleh

Pimpinan Administrasi

Surat

Cetak/Print Surat

Pengiriman secara Manual

ALUR SURAT KELUAR MANUAL

Pembuatan Konsep Surat

Pemeriksaan Konsep

Approval Konsep oleh

Pimpinan

Penomoran/Administrasi

Surat

Surat dikirim

ALUR SURAT KELUAR siMAYA

TERIMA KASIH