tata cara menerima telepon

8/17/2019 Tata Cara Menerima Telepon

1/6

Tata cara menerima telepon

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tigakali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan;

2. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang

menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya;3. Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo,

tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempatkita bekerja.

4. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon.Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan hobingerumpi.! "alam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kitasebagai petugas kantor. #indari percakapan melalui telepon apabila tidakbegitu perlu. $amun, apabila memang ada kepentingan pribadi yangbegitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan

telepon dengan bijaksana. %rtinya, bicara seperlunya tanpa menggangutugas kita.

&. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. 'angan melamunatau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadangkita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan denganungkapan, apa, bisa diulang(! Sungguh hal yang tidak sopan bila kitamengungkapkan hal demikian. )leh karena itu, konsentrasikan pikiran kitapada percakapan tersebut.

*. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan.Sebaliknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. +ungkin kita

mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon,tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon.agaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan didalam percakapan lewat telepon.

. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepatdan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikanseperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atauterlalu lambat. ila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasidengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila

kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harusmenunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. 'angan pula berbicara dengan suara terlalu keras . /erhatikan 0olumesuara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yangnormal.

. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokokpembicaraan. 'angan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu,kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya(

1. %da baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepatuntuk berbicara. arangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk,sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.


2/6

11. 'angan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguanterhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.

12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.13. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan

pada waktu bertelepon.14. khiri pembicaraan dengan tepat. 'angan lupa mengucapkan terima

kasih thank you dan kembali you are welcome, serta mengucapkansalam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakiri pembicaraan.

1&. !etakkan gagang telepon dengan perlahan.

!angkah-langkah dan Teknik "enerima Telepona. Teknik "engangkat Telepon Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai

dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggusuasana kerja. 5arena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang

pimpinan, dering telepon yang terus -menerus pasti akan mengganggukonsentrasi pimpinan. Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri,

sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis.b. "enyiapkan Buku CatatanSiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting.Sekretaris harus dapat bekerja secara e6ekti6 dan e7sien denganmenggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon,tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.c. "emberi Salam #epada $enelepon

erilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. 5emudian,sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja nama kantor ataunomor telepon dan nama penerima telepon. ila penelepon lebih dulumengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kitatidak cukup menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, tetapitambahkan identitas diri penelepon, misalnya apak "joko. 'ika penelepontidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan denganpertanyaan, misalnya +aa6 dapatkah saya mengetahui dengan siapasaya berbicara(; atau +aa6,! bolehkah saya mengetahui mengetahuinama apak89bu8Saudara(; :etapi jangan sampai kita bertanya sepertianak kecil, misalnya, 9ni siapa sih.! alaupun percakapan dilakukan

melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggungperasaan penelpon.d. "embuka $embicaraan

'ika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kitaada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentarkarena kita harus menstran6er hubungan tersebut ke telepon pimpinan. 'ika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, dengan bijaksana kitadapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerjaatau dengan alasan yang lain. #al ini biasanya terpaksa dilakukan apabilapimpinan sedang mengadakan rapat. 5ita dapat segeramengin6ormasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan,+aa6, apak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah apak89buingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau(!


3/6

/ercakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinaskeluar. /ada saat menjawab penelepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup mengin6ormasikan hal-hal yang intisaja. Sekretaris diharapkan dapat menjawab secara diplomatis setiappembicaraan. +isalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar

penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedangon line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. %ndatidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan apakSoeryanto dari olehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara(! olehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara(!#indari pertanyaan seperti berikut.Siapa ini(!, atau siapa sih ini(! atau %nda siapa(! atau Siapa yang

bicara(!e. %ubungkan Segera $enelepon dengan &ama'&omor yang(ikehendaki Bakinkan siapa orang yang akan dihubungi8dicari karena penelepon akansangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yangdikehendaki. Sebagai contoh> Bang ingin dihubungi %rdi, bukan %ndi. Bang ingin dihubungi #alimah, bukan Aatimah.Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan al6abetuntuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. =ontoh> 5ode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan

dapatdilihat di bawah ini.

f. "enciptakan #esan yang Baik 1. 'ika penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan.C "apatkah apak89bu menunggu sebentar(!C Ba, /ak8u, apakah dapat menunggu(!#indari ucapan>C :unggu yah! atauC entar yah.!


4/6

2. %pabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepadayang dituju, ucapan> :erima kasih atas kesabaranmenunggu apak89bu.Sekarang apak89bu dapat berbicara dengan apak89bu DDD.!3. 'ika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedangkeluar, penerima telepon harus>

a +emberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiranorang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, danmenyenangkan.=ontoh ucapan yang baik>- apak89bu D. sedang keluar, dapatkah saya membantu %nda(!- apak89bu D. sedang keluar, dapatkah %nda menelepon kembali(!- apak89bu D. sedang keluar, apakah %nda akan meninggalkan pesan(!b erusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentangidentitas penelepon.4. 5adang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengankondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dankeadaan pimpinan. #al ini karena kondisi mengharuskan. )leh karena itu,penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.&. 5etika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkanbaik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. "i sela-sela pembicaraan,penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata>- Ba!- :entu!- Ba, saya tahu!- enar!, dan sebagainya*. 'ika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara> +aa6

%nda telah salah sambung, di sini 4312*&! identitas penerima telepon.g. "encatat $esan%pabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerimatelepon harus1. mencatat segala sesuatu yang diperlukan;2. memberikan keterangan yang jelas dan lengkap;3. menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal inipenting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali;4. menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengancara menyebutkan kembali pesan tersebut;&. sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima;


5/6

2. 9n6ormasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau dirianda.

3. erikan salam sesuai waktu pada penelpon dengan ramah.4. =ari tahu siapa nama penelpon tersebut.&. 'adilah orang yang penuh perhatian. "engarkan pembicaraan tamu

dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai in6ormasidengan sejelas mungkin.

*. Eunakan magic word yaitu kata-kata yang halus sehingga menyentuhsanubari, seperti> maa6, silahkan, terima kasih dsb.

◙ $rosedur "enerima Telepon )ang Benar

Fangkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut>

*.

+dentikasi &ama (iri atau $erusahaan

Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau nomor

telepon diikuti dengan ucapan salam. 'ika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama

perusahaan atau nomor telepon perusahaan.=ontoh>/: +%%@ +?@%#, Selamat pagi43, Selamat siang

'ika telepon masuk berasal dari lingkungan perusahaan sendiri sebutkannama bagian atau nomor eGtention.=ontoh>"epartemen /emasaran, Selamat siang/esawat 212, Selamat pagi

.

!akukan $enyaringan Topik $embicaraan

Seleksilah isi materi yang dibicarakan penelepon. #al ini untukmenghindari pembicaraan yang si6atnya rahasia atau pembicaraan yangbukan merupakan kewenangannya. "isamping itu juga dimaksudkanuntuk mengurangi kesibukan kantor yang tidak perlu./enyaringan topic ini meliputi hal-hal sebagai berikut>1 +engidenti7kasi nama dan nomor telepon penelepon2 +enanyakan alamat yang ingin dituju

3 +enanyakan maksud pembicaraan 1 5alau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara

2 apak89bu8Saudara ingin bicara dengan siapa3 oleh saya tahu hal yang ingin dibicarakan, dsb.

.

$elayanan Telepon jika )ang (ituju sedang Tidak ada (i tempat/ada saat orang yang dituju sedang tidak ada di tempat, maka penerimatelepon harus dapat>

1 +emberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tapi tidak mendetail.

#eadaan Jawaban bijaksana dantaktis


6/6

sebenarnya/impinan sedangmenerima tamupenting

apak sedang bicara, %pakahapak89bu8Saudara inginmeninggalkan pesan(

/impinan ada

keperluan keluarga

apak tidak masuk kantor,

%pkah apak89bu8Saudara inginmeninggalkan pesan(

/impinan sedangrapat dengansta6nya

apak sedang memimpin rapat,%da pesan yang dapat sayasampaikan(

2

a 5alau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara(b apak89bu8Saudara ingin bicara dengan siapa(c oleh saya tahu hal apa yang ingin dibicarakan(d "st sesuai kebutuhan.

/rosedur +enerima:elepon 5eluar

:ata cara melakukan panggilan keluar adalah>

◙ /ersiapkan segala sesuatu sebelum menelepon◙ "engarkan nada panggil◙ Sebutkan identitas diri anda◙

tata cara menerima telepon

Documents