table dan query - klc.kemenkeu.go.id · urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah...

DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU)

Microsoft Access

MODUL

TABLE dan QUERY

Oleh:

Khamami Herusantoso

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM

JAKARTA

2015

ii MODUL TABLE DAN QUERY

IDENTITAS MODUL

Judul Modul:

Table dan Query

Penulis:

Khamami Herusantoso

Digunakan untuk Diklat:

Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access

Pusdiklat Keuangan Umum

Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

Kementerian Keuangan Republik Indonesia

Cetakan Pertama:

2015

iii MODUL TABLE DAN QUERY

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat-Nya

sehingga penyusunan Modul Table dan Query untuk Diklat Teknis Umum (DTU)

Microsoft Access ini dapat diselesaikan dengan baik. Modul ini digunakan sebagai acuan

atau pedoman bagi pengajar, peserta, dan pihak penyelenggara diklat agar tujuan

pembelajaran dapat tercapai secara sistematis dan efektif, baik dengan metode classical

maupun e-learning.

Modul Table dan Query disusun oleh Saudara Khamami Herusantoso berdasarkan

Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Nomor KEP-

370/PP.7/2015 tanggal 4 November 2015 tentang Pembentukan Tim Penyusunan Modul

Diklat di Lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Tahun Anggaran

2015. Modul ini membantu peserta untuk meningkatkan kompetensi dalam menjelaskan

mengenai DNS dan Web Server serta troubleshooting-nya.

Penyusunan modul ini mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, antara lain

unit pengguna, narasumber, widyaiswara, dan pejabat struktural di lingkungan Pusdiklat

Keuangan Umum. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan modul ini. Kami

menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan,

untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi

kesempurnaan modul ini. Semoga modul ini bermanfaat bagi peserta, pengajar, panitia

diklat, dan pembaca lainnya.

Jakarta, Desember 2015

Kepala Pusdiklat Keuangan Umum

ttd

Syamsu Syakbani

NIP 195902241980031001

iv MODUL TABLE DAN QUERY

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................................ i

IDENTITAS MODUL ......................................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ iii

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR.......................................................................................................... vi

PETA KONSEP MODUL ................................................................................................... x

A. PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

1. Deskripsi Singkat .................................................................................................. 1

2. Prasyarat Kompetensi.......................................................................................... 1

3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) ........................................ 1

4. Relevansi Modul .................................................................................................. 1

B. KEGIATAN BELAJAR ................................................................................................... 3

1. Kegiatan Belajar 1 ................................................................................................ 3

a. Pengertian Table dan Query ........................................................................... 3

b. Latihan dan Studi Kasus ................................................................................ 15

c. Rangkuman ................................................................................................... 15

d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1 .................................................................... 16

e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut ................................................................... 17

2. Kegiatan Belajar 2 .............................................................................................. 18

a. Penggunaan Table ........................................................................................ 18

b. Latihan dan Studi Kasus ................................................................................ 35

c. Rangkuman ................................................................................................... 37

d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 2 .................................................................... 37

e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut ................................................................... 38

3. Kegiatan Belajar 3 .............................................................................................. 39

v MODUL TABLE DAN QUERY

a. Latihan dan Studi Kasus ................................................................................ 63

b. Rangkuman ................................................................................................... 64

c. Tes Formatif Kegiatan Belajar 3 .................................................................... 64

d. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut ................................................................... 65

TES SUMATIF ................................................................................................................ 67

DAFTAR ISTILAH .............................................................. Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 78

vi MODUL TABLE DAN QUERY

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1-1 Hubungan Antara Field, Record Dan Table ..................................................... 4

Gambar 1-2 Tipe Data Microsoft Access 2010 .................................................................... 5

Gambar 1-3 Membuka Program Access 2010 .................................................................... 7

Gambar 1-4 Tampilan Awal Access 2010 ............................................................................ 7

Gambar 1-5 Membuat Database Baru ................................................................................ 8

Gambar 1-6 Kotak Dialog File New Database ..................................................................... 9

Gambar 1-7 Nama Dan Lokasi File Database ...................................................................... 9

Gambar 1-8 Tampilan Jendela Database Program Microsoft Access 2010 ...................... 10

Gambar 1-9 Detil Bagian Ribbon ....................................................................................... 11

Gambar 1-10 Field Properties ........................................................................................... 12

Gambar 2-1 Fasilitas Untuk Membuat Table .................................................................... 19

Gambar 2-2 Input Data Table ........................................................................................... 20

Gambar 2-3 Kotak Dialog Save As ..................................................................................... 20

Gambar 2-4 Membuat Field Baru Lewat Design View ...................................................... 21

Gambar 2-5 Kotak Dialog Lookup Wizard 1 ...................................................................... 24

Gambar 2-6 Kotak Dialog Lookup Wizard 2 ...................................................................... 25

Gambar 2-7 Hasil Lookup Wizard ..................................................................................... 25

Gambar 2-8 Panah Untuk Mengurutkan Data .................................................................. 26

Gambar 2-9 Form Dialog Untuk Sorting ............................................................................ 26

Gambar 2-10 Melakukan Quick Filter ............................................................................... 28

Gambar 2-11 Melakukan Filter By Selection..................................................................... 28

Gambar 2-12 Filter By Condition ...................................................................................... 29

Gambar 2-13 Form Dialog Untuk Filtering By Condition .................................................. 29

Gambar 2-14 Menghilangkan Semua Filter ...................................................................... 30

Gambar 2-15 Icon Primary Key ......................................................................................... 31

Gambar 2-16 Lambang Primary Key ................................................................................. 31

vii MODUL TABLE DAN QUERY

Gambar 2-17 Memilih Beberapa Field Sebagai Primary Key ............................................ 32

Gambar 2-18 Kotak Dialog Show Table ............................................................................ 33

Gambar 2-19 Membuat Relasi Antar Table ...................................................................... 33

Gambar 3-1 Jendela Relationship ..................................................................................... 40

Gambar 3-2 Hasil Pembuatan Query ................................................................................ 41

Gambar 3-3 Data Query Penyewaan Kamar ..................................................................... 42

Gambar 3-4 Jendela Kerja Query Yang Dilengkapi Calculated Field ................................. 42

Gambar 3-5 Query Dengan Field Perhitungan Biaya_Sewa .............................................. 43

Gambar 3-6 Kotak Dialog Expression Builder ................................................................... 44

Gambar 3-7 Kotak Dialog Expression Builder Yang Telah Diisi ......................................... 45

Gambar 3-8 Kotak Dialog Field Properties ........................................................................ 46

Gambar 3-9 Relasi Table Kepegawaian ............................................................................. 47

viii MODUL TABLE DAN QUERY

Konsep Database

Desain Database

Table dan Query

Form dan Report

Aplikasi Terintegrasi

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Modul Table dan Query merupakan satu dari 5 modul yang saling melengkapi

pada Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access dengan alur penggunaan modul

sebagai berikut.

DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU) MICROSOFT ACCESS

ix MODUL TABLE DAN QUERY

Sebelum membaca modul ini, anda diharapkan sudah memahami konsep

database serta dapat mendesain database dengan baik. Oleh karena itu anda

diharapkan telah membaca dan memahami modul sebelumnya yaitu modul Konsep

Database dan Desain Database.

Modul ini terdiri dari tiga kegiatan belajar (KB), yaitu Pengertian Table dan Query,

Operasi Table dan Operasi Query. Anda diharuskan untuk membaca sesuai dengan

urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah dipahami. Untuk dapat

memahami isi modul, Anda harus mempersiapkan dan melakukan hal-hal sebagai

berikut.

1. Pahami indikator yang hendak dicapai pada setiap kegiatan belajar;

2. Baca modul baik-baik dan pelajarilah dengan teliti semua topik terkait dengan

Kegiatan Belajar yang Anda baca;

3. Kerjakan latihan yang tersedia;

4. Baca kembali Rangkuman yang tersedia untuk lebih meningkatkan pemahaman;

5. Kerjakan Tes Formatif yang tersedia dan selanjutnya pergunakan Umpan Balik

dan Tindak Lanjut untuk mengukur kemampuan yang telah Anda kuasai;

6. Apabila nilai Anda masih kurang, pelajari kembali Kegiatan Belajar tersebut

sebelum menuju ke Kegiatan Belajar selanjutnya;

7. Diskusikan Latihan yang tersedia dengan teman Anda agar pemahaman tentang

materi menjadi lebih baik;

8. Kerjakan Tes Sumatif untuk mengetahui tingkat kompetensi yang telah Anda

miliki secara keseluruhan;

9. Cobalah untuk referensi terkait yang disebutkan dalam Daftar Pustaka untuk

memperkaya pemahaman Anda;

10. Apabila terdapat kesulitan, pengajar siap membantu Anda dalam mencapai

pembelajaran yang efektif;

Selamat belajar dan semoga sukses.

x MODUL TABLE DAN QUERY

PETA KONSEP MODUL

Microsoft Access

Table Query

Pengertian Table dan Query

1 MODUL TABLE DAN QUERY

A. PENDAHULUAN

1. Deskripsi Singkat

Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak

dimanfaatkan untuk mendukung penyelesaian tugas-tugas perkantoran terutama yang

terkait dengan database. Mata pelajaran ini membahas Table dan Query meliputi

penjelasan pengertian Table dan Query serta pengoperasian fungsi Table dan Query di

Microsoft Access.

2. Prasyarat Kompetensi

Untuk dapat mempelajari modul ini dengan efektif, pembaca diharapkan sudah

memiliki pengetahuan dasar tentang desain database yang baik dan tepat.

3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD)

a. Standar Kompetensi (SK)

Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu

mengoperasikan fungsi Table dan Query dengan baik.

b. Kompetensi Dasar (KD)

Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu:

1) menjelaskan pengertian dasar dari table and query dengan baik

2) membuat table dengan baik

3) membuat query dengan baik

4. Relevansi Modul

Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta dapat mengaplikasikannya

dalam pekerjaan yang menjadi tugas pokok dan fungsinya sebagai pengembang

database.

2 MODUL TABLE DAN QUERY

Peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan pengertian table dan query dengan

baik. Peserta diharapkan juga dapat membuat Table dan Query dengan baik dan tepat

sesuai dengan apa yang dibutuhkan guna mendukung penyelesaian tugas di unit

kerjanya masing-masing.

MODUL TABLE DAN QUERY 3

B. KEGIATAN BELAJAR

1. Kegiatan Belajar 1

PENGERTIAN TABLE DAN QUERY

a. Pengertian Table dan Query

Pengertian database di Access

Database pada Microsoft Access adalah sekumpulan obyek yang terdiri dari Table, Query,

Form dan Report. Sebuah database di dalam Microsoft Access disimpan di dalam sebuah file

berekstensi accdb. Jadi dalam Access satu file accdb mewakili atau merepresentasikan satu

Indikator:

Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat

diharapkan mampu:

menjelaskan pengertian database di Access dengan baik

menjelaskan beberapa istilah yang digunakan di Access

terkait table dengan baik

menjelaskan pengertian tipe data dengan baik

menjelaskan beberapa istilah yang digunakan di Access

terkait query dengan baik

menjelaskan area kerja Access dengan baik

menjelaskan field properties dengan baik


database yang terdiri dari Table, Query, Form dan Report. Table dan Query akan dibahas di

modul ini sedangkan Form dan Report akan dibahas di modul berikutnya. Microsoft Access

yang digunakan dalam modul ini adalah Microsoft Access versi 2010.

Istilah terkait Table

Table terdiri dari kolom atau field dan baris atau record. Field merupakan atribut dari table,

sedangkan record merupakan isi dari table. Hubungan antara table, field dan record dapat

dilihat pada contoh berikut ini.

Field Record

Table Pegawai di atas terdiri dari 9 record. Masing-masing record menggambarkan atribut-

atribut yang dimiliki oleh seorang pegawai. Sebagai contoh record pertama menggambarkan

seorang pegawai dengan nip P10017 dan bernama Budi Sumantri yang beralamatkan di Jl.

Mawar 9 di Kota Bekasi.

Dari contoh di atas kita dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Data adalah sebuah informasi mengenai sesuatu yang tidak mempunyai arti jika

berdiri sendiri. Contoh : Sumantri, Jl Mawar 9, Bekasi

2. Field adalah kumpulan data dalam satu kolom yang mempunyai tipe data yang

sama. Contoh : nip, nama

3. Record adalah kumpulan data yang membentuk informasi dalam satu baris. Contoh

: P017, Sumantri, Jl. Mawar 9, Bekasi

Gambar 1-1 Hubungan Antara Field, Record dan Table


4. Table adalah kumpulan data atau record yang berhubungan dengan field tertentu.

Tipe data Access

Tipe data pada Access 2010 dapat dilihat pada Table berikut ini:

Istilah terkait Query

Pengertian Query pada Access adalah bahasa SQL (Structured Query Language) yang

ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi

dan menganalisa data dengan berbagai alur yang berbeda. Selain itu query dapat juga

digunakan sebagai sumber data (record source) untuk object Form dan Report.

Secara umum query di dalam Microsoft Access mempunyai lima jenis query yang dapat

digunakan, dengan rincian sebagai berikut :

TIPE DATA KETERANGAN

Text Dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca,

maksimal 255 karakter

Memo Serupa dengan tipe text, tetapi menampung hingga 32000

karakter

Number Hanya menerima angka saja

Date/Time Untuk menyimpan data tanggal dan waktu

Currency Angka dalam format mata uang

Yes/No Berisi logika Ya atau Tidak

OLE Object Berisi gambar atau objek dengan ukuran maksimal 128 MB

Hyperlink Berisi alamat hyperlink panjang maksimal 2048 karakter

AutoNumber Nilai-nilai unik yang diciptakan oleh Microsoft Access 2010

ketika mengisikan record baru

Attachment Menampung semua tipe data

Lookup Wizard Menampung data yang berulang

Gambar 1-2 Tipe Data Microsoft Access 2010


a. Select Query, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table

sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet.

Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu,

mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis

query yang paling umum dan sering digunakan.

b. Crosstab Query, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai

rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut

di group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri

(sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah judul kolom.

c. Parameter Query, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data kriteria dan

parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query

jenis ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box

yang meminta Anda untuk mengisi data-data yang diperlukan, misalnya kriteria

ataupun nilai tertentu.

d. Action Query, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan

memodifikasi suatu data dan struktur table. Terdapat beberapa action query yang

bisa digunakan seperti :

Append Query, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table

lainnya berdasarkan criteria tertentu.

Delete Query, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.

Update Query, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria

tertentu.

Make-Table Query, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure

dan datanya yang berasal dari satu table atau lebih.

e. SQL Query, atau bisa juga disebut SQL specific query adalah query yang dibuat

secara langsung menggunakan bahasa SQL. Karena memang pada dasarnya semua

query dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah

berbentuk visual. Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung


menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL query ini dibuat dengan

menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View.

Area Kerja Access 2010

Untuk memulai program Microsoft Access 2010, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pada jendela Search, ketik Access 2010 seperti tampak pada gambar berikut ini.

Gambar 1-3 Membuka Program Access 2010

2. Akan tampak lembar kerja program Microsoft Access 2010 seperti tampak pada

gambar berikut ini.

Gambar 1-4 Tampilan Awal Access 2010


3. Klik icon New Blank Database untuk masuk ke pembuatan database, seperti tampak

pada gambar berikut ini.

Gambar 1-5 Membuat Database Baru

4. Pada kotak File Name dalam Blank Database, cari lokasi file dengan menekan icon

Open.


Gambar 1-6 Kotak Dialog File New Database

5. Cari lokasi penempatan database pada kotak Save in, ketik nama database pada

kotak File Name (dalam keadaan standard tipe file database Microsoft Office 2010

adalah Microsoft Office Access 2010 Databases (*.accdb)). Klik OK

Gambar 1-7 Nama dan Lokasi File Database


6. Langkah terakhir, klik tombol Create untuk mengaktifkan pembuatan database.

Area kerja access 2010 terletak pada interface yang dinamakan Ribbon, di mana daftar

menu tampil dalam bentuk Tabs. Setiap tabs akan menampilkan submenu dalam bentuk

Groups yang berisikan Command Buttons atau tombol perintah. Fungsi-fungsi penting

yang sering digunakan kini dapat diakses dengan mudah dan cepat melalui Groups.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut ini.

Gambar 1-8 Tampilan Jendela Database Program Microsoft Access 2010

1. Office Button adalah pengganti menu File yang biasa ditemukan pada aplikasi

Microsoft Access. Di dalamnya berisi perintah New, Open, Save, Save As, Print,

Manage, Email, Publish, Close Database, Access Options, dan Exit Access.

3. Office Button 1. Quick Access Toolbar 2. Ribbon

6. Database object 5. Object Preview 4. View Shortcut


2. Quick Access Toolbar adalah customizable toolbar yang berisi perintah-perintah

penting seperti Save, Undo, Redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat

ditambahkan sendiri sesuai dengan keperluan.

3. Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada versi

Access sebelumnya. Kini menu bar berubah bentuk dan telah disempurnakan

menjadi bentuk tab yang berisi beberapa Group dan di dalamnya terdapat

Command Button.

Gambar 1-9 Detil Bagian Ribbon

4. Database Object merupakan tempat objek-objek yang telah diaktifkan dan

digunakan dalam sebuah database. Adapun contohnya seperti Table, Form, Report

dan Query.

5. Object Preview adalah tampilan objek yang diaktifkan seperti Table, Form, Report

dan lainnya.

6. View Shortcut adalah fitur dalam access 2010 yang berguna untuk mengubah

tampilan objek dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan.

Contohnya Design View, Layout View, Datasheet View, Form View dan lain-lain.

Field Properties

Sering kali tipe data saja tidak cukup untuk membatasi inputan data yang kita inginkan.

Sebagai contoh, kita bisa membatasi field Nama dengan tipe data Text. Walau demikian,

kita tidak bisa membatasi panjang teks yang boleh diinput atau diformat teks yang kita

inginkan.

Tab Command Button

Group


Access 2010 menyediakan sebuah fasilitas yang disebut Field Properties untuk

membantu penggunaannya melakukan batasan-batasan terhadap field-field dalam

databasenya. Dengan adanya Field Properties, anda dapat mengatur jumlah maksimal

inputan yang dibolehkan, format penulisan dan operasi-operasi penting lainnya.

Setiap tipe data memiliki properties yang unik untuk masing-masing tipe data. Untuk

mengatur Field Properties, anda dapat melihatnya pada bagian bawah antarmuka di

Design View dengan cara klik icon View pada Tab Datasheet.

Gambar 1-10 Field Properties

Berikut adalah Field Properties dari beberapa tipe data yang paling penting yang paling

sering digunakan:


Text

Table Properties Kegunaan

Field Size Jumlah karakter maksimum yang dapat diinputkan ke dalam

field. Jika diisi 5 maka field hanya dapat menampung 5

karakter atau kurang.

Input Mask Mengatur format penulisan inputan. Access 2010

menyediakan beberapa format yang dapat langsung

digunakan, misalnya: nomor telp, kode pos, tanggal,

password dan format lainnya.

Caption Untuk mengubah judul atau label field. Jika dibiarkan

kosong, maka nama field secara otomatis menjadi judul field.

Default Value Nilai default yang secara otomatis akan diinputkan ke dalam

field jika record baru dibuat.

Allow Zero Length Apakah diizinkan untuk membiarkan field ini kosong.

Number


Field Size Memiliki beberapa tipe dengan range yang berbeda,

misalnya Byte (0 - 255), Integer (-32 – 32.767), Long Integer,

dan seterusnya. Semakin panjang range angka, semakin

besar space yang diperlukan.

Format Memilih format angka yang sesuai, antara lain General,

Currency, Percent, scientific.

Desimal Places Jumlah digit di belakang koma yang akan ditampilkan.

Date/Time


Format Menentukan format tanggal yang ingin digunakan.


Currency


Format Hampir sama dengan format yang pada Number, dapat

divariasi menjadi format tertentu sesuai dengan yang

diinginkan pengguna.


b. Latihan dan Studi Kasus

Untuk mengetahui penguasaan materi pengertian Table dan Query yang telah

dibahas pada Kegiatan Belajar 1, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan Latihan

sendiri atau bersama teman.

1. Jelaskan perbedaan antara pengertian database secara umum dengan

pengertian database pada Access!

2. Apakah yang dimaksudkan dengan Table?

3. Jelaskan perbedaan antara Table dengan Query!

4. Apakah dimungkinkan sebuah database dibuat tanpa adanya fasilitas query?

5. Jelaskan perbedaan tipe data dengan field properties?

6. Sebutkan istilah-istilah yang digunakan di area kerja Access 2010 dan jelaskan!

c. Rangkuman

Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang dapat digunakan

untuk membuat dan mengelola database.

Sebuah file database di Microsoft Access terdiri dari Table, Query, Form dan

Report.

Table merupakan kumpulan dari Record dan Field sedangkan Query merupakan

fasilitas untuk menampilan data sesuai dengan kriteria yang diinginkan.


d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1

Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya

Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit.

1. B - S Pengertian Table adalah kumpulan field dan report

2. B - S Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi speadsheet

3. B - S Tipe data yang sering digunakan untuk nilai mata uang adalah

Currency

4. B - S Untuk mengelompokan field dan record mana saja dari table

yang ditampilkan serta urutannya diperlukan Query

5. B - S Obyek yang termasuk database pada Microsoft Access meliputi

Table, Record dan Field.


e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut

Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban Tes Formatif KB 1. Hitunglah jumlah

jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat

penguasaan Anda terhadap materi.

Rumus = Jumlah jawaban yang benar

X 100% Jumlah semua soal

Penjelasan tingkat penguasaan

0 – 60,99 % = Amat Kurang

61 – 70,99 % = Kurang

71 – 80,99% = Cukup

81 – 90,99% = Baik

91 – 100% = Amat Baik

Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 81% atau lebih, maka Anda dapat

meneruskan dengan materi pada KB 2. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 81%, maka kami

sarankan Anda mengulangi materi pada KB 1, terutama materi yang Anda belum kuasai.



PENGOPERASIAN TABLE

a. Pengoperasian Table

Pembuatan Table

Table merupakan objek database yang paling umum. Table digunakan untuk

menyimpan data dan informasi yang ingin disimpan dalam bentuk record table.

Ada 2 cara untuk membuat table dalam Microsoft Access 2010 yaitu:

a. Create - Table

Menu Table merupakan cara membuat table dengan langsung memasukkan

data pada table yang sudah disediakan oleh komputer.

b. Create - Table Design

Menu Table Design merupakan cara membuat table dengan menentukan

sendiri nama field, tipe data field, dan properti field.

Indikator :

Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan

mampu:

membuat table dengan berbagai cara dengan baik

melakukan modifikasi pada table dengan baik

menggunakan fasilitas lookup wizard pada table dengan baik

menggunakan faslititas sorting pada table dengan baik

menggunakan fasilitas filter pada table dengan baik

menggunakan fasilitas relationship dengan baik


Gambar 2-1 Fasilitas untuk Membuat Table

Aturan Penamaan Table

Penamaan obyek di Access (tidak terbatas pada Table tapi juga meliputi field dan

controle) adalah sebagai berikut:

Nama dapat terdiri dari maksimal 64 karakter

Nama merupakan kombinasi dari huruf, angka, spasi dan karakter spesial

kecuali titik (.), tanda seru (!), kurung (*+) dan tanda aksen(‘).

Nama tidak boleh diawali dengan spasi

Nama tidak boleh menggunakan karakter kontrol ASCII dari nomer 0-31

Meskipun nama boleh menggunakan spasi namun tidak dianjurkan untuk

menggunakannya disebabkan kemungkinan adanya konflik nama pada situasi

tertentu.

Pembuatan Table dengan Perintah Table

1. Klik icon Table pada Tab Create

2. Masukkan data ke dalam masing-masing kotak (untuk nama kolom, silahkan

double click terlebih dahulu), seperti gambar berikut ini.

a

b


Gambar 2-2 Input Data Table

3. Simpan table yang telah dibuat dengan perintah Save.

4. Ketik nama table pada kotak Table Name pada kotak dialog Save As seperti

terlihat pada gambar berikut ini.

5. Klik OK

Gambar 2-3 Kotak Dialog Save As

Pembuatan Table dengan Perintah Table Design

1. Klik icon Table Design pada Tab Create

2. Anda dapat membuat field baru dengan mengetikkan langsung nama field

yang dibutuhkan pada kotak Field Name, tipe data pada kotak Data Type dan

deskripsi field pada kotak Description.


Gambar 2-4 Membuat Field Baru Lewat Design View

3. Selanjutnya anda dapat menyimpan dan memberi nama table seperti yang

telah dijelaskan di atas.

Sebelum membahas beberapa istilah di Table, terlebih dahulu buatlah database

baru dengan nama Pemesanan Tiket. Dalam database tersebut buatlah table-table

berikut ini:

Table 1 : Data Pemesan


Table 2 : Data Pesawat

Table 3 : Data Transaksi


Modifikasi Table

a) Mengubah Design Table

Table yang sudah dibuat bisa dimodifikasi sesuai keinginan. Untuk memodifikasi

table cukup dengan memilih table yang akan dimodifikasi dan kemudian ikuti

langkah-langkah berikut ini:

1. Klik icon Design View pada ribbon Home.

2. Ubah desain table

3. Simpan dengan perintah Save

4. Klik icon Datasheet View untuk kembali ke data table.

b) Menyisipkan Field

Sisipan field akan tampil di atas field yang dipilih. Untuk menyisipkan field, Klik

kanan pada salah satu field, pilih Insert Rows.

c) Menghapus Field

Untuk menghapus field, klik kanan pada field yang akan dihapus, lalu pilih Delete

Rows.

d) Menghapus Record

Untuk menghapus record, buka table dalam lembar kerja datasheet kemudian

sorot record yang akan dihapus. Klik kanan mouse pada record tersebut dan

pilih Delete Record.


Tipe data Lookup Wizard

Tipe data Lookup Wizard adalah tipe data yang membuat sebuah lookup column di

mana datanya dapat diambil dari table, query, atau kita masukkan sendiri sesuai

keinginan.

Untuk membuat tipe data lookup wizard, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih tipe data Lookup Wizard pada kotak Data Type sehingga tampak kotak

dialog seperti berikut ini.

Pada kotak dialog Lookup Wizard terdapat 2 macam pilihan, yaitu:

1. I want the lookup column to look up the value in a table or query

Pilihan ini digunakan jika anda ingin membuat tipe data Lookup Wizard

dengan menggunakan data dari table atau query.

2. I will type in the values that I want

Pilihan ini digunakan jika anda ingin membuat tipe data Lookup Wizard

dengan menggunakan data yang anda isikan sendiri.

Gambar 2-5 Kotak Dialog Lookup Wizard 1


2. Pada contoh ini, kita akan menggunakan opsi kedua I will type in the values that

I want. Klik Next untuk masuk ke proses selanjutnya, hingga tampak gambar

berikut.

Gambar 2-6 Kotak Dialog Lookup Wizard 2

3. Isi data yang dibutuhkan pada daftar yang tersedia lalu klik Next.

4. Kemudian klik Finish.

Gambar 2-7 Hasil Lookup Wizard

Sorting

Dalam beberapa kasus, terutama dengan data yang cukup banyak, anda mungkin

ingin mengurutkan data (sorting) yang ada untuk memudahkan. Anda dapat

mengurutkan table anda berdasarkan kolom yang ada.


Untuk mengurutkan atau sorting record-record anda di Access 2010, maka ikuti

langkah-langkah berikut ini:

1. Klik panah yang terdapat pada kolom yang akan diurutkan.

Gambar 2-8 Panah Untuk Mengurutkan Data

2. Akan tampil form dialog yang berisi opsi yang bisa dipilih untuk melakukan

sorting.

Gambar 2-9 Form Dialog Untuk Sorting

Tergantung dari tipe data kolom anda, anda akan melihat opsi sorting yang berbeda.


Tipe Data Opsi Sorting Keterangan

Text, Memo,

Hyperlink

Sort A to Z

Sort Z to A

Melakukan sort alfabet berdasarkan

huruf-demi huruf (seperti di dalam

kamus). Pengurutan tidak bersifat

case-sensitive, artinya huruf besar

atau huruf kecil dianggap sama saja.

Number,

Currency,

AutoNumber

Sort Smallest to Largest

Sort Largest to Smallest

Melakukan sort numerik, meletakkan

angka yang terkecil paling atas atau

sebaliknya.

Date/Time Sort Oldest to Newest

Sort Newest to Oldest

Melakukan sort berdasarkan tanggal,

membedakan antara tua (yang terjadi

duluan) dengan tanggal yang baru saja

berlangsung.

Yes/No Sort Selected to Cleared

Sort Cleared to Selected

Memisahkan antara nilai yang terpilih

(Yes/Selected) dengan nilai yang tidak

terpilih (No/Unselected).

Catatan : Sorting hanya dilakukan satu kali, setiap kali digunakan oleh pengguna.

Jika anda mengubah nilai table yang disorting, maka Access 2010 tidak

secara otomatis men-sorting ulang table anda. Jika anda ingin

menghilangkan sorting yang sudah ada, maka anda dapat memilih Tab

Home, pada group Sort & Filter pilih Clear All Sort.

Filtering

Untuk melakukan filter, anda harus menspesifikasikan kondisi tertentu yang harus

dipenuhi agar filter dapat dilakukan. Access 2010 memiliki beberapa fasilitas filter

yang dapat digunakan.

Untuk melakukan filter pada Access 2010, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Anda dapat melakukan Quick Filter, dengan menampilkan atau

menyembunyikan nilai yang anda maksud berdasarkan data yang ada. Cukup

klik pada panah di header kolom kemudian pilih nilai-nilai yang akan anda

tampilkan atau sembunyikan.


2. Anda dapat melakukan Filter by Selection, jika anda telah mengetahui nilai

record yang ingin ditampilkan atau sembunyikan. Temukan nilai record yang

anda maksud dengan cara klik kanan pada nilai tersebut dan pilih nilai opsi yang

ada.

Gambar 2-10 Melakukan Quick Filter

Gambar 2-11 Melakukan Filter By Selection


3. Anda dapat melakukan Filter By Condition, jika anda ingin menginputkan nilai

tertentu sebagai kriteria dalam melakukan filtering. Klik pada panah di header

kolom kemudian pilih submenu dengan opsi filtering.

Gambar 2-12 Filter by Condition

4. Setelah memilih salah satu opsi yang ada, anda dapat menginputkan nilai yang

maksud pada form dialog yang tampil.

Gambar 2-13 Form dialog untuk Filtering by Condition

5. Setelah melakukan filtering, anda dapat mengembalikan table seperti semula

saat belum di-filter dengan cara memilih tab Home, pada group Sort & Filter

klik Advanced dan pilih Clear All Filter.


Gambar 2-14 Menghilangkan semua Filter

Relationship

Relationship adalah hubungan antara table-table yang ada pada database. Jadi,

table-table tersebut saling terhubung untuk selanjutnya, dengan bantuan query,

dilakukan pengolahan table. Relasi bisa terjadi jika pada table terdapat minimal satu

field yang sama dan biasanya diatur dengan kunci (Primary Key). Dalam sebuah

kunci (Primary Key), tidak boleh terjadi duplikasi data yang sama.

Untuk menentukan Primary Key dari sebuah table, maka langkah-langkah yang

harus dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Tampilkan table dalam bentuk design view.

2. Pilih field yang akan diberi kunci lalu klin icon Primary Key pada tab Design.


Gambar 2-15 Icon Primary Key

3. Jika berhasil, maka pada filed yang bersangkutan akan memiliki lambang kunci

di sebelah kiri.

Gambar 2-16 Lambang Primary Key

4. Sering kali dalam beberapa kasus, sebuah table memiliki lebih dari satu field

sebagai kunci, untuk melakukannya, blok field-field yang dimaksud kemudian

klik icon Primary Key.


Gambar 2-17 Memilih Beberapa Field sebagai Primary key

5. Jika berhasil, masing-masing field akan mendapat lambang masing-masing

sebuah kunci di sebelah kirinya

Berikut ini, kita akan mencoba merelasikan table. Ikutilah perintah berikut ini:

1. Bukalah file database Pemesanan Tiket yang telah dikerjakan pada latihan

sebelumnya.

2. Berikan Primary Key pada field kode_pesawat yang terdapat pada table Data

Tiket. Berikan pula Primary Key pada field no_pemesan yang terdapat pada

table Pemesan. Sedangkan table transaksi tidak memiliki Primary Key.

3. Tutup seluruh jendela table yang aktif.

4. Klik icon Relationship pada tab Datasheet. Kotak dialog Show Table akan tampil.

5. Pada kotak dialog Show Table, blok ketiga table dan masukkan ke dalam jendela

relationship.


Gambar 2-18 Kotak Dialog Show Table

6. Buatlah relasi dari kode_pesawat (table Tiket) ke kode_pesawat (table

transaksi).

7. Buatlah relasi dari no_pemesan (table Pemesan) ke no_pemesan (table

transaksi). Lihat gambar berikut ini.

Gambar 2-19 Membuat Relasi Antar Table

8. Simpan dan tutup jendela relationship.


9. Bukalah table Pemesan dan klik tanda + pada salah satu baris record untuk

melihat tiket yang dibeli.



Untuk mengetahui penguasaan materi Table yang telah dibahas pada Kegiatan

Belajar 2, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama

teman.

Ketentuan Soal:

1. Buatlah database baru dengan nama Penyewaan Kamar Hotel!

2. Dalam database tersebut buatlah table-table berikut ini:

Table 1 : Kamar


Table 2 : Penyewa

Table 3 : Transaksi


3. Buatlah relasi dari no_sewa (table Penyewa) ke no_sewa (table Transaksi)!

4. Tampilkan hasil relasinya!

c. Rangkuman

Table merupakan tempat penyimpanan data di dalam database

Pembuatan Table di Microsoft Access dapat dilakukan melalui dua cara yaitu

menu Create - Table Design dan menu Create –Table

Table dapat dihubungkan satu dengan lainnya dengan menu Relationship


Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya

Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit.

1. B - S Salah satu object data base yang digunakan untuk melakukan

entry data dan update data adalah Table

2. B - S Pada tampilan Datasheet View, fungsi menekan tombol F5

adalah merubah record tertentu.

3. B - S Untuk menghapus record tertentu dalam tampilan Datasheet

View adalah Pilih view + Delete record.

4. B - S Fasilitas untuk membuat sebuah table sendiri dengan

menentukan field-field sesuai kebutuhan adalah Create table

and Desain view.



Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test formatif KB 2. Hitunglah jumlah

jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat

penguasaan Anda terhadap materi.





61 – 70,99 % = Kurang

71 – 80,99% = Cukup

81 – 90,99% = Baik

91 – 100% = Amat Baik


memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami sarankan Anda

mengulangi materi pada KB 2, terutama materi yang Anda belum kuasai.



PENGOPERASIAN QUERY

a. Pengoperasian Table

Pembuatan Query

Query adalah suatu table yang dibentuk dari table lain. Data dalam table query

dapat mengambil semua, sebagian atau dengan syarat tertentu dari suatu table.

Ada 2 cara membuat query Access 2010, yaitu:

a. Create - Query Design

Pilihan ini memungkinkan untuk membuat query dengan menentukan

table/query, nama field, penyaringan, dan pengurutan data.

b. Create - Query Wizard

Pilihan ini memungkinkan untuk membuat query dengan hasil jawaban anda

saat komputer memberikan pertanyaan.

Indikator :

Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan

mampu:

membuat query dengan berbagai cara dengan baik

melakukan modifikasi pada query dengan baik

menggunakan fasilitas calculated field dengan baik

menggunakan fasilitas expresion builder dengan baik

menggunakan fasilitas property sheet dengan baik

menggunakan fasilitas SQL View dengan baik

menggunakan fasilitas Group by dengan baik

menggunakan fasilitas criteria dengan baik


Catatan : Perintah query bisa diakses melalui tab Create pada group Other.

Sebelum membuat query, terlebih dahulu kita harus mempersiapkan data table

yang akan dibuat query-nya. Untuk itu bukalah file database Penyewaan Kamar

Hotel pada Kegiatan Belajar 2, pastikan telah direlasi!

Cara Membuat Query dengan Query Design

a. Klik icon Query Design pada tab Create di dalam group.

b. Pada kotak dialog Show Table, masukkan table Kamar, Penyewa dan Transaksi

ke dalam jendela relationship.

c. Pilihlah field-field yang akan dilibatkan dalam query dengan cara double click,

hasilnya akan ditampilkan pada daftar pilihan field yang tersedia seperti gambar

berikut ini.

Gambar 3-1 Jendela Relationship

d. Jalankan query dengan cara klik icon Run. Hasilnya seperti gambar berikut.

Double click pada field yang akan diambil


Gambar 3-2 Hasil Pembuatan Query

e. Simpan dengan nama Query Penyewaan Kamar

Modifikasi Query

Untuk menyesuaikan dengan kebutuhan anda, rancangan query yang telah dibuat

dapat dimodifikasi lebih lanjut dengan berbagai cara berikut ini:

a. Kotak Field, menampilkan nama field yang akan diikutsertakan dalam query.

b. Kotak Table, menampilkan nama table yang akan diikutsertakan dalam query.

c. Kotak Short, digunakan untuk mengurut data. Ascending untuk mengurut data

mulai dari nilai yang tertinggi sedangkan Discending untuk mengurut data mulai

dari data yang terendah.

d. Kotak Show, digunakan untuk menyembunyikan field tertentu.

e. Kotak Criteria dan Or, digunakan untuk mencari data tertentu. Pada kriteria

yang diberikan, anda dapat menggunakan operator-operator sebagai berikut:

> lebih dari

>= lebih dari atau sama dengan

< kurang dari

<= kurang dari atau sama dengan

<> tidak sama dengan, serta tanda

* untuk mewakili karakter apa saja


Operasi calculated field

Jika perlu anda dapat membuat kolom field baru yang fieldnya tidak diambil dari

table atau query yang ada secara langsung, tetapi diperoleh dari perhitungan field-

field yang ada pada table atau query (calculated field), dengan cara:

1) Tampilkan jendela kerja perancangan query yang akan diberi calculated field

(Misalnya Query Penyewaan Kamar).

Gambar 3-3 Data Query Penyewaan Kamar

2) Misalnya kita akan menampilkan kolom Biaya_Sewa yang diperoleh dari

Lama_Inap dikalikan Harga_Sewa. Untuk itu tulis pada kolom field baru yang

masih kosong rumus Biaya_Sewa: [Lama_Inap]*[Harga_Sewa]. Lihat gambar!

Gambar 3-4 Jendela Kerja Query yang Dilengkapi Calculated Field

Rumus diketik di sini


3) Untuk melihat hasil query yang baru dibuat, pilih dan klik icon Run pada

tab Design.

Gambar 3-5 Query dengan Field Perhitungan Biaya_Sewa

Expression Builder

Selain dengan cara di atas, anda juga dapat menambah kolom field baru yang berisi

perhitungan (calculated field), dengan menggunakan kotak dialog Expression

Builder, dengan cara sebagai barikut :

1) Klik kolom field yang masih kosong, kemudian klik icon Builder pada tab Design,

kotak dialog Expression Builder akan ditampilkan.

Hasil rumus


Gambar 3-6 Kotak Dialog Expression Builder

2) Pada kotak dialog Expression Builder tersebut, lakukan pemilihan field yang

akan dipakai dalam proses kalkulasi sekaligus lambang operasi hitung yang akan

digunakan. Untuk contoh menghitung Biaya_Sewa, ikuti langkah berikut ini:

Klik dua kali folder Query atau Table. Dengan langkah ini semua query atau

table yang ada pada database anda akan ditampilkan.

Kemudian klik dua kali nama field yang anda inginkan dari Query atau table

yang ada (dalam hal ini Lama_Inap).

Klik operator aritmatik yang akan anda gunakan pada rumus (dalam hal ini

simbol “*“).

Lanjutkan dengan klik dua kali Harga_Sewa.


Gambar 3-7 Kotak Dialog Expression Builder yang Telah Diisi

3) Klik OK

Property Sheet

Anda dapat mengatur format tampilan data hasil query dengan langkah sebagai

berikut:

1. Tampilkan jendela kerja perancangan query melalui icon Design.

2. Klik kanan pada bagian field yang akan diubah formatnya.

3. Lalu klik Properties. Kotak dialog Properties akan ditampilkan di bagian

kanan.


Gambar 3-8 Kotak Dialog Field Properties

4. Lakukan pemilihan format tampilan yang anda inginkan dengan cara memilih

daftar pilihan Format.


SQL View

Sebelum membahas Query melalui SQL View, terlebih dahulu buatlah Database

Kepegawaian seperti yang terlihat pada Gambar di bawah ini.

Gambar 3-9 Relasi Table Kepegawaian


2. Table Kepegawaian

Table 1. JABATAN


Table 2. GOLONGAN

Table 3. GAJI_POKOK


Table 4. PEGAWAI

MODUL TABLE DAN QUERY

51

Table PEGAWAI BAG. 1


52

Table PEGAWAI BAG. 2


53

Table 5. ABSEN

Table 6. LEMBUR


54

Table 5. ABSEN


55

Table 6. LEMBUR


56

Table 7. POT_KOPERASI


57

Mengolah Query Melalui SQL View

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Query bertujuan untuk menyeleksi

atau memilih sejumlah data dari semua data yang ada pada suatu database.

Pemilihan atau penyeleksian data ini didasarkan pada kriteria tertentu. Kriteria

tersebut bisa berupa kriteria umur, alamat, gaji, golongan, jabatan, dan lain-lain.

Secara sederhana sintak SQL atau query adalah

Langkah-langkah menuliskan sintak SQL/Query pada Access 2010 adalah sebagai

berikut:

1. Klik icon Query Design pada tab Create pada ribbon.

2. Akan tampil Show Table, klik Close.

3. Klik icon SQL di pojok kiri atas. Akan tampil window untuk mengetikkan

sintak SQL query.

4. Ketik sintak SQL yang diinginkan.

5. Klik icon RUN.

6. Save dan beri nama query

Contoh :

Tampilkan field kode dan nama jabatan pada table jabatan!

Jawab :

1. Lakukan langkah pertama sampai dengan langkah ketiga. Kemudian lakukan

langkah keempat (mengetik sintak SQL) seperti berikut :

Cara Pertama

SELECT jabatan.kd_jabatan, jabatan.nm_jabatan

FROM jabatan;

Cara Kedua :

SELECT kd_jabatan, nm_jabatan

FROM jabatan;

SELECT nama_field-1, …, nama_field-n FROM nama_tabel


58

Cara Ketiga :

SELECT J.kd_jabatan, J.nm_jabatan

FROM jabatan as J;

2. Klik icon RUN. Simpan dengan nama Query_jabatan

Keterangan:

Ada beberapa cara untuk menuliskan query :

Cara 1 :

SELECT diikuti NamaTable.Nama Field

FROM diikuti NamaTable

Cara 2 :

SELECT diikuti NamaField

FROM diikuti NamaTable

Cara 3 :

SELECT diikuti AliasTable.Nama Field

FROM diikuti NamaTable as AliasTable

Latihan :

1. Tampilkan nip, nama dan pendidikan pegawai pada table pegawai, simpan

dengan nama Query_pendidikan

2. Tampilkan nip, nama, kode jabatan dan golongan pegawai pada table

pegawai, simpan dengan nama Query_pegawai

3. Tampilkan nama, tanggal lahir, status dan jumlah anak dari pegawai yang

ada, simpan dengan nama Query_keluarga

4. Tampilkan gol (sebagai golongan), u_makan (sebagai uang makan) serta

ix_lembur (sebagai indeks_lembur_per_jam) yang ada pada table golongan,

simpan dengan nama Query_golongan

5. Tampilkan jumlah jam lembur tiap pegawai, tampilan diurutkan berdasarkan

jumlah jam lembur (mulai dari yang terbesar). Field yang ditampilkan adalah

NIP dan jam lembur. Simpan dengan nama Query_lembur


59

Group By dan Aggregate Function

Pada kasus seleksi data seringkali diminta untuk menampilkan atau memilih

sekumpulan data berdasarkan group tertentu. Untuk menyelesaikan

permasalahan tersebut SQL menyediakan perintah atau sintak group by. Pada

pengelompokan data biasanya disertakan bersama Aggregate Function (fungsi

matematik) yaitu min, max, avg, sum, dan count.

Contoh :

Tampilkan gaji minimal tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan

dan minimal gaji pokok.

Jawab:

SELECT gol, min(gpo) AS minimal_gaji_pokok

FROM gaji_pokok

GROUP BY gol;

Klik icon RUN. Simpan dengan nama agg_min_gajipokok.

Latihan :

1. Tampilkan gaji pokok maksimal tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah

golongan dan maksimal gaji pokok. Simpan dengan nama

agg_max_gajipokok

2. Tampilkan gaji pokok rata-rata tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah

golongan dan rata-rata gaji pokok. Simpan dengan nama agg_avg_gajipokok

3. Tampilkan total gaji pokok tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah

golongan dan total gaji pokok. Simpan dengan nama agg_sum_gajipokok

4. Tampilkan banyaknya gaji pokok tiap golongan. Field yang ditampilkan

adalah golongan dan banyaknya pegawai. Simpan dengan nama

agg_count_gajipokok


60

Kriteria Data

Kriteria data adalah data yang akan ditampilkan merupakan data yang

memenuhi kriteria yang ditentukan.

Kriteria dengan Having

Kriteria dengan having adalah kriteria pemiliha atau seleksi data dengan

menggunakan kata having. Kata havingt ini bisa berupa having

count(nama_field), having sum(nama_field) atau having dengan diikuti

fungsi aggregate yang lain. Sintak SQL nya adalah sebagai berikut :

Contoh :

Tampilkan maksimum gaji pokok tiap golongan, golongan yang

ditampilkan adalah golongan yang mempunyai maksimum gaji pokok lebih

besar dari 1000000.

Jawab :

SELECT gol AS golongan, max(gpo) AS maksimum_ gaji_pokok

FROM gaji_pokok

GROUP BY gol

HAVING max(gpo)>1000000

Kriteria dengan Where

Pada kriteria dengan where pemilihan atau seleksi data dilakukan setelah

kata where. Setelah kata where bisa diikuti oleh comparison (=, <>, <, >, >=

atau <=), between, in, like / not like atau is null / is not null. Contoh

penggunaan kriteria dengan where antara lain :

Comparison (=, <>, <, >, >= atau <=)

Soal :

SELECT nama_field-1, . . . , nama_field-n, aggregate_function FROM nama_tabel GROUP BY nama_field-1, . . ., nama_field-n HAVING criteria_aggregate_function


61

Tampilkan jabatan yang mempunyai tunjangan jabatan lebih dari

500000. Field yang ditampilkan adalah jabatan dan nama jabatan.

Jawab :

SELECT nm_jabatan, tj_jabatan

FROM jabatan

WHERE tj_jabatan >500000;

Simpan dengan nama Compare_jabatan

Between

Soal :

Tampilkan pegawai yang mempunyai jam lembur antara 20 dan 40.

Field yang ditampilkan adalah nip dan jam lembur.

Jawab :

SELECT nip, jam_lembur

FROM lembur

WHERE jam_lembur BETWEEN 20 AND 40

Simpan dengan nama Between_lembur

In

Soal :

Tampilkan data pegawai yang mempunyai gaji_pokok 600000 dan

400000. Field yang ditampilkan adalah kode jabatan, golongan dan gaji

pokok, tampilan diurutkan berdasarkan gaji yang terbesar.

Jawab :

SELECT kd_jabatan, gol, gpo

FROM gaji_pokok

WHERE gpo IN (600000, 400000)

ORDER BY gpo DESC;

Simpan dengan nama In_gajipokok

Like / Not Like

Soal :

Tampilkan data pegawai yang mempunyai nama berawalan ‘Su’. Field

yang ditampilkan adalah nama, alamat, kota


62

Jawab:

SELECT nama, alamat, kota

FROM pegawai

WHERE nama LIKE ‘Su*’;

Simpan dengan nama Like_pegawai


63


Untuk mengetahui penguasaan materi query yang telah dibahas pada Kegiatan

Belajar 3, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama

teman.

1. Tampilkan minimum gaji pokok tiap golongan, golongan yang ditampilkan

adalah golongan yang mempunyai minimum gaji pokok lebih besar dari

1000000. Simpan dengan nama Min_gajipokok

2. Tampilkan pegawai yang jumlah masuknya lebih kecil atau sama dengan 21.

Field yang ditampilkan adalah nip dan jumlah masuk. Simpan dengan nama

Com_absen

3. Tampilkan jabatan yang mempunyai tunjangan jabatan antara 300000 dan

1200000. Field yang ditampilkan adalah nama jabatan dan tunjangan

jabatan. Simpan dengan nama Between_jabatan

4. Tampilkan data pegawai yang tempat lahirnya di ‘Bandung’ atau di ‘Jakarta’.

Field yang ditampilkan adalah nip, alamat, tempat lahir, tanggal lahir.

Simpan dengan nama In_pegawai

5. Tampilkan data pegawai yang mempunyai nama berakhiran huruf ‘i’. field

yang ditampilkan adalah nama, alamat, dan kota. Simpan dengan nama

Like_pegawai


64

c. Rangkuman

Query adalah pengambilan data dari Table sesuai dengan kriteria yang

diinginkan

Pembuatan Query di Microsoft Access dapat dilakukan dengan dua cara

yaitu Query Design dan Query Wizard

Microsoft Access juga mendukung bahasa SQL untuk pembuatan Query

dengan adanya fasilitas SQL View


Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika

pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit.

1. B - S Penghitungan rumus pada Query dilakukan di bagian table.

2. B - S Membuat rumus, memilih data tertentu, dan mengurutkan

data adalah beberapa kegiatan yang dilakukan di object

query.

3. B - S Icon RUN berguna untuk menampilkan hasil query.

4. B - S Bagian Sort dalam Query berguna untuk mengurutkan data.

5. B - S Pada field TOTAL BIAYA akan diketikkan rumus JML_BULAN

dikali BESAR_ANGSURAN. Penulisan yang tepat untuk kasus

di atas pada Query adalah TOTAL BIAYA : (JML_BULAN)

*(BESAR_ANGSURAN)


65


Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test formatif KB 3. Hitunglah

jumlah jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk

mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi.





61 – 70,99 % = Kurang

71 – 80,99% = Cukup

81 – 90,99% = Baik

91 – 100% = Amat Baik


memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami

sarankan Anda mengulangi materi pada KB 3, terutama materi yang Anda belum

kuasai.


66

ENUTUP

Rangkaian materi dalam modul ini disusun dengan bahasa yang mudah

dipahami oleh pembaca modul ini. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti

tersebut, didukung juga dengan ilustrasi-ilustrasi dan gambar-gambar berwarna

yang akan semakin membantu memahami materi di modul ini.

Besar harapan kami, hanya dengan membaca modul ini, pembaca dapat

membuat Table dan Query di Microsoft Access dengan baik.

Kami sangat menyadari bahwa materi dalam modul ini belum sempurna. Oleh

karena itu perbaikan secara terus-menerus akan kami lakukan agar materi di

modul ini menjadi sumber pengetahuan yang sangat berguna bagi pembacanya.


67

TES SUMATIF

Lingkarilah jawaban yang paling benar. Waktu pengerjaan 20 menit.

1. Obyek yang bisa digunakan untuk entri dan menyimpan data adalah:

a). Table

b). Query

c). Form

d). Report

e). Memo

2. Obyek yang bisa digunakan untuk menggabungkan data dari beberapa table adalah:

a). Table

b). Query

c). Form

d). Report

e). Memo

3. Baris data yang dientrikan / dimasukkan dalam suatu table disebut:

a). Memo

b). Record

c). Primary key

d). Double

e). Relation

4. Field yang digunakan sebagai pembeda antara satu data dengan data lain dalam

suatu table sehingga data yang dimasukkan dalam field tersebut harus bersifat unik

disebut:

a). Memo

b). Record

c). Primary key


68

d). Double

e). Relation

5. Hubungan antara suatu table dengan table yang lain pada field yang bertipe data

sama disebut:

a). Memo

b). Record

c). Primary key

d). Double

e). Relation

6. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field namapegawai adalah:

a). Text

b). Sumber

c). Date / time

d). Ole object

e). Hyperlink

7. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field jumlah anak adalah:

a). Text

b). Number

c). Date / time

d). Ole object

e). Hyperlink

8. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field fotopegawai adalah:

a). Text

b). Number

c). Date / time

d). Ole object

e). Hyperlink

9. Kita bisa memindah data dari file lain seperti spreadsheet microsoft excel ke dalam

suatu table di microsoft access dengan menggunakan menu:

a). New

b). Copy

c). Paste


69

d). Import

e). Export

10. Perintah sql untuk mengambil data data dari satu table atau lebih adalah:

a). Alter

b). Insert

c). Update

d). Delete

e). Select

11. Data terkecil dari suatu table yang menempati bagian kolom disebut…

a. Record

b. Ascending

c. Field*

d. Descending

e. In

12. Microsoft Access terdiri dari beberapa obyek kecuali………

a. Table

b. Report

c. Query.

d. Module*

e. Form

13. Tipe data yang disimpan dalam 255 karakter disebut……

a. Text*

b. Memo

c. OLE object

d. Paragraf

e. Currency

14. Tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka ialah…………

a. Auto number

b. Sort number

c. Number*

d. Number option

e. Number link


70

15. Berikut ini yang merupakan constraint yang berfungsi untuk menentukan field yang

merupakan kunci dari table ialah

a. Primary Key

b. Foreign Key*

c. Not Null

d. Constraint for Table

e. Unique

16. Berikut ini ciri yang berada dalam field primay key …

a. Harus bertipe number

b. Boleh ada data yang sama

c. Boleh diisi belakangan

d. Tidak boleh ada data yang sama*

e. Salah semua

17. Untuk mengunci data seperti NIP dengan menggunakan …

a. Kunci

b. Primay key*

c. Query

d. Record

e. Report

18. Bagian-bagian dari database adalah sebagai berikut, kecuali …

a. Form

b. Format*

c. Table

d. Query

e. Report

19. Yang digunakan untuk menerangkan field name adalah …

a. Description

b. Field size

c. Input mask*

d. Format

e. Captain


71

20. Ekstensi file untuk program database Microsoft Access adalah ...

a. ACCDB

b. TXT

c. PPT

d. MYD

e. DOC

21. Untuk membuat database baru yang masih kosong pada Ms Access menggunakan

perintah ….

a. Blank database

b. Form exiting file

c. Project using new data

d. Blank data access pages

e. Project using new file

22. Type data yang digunakan untuk menyusun data tulisan yang panjang adalah….

a. OLE Object

b. Curency

c. Memo

d. Data

e. Text

23. Pada Program Microsoft Access fungsi dari outer join adalah ….

a. Membuat table baru

b. Mengganti semua data

c. Membuat master data

d. Membuat hubungan antar table

e. Memudahkan pencarian data table

24. Pernyataan yang paling tepat mengenai primery key pada program Ms. Access

adalah….

a. Primary Key harus bertype bilangan bulat

b. Primery Key harus dibuat dibaris terakhir

c. Primary Key harus unik

d. Primary Key ada di table

e. Primary key dapat dikosongkan


72

25. Type data gabungan antara huruf dan angka dalam Ms. Access disebut….

a. Text

b. Number

c. Curency

d. Auto Number

e. Alfa Numeric


73

KUNCI JAWABA

TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 1

1. B

2. B

3. B

4. B

5. B


1. B

2. B

3. B

4. S

5. S


1. B

2. B

3. B

4. S

5. S

TES SUMATIF

1. a

2. a

3. c

4. a

5. b

6. a

7. a

14. c

15. c

16. c

17. a

18. b

19. c

20. c


74

8. a

9. a

10. a

11. a

12. a

13. a

21. c

22. c

23. c

24. c

25. c


75


76

DAFTAR ISTILAH

D

Database pada Microsoft Access ........................................................................................ 3

Sekumpulan obyek yang terdiri dari Table, Query, Form dan Report

Data ..................................................................................................................................... 4

Sebuah informasi mengenai sesuatu yang tidak mempunyai arti jika berdiri

sendiri

F

Field ..................................................................................................................................... 4

Kumpulan data dalam satu kolom yang mempunyai tipe data yang sama

Form .................................................................................................................................... 3

Tampilan layar berfungsi untuk memudahkan kita memasukkan data pada table,

menampilkan data, mencari data, memperbaiki data, dan mencetak data yang

diinginkan

P

Primary Key ....................................................................................................................... 30

Field yang nilainya mengidentifikasi suatu record secara unik

Q

Query .................................................................................................................................. 3

Bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual,

yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data

dengan berbagai alur yang berbeda

R

Record ................................................................................................................................. 4

Kumpulan data yang membentuk informasi dalam satu baris

Report ................................................................................................................................. 3


77

Fasilitas pembuatan laporan dengan cara menampilkan informasi dengan format

tertentu

Relationship ...................................................................................................................... 30

Hubungan antara table-table yang ada pada database

T

Table .................................................................................................................................... 4

Kumpulan data atau record yang berhubungan dengan field tertentu


DAFTAR PUSTAKA

Alexander Mangkulo H., 2005. “Bank Soal Access”, Penerbit PT Elex Media Komputindo,

Jakarta

Haryanto I., 2009. “Membuat Database dengan Microsoft Office Access”, Penerbit

Informatika, Bandung

table dan query - klc.kemenkeu.go.id · urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah...

Documents