Proyek 12Laporan Berdasarkan Query

Disusun oleh

Ichwan Panggabean 0211 11 070

Miftahul Hidayat 0211 11 047

Tujuan Belajar• Mengetahui bagaimana membuat laporan

berdasarkan hasil query• Mampu meneruskan parameter query ke laporan• Memahami bagaimana fungsi-fungsi didalam access

dapat digunakan untuk mengubah isi sebuah laporan• Memahami cara menghasilkan nilai field berdasarkan

nilai query• Mengetahui cara membuat perhitungan didalam

laporan

PENDAHULUAN

• Proyek ini menggunakan Microsoft Access untuk menggunakan basis data yang sudah ada. Basis data awal diambil dari proyek 10. Basis data tersebut berisikan data mahasiswa yang berupa nilai mata kuliah SIM.

• Report atau laporan digunakan untuk melihat isi dari semua data yang kita punya yang bisa kita cetak.

Report adalah laporan yang merupakan hasil dari suatu pekerjaan, baik laporan yang tampil di layar maupun di lembar kertas kerja, berisi informasi yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga menghasilkan tercipta rangkaian data sesuai kriteria dan kebutuhan yang diinginkan.

Mengapa kita perlu membuat Report ?• Jika seseorang meminta laporan kepada anda,

tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya.

Di dalam Access, anda dapat menggunakan perintah “edit” untuk menyalin (cut dan paste) objek. Objek ini mencakup tabel, laporan, dan komponen basis data lain. Anda tidak dapat menduplikasi basis data itu sendiri dari dalam Access . Untuk menduplikasi keseluruhan basis data, misalnya untuk keperluan cadangan, anda harus menduplikasi keseluruhan file basis data menggunakan Windows Explorer atau dengan cara mengklik ikon “My Computer.”

Yang harus diperhatikan dalam menggunakan peranti lunak basis data adalah ukuran file basis data dapat membesar dengan amat cepat. Para pengguna sering menggunakan fitur seperti perintah “undo” yang dapat dengan mudah membalikan kesalahan . Fitur semacam ini memakan banyak tempat di dalam disk agar dapat mengarahkan tindakan pembalikan yang dilakukan. Agar ukuran file basis data anda tidak terlalu besar, anda harus memadatkannya secara rutin, misalnya setiap kali anda keluar dari Access.

• Dari dalam access,urutan perintah “tools” “Database Utilities” dan compact and Repair Database” akan memadatkan basis data anda untuk mrnghilangkan semua penghapusan dan kesalahan langkah yang mungkin pernah anda lakukan ketika menggunakan basis data tersebut. Anda dapat mengatur acccess agar secara otomatis memadatkan basis data ketika anda keluar dari program dengan cara memilih “Tools” diikuti “Option,” “General” dan “Compact on Close”.

Disini akan dibahas membuat report dengan menggunakan wizard.

Pertama adalah membuka access dengan database yang sudah ada seperti pada gambar.1

• Pada layar pilihlah menu “Create” selanjutnya “report” kemudian “wizard report

2. Langkah yang kedua adalah: setelah dibuka “wizard report” akan tampak window seperti gambar.2

• Kemudian pilih Tabel Mahasiswa yang akan dibuat laporannnya

• Klik tanda”>” untuk mengaktifkan seluruh field yang akan dilaporkan satu per satu atau klik tanda “>>“ untuk semua field lalu akan masuk kotak kolom sebelah kanan. Kemudian klik “NEXT”.

• pada layar selanjutnya akan ditanya apakah ingin membuat GROUP ? maksud Group disini adalah data data yang ada di dalam laporan dikelompokan kedalam suatu group group atau kelompok kelompok berdasarkan field tertentu.

• Jika mau mengurutkan, maka masukan nama field yang akan dijadikan sebagai dasar pengelompokan data.

• Jika tidak, silahkan langsung tekan tombol NEXT

• pada layar selanjutnya akan ditanya apakah ingin mengurutkan data data yang ada di laporan tersebut berdasarkan suatu field tertentu

• Jika maudiurutkan, maka masukan nama field yang akan dijadikan sebagai dasar pengurutan data.

• Jika tidak, silahkan langsung tekan tombol NEXT

• Selanjutnya pilihlah LAYOUT yang diinginkan. Sebagai contoh pilihlah yang TABULAR.

• Pada ORIENTATION pilih yang POTRAIT untuk membuat laporan secara vertical (kebawah) atau pilih yang LANDSCAPE untuk membuat laporan secara horizontal (kesamping). Jika sudah klik NEXT.

• pilihlah STYLE yang diinginkan. Sebagai contoh pilihlah yang OFFICE. Lalu klik NEXT.

• Masukanlah nama dari laporan tersebut. Sebagai contoh berilah nama DAFTAR MAHASISWA. Sedangkan pada bagian pilihan yang ada dibawahnya jika ingin langsung melihat hasil laporan tersebut silahkan pilih yang PREVIEW THE REPORT.

• Tetapi jika ingin mendisain dan merubah laporan tersebut silahkan pilih yang MODIFY THE REPORT’S DESIGN.

• Tekan FINISH untuk menyelesaikan langkah langkah pembuatan laporan dengan wizard ini. Dan lihatlah hasil dari laporan yang telah anda buat

• Setelah wizard reportnya selesai,maka kita akan lihat hasilnya. Akantetapi masih perlu diedit untuk tampilan yang lebih menarik

Selanjutnya klik kanan pada report “DAFTAR MAHASISWA “ kemudian pilih “DESIGN VIEW”.

• Aturlah letak field agar pada hasil akhirnya kelihatan semua lebih rapi.

• Kemudian pada report “DAFTAR MAHASISWA” klik kanan,pilih “REPORT VIEW”

Gambar tersebut adalah hasil untuk membuat laporan yang berasal dari tabel. Untuk membuat laporan berdasarkan Query langkah-langkahnya adalah sama saja,hasil laporannya akan menjadi lebih lengkap seperti salah satu contoh berikut

TERIMA KASIH