suparjo, sh nip....
TRANSCRIPT
Disusun oleh :
SUPARJO, SH
NIP. 196210021986011001
PENDIDIKAN & PELATIHAN PIM III ANGKATAN 12
TAHUN 2015
ii
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan Syukur selalu kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena
atas semua karunia-Nya, penyusunan Laporan Proyek Perubahan dengan Judul
“SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI “
Laporan ini disusun dalam rangka menggambarkan implementasi Proyek Perubahan
rangkaian kegiatan peserta Diklat Pim III Angkatan XII Kemenakertrans tahun 2015.
Laporan ini disusun sesuai apa yang kami lakukan yang merupakan tahapan
kegiatan ( Milestone ) Proyek perubahan ini.
Wujud Inovasi ini adalah Sistem Pengaduan melalui ( Website
www.bp3tki.perlindungan ) dengan progress penanganan kasus melalu ( SMS
Gateway ).
Akhirnya kami sampaikan terima kasih kepada Deputi Perlindungan BNP2TKI
Ibu Dr. Lisna Yuliani Pulungan, Bapak Drs. Muhammad Syafrie Direktur Pelayanan
Pengaduan Deputy Perlindungan BNP2TKI selaku mentor dan Ibu Ir. Sovie Emmy,
MM.Agr selaku Coach dan semua pihak yang telah mendukung implementasi
perubahan ini.
Yogyakarta, Desember 2015
Penyusun
SUPARJO, SH
iii
DAFTAR ISI
Hal
Halaman Judul ........................................................................................................... i
Kata Pengantar .......................................................................................................... ii
Daftar Isi ..................................................................................................................... iii
A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN ....................................................................... 1
Deskripsi dan Nama Proyek Perubahan ........................................................... 1
B. LATAR BELAKANG ........................................................................................... 1
C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN ..................................................................... 4
D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN .................................................................. 4
E. RUANG LINGKUP ............................................................................................. 5
F. PENTAHAPAN (MILESTONE) .......................................................................... 6
G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ....................................................................... 8
H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF ............................................... 11
I. DUKUNGAN ANGGARAN ................................................................................ 14
J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN MASALAH ..................................... 15
K. PENJADUALAN ( schedule ) ................................................................. 16
L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN ...................................... 18
PENUTUP ................................................................................................................ 24
LAMPIRAN ............................................................................................................... 25
A. JUDUL PROYEK PERUBAHAN
Deskripsi
Dengan mempertimbangkan berbagai aspek karena masih lemahnya
perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ( TKI ) karena lemahnya sistem
penyelesaian pengaduan kasus TKI di Daerah Istimewa Yogyakarta, maka perlu
melakukan upaya strategis dengan mewujudkan sistem pengaduan TKI berbasis
IT di BP3TKI Yogyakarta yang dapat dimanfaatkan secara intern BP3TKI dan
Disnaker Kab./Kota maupun Masyarakat Umum
Untuk menangani persoalan tersebut maka dalam proyek perubahan ini kami
mengambil judul/Identitas proyek sebagai berikut :
“SISTEM PENGADUAN KASUS TKI BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI ”
B. LATAR BELAKANG
Visi Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia
Yogyakarta sesuai dengan Renstra BP3TKI Yogyakarta tahun 2010-2014 adalah
“Profesionalisme dalam Pelayanan untuk mewujudkan Tenaga Kerja Indonesia
yang berkualitas dan bermartabat”
Guna mencapai Visi tersebut telah ditetapkan 4 (empat) Misi, yaitu :
a. Peningkatan kualitas CTKI/TKI
b. Profesional dalam pelayanan penempatan TKI
c. Profesional dalam pelayanan perlindungan TKI
d. Peningkatan manajemen administrasi pelayanan penempatan dan
perlindungan TKI
Sedangkan berdasarkan Keputusan Kepala Badan Nasional Penempatan dan
Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia (BNP2TKI) Nomor: PER.35/KA/VII/2007
tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan
Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia, nomor:
PER.20/KA/VIII/2014, tentang fungsi dan uraian tugas Balai dan Pos Pelayanan
Penempatan dan Perlindungan TKI mempunyai tugas salah satunya adalah
memberikan kemudahan pelayanan pemrosesan seluruh dokumen penempatan,
2
perlindungan dan penyelesaian masalah Tenaga Kerja Indonesia secara
terkoordinasi dan terintegrasi di wilayah kerja masing masing unit pelaksana
teknis penempatan dan perlindungan Tenaga Kerja Indonesia.
Untuk melaksanakan tugasnya, BP3TKI Yogyakarta memiliki fungsi :
a. Penyusunan dan pengembangan program dan anggaran.
b. Pembinaan, pemantauan, dan evaluasi kinerja penempatan TKI.
c. Penyelenggaraan pemasyarakatan program penempatan.
d. Pelayanan penerbitan KTKLN.
e. Pengumpulan data pemberian layanan informasi penempatan dan
perlindungan TKI.
f. Pemberdayaan dan pembekalan akhir pemberangkatan.
g. Pelaksanaan pemantauan penempatan dan perlindungan TKI di Negara
Penempatan.
h. Pelaksanaan pendaftaran dan seleksi CTKI penempatan pemerintah.
i. Monitoring penyediaan dan sertifikasi calon TKI.
j. Pelaksanaan fasilitasi penyelesaian masalah TKI.
k. Fasilitasi Unit Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Pos Pelayanan
Penempatan dan Perlindungan TKI.
l. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan PPTKIS.
m. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga balai.
n. Penyusunan kelompok jabatan fungsional.
o. Pemantauan pelaksanaan kerjasama luar negeri.
Perlindungan TKI dirasakan belum optimal mengingat penanganan permasalahan
TKI saat ini belum dirasakan transparan oleh masyarakat oleh karena itu untuk
memastikan kehadiran Negara dalam menangani permasalahan TKI
Dari hasil analisis tersebut diatas, menjadi alasan penting bahwa Perlindungan
dan Penyelesaian Masalah TKI secara Terkoordinasi dan Terintegrasi perlu
untuk dibahas lebih lanjut.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor 39 tahun 2004 tentang
Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia di Luar Negeri pasal 6
dan 7 ditegaskan bahwa Pemerintah bertanggung jawab untuk meningkatkan
3
upaya perlindungan TKI di luar negeri dan menjalankan kewajiban-kewajiban
untuk memenuhi tanggung jawab sebagaimana dimaksud dalam pasal 6
tersebut. Di sinilah pentingnya campur tangan Pemerintah dalam memberikan
perlindungan terhadap TKI yang harus dilaksanakan sejak pra penempatan
sampai purna penempatan.
Gambaran penanganan kasus TKI melalui pengaduan yang berbasis manual
yang selama ini dilakukan adalah sebagai berikut :
Tabel 1. Permasalahan TKI dari Tahun 2013 – 2015
No. Jenis Kasus Tahun
Keterangan 2013 2014 2015 *)
1. Gagal berangkat 15 15 4 1 Proses
2. Gaji tidak dibayar 4 5 1 4 Proses
3. Asuransi 9 6 12 4 Proses
4. Dokumen bermasalah 4 2 1 Selesai
5. TKI minta dipulangkan 8 3 2 Selesai
6. PHK 3 1 1 Selesai
7. Putus komunikasi 2 6 5 Selesai
8. Pekerjaan tidak sesuai PK 3 - - Selesai
9. Hamil 1 - - Selesai
10. Meninggal 17 12 11 DIY : 7, Luar DIY : 33
11. Unfit - - 3 Selesai
PERMASALAHAN
Penanganan permasalahan TKI di Yogyakarta masih belum dilakukan secara
optimal dan pelayanan pengaduan kasus dilakukan secara manual.
Penanganan kasus TKI di Yogyakarta masih belum optimal dan belum adanya
transparansi untuk masyarakat
Di lingkungan BP3TKI belum bisa melihat proses perkembangan penanganan
pengaduan kasus TKI
4
MASALAH POKOK :
Pelayanan pengaduan TKI belum tertata dengan baik
PEMECAHAN MASALAH / INOVASI SOLUSI :
Untuk mencari solusi pemecahan masalah ini perlu adanya Inovasi dengan
pembuatan Sistem pelayanan Pengaduan kasusTKI Berbasis Teknology Informasi
pada BP3TKI Yogyakarta.
INOVASINYA :
1. Membangun sistem pengaduan kasus TKI secara Online
2. Sistem yang akan diterapkan adalah berbentuk Aplikasi yang tertuang pada
portal website BP3TKI Yogyakarta.
C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
Dalam upaya memberikan perlindungan kepada masyarakat yang memiliki
permasalahan (kasus TKI) maka dirancanglah proyek perubahan dengan
tahapan, jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagai berikut :
a. Jangka pendek
Terwujudnya Aplikasi pengaduan kasus TKI secara Online pada Website
BP3TKI Yogyakarta.
b. Jangka Menengah
Penerapan aplikasi pengaduan kasus TKi secara Online di Yogyakarta
Evaluasi penggunaan aplikasi Pengaduan kasus TKi secara Online
c. Jangka Panjang
Pengembangan Sistem pengaduan kasus TKI yang dapat dimanfaatkan
secara nasional.
D. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN
Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia menjadi sangat urgency , karena
permasalahan yang memerlukan penanganan secara terkoordinasi dan
terintegrasi dengan instansi terkait di tingkat propinsi, Kabupaten/ Kota.
5
Proyek Perubahan/Inovasi dalam bidang perlindungan diharapkan dapat
memicu kesadaran masyarakat tentang pentingnya memahami aturan dan
tatacara bekerja ke luar negeri yang benar sehingga tidak terjadi kasus
TKI/CTKI.
a. Masyarakat dapat mengadukan permasalahan TKI tidak harus datang ke
Kantor BP3TKI tetapi dapat melalui Teknologi Informasi melalui Website
BP3TKI Yogyakarta.
b. Dengan adanya saluran pengaduan berbasis Web tersebut masyarakat
yang mengadukan kasusnya melalui sistem ini dapat langsung melihat
perkembangan penyelesaian masalahnya tanpa harus datang ke Kantor
BP3TKI Yogyakarta.
c. Disnaker Kab./Kota bisa langsung mengakses perkembangan kasus TKI di
daerahnya sekaligus juga input data kasus TKI untuk mendapat
penyelesaian.
d. Memudahkan semua pihak untuk memperoleh bantuan penanganan kasus
TKI baik di dalam maupun di luar negeri.
E. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN
Dengan terwujudnya sistem tersebut diharapkan tercipta pula kemudahan bagi
instansi terkait khususnya Disnakertrans Kab, Kota dan Disnakertrans Provinsi
dan Masyarakat pada umumnya.
Aplikasi sistem pengaduan kasus TKI yang dapat dimanfaatkan oleh
Disnakertrans Kab/Kota se DIY, TKI/CTKI, dan masyarakat umum di wilayah
kerja BP3TKI Yogyakarta. Fasilitasi penanganan kasus dilakukan oleh BP3TKI,
BNP2TKI, Kepolisian, Kementerian Hukum dan Ham, Kemenakertrans, Kemenlu
maupun Perwakilan RI di Luar Negeri.
6
F. PENTAHAPAN ( MILESTONES )
NO URAIAN PENANGGUNG
JAWAB W A K T U OUTPUT
JANGKA PENDEK
1. Milestone 1 : Pembentukan Tim
Efektif Proyek Perubahan
a. Rapat Pembentukan Tim
Proyek Perubahan
b. Penerbitan SK Tim Efektif
Sekretaris
Proyek Leader
1 hari
2 nop 2015
1 hari
3 nop 2015
- Und Rapat
- Daftar hadir
- Notulen Rapat
Surat
Keputusan
2 Milestone 2 : Pengumpulan
data Kasus
Rapat Tim Efektif dengan IT
dalam rangka Pengumpulan
data2 yang berkaitan dengan
kasus TKI
Proyek leader
Koordinator
Teknis
Petugas IT
1 hari
6 nop 2015
- Und Rapat
- Daftar hadir
- Notulen data
kasus ,
petugas yang
menangani
kasus
3 Milestone 3 : Penyusunan SOP
pengaduan
Rapat Tim Efektif menyusun
langkah – langkah pengaduan
secara Online yang terstruktur
dan sistematis
Proyek Leader
dan Tim Efektif
1 hari
10 nop
2015
- Undangan
- Daftar hadir
- SOP
pengaduan
4 Milestone 4 : Pembuatan alur
Sistem
Penyusunan alur proses
pengaduan dalam bentuk
diagram alir sistem
Petugas IT
1 hari
11Nop
2015
Alur sistem.
5 Milestone 5 :
Menyusun buku manual
1. Sekretaris
3 hari
Buku panduan
7
panduan Aplikasi system
Tim
2. Koord.
Sistem
3. Petugas IT
12 sd 14
nop 2015
Aplikasi
System
6
7
Milestone 6: Pemrograman
Penulisan dengan bahasa
komputer dalam membangun
sistem aplikasi pengaduan
Milestone 7 : Uji Coba Sistem
Pengaduan
1. Sosialisasi dan Uji Coba
Penggunaan Sistem
pengaduan kasus TKI
dengan Disnakertran
Kab/Kota DIY
2. Kesepakatan penggunaan
Sistem
Koordinator
Sistem dan IT
Tim Efektif
lengkap
20 hari
16 Nop sd
11Des
2015
1 hari
11
Des 2015
Desain
tampilan
Aplikasi aduan
Perangkat
Lunak Aplikasi
Daftar hadir
Undangan
Dok Nota
kesepahaman
JANGKA MENENGAH
8
a. Penerapan Sistem
Pengaduan secara Online
b. Evaluasi proyek perubahan
Koordinator
Teknis
Sekretaris Tim
Mulai 1
Januari
2016
30 Juni
2016
Penerapan
sistem
pengaduan
secara online
terintegrasi
dinas provinsi,
kab kota dan
BP3TKI
Yogyakarta
- Hasil
Evaluasi
- Laporan hasil
evaluasi
8
JANGKA PANJANG
9 Pengembangan Sistem dan
pemanfaatan secara nasional
s.d tahun
2018
Aplikasi Sistem
Update
terkoneksi
dengan Server
Pusat/BNP2TKI
G. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Kelompok stakeholder yang berpengaruh dapat digambarkan sebagai berikut :
Latens : Berpengaruh besar
dan kepentingan kecil
1. Kemenakertrans
2. Kemenlu
3. Disnakertras DIY
4. Polri
5. Petugas IT
6. Kasubag TU
7. Kasi Penyiapan
8. Kasi Kelembagaan
9. PPTKIS
10. Asuransi
11. LSM
Promoters : Berpengaruh besar
dan kepentingan besar
1. Deputy Perlindungan BNP2TKI
2. Direktur Pelayanan Pengaduan
( Mentor )
3. Proyek Leader
Apathetics : Pengaruh
Kecil Kepentingan kecil
1. Perantara / Calo
Defender: Kepentingan besar
Pengaruh kecil
1. CTKI/TKI.
2. Disnaker Kab/Kota.
3. Kasi Perlindungan.
4. Media
9
STAKEHOLDER
INTERNAL / EKSTERNAL
: Pemerintah
: Masyarakat
: Jasa
: Media Massa
HUBUNGAN
FORMAL INFORMAL
: Pengaduan
: Pelayanan
: Advokasi
: Pemberitaan
: Hirarki
: Koordinasi
: Jasa
: Media Massa
10
Jumlah Stakeholder Internal : 10
Jumlah Stakeholder Eksternal : 9
Nilai :
Rendah : 1
Sedang : 3
Tinggi : 5
Sangat Tinggi : 6
Stakeholder :
1. Eksternal
a. Kemenakertrans
b. Kemenlu
c. Polri
d. Disnakertrans DIY
e. Disnaker Kab Kota
f. PPTKIS
g. Asuransi
h. LSM
i. Media
2. Internal
a. Deputy Perlindungan BNP2TKI
b. Direktur Pelayanan Pengaduan Deputi Perlindungan BNP2TKI
c. Kepala BP3TKI
d. Kepala Sub Bag Tata Usaha BP3TKI dan Staf
e. Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan dan Staf
f. Kasi. Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program dan Staf
g. Kasi. Penyiapan Penempatan dan Staf
h. Petugas IT
11
H. STRUKTUR ORGANISASI DAN TIM EFEKTIF
a) Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI
Drs. MUHAMMAD SYAFRIE MENTOR
SUPARJO, SH PROJECT LEADER
SRI WARTIYAH, SE SEKRETARIS
Dra. ARI ROESMARYANI Koordinator Stake Holder
UMAR SUBEKHI, ST Koordinator Teknis
Dra. DIAH ANDARINI Koordinator Sistem
A. SUKIRWANTORO Petugas Administrasi
WAHYU, S.KOM Petugas IT
STAKEHOLDER
EKSTERNAL
STAKEHOLDER
INTERNAL
12
TIM EFEKTIF
Mentor :
Drs. MUHAMMAD SYAFRIE
Pembimbing Proyek Perubahan
Project Leader :
SUPARJO, SH NIP 196210021986101001
Pemimpin Proyek Perubahan
Anggota :
1. Sri Wartiyah, SH. Sekretaris Proyek Perubahan
2. Ari Rusmayani, Dra Koordinator Stake Holder
3. Umar Subekhi,ST. Koordinator Teknis
4. Dra,Diah Andarini Koordinator Sistem
5. A. Sukirwantoro Petugas administrasi
6. Wahyu Purbaya S.Kom Petugas IT
b) UraianTugas Personil dalam Struktur Organisasi
1) Mentor, mempunyai tugas :
- Memberikan motivasi dan dukungan penuh dalam mempersiapkan
proyek perubahan yang akan dilakukan beserta implementasinya;
- Memberikan persetujuan atas usulan proyek perubahan;
- Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan atau
mengidentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan
pembenahan melalui proyek perubahan;
- Memberikan bimbingan dalam mengatasi masalah/kendala yang
muncul selama proses implementasi berlangsung;
- Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan
milestones yang telah ditetapkan.
13
2) Project Leader, mempunyai tugas :
- Mengusulkan rancangan proyek perubahan;
- Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan
rancangan proyek perubahan;
- Memberikan arahan kepada anggota Tim Efektif;
- Melakukan komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder, baik
internal maupun eksternal, dalam mendukung keseluruhan tahapan
implementasi proyek perubahan;
- Melalukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang
dengan mendayagunakan dan memberdayakan seluruh sumber
daya
- Membuat laporan implementasi proyek perubahan.
3) Sekretaris, mempunyai tugas :
- Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan;
- Melaksanakan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan
- Pengadaan bahan Sistem jaringan
4) Koordinator Teknis
- Menyusun buku panduan manual Sistem Pelayanan Pengaduan
Kasus TKI.
- Melakukan Inventarisasi Kasus dan stake holder terkait
- Proses pelayanan Pengaduan menggunakan sistem yang dibuat.
5) Koordinator Sistem
- Inventarisasi stake holder pelayanan penempatan yang terindikasi
munculnya kasus-kasus TKI
6) Koordinator Stake Holder
- Melakukan koodinasi dengan stake holder mendukung proyek
perubahan.
- Melakukan sosialisasi terkait Sistempengaduan berbasis I T.
7) Petugas I T.
- Membuat rancangan Sistem pengaduan berbasis IT
- Identifikasi perangkat Sistem pengaduan
14
- Memastikan perangkat yang digunakan sebagai sistem
8) Petugas Administrasi mempunyai tugas :
- Mengumpulkan dan mengolah data dan bahan proyek perubahan;
- Menyiapkan bahan Rapat-rapat pelaksanaan proyek perubahan
- Membuat dokumen surat menyurat dan undangan
9) Stakeholder, mempunyai tugas :
- Memberikan data dan bahan dukungan;
- Memberikan masukan dan saran;
- Melakukan koordinasi.
I. DUKUNGAN ANGGARAN
Guna merealisasikan proyek perubahan berupa Sistem pengaduan berbasis
Teknologi Informasi didukung APBN 2015 melalui Revisi DIPA 2015 sebesar
Rp. 12.250.000 ,- seperti RAB sebagai berikut:
ANGGARAN
Deskripsi
Rp. 250. 000,- Rapat pembentukan Tim Efektif
Rp. 3. 000. 000,- Pengadaan perangkat Software
Rp. 500. 000,- Rapat koordinasi dengan stake holder
eksternal Pengenalan program
Rp. 3. 500.000,- Konsultasi ke Deputy Perlindungan
BNP2TKI
Rp. 5. 000. 000,- Sosialisasi dan koordinasi Disnaker
Kab/Kota Sistem Pengaduan Kasus TKI
secara Online.
Rp. 12. 250. 000,- Terbilang : Dua belas juta dua ratus lima
puluh ribu rupiah
15
J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH
IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
1.
2.
Kendala yang muncul dalam membangun Sistem Pengaduan Kasus TKI
berbasis Teknologi Informasi adalah Uman error pada jaringan Telkom dan
listrik.
Kesibukan Tim Proyek Perubahan dalam menjalankan tugas-tugas sesuai
tupoksi dan pemberian pelayanan kepada masyarakat
RESIKO
No. Deskripsi
1. Pembuatan Sistem Pengaduan kasus TKI berbasis IT tidak sesuai dengan
jadwal yang ditetapkan karena Uman Error pada Jaringan Tilkom dan Listrik .
Kesibukan rutin yang harus dilaksanakan oleh TIM Efektifsesuai dengan
rencana jadwal yang sudah disusun sebelumnya.
Pendekatan solusi : menyusun ulang jadwal tugas lain dan menyiapkan
sarana lain berupa jenset dan jaringan lain.
2. Keterlambatan pembuatan Sistem pengaduan kasus TKI
Pendekatan solusi : membangun koordinasi yang efektif dengan stake holder
terkait dan penyiapan sarana pendukung.
FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN
1.
2.
3.
Dukungan Undang-Undang RI nomor 39 tahun 2004 tentang Penempatan
dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia ke Luar Negeri dan Peraturan
Presiden RI Nomor 81 tahun 2007 Pembentukan BNP2TKI.
Peraturan Kepala BNP2TKI Nomor: PER.35/KA/VII/2007 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Nasional
Penempatan dan Perlindungan Tenaga Indonesia
Komitmen yang tinggi Dari semua pihak yang terkait untuk meningkatkan
pelayanan perlindungan setiap TKI baik saat pra, masa sampai purna
penempatan.
16
K. RENCANA KEGIATAN ( Time Schedule ) PROYEK PERUBAHAN
TIME SCHEDULE
Kegiatan Okt 2015 Nov 2015 Des 2015
I II III IV V I II III IV V I II III IV V
JANGKA PENDEK
Milestone 1 : Pembentukan Tim
EfektifProyek Perubahan
a. Rapat Pembentukan Tim
Proyek Perubahan
b. Penebitan SK Tim Efektif
Milestone 2 : Pengumpulan
data Kasus
Rapat Tim Efektif dengan IT
dalam rangka Pengumpulan
data2 yang berkaitan dengan
kasus TKI
Milestone 3 : Penyusunan SOP
pengaduan
Rapat TIM Efektif Menyusun
langkah – langkah pengaduan
secara Online yang terstruktur
dan sistematis
Milestone 4 : Pembuatan alur
Sistem
Penyusunan alur proses
pengaduan dalam bentuk
diagram alir sistem
17
Milestone 5 : Menyusun buku
manual panduan aplikasi sistem
Milestone 6: Pemrograman
Penulisan dengan bahasa
komputer dalam membangun
sistem aplikasi pengaduan
Milestone 7 : Uji Coba Sistem
Pengaduan
1. Sosialisasi dan Uji Coba
Penggunaan Sistem
pengaduan kasus TKI dengan
Disnakertran Kab/Kota DIY
2. Kesepakatan penggunaan
Sistem
JANGKA MENENGAH
( Tahun 2016 )
a. Penerapan Sistem Pengaduan
Online
b. Evaluasi proyek perubahan
JANGKA PANJANG
(Tahun 2016- 2018 )
Pengembangan Sistem dan
pemanfaatan secara nasional
18
L. LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
URAIAN PELAKSANAAN TAHAPAN KEGIATAN
JANGKA PENDEK
1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan
Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 2 Nopember 2015
a. Tujuan kegiatan
Membentuk Tim Work yang kuat dan membagi tugas anggota Tim serta
menyamakan persepsi dalam mewujudkan proyek perubahan
b. Kegiatan yang dilaksanakan
Rapat Tim membahas langkah-langkah strategis dan kemungkinan kendala
yang dihadapi dalam mewujudkan proyek perubahan
c. Stake holder yang terlibat
- Kepala BP3TKI
- Kasubag Tata Usaha
- Kasi Perlindungan dan Pemberdayaan
- Kasi Kelembagaan dan Pemasyarakatan Program
- Kasi Penyiapan Penempatan
- Staf Teknis
d. Fungsi Proyek Leader
- Memimpin Rapat
- Menadatangani SK
e. Out put yang dihasilkan
- Notulen rapat
- SK Tim Efektif
f. Kendala yang dihadapi
- Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan
- Dengan adanya program inovasi, dibentuklah SK Tim Efektif yang
sebelumnya tidak ada
2. Pengumpulan Data Kasus
Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 6 Nopember 2015
19
a. Tujuan kegiatan
Melakukan identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi
b. Kegiatan yang dilaksanakan
Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus
c. Stake holder yang terlibat
- Proyek leader
- Koordinator Teknis dan staf teknis
- Petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader
- Memimpin Rapat
e. Out put yang dihasilkan
- Notulen data kasus
f. Kendala yang dihadapi
- Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan
- Data kasus yang telah terkumpul menjadi lebih spesifik, sehingga di
dalam sistem aplikasi bisa dikategorikan menurut jenis kasusnya.
3. Penyusunan Standard Operasional Prosedur ( SOP )
Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 10 Nopember 2015
a. Tujuan Kegiatan
- Menyusun langkah pengaduan secara on line yang terstruktur dan
sistematis
b. Kegiatan yang dilaksanakan
- Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan
c. Stake Holder yang terlibat
- Proyek Leader
- Koordinator Teknis
- Koordiantor IT
- Sekretaris
- Petugas IT
d. Fungsi Proyek leader
- Memimpin rapat pembahasan
20
e. Output yang dihasilkan
- Draft SOP
f. Kendala yang dihadapi
- Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan
- Pelaksanaan Sistem Pengaduan menjadi tersruktur dan sistematis karena
SOP telah dibuat dan petugas dapat melaksanakan sesuai SOP.
4. Pembuatan Alur Sistem
Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 11 Nopember 2015
a. Tujuan Kegiatan
- Menyusun alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air
b. Kegiatan yang dilaksanakan
- Penyusunan alur proses sistem pengaduan
c. Stake holder yang terlibat
- Koordinator IT
- Petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader
- Memberikan arahan
e. Output yang dihasilkan
- Draft Alur Sistem
f. Kendala yang dihadapi
- Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan
- Dengan disusunnya diagram alir sistem, pembuatan sistem aplikasi
menjadi terstruktur dan sistematis.
5. Penyusunan Buku Panduan / Manual Sistem
Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 12-14 Nopember 2015
a. Tujuan Kegiatan
- Memudahkan TKI bermasalah dalam mengisi pengaduan
b. Kegiatan yang dilaksanakan
- Diskusi merancang dan menyusun pengaduan
21
c. Stake Holder yang terlibat
- Koordinator Sistem
- Sekretariat TKI
- Petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader
- Memberikan arahan/ memimpin rapat
e. Output yang dihasilkan
- Draft buku panduan manual sistem
f. Kendala yang dihadapi
- Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan
- Mempermudah pengguna dalam menggunakan aplikasi Sistem Pengaduan
karena telah dibuat buku panduan / manual sistem.
6. Pemrograman / membangun sistem aplikasi pengaduan
Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 16 Nopember 2015 – 11 Desember 2015
a. Tujuan Kegiatan
- Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan
b. Kegiatan yang dilaksanakan
- Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi
pengaduan
c. Stake Holder yang terlibat
- Koordinator IT
- Petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader
- Memberikan pengarahan
e. Output yang dihasilkan
- Draft desain tampilan dan aplikasi pengaduan
f. Kendala yang dihadapi
- Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan
- Terwujudnya sistem aplikasi pengaduan yang siap digunakan.
22
7. Sosialisasi dan Uji coba penggunaan Sistem
Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 11 Desember 2015 – 15 Desember 2015
7.1. Sosialisasi dan Uji Coba dengan stake holder tanggal 11 Desember 2015.
a. Tujuan Kegiatan
- Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara
online
- Membuat nota kesepahaman penggunaan sistem
- Memberikan pemahaman tentang tatacara pengaduan secara
online
b. Pelaksanaan Kegiatan dilaksanakan
Kegiatan dilaksanakan di BP3TKI Yogyakarta
Jl. Sambisasi, Kalasan Sleman Yogyakarta
c. Stake Holder yang terlibat
- Kadisnaker Kab. Kota se DIY
- Kadisnakertran Propinsi DIY
- Petugas Online System Kab./ Kota Se DIY
- Kepala BP3TKI ( Proyek Leader )
- Tim Efektif lengkap
- Koordinator IT dan petugas IT
d. Fungsi Proyek Leader
- Melaksanakan Sosialisasi dan melaksanakan penandatanganan
MoU
e. Output yang dihasilkan
- Laporan hasil Sosialisasi
- Draft MOU tentang kesepahaman penggunaan System pengaduan
melalui Website BP3TKI Yogyakarta.
f. Kendala yang dihadapi
- Tidak ada
g. Dampak terhadap kegiatan
- Dengan adanya MOU, BP3TKI dapat bekerjasama dengan
Kadisnaker Kab/Kota se-DIY untuk melayani pengaduan TKI.
23
7.2. Melaksanakan sosialisasi dialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema
“ Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif” :
a. Tujuan Kegiatan
b. Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan dilaksanakan di Hotel Hyatt Regency Yogyakarta
c. Stake Holder yang terlibat
- Proyek Leader Tim Efektif
- Disnaker Provinsi
- Disnaker Kab/Kota se-DIY
- Deputi Perlindungan BNP2TKI
- Direktur Pelayanan Terpadu ( Mentor )
- Kepala BP3TKI DIY (Proyek Leader)
- Kepala BP3TKI Semarang dan Jakarta
- Dinas Instansi terkait DIY
- Tim efektif dan staf BP3TKI Yogyakarta
- LBH, LSM, Ombudsman
- Kru Adi TV
d. Fungsi Proyek Leader
- Menjadi narasumber
e. Out put yang dihasilkan
- Laporan hasil Kegiatan / dokumentasi
f. Kendala yang dihadapi
- Terdapat undangan yang tidak hadir dikarenakan kesibukan akhir
tahun.
g. Dampak terhadap kegiatan
- Masyarakat / stake holder dapat memahami program yang
dilaksanakan.
24
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dalam upaya perlindungan TKI dan optimalisasi pelayanan pengaduan
kasus TKI kami berupaya mewujudkan inovasi yang dalam tahapan
kegiatannya telah kami penuhi sehingga dapat dihasilkan produk sebagai
berikut :
1. Sistem Pelayanan Pengaduan Kasus TKI berbasis Teknologi Informasi
2. Standard Operasional Prosedur (SOP) Pengaaduan
3. Buku Panduan (Manual Sistem)
Keberhasilan tersebut didukung oleh Mentor, stakeholder Intern
maupun stakeholder Ekstern ( Kadisnaker Kab/Kota membuat Nota
Kesepahaman tentang penggunaan Sistem Pelayanan Pengaduan
dimaksud).
Semua tahapan (Milestone) kegiatan dalam rangka mewujudkan
proyek jangka pendek telah diselesaikan dan bahkan atas dukungan
stakeholder terkait maka dapat melaksanakan tahapan jangka menengah
antara lain sosialisasi dan implementasi langsung dimulai pada saat uji coba
pada tanggal 11 Desember 2015.
B. REKOMENDASI
Setelah terwujudnya inovasi berupa Sistem Pelayanan Pengaduan
kasus TKI berbasis Teknologi Informasi yang sementara ini masih berlaku di
wilayah kerja BP3TKI Yogyakarta, maka untuk jangka panjang agar dapat
dimanfaatkan secara nasional.
Yogyakarta, Desember 2015.
Penyusun
SUPARJO, SH
LAMPIRAN : TAHAPAN KEGIATAN ( MILESTONE ) PROYEK PERUBAHAN
No
Fokus
Tujuan
Kegiatan
Stake Holder yang Terlibat
Waktu
Kendala
Output
Peran Project Leader
Evidence
A. Jangka pendek
1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan
Menyusun Tim Work untuk mewujudkan RPP.
a. Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan
b. Penerbitan SK Tim Efektif
1.Kepala BP3TKI 2.Kasubag TU 3.Kasi.Perlindungan 4.Kasi Kelembagan 5.kasi Penempatan 6.Staf Teknis
-
2 Nov 2015 3 Nov 2015
- -
Notulen Rapat SK Tim Efektip
Memimpin Rapat. Menandatangani SK.
- Und. Rapat - Daftar Hadir - Notulen Rapat - Foto Tim Efektif - SK Tim
2. Pengumpulan Data Kasus
Melakukan Identifikasi kasus sebagai masukan system aplikasi
Rapat Tim dalam rangka identifikasi dan pengumpulan Data Kasus
1.Proyek leader 2.Koordinator Teknis. Dan staf teknis 3. IT
6 Nov 2015
- Notulen Data kasus
Meminpin Rapat - Und. Rapat - Daftar Hadir - Notulen data
kasus
3. Penyusunan SOP Pengaduan
Menyusun langkahpengaduan secara online yang terstruktur dan sistematis.
Rapat pembahasan langkah-langkah pengaduan
1. Proyek Leader 2. Koordinator teknis 3. Koordinator IT 4. Sekretaris 5. Petugas IT.
10 Nov2015
- Draft SOP Meminpin Rapat pembahasan
- Undangan - Daftar hadir - SOP Pengaduan
4. Pembuatan Alur Sistem
Menyususn alur proses pengaduan dalam bentuk diagram air
Penyusunan alur proses system pengaduan
1. Koordinator IT 2. Petugas IT
11 Nov2015
- Draft Alur Sistem
Memberikan arahan
- Alur Sistem
5. Penyusunan buku manual, Panduan
Memudahkan TKI bermasalah dalam
Diskusi merancang dan menyusun
1.Koordinator sistem 2. Sekretariat TKI
12-14 Nov
- Draft buku panduan
Memulihkan arahan
Buku Panduan
Aplikasi sistem pengaduan
mengisi pengaduan pada aplikasi website
pengaduan 3. Petugas IT 2015 manual sistem
6. Pemrograman Mendesain tampilan dan aplikasi pengaduan
Penulisan dengan bahasa komputer dalam membangun sistem aplikasi pengaduan
1.Koordinator IT 2.Petugas IT
16 Nov 2015 – 11 Des 2015
- Draft Desain tampilan dan Aplikasi pengaduan
Memberikan pengarahan
- Desain Tampilan - Aplikasi
Pengaduan - Perangkat Lunak
Aplikasi
7.
Uji Coba Sistem Pengaduan
Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online. Membuat Nota Kesepahaman penggunaan Sistem Memberikan pemahaman tentang Tatacara pengaduan secara Online.
Melaksanakan Sosialisasi dan uji coba penggunaan sistem pengaduan kasus TKI secara Online. Penandatanganan Nota Kesepahaman dalam penggunaan Sistem Pengaduan. Melaksanakan Sosialiasi d ialog publik dengan ADI TV Yogyakarta Tema “Perlindungan TKI adakah Tindakan yang Efektif”
1. Proyek Leader Tim Efektif 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY. 4.Petugas Online Sistem Disnnaker Kab/Kota. 1. Proyek Leader 2.Kadisnaker Prop. 3.Kadisnaker Kab/Kota Se DIY 1.Deputi Perlindungan BNP2TKI. 2.Dir. Yandu (MENTOR 3.Proyek Leader. 4. Ka.BP3TKI DIY Semarang dan Jkt 5. Dinas Instansi Terkait di DIY 6.Tim Efektif dan Staf
11 Des 2015 11 Des 2015 15 Des 2015
Undangan ada yang tidak hadir karena kesibukan
-
Peserta memahami Sistem pengaduan Dokumen Nota kesepahaman Pemahaman terhadap langkah dalam perlindungan TKI.
Memimpin Rapat / memberikan sosialisasi. Menandatangani MOU Menjadi Narasumber
- Undangan - Daftar Hadir - Foto kegiatan - Dokumen Nota
Kesepahaman. - Foto kegiatan
- Undangan - Daftar Hadir - Foto Kegiatan
BP3TKI. Yogyakarta 7.LBH, LSM, Ombustm 8.Kru Adi TV
JANGKA MENENGAH
8. a. Penerapan Sistem Pengaduan secara online b. Evaluasi proyek perubahan
Koordinator Teknis
Sekretaris Tim
Mulai 1 Januari 2016 30 Juni 2016
Penerapan sistem pengaduan secara online terintegrasi dinas propinsi kab. Kota dan BP3TKI Yogyakarta - Hasil Evaluasi - Laporan hasil
evaluasi
JANGKA PANJANG
9 Pengembangan Sistem dan pemanfaatan secara nasional
s.d tahun 2018
Aplikasi Sistem Update terkoneksi dengan server Pusat /BNP2TKI
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan, tanggal 2 November 2015
Gambar 1.1 Rapat Pembentukan Tim Proyek Perubahan
Gambar 1.2 Tim Efektif Proyek Perubahan
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan 2. Pengumpulan Data Kasus, 6 November 2015
Gambar 2.1 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus
Gambar 2.2 Rapat dalam rangka identifikasi dan pengumpulan data kasus
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan
3. Penyusunan SOP Pengaduan, 10 November 2015
Gambar 3.1 Kegiatan Penyusunan SOP
Gambar 3.2 Rapat dalam rangka penyusunan SOP dan langkah-langkah
pengaduan
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan
4. Pembuatan Alur Sistem, 11 November 2015
Gambar 4.1 Penyusunan Alur Sistem Pengaduan
Gambar 4.2 Diagram Alur Sistem Aplikasi
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan
5. Penyusunan Buku Manual Panduan Aplikasi Sistem Pengaduan, 12-14 November 2015
Gambar 5.1 Diskusi Penyusunan Buku Panduan
Gambar 5.2 Draft Buku Panduan
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan
6. Pemrograman, 16 November 2015 – 11 Desember 2015
Gambar 6.1 Desain Tampilan Sistem Aplikasi
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan
7. Uji Coba Sistem Pengaduan a. Sosialisasi dan Uji Coba Penggunaan Sistem Pengaduan Kasus TKI secara Online, 11
Desember 2015
Gambar 7.1 Sosialisasi Sistem Aplikasi Pengaduan Kasus TKI
Gambar 7.2 Uji Coba Sistem
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan
b. Penandatanganan Nota Kesepahaman, 11 Desember 2015
Gambar 7.3 Penandatanganan Nota Kesepahaman
Gambar 7.4 Foto bersama Kadisnaker Provinsi DIY setelah Penandatanganan
Nota Kesepahaman
Dokumentasi Tahapan Kegiatan ( Milestone ) Proyek Perubahan
c. Sosialisasi dengan ADI TV dengan Tema : Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif, 15 Desember 2015
Gambar 7.5 Narasumber Sosialisasi
Gambar 7.6 Peserta Sosialisasi
Gambar 7.7 Foto bersama Deputi Perlindungan BNP2TKI setelah Dialog tentang
Perlindungan TKI adalah Tindakan yang Efektif