studi kasus : kantor kelurahan bambu apus kota tangerang selatan

i

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS

KOTA TANGERANG SELATAN )

oleh :

NURHAYATI

(103093029683)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDYATULLAH

2011

ii


( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS

KOTA TANGERANG SELATAN )

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh :

Nurhayati

103093029683

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2011

,PENGEMBANGA.II STSTEM INFORMASI LAYANAN PERST]RATAN

( STUDI KASUS : KANTOR KELURAIIAN BAMBU APUS

/KOTA TANGf,RANG SEIT{TAN )

;

SkiFi

S€tdgai Seb! Sllu Symt U!tut Mdp@lel celd Srjma KonFtcr

IdLult4 Slis dd Tchblogi

Univdila Islu N.Bai SleifHidayatullah Jolana

Ol€[:

103{D3029683

Mma€tahui,

Kehu Pregte Slltdi Sjdfr Inlmdi

\r,u["--**Np Adi giddrL MMSI

NtP. 19750818 200501 2 008

tit

. PENGESAIIANUJIAN.

Skripsi yaog berjudul '?engembangan Sistem Inforinasi Layanan Penuratao (Studi

Kasus : Kantor Kelu{ghan Bambu Apus Kota Talgerang Selatan)" yang ditulis oleh.

Nurhayati, NIM : 103093029683 telah diuji dan dinyatakan Lulus datam.sjdang

MunaqosFh Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayahrllah

Jakarta pada hari Jum'at tanggal 29 J.j,li 20ll Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu

syaxat untuk memp€roleh gelar Sadana Strata Satu (S l) Program Studi Sistem Informasi.

Penguji II

[nwK-^oNIP. 19680117 200112 I

Pembimbing I

Nur Aeni Hidavah. MMSINIP . 19750818 200501 2 008

Mengetahui,

Ketua

Proglam Studi Sistsm lnfomali

\At '-.K--"'

001

NIP .

Nur Aeni Hidayah- MMSINrP . 19750818 200501 2 008

v

HALAMAN PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR ASLI

KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU

KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI MANAPUN.

Jakarta, Juli 2011

Nurhayati103093029683

vi

NURHAYATI - 103093029683, Pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan), di bimbing oleh A’ANG SUBIYAKTO dan ZAINUDIN BEY FANANIE

ABSTRAK

Sesuai dengan Keputusan No. 6 Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan bahwa pemerintah melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab memberikan layanan prima kepada masyarakat, karena pada kenyataannya pada wilayah administrasi kantor kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan masih menggunakan system yang manual sehingga pelayanan yang di berikan oleh warga belum maksimal. Maka sudah sangatlah tepat jika pemerintah menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien serta membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian). Metodologi penelitian yang di gunakan terdiri dari metode pengembangan sistem yaitu FAST (Framework Aplication of System Thinking) menurut Whitten at al, dan fase-fase yang penulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisa masalah, fase analisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fase kontruksi dan fase implementasi dan strategi pemodelan objek yaituOOAD (Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di gunakan adalah UML. Sedangkan aplikasi digunakan yaitu Visual Basic, untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan Ms.Visio. Hasil yang di capai adalah sebuah sistem informasi layanan persuratan yang berukuran 5.81 MB. Serta sistem telah diintegrasikan dengan database warga, dengan output surat keterangan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian).kesimpulan yang di dapat dengan adanya sistem ini yaitu membantu dalam meningkatkan kinerja dalam pengelolaan layanan persuratan, dan pengelola dapat setiap saat mengecek data persuratan dan melihat laporan persuratan karena sudah tidak perlu lagi mendata satu persatu.

Kata kunci : Sistem Informasi, layanan, persuratan, metodologi pengembangan Framework Aplication System Thinking (FAST), berorientasi object, Unified Modeling Language (UML), Ms. Visual Basic, Ms. Acces

V Bab + xxiv Halaman + 126 Halaman + 46 Gambar + 33 Tabel + 7 Lampiran

Daftar Pustaka 16 (2001-2008)

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Segala puji kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya,

rahmat dan maghfirah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.

Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada suri tauladan kita Rasulullah

Muhammad SAW. Amin

Penulis menyadari bahwa penulisan ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan dari

pihak lain. Oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-

besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan ilmiah ini,

terutama kepada :

1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, selaku Dekan Fakultas Sains dan

Teknologi.

2. Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dengan

penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta

membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi.

3. Bapak Aang Subiyakto. M.Kom selaku Pembimbing I yang telah meluangkan waktu

dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara

bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi

4. Bapak Zainuddin Bey Fananie, M.Sc selaku Pembimbing II yang telah meluangkan

waktu dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga

secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi.

viii

5. Bapak Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan serta jajarannya atas

kesempatan yang diberikan penulis dapat melakukan penelitian di kantor kelurahan

Bambu Apus Kecamatan pamulang Kota Tangerang Selatan.

6. Kedua Orang Tua penulis atas segala motivasi dan bantuan baik moril maupun

materil yang telah diberikan kepada penulis. Adik- adik penulis Ayu Ika Wati, Abdul

Rochman, dan Shelly Nurhasanah yang telah memberikan semangat kepada penulis.

Serta Bapak Drs. H. Zaeni, Bapak H. Makawi, Bapak Muhadi, S.Ei, Bapak Ardam,

dan keluarga yang memberi dukungan dan motivasi yang di berikan kepada penulis.

7. Kakak M. Zainuddin, S.Hi dengan kesabarannya memberi penulis motivasi. Sahabat-

sahabat SI A 03 dan Rifan Fahdi yang telah memberikan saran maupun bantuannya

serta semangat kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini. Kakak Imam Andi

Bastian dan saudara Abung sekeluarga, terima kasih telah membantu memberikan

inspirasi terhadap pengerjaan skripsi ini. Serta teman-teman penulis PMII

KOMFAST, PMII Cab. Ciputat, LAKPESDAM-NU 2005 Tangerang, LESBUMI-

PBNU dan PB Nahdlatul Ulama yang memberikan ruang gerak penulis menjadi luas

serta memberi semangat dalam menyelesaikan penulisan ini.

Akhir kata Kesempurnaan hanya milik Allah SWT, begitu juga dengan skripsi ini dan

penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari pembaca untuk penulisan

laporan yang lebih baik lagi. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pembaca. Amin

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Jakarta, Juli 2011

Nurhayati103093029683

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ....................................................................................................i

HALAMAN JUDUL ..................................................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN UJIAN ..........................................................................iv

HALAMAN PERNYATAAN ........................................................................................v

ABSTRAK ......................................................................................................................vi

KATA PENGANTAR...................................................................................................vii

DAFTAR ISI ..................................................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR....................................................................................................xiv

DAFTAR TABEL ........................................................................................................xvi

DAFTAR SIMBOL................................................................................................... xviii

DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................................xxiv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang…………………………………………………………..1

1.2 Rumusan Masalah……………………………………………………….3

1.3 Batasan Masalah…………………………………………………….......4

1.4 Tujuan dan Manfaat ………………………………...…………………..5

1.4.1 Tujuan …………………………………………………………..5

1.4.2 Manfaat …………………………………………………………6

1.5 Metodologi Penelitian…………………………………………………...7

1.5.1 Metode Pengumpulan Data……………………………..……….7

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem………………………………….8

x

1.6 Sistematika Penulisan……………………………………………….....10

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Definisi sistem…………………………………………………………12

2.2 Informasi……………………………………………………………….12

2.3 Konsep Dasar sistem Informasi………………………………………..13

2.4 Pengumpulan data…………………………………………………......14

2.4.1 Studi Kepustakaan……………………………………………..14

2.4.2 Studi Lapangan (Observasi)…………………………………....14

2.4.3 Studi literatur sejenis………………………………………...... 15

2.5 Pengembangan Sistem Informasi………………………………………16

2.5.1 Proses Pengembangan Sistem Informasi………………………16

2.5.2 Metodologi Pengembangan sistem………………………….....16

2.6 Layanan………………………………………………………………...19

2.7 Persuratan………………………………………………………………20

2.7.1 Jenis-Jenis Surat……………………………………………......20

2.7.2 Arsip……………………………………………………….. …23

2.8 Pemahaman Dasar Object Oriented……………………………………25

2.8.1 Keuntungan Object Oriented…………………………………..25

2.8.2 Keterbatasan Objeck Oriented…………………………………26

2.8.3 UML (Unified Modeling Language)…………………………..26

2.9 Pemograman Visual Basic 6.0…………………………………………32

2.10 Microsoft access………………………………………………………. 33

2.11 Microsoft Visio………………………………………………………....33

2.12 Crystal Report………………………………………………………….34

xi

2.13 Jaringan Local Area Network (LAN)………………………………….35

2.14 Jaringan Client Server………………………………………………….38

2.15 Literatur Sejenis…………………………………………………….....39

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Pengumpulan Data………………………………………………….....42

3.1.1 Studi Kepustakaan…………………………………………….42

3.1.2 Studi Lapangan………………………………………………..42

3.1.3 Studi Literatur Sejenis…………………………………………45

3.2 Metodologi Pengembangan Sistem……………………………………46

3.2.1 Definisi Lingkup………………………………………….........48

3.2.2 Anlisis Masalah………………..……………………………….49

3.2.3 Analisis Kebutuhan…………………………………………….50

3.2.4 Desain Logis…………………………………………………...50

3.2.5 Desain Fisik………………………………………………........51

3.2.6 Konstruksi ……………….…………………………………….53

3.2.7 Implementasi…………………………………………………...53

3.3 Kerangka Penelitian……………………………………………………54

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Profil Kelurahan………………………………………………………..56

4.1.1 Struktur Organisasi Kelurahan…………………………………43

4.2 Definisi Lingkup……………………………………………………….62

4.2.1 Proses Sistem yang Berjalan……………………………….......62

xii

4.2.2 Permasalahan………………………………………………......63

4.2.3 PIECE frame Work Persuratan………………………………...64

4.2.4 Waktu Pelaksanaan…………………………………………….65

4.2.5 Lingkungan Yang Di Gunakan Dalam Proses

Pengembangan sistem………………………………….............66

4.3 Analisis Masalah…………………………………………..…………...67

4.3.1 Identifikasi Masalah……………………………………………67

4.3.2 Analisa proses bisnis yang berjalan……………………………70

4.3.2.1 Kelemahan Sistem yang Berjalan…...............................70

4.3.2.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan……………...70

4.3.2.3 Activity Diagram yang sedang berjalan………………..73

4.3.3 Literatur Sejenis……………………………………………......73

4.4 Analisa Kebutuhan…………………………………………………….76

4.5 Desain Logis...…………………………………………………………78

4.5.1 Proses Sistem Layanan Persuratan yang di usulkan…………...78

4.5.2 Perbandingan sistem berjalan dengan yang di usulkan………..79

4.5.3 Visualisasi Sistem yang di usulkan…………………………….80

4.5.3.1 Use Case Diagram…………………………………......81

4.5.3.2 Activity Diagram……………………………………….86

4.5.3.3 Sequence Diagram …………………………………….89

4.6 Desain Fisik……………………………………………………………96

4.6.1 Class Diagram……………………………………………….....96

4.6.2 Struktur Data…………………………………………………..98

4.6.3 State Transition Diagram (STD)……………………………..107

xiii

4.6.4 Rancangan tampilan Input……………………………………109

4.7 Konstruksi ………………….………………………………………...118

4.7.1 Perangkat Keras………………………………………………118

4.7.2 Perangkat Lunak……………………………………………...118

4.7.3 Uji Coba……………………………………………………....119

4.8 Implementasi………………………………………………………….121

4.8.1 Instalasi……………………………………………………….121

4.8.2 Pelatihan User………………………………………………...124

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ...........................................................................................125

5.2 Saran .....................................................................................................125

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Framework metodologi FAST………………………………………… 17

Gambar 2.2 Tampilan Microsoft Visio…………………………………………….. 34

Gambar 2.3 Topologi Bus …………………………………………………………. 36

Gambar 2.4 Topologi Star…………………………………………………………. 37

Gambar 2.5 Topologi Ring………………………………………………………… 38

Gambar 3.1 Framework FAST………………...…………………………………… 47

Gambar 3.2 Kerangka Penelitian…………………………………………………… 55

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus…………………………. 57

Gambar 4.2 Proses pembuatan Surat keterangan dan perijinan……………………. 63

Gambar 4.3 Proses pencarian Surat keterangan dan perijinan……………………… 63

Gambar 4.4 Use case diagram pelayanan persuratan yang sedang berjalan………... 71

Gambar 4.5 Activity Diagram pelayanan persuratan……………………………….. 73

Gambar 4.6 Proses Sistem yang di usulkan………………………………………… 79

Gambar 4.7 Use Case Diagram Proses pengelolaan persuratan yang diusulkan…... 82

Gambar 4.8 Activity diagram proses maintain data warga yang di usulkan……….. 87

Gambar 4.9 Activity Diagram proses pembuatan surat yang di usulkan…………… 88

Gambar 4.10 Activity diagram proses pencarian kembali surat yang di usulkan……. 89

Gambar 4.11 Sequence Diagram Login........................................................................ 90

Gambar 4.12 Sequence Diagram Layanan Persuratan.................................................. 91

Gambar 4.13 Sequence Diagram Agenda Keluar......................................................... 92

Gambar 4.14 Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar........................................... 93

Gambar 4.15 Sequence Diagram Input Data Warga..................................................... 94

xv

Gambar 4.16 Sequence Diagram cari Data Warga....................................................... 95

Gambar 4.17 Class Diagram Sistem Persuratan yang di usulkan…………………… 97

Gambar 4.18 STD Halaman utama menu Staff……………………………………… 107

Gambar 4.19 STD Halaman utama menu Warga.…………………………………… 108

Gambar 4.20 STD Halaman utama menu KASI...…………………………………… 108

Gambar 4.21 Form Login Warga…………………………………………………….. 109

Gambar 4.22 Form Login Staff dan KASI…………………………………………… 110

Gambar 4.23 Form rancangan menu utama …….…………………………………... 110

Gambar 4.24 Form Rancangan input data warga……………………………………. 111

Gambar 4.25 Form Master Cari data warga…………………………………………. 112

Gambar 4.26 Form input User………………………………………………………. 112

Gambar 4.27 Form Back Up Database……………………………………………… 113

Gambar 4.28 Form cari surat………………………………………………………… 113

Gambar 4.29 Form Surat pengantar pembuatan izin keramaian…………………….. 114

Gambar 4.30 Form Surat pengantar pembuatan catatan kepolisian………………… 115

Gambar 4.31 Form Surat keterangan domisili usaha………………………………… 115

Gambar 4.32 Form Surat keterangan usaha………………………………………….. 116

Gambar 4.33 Form Surat keterangan tidak mampu………………………………….. 116

Gambar 4.34 Form Surat keterangan domisili………………………………………. 117

Gambar 4.35 Rancangan Konfigurasi Jaringan Client-Server...................................... 119

Gambar 4.36 Setup Komponen SIP………………………………………………….. 122

Gambar 4.37 Setup Komponen SIP Install…………….…………………………….. 122

Gambar 4.38 Setup Komponen SIP Proses Installer…………………………………. 123

Gambar 4.39 Complete Setup Komponen SIP……………………………………….. 123

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Waktu Penelitian………………………………………………………… 66

Tabel 4.2 cause-and-effects analysis.......................................................................... 67

Tabel 4.3 Daftar actor pada sistem yang sedang berjalan………………………….. 71

Tabel 4.4 Daftar Use Case sistem persuratan yang sedang berjalan……………….. 72

Tabel 4.5 Literatur Sejenis…………………………………………………………. 74

Tabel 4.6 funtional Requirement…………………………………………………… 76

Tabel 4.7 non funtional Requirement……………………………………………… 77

Tabel 4.8 Daftar perbandingan system…………………………………………….. 80

Tabel 4.9 Daftar Actor pada system yang diusulkan………………………………. 81

Tabel 4.10 Narasi Use Case login Staff dan KASI…………………………………. 83

Tabel 4.11 Narasi Use Case login Warga…………………………………………… 83

Tabel 4.12 Narasi Use Case permintaan Surat……………………………………… 84

Tabel 4.13 Narasi use case CRUD Data Warga……………………………………. 85

Tabel 4.14 Narasi use case Laporan data warga…………………………………… 85

Tabel 4.15 Struktur tabel Login……………………………………………………. 98

Tabel 4.16 Struktur tabel User organizer………………………………………….. 98

Tabel 4.17 Struktur tabel Data Warga……………………………………………... 99

Tabel 4.18 Struktur tabel Pemerintahan……………………………………………. 100

Tabel 4.19 Struktur tabel EKBANG………………………………………………… 101

Tabel 4.20 Struktur tabel KESRA…………………………………………………… 101

Tabel 4.21 Struktur tabel Agen_KTP...……………………………………………… 102

Tabel 4.22 Struktur tabel Agen_Domisili…………………………………………… 102

xvii

Tabel 4.23 Struktur tabel Agen_Keramaian.………………………………………… 103

Tabel 4.24 Struktur tabel Agen_Dom_Usaha…………..…………………………… 103

Tabel 4.25 Struktur tabel Agen_Usaha……………………………………………… 104

Tabel 4.26 Struktur tabel Agen_Tdk_mampu..……………………………………… 105

Tabel 4.27 Struktur tabel Agen_SKCK……………………………………………… 105

Tabel 4.28 Kamus Data……………………………………………………………… 106

Tabel 4.29 Uji Coba Modul Login………..………………………………………… 119

Tabel 4.30 Uji Coba Modul Layanan Persuratan…………………………………… 120

Tabel 4.31 Uji Coba Modul Laporan Surat Keluar…………….…………………… 120

Tabel 4.32 Uji Coba CRUD Data Warga…………………………………………… 120

Tabel 4.33 Uji Coba Modul Laporan Data Warga……..…………………………… 121

xviii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Use Case Model Diagram .........................................................................xix

Simbol Class Diagram ............................................................................................xx

Simbol Object / Class Associations dan Multiplicity .............................................xxi

Simbol Sequence Diagram................................................................................... xxii

Simbol Activity Diagram..................................................................................... xxiii

xix

SIMBOL USE CASE MODEL DIAGRAM

(Whitten at all, 2004)

xx

SIMBOL CLASS DIAGRAM


xxi

SIMBOL OBJECT / CLASS ASSOCIATIONS DAN MULTIPLICITY


Multiplicity

Notasi

Multiplicity

UML

Asosiasi dengan Multiplicity Keterangan

Exactly 11 or leave

blank

Seorang karyawan

bekerja pada satu

dan hanya satu

departement

Zero or 1 0..1

Seorang karyawan

tidak memiliki

suami/istri atau

memiliki satu

suami/istri

Zero or more 1..*

Customer dapat

tidak melakukan

pembayaran

sampai beberapa

kali

1 or more 1..*

Universitas

menawarkan

paling sedikit satu

mata kuliah sampai

beberapa mata

kuliah

Specific range 7...9

Tim memiliki

jadwal

pertandingan

sebanyak 7, 8 atau

9 pertandingan

xxii

SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM


xxiii

SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM


Activity

Final of the Process

Initiate Activities

Start of the Process

Synchronization Bar

Decision Activity

SIMBOL KETERANGAN

xxiv

DAFTAR LAMPIRAN

I. Dokumen-dokumen yang di dapat dari system yang berjalan

II. Wawancara

III. Kuesioner

IV. Surat Keterangan Penelitian

V. Buku Panduan Sistem Informasi Layanan Persuratan

VI. Tampilan Input

VII. Hasil Output

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dengan perkembangan teknologi saat ini telah merubah pola kerja

manusia menjadi semakin cepat, efektif, dan efisiensi dalam melakukan suatu

pekerjaan terutama dalam pengolahan data. Maka dari itu perlu adanya

penyesuaian antara pola kerja dengan perkembangan teknologi. Dengan

demikian pentingnya sistem informasi dapat membantu dalam peningkatan

kwalitas informasi. Hal ini di atur dalam UU RI no.25 2009 pasal 1 tentang

ketentuan umum pelayanan publik poin 9 yang menyatakan “Sistem Informasi

adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan

informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari Penyelenggara

kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan

dalam huruf Braile, bahasa gambar, dan/atau bahasa lokal, serta disajikan

secara manual ataupun elektronik”

Pelayanan publik menurut Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah “segala kegiatan

pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan publik sebagai

upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun pelaksanaan

ketentuan peraturan perundang-undangan”. Sesuai dengan Keputusan No. 6

Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman

Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan “bahwa pemerintah

2

melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab

memberikan layanan prima kepada masyarakat”.

Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan seluas

224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan 66 Rukun

Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus mempunyai 15

personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima yang diberikan untuk

masyarakat dibidang ekonomi dan pembangunan, pemerintahan dan

kesejahteraan masyarakat. Banyaknya aktifitas yang di geluti oleh masyarakat,

membuat jenis administrative semakin beragam. Oleh sebab itu surat perijinan

maupun surat keterangan berguna untuk legalitas dari aktifitas yang dilakukan,

dan merupakan salah satu bentuk pelayanan serta menjadi tanggung jawab

pemerintah, hal ini di perkuat dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor

20 tahun 2008 tentang pedoman Organisasi Dan Tatakerja Unit Pelayanan

Perijinan Terpadu di Daerah. Pada kenyataannya bahwa unit pelayanan di

daerah khususnya di kelurahan/desa melakukan kegiatan yang berulang karena

sistem yang di gunakan masih manual dan tidak terintegrasi dengan database

warga dalam proses pembuatan surat perijinan dan keterangan sehingga

memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk warga.

Bahkaan sulit untuk mendapatkan informasi surat yang di keluarkan, serta

pembuatan surat perijinan dan keterangan yang di keluarkan oleh pihak

desa/kelurahan dengan cepat, karena penyimpanan serta pencatatanya masih

manual.

3

Melihat situasi tersebut, sudah sangatlah tepat jika pemerintah

menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih

efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Oleh

karena itu penulis tertarik untuk merancang sistem persuratan dengan

mengembangkan sistem yang sudah ada. Dan penulisan ini berjudul.

“PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

(STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA

TANGERANG SELATAN )”.

1.2 Rumusan masalah

Permasalahan yang dihadapi instansi pemerintahan terkait dengan sistem

persuratan yang di butuhkan oleh warga, studi kasus kelurahan Bambu Apus

Kecamatan Pamulang, pada umumnya:

1. Adanya kegiatan yang berulang karena sistem yang di gunakan masih

manual dengan mengandalkan buku agenda yang tidak terintegrasi dengan

database warga dalam proses pembuatan dan pencarian surat sehingga

memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk

warga.

2. tidak adanya laporan secara periodik, yang membantu pihak kelurahan

dalam pengambilan keputusan.

Sesuai dengan inti penulisan skripsi ini, maka masalah yang akan dibahas

dapat di rumuskan sebagai berikut :

4

1. Bagaimana merancang perangkat lunak persuratan yang di integrasikan

dengan database warga guna memudahkan instansi pemerintahan dalam

hal ini kantor kelurahan Bambu Apus dalam pelayanan persuratan?

2. Bagaimana mengembangkan sistem informasi yang sedang berjalan untuk

mencari serta mencetak surat-surat berikut pelaporannya secara periodic

yang dikeluarkan dan diperlukan oleh warga berdasarkan field yang telah

ditentukan?

1.3 Batasan masalah

Sesuai dengan rumusan permasalah di atas penulis membatasi ruang

lingkup pembahasan pada :

1. Sistem Informasi Layanan Persuratan terpusat pada kegiatan

layanan persuratan untuk warga yang di kelola oleh bagian

Kesekretariatan serta untuk Input adalah data warga sedangkan

Output pencetakan dan pencarian kembali surat keterangan dan

perijinan; penulis tidak membahas database warga, oleh karena itu

pendataan warga hanya bersifat membantu proses dari Sistem

Informasi Layanan Persuratan.

2. Penulis menggunakan metodologi pegembangan sistem yang

dikemukakan FAST (Framework Aplication of System Thinking)

dengan menggunakan 7 fase dari 8 fase yang terdapat di dalam

FAST, fase-fase yang digunakan yaitu : definisi lingkup, analisis

masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi,

5

dan implementasi. Untuk strategi pemodelan objek yaitu OOAD

(Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di

gunakan adalah UML terdiri dari Use Case Diagram, Activity

Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram.

3. Sedangkan untuk pemograman menggunakan Visual Basic 6.0,

untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan

Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan

Ms.Visio.

4. Dalam sistem ini user/pengguna adalah Warga, KASI

Pemerintahan, KASI Ekonomi dan Pembangunan (EKBANG),

serta KASI Kesejahteraan Masyarakat (KESRA)

1.4 Tujuan dan Manfaat

1.4.1 Tujuan

Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah yaitu :

1. Mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan

mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi

sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien.

2. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi

kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus

kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti

surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan

surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal

6

dan pembuatan KTP) serta perijinan (seperti surat perijinan

keramaian).

1.4.2 Manfaat

Sedangkan manfaat bagi penelitian ini antara lain :

1. Bagi Penulis

a. Menerapakan dan mengembangkan ilmu serta kemampuan

yang penulis miliki.

b. Membuat solusi dari kekurangan sistem yang ada, terkait

dengan sistem persuratan studi kasus kantor kelurahan

Bambu Apus Kecamatan Pamulang.

c. Untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan strata

satu (S1) program studi Sistem Informasi fakultas Sains &

Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta.

2. Bagi Instansi Pemerintah

a. Mempermudah pegawai instansi pemerintahan tingkat

kelurahan dalam pelayanan surat untuk warga.

b. Mempermudah pegawai instansi pemerintah dalam

pembuatan pencetakan dan pencarian kembali surat-surat

yang dibutuhkan oleh warga.

c. Membantu kinerja pemerintahan dalam peningkatan

kwalitas pelayanan kepada masyarakat.

7

1.5 Metodologi Penelitian

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

1. Studi Kepustakaan

Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang

berasal dari buku-buku dan atau artikel yang dapat mendukung

penulisan skripsi ini.

2. Studi Lapangan

a. Observasi

Merupakan metode pengumpulan data dengan langsung

melihat kegiatan yang di lakukan. Serta pengamatan

langsung ke objek penelitian berguna memperoleh data atau

gambaran serta keterangan terhadap sistem yang sedang

berjalan.

b. Wawancara

Wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap

muka langsung dengan pimpinan dan staff instansi

khususnya pada Subbagian yang terkait.

c. Daftar Pertanyaan/kuesioner

Suatu daftar pertanyaan yang berisi tentang tujuan khusus,

metode ini juga baik di gunakan untuk sumber data yang

tersebar dan menjadi lebih fokus.

8

3. Studi Literatur Sejenis

Penulis menggunakan metode ini untuk mendapatkan “peta”

tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Untuk pengembangan sistem informasi penelitian ini

penulis menggunakan fase-fase yang terdapat dalam metodologi

FAST (Framework for the application of system thinking) yang di

kemukakan oleh Whitten at al, 2004.

Untuk strategi pengembangan sistem penulis menggunakan

metode analisis dan design berorientasi objek (Object Oriented

Analisis and Design/OOAD) dan alat yang digunakan yaitu UML

(Unifed Modeling Language) dengan use case diagram, activity

diagram, sequence diagram dan class diagram.

Fase-fase metodologi FAST yang digunakan penulis dalam

penelitian ini, yaitu :

1. Definisi lingkup

Fase ini merupakan investigasi awal ketika ingin merancang

sebuah sistem, Hasil dari fase ini adalah lingkup masalah yang

ditetapkan dari tahap ini menyatakan kelayakan proyek yang

akan dilaksanakan.

9

2. Analisis masalah

Fase ini akan dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang

berjalan. output yang dihasilkan adalah system improvement

objectives yang menyatakan kriteria permasalahan dari sistem

yang berjalan dan akan digunakan untuk mengevaluasi sistem

tersebut.

3. Analisis kebutuhan

Fase ini mendefinisikan apa yang dibutuhkan dan diinginkan

oleh pengguna dari sistem baru. Tujuan dari fase ini adalah

mengidentifikasi data, proses dan antarmuka yang diinginkan

pengguna dari sistem yang baru.

4. Desain Logis

Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhan-

kebutuhan bisnis dari fase sebelumnya kepada sistem model

yang akan dibangun nantinya.

5. Desain fisik

Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhan

sistem yang direpresentasikan sebagai desain logis menjadi

desain fisik, nantinya akan dijadikan sebagai acuan dalam

membuat sistem yang akan dikembangkan.

6. Konstruksi

Fase ini berfungsi untuk mengkontruksi dan melakukan tahap

uji coba terhadap sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan

10

dan spesifikasi desain. Program aplikasi, dan antarmuka akan

mulai dibangun pada tahap ini.

7. Implementasi

Fase ini yang akan dilakukan adalah menerapakan perangkat

lunak yang telah di buat, dengan mengenalkan pada pengguna

sistem.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran jelas mengenai penulisan laporan ini penulis

membagi menjadi 5 BAB dengan sistematika berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini di uraikan tentang latar belakang, perumusan

masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi

penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan teori-teori tentang analisa dan perancangan

sistem, serta teori yang relevan dengan permasalahan dan pustaka

dari penelitian yang dilakukan.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas lebih detail tentang metode-metode yang di

gunakan penulis dam melakukan pengumpulan data maupun

pengembangan sistem yang dilakukan pada penelitian ini.

11

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang landasan azas, tujuan, organisasi

kantor kelurahan studi kasus kelurahan Bambu Apus, definisi

lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain

fisik, konstruksi dan implementasi.

BAB V : KESIMPULAN & SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan penelitian yang

menyajikan kesimpulan-kesimpulan atas apa yang telah diuraikan

dari bab-bab sebelumnya, selain itu pula terdapat saran-saran yang

mungkin berguna bagi kemajuan instansi terkait.

12

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Sistem

Menurut ( Hariyanto, 2004) Sistem adalah kumpulan objek atau

elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem

menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu

wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang

memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya kedua menunjukan suatu

metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode, alat atau

tata cara untuk mencapai sesuatu.

Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang

saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud

(entitas) adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan

yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya.

2.2 Informasi

Menurut (Yogiyanto, 2005) Informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu

kejadian-kejadian nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada

saat tertentu

13

Kualitas suatu informasi yang sangat bernilai bagi penerimanya

tergantung beberapa hal yaitu:

a. Akurat

Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak biasa atau menyesatkan.

b. Tepat Waktu

Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat.

c. Relevan

Artinya informasi tersebut harus sesuai dengan

permasalahan, misi dan tujuan atau sarana informasi tersebut

mempunyai manfaat untuk pemakainya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi dari Sistem Informasi adalah sekelompok elemen-elemen

dalam suatu organisasi yang saling berintegrasi dengan menggunakan

masukan, proses dan keluaran dengan maksud yang sama untuk mencapai

suatu tujuan dan dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan

yang tepat (Whitten at all, 2004).

14

2.4 Pengumpulan Data

Pengumpulan data/penemuan fakta adalah sebuah teknik yang di

kembangkan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam

fase persyaratan/kebutuhan. (Whitten at all, 2004).

2.4.1 Studi Kepustakaan

Menurut Purwono pustakawan UGM Yang dimaksud dengan

studi kepustakaan adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti

untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik/masalah

yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari

buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah,

tesis dan disertasi, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan,

ensiklopedia, dan sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain.

(adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc)

2.4.2 Studi Lapangan

a. Pengamatan Langsung/Observasi

Observasi adalah tenik penemuan fakta dimana analis sistem

turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang

melakukan aktifitas untuk mempelajari sistem. (Whitten at all,

2004).

15

b. Wawancara

Wawancara adalah teknik penelusuran fakta dimana analis

sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui

interaksi face-to face. tujuan dari wawancara adalah menemukan

fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme, mengidentifikasi

persyaratan, menyatukan ide dan persyaratan (Whitten at all,

2004).

c. Daftar Pertanyaan/Kuesioner

Kuisioner adalah dokumen yang bertujuan khusus yang

mengijinkan analis untuk mengumpulkan informasi/pendapat dari

responden. Kuesioner dapat mentabulasikan fakta-fakta yang sama

secara efisien. Format Kuesioner bebas didesain untuk memberikan

keleluasaan kepada reponden alam memberikan jawaban. (Whitten

at all, 2004).

2.4.3 Studi Literatur Sejenis

Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta”

tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini

sebenarnya berwujud pengetahuan tentang riset-riset yang

dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Seperti

diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia

selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab persoalan yang

ditinggalkan penelitian sebelumnya. Keterkaitan inilah, yang jika

16

dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk

“peta” domain penelitian kita. Jika anda masih berada dalam

tahapan penentuan topik penelitian, jangan beranjak dari situ

sebelum anda (dan pembimbing) merasa secure dan mantap

dengan topik yang dipilih. (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-

sharing/menempuh-studi-s3/studi-literatur/11:34am-211009)

2.5 Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem adalah proses untuk mengembangkan

menyelesaikan dan menentukan spesifikasi kebutuhan dan bagaimana sistem

suatu permasalahan, dan proses pembuatan sistem atau mengembangkan

yang sudah ada. (Nugroho, 2005)

2.5.1 Proses Pengembangan Sistem

Proses pengembangan sistem merupakan serangkaian

aktifitas atau metode yang digunakan oleh development organisasi,

software didalam maintenance software. (Whitten at all, 2004)

2.5.2 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi

Metodologi Pengembangan sistem adalah sebuah proses

pengembangan terstandarisasi yang mendefinisikan satu set

aktivitas, metode, praktik terbaik, barang siap dikirim dan

peralatan terotomasi yang digunakan para stakeholder untuk

17

mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki

system informasi dan perangkat lunak. (Whitten at all, 2004)

Gambar 2.1 Framework metodologi FAST

Metodologi FAST terdiri dari fase-fase berikut :

1. Definisi Lingkup

Fase ini berisikan investigasi awal ketika ingin merancang

sebuah sistem, seperti wawancara, tinjauan langsung dan

mempelajari dokumen perusahaan. Tujuan dari tahap ini ialah

Menjawab pertanyaan mengenai apakah proyek ini layak untuk

18

di kerjakan? Lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini

menyatakan seberapa besar proyek ini akan dilaksanakan. Output

dari tahap ini adalah project charter (Whitten at all, 2004)

2. Analisis Masalah

Fase analisis masalah ialah menganalisa masalah masalah

yang diduga dan juga peluang yang diidentifikasi pertama kali

pada fase penyelidikan awal. Ouput dari fase ini adalah sasaran

peningkatan sistem. (Whitten at all, 2004)

3. Analisis Kebutuhan

Fase analisis kebutuhan menentukan persyaratan bisnis bagi

sistem yang baru. Produk jadi dan milestone dari fase final

adalah pernyataan persyaratan bisnis yang akan memenuhi

sasaran peningkatan sistem yang di identifikasi di dalam fase

sebelumnya. (Whitten at all, 2004)

4. Desain Logis

Tujuan dari tahapan ini adalah mentransformasikan

kebutuhan-kebutuhan bisnis dari fase analisis persyaratan kepada

sistem model yang akan dibangun nantinya. (Whitten at all,

2004)

5. Analisis Keputusan

Tujuan dari fase analisis keputusan adalah mengalihkan

proyek dari perhatian bisnis ke solusi teknis dengan

19

mengidentifikasi, menganalisa, dan merekomendasikan sebuah

solusi teknis. (Whitten at all, 2004)

6. Desain Fisik

Desain sistem informasi di definisikan sebagai tugas yang

fokus pada spesifikasi solusi berbasis komputer terinci (Whitten

at all, 2004)

7. Konstruksi

Tujuan fase konstruksi adalah untuk membangun dan

menguji sebuah sistem fungsional yang memenuhi persyaratan

bisnis dan design untuk mengimplementasikan antar muka antara

sistem baru dan sistem produksi yang telah ada. (Whitten at all,

2004)

8. Implementasi

Fase inplementasi system adalah pengirian system ke

produksi (operasi harian). Tujuan fase implementasi adalah

mengubah secara halus system lama ke system baru.. (Whitten at

all, 2004)

2.6 Layanan

Pelayanan publik menurut Surat Keputusan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah

segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan

publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun

20

pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Menteri

Pendayagunaan Aparat Negara dalam Keputusan No. 6 Tahun 2003

tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menyatakan

bahwa “Hakikat layanan publik adalah pemberian layanan prima kepada

masyarakat yang merupakan perwujudan dari kewajiban aparatur

pemerintah sebagai abdi masyarakat”.

2.7 Persuratan

Surat adalah sarana komunikasi tertulis dalam penyelenggaraan

administrasi untuk menyampaikan berita/informasi, penjelasan atau

pernyataan/pendapat yang berasal dari siapapun yang ditujukan kepada

instansi pemerintah atau lembaga negara atau sebaliknya. (Dokumen :

RPN-PKDI.06-2006 Nomor : 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat

Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)

2.7.1 Jenis- jenis surat

1. Surat Pengantar adalah surat yang bersifat kedinasan dan

dipergunakan untuk mengantar pengiriman beberapa

surat/dokumen dengan penjelasan tingkat mengenai pengiriman

tersebut.

2. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan yang ditujukan

kepada pejabat atau unit kerja yang membuat kebijaksanaan

21

pokok dengan memberikan penjelasan pelaksanaan suatu

peraturan atau perintah yang sudah ada.

3. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan tentang

pelaksanaan suatu acara/peristiwa/upacara/pertemuan dengan

waktu, tempat dan acara tercantum dalam surat tersebut dan

dengan permintaan agar penerima surat dapat hadir

4. Surat Perintah adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat

atasan kepada bawahan secara tegas untuk melaksanakan

pekerjaan tertentu dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal

yang tercantum di dalam surat tersebut.

5. Surat Perjanjian/Kontrak adalah surat perikatan antara kepala

kantor satuan kerja sebagai pengguna barang/jasa dengan

pemasok/kontraktor/ konsultan sebagai penyelia barang/jasa

dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

6. Surat Tugas adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat

atasan yang berwenang memberikan tugas kepada

pejabat/pegawai bawahan untuk melaksanakan pekerjaan dinas

tertentu yang termasuk dalam lingkungannya dan bersifat

terbatas pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat

tersebut.

7. Surat Keterangan adalah surat pernyataan pejabat yang

bersangkutan/ berwenang tentang sesuatu atau kebenaran

22

sesuatu dengan tujuan tertentu agar memperoleh

kemudahan/kelancaran dalam suatu kegiatan.

8. Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang

dari pejabat yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu

kepada pejabat/bawahan/orang lain untuk bertindak atas

namanya melakukan sesuatu perbuatan hukum mengenai hal

dan wewenang yang tercantum dalam surat tersebut.

9. Surat Keputusan adalah ketentuan yang memuat suatu

kebijaksanaan teknis operasional untuk melaksanakan

kebijaksanaan pokok yang digariskan oleh pimpinan atau

peraturan yang lebih tinggi.

10. Pengumuman adalah surat pemberitahuan yang ditujukan

kepada masyarakat umum/kelompok pegawai yang sifatnya

beranekaragam dan merupakan

penjelasan/pemberitahuan/pernyataan/petunjuk lebih lanjut

mengenai sesuatu.

11. Instruksi adalah perintah yang berisi tata cara pelaksanaan

suatu peraturan perundang-undangan atau peraturan

pelaksanaannya yang memuat unsur-unsur teknis secara jelas

dan terperinci.

Format Surat adalah pola surat menurut susunan letak atau

posisi bagian-bagian surat termasuk di dalamnya antara lain

23

penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup,

tembusan. (Dokumen : RPN-PKDI.06-2006 Nomor :

006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir;

BATAN)

2.7.2 Arsip

Undang-undang Nomor 7/1971 Pasal I a menyebutkan

pengertian Arsip sebagai berikut :

”Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak

apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam

rangka kegiatan pemerintahan.”

Berdasarkan ketentuan umum dari Keputusan Bupati

Tangerang Nomor 08 tahun2001 tanggal 18 Juni 2001 tentang Tata

kearsipan di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Tangerang poin

9,10,11,dan 12, menjelaskan :

Poin 9 : Arsip Statis adalah arsip yang tidak di pergunakan

secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggraan sehari-hari administrasi Negara;

Poin 10 : Arsip Dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara

langsung dan terus menerus diperlukan dan

24

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi

sudah menurun;

Poin 11 : Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung

dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi;

Poin 12 : arsip In-aktif adlah arsip dinamis yang frekwensi

peggunaanya untuk administrasi sudah menurun.

Dalam tata kearsipan dinamis terdapat tahapan hidup. Arsip

yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap

penyusutan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :

a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan

tata persuratan.

b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan

berhasil guna

c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan

dalam pengendalian pelaksanaannya.

d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan

dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis

maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang

ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam

membuat surat tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini

25

ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun

formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat

korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala

Surat (logo, nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat

lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka,

isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan,

nama, tembusan dan cap). Pembakuan ini penting dalam

menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi

pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu

surat.

2.8 Pemahaman Dasar Object Oriented

Pendekatan berorientsi objek di pusatkan pada sebuah teknik yang

mengacu pada sebuah pemodelan objek. Pemodelan objek adalah sebuah

teknik yang mengidentifikasi objek-objek dengan lingkup sistem dan

mengidentifikasi hubungan antara objek-objek tersebut. (Whitten at all,

2004)

2.8.1 Keuntungan Object Oriented

Menurut (Munawar, 2005) keuntungan Object Oriented adalah:

1. Jelasnya informasi dalam konteks sistem.

2. Sangat dekatnya hubungan antara OO Analisis, OO Design, OO

user Interface dan OO Programming.

26

2.8.2 Keterbatasan Object Oriented

Menurut (Munawar, 2005) Ada dua aplikasi yang tidak cocok

dikembangkan dengan metode Object Oriented yaitu :

1. Aplikasi yang sangat berorientasi pada database

2. Aplikasi yang banyak membutuhkan banyak algoritma

2.8.3 UML (Unified Modelling Language)

1. Definisi UML

UML ( Unified Modelling Language) adalah satu

kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk

menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang

terkait dengan object (Whitten at all, 2004)

2. Diagram UML

Menurut (Whitten at all, 2004) menjelaskan

diagram-diagram UML menjadi beberapa grup yaitu :

GRUP 1 : Diagram Model Use-Case

Use-case menggambarakan interaksi antara sistem,

yaitu sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata

lain, secara mendeskrepsikan siapa yang akan

menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna

mengharapakan interaksi dengan sistem tersebut.

27

GRUP 2 : Diagram Struktur Statis

a. Diagram Kelas

Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram

ini menunjukan kelas objek yang menyusun

sistem dan juga hubungan antara kelas objek

tersebut.

b. Diagram Objek

Diagram objek memodelkan instance objek

aktual dengan menunjukan nilai-nilai dari

atribut instance. Diagram objek menyajikan

sebuah ”snapshot” tenang objek sistem pada

waktu poin tertentu.

GRUP 3 : Dagram Interaksi

a. Diagram Sekuensi

secara grafis menggambarkan bagaimana objek

berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan

pada eksekusi sebuah use case atau operasi.

Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan

terkirimm dan diterima si antara objek dan

dalam sekuensi apa saja.

b. Diagram Kolaborasi

Serupa dengan diagram sekuensi tetapi tidak

fokus pada timing atau ”sekuensi” pesan.

28

Diagram ini menggambarkan interaksi

(kolaborasi) antara objek dalam sebuah format

jaringan.

GRUP 4 : Diagram State

a. Diagram Statechart

Di gunakan untuk memodelkan behavior objek

khusus yang dinamis. Diagram ini

mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai

keadaan yang dapat diasumsukan oleh objek dan

event-event yang menyebabkan objek beralih

dari satu state ke state lain.

b. Diagram Aktivitas

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan

rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis atau

use case. Diagram ini juga dapat digunakan

untuk memodelkan action yang akan dilakukan

saat sebuah operasi dieksekusi dan memodelkan

hasil dari action tersebut.

GRUP 5 : Diagram Implementasi

a. Diagram Komponen

Di gunakan untuk menggambarkan suatu

organisasi dan ketergantungan software sistem.

Diagram ini dapat digunakan untuk menunjukan

29

bagaimana kode pemograman di bagi menjadi

modul-modul (komponen).

b. Diagram Deployment

Mendeskripsikan arsitektur fisik dalam istilah

”node” untuk hardware dan software dalam

sistem. Diagram ini menggambarrkan

konfigurasi komponen-komponen software run-

time, prosessor, dan peralatan yang membentuk

arsitektur sistem.

2. Notasi Dalam UML

Menurut (Hermawan, 2004) menjelaskan berbagai notasi dalam

UML yaitu :

a. Actor

Aktor adalah seseorang atau sesuatu yang

berintraksi dengan sistem. Seorang aktor adalah type

(class) bukan sebuah instance. Aktor-aktor yang ada bisa

di katagorikan sebagai aktor utama (primary actor) atau

aktor kedua (secondary actor) tergantung pada fungsi dari

sistem yang dipakainya.

b. Class

Class merupakan pembentuk utama dari sistem

berorientasi objek karena class menunjukkan kumpulan

30

objek yang memiliki atribut dan operasi yang sama. Class

digunakan untuk mengimplementasikan interface.

c. Interface

Interface merupakan kumpulan operasi tanpa

implementasi dari suatu class. Implementasi operasi

dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class.

d. Use Case

Use case adalah peringkat tertinggi dari

fungsionalitas yang dimiliki sistem. Dengan kata lain, use

case menggambarkan bagaimana seseorang akan

menggunakan atau memanfaatkan sistem. Keunggulan

dari cara memandang sistem sebagai kumpulan use case

adalah kemampuannya untuk memisahkan implementasi

sistem dari alasan mengapa sistem harus ada.

e. Interaction

Intraction digunakan untuk menunjukkan baik

aliran pesan atau informasi antara objek maupun

hubungan antar objek. Biasanya interaction ini dilengkapi

juga dengan teks bernama operation signature yang

tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirm dan

tipe parameter yang dikembalikan.

31

f. Package

Package adalah kontainer atau wadah konseptual

yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen

dari sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat

model yang lebih sederhana. Tujuannya adalah untuk

mempermudah penglihatan (visibility) dari model yang

sedang dibangun.

g. Note

Note digunakan untuk memberikan keterangan dan

komentar tambahan dari suatu elemen sehingga bisa

langsung terlampir dalam model. Note ini bisa

ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain.

h. Dependency

Dependency merupakan relasi yang menunjukkan

bahwa perubahan pada salah satu elemen memberi

pengaruh pada elemen lain.

i. Association

Assosiation menggambarkan navigasi antar class

(Navigation), berapa banyak objek yang bisa

berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar class),

dan apakah suatu class menjadi bagian dari class lainnya

(Aggregation).

32

j. Generalization

Generalization menunjukkan hubungan antara

elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik

(subclass), dengan generalization, class lebih spesifik

akan menurunkan atribut dan operasi dari class yang lebih

umum (super class), atau "sub class is a super class".

k. Realization

Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen

yang ada dibagian tanpa panah akan merealisasikan apa

yang dinyatakan oleh elemen yang ada dibagian dengan

panah.

2.9 Pemrograman Visual Basic 6.0

Menurut (Yuswanto, 2003), Apakah Visual Basic itu? Kata

“VISUAL” dimaksudkan untuk satu metode yang digunakan dalam

membuat tampilan sebuah program atau aplikasi dengan menempatkan

objek-objek atau elemen-elemen pada program atau aplikasi yang

dibuat dari pada penulisan sejumlah kode program yang sangat banyak

untuk membuat tampilan program atau aplikasi tersebut.

Kata “BASIC” adalah “Beginners All Purpose Symbolic

Instruction Code” yang dibuat oleh John G. Kemeney dan Thomas

E. Kurtz Tahun 1963 di Dartmounth College, AS. Visual Basic 6.0

adalah Bahasa pemrograman tingkat tinggi berbasis Windows yang

33

merupakan bahasa pemrograman berorientasi pada objek (Object

Oriented Programming) dan mendukung Event-Driven Programming.

2.10 Microsoft Access

Microsoft access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil

dan menengah, Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data

untuk aplikasi web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan

Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft

Active Server Pages (ASP).

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan

sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh pengguna cenderung

mengunakan solusi system manajemen basis data yang bersifat

klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka access (form, repot,

query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk

menangani basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database

Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft access), Microsoft

SQL Server, Oracle Database dan beberapa produk lain yang mendukung

ODBC. (http://library.gunadarma.ac.id)

2.11 Microsoft Visio

Microsoft visio adalah sebuah program aplikasi computer yang

digunakan untuk membuat diagram seperti diagram alir (flowchart),

Brainstrom, skema jaringan, denah dan lain-lain. Visio memiliki

34

keunggulan disbanding program Word atau Excell dalam pembuatan

diagram. Visio memilki banyak template yang di dalam terdapat banyak

Shape/Connector. (Chandra at all, 2008)

Gambar 2.2 Tampilan Microsoft Visio

2.12 Crystal Report

Cristal report merupakan program khusus untuk membuat laporan

yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya

dapat dihubungkan. Sebelum membuat laporan dengan Cristal Report,

installah terlebi dahulu programCristal Report 7.0 di komputer anda.

Mencetak dengan cristal report hasilnya lebih baik dan lebih mudah untuk

dikerjakan, karena dengan Cristal Report banyak tersedia obyek maupun

komponen yang mudah digunakan. (Madcoms, 2005)

35

2.13 Jaringan Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN) merupakan komunikas sejumlah

komputer di dalam suatu area terbatas, di mana satu komputer dengan

komputer lain umumnya terkoneksi melalui media kabel. Sedangkan Wide

Area Nework (WAN) adalah komunikasi antar LAN, antara satu LAN

dengan LAN lain dipisahkan oleh jarak yang cukup jauh, misalnya antar

gedung, antar sekolah yang terhubung melalui media telepon, kabel,

satelit, gelombang radio atau media lainnya. (Nugroho, 2005). Berikut

merupakan ciri dari LAN :

1. Teknologi ini sesuai untuk area yang kecil

2. Menggunakan kawat , serat

3. Bandwith tinggi : total jumlah data per unit setiap waktu.

4. Latency rendah : mengambil waktu untuk bit pertama ke daerah

tujuan. Teknologi diutamakan menggunakan Ethernet, sekarang 100

/1000 Mbps.

5. Dicirikan oleh topologinya:

a. Bus

Jaringan yang mempergunakan topologi bus disebut juga

linier bus karena dihubungkan hanya melalui satu kabel yang linier

seperti terlihat pada gambar 2.3 kabel yang umum digunakan

adalah koaksial. Topologi bus merupakan cara termudah

menghubungkan komputer untuk membentuk LAN di suatu

36

departemen atau kelompok kerja. Contoh : jaringan yang

mempergunakan kartu penghubung jaringan (Network Interface

Card).

Gambar 2.3 Topologi Bus

b. Star

Topologi star (bintang) menguhubungkan komputer-

komputer melalui media kabel yang terpisah ke suatu unit pusat,

biasanya berupa HUB atau switch seperti pada Gambar 2.4 Pada

saat suatu komputer atau peralatan jaringan lain yang

mentransmisikan sinyal ke dalam jaringan, sinyal menuju HUB.

Kemudian HUB melanjutkan sinyal secara simultan ke semua

komponen yang terkeneksi ke dirinya. Ethernet 100 BaseT

merupakan jaringan yang berbasis pada topologi star. Saat ini,

topologi star paling banyak digunakan untuk menghubungkan

komputer-komputer di dalam suatu departemen atau kelompok

kerja. Contoh : jaringan yang memakai Ethernet 100BaseT.

37

Gambar 2.4 Topologi Star

c. Ring

Topologi Ring menghubungkan komputer-komputer

sepanjang satu lintasan tunggal yang kedua ujungnya digabung

sehingga membentuk sebuah lingkaran (cincin) seperti pada

gambar 2.5 Lingkaran yang dimaksud disini ialah lingkaran logis,

yang jika dilihat secara fisik tidak berbentuk lingkaran sama sekali

tetapi lebih mirip topologi star dengan HUB atau konsentrator

berada di tengah-tengah. Topologi ring umumnya digunakan di

dalam jaringan token ring dan Fiber Distributed Data Interface

(FDDI) yang banyak digunakan di kampus-kampus atau gabungan

gedung-gedung untuk menciptakan sebuah jaringan tulang

punggung (backbone) berkecepatan tinggi.

2.14 Jaringan Client Server

Setiap komputer yang menyediakan berkas (

yang membutuhkannya secara umum dinamakan dengan

sementara komputer yang menerima data dapat disebut

2005).

Dalam client/server, client

jaringan yang dioperasikan pada manusia, yang melakukan perubahan

pada berkas data yang diterima, dan bila perubahan te

mengirim kembali data tersebut ke

Pengaturan seperti ini memiliki keuntungan ditinjau dari segi

efisiensi, terutama untuk jaringan raksasa dimana dapat puluhan (bahkan

ratusan) komputer. Dengan dialok

dengan kemampuan pemrosesan penuh, semata hanya untuk mengirim

serta menyimpan berkas, maka

dapat memproses berkas

terlepas satu sama lain

Gambar 2.5 Topologi Ring

Client Server

Setiap komputer yang menyediakan berkas (file) bagi komputer

yang membutuhkannya secara umum dinamakan dengan

sementara komputer yang menerima data dapat disebut client. (Nugroho,

client/server, client biasanya berupa komputer pada


pada berkas data yang diterima, dan bila perubahan telah selesai dapat

mengirim kembali data tersebut ke file server untuk disimpan kembali.



ratusan) komputer. Dengan dialokasikannya komputer berkinerja tanggi


serta menyimpan berkas, maka client tidak perlu menunggu data dan

dapat memproses berkas-berkas dengan perangkat lunak yang berbeda,

terlepas satu sama lain.

38

) bagi komputer

yang membutuhkannya secara umum dinamakan dengan server,

. (Nugroho,

biasanya berupa komputer pada


lah selesai dapat

untuk disimpan kembali.



asikannya komputer berkinerja tanggi


tidak perlu menunggu data dan

berkas dengan perangkat lunak yang berbeda,

39

2.15 Literatur Sejenis

Studi literatur adalah salah satu kegiatan dalam riset yang memiliki

fungsi penting. Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta”

tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini

sebenarnya berwujud pengetahuan tentang riset-riset yang dilakukan oleh

peneliti lain dalam area penelitian kita. Pengetahuan ini tidak hanya

berupa pemahaman terhadap riset-riset tersebut, tetapi juga saling-kait

yang terbentuk antar riset-riset tadi. Seperti diketahui, sebuah penelitian

tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau

menjawab persoalan yang ditinggalkan penelitian sebelumnya.

Keterkaitan inilah, yang jika dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf

yang membentuk “peta” domain penelitian kita.

(http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-

s3/studi-literatur/11:34am-211009

1. Anggita nurmasari, pengembangan sisem informasi

dokumentasi surat pada fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Sistem ini di buat bagi menejemen suatu organisasi apabila

volume data yang di olah secara manual sudah tidak

memugkinkan lagi yang mengakibatkan turunya kinerja

organisasi. Sistem ini memungkinkan pelaku system melakukan

proses input dan update surat masuk maupun surat keluar yang

40

ada di lingkungan organisasi. serta system ini pula mengatur cara

penyimpanan surat sesuai jenisnya. Pada pengembangan sistem

informasi di gunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan

Structure Query Language (SQL) untuk database. Dan

menggunakan pendekatan terstruktur dengan metode System

Development Life Cicle (SDLC).

2. Fahmi Tamzil, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan

Sistem Informasi Data Klien Dan Calon Pegawai Pada

Perusahaan Tenaga Kerja” universitas INDONUSA Esa

Unggul,2008

Penelitian ini diperoleh hasil antara lain bahwa sistem

database yang dirancang sangat membantu dalam penyimpanan

file data klien dan calon pegawai, serta dalam pencetakan surat

perjanjian dengan klien maupun calon pegawai terintegrasi

dengan database, sehingga dengan adanya sistem ini dapat

menggantikan sistem yang sebelumnya. Analisis dan

perancangan sistem yang di buat menggunakan pemodelan

Uniefed Modeling Language (UML) dan sistem yang di gunakan

bahasa pemograman visual Basic yang berbasis microsoft acces.

41

3. Gusti Agung Ayu Putri. Paperless-Work System, Management

Information System, Object Oriented Programming.

Universitas Udayana, 2005

Sistem dikembangkan di Universitas Udayana melalui

implementasi teknologi informasi (TI) sehingga praktek

administrasi yang sarat dengan verifikasi manual dapat

digantikan dengan verifikasi elektronik Hal yang diperhatikan

pada pengumpulan fungsi-fungsi yang diperlukan pada rancang

bangun sistem informasi persuratan dan kearsipan Universitas

Udayana menggunakan pendekatan paradigma pemrograman

berorientasi objek meliputi proses surat masuk beserta

disposisinya, proses surat keluar dan metode pengarsipan surat.

Dari hasil penelitian diperoleh bahwa pemahaman hubungan

antara perangkat lunak yang dirancang dengan lingkungan

eksternalnya sangat membantu memutuskan bagaimana

seharusnya menyediakan fungsionalitas sistem yang diminta dan

bagaimana menstruktur sistem sehingga dapat berkomunikasi

secara efektif dengan lingkungannya. Bahasa standar yang

digunakan untuk menjelaskan dan memvisualisasikan artefak

dari proses analisis dan disain berorientasi objek adalah Unified

Modelling Language (UML).

42

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

3.1 Pengumpulan Data

3.1.1 Studi Kepustakaan

Dalam metode ini penulis mengumpulkan data-data dengan

membaca dan mempelajari 10 (Sepuluh) buku teks, disertai dengan

4 (empat) situs internet, dan 3 (tiga) karya ilmiah sebagai studi

leteratur penelitian sejenis, yang dapat dijadikan acuan dalam

pembahasan masalah dalam penelitian ini. Tujuan studi ini adalah

untuk mendapatkan hasil yang diharapkan dalam melakukan

penelitian. Hasilnya adalah landasan teori yang peneliti gunakan

sebagai acuan penelitian. Daftar buku-buku yang menjadi refrensi

bacaan penulis dapat dilihat pada daftar pustaka (terlampir).

3.1.2 Studi Lapangan

1. Observasi

Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap

lokasi terkait, serta melakukan analisa terhadap data-data

yang diperlukan dan mencari informasi tentang prosedur

pelayanan persuratan, serta mengumpulkan sampel

dokumen, form dan record yang representative.

43

a. Tempat

Tempat yang menjadi objek penelitian adalah :

Nama Instansi : Kantor Kelurahan Bambu Apus

Alamat : Jl. Arwana Raya No1.

b. Waktu

Waktu pelaksanaan adalah :

Hari Kerja : Senin s/d Jum’at

Pukul : 08.00 – 15.00

Penelitian : Oktober – November 2009 ( 2 bulan )

2. Wawancara

Bertujuan untuk mengetahui masalah yang

berhubungan dengan layanan persuratan pada kantor

kelurahan Bambu Apus. Peneliti melakukan wawancara

yang terdiri dari 3 (tiga) pertanyaan kepada Bapak

Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan dan 4

(empat) pertanyan kepada Bapak Jamaluddin, SE. selaku

sekretaris kelurahan. Tujuannya untuk mendapatkan

informasi struktur organisasi, sejarah singkat, dan

mengetahui prosedur sistem yang berjalan pada perusahaan

tersebut.

Contoh 2 pertanyaan yang diajukan, yaitu :

1) Penulis : Untuk pembuatan surat keterangan dan

perijinan apakah ada standard bakunya?

44

Lurah : Dalam pembuatan surat keterangan dan

perijinan yang di butuhkan oleh warga

sudah ada standard baku yang di tetapkan

oleh pemerintah dan sudah merupakan

bagian dari pelayanan

2) Penulis : Bagaimana proses pembuatan surat

keterangan dan perijinan ?

Lurah : 1. Warga membawa surat pengantar yang

di berikan oleh RT/RW setempat.

2. Warga menyampaikan kepada KASI

sesuai kebutuhan.

3. KASI memeriksa kebenaran surat

pengantar.

4. KASI memberikan kepada staff untuk

diproses.

5. Staff membuat surat dengan computer,

serta menggandakan untuk arsip.

6. Staff mencatat surat yang keluar .lalu

memberikan kepada KASI untuk

dilegalisasi.

7. KASI meminta tanda tangan kepada

lurah kemudian memberikan stempel

untuk legalitas.

45

8. KASI memberikan kepada warga surat

yang sudah siap

3. Daftar Pertanyaan/Kuesioner

Penulis membuat 10 pertanyan yang bersangkutan

dengan penelitian yang terkait dengan pengembangan

sistem informasi penjualan pada kantor kelurahan.

Pertanyaan dan hasil dari kuesioner terlampir, dan

ditujukan kepada 7 (tujuh) petugas dan 15 warga.

Tujuannya untuk mengetahui layak apa tidaknya sistem

yang akan dikembangkan oleh peneliti. Hasil perhitungan

kuesioner menggunakan metode kualitatif dengan rumus

hasil jawaban/responden x 100%.

3.1.3 Studi literatur sejenis

Penulis melakukan evaluasi terhadap pengembangan sistem

informasi penjualan yang pernah dibuat sebelumnya. Evaluasi

dilakukan dengan studi literatur terhadap 3 (tiga) karya ilmiah yang

sejenis sebagai pembanding dengan mengetahui kelebihan dan

kekurangan karya ilmiah dalam pengembangan sistem informasi

persuratan yang akan dikembangkan.

46

3.2 Metodologi Pengembangan Sistem

Untuk metodologi yang di pakai untuk penelitian ini penulis

menggunakan fase-fase yang terdapat dalam metodologi FAST

(Framework for the application of system thinking). Berikut merupakan

fase-fase dalam metodologi FAST yang di gunakan penulis dalam

penelitian ini

47

Gambar 3.1 Frame Work FAST

48

3.2.1 Definisi Lingkup

Pada fase ini penulis melakukan pengumpulan informasi

yang diteliti tingkat feasibility dan ruang lingkup proyek yaitu

dengan menggunakan kerangka PIECES (Performance,

Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Hal ini

dilakukan untuk menemukan inti dari masalah-masalah yang ada

(problems), kesempatan untuk meningkatkan kinerja organisasi

(opportunity), dan kebutuhan-kebutuhan baru yang dibebankan

oleh pihak pemerintah (directives).

Pada fase ini penulis menjelaskan :

1. Proses Sistem yang Sedang berjalan

Penulis menggambarkan sikls alur kerja dari pembuatan sistem

persuratan yang sedang berjalan, agar dapat di terima dan

mengerti oleh pengguna sistem.

2. Permasalahan

Penulis menggaris besarkan permasalahan yang ada pada

sistem persuratan yang sedang berjalan.

3. PIECES frame work

Penulis menggunakan kerangka Problem-solving framework

PIECES guna mengklasifikasikan masalah dari hasil yang di

dapat dalam pengumpulan data.

49

4. Waktu Pelaksanaan Penelitian

Penulis membuat project plan dari pengembangan sisten

persuratan.

5. Lingkungan yang digunakan dalam proses pengembangan

sistem

Penulis mendeskripsikan lingkungan yang digunakan dalam

proses pengembangan sistem.

3.2.2 Analisis Masalah

Fase analisa permasalahan (Problem Analysis) menjelaskan lebih

lanjut apakah permasalahan (problem) yang timbul dapat

dipecahkan. Tujuan dari fase ini adalah untuk mempelajari dan

memahami lebih lanjut mengenai problems, opportunities, dan

constraint. Langkah yang dilakukan dalam tahap ini, antara lain :

1. Identifikasi Masalah

Untuk menganalisa problems dan opportunities

digunakan teknik cause-and-effects analysis dimana suatu

problem dianalisa berdasarkan sebab dan akibat yang

ditimbulkan problem yang di uraukan dengan PIECES.

2. Menganalisa Proses yang berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dan menguraikan tentang

kelemahan dari sistem lama dan keunggulan sistem yang

sedang berjalan.

50

3.2.3 Analisis Kebutuhan

Tahap analisa kebutuhan bertujuan untuk mengidentifikasikan dan

mengenali masalah dan kebutuhan solusi dari user dan untuk

mengidentifikasikan data, process, dan interface yang dibutuhkan

dalam membangun sistem informasi Langkah yang dilakukan

dalam tahap ini adalah Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem dengan

menganalisa kebutuhan berupa kebutuhan fungsional dan non

fungsional

3.2.4 Desain Logis

Dalam fase ini penulis mengugambarkan proses bisnis dari sistem

yang di usulkan. Serta menggunakan tool UML (united modeling

language) sebagai pengembangan aplikasinya karena penulis ingin

menjelaskan dan menvisualisasikan dari proses analisis dan

bertujuan membantu untuk menangkap struktur dan kelakuan dari

object, mempermudah penggambaran interaksi antara elemen dan

sistem dan mempertahankan konsentrasinya pada sistem yang di

usulkan. Langkah yang di lakukan pada tahap ini adalah :

1. Proses Sistem yang akan di usulkan

Penulis menggambarkan dari proses siklus alur kerja sistem

yang di usulkan.

51

2. Perbandingan Sistem yang Berjalan dengan yang di Usulkan

Penulis membandingkan keunggulan dari sistem yang sedang

berjalan dan sistem yang di usulkan.

3. Visualisasi Kebutuhan Sistem yang akan di usulkan

Untuk memvisualisasi dari sistem yang di usulkan digunakan

Use case diagram, dan Activity diagram.

a. Usecase Scenario (meskipun secara teknis bukan sebuah

diagram). Pada tahap ini peneliti menjelaskan

penggambaran aktor dari kasus-kasus yang saling berkaitan

dimana aktor terdiri dari KASI, warga, dan Staff.

b. Activity Diagram, peneliti menggambarkan aliran

keseluruhan kegiatan, dan masing-masing usecase diagram

dapat membuat satu kegiatan.

c. Sequence Diagram, Peneliti menjelaskan interaksi objek

yang disusun dalam suatu urutan waktu. Peneliti

memperlihatkan tahap apa yang seharusnya terjadi untuk

menghasilkan sesuatu didalam usecase.

3.2.5 Desain Fisik

Untuk fase desain fisik ini penulis menggunakan metode

lanjutan dari Analisis yaitu OOD (Object Oriented Design) untuk

memodelkan hubungan yang lebih baik lagi untuk menetapkan

secara akurat, komponen-komponen perangkat lunak, baik itu

desain system yang akan di usulkan. Untuk itu penulis

52

menggunakan kembali sebagai tools nya yaitu UML guna

menyaring use case dan objek yang di gunakan untuk menunjukan

lingkungan actual dari solusi tujuan penelitian ini. Dalam fase ini

penulis juga merancang desain fisik dari system yang di bangun.

Pada tahap ini relatif sederhana dan bersifat mekanis sebab

perancangan yang baik sudah menggambarkan dengan baik apa

yang harus dilakukan, seperti:

1. Class Diagram, peneliti menggambarkan kelas dan

hubungannya, dan penjelasan detail tiap-tiap kelas di dalam

model desain (dalam logical view) dari suatu sistem.

2. Struktur Data, Tabel-tabel yang di sediakan bentuk dari

pendefinisian Class Diagram yang sebelumnya di sajikan.

3. Peneliti menggunakan State Transition Diagram (STD) dalam

perancangan input; Diagram ini menggambarkan urutan dan

variasi screen yang dapat muncul ketika pengguna

menggunakan terminal dan selama satu sesi pengguna.

4. Layout sistem ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan

tampilan sistem yang akan dibuat. Perancangan layout terdiri

dari halaman menu staff, KASI, dan warga.

53

3.2.6 Konstruksi

Tahapan ini bertujuan untuk menulis kode program,

menguji, mendokumentasikan, dan membuat evaluasi sistem untuk

menentukan apakah sistem berjalan dengan baik dan benar. Yang

di lakukan oleh penulis adalah :

1. Perangkat Keras; menguraikan perangkat keras yang di

gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini.

2. Perangkat Lunak; menguraikan perangkat lunak yang di

gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini.

3. Pengujian; Untuk fase ini penulis menggunakan metode

BLACX BOX untuk mencari kesalahan-kesalahan pada system

yang dibangun.

3.2.7 Implementasi

Setelah tahap pengujian maka, pada tahap ini dioperasikan

sistem yang telah dibangun. Pada tahap ini implementasi

membawa sistem produksi kepada operasi. Yang dilakukan penulis

dalam tahap ini adalah :

1. Instalasi; Tahapan ini akan dimulai dengan men-deploy

software

2. Pelatihan Pengguna; Memberikan pelatihan kepada pengguna

mengenai penggunaan sistem yang telah dibangun dengan

tepat.

54

3.3 Kerangka Penelitian

Kerangka penelitian yang dilakukan dalam pengembangan system

informasi lokasi Kelurahan Bambu Apus ini dapat dilihat pada gambar 3.2

55

Gambar 3.2 Kerangka Penelitian

56

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Profil kelurahan Bambu Apus

Kelurahan Bambu Apus merupakan Perangkat Daerah yang

berkedudukan di bawah Kecamatan Pamulang. Kelurahan Bambu Apus

dipimpin oleh Lurah yang kedudukannya berada dibawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati / Walikota Tangerang Selatan melalui Camat

Pamulang, dalam pelaksanaan tugas pemerintahan. Kelurahan mempunyai

tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi dan

mengendalikan penyelenggaraan kewenangan yang dilimpahkan oleh

Bupati kepada Kelurahan sebagai Perangkat Daerah.

Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan

seluas 224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan

66 Rukun Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus

mempunyai 15 personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima

yang diberikan untuk masyarakat di bidang ekonomi dan pembangunan,

pemerintahan dan kesejahteraan masyarakat.

57

4.1.1 Struktur Organisasi

LURAH

JABATAN FUNGSIONAL SEKRETARIAT KELURAHAN

SEKSI PEMERINTAHAN

SEKSI EKONOMI & PEMBANGUNAN

SEKSI KESEJAHTERAAN SOSIAL

KELURAHAN

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus

1. Kepala Kelurahan

(1) Kepala Kelurahan mempunyai tugas memimpin

penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan

kemasyarakatan di wilayahnya.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas Kepala Kelurahan

mempunyai fungsi :

a. Memimpin pelaksanaan kebijakan Pemerintah

Kecamatan di wilayahnya

b. Melaksanakan koordinasi terhadap jalannya

pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan ;

c. Membantu Camat dalam penyiapan informasi

mengenai wilayah Kelurahan yang dibutuhkan

dalam perumusan kebijakan Kecamatan ;

58

d. Pembinaan ketentraman dan ketertiban wilayah dan

mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan

penyelenggaraan pelayanan di wilayahnya ;

e. Pembinaan pembangunan yang meliputi pembinaan

perekonomian, produksi dandistribusi serta

pembinaan sosial;

f. Penyusunan program pembinaan administrasi,

ketatausahaan dan rumah tangga ;

2. Sekretariat

(1) Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang

berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas

melaksanakan pembinaan administrasi dan memberikan

pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan

organisasi Pemerintah Kelurahan.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud

pada ayat 1 Pasal ini, Sekretaris mempunyai fungsi:

a. Penyusunan rencana, pengendalian dan evaluasi

pelaksanaannya;

b. Pelaksanaan urusan administrasi keuangan;

c. Pelaksanaan urusan tata usaha, administrasi

kepegawaian, perlengakapan dan rumah tangga.

59

3. Seksi Pemerintahan

(1) Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi

yang berada di bawah dan bertanggun jawab langsung


melaksanakan urusan pemerintahan, administrasi

kependudukan, ketentraman dan ketertiban serta

pertanahan.


pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pemerintahan mempunyai

tugas :

a. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyusunan

dan pengevaluasian data di bidang pemerintahan,

administrasi kependudukan, ketentraman dan

ketertiban serta pertanahan;

b. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang

pemerintahan, administrasi kependudukan,

ketentraman dan keteritban serta pertanahan;

c. Pelaksnaan tugas-tugas pembantuan dalam

pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) serta

tugas pembantuan lainnya.

60

4. Seksi Pembangunan

(1) Seksi Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi

yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung


melaksanakan pembinaan pembangunan di bidang

perekonomian dan kesejahteraan masyarakat.


pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pembangunan mempunyai

fungsi :

a. Penyusunan dan pelaksanaan pembinaan serta

pemberdayaan terhadap perekonomian dan

kesejahteraan masyarakat;

b. Pelaksanaan pembinaan dan pemberdayaan dalam

bidang keagamaan, kesehatan dan Keluarga Berencana

serta lingkungan hidup;

c. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang

pembangunan perekonomian dan kesejahteraan.

5. Seksi Pelayanan Umum

(1) Seksi Pelayanan Umum dipimpin oleh seorang Kepala

Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab

langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai

tugas melaksanakan pelayanan umum yang meliputi

61

kekayaan dan inventarisasi Kelurahan, kebersihan serta

sarana dan prasarana umum.


pada ayat 1 Pasal ini, Seksi Pelayanan Umum mempunyai

fungsi :

a. Penyusunan, pelaksanaan dan pembinaan pelayanan

kekayaan dan inventarisasi Kelurahan;

b. Pelaksanaan pembinaan pelayanan kebersihan,

keindahan, pertamanan, dan sanitasi lingkungan;

c. Pelaksanan pembinaan sarana dan prasarana fisik

pelayanan umum.

6. Pejabat Fungsional

(1) Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas pemerintah daerah sesuai

dengan keahlian masing-masing;

(2) Kelompok Jabatan Fungsional dilingkup

Kecamatan/Kelurahan sebagaimana tersebut pada ayat (1),

dipimpin oleh seorang Tenaga Fungsional Senior selaku

Koordinator yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Camat/Lurah;

62

(3)Kelompok Jabatan Fungsional melaksanakan tugas

berdasarkan keahlian dan/atau keterampilan sesuai dengan

kebutuhan;

(4) Jumlah Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan sifat,

jenis dan beban kerja yang ada;

(5) Pembinaan terhadap Tenaga Fungsional dilakukan sesuai

dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

4.2 Definisi Lingkup

4.2.1 Proses Sistem Yang Berjalan

Proses bisnis ini dibuat agar siklus alur kerja dari pembuatan

sistem persuratan ini dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna

sistem. Ada beberapa bagian yang terkait langsung dalam kegiatan

ini separti staff, KASI, serta warga sendiri. Kemudian dalam

kegiatan ini terdapat kegiatan pencatatan, pengarsipan, pencetakan,

penyerahan pengantar, legalitas yang di lakukan oleh masing-

masing aktor. Proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

63

4.2.2 Permasalahan

a. Mekanisme dalam pembuatan surat keterangan dan perijinan

kurang efektif karena masih manual dengan mengandalakan

buku agenda keluar saja.

b. Mekanisme dalam pencarian surat kembali membutuhkan

waktu yang lama karena penyimpanan msih dan belum

terklasifikasikan dengan baik.

wargastaff

mengarsipkan

legalitas

warga

staffPencarian arsip

SEKSI / bagian

KASI/bagian

Entry data

Cetak surat

Gmbar 4.2Proses pembuatan surat keterangan dan perijinan

Gambar 4.3Proses pencarian surat keterangan dan perijinan

64

c. Belum adanya database warga sehingga membuat prosedur

dalm pembuatan menjadi lebih lama karena belum terintegrasi

dengan rapih.

4.2.3 PIECES frame work persuratan

Setiap huruf dalam PIECES merepresentasikan sebuah kategori

dalam perumusan masalah yang ada, diantaranya yaitu :

1. Performance :

a. Pelayanan (dapat membutuhkkan waktu 20 menit)

cenderung lambat

b. pengarsipan surat perijinan dan keterangan yang masih

manual.

2. Information :

a. Penyampaian informasi dari warga terkait dengan surat

keterangan yang di minta, cenderung lambat.

b. Penyampaian informasi atas surat-surat yang telah di

keluarkan cenderung lambat.

c. Belum ada database yang terintegrasi untuk

menyimpan informasi tentang warga yang terdaftar

d. Dokumen-dokumen belum diarsipkan dengan baik

3. Economy :

a. Adanya pungutan biaya pada proses pembuatan surat

keterangan maupun perijinan.

65

4. Control :

a. Tidak adanya kontrol dari surat yang telah di keluarkan

arsip dikelola dengan memanfaatkan teknologi.

b. Tidak terkodinirnya data warga, sehingga memperlambat

proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan.

5. Efficiency :

a. Efisiensi waktu dalam hal pembuatan pembuatan surat

keterangan dan perijinan masih kurang.

b. Pencarian informasi atas surat yang di keluarkan di nilai

kurang efisien.

6. Services :

a. Pelayanan yang di berikan oleh staff untuk pembuatan

surat belum maksimal.

b. Kantor kelurahan Bambu Apus belum mempunyai sistem

persuratan yang terkomputerisasi dan database warga.

c. Tidak adanya laporan perperiodik atas surat keterangan

dan perijinan yang telah di keluarkan.

4.2.4 Waktu Pelaksanaan

Suatu peneilitian agar dapat berjalan dengan lancar maka

diperlukan sebuah penjadwalan agar proyek dapat diselesaikan

dengan tepat waktu. Berikut menampilkan project plan yang akan

dilaksanakan dalam menyelesaikan penelitian ini.

66

Tabel 4.1 waktu penelitian

4.2.5 Lingkungan yang di gunakan dalam proses pengembangan

sistem

1. Perangkat Lunak

Pada pengembangan Sistem persuratan pada kantor

kelurahan Bambu Apus ini penulis menggunakan Visual

Basic sebagai aplikasinya dan menggunakan Microsoft

accsess Untuk database-nya. Didalam merancang

sistemnya Penulis menggunakan tools UML (Unified

Modelling Language).

2. Perangkat Keras

Di dalam penelitian ini, penulis menggunakan PC Intel

Pentium IV 1.80 Ghz, 512 Ram dengan Hard disk 80 GB

dengan tujuan agar proses running pada aplikasi bisa

berjalan dengan baik dan cepat.

67

3. Sistem Operasi

Aplikasi perangkat lunak yang digunakan dalam

pembuatan sistem informasi persediaan stok barang ini

menggunakan sistem operasi Windows XP profesional.

Dengan sistem operasi ini, penulis mengharapkan dapat

memudahkan dalam mengerjakan pembuatan aplikasinya,

sehingga sesuai dengan apa yang diharapkan.

4.3 Analisis Masalah

4.3.1 Identifikasi Masalah

Untuk mengidentifikasi masalah penulis menggunakan

teknik cause-and-effects analysis dimana suatu problem dianalisa

berdasarkan sebab dan akibat yang ditimbulkan problem tersebut.

Tabel analisa suatu dilihat dari sudut pandang sebab akibat dapat

dilihat pada tabel 4.2

.

Tabel 4.2 cause-and-effects analysis

PROBLEMS CAUSE AND EFFECT

I. Performance

1. Pelayanan yang lambat yang diberikan untuk warga

Cause :kegiatan pelayanan masih mengandalkan catatan dan berbasis manual.Effect :kegiatan pelayanan membutuhkkan waktu 20 menit

68

2. pengarsipan surat perijinan dan keterangan yang masih manual.

Cause : masih mengandalkan catatan dan pengarsipan tidak dilakukan dengan penfklasifikasian tidak teraturEffect : untuk kegiatan pencarian kembali membutuhkan waktu yang sangat lama.

II. Information

1. Penyampaian informasi dari warga terkait dengan surat keterangan yang di minta, cenderung lambat.

Cause : karena terjadi kegiatan berulang pada proses pembuatan surat.

Effect : warga merasa jenuh karena harus menunggu

2. Penyampaian informasi atas surat-surat yang telah di keluarkan cenderung lambat

Cause : hanya mengandalkan catatan yang manual.

Effect : waktu dalam kegiatan pencarian kembali surat yang di keluarkan menjadi lambat.

3. Belum ada database yang terintegrasi untuk menyimpan informasi tentang warga yang terdaftar

Cause : Dokumen warga yang belum terarsip dengan baik.

Effect : Sulitnya mencari informasi mengenai warga untuk verivikasi surat pengantar RT/RW setempat

4. Dokumen-dokumen belum diarsipkan dengan baik.

Cause : Minimnya orang yang ditugaskanuntuk melakukan pekerjaan tersebut.Effect : Terhambatnya pencarian informasi yang terdapat pada dokumen-dokumen tersebut.

III. Economy

1. Adanya pungutan biaya pungutan pada proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan.

Cause : karena dengan adanya proses entry data dan percetakan yang lama. Yang membuat staff memanfaatkan untuk mengadakan pembiayaan, dengan alasan biaya adminstrasi.Effect : merugikan warga.

IV. Control

1. Tidak terkodinirnya data warga setempat

Cause : data hanya mengandalkan surat pengantar RT/RW setempatEffect : Adanya kemungkinan data warga yang di rekayasa.

69

2. Tidak adanya kontrol dari surat yang telah di keluarkan.

Cause : arsip dikelola dengan tidak memanfaatkan teknologiEffect : Adanya kemungkinan arsip hilang maupun rusak.

V. Efficiency

1. Efisiensi waktu dalam hal pembuatan pembuatan surat keterangan dan perijinan masih kurang

Cause : kantor kelurahan tidak ditunjang oleh sebuah sistem yang menunjang proses pembuatan surat.Effect : Untuk dapat memperoleh surat keterangan & perijinan memakan waktu yang lama.

2. Pencarian informasi atas surat yang di keluarkan di nilai kurang efisian.

Cause : kantor kelurahan tidak memiliki sebuah mekanisme pencarian kembali surat yang jelas. Effect : Untuk dapat memperoleh informasi memakan waktu yang lama.

VI.Services

1. Pelayanan yang di berikan oleh staff untuk pembuatan surat belum maksimal.

Cause : SDM yang belum memadai.

Effect : Laporan persuratan dan kegiatan tidak ter-up date dengan cepat. Hasil

2. kelurahan Bambu Apus belum mempunyai sistem persuratan yang terkomputerisasi dan database warga.

Cause : Tidak adanya sumber daya manusia yang mampu membuat sebuah mekanisme pengelolaan persuratan,\dengan database wargaEffect : dokumen susah ntuk di telusuri

3. Tidak adanya laporan perperiodik atas surat keterngan dan perijinan yang telah di keluarkan.

Cause : Mekanisme pelaporan yang masih belum jelas.Effect : Warga kurang mendapatkan pelayanan yang optimal.

70

4.3.2 Analisa proses bisnis yang sedang berjalan

4.3.2.1 Kelemahan Sistem yang Berjalan

Berdasarkan hasil dari analisa yang diperoleh

penulis dapat menguraikan beberapa kelemahan pada

sistem yang sedang berjalan, diantaranya :

a. Melibatkan banyak orang, Karena tidak

terkomputerisasi

b. Adanya kegiatan berulang pada proses pencetakan

c. Proses pengarsipan tidak terklasifikasi dengan baik.

d. Tidak adanya laporan per periode yang

memungkinkan data tersebar sehingga tidak

terkontrolnya keamanan data.

4.3.2.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan

Dari pemaparan diatas, kelemahan yang ada

pada Kantor Kelurahan terkait dengan pelayanan dapat

disimpulkan bahwa tidak terkontrolnya semua bagian-

bagian secara profesional, yang mengakibatkan

terjadinya kesulitan dalam pengelolaan persuratan yang

di butuhkan oleh warga.

Berikut ini adalah prosedur sistem yang sedang

berjalan, yang di visualisasikan melalui use case

diagram :

71

Gambar 4.4 Use case diagram pelayanan persuratan yang sedang berjalan

Tabel 4.3 Daftar actor pada sistem yang sedang berjalan

No Actor Description

1. Warga Orang yang melakukan permintaan surat

2 . KASIBagian yang menangani pelayanan sesuai

dengan jenis pelayanan

3 . StaffOrang yang menangani surat dari mulai entry

data, percetakan surat serta pengarsipan surat

72

Tabel 4.4 Daftar Use Case sistem persuratan yang sedang berjalan

No Use Case Name Description Actor

1. Permintaan suratUse case menerangngkan permintaan pelayanan

pembuatan surat yang di butuhkanwarga

2. Surat pengantarUse case menerangkan penyerahan surat pengantar RT

RW setempat mengenai data wargawarga

3.Terima

permintaan surat

Use case ini menggambarkan kegiatan melayani

permintaan pembuatan surat KASI

4. Cek Pengantar

Use case ini menerangkan kegiatan pengecekan

terhadap surat pengantar yang di bawa oleh warga dari

RT/RW setempat

KASI

5. Kirim data wargaUse case ini menggambarkan kegiatan pengiriman data

warga dengan membuatkan memoKASI

6.Terima data

warga

Use case ini menggambarkan proses terima memo

(surat perintah) untuk pembuatan suratStaff

7.Agenda surat

keluar

Use case menggmbarkan kegiatan pencatatan surat yang

sudah di kelurkan sesuai degan jenis suratStaff

8. Pencetakan suratUse case menggambarkan kegiatan pencetakan suat

sesuai dengan permintaan warga.Staff

9. Pengarsipan suratUse case menggambarkan kegiatan penyimpanan surat

sesuai dengan jenis suratStaff

10. Legalitas surat Use case menerangkan kegiatan melegalkan surat KASI

11.Terima surat

legal

Use case ini menggambarkan kegiatan penerimaan surat

yang telah legalwarga

73

4.3.2.3 Actyvity Diagram yang sedang berjalan

Gambar 4.5 Activity Diagram pelayanan persuratan

4.3.3 Literatur Sejenis

Evaluasi dilakukan dengan studi literatur terhadap dua karya

ilmiah yang sejenis sebagai pembanding dalam pengembangan

sistem informasi persuratan yang akan dikembangkan. Batasan

yang penulis lakukan dalam mengevaluasi penelitian-penelitian

terdahulu terfokus pada penelitian sistem informasi penjualan.

Peneliti akan menjelaskan mengenai tujuan sistem yang dibuat,

74

metodologi yang digunakan, hasil dari sistem yang dibuat, dan

kelemahan sistem yang dihasilkan dari tiga karya tulis ilmiah

berikut :

Tabel 4.5 Literatur Sejenis

NoKarya Ilmiah

Sejenis

Tujuan & Metode

PenelitianKelebihan Kekurangan

1. Anggita Nurmasari,

“pengembangan

sisem informasi

dokumentasi surat

pada fakultas Sains

dan Teknologi”

Universitas Islam

Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta

Tujuan :

Pengembangan sistem

informasi manajemen

persuratan khususnya

di Fakultas Sains &

Teknologi UIN

Metode :

Terstruktur

a. Adanya

proses input

dari data-

data surat

masuk

ataupun

surat keluar

b. Adanya

proses

output

disposisi dan

kwitansi

yang di

perlukan

oleh

organisasi

a. Output

system

hanya

sebatas

laporan per

periode

b. Adanya

kegiatan

berulang

pada proses

input data

surat keluar.

c. Tidak

adanya

integrasi

antara

database

mahasiswa

dengan surat

yang di

keluarkan

75

2. Fahmi Tamzil,

”Analisis

Perancangan Sistem

Informasi Data Klien

Dan Calon Pegawai

Pada Perusahaan

Tenaga Kerja”

universitas

INDONUSA Esa

Unggul,2008

Tujuan :

mengidentifikasi,

menganalisis dan

merancang sistem

informasi data klien

dan calon pegawai

Metode :

Berorientasi objek

dengan tool UML

a. Proses

output

terintegrasi

dengan data

base yang

ada

a. Tidak

adanya

proses

pencarian

kembali

surat yang

telah keluar

3. Gusti Agung Ayu

Putri. Rancang

Bangun Sistem

Informasi Persuratan

dan Kearsipan.

Universitas Udayana,

2005

Tujuan :

Pengembangan sistem

informasi manajemen

persuratan dan

kearsipan khususnya

di Universitas

Udayana

Metode :

Analisa Berorientasi

Objek dan tool UML

a. Proses

pencarian

berdasarkan

parameter.

b. Terdapat

output

disposisi

a. Adanya

kegiatan

berulang

pada proses

input data

surat keluar.

b. Tidak

adanya

integrasi

antara

database

dengan surat

yang di

keluarkan

c. Penelitian

ini belum

pada tahap

penerapan

hanya pada

sampai

perancangan

76

Setelah peneliti melakukan evaluasi dari sistem informasi

persuratan yang pernah dibuat. Peneliti mengambil kesimpulan

bahwa terdapat kelemahan dari sistem – sistem tersebut seperti

tidak terintegrasinya sistem dengan database user, sehingga

memugkinkan kegiatan yang berulang. Serta pencarian kembali

data yang telah di buat.

4.4 Analisis Kebutuhan

Untuk Menganalisa kebutuhan sistem yang akan di bangun.

Penulis menggunakan Table Funtional Requirement dan Table Non

Funtional Requirement sebagai berikut :

Tabel 4.6 funtional Requirement

Funtional Requirement

1. Sistem mampu menyediakan fasilitas cetak surat secara

sistematis sesuai keinginan warga dengan memaximalkan waktu,

dengan melibatkan langsung warga dalam proses ini.

2. Sistem dapat menyediakan fasilitas Content Management System

untuk me-manage data-data surat yang telah dikeluarkan.

3. Sistem menyediakan fasilitas pelaporan surat keluar secara

berkala.

4. Sistem menyediakan fasilitas registrasi bagi warga guna

menunjang proses bisnis. Proses bisnis yang dimaksud adalah

pelayanan yang prima

77

5. Sistem menyediakan fasilitas dan maintenance database relawan

dan donatur

6. Sistem mampu melakukan back-up data secara otomatis

7. Sistem menyediakan fasilitas pengaksesan menggunakan login

khusus untuk warga sesuai dengan ID KTP

Tabel 4.7 non funtional Requirement

Non Functional Requirements

Tipe Kebutuhan Penjelasan

Performance Memiliki response time yang cepat

Information

1. Informasi yang ditampilkan akurat

2. Informasi selalu di-update dengan jangka waktu yang

ditentukan

Economy Sistem dapat menekan biaya admintrasi pembuatan surat.

Control and Security

1. Sistem harus dapat melakukan kontrol terhadap

pengaksesan dengan adanya login khusus untuk staff,

KASI dan Warga.

2. Sistem harus dapat melakukan kontrol terhadap bagian

cetak surat.

78

3. Sistem membutuhkan back-up untuk semua data

EfficiencyPenggunaan sistem dapat mendorong efisiensi waktu

pemrosesan data.

Service

1. Sistem harus mudah digunakan (user friendly)

2. Dokumentasi pembuatan sistem yang rapi dan terstruktur

3. Sistem harus dapat meminimalisir human error

4. Sistem harus dapat digunakan oeh KASI staff dan

masyarakat.

4.5 Desain Logis

4.3.3 Proses Sistem Persuratan yang di usulkan

Sesuai dengan fase kebutuhan sistem, maka proses ini

dibuat agar siklus alur kerja dari pembuatan sistem persuratan ini

dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna sistem. Ada beberapa

bagian yang terkait dalam menjalankan sistem persuratan ini,

diantaranya bagian KESRA, ekonomi dan pembangunan, dan

pemerintahan serta melibatkan warga. Kemudian didalam sistem

input di lkukan oleh aktor yang dilakukan oleh si aktor. Actor

warga mencetak surat terlebih dahulu, kemudian di serahkan kepda

KASI untuk di legalisasikan, untuk actor KASI menangani

pengawasan persuratan sesuai dengan bidangnya masing-masing,

79

Staff mengawasi data warga yang terdapat dalam sistem.. Proses

sistem tersebut dapat di jelaskan sebagai berikut :

Gambar 4.6 Proses Sistem yang di usulkan

4.3.3 Perbandingan ssitem berjalan dengan yang di usulkan

Setelah mengajukan sistem yang di usulkan, maka adapun

perbandingan antara sistem yang berjalan dengan sistem yang di

usulkan. Penjelasan tersebut dijelaskan melalui tabel di bawah ini:

80

Tabel 4.8. Daftar perbandingan system

4.5.3 Visualisasi Kebutuhan Sistem yang di usulkan

Untuk mem-visualisasikan sistem yang akan dibuat penulis

menggunakan pendekatan sistem object oriented analisys dengan

tools diagram yaitu :

1. Use case diagram

2. Activity diagram.

3. Sequency diagram.

NoKelemahan Sistem

yang Berjalan

Keunggulan Sistem Yang

diusulkan

1.Melibatkan banyak orang, karena

tidak terkomputerisasi.

Sistem tidak melibatkan banyak orang

karena Pencatatan keluar surat tercatat

dengan rinci langsung kepada sistem.

2.Adanya kegiatan yang berulang pada

proses pencetakan

Proses pencetakan terintegrasi

langsung dengan data base.

3.Proses pengarsipan surat keluar

tidak terklasifikasi dengan baik

Data surat keluar sudah terklasifikasi

dalam data surat keluar. serta

memungkinkan adanya proses

pencarian kembali surat yang telah di

keluarkan

4.

Tidak adnya laporan per periode

yang memungkinkan data tersebar.

Sehingga tidak terkontrolnya

keamanan data.

Terdapat fasilitas back-up yang

memungkinkan data tersalin dan

tersimpan dengan baik. Dan fasilitas

laporan per periode sehingga

terkontrolnya keamanan data.

81

4.5.3.1 Use Case Diagram

Pada use case di agram ini menjelaskan apa yang di

lakukan oleh sistem yang akan di bangun dan siapa yang

akan berinteraksi dengan sistem. Use case di agram ini

dapat di lihat pada gambar di bawah ini :

Tabel 4.9 Daftar actor pada sistem yang di usulkan

No Actor Description

1. wargaOrang yang melakukan cetak,memilih jenis, serta meng

input data tambah surat yang di inginkan

2 . KASI

Bagian yang menangani proses legalitas, dan mengelola

surat sesuai jenis pelayanannya hingga pencarian kembali

surat yang telah di keluarkan.

3 . StaffOrang yang menangani data warga dengan kegiatan input,

edit serta pencarian kembali data warga

82

Gambar 4.7 Use Case Diagram pengelolaan persuratan yang diusulkan

1. Narasi Use Case

Untuk memperjelas proses diagram use case, maka

perlu dibuat use case text spesification. Yaitu

penjelasan secara terperinci satu persatu case yang

terjadi dalam interaksi user dan sistem. Deskripsi

penjelas terdiri dari use case name, actor, brief

description, basic flow, alternate flow, pre condition

dan post condition:

83

a. Login

Tabel 4.10 Narasi Use Case login Staff dan KASI

Use case name Login ( verifikasi account )

Actor Staff, KASI

Brief description User ingin login terhadap sistem menginputkan username,

password maka sistem akan memvalidasi username dan

password tersebut.

Basic flow Sistem menampilkan jendela input, kemudian masukkan

username, password. jika username, password yang

diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman

utama.

Alternate flow Jika dalam menginput username, password salah maka

sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk

mengisikan kembali.

Pre condition user harus mengetahui username, password yang dimiliki.

Post condition Tampil form menu utama.

Tabel 4.11 Narasi Use Case login Warga

Use case name Login ( verifikasi account )

Actor Warga

Brief description User ingin login terhadap sistem menginputkan password

sesuai dengan ID KTP warga maka sistem akan memvalidasi

password tersebut.

Basic flow Sistem menampilkan jendela input, kemudian masukkan

password. jika password yang diinginkan benar maka sistem

akan menampilkan halaman utama.

Alternate flow 1. Jika dalam menginput password salah maka sistem akan

menampilkan pesan error dan memintanya untuk

84

mengisikan kembali.

2. Jika mengalami pesan error kembali maka warga

menghubungi staff untuk verivikasi data.

Pre condition user harus mengetahui password yang dimiliki sesuai ID

yang tertera pada KTP.

Post condition Tampil form menu utama.

b. Layanan persuratan

Tabel 4.12 Narasi Use Case permintaan Surat

Use case name Layanan persuratan

Actor Warga

Brief

description

Warga memilih, menginput bagan surat dan mencetak surat

berdasarkan jenis surat yang diinginkan.

Basic flow Sistem memberikan tampilan form dengan menu pelayanan dan

sub menu jenis surat, warga dapat memilih jenis surat yang

diinginkan. Warga input bagan penambahan pada item surat

yang di pilih. Serta Warga mencetak surat sesuai dengan yang di

inginkan

Alternate flow 1. Jika form yang diisi tidak lengkap, maka sistem akan

menampilkan pesan error & memintanya untuk melengkapi

form.

2. Jika printer belum di turn on maka sistem akan

menampilkan pesan error.

Pre condition 1. warga harus login terlebih dahulu

2. data warga telah tersedia pada sistem

3. Form surat telah tersedia pada sistem

Post condition 1. Warga memilih jenis surat yang diinginkan

2. warga input data yang di butuhkan

3. cetak surat

85

c. CRUD data warga

Tabel 4.13. Narasi use case CRUD Data Warga

Use case name CRUD data warga

Actor Staff /Operator

Brief description Staff akan create, Update dan Delete data warga sesuai

dengan data yang yang di berikan RT/RW setempat

Basic flow Sistem memberikan tampilan form CRUD data warga yang

tersedia pada sistem.

Alternate flow Jika form yang diisi tidak lengkap, maka sistem akan

menampilkan pesan error dan memintanya untuk

melengkapi form.

Pre condition Staff harus login terlebih dahulu

Form data warga telah ada pada sistem

Post condition Data warga telah tersimpan dan dicetak untuk keperluan

pendataan.

d. Laporan data warga

Tabel 4.14 Narasi use case Laporan Data Warga

Use case name laporan data warga

Actor Staff /Operator

Brief description Staff akan mencari dan mencetak data warga

Basic flow Sistem memberikan tampilan data warga yang tersedia

pada sistem.

Alternate flow Jika printer belum di turn on maka sistem akan

menampilkan pesan error.

Pre condition Form data warga telah ada pada sistem

Post condition Data warga telah tersimpan dan dicetak untuk keperluan

pendataan.

86

4.5.3.2 Activity Diagram

Activity diagram ini dapat juga digantikan dengan sejumlah

teks, namun penggunaan teks kadang sulit untuk dipahami,

apabila memilih barang alternatif pada event-event tertentu.

Oleh karena itu activity diagram juga bisa disajikan dalam

bentuk grafis. Untuk activity diagram sistem informasi

persuratan ini ada beberapa diagram :

1. Activity Diagram Permintaan surat

2. Activity Diagram Pencarian Kembali Surat Keluar

3. Activity Diagram Maintan Data Warga

87

1. Activity Diagram Maintan Data Warga

Gambar 4.8 Activity diagram proses maintain data warga yang di usulkan

88

2. Activity Diagram Permintaan surat

Gambar 4.9 Activity Diagram proses pembuatan surat yang di usulkan

89

3. Activity Diagram pencarian kembali surat keluar

Gambar 4.10 Activity diagram proses pencarian kembali surat yang di usulkan

4.6.1 Sequence Diagram

Sequence diagram ini nantinya akan menjelaskan secara detail

urutan proses atau pesan yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai

tujuan dari use case, dimana proses atau pesan ini merupakan event

atau metode dari objek ke class, yang terdapat dalam pengembangan

sistem ini. Berikut adalah beberapa sequence diagram dari

perancangan sistem informasi persuratan ini, yaitu :

90

1. Sequence Diagram Login

User ingin login terhadap sistem menginputkan username,

password maka sistem akan memvalidasi username dan

password tersebut. Sistem menampilkan jendela input, kemudian

user memasukkan username, password. jika username, password

yang diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman

utama. Jika dalam menginput username, password salah maka

sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk

mengisikan kembali, seperti terlihat pada gambar

Gambar 4.11 Sequence Diagram Login

91

2. Sequence Diagram Layanan Persuratan

User ingin memilih, menginput bagan surat dan mencetak

surat berdasarkan jenis surat yang diinginkan. Sistem

memberikan tampilan form dengan menu pelayanan dan sub

menu jenis surat, user dapat memilih jenis surat yang diinginkan.

Warga input bagan penambahan pada item surat yang di pilih.

Akan di jelaskan melalui gambar :

Gambar 4.12 Sequence Diagram Layanan Persuratan

92

3. Sequence Diagram Agenda Keluar

KASI mencari kembali surat yang telah di keluarkan, yang

akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.13 Sequence Diagram Agenda Keluar

93

3. Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar

KASI mencetak laporan surat yang telah di keluarkan per periode,

yang akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.14 Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar

94

4. Sequence Diagram maintain Data Warga

Staff menginput data warga sesuai dengan data yang di

berikan RT/RW, yang akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.15 Sequence Diagram Input Data Warga

95

5. Sequence Diagram cari Data Warga

Staff mencari data warga, yang akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.16 Sequence Diagram cari Data Warga

96

4.6 Desain Fisik

4.6.1 Class Diagram

Class diagram ini menggambarkan desain sistem yang akan

dibangun dalam database. Dan dapat dijadikan ilustrasi skema

database yaitu dengan tabel-tabel yang akan digunakan dalam

database. Setiap class akan diwakili oleh tabel, attribut class yang

akan menjadi field dalam tabel. Struktur data class diagram yang

disajikan dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut:

97

Gambar 4.17 Class Diagram Sistem Persuratan yang di usulkan

98

4.6.2 Struktur Data

Berikut struktur data class yang didefinisikan dan

dikumpulkan dalam bentuk penyajian sebagai berikut:

1. Tabel Login

File name : Login

Primary index : user_name

Foreign key : -

Tabel 4.15. Struktur tabel login

No Field Name TypeField

SizeKeterangan

1. User_name Text 10 User nama

2. Password Char 10 Kata kunci

2. Tabel User Organizer

File name : User Organizer

Primary index :Name_ User Organizer

Foreign key : -

Tabel 4.16. Struktur tabel user organizer

No Field Name TypeField

SizeKeterangan

1. Nama Char 15 Nama User Organizer

2. Password Char 10PasswordUser

Organizer

3. Grup Char 10 Grup User Organizer

99

3. Tabel Data Warga

File name : Data warga

Primary index : ID_Warga

Foreign key : NIK

Tabel 4.17. Struktur tabel Data Warga

No Field Name Type Field Size Keterangan

1. ID_Warga Char 20 No. KTP

2. No_KK Char 10 Nomor Kartu Kelurga

3. NIK Char 10 Nomor Induk Keluarga

4. Nama text 20 Nama Warga

5. Jenis_Kelamin Varchar 15 Jenis Kelamin Warga

6. Tempat_Lahir Varchar 15 Tempat Lahir Warga

7. Tanggal_Lahir Varchar 10 Tanggal Lahir Warga

8. Pendidikan Varchar 10Pendidikan Terakhir

Warga

9. Agama Varchar 9 Agama Warga

10. Pekerjaan text 15 Pekerjaan Warga

11. Status Varchar 8 Status Warga

12. Kewarganegaraan Varchar 15 Kewarganegaraan Warga

13. Alamat text 30 Alamat Tinggal Warga

14 RT Int 4 RT Tinggal Warga

15. RW Int 4 RW Tinggal Warga

16. Golongan Darah text 2 Golongan Darah Warga

17. Gambar Object Foto Warga

100

4. Tabel Pemerintahan

File name : Pemerintahan

Primary key : -

Foreign key : ID_Surat_KTP (didalam tabel Agen_KTP)

ID_Surat_dom

(didalam tabel Agen_Domisili)

ID_Surat_Ramai

(didalam tabel Agen_Keramaian)

Tabel 4.18. Struktur tabel Pemerintahan

No Field Name TypeField Size

Keterangan

1. ID_Surat_KTP Char 5Nomor Surat Keterangan KTP

2. ID_Surat_dom Char 5Nomor Surat Keterangan Domisili

3. ID_Surat_Ramai Char 5Nomor Surat Izin Keramaian

5. Tabel EKBANG

File name : Ekonomi dan Pembangunan

Primary key : -

Foreign key : ID_Surat_Usaha

(didalam tabel Agen_Usaha)

ID_Surat_DomUsaha

(didalam tabel Agen_Domisili_Usaha )

101

Tabel 4.19. Struktur tabel EKBANG


Keterangan

1. ID_Surat_Usaha Char 5Nomor Surat Izin Usaha

2. ID_Surat_DomUsaha Char 5Nomor Surat Keterangan Domisili Usaha

6. Tabel KESRA

File name : Kesejahteraan Masyarakat

Primary key : -

Foreign key : ID_Surat_SKCK

(didalam tabel Agen_SKCK)

ID_Surat_Tmampu

(didalam tabel Agen_Tdk_Mampu)

Tabel 4.20. Struktur tabel KESRA


Keterangan

1. ID_Surat_SKCK Char 5Nomor Surat pengantar SKCK

2. ID_Surat_Tmampu Char 5Nomor Surat Keterangan Tidak Mampu

102

7. Tabel Agen_KTP

File name : Agenda Keterangan KTP

Primary key : ID_Surat_KTP

Foreign key : ID_warga

Tabel 4.21. Struktur tabel Agen_KTP


Keterangan

1. ID_Surat_KTP Char 5Nomor Surat keterangan pembuatan KTP

2. ID_warga Char 5 Nomor KTP warga3. Tgl_surat date 8 Tanggal Surat di buat

4. Keperluan text 20Kepentigan surat di buat

5. Tgl_selesai date 8 Tanggal surat selesai

8. Tabel Agen_Domisili

File name : Agenda Domisili

Primary key : ID_Surat_Domisili


Tabel 4.22. Struktur tabel Agen_Domisili


Keterangan

1. ID_Surat_Dom Char 5Nomor Surat keterangan Domisili warga

2. ID_warga Char 5 Nomor KTP warga3. ID_lain date 15 Nama ID_lain jika ada4. Nomor text 10 Nomor ID lain

103

9. Tabel Agen_Keramaian

File name : Agenda Izin Keramaian

Primary key : ID_Surat_ramai


Tabel 4.23. Struktur tabel Agen_keramaian


Keterangan

1. ID_Surat_ramai Char 5Nomor Surat Izin Keramaian



5. Tgl_acara date 8 Tanggal surat selesai

6. Hari Varchar 10Hari acara terjadi Keramaian

7. Hiburan Text 20 Bentuk acara

10. Tabel Agen_Dom_Usaha

File name : Agenda Domisili Usaha

Primary key : ID_Surat_DomUsaha


Tabel 4.24. Struktur tabel Agen_Dom_Usaha


Keterangan

1. ID_Surat_ramai Char 5Nomor Surat Domisili Usaha

2. ID_warga Char 5 Nomor KTP warga3. Tgl_surat date 8 Tanggal Surat di buat4. Nama_Usaha Text 20 Nama Usaha warga5. Jenis_Usaha Varchar 15 Jenis usaha warga

104

6. Alamat_Usaha Varchar 20 Alamat usaha warga

7. Bukti_Pendirian Text 20Bukti Pendirian Usaha warga

8. Jumlah_karyawan Varchar 4Jumlah Karyawan yang bekerja

9. Penanggung_Jawab Text 15Penanggung Jawab atas usaha warga

11. Tabel Agen_Usaha

File name : Agenda Izin Usaha

Primary key : ID_Surat_Usaha


Tabel 4.25. Struktur tabel Agen_Usaha


Keterangan

1. ID_Surat_usaha Char 5Nomor Surat Izin Usaha



12. Tabel Agen_Tdk_Mampu

File name : Agenda Keterangan Tidak Mampu

Primary key : ID_Surat_Tmampu


105

Tabel 4.26. Struktur tabel Agen_Tdk_mampu


Keterangan

1. ID_Surat_Tmampu Char 5Nomor Surat Keterangan tidak mampu

2. ID_warga Char 5 Nomor KTP warga3. Tgl_surat Date 8 Tanggal Surat di buat

4. Keperluan Text 20Kepentigan surat di buat

13. Tabel Agen_SKCK

File name : Agenda Pengantar SKCK

Primary key : ID_Surat_SKCK


Tabel 4.27. Struktur tabel Agen_SKCK


Keterangan

1. ID_Surat_SKCK Char 5Nomor Surat pengantar SKCK

2. ID_warga Char 5 Nomor KTP warga3. Tgl_surat Date 8 Tanggal Surat di buat

4. Keperluan Text 20Kepentigan surat di buat

Berikut adalah kamus data cerminan dari keterangan yang jelas

tentang data yang di catat. Berikut adalah kamus data pada Sistem

Informasi Layanan Persuratan :

106

Tabel 4.28. Kamus Data

Login_kelurahan=*Tabel login_kelurahan*

{@ID_surat_SKCK+ID_warga+}

User_Organizer=*Tabel User_Organizer*

{@nama+password+Grup}

Data_Warga

=*Tabel Data_warga*

{@ID_Warga+No_KK+NIK+Nama+Jenis_Kelamin+Tempat_L

ahir+Tanggal_Lahir+Pendidikan+Agama+Pekerjaan+Status+Ke

warganegaraan+Alamat+RT+RW+Golongan Darah+Gambar}

Surat_Pemerintahan=*Tabel Surat_Pemerintahan*

{@ ID_Surat_KTP+ID_Surat_Dom+ ID_surat_ramai}

Surat_EKBANG=*Tabel Surat_EKBANG *

{@ ID_Surat_DomUsaha+ID_Surat_Usaha}

Surat_KESRA=*Tabel Surat_KESRA *

{@ ID_Surat_SKCK+ID_Surat_Tmampu}

Agen_KTP=*Tabel Agen_KTP *

{@ID_surat_KTP+ID_warga+Tgl_surat +keperluan+Tgl_selesai}

Agen_Domisili=*Tabel Agen_Domisili *

{@ID_surat_Dom+ID_warga+ID_lain+nomor}

Agen_keramaian=*Tabel Agen_keramaian *

{@ID_surat_ramai+ID_warga+Tgl_surat+keperluan+Hari+Hiburan}

Agen_dom_usaha

=*Tabel Agen_dom_usaha *

{@ID_Surat_ramai+ID_warga+Tgl_surat+Nama_Usaha+Jenis_Usaha+Alamat_Usaha+Bukti_Pendirian+Jumlah_karyawan+Penanggung_Jawab}

Agen_Usaha=*Tabel Agen_Usaha *

{@ID_surat_usaha+ID_warga+Tgl_surat+keperluan}

Agen_Tdk_Mampu=*Tabel Agen_Tdk_Mampu *

{@ ID_surat_Tmampu+ID_warga+Tgl_surat+keperluan }

Agen_SKCK=*Tabel Surat_SKCK*

{@ID_surat_SKCK+ID_warga+Tgl_surat+keperluan}

107

4.6.3 State Transition Diagram (STD)

State Transition Diagram (STD) dalam perancangan input;

Diagram ini menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat

muncul ketika pengguna menggunakan terminal dan selama satu sesi

pengguna. Dengan adanya STD rancangan akan lebih terperinci

karena fungsi-fungsi setiap obyek yang diperlukan telah di

deskripsikan melalui STD.

1. Halaman utama menu Staff

Gambar 4.18 STD Halaman utama menu Staff

108

2. Halaman utama menu Warga

Sistem Informasi Layanan Persuratan

User Info

warga Pilih Detail User

warga Pilih Tutup

KASI

Surat yang di tentukan input &

cetak

warga Pilih KASI

wargaPilih logof atau keluar

warga Pilih surat yang

di inginkan warga

Pilih Keluar

Security Organizer

Login valid

Gambar 4.19 STD Halaman utama menu Warga

3. Halaman utama menu KASI

Gambar 4.20 STD Halaman utama menu KASI

109

4.6.4 Rancangan tampilan Input

Untuk memudahkan dan mengefektifkan dalam pemasukan data,

maka perlu adanya rancangan masukan. Untuk mempermudah

pemasukan data, maka pada beberapa atribut atau field dilakukan

pengkodean.

1. Form Login

Form Login digunakan untuk:

a. Memasukkan data nama user sebagai tanda pengenal pengguna

sistem tersebut

b. Memasukkan password sebagai jalur akses masuk system

Gambar 4.21 Form Login Warga

110

Gambar 4.22 Form Login Staff dan KASI

2. Form Menu Utama

Form Login digunakan untuk memilih menu yang akan diakses

oleh user untuk mengeksekusi sistem yang akan dijalankan.

Gambar 4.23 Form rancangan menu utama

111

3. Form Master Data warga

Fasilitas ini berfungsi sebagai form penginputan identitas dari

warga setempat

Gambar 4.24 Form Rancangan input data warga

4. Form Cari data warga

Fasilitas cari data warga ini berfungsi sebagai mencari identitas

dari warga.

112

Logo cari data warga

text

List data warga

Menu exit

Gambar 4.25 Form Master Cari data warga

5. Form input User

Fasilitas ini memungkinkan Staff/ operator dan KASI menginput

user untuk mengeksekusi program.

Logo user option

Buat user baru

List data user

Menu exit

Edit user

Gambar 4.26 Form input User

113

6. Form Back Up Database

Fasilita ini user (KASI dan staff) untuk membackup database

Gambar 4.27 Form Back Up Database

7. Form cari surat

Fasilitas ini memungkinkan KASI mencari kembali surat yang

telah di keluarkan.

Gambar 4.28 Form cari surat

114

8. Form bagan surat

Fasilitas ini berfungsi untuk penambahan data yang di di butuhkan

sesuai dengan surat yang di inginkan.

Gambar 4.29 Form Surat pengantar pembuatan izin keramaian

115

Gambar 4.30 Form Surat pengantar pembuatan catatan kepolisian

Gambar 4.31 Form Surat keterangan domisili usaha

116

Gambar 4.32 Form Surat keterangan usaha

Gambar 4.33 Form Surat keterangan tidak mampu

117

Gambar 4.34 Form Surat keterangan Domisili

118

4.7 Konstruksi

4.7.1 Perangkat Keras

Dalam implementasikan rancangan diatas perangkat keras yang

penulis gunakan antara lain :

1. Processor : Pentium IV 2.0 Mhz

2. Memory : 512 MB

3. Hardisk : 80 GB

4. VGA Card : 64 MB

5. Monitor : Plug and Play

6. Power Supply : 500 watt

7. Swicth

8. Printer

4.7.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang penulis gunakan diantaranya :

1. Sistem operasi Windows XP SP 2

2. Microsoft Visual Basic 6.0

3. Microsoft Access

Selain itu diterapkan juaga konfigurasi jaringan berbentuk client-

server pada sistem yang dibuat sebagai berikut :

119

4.7.3 Uji Coba

Sistem yang telah dikembangkan harus memudahkan tugas-tugas

administratif. Sistem ini dikembangkan sesuia kebutuhan user. dan

bertujuan untuk menemukan kesalahan yang masih ada pada sistem.

Pengujian dilakukan menggunakan pendekatan black-box testing.

Dengan menggunakan black-box testing kita dapat mengetahui apakah

sistem dapat memberi keluaran seperti yang kita harapkan. Tabel berikut

ini adalah merupakan hasil pengujian black-box testing yang berisi

persyaratn fungsional sistem yang diuji bersama pengguna.

Tabel 4.29 Uji Coba Modul Login (Sumber Data: Diolah Sendiri)

No Unit Program Hasil Yang Diharapkan Hasil Akurat Keterangan

1 Login Menampilkan daftar menu,

login member dan modul

admin

SESUAI

`

S e rve r

S w itch

W a rg a K .E K -B A N GK .K E S R AK .P e m e rin ta h a n

Gambar 4.35 Rancangan Konfigurasi Jaringan Client-Server

120

Tabel 4.30 Uji Coba Modul Layanan Persuratan (Sumber Data: Diolah Sendiri)


1. Input Data Memasukan data

tambahan pada form surat

SESUAI

2. Output Surat Output surat yang di

inginkan

SESUAI

3. Comfirm Memproses data yang

telah di input

SESUAI

Tabel 4.31 Uji Coba Modul Laporan Surat Keluar (Sumber Data: Diolah Sendiri)


1. Input Data Memasukan data id surat

dalam form pencarian

SESUAI

2. Output Data Output data surat keluar SESUAI


telah di input

SESUAI

Tabel 4.32 Uji Coba CRUD data warga (Sumber Data: Diolah Sendiri)


1. Input Data Memasukan Data Warga

kedalam database

SESUAI

2. Edit Data Mangedit atau merubah SESUAI

121

data yang telah di input

3. Hapus Data Menghapus Data yang

telah di input

SESUAI


telah di input

SESUAI

Tabel 4.33 Uji Coba Modul Laporan data warga (Sumber Data: Diolah Sendiri)


1. Input Data Memasukan data id warga

dalam form pencarian

SESUAI

2. Output Data Output data warga SESUAI


telah di input

SESUAI

4.8 Implementasi

4.8.1 Instalisasai

pada tahap ini dioperasikan sistem yang telah dibangun. Tahapan ini

akan dimulai dengan men-deploy software hingga memberikan

pelatihan kepada user mengenai penggunaan sistem yang telah

dibangun. Sebelum tahap penggunaan SIP terlebih dahulu

tambahkan komponen SIP yang terdapat pada cd.untuk

menambahkan komponen, langkahnya sebagai berikut :

122

1. klik dua kali pada komponenSIP.exe yang terdapat pada CD

installer

2. dari jendela Setup komponenSIP klik next, seperti gambar di

bawah ini :

Gambar 4.36 Setup komponenSIP

3. selanjutnya, di tampilkan jendela ready to install, komponen siap

untuk di install dengan klik install, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.37 Setup komponenSIP Install

123

4. maka akan tampil jendela proses installer, perhatikan gambar di

bawah ini :

Gambar 4.38 Setup komponenSIP proses installer

5. kemudian akan tampil jendela completing installer dan klik finish

Gambar 4.39 Complete Setup komponenSIP

124

4.8.2 Pelatihan Pengguna

Untuk mengkonversi dai system baru ke sistem lama penulis

membuat pelatihan kepada pengguna Sistem Informasi Layanan

Persuratan serta melengkapi dengan buku panduan penggunaan

Sistem Informasi Layanan Persuratan memudahkan user untuk

menggunakan system baru tersebut. Dapat di lihat di dalam lampiran.

Dalam pelatihan penulis melatih pengguna sistem terdiri dari sebagai

berikut :

a. 3 orang KASI (KASI Pemerintahan, KASI EKBANG, dan KASI

KESRA)

b. 2 orang staff kantor Kelurahan

125

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian yang telah dikemukaka pada bab sebelumnya, maka

pada bab terakhir ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulisan skripsi serta

berisikan saran-saran yang bermanfaat guna pengembangan selanjutnya.

5.1 Kesimpulan

Dari pembahasan yang telah diuraikan maka penulis mencoba membuat

kesimpulan seperti berikut ini:

1. Dengan sistem informasi layanan persuratan yang dikembangkan dapat

mengelola data persuratan yang terintegrasi dengan database warga,

sehingga membantu dalam meningkatkan kinerja dalam pengelolaan

layanan persuratan.

2. Pengelola dapat setiap saat mengecek data persuratan dan melihat

laporan persuratan sesuai dengan field yang diinginkan.

5.2 Saran

Dari hasil kesimpulan yang penulis utarakan diatas program sistem

informasi persuratan memiliki potensi yang sangat besar untuk

dikembangkan menjadi lebih baik dan lebih lengkap lagi oleh karena itu

penulis mencoba memberikan saran yang kiranya dapat berguna bagi pihak

126

kelurahan terutama bagi pengembangan sistem informasi persuratan, saran-

saran tersebut antara lain:

1. Dalam memasukan data perlu diperhatikan ketelitian terutama form data

warga guna mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi

dalam melakukan pekerjaan.

2. Untuk merawat sistem operasi komputer diperlukan salinan data (backup

file) data untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan data ketika

perangkat keras atau perangkat lunak mengalami masalah, serta

disarankan untuk melakukan scan disk dan defrag secara berkala serta

menggunakan program aplikasi anti virus versi terbaru agar virus yang

masuk kedalam sistem komputer dapat segera dihapus dan kerusakan

data dapat dihindari.

3. Koordinasi dan kerjasama turut menentukan agar sistem ini bisa berjalan

dengan baik.

4. Untuk pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan ini dalam

proses legalitas surat dapat menggunakan signature digital serta sistem

bisa di kembangkan berbasis WEB sehingga warga kelurahan Bambu

Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dapat menerima

pelayanan dimana dan kapan saja.

DAFTAR PUSTAKA

Agung, Gusti Ayu Putri. Paperless-Work System, Management Information System,

Object Oriented Programming. Universitas Udayana, 2005

Chandra, Cato, S.Kom, & Zakaria,Teddy Marcus,Ir.M.T, Be Smart, Be Professional

with Microsoft Office 2007, Informatika Bandung, 2008

Hariyanto, Bambang. Ir., MT. Rekayasa sistem berorientasi Objek, Informatika

Bandung, 2004

Hermawan, Uus konsep dan implementasi visual basic, Elex media komputindo,2007

Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi Edisi Ke II, Andi Yogyakarta, Yogyakarta

2005.

Keputusan Bupati Tangerang nomor 08 Tahun 2001, tata kearsipan pemerintah

dilingkungan kabupaten Tangerang, Kantor Arsip Daerah pemerintah

Kabupaten Tangerang, tanggal 18 Juni 2001

Kurniadi, Adi. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, PT. Elex Media Komputindo

Kelompok Gramedia , Jakarta, 2000.

Madcoms, panduan Aplikasi Pemograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan

Crystal Report, Andi, 2005

Nurmasari, Anggita, Pengembanga Sistem Informsi Dokumentasi Surat Pada Fakultas

Sains Dan Teknologi UIN, UIN syarif hidayatullah Jakarta, 2007

SUN, Services, Object Oriented Analysis and Design Using UML, Sun Microsystems,

Inc, 2003

Tamzil, Fahmi, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan Sistem Informasi Data Klien

Dan Calon Pegawai Pada Perusahaan Tenaga Kerja” universitas

INDONUSA Esa Unggul,2008

Whitten, Jeffrey L, Bentley Lonnie D, & Dittman Kevin C. Metode Desain & Analisis

Sistem edisi 6 Indonesian translation, ANDI and McGrow Hill Education,

2004

(adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc)

(Dokumen : RPN-PKDI.06-2006 Nomor : 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat

Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)

(http://library.gunadarma.ac.id)

(http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-s3/studi-

literatur/11:34am-211009)

LAMPIRAN

I(Dokumen-dokumen yang di dapat dari system yang berjalan)

>tr

o<H

EE

qB

+22

dtzl

Es*

i9

EE

I-L

trl

@>

4{9!

-o<

4ga

H

i

** zz

a .c

\

-a o-tr

3l -t q -11 6 j I

;#fg

gf3g

$t

i'se3

i; g*

.flg

$gE

'

s> 1c nlq

2d

ah

qbS 5' .:

F E

E3

iia-

rEI

6eo

F6

: :'

it dq

I 6€

(o

o,5

P

doi,

3pg

Fd

E F

5_

qa

E+

d3

*q F

Bqi

6

Fgf

; €

Fo

o X

f,Ee

qoto

J+

8 3

q6e

* H q

2= -66

t'- A

F

='l'

g.

-r*

:: 9-

+

6=

d*I

Hd

q6: ;

€'*;

8;

Ei;

FH

6'

!E

6 1

EE

E:

* o-

- 0R

q

! 3 d F in q

>qo

<t

Fe+

dil=

*EI!

5 @

!:z*

26:_

qE

;-L

{1@

>=

t]iE

62go

r H

i

*s E2 oo PH

3l -t q. ^ 5

x 8p ilqE

E

d l-{

d:'i

Fg[

! i:1

0qE

- d

€,' +

; +

6lE

s."

- -

t d

16g1

t

: 6

El=

3F e

:E

E;

- f,3

19E

;IL 3ra

xd Rg

is

g cE

&"-

?+

3s

d;s

E

6q

i'-

:+I

os

gnl

f

-F

=

ai

6-

E E

q A

g iis

B

- :I0

)

E

dll

H B

E B

I:

C4

iti.r

r +

6

illI

* E

a f;;

q 6

qeY

e;€

3q€

s6 +

Be

6 R

;gs

G^

g.

d+

x i

qF

g B

E

*q

r E

12 dp qx a, ^P 6B -rb

F 3'

3 e 4 2 o o !, n 4 la lg lg JEc lz lo la IE

;#$g

gf9q

Ea

iEgE

i; sq

Eq

#qi 3

E s

ca

0,=

F E

R

!fi6

-{ ln a z o z o o

-{t

bln et mt

e1 6l fr6 ht

42 > z o ! 6 C 5 a lll fr a

ers

ff58

E gg

$I9 i

g. f;33 td

. :B

$;$F

$$g

*!.3

EF

Fil

e 5e

F E

BF

3 g

;g98

;i

6 ."

Do

g 5

'd-

=r3

E

Ed I 3

Nj

6 o

o \r

(D

at

.L (

t l\t

J

11

>'O

^a;\1

>+

222

g $3

t$E

$3:5

6ii

=,E

F 81

9'6F

d si

fi

"Z t,

5i

6!

l:l ur E E h tc lr E 6 t I a 2 I ,, ! I

-! 6d

-.{

'o>

m z< c}m

mtr

v= >= z{ g,- SA

l:l Ir >1z z g (! c x I !. m 6

646'

; d;

dz

E'g

x!l

--r .l

>!x

oi>

rzzz

EE

:6iiE

;;;:;

".ii6

o--'o

-r^n

-P

F ;5

di^-

.'."q

.:<E

_:f

*idE

i.a

'cq:

oi

q!:

15

A

rx -i! -tt

{ -1 g 3 9. a 3

I m z z z c 7 z

33f

=JR

' JC

P*t

'-<

ir0

.::a2

939

ErE

d *-

:=E

g+; O

E E

=E

pB6

F

;PpF

fia

3 =

i6

(D9

@

9ey

B

A

3 g

N] 4,9

@

lo

a>

'o.

fi6l-

-0)-

L-

>^

l9

PX

Mo

tdq

PEMERINTAH KABIJPATEN TANGERANGKECAMATAN PAMULANG

/ mempunyai usala sebagaimatra ters€but dibawah ini :

Jenis Usaha / Klasifikasi :

Akte/Tanda Bukti P€ndiriatrPerusahaaoJunlah Karyawa[Penanggung Jawab /PimpiDal Perusahaatr

; ................. Orang

Demikiatr Surat Keterangan inisebagaimatra mestinya.

Tanda Tangan Ybs/Pemohon

DoEisiii Usaha ini dibuat lmtuk dapat dipergunakan

Bambu Apus,LURAH BAMBU APUS

SYamsuddin Noor. S,Pd.i

NoTet

MeneetahuiCamat Kecamataa Psmulang

KELURAHAN BAMBU APUSJl. Aruana RaW No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamul

SI.JRAT KETERANGAN DOMISILI .SAHANomor:530/ .Ek-Bang/2009

Yang berta.oda talgan^dibawah ini Kepala Kelurahm Bambu Apus, Kecamatan Pamularg,Kabupaten Tangerang. deogan"ini menerangkar bahwa :

Tempat Tatrggal lahirJenis KelamioKewargallegalaarPekedaanKTP. NomorAlamat

Beoar pada saat id membuka

Nam& Perusahaan

Alaraat perusahaan

Nipr

PEMERINTAH KABTPATTN TANGERANGKECAMATAN PAMULANG

KELURAHAN BAMBU APUSJl. Ane m Rats No.l Kelumhan B@ftuApus Kecamatan Pafirlang

Luah Bambu Apu

mendraogkan,Bahwa :

Nama Lengkap

Jenis K€lamir

Tempat /Tanggal Lahir

Pekedaan

Alamat

No, KTP

Kecamaten Pamulang lGbupaten Tangeraog dengal m1

Kel. Baobu Apus Kec. Pamulatrg

Nama tersebut di atas benar Penduduk^ arga Kelurahao Bambu Apus, meturut Ketqangao

dari KehraRT......... RriV......... dan sepaqjang pengetahuan kami nama tersebut di atas

selama ini : BERKELAKUAN BAIKSuat Keteratrgrn id Kami keluarkan guna pengatrtar Peugurusan :

D€mikian Surat Ket€rangan ini Kami buat agar dapat dipergunakan s€bagaimana oestinya.

NomorTanggal

Bmbu Apus,...........

LURAII BAMBU APUSM€ngetahuiCAMAT PAMULANG

MENGETAHUIDAN RAMIL 06 CIPUTAT/PAMULANG

PEMERINTAII KABUPATf,N TANGERANGKECAMATAN PAMULANG

KELURAHAN BAMBU APUSJl. A4aha Rdya No. 1 Kelurulan Bambu AW Keca tatan Pamulang

SURAT KETERANGAN TIDAKIKURA}IG IIIAiIPUNomor :149/ .Kel.B.Aps/2009.

Lwah Bambu Apus trecamatan Pamulang Kabupaten Tangerang dengan hi meoerangkanbahwa :

- Nama Letrgkap

Jonis Kolamin

Tempat , Tanggal Lahir

Kewaryaoeganan

Agama

Pekerjaan

AlamatKel.Bambu Apus Kec.Pamulang

Nama tersebut diatas benar peduduk/Warga Ketulaharr Bambu Apus Ke4amatao

Pamulaog, lGtlup&ten Tangerang, berdasarkan kgtgrangan Kehra RT............. Rw...........Nama

tersebut diatas keadaan ekonomhya tergolong TIDAK / KURANG MAMPU.

Datr surat k€terangan id Kami keluarkan guna peruumsadleperluan :

Demikian Suat Keterangal id Karli buat sebagai keterangan tambaha4 dan agar

diperyunakal sebagai bahan seperlunya.

Baebu Apus,LIIRAII BAMBU APUS

Svimsuddin Noor s.Pdi

PNMB"T!N1'AI{ KOTA TANGERANG SELATANKECA1VIATAN FAMULAI{G

K T,UNaHAN BAMBU APUS

ior,'.+' * r px*rrFai UF$IiANOMOR r 503/ -Ek. Bane D009

Kepale Kelurahan Bambu Apus Kec?imatan PamuhrE Kota Tanger4g Selata[ dengan ini meneranglan

bahwa :

Nama

Jenis kelamin

Tenpat , Tahggal ldirPdkerjaai

Alanat

NoEor KTP

Wtjtthrbkki-lakilampuag, 24 Juni 1977

Bu.uh

Jl. S4idln RT,005/03

Kel. Bapbu Apus Kec. ?amulang

Orang teFebur diatas behar waBa I(glurahan BafihlApus K€oanatan Pamulatg KotaTangenng

selatrm, berda5arkan pengakuan

'€ng berJafgkutan dikuatkan detrgdr tet€i{gan .dari Kct. RT.

005 RW 03 adalah benar orang tersebut memiliki usaha i

:Dag g Btkso_

D€mikian iurat keteraqen i4i dlbuat dq4gan sebenatty4 dan untuk dipergunak4n 3€6ageimali! mestinyd.

BadbuApus , 29 Oktober

LURAE BAMBU APIJS

Svemsuddln ftoon S.fd.I--'.-----.-'!-_

PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATANKECAMATAN PAMULANGL BAMBU APUS

Jl. Arwana Raya No. I Kelurahan Bambu Apus Ke€. Pamular-€ Telp. (021) 749t 143

PENGANTAR.PEMBLiATAN SURAT CT.TAT.dN KEfOLISIANt{ooor:148/ -Kel.B.Aps/2009

Berdasarkan keteradgan yaog karni tedma dari Ketua RT. 02 RW. 03 , dengan ini LurahBambu Apus Kecatrratan Pamulang Kota Tangerang Selataqneneregkan bahea :

Nama lagakrlJeais KelaminTempaVTanggal LahirPekerjaqn

Aladlat

No. KTP

WINDU N.raki-lakiJakaxta , 0l-08-1987

Bambu Apus Timur RT. 02/03Kel, Bambu Apus Kec. Pamulang Kota Tangsel3219222006.1981 5

Nama tersebut diatas, sampai dengan surat pengantar ini dibuat adalah berkelakuan baik, dantreli.lrn pernah tersangliut urusad-pe*am Kepolisian dan tidak tedibat langsung maupun tidaklangsung dengan Era yang dinarnakan G.30.S.?KI.

SITRAT PENGA1YFAR tr{T DIbUAT UNTUK KEPERTUAN

: PoEyarrfrr CPNS-

L)emikian surat penganta/keterongan ini dibuat agar dapat dipergunakan set'agaimana destinye

Nomor :

BarnbuApus, 29 Oktdter 2009An Lumh Bambu Apus

Sekel-MengetahuiCamet Paniulang

Jrmrlrddin. SE

pEMERn{TArr Kqr.4 IANqERANG Sr.r.,efaNKECAMATAN PAMULANG

KELURAHAN BAMBU APUSJI. Arwana Ra)" Np. I Keluraha Banbu Apus Kec. PamulangTelp, (021) 1491143

'Nomor: 149/ t7 Kel.B.Aps/2509t

Lutuh tsdnbtt Apus Kecamat4n Pamdlang Kotd TaEeiBtgmene,rangkaq bahwa:

Selatan dedgan ihi

Nama Leitgallrip : KqrlinaJsnis Kehmin : Peremluar

TempatiTanggal ["ddr : Tangeran& 11-08"1967

Pekerjaan : Ibu rumah tafEgaAlamat : Jl. Cunrne RT.004/01

No..ltTPKel, Ba4bd Apus Kec. Padrulang

Nama te$€b* diatas bbnar penduduk I warga Kelur€han Bambu Apus iGcal4atan Parrlrlang

Kota TangErang Selatan. Berdasa*an keteraogat KeFa RT. M RW. 0l Nama t€Gebut di

alas keadaaD ekonomirla tergolong TIDAK / KIEANG MAMPU

Su.at kbtel4flgan ini kahi keharkan guna-pengantai psnguusatr :

-Kertngrn+n Blaya PcnCobot'l di RSCM.=+

Demikiafl surat keisr4qg9! ifli kani buat sebagai keterangair tambahalr dan agar

dipergunakan sebagai bahan seperlunya.

Bamtru Aprrs, 28 Oktober 2009

Lurah Bambu Afus

SyaBiudlir Noor, s.Pdi

.tt o 7 =c tr 1 t m 7 3 o -! o z z x A { c x m f- c 7 o

xF>

z9i

qq

;q -q

a

96-q

or6q

d

@=

3 D

q 'i;

c-

q

z 3 c

a @..

3

@ 3

6 e v .+ v E 't, 3

uelgqFrH E*&! lrF.tFlr

qlLttt9ttTfn TT,uI l-T-l-t Ttot

)tN evvoNz

dq8uaT aLUrN t

ru88 Vdrx NvNoHowazd

sndv nsv'tv8eN\nn0Md

NVIV]]S ENVU3ONVIN3INV8

NVHVUn'E)/VS]0NVrVv'lvc3)

VIOY/NSMn gv)l HV1NlUlt/'li drsNr^oud HVrNtuSl rSd

,c'I

ueuelnldt /esop roluoi et requel uelqejesp dEJeq 'psaJe|epuEp uep !s!lp lu!JlFurlot qeples '€ueqlld )|B|ot EpBd (X) guells epuEt lJgqu€u daeq 'uBr.t!!d uopl )|rllun e

r{vltH VINII uewun66ueu uep )VI3O lnunH uEouap !s!!p deJeH Luelewed

(dry) ynonoN3d voNvr nruvv NvNoHowugd unnnuoJ

LAMPIRAN

II(Wawancara)

WAWANCARA I

Renponden : Syamsudin Nur, S.Pdi

Penanya : Nurhayati

Tanggal : 21 September 2010

Tema : profil Kantor kelurahan Bambu Apus

Tujuan : mengetahui tentang sejarah dan sruktur organisasi kelurahan Bambu

Apus

Poin utama wawancara

1. Bagaimana perkembangan dari kelurahan Bambu Apus ?

2. bagaimana struktur organisasi kantor kelurahan bambu apus ?

3. Bagaimana territorial kelurahan Bambu Apus ?

Hasil Wawancara :

Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang perkembangan dan territorial yang terjadi di

wilayah kelurahan Bambu Apus serta struktur organisasi yang ada di di wilayah

kelurahan bamboo apus. Dengan di ketahuinya sejarah singkat dan struktur organisasi,

hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada

pada kantor kelurahan Bambu Apus

WAWANCARA II

Renponden : Jamaluddin

Penanya : Nurhayati

Tanggal : 22 September 2010

Tema : profil Kantor kelurahan Bambu Apus

Tujuan : mengetahui alur layanan persuratan

Poin utama wawancara

4. Apakah terdapat standar Baku dalam pembuatan surat?

5. Bagaimana proses layanan persuratan terhadap warga ?

6. Apakah pembuatan surat terintegrasi dengan data warga ?

Hasil Wawancara :

Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang standar baku dan proses layanan persuratan,

hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada

pada kantor kelurahan Bambu Apus

LAMPIRAN

III(Kuesioner)

KUESIOI{ER

-Yang terhormat BapaMbu Saudara kantor kelurahan Bambu.Apus Pamulang, terkail

dengan di adakannya pqleliriat@Kantot trel@ahan Barnbu 4rus Kecanratan pamul^qg Kott Tanserune Selatan

sebagei salah satu slarat untuk memperoleh gela. Strata-l s€rta diharapkan dapar

mombantu kinerja dllam proses pelayanan kepada watga dalam hal pe.sumtan.

Dengan adanya kuesioner ini bertujuan membantu dalam proses penelitian ini

penelitian untuk menganalisis proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan

pelayanan lerhadap warga.

Untuk kerjasamanya di ucapkan teritra kasih.

a) Nama lnstansi k*^rtua l. $aurv11 ltpvs.,-{1,- fiKsJ}r.lA -T- EH*="9,x- * -

bet- T1ryIIM.b) Alamat

c) No. Telp

d) No. Fax

e) Websir€

0 E-mail

l. Berapo luas wilayah dari peme.furtalun keluiahan Bambu Apus?

.22..q.rr-5.V^ .

Berapajumlah penduduk yang ada saat ini?

) Pen<tu{uk asli -' lE..392t"".

> Peddaiang,

rn _.------- -- Jrwa

! Jumlah lGseluruhan !!,!{i.wu

Berapa Ruhm Warga yang bempa di kelurahan Bambu Apus?

..46.....nr

Berape Rukun Tetangga yang be.ada di wilayah keluraban Bambu Apus?

..9.....nw

Tugas-tugas apa sajakah yang di emban dalam pelayanaD warga oleh pih.k

kanror kelumhan?

,, ..trJ...t.!:f..,.... \runu urtil I M4,"z, .....r...........,-......

^, FeM+It t 0JJ .. .. . .. . '. . .'... .r... .

kgunPl4) .......................

3.

a

,.' U"oPwt &ol"t'tl-' o:..; iffi;'er'il

6. Berapa personil di kantor kelurahan barnbu Apus?

..Lf,........peNooil

? Sugailnu* O*gBn masisng-masing job Descriptionnla?t-/

I

I8. Bempe personil yang menangani a&rhislrasi dalam pelayanan untuk warga?

E..../,...,,......PersotuI

D

3. Aakah dalam fomat

undang-undang?

dan pengkode€€n persuatarr telah ditentulel oleh

surd keluar tettait dengan pelayanan kcpirda

4.

5.

V* ;n ridak

berapa lena pros€s psmbuatao sur&t yang di perlukan oleh warga?

..1,b..............o/lf''i,t4aar4',.).

apekah warg! harus drengisi form sebelum membual surafl

Bt' I ria"t

6. Apafoh ada p<noatatan dari

warga?

7.

V"" n ridak

Mongguolkan dengan cara ape dalam psncatatal?

z**I Te*ompulerisasi

Menggunakan dengaa cara apa dahm pencBtakan sltat k€lur te*ait dengal

pelayaaan warga?

I tvtanuat

[f Terkomluterisasi

l0.laporan apa saja yang di butuhlan dalan pembuatan surat yang di bututtkan

oleh wargs?

a),,a---,.,....--...--...

b) ........r-........:......................-

o) .......................b

I l. Menggunakan dengan cara apa te,*ait penga.sipad su.at yang sudah keluar

dalan pglal'anan surat yang di buhrhkan oleh *arga?

I tvlanual

pf TerkornWterisasi

e,""....&il

ueSuep {sl.rrl rs€llslurqlpsnqs qqo uerFsar Jp 8uB,( clBpuetelDpu.)l €fes s& 'tI

KUESIONER


( petugas )

Yang terhormat Bapak/Ibu Saudara pada kantor kelurahan Bambu Apus Pamulang,

terkait dengan di adakannya penelitian Pengembangan Sistem Informasi Layanan

Persuratan Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan

Dengan adanya kuesioner ini membantu dalam proses penelitian untuk menganalisis

proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan layanan persuratan terhadap

warga.

Untuk kerjasamanya di ucapkan terima kasih.

Penanggung jawab kuesioner :

Tanggal :………………………………………………..

Nama :…………………………………………………

NIP :…………………………………………………

Jabatan :…………………………………………………

No. Telp :…………………………………………………

1. Seberapa seringkah petugas kehilangan data-data persuratan?

Sering

Cukup sering

Sangat sering

2. Apakah ada pencatatan dari surat keluar terkait dengan pelayanan kepada warga?

Ya Tidak

3. Menggunakan dengan cara apa dalam pencatatan?

Manual

Terkomputerisasi

4. Menggunakan dengan cara apa dalam pencetakan surat keluar terkait dengan

pelayanan warga?

Manual

Terkomputerisasi

5. apakah petugas sering mengalami kesulitan dalam melakukan pendokumentasian

terkait dengan layana persuratan ?

Ya

Kadang-kadang

Tidak

6. Menurut anda apakah bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem dari

sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi pada kantor

kelurahan ini?

Bermanfaat

Cukup bermanfaat

Sangat bermanfaat

7. Apakah setiap laporan pesrsuratan yang akan dilaporkan dalam perperiode

tertentu sudah teratur dengan baik?

Belum teratur Kurang teratur Teratur

8. Bagaimana tingkat keamanan data maupun dokumen yang terkait?

Baik Kurang baik Tidak baik

9. apakah anda setuju bila ada pengembangan system layanan persuratan, dengan

memanfaatkan teknologi informasi?

Setuju Kurang Setuju Tidak Setuju

KUESIONER


( warga )

Yang terhormat Bapak/Ibu Saudara pada kantor kelurahan Bambu Apus Pamulang,

terkait dengan di adakannya penelitian Pengembangan Sistem Informasi Layanan

Persuratan Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan

Dengan adanya kuesioner ini membantu dalam proses penelitian untuk menganalisis

proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan layanan persuratan terhadap

warga.

Untuk kerjasamanya di ucapkan terima kasih.

1. Bagaimanakah pelayanan yang di berikan oleh petugas?

Puas Cukup Puas Kurang Puas

2. Apakah warga harus mengisi form sebelum membuat surat?

Ya Tidak

3. Berapa lamakah proses pembuatan surat-surat?

Tidak Lama Cukup Lama Terlalu Lama

4. Menurut anda apakah perlu ada perbaikan system layanan persuratan?

Perlu Tidak Perlu

HASIL PERHITUNGAN PERTANYAAN KUISIONER ( petugas )

Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 1

No. Keterangan Jumlah Persentase

1. Seberapa seringkah petugas kehilangan data-data persuratan?Tidak seringSeringSangat sering

133

14 %43 %43 %

Grafik Persentase pertanyaan nomor 1

Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa 43%

dari 7 responden sangat sering kehilangan data-data persuratan.



2. Apakah ada pencatatan dari surat keluar terkait dengan pelayanan kepada warga?

YaTidak

70

100 %0 %

Tidak Sering, 1, 14%

Sering, 3, 43%

Sangat Sering, 3, 43%

Tidak Sering Sering Sangat Sering


Dari hasil data pada pertanyaan kuesioner pertama dapat disimpulkan bahwa

100% dari 7 responden melakukan pencatatan

. Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 3


3. Menggunakan dengan cara apa dalam pencatatan?

ManualTerkomputerisasi

61

86 %14 %



100% dari 7 responden melakukan pencatatan secara manual.

ya, 7, 100%

tidak, 0, 0%

ya tidak

Manual, 6, 86%

Terkomputerisasi, 1, 14%

Manual Terkomputerisasi

. Tabel hasil pertanyaan kuisioner nomor 4


4. Menggunakan dengan cara apa dalam pencetakan surat keluar terkait dengan pelayanan warga?ManualTerkomputerisasi

43

57%43%



dari 7 responden melakukan pencatatan secara manual



5. apakah petugas sering mengalami kesulitan dalam melakukan pendokumentasian terkait dengan layana persuratan ?

YaKadang-kadangTidak

520

71 %29 %0 %

Manual, 4, 57%

Terkomputerisasi, 3, 43%

Manual Terkomputerisasi



dari 7 responden mengalami kesulitan dalam pendokumentasian



6. Menurut anda apakah bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem dari sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi pada kantor kelurahan ini?BermanfaatCukup bermanfaatSangat bermanfaat

115

14%14 %72 %


Ya, 5, 71%

Kadang-kadang, 2,

29%

Tidak, 0, 0%

Ya Kadang-kadang Tidak

Bermanfaat, 1, 14%

Cukup bermanfaat, 1,

14%Sangat

bermanfaat, 5, 72%

Bermanfaat Cukup bermanfaat Sangat bermanfaat


dari 7 responden mengatakan sangat bermanfaat apabila dilakukan pengembangan sistem

dari sistem yang manual menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi



7. Apakah setiap laporan persuratan yang akan dilaporkan dalam perperiode tertentu sudah teraturdengan baik?Belum TeraturKurang TeraturTeratur

610

86%14 %0 %



dari 7 responden menyatakan laporan persuratan Belum Teratur



8. Bagaimana tingkat keamanan data maupun dokumen yang terkait?BaikKurang BaikTidak Baik

331

43%43 %14 %

Belum Teratur, 6, 86%

Kurang Teratur, 1, 14%

Teratur, 0, 0%

Belum Teratur Kurang Teratur Teratur



dari 7 responden menyatakan Kurang baik



9. apakah anda setuju bila ada pengembangan system layanan persuratan, dengan memanfaatkan teknologi informasi?

SetujuKurang SetujuTidak Setuju

331

43%43 %14 %



100% dari 7 responden menyatakan setuju

Baik, 3, 43%

Kurang Baik, 3, 43%

Tidak Baik, 1, 14%

Baik Kurang Baik Tidak Baik

Setuju100%

Kurang Setuju0%

Tidak Setuju0%

Setuju Kurang Setuju Tidak Setuju

HASIL PERHITUNGAN PERTANYAAN KUISIONER ( warga )



1. Bagaimanakah pelayanan yang di berikan oleh petugas?PuasCukup PuasKurang Puas

133

14 %43 %43 %



dari 15 responden menyatakan setuju



2 Apakah warga harus mengisi form sebelum membuat surat?

YaTidak

150

100 %0 %

Puas27%

Cukup Puas20%

Kurang Puas53%

Puas Cukup Puas Kurang Puas



100% dari 15 responden menyatakan ya



3 Berapa lamakah proses pembuatan surat-surat?

Tidak LamaCukup LamaTerlalu Lama

357

20 %33 %47%



dari 15 responden menyatakan terlalu lama

Ya100%

Tidak0%

Ya Tidak

Tidak Lama20%

Cukup Lama33%

Terlalu Lama47%

Tidak Lama Cukup Lama Terlalu Lama



4 Menurut anda apakah perlu ada perbaikan systemlayanan persuratan?PerluTidak Perlu

132

87 %13 %



dari 15 responden menyatakan perlu

Perlu87%

Tidak Perlu13%

Perlu Tidak Perlu

LAMPIRAN

IV(Surat Keterangan Penelitian)

PEMERINTAH KOTA TAI{GERANG SELATA}IKECAMATAN PAMTJLANG

' KELT]RAIIAN BAMBU APUSJL- ArwuaRapNo-l Kehnahan Bmbu Apus Kecaurm Pmulmg Telp ((Dl) 7491143

SI]RAT KETERANGANNomor: 148/ /.2J -Kel-B.Apsl20l0

DI

Kepald Kelumhan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangemng

Banten dengan ini menerangkan bahwa :

Selatan Propinsi

Nama

NIM

Prodi

Fakultas

Perguruan Tinggi

Judut Skripsi

Nurfiayati

103093029683

Sistem Idormasi

grins dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatultah Tangemng Selatan

Sistem Ioformasi LayanaD Persuratan (Sbdi Kasus Keturahan Btu$u

Apus)

Yang bersangkutan benar telah melakukan penelitian di Kelurahao Bambu Apus. Demikiatr

surat keterangatr ini dibuat, dan untuk diperguoakan sebagaimana mestinya.

Bambu Apus, 27 Mei 2010

AT. LIJRAH BAMBU APUS

Sekretaris Kelurrhan

9 200906 I Oot '

LAMPIRAN

V(Buku Panduan Sistem Informasi Layanan Persuratan)

Panduan Sistem Informasi Persuratan 0

PANDUAN

SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

(SIP)

KELURAHAN BAMBU APUS

KECAMATAN PAMULANG

KOTA TANGERANG SELATAN

Panduan Sistem Informasi

Aplikasi Sistem

pemerintah pada wilayah kelurahan/desa dalam hal pelayanan administratif

memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini di atur dalam UU RI no.25 2009 pasal 1

tentang ketentuan umum pelayanan publik poin 9

adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta

mekanisme penyampaian informasi dari Penyelenggara kepada masyarakat dan

sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam hur

dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual ataupun elektronik”.

SIP mudah di gunakan (user friendly) mengingat pengguna (warga) berasal dari

berbagai macam elemen dasar pengetahuan.

warga serta kepentingan adminstratif. Sedangkan output dari SIP adalah surat keluar

berdasarkan kepentingan warga, yaitu : surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar

pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pe

KTP dan surat perijinan keramaian.

Fasilitas yang terdapat dalam aplikasi ini antara lain :

1

nformasi Persuratan

P E N D A H U

Aplikasi Sistem Informasi Persuratan berrfungsi untuk membantu kinerja



tentang ketentuan umum pelayanan publik poin 9 yang menyatakan “



sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam huruf Braile, bahasa gambar,


mudah di gunakan (user friendly) mengingat pengguna (warga) berasal dari

berbagai macam elemen dasar pengetahuan. Input dari aplikasi ini adalah data in



pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pe

KTP dan surat perijinan keramaian.

Fasilitas yang terdapat dalam aplikasi ini antara lain :

1

U L U A N

Informasi Persuratan berrfungsi untuk membantu kinerja



yang menyatakan “Sistem Informasi



uf Braile, bahasa gambar,


mudah di gunakan (user friendly) mengingat pengguna (warga) berasal dari

Input dari aplikasi ini adalah data individu



pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan


Menambah komponen

Sebelum proses penginstalan SIP terlebih dahulu tambahkan komponen SIP yang

terdapat pada cd.untuk menambahkan komponen, langkahnya sebagai berikut :

1. klik dua kali pada komponenSIP.exe yang terdapat pada CD installer

2. dari jendela Setup komponenSIP klik next, seperti gambar di bawah ini :

3. selanjutnya, di tampilkan jendela ready to install, komponen siap untuk di install

dengan klik install, seperti gambar di bawah ini :

4. maka akan tampil jendela proses installer, perhatikan gambar di bawah ini :


5. kemudian akan tampil jendela completing installer dan klik finish

Tambah Data Base

sebelum anda membuat database untuk di koneksikan pada SIP, terlebih dahulu copy

folder copy file yang terdapat pada CD SIP pada PC anda. Kemudian buatlah 2 folder

dengan nama DB_Foto kemudian di dalam foler tersebut buatlah 2 subfolder dengan

nama Ft_warga (untuk menyimpan foto warga), Ft_admin (untuk menyimpan foto

admin).


Sebelum memulai program terdapat beberapa menusediakan akan memudahkan user untuk pengurusan pengelolaan

Login

sebelum memulai program user di haruskan login terlebih dahuluhak akses, maka akan tampil jendela login klik pada seperti gambar di bawah :

2

nformasi Persuratan

Sebelum memulai program terdapat beberapa menu-menu umum, Menusediakan akan memudahkan user untuk pengurusan pengelolaan persuratan.

sebelum memulai program user di haruskan login terlebih dahulu, untuk menentukan maka akan tampil jendela login klik pada Login atau exit

seperti gambar di bawah :

4

J e n d e l aM e n u

Menu-menu yang di persuratan.

, untuk menentukan exit untuk keluar,


Print

Sebelum proses pencetakan yang akan tampil adalah menu print, klik print seperti gambar di bawah :


Menu-menu SIP yang di sediakan untuk melayani wargapengurusan persuratan, antara lain :melihat data personal, memasukan data tambahan persuratan, serta print out surat

Melihat data personal

Untuk melihat data personal, langkah

1. Masukan nama warga,masuk kedalam sistem

2. selanjutnya akan tampil jendela wargapersonal, input data tambahan surat, serta print out surat yang di inginkan, sepertgambar berikut :

3

nformasi Persuratan

i sediakan untuk melayani warga, akan memudahkan warga untuk pengurusan persuratan, antara lain :melihat data personal, memasukan data tambahan persuratan, serta print out surat-surat yang di perlukan

Melihat data personal

Untuk melihat data personal, langkah-langkah sebagai berikut :

nama warga, dan ID KTP sebagai password lalu klik masuk kedalam sistem, seperti gambar di bawah :

selanjutnya akan tampil jendela warga, di menu ini warga dapat melihat data personal, input data tambahan surat, serta print out surat yang di inginkan, sepert

3

6

J e n d e l aW a r g a

, akan memudahkan warga untuk pengurusan persuratan, antara lain :melihat data personal, memasukan data tambahan

lalu klik OK untuk

, di menu ini warga dapat melihat data personal, input data tambahan surat, serta print out surat yang di inginkan, seperti


3. kemudian akan tampil jendela data personal dengan klik detail user, kemudian

klik tutup untuk keluar jendela data warga, seperti gambar dibawah ini :

Melihat data

personal

Pilih jenis surat


Surat Pengantar Pembuatan KTP

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Pengurusan KTP pada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak,seperti gambar berikut :

Surat Keterangan Domisili

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Ker. Tnggal (Domisili)pada menu pemerintahan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :


Surat Izin Keramaian (Acara)

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Izin Keramaian (Acara)pada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :

Surat Keterangan Usaha

Untuk mencetak surat pengantar pembuatan KTP, klik Surat Keterangan Usaha pada menu pemerintahan dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak,seperti gambar berikut :


Surat Domisili Usaha

Untuk mencetak Surat Domisili Usaha, klik Surat Domisili Usaha pada menu Ek-Bang dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :

Surat Keterangan Catatan Kepolisian

Untuk mencetak surat SKCK, klik Surat Pengurusan SKCK pada menu KESRA dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak, seperti gambar berikut :


Surat Keterangan Tidak Mampu

Untuk mencetak surat keterangan tidak mampu, klik Surat Keterangan Tidak Mampupada menu KESRA dan lengkapi form yang telah di sediakan, selanjutnya klik cetak,seperti gambar berikut :


Menu-menu yang di sediakan memudahkan KASI untuk mencari dan mencetak surat yang telah di keluarkan

Mencari dan Mencetak Laporan Surat

Untuk mencari pada menu katagori pencarian pilih masukan kata kunci kemudian enter. Untuk proses cetak laboran suratbagian bawah, seperti gambar berikut :

4

nformasi Persuratan

menu yang di sediakan memudahkan KASI untuk mencari dan mencetak surat

dan Mencetak Laporan Surat

menu katagori pencarian pilih katagori pencariankemudian enter. Untuk proses cetak laboran surat, menú

seperti gambar berikut :

4

12

J e n d e l aK A S I

menu yang di sediakan memudahkan KASI untuk mencari dan mencetak surat

katagori pencarian, kemudian , menú cetak pada


Ganti Password

Pada menu ini user bisa mengganti username, password dan foto user. Klik pada menu detail user, kemudian masukan password lama anda dan enter, klik ubah password atau ubah user dan klik OK, seperti gambar berikut :

Back Up DataBase

Demi keamanan data sistem ini melayani back up database, klik pada menu utility kemudian pilih backup database, pilih menu direktori yang di inginkan kemudian klik ok, seperti gambar berikut ini :


Menu-menu yang di sediakan memudahkan Staff untuk mencari dan mencetak surat yang telah di keluarkan

Mencari dan Mencetak Data Warga

Untuk mencari pada menu katagori pencarian pilih masukan kata kunci kemudian enter. Untupada bagian bawah, seperti gambar berikut :

nformasi Persuratan

menu yang di sediakan memudahkan Staff untuk mencari dan mencetak surat yang

Mencari dan Mencetak Data Warga

Untuk mencari pada menu katagori pencarian pilih katagori pencarianmasukan kata kunci kemudian enter. Untuk proses cetak laporan data warga, menú pada bagian bawah, seperti gambar berikut :

14

J e n d e l aS t a f f

menu yang di sediakan memudahkan Staff untuk mencari dan mencetak surat yang

katagori pencarian, kemudian k proses cetak laporan data warga, menú cetak


Ganti Password

Pada menu ini user bisa mengganti username, password dan foto user. Klik pada menu detail user, kemudian masukan password lama anda dan enter, klik ubah password atau ubah user dan klik OK, seperti gambar berikut :

Back Up DataBase

Demi keamanan data sistem ini melayani back up database, klik pada menu utility kemudian pilih backup database, pilih menu direktori yang di inginkan kemudian klik ok, seperti gambar berikut ini :


Keterangan :

SIMBOL KETERANGAN

Untuk keluar dari menu

Keluar dari SIP

Melihat detail data user (pengguna)

Mencetak mengprint

Keluar menu

Memindahkan file ke type file berbeda

Keluar menu print

Menu untuk print dan cancel

LAMPIRAN

VI(Hasil Tampilan Input)

1. Tampilan selamat Datang

2. Tampilan Login Admin, Staff dan KASI

1. Tampilan Login Warga

2. Tampilan Menu Utama

3. Tampilan Informasi User

4. Tampilan Input Data Warga

5. Tampilan List Data Warga

6. Tampilan User Option

7. Tampilan Back Up Data

8. Tampilan Input Surat Pengurusan KTP

9. Tampilan Input Surat Keterangan Domisili

10. Tampian input Surat Ijin Keramaian

11. Tampilan input Surata keterangan usaha

12. Tampilan input surat ijin domisili usaha

13. Tampilan input surat SKCK

14. Tampilan input surat Keterangan TidakMampu

LAMPIRAN

VII(Hasil Output)

PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATAN

KECAMATAN : PAMULANG

KELURAHAN : BAMBU APUS

KODE KELURAHAN : 2006

TANDA BUKTI PEMBUATAN KTP

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

2/14/1997

Tgl Pembuatan KTP

Tgl Selesai KTP

:

:

5/3/2010

1/8/2010

TTD Jempol Kiri Pemohon

SHAHIRA

Bambu Apus,

An. Lurah Bambu Apus

5/3/2010

...........................................

Sekel

Agama : Islam

Gol. Darah : ...

Kewarganegaraan : Indonesia

Bambu Apus,


...........................................

Sekel

ARSIP KELURAHAN

5/3/2010

Syamsuddin Noor, S.PD.I Syamsuddin Noor, S.PD.I

Nomor PMF 470/001-Kel.BAps/2010

Nomor KK :

:

001


KECAMATAN : PAMULANG

KELURAHAN : BAMBU APUS

KODE KELURAHAN : 2006

TANDA BUKTI PEMBUATAN KTP

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

Tgl Pembuatan KTP

Tgl Selesai KTP

:

:

5/3/2010

1/8/2010

TTD Jempol Kiri Pemohon

SHAHIRA

Agama : Islam

Gol. Darah : ...


Nomor PMF 470/001-Kel.BAps/2010

Nomor KK :

:

001


KECAMATAN PAMULANG


Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp. (021) 7491143

SURAT KETERANGAN DOMISILI

Nomor : 148/001-Kel.BAps/2010

Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkanbahwa :

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

2/14/1997

Surat pindah / identitas diri

Lainnya

Nomor

:

:

KTP

012564555

Berdasarkan keterangan yang kami terima dari Ketua RT. Rw01 03 Orang tersebut diatas

benar berdomisili pada alamat tersebut diatas

Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimanamestinya.

Bambu Apus,


4/23/2010

...........................................

Sekel

Agama : Islam

Gol. Darah : A


ARSIP KELURAHANSyamsuddin Noor, S.PD.I


KECAMATAN PAMULANG


Jl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp. (021) 7491143

SURAT KETERANGAN DOMISILI

Nomor : 148/001-Kel.BAps/2010

Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkanbahwa :

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

2/14/1997

Surat pindah / identitas diri

Lainnya

Nomor

:

:

KTP

012564555

Berdasarkan keterangan yang kami terima dari Ketua RT. Rw01 03 Orang tersebut diatas

benar berdomisili pada alamat tersebut diatas

Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimanamestinya.

Bambu Apus,


4/23/2010

...........................................

Sekel

Agama : Islam

Gol. Darah : A


Syamsuddin Noor, S.PD.I

PEMERINTAH KOTA TANGERANG SELATANKECAMATAN PAMULANG

KELURAHAN BAMBU APUSJl. Arwana Raya No. 1 Kelurahan Bambu Apus Kec. Pamulang Telp.021-7491143

SURAT PENGANTAR PEMBUATAN IJIN KERAMAIANNomor :

Pemerintah Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota tangerang selatan,dalam rangka memenuhi permohonan ijin keramaian dari :

Dengan ini menerangkan bahwa pada prinsipnya kami tidak keberatan atas permohonan yang bersangkutan dengan ketentuan sebagai berikut

Pada waktu dilaksanakan keramaian tidak dibenarkan / dilarang melakukan hal-hal yangbertentangan dengan ketentuan yang berlaku dan adat istiadat bangsa.

Pada waktu dilaksanakan keramaian harus disertai dengan ketentraman dan ketertiban dalamlingkunganya, baik hubungan dengan tetangga, menghargai waktu-waktu ibadah dalammenciptakan kerukunan Umat beragama maupun kebersihan lingkungan setelah selesaikeramaian.

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

145/001-Kel.BAps/2011

Lurah Bambu Apus3/8/2011

...........................................

Waktu dan maksud mengadakan

Tanggal :

Acara :

Hiburan :

4/18/2010

17 Agustusan

dangdut

1.

2.

Demikian surat pengantar pembuatan ijin keramaian ini dibuat agar dapat dipergunakan

Bambu Apus

2/14/1997

17 Agustusan




SURAT KETERANGAN USAHA

Nomor :

Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkan bahwa :

Orang tersebut diatas benar warga Kelurahan Bambu Apus Kecamatan PamulangKotaTangerang selatan, berdasarkan pengakuan yang bersangkutan dikuatkan dengan keterangan dari Ket. RT. adalah benar orang tersebut memiliki usaha

Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:No Ktp

:

Bambu Apus,

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

0010

503/001-Ek.-Bang/2010

MAJU JAYA

An. Lurah Bambu Apus4/22/2010

..........................................

Sekel

2/14/1997

13 RW 14




SURAT KETERANGAN DOMISILI USAHANomor :

Pemerintah Kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota tangerang selatan, Dengan inimenerangkan bahwa :

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

SHAHIRA

P

warga.tempat

Pelajar

-

503/001-Ek.-Bang/2011

Lurah Bambu Apus8/14/2011

Benar pada saat ini membuka/mempunyai usaha sebagaimana tersebut dibawah ini :

Nama Perusahaan :

Jenis Perusahaan :

Alamat :

Super Awning

Konstruksi

Jl. Madya Raya Rt. 2 Rw 10 No 137Tangerang Selatan

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bambu Apus

warga.tempat

No KTP : 0010

Akte / Tanda PendirianPerusahaan :

Jumlah Karyawan :

Penanggung Jawab :

Akta

10

DR. Widya Pratama

Tanda tangan Ybs/Pemohon

...........................................

Camat Kecamatan Pamulang

...........................................

Mengetahui

NIP.

503/001-Ek.-Bang/2011Nomor8/14/2011Tanggal

DR. Widya PratamaSyamsuddin Noor, S.PD.I



PENGANTAR PEMBUATAN SURAT CATATAN KEPOLISIANNomor :

Berdasarkan keterangan yang kami terima dari Ketua , dengan ini LurahBambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan menerangkan bahwa :

Rw

Nama tersebut diatas sampai dengan surat pengantar ini dibuat adalah berkelakuan baik, dan belumpernah tersangkut urusan/perkara Kepolisian dan tidak terlibat langsung maupun tidak langsung dengan apayang dinamakan G.30.S.PKI.

SURAT PENGANTAR INI DIBUAT UNTUK KEPERLUAN

Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

No Ktp :

Bambu Apus,

01 03

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

0010

148/001-Kel.BAps/2011

Melamar Pekerjaan


Mengetahui,Camat Pamulang

........................................... ...........................................

Sekel

2/14/1997




SURAT KETERANGAN TIDAK / KURANG MAMPU

Nomor :

Lurah Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dengan ini menerangkan bahwa :

Nama tersebut diatas benar penduduk / warga Kelurahan Bambu Apus Kecamatan PamulangKota Tangerang Selatan. Berdasarkan keterangan Ketua RT. atas keadaan ekonominya tergolong

Surat Keterangan ini kami keluarkan guna pengantar pengurusan :

Demikian surat pengantar/keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

No Ktp :

Bambu Apus,

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

0010

149/001-Kel.BAps/2010

berobat


Mengetahui,Camat Pamulang

.......................................... ..........................................

Sekel

TIDAK / KURANG MAMPU

2/14/1997


Nama Lengkap

Jenis Kelamin

Tempat, Tgl Lahir

Pekerjaan

Alamat

:

:

:

:

:

SHAHIRA

P

Surabaya

Pelajar

-

Agama : Islam

Gol. Darah : -


2/14/1997

Status : Belum Menikah

RT/RW : 01 03/

No KK

NIK

:

:

001

0010

ID Warga : 001

Pendidikan : SMA



LAPORAN DATA WARGA

4/23/2010 001148/001-Kel.BAps/2010 KTP 012564555



LAPORAN SURAT KETERANGAN DOMISILI

ID SURAT IDENTITAS LAIN NOMOR IDENTITAS LAINTANGGAL ID WARGA

145/001-Kel.BAps/2011

3/8/2011 17 Agustusan dangdut4/18/2010001



LAPORAN DATA SURAT PENGANTAR PEMBUATAN IJIN

Nomor : Tanggal Acara HiburanTanggal AcaraId Warga

4/22/2010 001503/001-Ek.-Bang/2010 MAJU JAYA -RENTALAN MOBIL



LAPORAN SURAT KETERANGAN USAHA

ID SURAT NAMA USAHA JENIS USAHATANGGAL ID WARGA KEPERLUAN

503/001-Ek.-Bang/2011 8/14/2011 001 Super Awning Konstruksi Jl. Madya Raya Rt. 2 Rw 10 No 137Tangerang Selatan

Akta 10 DR. Widya Pratama



LAPORAN DATA SURAT DOMISILI USAHA

Nama Perusahaan Jenis Perusahaan Alamat Akte Karyawan Penanggung JawabID Surat Tanggal ID Warga

8/14/2011 001148/001-Kel.BAps/2011 Melamar Pekerjaan



LAPORAN SURAT PENGANTAR PEMBUATAN SURAT CATATAN

ID SURAT TANGGAL ID WARGA KEPERLUAN

4/23/2010 001149/001-Kel.BAps/2010 berobat



LAPORAN SURAT KETERANGAN TIDAK / KURANG MAMPU

ID SURAT TANGGAL ID WARGA KEPERLUAN

studi kasus : kantor kelurahan bambu apus kota tangerang selatan

Documents