stmik amikom yogyakarta -...
TRANSCRIPT
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
TAHAPAN
ANALISIS SISTEM
Donni Prabowo @donnipra | donni.web.id | ANSI Pertemuan 8
www.amikom.ac.id
OVERVIEW
• Kegagalan tahapan analisis akan mengakibatkan
kegagalan seluruh sistem yang dibangun.
• Tahapan Analisis merupakan tahapan yang kritis
pada pengembangan suatu sistem informasi.
Menjawab beberapa pertanyaan kunci : • Apakah Sistem Informasi perlu dikembangkan?
• Apa alasan pengembangan tersebut?
• Sistem seperti apa yang akan dikembangkan?
www.amikom.ac.id
Akibat Kegagalan Analisis
Kegagalan dalam tahapan analisis akan berakibat pada 2 hal.
• Pertama, Sistem informasi gagal untuk dikembangkan.
• Kedua, yang terburuk, sistem berhasil dibuat akan tetapi
sistem tidak cukup berguna untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan atau organisasi dalam manajemen informasi.
Biaya sudah terlanjur dikeluarkan tetapi sistem gagal
menjalankan fungsinya.
www.amikom.ac.id
Kegagalan system yang dramatis
§ Ariane 5, yang memulai penerbangan perdana pada juni 4, 1996,
berakhir karena ledakan yang disebabkan oleh serangkaian
kegagalan perangkat lunak.
§ Taurus, adalah sistem terencana untuk transaksi otomatis pada
London Stock Exchange. Proyek dibatalkan pada tahun 1993
setelah berjalan selama 5 tahun. Biaya proyek yang telah
dihabiskan sekitar 75 juta pounsdterling, kerugian ke pelanggan
diperkirakan sebesar 450 juta dan rusaknya reputasi London
Stock exchange tidak bisa dihitung.
www.donni.web.id
Kegagalan system yang dramatis
Lanjutan
§ London Ambulance System, diperkenalkan tahun 1992, sistem ini 2 kali
mengalami kegagalan pada tahun yang sama. Akibatnya pengiriman
ambulance menjadi terlambat dan korban meninggal mengalami
peningkatan.
§ Therac-25. Antara tahun 1985-1987 6 orang mengalami overdosis
radiasi yang parah karena software untuk mesin terapi radiasi
mengalami kerusakan. 3 diantaranya akhirnya meninggal. Akar
permasalahannya adalah kurang lengkapnya ujicoba yang
dilakukan,kurang teraturnya dokumentasi dan kurangnya quality
assurance.
www.amikom.ac.id
Macam-macam Analisis
§ Analisis Kelemahan Sistem Lama
§ Analisis Kebutuhan Sistem Baru
§ Analisis Kelayakan Sistem baru
ANALISIS
KELEMAHAN SISTEM
Sistem lama: dipertahankan, dibuang atau dikembangkan?
Amikom tahun 2002 :
¨ Pegawai perpustakaan STMIK AMIKOM Yogyakarta telah lama mengeluhkan
beban kerja yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di
perpustakaan memerlukan peng-katalog-an yang memudahkan pencarian
maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan karena lamanya
antrian ketika akan meminjam ataupun mengembalikan buku. Di akhir semester
laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar, dan
penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti apakah diambil dari
perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang
meminjam. Sistem lama terbukti membutuhkan pengembangan. Dengan apa?
www.amikom.ac.id
Generic VS Customized Product
§ Produk generik, yaitu produk yang dibuat dan ditentukan
fungsionalitasnya oleh pembuat software.
§ Kedua adalah produk pesanan (custom product), software yang dibuat
atas pesanan dari klien. Pada produk jenis kedua mayoritas klien
menginginkan sistem informasi baru karena menemukan sistem lama
tidak dapat memenuhi tuntutan kebutuhan bisnis terbaru.
§ Pengembangan sistem informasi untuk produk pesanan memerlukan
analisis yang tepat untuk bisa memetakan terlebih dahulu masalah dan
kelemahan pada sistem lama.
www.amikom.ac.id
3 pertanyaan kunci
§ Apa masalah yang harus diselesaikan
dengan sistem informasi?
§ Apa penyebab masalah tersebut?
§ Siapa pemakai akhir dari sistem?
www.amikom.ac.id
Langkah-Langkah
§ Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang
dihadapi pemakai.
§ Dengan mempelajari masalah ini, maka analis bekerjasama
dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara
kasar.
www.donni.web.id
Langkah-Langkah Lanjutan
§ Mendefinisikan batasan dan sasaran
§ Mendefinisikan masalah yang dihadapi pemakai
§ Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan
§ Mengidentifikasi pemakai akhir
§ Memilih prioritas penanganan masalah
§ Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar
§ Membuat laporan hasil pendefinisian masalah
www.amikom.ac.id
Sasaran Sistem Informasi
§ Sasaran sistem informasi adalah peningkatan kinerja,
peningkatan efektifitas informasi, penurunan biaya, peningkatan
keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi dan peningkatan
pelayanan pada pelanggan.
§ Masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi
yang menyimpang dari sasaran sistem informasi, bahkan
menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan, misalnya
kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif , sistem
informasi tidak aman.
www.amikom.ac.id
Masalah dinyatakan dlm pertanyaan
§ Apakah sistem informasi ini dapat meningkatkan kinerja
§ Apakah sistem informasi dapat menurunkan biaya
§ Apakah sistem informasi bisa meningkatkan keamanan
§ Apakah sistem informasi bisa menurunkan pemborosan
§ Apakah sistem informasi bisa meningkatkan penjualan
§ Apakah sistem informasi bisa meningkatkan pelayanan
METODE ANALISIS yang sering digunakan
PIECES SWOT
PIECES
www.amikom.ac.id
PIECES OVERVIEW
§ Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis
terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi,
efisiensi dan pelayanan pelanggan.
§ Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance,
Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari
analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama.
§ Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan
bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama
saja.
www.amikom.ac.id
P for Performance
§ Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis dijalankan dan
tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi
dan waktu tanggap.
§ Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan
selama jangka waktu tertentu. Bagian pemasaran kinerjanya
diukur berdasarkan volume pekerjaan atau pangsa pasar yang
diraih atau citra perusahaan.
§ Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu
transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi
tersebut.
www.amikom.ac.id
I for Information
§ Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang
sekarang
§ Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan
ataupun situasi sekarang
§ Kurangnya informasi yang tepat waktu
§ Terlalu banyak informasi
§ Informasi tidak akurat
Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi:
www.donni.web.id
I for Information Lanjutan
§ Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau
disimpan dibanyak tempat.
§ Kekakuan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi
diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan
pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.
Permasalahan yang dihadapi terkait dengan OUTPUT data :
www.amikom.ac.id
E for Economy
• Ekonomis barangkali merupakan motivasi paling umum bagi
suatu proyek. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dapat
disimak berikut ini:
• Biaya • Biaya tidak diketahui
• Biaya tidak dapat dilacak ke sumber
• Biaya terlalu tinggi
• Keuntungan • Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi
• Pemasaran saat ini dapat diperbaiki
• Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.
www.amikom.ac.id
C for Control
Keamanan atau kontrol yang lemah :
• Input data tidak diedit dengan cukup
• Kejahatan (misalnya penggelapan atau pencurian) terhadap data
• Etika dilanggar pada data atau informasi-mengacu pada data atau
informasi yang diakses orang yang tidak berwenang.
• Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau
database-database yang berbeda.
• Peraturan atau panduan privasi data dilanggar (atau dapat dilanggar)
• Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin atau perangkat lunak)
• Error pembuatan keputusan terjadi.
www.donni.web.id
C for Control Lanjutan
§ Prosedur birokratis memperlamban sistem
§ Pengendalian menggangu para pelanggan atau karyawan
§ Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan
pemrosesan.
Kontrol atau keamanan berlebihan :
www.amikom.ac.id
E for Eficiency
Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-
banyaknya dengan dengan input yang sekecil mungkin. Untuk melihat
apakah efisiensi dari suatu sistem baik atau tidak dapat dengan
melihat indikatior-indikator berikut ini:
• Orang, mesin atau komputer membuang-buang waktu
• Data secara berlebihan di input atau disalin
• Data secara berlebihan di proses
• Informasi secara berlebihan dihasilkan
• Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
• Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
www.amikom.ac.id
S For Services
Analisis untuk menilai kualitas dari suatu sistem dapat dilihat dari
kriteria-kriteria berikut ini :
• Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
• Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten
• Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya
• Sistem tidak mudah dipelajari
• Sistem tidak mudah digunakan
• Sistem tidak fleksibel
STUDI KASUS
Pegawai perpustakaan STMIK AMIKOM Yogyakarta telah lama
mengeluhkan beban kerja yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat
banyak di perpustakaan memerlukan peng-katalog-an yang memudahkan
pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan
karena lamanya antrian ketika akan meminjam ataupun mengembalikan
buku. Di akhir semester laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang
hilang cukup besar, dan penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui
dengan pasti apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum
dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam.
STUDI KASUS
www.amikom.ac.id
Analisis Performance
• Response Time : rata-rata transaksi peminjaman membutuhkan
waktu 5 menit per transaksi. Adapun pengembalian rata-rata 1
menit.
• Throughput : perjam hanya bisa dilayani sekitar 12 peminjam saja.
Rekomendasi : dibutuhkan sistem baru yang bisa meningkatkan
response time menjadi 1 menit perorang sehingga 1 jam bisa
melayani sekitar 30-40 orang
www.amikom.ac.id
Analisis Informasi
• Akurasi : banyak informasi tentang jumlah buku yang tidak akurat,
data peminjam, penghitungan denda, data buku belum
dikembalikan dll
• Uptodate : katalog tidak bisa diupdate dengan cepat sehingga
banyak koleksi buku baru yang belum bisa ditampilkan pada
katalog buku yang bisa dipinjam.
• Relevan : Informasi sudah relevan.
APA REKOMENDASI NYA ???
www.amikom.ac.id
Analisis Economy
• Penggantian kartu anggota secara rutin bisa membebani
anggaran.
• Banyak koleksi buku yang hilang juga membebani anggaran.
• Denda yang tidak akurat perhitungannya mengurangi pendapatan
perpustakaan
APA REKOMENDASI NYA ???
www.amikom.ac.id
Analisis Control
• Perhitungan Denda bisa dimainkan oleh petugas
• Data yang tersimpan dalam bentuk arsip kertas rentan terhadap
kerusakan
• Pengendalian jumlah koleksi sesungguhnya dengan jumlah koleksi
terdata sulit dilakukan
APA REKOMENDASI NYA ???
www.amikom.ac.id
Analisis Eficiency
• Perlu banyak petugas untuk melakukan pelayanan transaksi
peminjaman maupun pengembalian
• Komputer belum diberdayakan untuk mendukung pelayanan
perpustakaan
APA REKOMENDASI NYA ???
www.amikom.ac.id
Analisis Services
• Pelayanan peminjaman dan pengembalian terlalu lama
• Layanan pelaporan laporan ke Pihak Manajer juga tidak bisa cepat
dan real time
• Pegawai perpustakaan mengeluhkan beban kerja yang sangat
tinggi
APA REKOMENDASI NYA ???
DISKUSI KELOMPOK
• Silahkan lakukan ANALIS PIECES pada kasus yang
kelompok kalian ambil.
• Tulis dalam secarik kertas dan mari kita diskusikan di
depan.
TIPS : LAYOUT agar lebih mudah di baca.
www.amikom.ac.id
What the next?
• Pertemuan selanjutnya kita akan diskusikan
mengenai “Analisis Kelemahan Sistem”
• Silahkan pelajari di rumah/kos terlebih dahulu.
See You … “No dream is too big, and no dreamer is too small” - Turbo Movie.